Aquivologia apostila

- Estudo da estrutura administrativa do órgão e 
análise das competências, funções e atividades 
de cada uma de suas unidades. 
 
- Levantamento da produção documental: 
entrevistas com funcionários, responsáveis e 
encarregados, até o nível da seção, para 
identificar as séries documentais geradas no 
exercício de suas competências e atividades. 
 
- Análise do fluxo documental: origem, pontos 
de tramitação e encerramento do trâmite. 
 
- Identificação dos valores dos documentos de 
acordo com sua idade: administrativo, legal, 
fiscal, técnico, histórico. 
 
- Definição dos prazos de guarda em cada local 
de arquivamento. 
 
 
 
COMPETÊNCIA PARA AVALIAR 
DOCUMENTOS (Conarq – Res. 14) 
 
A Comissão Permanente de Avaliação compor-
se-á de: 
 
- arquivista ou responsável pela guarda da 
documentação; 
 
- servidores das unidades organizacionais às 
quais se referem os documentos a serem 
destinados, com profundo conhecimento das 
atividades desempenhadas; 
 
- historiador ligado à área de pesquisa de que 
trata o acervo; 
 
- profissional da área jurídica, responsável pela 
análise do valor legal dos documentos; 
 
- profissionais ligados ao campo de 
conhecimento de que trata o acervo objeto da 
avaliação (economista, sociólogo, engenheiro, 
médico e outros); 
 
- outros profissionais que possam colaborar com 
as atividades da comissão. 
 
 
Competirá à comissão designar grupo de 
trabalho responsável pela execução dos 
procedimentos metodológicos 
 
 
 
ATIVIDADES DAS COMISSÃO DE 
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS (Ieda 
Pimenta Bernardes). 
 
Comissão Central de Avaliação 
(Comissão Permanente de Avaliação) 
 
- Coordenar e orientar as atividades 
desenvolvidas pelas Comissões Setoriais de 
Avaliação, respeitada a legislação específica de 
cada órgão. 
 
- Avaliar, adequar e aprovar as propostas de 
Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas 
Comissões Setoriais de Avaliação. 
 
- Orientar a execução das decisões registradas na 
Tabela de Temporalidade (eliminação, 
transferência, recolhimento, reprodução). 
 
- Supervisionar as eliminações de documentos ou 
recolhimentos ao Arquivo Permanente, de 
acordo com o estabelecido nas Tabelas de 
Temporalidade. 
 
- Aprovar as amostragens. 
 
- Propor critérios de organização, racionalização 
e controle da gestão de documentos e arquivos. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Comissão Setorial de Avaliação de 
Documentos (Grupos de Trabalho) 
 
- Promover o levantamento e a identificação das 
séries documentais produzidas, recebidas ou 
acumuladas por seu respectivo órgão. 
 
- Elaborar a proposta da Tabela de 
Temporalidade, encaminhando-a, acompanhada 
das necessárias justificativas, para a apreciação e 
aprovação da CCAD. 
 
- Solicitar a colaboração de auxiliares 
temporários para o desenvolvimento dos 
trabalhos, em razão de sua especificidade ou 
volume. 
 
- Acompanhar os trabalhos de organização, 
racionalização e controle de arquivos e 
documentos de seu órgão, visando o 
estabelecimento de rotinas de eliminação ou 
envio para guarda permanente. 
 
- Propor as modificações cabíveis para a Tabela 
de Temporalidade, atualizando-a sempre que 
necessário. 
 
- Elaborar a relação dos documentos a serem 
eliminados ou remetidos para guarda 
permanente. 
 
- Coordenar o trabalho de seleção e preparação 
material dos conjuntos documentais a serem 
eliminados, deixando-os disponíveis para 
eventuais verificações. 
 
- Presenciar a eliminação dos documentos, 
lavrando a respectiva ata. 
 
 
 
QUESTÕES DE PROVA 
 
 
11 (TRE-RJ 2012) A incorporação é considerada 
uma das fases mais importantes de um programa 
de gestão de documentos. 
 
12 (IBAMA 2012) Resultado do processo de 
avaliação dos documentos de arquivo, a tabela de 
temporalidade é um instrumento de gestão 
arquivística. 
 
13 (TRE-RJ 2012) A tabela de temporalidade é 
instrumento que possibilita a eliminação segura e 
responsável dos documentos de arquivo, visto 
que nela se especificam os prazos de guarda 
desses documentos bem como sua destinação 
final. 
 
14 (BACEN 2013 – TÉCNICO - AREA 1) A 
tabela de temporalidade de documentos é 
instrumento de gestão aprovado por autoridade 
competente que permite gerenciar a massa 
documental acumulada e avaliar o prazo de 
guarda e a destinação final dos documentos 
produzidos ou recebidos por uma instituição. 
 
15 (DPF – ESCRIVAO – 2012) O Departamento 
de Polícia Federal deve utilizar a tabela de 
temporalidade de documentos de arquivo 
elaborada pelo Conselho Nacional de Arquivos, 
para avaliar os documentos de arquivo 
produzidos e(ou) recebidos pela sua atividade-
meio. 
 
16 (DPF – ESCRIVAO – 2012) Definir a 
destinação final de determinado documento de 
arquivo é estabelecer o seu prazo de guarda nos 
arquivos corrente e intermediário. 
 
17 (DPF – ESCRIVAO – 2012) Os documentos 
de arquivo, após cumprirem o prazo de guarda 
nos arquivos correntes, devem ser transferidos 
para o arquivo permanente. 
 
18 (IBAMA 2012) O documento de arquivo em 
papel, independentemente de sua destinação 
final, deve ser higienizado e restaurado. 
 
19 (TRE-RJ 2012) Consoante a legislação 
arquivística, estará sujeito a responsabilização 
penal, civil e administrativa aquele que destruir 
documentos de valor permanente ou que sejam 
considerados de interesse público e social. 
 
 
 
 
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20 (PF – ESCRIVÃO 2009 ) Documentos de 
arquivo produzidos ou recebidos por uma 
instituição pública ou privada, com valor 
administrativo, legal ou fiscal, considerados 
como parte do arquivo intermediário dessa 
instituição, são também considerados de valor 
secundário. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
MÓDULO 3 – Práticas arquivísticas: 
classificação, ordenação, protocolo. 
 
 
CLASSIFICAÇÃO (Janice Gonçalves) 
O objetivo da classificação é, basicamente, dar 
visibilidade às funções e às atividades do organismo 
produtor do arquivo, deixando claras as ligações 
entre os documentos. 
 
Podemos entender que a classificação é, antes de 
tudo, lógica: a partir da análise do organismo 
produtor de documentos de arquivo, são criadas 
categorias, classes genéricas, que dizem respeito às 
funções/atividades detectadas. 
 
Ex: Uma classe RECURSOS HUMANOS 
subdividida em Cadastro de Funcionário e 
Benefícios 
 
RECURSOS HUMANOS 
 Cadastro de Funcionários 
 Benefícios 
 
Cada Subclasse pode ser subdividida de acordo 
com a necessidade. 
 
RECURSOS HUMANOS 
 Cadastro de Funcionários 
 documentos pessoais 
 Benefícios 
 alimentação 
 saúde 
 
 
A classificação é geralmente traduzida em 
esquema no qual a hierarquia entre as classes e 
subclasses aparece representada espacialmente, 
esse esquema é chamado de Plano de 
Classificação. 
 
 
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO 
(Dicionário Brasileiro de Terminologia 
Arquivística) 
 
Esquema elaborado a partir do estudo das 
estruturas e funções da instituição e análise do 
arquivo por ela produzido, pelo qual se 
 
 
 
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distribuem os documentos em classes, de acordo 
com métodos de arquivamento específicos. 
Expressão geralmente adotada em arquivos 
correntes. 
 
QUADRO DE ARRANJO 
(Dicionário Brasileiro de Terminologia