Os ladrões de tempo
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Os ladrões de tempo


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Os ladrões de tempo 
"O tempo perdido não se encontra nunca mais." 
(Benjamin Franklin) 
 
 
 
 
 
No mundo corporativo, há uma legião de ladrões de tempo, os chamados 
desperdiçadores. Eles agem sorrateiramente, reduzindo sua eficácia, 
comprometendo suas metas, causando-lhe até mesmo estresse. Veja a seguir os 
principais fatores mapeados e se estão presentes em sua vida. 
 
 
1. Interrupções. Indicam que você tem valor, amigos ou detém informações de 
interesse dos outros. As interrupções acontecem por telefone, e-mail ou visitam você 
pessoalmente. Para reduzi-las: 
\uf0b7 aprenda a dizer NÃO e seja firme; 
\uf0b7 atenda às pessoas em pé; 
\uf0b7 mantenha a porta da sala fechada; 
\uf0b7 continue escrevendo enquanto atende alguém; 
\uf0b7 filtre telefonemas e e-mails; 
\uf0b7 evite ser receptivo a visitantes inesperados; 
\uf0b7 retire ou desloque cadeiras da sala dificultando a acomodação de terceiros; 
\uf0b7 use as palavras mágicas: desculpe-me, por favor e por gentileza. 
2. Comunicação deficiente. Ocorre quando responsabilidades e autoridade não estão 
definidas com clareza na empresa ou quando há subordinados em excesso. A posologia 
consiste em: 
\uf0b7 defina com clareza metas e objetivos; 
\uf0b7 determine responsabilidades e atribuições; 
\uf0b7 utilize linguagem simples, concisa e sem ambiguidades; 
\uf0b7 havendo dúvida, pergunte: procure fazer certo na primeira vez; 
\uf0b7 forneça informações seguras para permitir tomada de decisão consistente e ação 
imediata; 
\uf0b7 lembre-se de que a regra de ouro chama-se delegar. 
3. Reuniões. Muitas são desnecessárias e agendadas sem critério. Duram muito tempo, 
tornam-se evasivas e não geram resultados. Para torná-las produtivas: 
\uf0b7 agende as reuniões com antecedência; 
\uf0b7 convoque apenas as pessoas diretamente envolvidas com o tema; 
\uf0b7 defina a pauta e comunique a todos com antecedência; 
\uf0b7 determine horário de início e término; 
\uf0b7 mantenha a pauta e busque a objetividade; 
\uf0b7 não permita interrupções externas e mantenha celulares desligados; 
\uf0b7 promova debates, tire conclusões, tome decisões e determine como agir; 
\uf0b7 registre ata ou memorando com resumo da reunião contendo a assinatura dos 
participantes; 
\uf0b7 faça reuniões curtas em pé. 
4. Telefone. Imprescindível na vida moderna, constitui-se no maior vilão das 
interrupções e, por conseguinte, em uma das fontes mais significativas de desperdício 
de tempo. Algumas dicas: 
\uf0b7 reserve horários para fazer e receber ligações; 
\uf0b7 relacione os telefonemas a serem feitos em ordem de prioridade; 
\uf0b7 prepare-se para cada uma das ligações munindo-se previamente de informações; 
\uf0b7 identifique-se no início da ligação \u2013 as pessoas não são obrigadas a reconhecer 
sua voz; 
\uf0b7 deixe recados claros e concisos; 
\uf0b7 concentre-se em ouvir a pessoa com quem estiver falando, evitando desviar a 
atenção; 
\uf0b7 nunca prometa retornar uma ligação se estiver despreparado para tal ou não 
desejar fazê-lo; 
\uf0b7 nada de desculpas ou mentiras: use da honestidade dizendo que não pode atender 
naquele momento; 
\uf0b7 encerre suas conversas com cortesia, porém com objetividade. 
5. Celular. Na mesma proporção em que agiliza as comunicações, também atua como 
agente de interrupções, invadindo inclusive sua privacidade. Sugestões para otimizar 
seu uso: 
\uf0b7 desligue o aparelho quando estiver em reunião ou realizando tarefa que exija 
concentração; 
\uf0b7 mantenha-o em vibracall para atender urgências; 
\uf0b7 utilize o identificador de chamadas para selecionar as ligações que merecem ser 
atendidas; 
\uf0b7 recolha mensagens na caixa postal duas vezes por dia e retorne as ligações em 
horários predeterminados; 
\uf0b7 grave uma mensagem personalizada no correio de voz; 
\uf0b7 considere a possibilidade de habilitar um segundo aparelho apenas para 
emergências, mas divulgue o número com seletividade; 
\uf0b7 evite atendê-lo quando estiver em casa. 
6. E-mail. Substitui o telefone com objetividade. Entretanto, quando utilizado sem 
critério, torna-se fonte de interrupções, mal entendidos e até disputas judiciais. Formas 
de gerenciá-lo: 
\uf0b7 instale um serviço antispam; 
\uf0b7 baixe suas mensagens no máximo quatro vezes por dia em horários predefinidos; 
\uf0b7 responda de imediato as mensagens recebidas e determine um tempo para fazê-
lo; 
\uf0b7 utilize o subject (assunto) para classificar as mensagens; 
\uf0b7 organize pastas diversas para arquivamento; 
\uf0b7 crie regras de mensagens; 
\uf0b7 tenha uma assinatura eletrônica; 
\uf0b7 utilize um corretor ortográfico. 
7. Internet e intranet. São instrumentos importantes para acelerar a comunicação e 
busca de informações. Mas vale lembrar que, às vezes, pode ser mais eficiente caminhar 
até a estação de trabalho de seu colega. Além disso: 
\uf0b7 avalie de maneira criteriosa o uso da intranet e de comunicadores como 
Messenger e Skype; 
\uf0b7 tal qual o telefone e e-mail, seja seletivo e coerente no envio e recebimento de 
mensagens; 
\uf0b7 atenção com os sites navegados em virtude do risco de vírus e spywares 
(programas espiões); 
\uf0b7 solicite suporte ao responsável pela manutenção da rede caso note alguma 
irregularidade; 
\uf0b7 seja seletivo ao assinar boletins eletrônicos e não autorize a divulgação de dados 
seus ou da sua empresa. 
Decerto há outros fatores de desperdício de tempo que poderíamos relacionar. Mas 
atentando para estes sete aspectos, é certo que sua produtividade pessoal aumentará. 
 
Esteja sempre a postos para a ocorrência de imprevistos. Eles são imponderáveis, por 
isso, deixe espaço em sua agenda para contratempos. Planeje seu dia e sua vida tendo 
em mente: \u201ce se...\u201d. 
 
 
Data de publicação: 27/02/2007 
 
Tom Coelho é educador, conferencista e escritor com artigos publicados em 17 países. 
É autor de \u201cSomos Maus Amantes \u2013 Reflexões sobre carreira, liderança e 
comportamento\u201d, \u201cSete Vidas \u2013 Lições para construir seu equilíbrio pessoal e 
profissional\u201d e coautor de outras cinco obras. Contatos através do e-mail 
tomcoelho@tomcoelho.com.br. Visite: www.tomcoelho.com.