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1 1 Sistemas de Informação e Sistemas de Informação e Comunicação no Setor PúblicaComunicação no Setor Pública MSc: Ciro Meneses Santos Professor Assistente II - UFVJM Bibliografia: ---------------- ALBUQUERQUE, Jader C. M., Sistemas de Informação e Comunicação no Setor Público - UFSC/Capes - 2011. LAUDON, Kenneth, LAUDON Jane P., Sistemas de Informação - 4 ed. Editora LTC - 1999. STAIR, Ralph M. Sistemas de informação: uma abordagem gerencial. Rio de Janeiro: LTC, 1998. 2 ApresentaçãoApresentação Esta disciplina tem por objetivo apresentar os principais conceitos de Sistemas de Informação para os estudantes do curso de Bacharelado em Administração Pública na modalidade a distância. O material esta organizado em: objetivos; conteúdo específico; atividades de aprendizagem; estudo de caso, visando ilustrar os conceitos; No Cap. 1, Introdução aos Sistemas e Processos de Informação abordaremos os conceitos contemporâneos de estrutura organizacional, os métodos de gestão, os conceitos fundamentais de sistemas e suas diversas classificações: SI não Computadorizado; SI Computadorizado; Modelos de Gestão. 3 ApresentaçãoApresentação No Cap. 2, Tecnologia e Sistemas de Informação apresenta as principais tecnologias de Sistemas Integrados de Informação; características técnicas, funções nas organizações e introdução ao conceito de governo eletrônico. Ao final, você deverá ser capaz de relacionar tecnologias integradas de SI em áreas de negório e necessidades organizacionais e identificar características desejáveis em cada grupo de software. No Cap. 3, Gestão Estratégica e SI. Neste capítulo, será apresentado modelos de análise estratégicas que podem contribuir para orientar os investimentos na área de SI de órgãos públicos. Será discutidos Gestão Estratégica Inovadoras: Gestão do Conhecimento e Balanced Scorecard utilizado na Tomada de Decisão. 4 TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO E TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃOCOMUNICAÇÃO A palavra Informática significa o tratamento ou processamento da informação por meios automáticos, nomeadamente o computador CONCEITOS BÁSICOS SOBRE TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO InforInformaçãomação AutoAutomáticamática InformáticaInformática Origem da palavra Informática + 5 TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO E TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃOCOMUNICAÇÃO CONCEITOS BÁSICOS SOBRE TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO Tecnologias da Informação São os processos de tratamento e controlo da informação, baseados em meios electrónicos. Tecnologias da Informação e Comunicação São os processos de tratamento, controlo e comunicação da informação, articulados com os processos de transmissão da informação. 6 Sistemas e Processos de Sistemas e Processos de InformaçãoInformação Funcionamento de uma Organização. Existência de um padrão “RECURSOS” Equipamentos, procedimentos, informação. Controle da informação Monitoramento eficiente Existe um modelo genérico para estudo e compreensão de uma organização e suas respectivas áreas? Como compreender, classificar e modelar os fluxos de informações intra e estraorganizacionais? 2 7 Teoria Geral de SistemasTeoria Geral de Sistemas Procura entender o mundo como um grande organismo vivo que interage com o meio ambiente. Procura entender o mundo como um grande organismo vivo que interage com o meio ambiente. Sistema: Um conjunto de partes, componentes, que interagem entre si, de forma ordenada, a fim de atingir um objetivo comum. (STAIR, 1998; LAUDON. LAUDON, 2004.) 8 Análise Conceitual de Análise Conceitual de SistemasSistemas SISTEMAS PARTES NORMAS OBJETIVO Solar Planetas, estrelas, satélites Leis da gravidade, cinética, física Manter o equilíbrio entre os corpos celestes Circulatório Artérias, veias, coração, etc O sangue transporta oxigênio do pulmão aos demais órgãos; o coração bombeia o sangue por todo o corpo etc. Permitir o fluxo sanguíneo e outras substâncias aos órgãos e tecidos Transporte Vias, veículos, passageiros, etc Código de trânsito Transportar cargas e passageiros 9 Sistema de GerenciamentoSistema de Gerenciamento Recursos: Livros, esdudantes, professores, equipamentos. Recursos: Livros, esdudantes, professores, equipamentos. Saida: Serviços para a comunidade, egresso, Resultados pesquisa Saida: Serviços para a comunidade, egresso, Resultados pesquisa Componentes do Sistemas: Ensino, Pesquisa, 10 Classificação de SistemasClassificação de Sistemas Sis. Aberto Elevado grau de interação com o ambiente, realizando facilmente trocas de recursos e informações em todos níveis da organização Sis. Fechada Difícil interação e pouco transparente Sis. Adaptável Aberto a mudanças e adaptação Sis. Não Adaptável Não preveem mudanças significativas, difícil sobre-vivencia no ambiente de negócios Sis. Permanentes Sistemas sem prazo de sobrevida. Sis. Temporários Sistemas para gerencia de um projeto específico. 11 INFORMAÇÃOINFORMAÇÃO ••Dados; Dados; Dados; Dados; Dados; Dados; Dados; Dados; ••Informação; Informação; Informação; Informação; Informação; Informação; Informação; Informação; ••Conhecimento;Conhecimento;Conhecimento;Conhecimento;Conhecimento;Conhecimento;Conhecimento;Conhecimento; 12 DadosDados DadosDados são códigos que constituem a matéria prima da informação, ou seja, é a informação não tratada. Os dados representam um ou mais significados que isoladamente não podem transmitir uma mensagem ou representar algum conhecimento. Em uma pesquisa eleitoral por exemplo, são coletados dados, isto é, cada participante da pesquisa fornece suas opiniões e escolhas sobre determinados candidatos, mas essas opiniões não significa muita coisa no âmbito da eleição. Só depois de ser integrada com as demais opiniões é que teremos algo significativo. DadosDados são códigos que constituem a matéria prima da informação, ou seja, é a informação não tratada. Os dados representam um ou mais significados que isoladamente não podem transmitir uma mensagem ou representar algum conhecimento. Em uma pesquisa eleitoral por exemplo, são coletados dados, isto é, cada participante da pesquisa fornece suas opiniões e escolhas sobre determinados candidatos, mas essas opiniões não significa muita coisa no âmbito da eleição. Só depois de ser integrada com as demais opiniões é que teremos algo significativo. São representações codificadas de factos ou eventos, objectos, pessoas ou entidades, que podem ser expressas por palavras, números e símbolos. 3 13 InformaçõesInformações InformaçõesInformações são dados tratados. O resultado do processamento de dados são as informações. As informações tem significado, podem ser tomadas decisões ou fazer afirmações considerando as informações. No exemplo da pesquisa eleitoral, os pesquisadores retem dados dos entrevistados, mas quando inseridos nos sistemas e processados produzem informações e essas informações diz que tem mais chance de ser eleito, entre outras. Desta forma podemos dizer que as informações é o conjunto de dados que foram processados, seja por meio eletrônico, mecânico ou manual e que produziu um resultado com significado. InformaçõesInformações são dados tratados. O resultado do processamento de dados são as informações. As informações tem significado, podem ser tomadas decisões ou fazer afirmações considerando as informações. No exemplo da pesquisa eleitoral, os pesquisadores retem dados dos entrevistados, mas quando inseridos nos sistemas e processados produzem informações e essas informações diz que tem mais chance de ser eleito, entre outras. Desta forma podemos dizer que as informações éo conjunto de dados que foram processados, seja por meio eletrônico, mecânico ou manual e que produziu um resultado com significado. Características da Boa Informação: Exacta/Fiável/Rigorosa; Clara; Acessível; 14 ConhecimentoConhecimento O conhecimentoconhecimento vai além de informações, pois ele além de ter um significado tem uma aplicação. Veja aqui os tipos de conhecimento. Conhecimento é: o ato ou efeito de abstrair ideia ou noção de alguma coisa, como por exemplo: conhecimento de um documento; termo de recibo ou nota em que se declara o aceite de um produto ou serviço; saber, instrução. As informações são valiosas, mas o conhecimento constitui um saber. Produz ideias e experiências que as informações por si só não será capaz de mostrar. O conhecimentoconhecimento vai além de informações, pois ele além de ter um significado tem uma aplicação. Veja aqui os tipos de conhecimento. Conhecimento é: o ato ou efeito de abstrair ideia ou noção de alguma coisa, como por exemplo: conhecimento de um documento; termo de recibo ou nota em que se declara o aceite de um produto ou serviço; saber, instrução. As informações são valiosas, mas o conhecimento constitui um saber. Produz ideias e experiências que as informações por si só não será capaz de mostrar. 15 Dados e InformaçãoDados e Informação ���� Imagens; símbolos; fotografias; ilustrações; documentos; etc. Pontos; Linhas; Formas 5 caixas de disquetes a 3 € cada: Total 15 € Valores numéricos relativos a quantidades de produtos, preços, datas, etc. 5; 3; 15 Algarismos ; Números O João comprou um computador Palavras articuladas em frases; Mensagens, notícias, conhecimentos CMP; João; Computad or Caracteres; Palavras ExemplosInformaçãoExemplosDados 16 ConhecimentoConhecimento 17 ÁREAS DE APLICAÇÃO DAS TICÁREAS DE APLICAÇÃO DAS TIC Informática - tratamento ou processamento da informação por meios automáticos Burótica – aplicação de meios informáticos no tratamento e circulação da informação num escritório Telemática – conjuga os meios informáticos com os meios de telecomunicações Controlo e Automação – sistemas e processos de controlo industrial 18 SISTEMA DE INFORMAÇÃOSISTEMA DE INFORMAÇÃO O SI é um tipo especializado de sistema formado por um conjunto de componentes, inter-relacionados, que visam coletar dados e informações, manipulá-los e processá-los para, finalmente, dar saída a novos dados e informações. 4 19 SISTEMA DE INFORMAÇÃOSISTEMA DE INFORMAÇÃO 20 ESTRUTURA BÁSICA DE UM ESTRUTURA BÁSICA DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃOSISTEMA DE INFORMAÇÃO Placa principal (componentes centrais) Processador Memórias Barramento ou BUS Periféricos (Dispositivos de entrada e saída) 21 SISTEMA DE INFORMAÇÃOSISTEMA DE INFORMAÇÃO Hardware: corresponde aos equipamentos computacionais necessários para a coleta, o processamento, o armazenamento e a distribuição da informação, como: unidade central de processamento (CPU), teclado, impressora, leitores de código de barra, scanners, balanças eletrônicas, pen drives, leitores de cartões, entre outros. Software: corresponde aos programas de computadores que desempenham as funções específicas de apoio ao usuário final, envolve aplicações, como: folha de pagamento, gestão de materiais, controle da produção, acompanhamento de vendas, fluxo de caixa, planilhas eletrônicas e processadores de texto, entre outras opções. 22 INTERIOR DE UM INTERIOR DE UM COMPUTADOR COMPUTADOR -- GABINTEGABINTE Placa principal (Motherboard) Conectores das placas de expansão Fonte de alimentação Conectores on board Unidades (Drives) Cabos eléctricos Placas de expansão 23 Placa Principal Placa Principal -- MÃEMÃE 24 Memória (ROM e RAM)Memória (ROM e RAM) 5 25 Memória ROM Memória ROM (Read (Read OnlyOnly Memory)Memory) São memórias só de leitura que contêm instruções fixas(ex: instruções de arranque para os dispositivoes I/O) para o funcionamento do sistema. Tipos de memórias ROM Estes tipos de memórias ROM podem ser alterados através de microprogramação: PROM(Programable ROM) – devido ao seu modo de fabrico apenas só uma vez poder ser programada. PROM(Programable ROM) – devido ao seu modo de fabrico apenas só uma vez poder ser programada. EEPROM(Electronic EPROM) – memórias que podem ser reprograma das electronicamente. 26 Memória RAM Memória RAM ((RandomRandom AcessAcess Memory)Memory) A principal característica que a distingue da RAM é que permite operações de escrita e leitura. Também pode ser designada por RWM (Read/Write memory). Tipos de memórias ROM DRAM (Dyvamic RAM) – exigem o refreshing ou realimentação constante. São as memórias com maior capacidade de armazenamento e mais acessiveis na compra. SRAM(Static RAM) – são constituídas por transisters, sendo por isso mais rapidas porque não necessitam de refreshing, mas também mais dispendiosas. Cache – é a memória onde é guardada uma cópia do bloco de dados que é transferido da memória RAM para o CPU, de modo a aumentar a rapidez de acesso a esses mesmos dados se o CPU precisar deles novmente. 27 CAPACIDADE DA MEMÓRIACAPACIDADE DA MEMÓRIA 1 bit . . . . . . . . . . . . = 0/1 1 byte . . . . . . . . . . = 8 bits 1 KB(Kilobyte) . . . . = 1024 bytes 1 MB(Megabyte) . . = 1024 KB 1 GB(Gygabyte) . . . = 1024 MB 1 TB(Terabyte) . . . = 1024 GB É um dos factores mais importantes de um sistema informático, porque condiciona a velocidade com que um sistema trabalha. Unidades de medida das Memória 28 PERIFÉRICOSPERIFÉRICOS 29 SISTEMA DE INFORMAÇÃOSISTEMA DE INFORMAÇÃO Banco de dados: é um recurso de software responsável por armazenar de forma estruturada um conjunto de dados e de informações sobre uma determinada organização. Redes e telecomunicações: é a infraestrutura que permite conectar hardware, software e bancos de dados em redes de comunicação locais e mundiais, a exemplo dos recursos de internet. Processamento ou procedimentos: corresponde a um conjunto de instruções que engloba as normas, as regras e as políticas especificadas nos manuais da organização, que definem como utilizar, manipular e tratar as informações, além dos processos administrativos que necessitam de informações. 30 SISTEMA DE INFORMAÇÃOSISTEMA DE INFORMAÇÃO Recursos humanos: são os elementos mais importantes de um SI computadorizado – os usuários finais e os profissionais de informática. Os usuários finais são aqueles que utilizam a informática como ferramenta (atividade meio) para atingirem seus objetivos, a exemplo de uma planilha utilizada por um técnico da área de finanças ou do software de folha de pagamento, utilizado pela equipe da área de Recursos Humanos. Já os profissionais de informática são especializados no desenvolvimento de softwares, na configuração de hardware e de redes de teleprocessamento*. Para eles, a informática é considerada como atividade-fim. 6 31 Administração PúblicaAdministração Pública Saúde Educação Planejamento Cultura Fazenda Sistemas de Gestão Pública Sistemas de Gestão Pública Municipal Estadual Federal 32 Administração PúblicaAdministração Pública A Sigla “A Sigla “A Sigla “A Sigla “A Sigla “A Sigla “A Sigla “A Sigla “GpGpGpGpGpGpGpGp” significa Gestão Pública” significa Gestão Pública” significa Gestão Pública” significa Gestão Pública” significa Gestão Pública” significa Gestão Pública” significa Gestão Pública” significa Gestão Pública GpMGpMGpMGpMGpMGpMGpMGpM –––––––– MunicípiosMunicípiosMunicípiosMunicípiosMunicípiosMunicípiosMunicípiosMunicípios GpLGpLGpLGpLGpLGpLGpLGpL –––––––– LegislativoLegislativoLegislativoLegislativoLegislativoLegislativoLegislativoLegislativo GpMPGpMPGpMPGpMPGpMPGpMPGpMPGpMP ––––––––Ministério Público Ministério Público Ministério Público Ministério Público Ministério Público Ministério Público Ministério Público Ministério Público 33 SISTEMA DE INFORMAÇÃOSISTEMA DE INFORMAÇÃO Processamento de Transação Processamento de Transação Processamento de Processamento de InformaçãoInformação Apoio à DecisãoApoio à Decisão Suporte à DecisãoSuporte à Decisão 34 SI SI –– SPT SPT Sistema de Processamento de Transação Sistema de Processamento de Transação 35 O SPT é utilizado atualmente na maioria das organizações, ele monitora, coleta, armazena, processa e distribue os dados das diversas transações realizadas em seu interior, servindo como base para os demais sistemas existentes dentro da organização. Esse sistema é considerado de extrema importância para o funcionamento das organizações, pois dá suporte a diversas operações do tipo chão de fábrica e frente de loja, como também é essencial para suportar as atividades de interface envolvendo atividades, como: gestão de materiais, faturamento, elaboração de folha de pagamento, entre outras. SI SI –– SPT SPT Sistema de Processamento de Transação Sistema de Processamento de Transação 36 SI SI –– SPT SPT Atividades do SPT Atividades do SPT Coleta de dados: pode ser manual ou automatizada, consiste na entrada dos dados ou informações; Manipulação dos dados: cálculos, classificação, disposição... Armazenamento: guarda dos dados em um ou mais bancos de dados; Produção de documentos: podem ser impressos ou exibidos na tela do computador. 7 37 SI SI –– SPT SPT Atividades do SPT Atividades do SPT Necessidade de processamento eficiente e rápido para lidar com grandes quantidades de entradas e saídas; alto grau de repetição no processamento; Computação simples (adição, subtração, classificação, multiplicação); Grande necessidade de armazenagem; Em caso de pane no SPT, causa grande e grave impacto negativo na organização, e seu funcionamento afeta um grande número de usuários. 38 SI SI –– SPT SPT Negócio Negócio Controle de estoque: Responsável por controlar produtos armazenados de uma empresa, também é de sua responsabilidade o controle da movimentação desses produtos (entrada e saída) e outras funcionalidades dependendo do tipo de estoque. Logística: O objetivo principal da logística é o de “colocar o produto certo, na hora certa, no local certo e ao menor custo possível” (Ballou, 2003). Responsável por interligar as atividades logísticas de uma empresa, constituída por quatro níveis de funcionalidade: transações, controle de gestão, análise de decisão e planejamento estratégico. Financeiro: Responsável pela gestão de ativos financeiros da empresa, abrangendo categorias de processo como Contas a pagar, Contas a receber, Fatura, Compras, entre outras. 39 SI SI –– SPT SPT Negócio Negócio Vendas: A principal característica dessa categoria é obter dados e gerar estatísticas para gerar um melhor planejamento sobre o processo de vendas da empresa. Dessa maneira é possível antecipar tendências econômicas e variações do mercado podendo assim, confrontando dados reais com os planejamentos, antecipar a decisão, auxiliando na melhor medida a ser tomada. Compras: O sistema de informação para Compras é relacionado à área de compras da empresa, podendo ser de produtos ou de serviços terceirizados. Através dela é possível analisar dados de mercado para um melhor planejamento de compras em longo prazo. 40 SI SI –– SIGSIG Sistema de Informação Gerencial Sistema de Informação Gerencial A ênfase do SIG (management information system— MIS) está, sobretudo, na saída das informações. O SIG extrae informações de base de dados compartilhada e de processos que estão de acordo com o que ele necessita para suas operações. Informamos, entretanto, que, de modo geral, esses dados são originários dos SPTs. Segundo Oliveira (1998), após a coleta dos dados e a transformação deles em informação, o sistema tem como principal função prover o gerente de informações passadas e presentes sobre as operações internas e sobre o ambiente da organização, orientando assim a execução do processo decisório e, paralelamente, assegurando que as estratégias do negócio sejam implementadas de forma que os objetivos traçados sejam alcançados de modo satisfatório. 41 SI SI –– SIGSIG Sistema de Informação Gerencial Sistema de Informação Gerencial 42 SI SI –– SIGSIG Sistema de Informação Gerencial Sistema de Informação Gerencial Enquanto o SPT tem a visão da organização a partir de cada operação com cada cliente e cidadão, o SIG busca reunir os dados de determinada operação, fornecendo informações consolidadas sobre ela em determinado período de tempo, para que o gerente tenha um panorama global inerente àquele tipo de operação. Na gestão pública especificamente, os SIGs visam consolidar ações operacionais (SPT), por exemplo, na saúde pública: o gerente de uma unidade hospitalar ou posto de saúde pode verificar as demandas por serviços e especialidades médicas e verificar se os níveis reais de estoque de medicamentos condizem com a programação feita para um determinado período. 8 43 SI SI –– SIGSIG Sistema de Informação Gerencial Sistema de Informação Gerencial 44 SI SI –– SADSAD Sistema de Apoio a DecisãoSistema de Apoio a Decisão O SAD tem como essência o tratamento de situações cujos problemas são semiestruturados* ou não estruturados*. Embora o SAD seja concebido para atender aos níveis estratégicos, nos quais problemas dessas naturezas são mais frequentes, ele pode servir para toda a organização, pois todos os níveis organizacionais defrontam-se com problemas pouco estruturados. O SAD apresenta como principais características o uso de dados de diferentes fontes, a preocupação com o estilo do profissional responsável pela tomada de decisões e as possibilidades de simulação. 45 SI SI –– SADSAD Sistema de Apoio a DecisãoSistema de Apoio a Decisão "Os SAD são sistemas computurizados que têm três componentes que interagem entre si: um sistema de linguagem (mecanismo de comunicação entre os vários componentes), um sistema de conhecimento(repositório dos dados) e um sistema de processamento de problemas (ligação entre os outros dois componentes com a particularidade de este ter capacidades especiais necessárias às tomadas de decisão)" (Bonczek 1980) 46 SI SI –– SADSAD Sistema de Apoio a DecisãoSistema de Apoio a Decisão Existem vários tipos de SAD diferenciados pela sua complexidade, estes são alguns exemplos de simples SAD: SOLVER do Excel - utilitário que utilizamos para pequenos exercícios cuja decisão foi tomada com a ajuda de programação linear. STORM - programa de DOS que nos permite ter apoio à decisão segundo vários métodos, nomeadamente programação linear, método PERT para gestão de projetos, métodos para vários tipos de redes(transportes, etc). RISK - utilitário utilizado em conjunto com o Excel que permite a tomada de decisão através de dados probabilísticos. 47 SI SI –– SADSAD Sistema de Apoio a DecisãoSistema de Apoio a Decisão 48 Gestão IntegradaGestão Integrada O Sistema de Gestão Integrada é a combinação de processos, procedimentos e práticas adotadas por uma organização, para implementar suas políticas e atingir seus objetivos de forma mais eficiente do que por meio de múltiplos sistemas de gestão. Direcionado para processos é a gestão que permite integrar de forma mais eficiente, nas operações do dia-a-dia das empresas, os aspectos e objetivos da qualidade, do desempenho ambiental, da segurança e saúde ocupacional e da responsabilidade social. 9 49 Gestão por FunçãoGestão por Função Na gestão por função, os processos são considerados e tratados dentro de suas especialidades, são entendidos e delimitadosdentro de suas respectivas áreas. Ou seja, o processo se confunde e coincide com a função (processo funcional), na medida em que cada área entende, trata e gerencia apenas atividades que lhe são inerentes. As decisões acontecem verticalmente, havendo uma centralização de poder. Os liderados recebem orientações de seus respectivos supervisores. 50 Gestão por FunçãoGestão por Função 51 Gestão por ProcessoGestão por Processo Ao contrário das organizações convencionais, “[...] projetadas em função de uma visão voltada para a sua própria realidade interna, sendo centradas em si mesmas [...]” (GONÇALVES, 2000b, p. 10), as estruturas organizacionais planejadas e gerenciadas por meio de processos de negócios priorizam o cliente/cidadão com a valorização do trabalho em equipe, da cooperação e da responsabilidade individual. 52 Gestão por ProcessoGestão por Processo Processo é uma sequência de atividades interligadas, caracterizada por insumos (inputs) mensuráveis que agregam valor às saídas (outputs); podem ser compreendidas ainda como atividades destinadas a produzir um bem ou um serviço, intermediário ou final. Segundo Cruz (2002, p. 106), “[...] a cadeia de agregação de valor é todo processo que contribui para a satisfação do cliente e cada etapa deve agregar valor à etapa anterior”. Podemos entender processo, também, como qualquer contexto de tarefa capaz de receber entradas, de realizar alguma espécie de transformação e de devolver saídas que serão utilizadas como alimentadores de novos contextos de tarefas subsequentes. 53 Processos FuncionaisProcessos Funcionais Os processos funcionais têm seu início e término no contexto de uma mesma função ou especialidade. São exemplos: a função compras, a função contabilidade, a função finanças etc. Os objetivos dos processos funcionais coincidem com os objetivos da própria função que viabilizam. Esses processos são estabelecidos para otimizar o desempenho da função na qual se inserem. A Figura 9 elucida essa afirmação. 54 Processos FuncionaisProcessos Funcionais
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