A maior rede de estudos do Brasil

Grátis
36 pág.
Aquivologia apostila

Pré-visualização | Página 4 de 11

documentos essenciais à 
administração da 
instituição e evitadas 
duplicação e emissão de 
vias desnecessárias; 
sugerir a criação e a 
extinção de modelos e 
formulários; participar da 
seleção dos recursos 
humanos que deverão 
desempenhar tarefas 
arquivísticas e afins. 
 
Manutenção e Uso 
Implantação de sistemas de 
arquivo, seleção dos 
sistemas de reprodução, 
automatização do acesso, 
mobiliário, materiais, local. 
 
Utilização 
Inclui as atividades de 
protocolo (recebimento, 
classificação, registro, 
distribuição, tramitação), 
de expedição, de 
organização e 
arquivamento de 
documentos em fase 
corrente e intermediária, 
bem como a elaboração 
de normas de acesso à 
documentação e à 
recuperação da 
informação. 
 
Destinação Final dos 
Documentos 
Programa de avaliação que 
garanta a proteção dos 
conjuntos documentais de 
valor permanente e a 
eliminação de documentos 
rotineiros e desprovidos de 
valor probatório e 
informativo. 
 
Destinação 
Análise e avaliação dos 
documentos acumulados 
nos arquivos, com vistas 
a estabelecer seus prazos 
de guarda, determinando, 
quais serão objeto de 
arquivamento permanente 
e quais deverão ser 
eliminados. 
 
 
 
 
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS 
Processo de análise de documentos de arquivo, 
que estabelece os prazos de guarda e a 
destinação, de acordo com os valores que lhes 
são atribuídos. (Dicionário Brasileiro de Terminologia 
Arquivística). 
 
Trabalho interdisciplinar que consiste em 
identificar valores para os documentos (imediato 
e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com 
vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou 
eliminação, contribuindo para a racionalização 
dos arquivos e eficiência administrativa, bem 
como para a preservação do patrimônio 
documental. (Ieda Pimenta Bernardes) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 10 
OBJETIVO DA AVALIAÇÃO DE 
DOCUMENTOS (Ieda Pimenta Bernardes) 
 
- Preservação Documental 
 
- Redução da massa documental 
 
- Liberação de espaço físico 
 
- Melhor conservação dos documentos de 
guarda permanente 
 
- Incremento à pesquisa 
 
- Agilidade na recuperação dos documentos e 
das informações 
 
- Racionalização da produção e do fluxo de 
documentos (tramite) 
 
- Eficiência administrativa 
 
 
VALOR PRIMÁRIO 
Valor atribuído a documento em função do 
interesse que possa ter para a entidade produtora, 
levando-se em conta a sua utilidade para fins 
administrativos, legais e fiscais. (Dicionário 
Brasileiro de Terminologia Arquivística). 
 
VALOR SECUNDÁRIO 
Valor atribuído a um documento em função do 
interesse que possa ter para a entidade produtora 
e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade 
para fins diferentes daqueles para os quais foi 
originalmente produzido. (Dicionário Brasileiro de 
Terminologia Arquivística). 
 
 
 
 
Valores –(Dicionário Brasileiro de 
Terminologia Arquivística) 
 
Valor Administrativo 
Valor que um documento possui para a 
atividade administrativa de uma entidade 
produtora, na medida em que informa, 
fundamenta ou prova seus atos. 
 
 
Valor Fiscal 
Valor atribuído a documentos ou arquivos para 
comprovação de operações financeiras ou 
fiscais. 
 
 
Valor Legal 
Valor que um documento possui perante a lei 
para comprovar um fato ou constituir um 
direito. 
 
 
Valor Probatório 
Valor intrínseco que permite a um documento 
de arquivo servir de prova legal. 
 
 
Valor Informativo 
Valor que um documento possui pelas 
informações nele contidas, independentemente 
de seu valor probatório. 
 
 
Valor Intrínseco 
Valor que um documento possui em razão de 
seu conteúdo, das circunstâncias de sua 
produção, de suas assinaturas ou selos. 
 
 
Valor Permanente 
Valor probatório ou valor informativo que 
justifica a guarda permanente de um 
documento em um arquivo. Também chamado 
valor arquivístico ou valor histórico. 
 
 
 
 
 
 
PRAZOS CONSIDERADOS NO PROCESSO 
DE AVALIAÇÃO . (Ieda Pimenta Bernardes) 
 
 
Prazo de Vigência 
Intervalo de tempo durante o qual o documento 
produz efeitos administrativos e legais plenos, 
cumprindo as finalidades que determinaram sua 
produção. 
 
 
 
 
 
 11 
Prazo de Prescrição 
Intervalo de tempo durante o qual o poder 
público, a empresa, ou qualquer interessado pode 
invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer 
valer direito seu que entenda violado. 
 
Prescrição: Extinção dos prazos 
para a aquisição ou perda de 
direitos contidos nos documentos 
(Dicionário Brasileiro de Terminologia 
Arquivística). 
 
 
Prazo de Precaução 
Intervalo de tempo durante o qual o poder 
público, a empresa ou qualquer interessado 
guarda o documento antes de eliminá-lo ou 
encaminhá-lo para guarda definitiva no Arquivo 
Permanente. 
 
 
 
TABELA DE TEMPORALIDADE 
DOCUMENTAL 
 
Instrumento de destinação, aprovado por 
autoridade competente, que determina 
prazos e condições de guarda tendo em 
vista a transferência, recolhimento, 
descarte ou eliminação de documentos. 
(Dicionário Brasileiro de Terminologia 
Arquivística). 
 
A tabela de temporalidade é um 
instrumento arquivístico resultante de 
avaliação, que tem por objetivos definir 
prazos de guarda e destinação de 
documentos, com vista a garantir o 
acesso à informação a quantos dela 
necessitem. Sua estrutura básica deve 
necessariamente contemplar os conjuntos 
documentais produzidos e recebidos por 
uma instituição no exercício de suas 
atividades, os prazos de guarda nas fases 
corrente e intermediária, a destinação 
final – eliminação ou guarda permanente 
– , além de um campo para observações 
necessárias à sua compreensão e 
aplicação. (Conarq – Res. 14) 
 
Nesse instrumento é importante registrar também 
os documentos que deverão ser reproduzidos em 
outros suportes (microfilmagem, digitalização 
etc.). 
 
A Tabela de Temporalidade é um instrumento 
dinâmico de gestão de documentos, por isso 
precisa ser periodicamente atualizada a fim de 
incorporar os novos conjuntos documentais que 
possam vir a ser produzidos, e devido as 
mudanças que eventualmente ocorrem na 
legislação e podem implicar em mudança nos 
prazos de arquivamento. (Ieda Pimenta Bernardes). 
 
* Ver exemplo de Tabela de Temporalidade Documental 
em Anexo 
 
TRANSFERÊNCIA 
Passagem de documentos do arquivo corrente 
para o arquivo intermediário. (Dicionário Brasileiro 
de Terminologia Arquivística). 
 
RECOLHIMENTO 
Entrada de documentos públicos em arquivos 
permanentes, com competência formalmente 
estabelecida. 
 
Operação pela qual um conjunto de documentos 
passa do arquivo intermediário para o arquivo 
permanente. (Dicionário Brasileiro de Terminologia 
Arquivística). 
 
ELIMINAÇÃO 
Destruição de documentos que, na avaliação, 
foram considerados sem valor permanente. 
Também chamada expurgo de documentos. 
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística). 
 
A eliminação depende de algum instrumento 
legal ou normativo que a autorize. 
 
PASSOS PARA A IMPLANTAÇÃO DE 
PROCESSOS DE AVALIAÇÃO . (Ieda Pimenta 
Bernardes). 
 
- Constituição formal da Comissão de Avaliação 
de Documentos, que garanta legitimidade e 
autoridade à equipe responsável. 
 
 
 
 
 12 
- Elaboração de textos legais ou normativos que 
definam normas e procedimentos para o trabalho 
de avaliação.

Crie agora seu perfil grátis para visualizar sem restrições.