Aula 01 Fundamentos da Administração: as empresas e os conceitos de Administração

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Aula 01 Fundamentos da Administração: as empresas e os conceitos de Administração 
Introdução
Vivemos em um mundo de organizações. Tudo o que a sociedade requer e de que necessita é inventado, criado, desenvolvido, produzido e comercializado por organizações. A administração é a forma de definir e coordenar como as coisas são feitas nas organizações. Sem esta ciência, o mundo moderno jamais seria o que é hoje. 
Entender o que é administrar em condições de incerteza, instabilidade e imprevisibilidade é uma questão crucial para quaisquer gestores que queiram sobreviver e se manterem no mercado cada vez mais competitivo. Convivemos hoje com situações que exigem cada vez mais o trabalho em equipe e a cooperação de todos para o alcance dos objetivos comuns das organizações e de seus colaboradores.
Administrar
Administrar significa liderar pessoas e gerir recursos escassos e valiosos (tecnológicos, econômicos, financeiros, humanos, entre outros), visando a otimização da aplicação desses recursos para as organizações alcançarem seus objetivos.
O administrador é uma peça fundamental para qualquer tipo de organização, seja ela governamental, industrial, comercial ou de prestação de serviços.
Em cada um dos níveis organizacionais, seu papel é diferente, por lidar com decisões mais e menos complexas.
Para um melhor entendimento do papel do administrador, é necessário que você conheça os três níveis organizacionais:
Nível estratégico ou institucional: O administrador de uma organização ocupa o nível de cúpula da empresa, sendo representado pelo Presidente e/ou pelos seus Diretores. Neste nível, o administrador tem que pensar muito mais a empresa ao invés de executar. Além disso, ele deve estar preocupado com o que pode acontecer com a empresa no futuro. 
Nível tático ou intermediário: O nível tático equivale ao nível gerencial de uma organização, ele é responsável pela articulação do que é feito em cada sub sistema da empresa como, por exemplo, recursos humanos, logística, marketing, finanças, entre outros, atuando para as pessoas que se encontram na base possam desenvolver suas atividades com qualidade. O nível gerencial deve atuar como articulador para assegurar o alinhamento entre todos os níveis.
Nível operacional ou técnico: O operacional representa o “chão da fábrica”. É responsável pela execução e realização das tarefas e atividades cotidianas. Neste novel o administrador deve possuir visão operacional, isto é, conhecimento técnico para orientar e dirigir os funcionários que realizam essas tarefas.
Além dos níveis organizacionais, toda empresa deve ter sua missão, sua visão e seus valores
MISSÃO: A MISSÃO significa a razão de ser do próprio negócio, por que ele foi criado e para que ele existe. Quanto mais as pessoas assimilam a missão organizacional, mais elas passam a trabalhar pela causa da empresa, além de entender como devem colaborar para seu sucesso.
VISÃO: A VISÃO é a imagem definida pela organização a respeito do seu futuro, ou seja, o que ela pretende vir a ser. Indica quais são os objetivos a serem alcançados no próximos anos. A visão funciona como uma bússola para os parceiros envolvidos
VALORES: Os VALORES são as crenças e atitudes básicas que ajudam a definir o comportamento individual. Os valores variam entre pessoas e empresas, sendo estabelecidos por meio de seus códigos de ética ou de conduta, os valores e padrões que deverão servir de guia para o comportamento dos seus funcionários.
Exemplo: Petrobras
Missão: Atuar na indústria de petróleo e gás de forma ética, segura e rentável, com responsabilidade social e ambiental, fornecendo produtos adequados às necessidades dos clientes e contribuindo para o desenvolvimento do Brasil e dos países onde atua.
Visão: Ser uma das cinco maiores empresas integradas de energia do mundo e a preferida pelos nossos públicos de interesse.
Valores: Desenvolvimento Sustentável; Integração; Resultados; Prontidão para Mudanças; Empreendedorismo e Inovação; Ética e Transparência; Respeito à Vida; Diversidade Humana e Cultural; Pessoas; Orgulho de ser Petrobras
Para compreender melhor a forma como uma empresa encontra-se estruturada, é importante distinguir suas atividades fins e meios.
Atividades Fins
São aquelas vinculadas diretamente à missão da empresa.
Exemplo: em uma loja de eletrodomésticos, as atividades do departamento comercial podem ser classificadas como finalísticas, por manterem uma relação direta com a razão de ser da organização.
Atividades Meios
São aquelas que dão suporte ao desenvolvimento das atividades fins.
Exemplo: as atividades contábeis servem de apoio para o desenvolvimento das atividades comerciais, conforme exemplo citado.
Funções do Processo Administrativo
A tarefa da Administração consiste em interpretar os objetivos propostos pela organização e traduzi-los em ação empresarial por meio de planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos os níveis da empresa, a fim de atingir tais objetivos da melhor forma possível. Veja, a seguir, quais são as funções do processo administrativo:
Planejamento
Diz respeito às implicações das decisões tomadas hoje para um futuro próximo.
Organização
Compreende, em uma visão hierárquica, as decisões acerca da distribuição do poder em autoridade, tarefas, responsabilidades e prestação de contas junto às pessoas que estão na empresa desenvolvendo atividades. A organização também expressa a distribuição otimizada dos recursos em uma empresa.
Direção
Envolve os estilos de liderança e de direção utilizados pelos gestores para motivar as pessoas ao atingimento dos objetivos propostos e proporcionar o sentido de missão.
Controle
Demonstra a compatibilidade entre objetivos esperados e resultados alcançados. O produto principal da função de controle é a informação.
Para que as funções do administrador funcionem na prática e proporcionem resultados eficientes, eficazes e efetivos, a retroação, também conhecida por feedback, possibilita ao gestor efetuar ajustes segundo as contingências internas e externas. A retroação serve de parâmetro para o gestor tomar as decisões com menos risco e incerteza, dependendo do nível hierárquico em que ele se encontra e das atividades que realiza nas organizações e fora dela.
Habilidades
O administrador deve possuir as seguintes habilidades:
Habilidade técnica
O administrador possui habilidade técnica quando compreende e tem domínio da atividade que realiza.
Esse tipo de habilidade exige conhecimento especializado, capacidade analítica dentro da especialidade e facilidade no uso das técnicas e do instrumental voltados especificamente para as atividades que desenvolve.
Quando as pessoas iniciam suas carreiras nas empresas, normalmente utilizam essa habilidade em maior proporção.
Habilidade humana
A habilidade humana demonstra a capacidade de trabalhar com eficácia como membro de uma equipe, no sentido de conseguir esforços cooperativos em prol do alcance dos objetivos comuns.
Diz respeito às aptidões para trabalhar com pessoas e obter resultados por meio delas.
Requer capacidade para criar uma atmosfera de segurança, para comunicar e encorajar a comunicação entre os integrantes, da equipe e da organização, com o intuito de compreender as necessidades e motivações de seus membros.
Habilidade conceitual
A habilidade conceitual envolve a capacidade de visualizar a organização como um conjunto integrado e se posicionar do ponto de vista da organização, perceber como as várias funções são interdependentes e como uma alteração em uma delas afeta todas as demais.
Implica ainda  visualizar a organização dentro do seu ambiente externo e compreender as forças políticas, econômicas, tecnológicas e sociais que atuam sobre ela.
Como parte das habilidades conceituais, o administrador tem de saber conviver, interpretar e lidar com situações complexas e ambíguas. Isso requer maturidade, experiência e capacidade de analisar pessoas e situações.Sistema
Você sabe o que é um sistema?
Um sistema pode ser definido como:
Um todo organizado;
Uma combinação de elementos formando um todo complexo ou unitário;
Um conjunto de partes coordenadas para realizar determinadas finalidades.
Os seres vivos são sistemas abertos com entradas e saídas em constante intercâmbio em relação ao meio ambiente.
A empresa constitui um sistema. Um sistema organizacional pode ser definido como um conjunto de órgãos, setores, departamentos, unidades, pessoas, equipamentos etc., dinamicamente inter-relacionados e que desenvolvem uma atividade ou função para atingir um ou mais objetivos ou propósitos.
Ambiente organizacional
É composto por dois ambientes:
AMBIENTE INTERNO: Constituído dos processos internos, localizados nas diversas áreas de uma organização.
AMBIENTE EXTERNO: Composto por variáveis incontroláveis, fora do ambiente interno das empresas, que podem afetá-las de forma positiva, com oportunidades, ou negativa, com ameaças.
O ambiente empresarial externo assume diferentes formas. Embora alguns ainda possam ser relativamente simples e estáveis, outros tendem a ser muito mais complexos e dinâmicos por natureza. Assim, as organizações são concebidas como parte de um universo, já que qualquer coisa que acontece no ambiente pode afetar a organização e vice-versa.
O ambiente empresarial externo divide-se em dois níveis:
1º É constituído pelos elementos que atuam de forma indireta na organização, sendo denominado ambiente indireto, ambiente geral, macroambiente ou ambiente maior.
2º Constitui-se dos elementos que atuam de forma direta na organização e é chamado de ambiente direto, operacional, específico ou de tarefa.
O ambiente representa o contexto no qual as empresas existem e operam. Para viver em seu meio, as empresas selecionam e enxergam diferentemente as variáveis ambientais mais relevantes para os seus interesses, procurando manter certa coerência e consonância em relação ao que percebem em seus ambientes.
O ambiente operacional – ou ambiente de tarefa – é constituído de todo o complexo de condições e fatores externos que envolvem e influenciam difusamente todas as empresas em conjunto. Esses fatores englobam as seguintes variáveis:
Variáveis tecnológicas: A tecnologia é um componente do ambiente na medida em que as organizações precisam absorver e incorporar as inovações tecnológicas externas. É também parte interna das organizações, na medida em que integra pesquisa desenvolvida ou transferida e aplicada internamente para atingir objetivos organizacionais. Desse modo, a tecnologia é uma variável ambiental que influencia o comportamento das organizações, assim como estas também podem afetar o desenvolvimento tecnológico.
Variáveis políticas: Incluem o clima político e ideológico geral que o governo pode criar e a estabilidade ou instabilidade política e institucional do país em geral, já que estes fatores irão repercutir, em algum grau, no comportamento das organizações. Pode-se citar como exemplo as políticas de incentivos para novos empreendimentos e a taxa de impostos sobre circulação de mercadorias de um município para outro
Variáveis econômicas: São restrições importantes para todas as organizações. Elas tanto podem ser benéficas como maléficas para as organizações a partir das consequências geradas. Além disso, podem favorecer o crescimento com a manutenção do estado atual da organização.
Variáveis legais: A legislação vigente como, por exemplo, a tributária, a trabalhista e a comercial tem influência acentuada sobre as ações e o comportamento das organizações. Todas as organizações são afetadas pelo sistema legal, de forma direta ou indireta, assim como pelo aspecto dinâmico desse sistema, quando uma nova lei é aprovada ou uma interpretação é modificada ou, ainda, quando ocorrem mudanças fundamentais, principalmente na legislação fiscal
Variáveis sociais: Podem ser representadas pela estrutura sócio-econômica da população, as condições de vida de cada segmento populacional, a estrutura de consumo e o estilo de vida de cada segmento (ou tendências) e sistema de valores, entre outros.
Variáveis demográficas: A variável ambiental denominada demografia inclui: densidade populacional, mobilidade interna da população, índices de natalidade e mortalidade, taxa de crescimento demográfico, taxa de crescimento populacional, composição e distribuição da população segundo sexo, idade e estrutura familiar. Esses componentes podem ser úteis na implementação de estratégias empresariais, visando a maior participação da empresa junto ao meio
Variáveis ecológicas: As políticas ecológicas definidas nos diferentes âmbitos do governo podem atuar como oportunidades e/ou ameaças para as organizações. A legislação sobre o meio ambiente em prol do desenvolvimento sustentável pode ser citada como exemplo.
O ambiente de tarefa constitui o meio específico e particular de cada empresa tomada individualmente, e que lhe é mais imediato e relevante (englobando consumidores ou usuários, fornecedores de recursos, concorrentes, além dos grupos reguladores). É no ambiente de tarefa que a empresa localiza seu “nicho ecológico” e estabelece seu domínio, ou seja, suas relações de poder e dependência. Ao mudar seus produtos ou serviços, a empresa muda o seu domínio e, consequentemente, seu ambiente de tarefa.
Ambiente de tarefa
CLIENTES
Os clientes das organizações estão representados por todos os indivíduos ou organizações que compram ou podem vir a comprar um produto ou serviço.
02. CONCORRENTES
Este setor é constituído pelas organizações que concorrem entre si. Os concorrentes disputam os recursos necessários, ou seja, fornecedores e clientes. Para aumentar sua participação no mercado, as organizações tem que satisfazer melhor (ou mais) os clientes que seus concorrentes.
03. FORNECEDORES
São empresas que fornecem todas as entradas necessárias para as operações das organizações, com as quais elas mantêm relações de dependência. Geralmente elas precisam lidar com fornecedores de materiais, tratados pela área de compras; fornecedores de capital (acionistas, investidores particulares, bancos comerciais, bancos de investimento, etc.), tratados pela área financeira; fornecedores de equipamentos e serviços (por exemplo, organizações prestadoras de serviços de propaganda, energia, transportes, processamento de dados, assistência médico-hospitalar, etc.) além de fornecedores de espaço a ser comprado, alugado ou arrendado).
04. GRUPOS REGULADORES
Este setor é constituído por organizações que de alguma forma controlam ou restringem as operações das organizações, como os órgãos do governo, sindicatos, associações de classe etc.
05. DISTRIBUIDORES
São os revendedores, típicos das organizações privadas, mais comumente como intermediários de operações de venda e também de distribuição de produtos com fim comercial, de forma habitual através de pedidos ou encomendas específicas.
Resumo do conteúdo
A Administração – inicialmente compreendida como a realização de um empreendimento sob as ordens de alguém ou simplesmente como prestação de um serviço a outrem – sofreu formidável aprofundamento e ampliação em seu escopo;
A empresa pode ser desdobrada em três diferentes níveis de atuação: nível institucional (nível mais alto da empresa, atuando como um sistema aberto e caracterizado por uma racionalidade empresarial); nível operacional (nível mais baixo da empresa, atuando como um sistema fechado e caracterizado por racionalidade técnica), tendo o nível intermediário como um mediador entre ambos;
A Era da Informação vem impondo novos e crescentes desafios para a Administração;
Os processos administrativos - planejar, organizar, dirigir, controlar e desenvolver pessoas nas organizações - são igualmente importantes em qualquer contexto;
Administrador na Era da Informação precisa reunir certas competências a fim de alcançar resultados. Essas competências repousam em habilidades conceituais, humanas e técnicas que devem ser ajustadas ao nívelda organização na qual irá aplicá-las;
As empresas são organizações sociais nas quais ocorre o fenômeno da produção de bens ou serviços e que visam ao lucro;
O ambiente representa o contexto no qual as empresas existem e operam. Para viver em seu meio ambiente, as empresas selecionam e percebem diferentemente as variáveis ambientais mais relevantes para os seus interesses e procuram manter certa coerência e consonância em relação ao que percebem ao seu redor;
Todavia, além dos recursos que oferece, o ambiente impõe restrições, coações, contingências, problemas, ameaças e oportunidades às empresas. Daí a necessidade da análise ambiental por meio de fontes primárias ou secundárias para melhor mapear o ambiente de tarefa.