Aula_08

Prévia do material em texto

VIDEOAULA 8
ADMINISTRANDO AS RELAÇÕES APÓS
A CONCLUSÃO DO PROJETO 
O QUE DISCUTIREMOS?
Nesta aula serão evidenciados os encargos pela implementação e pelos resultados esperados na organização, resultando uma matriz de responsabilidades. 
Além disso, será discutido o encadeamento das relações posteriores entre o contratante e o contratado, após a conclusão do contrato. 
Na aula também deverão ser validadas as premissas éticas analisadas anteriormente e ponderadas as aptidões do consultor em dar e receber feedback. 
ADMINISTRANDO AS RELAÇÕES APÓS O PROJETO
A matriz de responsabilidades é um instrumento que tem como objetivo a atribuição de funções e responsabilidades dentro de um processo ou de um projeto. 
Considerando que é uma matriz utilizável em consultorias, pode ser adaptada tanto ao processo de gerenciamento do projeto, como para designar atribuições de responsabilidades e funções após a conclusão do serviço principal. Vamos abordar aqui o seu uso na fase pós-projeto. 
ADMINISTRANDO AS RELAÇÃO APÓS O PROJETO
	Vamos usar as ideias do consultor Thiago Reis, do website ProjectBilder, para comentar sobre essas atribuições de responsabilidades adaptando-as à fase de pós-consultoria. 
	Em principio, matriz de responsabilidades tem a ver com quem decide o quê. Os registros destes dados devem estar no software de gestão de projetos ou em uma planilha. Independente de onde ficam estas informações é fundamental que estejam disponíveis para toda a equipe e acessíveis ao longo do projeto. O consultor apresenta dois modelos de planilhas: 
MATRIZ PARA PESSOAS E ATIVIDADES
Na planilha, são listadas no canto esquerdo, as linhas, as fases de um projeto ou as atividades e nas colunas temos a relação de equipe de trabalho. Repare que com a utilização da Matriz de Responsabilidades fica claro o demonstrativo das funções e das responsabilidades de cada membro da equipe.
Atividade
 Responsável
 Executor
 Participante
 Informado
 Aprovado
 Revisão
MATRIZ PARA FUNÇÕES E FASES
Neste exemplo identificamos dois grupos de colunas: Atividades e Responsabilidades. 
 Coluna de Atividades pode ser subdividida em Fase e Descrição da Fase
 Coluna de Responsabilidades pode ser subdividida nas ações necessárias (Consulta, Execução, Apoio e Aprovação). 
Nas interseções são identificados os componentes da equipe responsáveis pelas ações. 
EXPLORANDO O TEMA
Acesse: https://www.youtube.com/watch?v=Jzto1WiSIIY
Neste vídeo, Leonardo Grisotto, da Leão Bravo Consultoria comenta sobre com a matriz de responsabilidades pode se tornar uma ferramenta gerencial de comunicação interna da empresa. O consultor utiliza esta ferramenta para fazer follow-up junto ao cliente contratante na fase pós-consultoria.   
COMO GERENCIAR O FOLLOW-UP
	A presença do consultor no inicio da implementação de ações é importante porque as mudanças começam a ser percebidas pelos colaboradores da organização nesta fase. 
	O consultor lida com o ceticismo dos empregados e a matriz de responsabilidades é apenas o documento garantidor. Se o plano de revitalização solicitado pelo consultor abranger desligamentos de pessoas e redefinição de funções e processos, a rejeição pode se agravar. Neste caso, na matriz de responsabilidades deve ser separado um período para que o consultor acompanhe no próprio local o início das mudanças.
	
	Outras providências precisam ser tomadas: 
PROVIDENCIAS
 O consultor deve preparar os colaboradores da empresa-cliente em todos os níveis, para que eles assumam o comando das ações.
 De comum acordo, o consultor pode ser contratado sem tempo definido para o término de suas atividades, a fim de acompanhar o processo de implementação das melhorias, com mais folga e segurança. Essa decisão deve ser tomada com cuidado.
PROVIDENCIAS
 Não é recomendável que o consultor permaneça contratado para a integral implementação do projeto de melhoria, após o diagnóstico. Isso pode atestar a incapacidade da empresa de lidar com o processo. 
	
 Os procedimentos de mudança devem ser planejados e sustentados pela empresa-cliente, sendo isso registrado na matriz de responsabilidades.
PROVIDENCIAS
 O consultor não deve ser responsabilizado diretamente pelo fracasso do alcance dos objetivos do plano de ação. Contudo, podem ser ajustados certos riscos ao contrato e elaborados contratos complementares na fase pós-consultoria, que responsabilizem os consultores pelos resultados efetivos a partir desta tarefa.
VALIDAÇÃO DAS PREMISSAS ÉTICAS
Mesmo que a relação formal tenha se encerrado, o contato entre a empresa e o consultor continua existindo. Algumas premissas podem ser lembradas:
	
 Se o trabalho atingir os resultados projetados, a relação é interrompida. 
 Quando a consultoria é contratada por tempo indeterminado, o consultor deve atentar para o momento certo de encerrar a sua participação na empresa. 
 Quando houver desgaste ou esgotamento na relação contratual, o consultor deve encerrar a sua participação. 
 Uma saída para estes impasses é o contrato gradativo, que preserva ao consultor algumas atividades pós-consultoria com tempo determinado. 
QUESTÕES PARA DEBATE
Matriz para pessoas e atividades relacionam atividades com as pessoas escaladas para cumprir as tarefas. 
Matriz para funções e fases faz a correlação das atividades e suas descrições com as fases do projeto. 
Reflita sobre a utilização destas duas matrizes em projetos de consultoria que você desejará executar. Em que tipo de empresas, áreas ou setores estas matrizes podem ser usadas?