Departamentalização: Agrupando Tarefas

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DEPARTAMENTALIZAÇÃO
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Depois que as tarefas foram desenhadas, a parte seguinte do processo de organização é seu agrupamento em conjuntos lógicos. Esse passo é importante porque tarefas apropriadamente agrupadas tomam mais fácil coordenar e integrar atividades e, portanto, realizar as metas da organização. O processo de agrupar tarefas denomina-se departamentalização. 
 
Os agrupamentos mais comuns são por função, por produto e por localização. 
Introdução
DEPARTAMENTALIZAÇÃO
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Departamentalização é uma forma sistematizada de agrupar atividades em frações organizacionais definidas seguindo um dado critério, visando a melhor adequação da estrutura organizacional e sua dinâmica de ação.
Os objetivos de departamentalização :
Aproveitar a especialização, aumentando a eficiência;
Maximizar os recursos disponíveis;
Controlar;
Coordenar;
Descentralizar;
Integrar ambiente e organização;
Reduzir conflitos.
DEPARTAMENTALIZAÇÃO
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Importância das atividades – quanto mais importante for uma atividade para o produto/serviço final, mais elevado deve ser seu nível na hierarquia;
Ênfase na especialização – assegurar-se maior efetividade constituindo-se suas unidades orgânicas com base na especialização, permitindo adoção de um plano de ação compatível com suas necessidades;
Processo de coordenação – a departamentalização deve ser orientada no sentido de facilitar a coordenação. Se determinadas atividades precisam ser estreitamente coordenadas ou se possuem um objetivo único devem ser subordinadas a um só líder;
Fatores a considerar no processo de departamentalização
DEPARTAMENTALIZAÇÃO
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Autoridade – deve haver uma linha clara e definida, partindo de cima para baixo;
Responsabilidade – um supervisor tem absoluta responsabilidade pelos atos de seus subordinados, devendo defende-los perante todos;
Processo de controle – organizada para facilitar o controle, permitindo a rastreabilidade;
Custo da estrutura – tomar cuidado com a estrutura e o seu reflexo no custo operacional da empresa.
Fatores a considerar no processo de departamentalização
DEPARTAMENTALIZAÇÃO
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Departamentalização 
 É uma forma de fracionar a estrutura organizacional, objetivando agrupar atividades homogêneas que possuam uma mesma linha de ação. Visa fortalecer o desempenho funcional.
Procedimentos
  Agregação
 Colocar “especialistas” numa mesma unidade de trabalho
  Controle
 Agrupar as atividades de forma que possam ser facilmente supervisionadas
Procedimentos
DEPARTAMENTALIZAÇÃO
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 Coordenação
 Agrupamento de atividades correlatas e de objetivos comuns.
 Enquadramento
 Agrupamento das atividades de acordo com seu “grupo estrutural básico” (direção, fim, meio e quase-fim).
 Processos
 Atividades mais relevantes que possuam objetivos comuns.
Procedimentos
DEPARTAMENTALIZAÇÃO
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⇌ Critério da Qualidade
 Atividades ligadas à geração da qualidade.
⇌ Critério da Direção Superior
 Direcionado à gestão dos negócios empresariais.
⇌ Critério Funcional
 Atividades que possuem o mesmo propósito.
⇌ Critério de Produto e Serviço
 Diretamente relacionada com os produtos e serviços.
⇌ Critério de Objetividade / Clientela
 Atendimento exclusivo ao cliente externo.
Critérios
DEPARTAMENTALIZAÇÃO
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⇌ Critério Geográfico
 Visa atender a clientes dispersos geograficamente.
⇌ Critério de Processo ou Equipamento
 Atividades que usam o mesmo tipo de máquina, equipamento ou técnica.
⇌ Critério Ininterrupto
 Destinado ao atendimento dos clientes 24 horas por dia.
⇌ Critério pela Força de Trabalho
 Destinado normalmente a supervisão dos serviços terceirizados.
⇌ Critério Multifuncional
 Objetiva atender vários órgãos independente da vinculação hierárquica.
Critérios e Técnicas
DEPARTAMENTALIZAÇÃO
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Área geográfica
Características: Agrupamento conforme localização geográfica ou territorial. Ênfase na cobertura geográfica ; Orientação para a avaliação para o mercado; Extroversão.
Vantagens : Maior ajustamento às condições locais ou regionais. Fixa responsabilidades por local ou região, facilitando a avaliação; Ideal para firmas de varejo.
Desvantagens: Enfraquece a coordenação (seja o planejamento,execução ou controle) da organização como um todo; Enfraquecimento da especialização.
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Área geográfica
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Clientes
Características: Agrupamento conforme o tipo ou tamanho do cliente ou comprador; Ênfase no cliente; Orientação extrovertida mais voltada para o cliente do que para si mesma.
Vantagens: Predispõe a organização para satisfazer as demandas dos clientes; Ideal quando o negócio depende do tipo ou tamanho do cliente; Fixa responsabilidade por clientes.
Desvantagens: Torna secundárias as outras atividades da organização (como produção ou finanças); Sacrifica os demais objetivos da organização (como produtividade, lucratividade, eficiência etc.).
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Clientes
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Funcional
Características: Agrupamento por atividades ou funções principais; Divisão do trabalho interno por especialidade; Auto-orientação e Introversão.
Vantagens: Maior utilização de pessoas especializadas e recursos; Adequada para atividade continuada, rotineira e estabilizada a longo prazo.
Desvantagens: Pequena cooperação interdepartamental; Contra indicada para circunstâncias ambientais imprevisíveis e mutáveis.
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Funcional
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Produtos ou Serviços
Características: Agrupamento por resultados quanto a produtos ou serviços; Divisão do trabalho por linhas de produtos/serviços; Ênfase nos produtos e serviços; Orientação para resultados.
Vantagens: Define responsabilidade por produtos ou serviços, facilitando a avaliação dos resultados; Melhor coordenação interdepartamental; Maior flexibilidade ; Facilita inovação; Ideal para circunstâncias mutáveis.
Desvantagens: Enfraquecimento da especialização; Alto custo operacional pela duplicação das especialidades; Contra indicada para circunstâncias estáveis e rotineiras; Enfatiza coordenação em detrimento da especialização.
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Produtos ou Serviços
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Processo
Características: Agrupamento por fases do processo, do produto ou da operação; Ênfase na tecnologia utilizada; Enfoque introversivo.
Vantagens: Melhor arranjo físico e disposição racional dos recursos; Utilização econômica da tecnologia ; Vantagens econômicas do processo; Ideal quando a tecnologia e os produtos são estáveis e permanentes.
Desvantagens: Contra-indicada quando a tecnologia sofre mudanças e desenvolvimento tecnológico; Falta de flexibilidade e adaptação a mudanças.
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Processo
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Projetos
Características: Agrupamento em função de saídas ou resultados quando a um ou mais projetos; Requer estrutura organizacional flexível e adaptável às circunstancias do projeto: Requer coordenação entre órgãos para cada projeto.
Vantagens: Ideal quando a concentração de recursos é grande e provisória e quando o produto é de grande porte; Orientada para resultados concretos; Alta concentração de recursos e investimentos, com datas e prazos de execução; Adaptação ao desenvolvimento técnico; Ideal para produtos altamente complexos.
Desvantagens: Concentra pessoas a recursos em cada projeto provisoriamente; Quando terminas um projeto, ocorre indefinição quando a outros; Descontinuidade a paralisação; Imprevisibilidade quando a futuros novos projetos; Angustia dos especialistas quando ao seu próprio futuro.
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Projetos
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ATIVIDADE DE AULA –
Exercício de Estrutura Organizacional
Passo 1. Identifique nas unidades quem faz parte da Autoridade de Linha, Autoridade de Assessoria e Autoridade Funcional. 
Passo 2. Com as unidades a descritas, elabore o organograma da Organização Alfa:
Passo 3. Identifique os tipos de bases de especialização que foram utilizadas para realizar a divisãodepartamental.
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ORGANIZAÇÃO ALFA
 
1. Diretor
2. Seção de Gráfica
3. Seção de Recrutamento e Seleção
4. Seção de Portaria e Zeladoria
5. Assessoria de Informação e Gestão Organizacional
6. Conselho Consultivo
7. Gabinete (com autoridade hierárquica sobre várias unidades)
8. Seção de Marcenaria
9. Divisão de Serviços e Material
10. Seção de Treinamento
11. Divisão de Finanças
12. Seção de Despesa
13. Seção de Orçamento e Custos
14. Seção de Planejamento Estratégico 
15. Seção de Material
16. Divisão de Recursos Humanos
17. Seção de Manutenção de Imóveis e Instalações
18. Grupo de Estudos Administrativos (unidade provisória que tem o diretor como coordenador)
19. Assessoria Financeira (com autoridade funcional sobre a Divisão de Finanças)
20. Almoxarife (cargo)
21. Assessoria de Comunicação Social (criada, mas não implantada)
22. Setor de Treinamento Feminino
23. Setor de Treinamento Masculino
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DESENHANDO TAREFAS 
Desenho de tarefas é o processo de determinar quais procedimentos e operações devem ser executadas pelos empregados em cada função.
A base para todas as atividades de desenho de tarefas é a especialização de tarefas.
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DESENHANDO TAREFAS 
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A ESPECIALIZAÇÃO DE TAREFAS
Taylor, o principal proponente da Administração Científica, defendia níveis extremamente elevados de especialização e padronização como maneiras de aumentar a eficiência das organizações. 
Especialização pode envolver funções gerenciais e profissionais, bem como as de pessoal não administrativo.
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O somatório das tarefas menores que são criadas por meio de especialização equivale ao total. Ou seja, se fosse possível somarmos a contribuição das tarefas individuais, o total equivaleria à tarefa global original da organização, incluindo a coordenação administrativa.
A ESPECIALIZAÇÃO DE TAREFAS
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Permite a cada empregado tornar-se um especialista. Se a tarefa é simples e direta, as pessoas treinadas para fazê-la devem tornar-se muito proficientes. 
A especialização também permite aos gerentes exercerem maior controle sobre os funcionários, uma vez que podem observar e monitorar facilmente empregados que fazem tarefas simples. 
Presume-se também que a especialização facilita o desenvolvimento de equipamentos e de ferramentas que podem aumentar a eficiência de quem desempenha a função. 
A ESPECIALIZAÇÃO DE TAREFAS
Vantagens 
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Superespecialização. Se a tarefa for demasiadamente simplificada, os empregados podem despender tanto tempo repassando o trabalho de pessoa a pessoa a ponto de a eficiência realmente decrescer. 
Ainda mais significativo é o problema do tédio e da insatisfação no trabalho. Se as tarefas forem demasiadamente simples e especializadas, os trabalhadores se aborrecerão rapidamente ao executá-las. Tornam-se insatisfeitos e seu desempenho pode cair, ou podem considerar procurar um trabalho mais excitante em outro lugar. 
Para combater esses problemas, os gerentes começaram a procurar alternativas que ainda mantenham os benefícios positivos que a especialização pode oferecer.
A ESPECIALIZAÇÃO DE TAREFAS
Desvantagens 
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As três alternativas são: 
rotação de tarefas
ampliação de tarefas 
enriquecimento de tarefas. 
ALTERNATIVAS À ESPECIALIZAÇÃO
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ALTERNATIVAS À ESPECIALIZAÇÃO
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Rotação de tarefas:
	envolve movimentar os funcionários sistematicamente de uma tarefa para outra.
Não é muito bem-sucedida para diminuir o tédio associado a tarefas altamente especializadas
ALTERNATIVAS À ESPECIALIZAÇÃO
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Ampliação de tarefas
		Em comparação com a rotação de tarefas, a ampliação de 	tarefas modifica realmente a natureza da própria tarefa. Esse sistema envolve adicionar mais atividades à tarefa.
		Ainda assim, adicionar cada vez mais atividades simples a 	uma tarefa que já é simples realmente não modifica tanto 	assim a natureza do trabalho
ALTERNATIVAS À ESPECIALIZAÇÃO
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Enriquecimento de Tarefas
A alternativa final à especialização de tarefas a ser considerada aqui é o enriquecimento de tarefas. 
A diferença crítica entre ampliação e enriquecimento de tarefas: no enriquecimento de tarefas, é dada aos funcionários mais atividade para executar e mais liberdade de escolha em relação a como realizá-las.
 Quando o enriquecimento de tarefas é combinado com treinamento cruzado (cross-training), ou seja, o treinamento de pessoas em múltiplas habilidades a fim de poderem fazer mais de uma tarefa, freqüentemente ele é chamado de reengenharia. 
 Embora essa abordagem esteja longe de ser universalmente bem-sucedida, ela freqüentemente diminui o tédio e a insatisfação dos empregados. 
ALTERNATIVAS À ESPECIALIZAÇÃO
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Professor: se for de seu interesse solicitar, antecipadamente, que um grupo de alunos apresente este topico, bem como o item Patologia Organizacional.