Aquivologia apostila

Prévia do material em texto

1 
 
 
 
 
 
 
 
ARQUIVOLOGIA 
UFPE- 2015 
 
Prof. Lino Madureira 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
MÓDULO 1 – Conceitos, características e 
princípios relacionados a arquivos e 
documentos. 
 
 
ARQUIVOLOGIA 
Disciplina que estuda as funções do arquivo e os 
princípios e técnicas a serem observados na 
produção, organização, guarda, preservação e 
utilização dos arquivos. Também chamada 
arquivística. (Dicionário Brasileiro de Terminologia 
Arquivística) 
 
 
ARQUIVO 
Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, 
os conjuntos de documentos produzidos e 
recebidos por órgãos públicos, instituições de 
caráter público e entidades privadas, em 
decorrência do exercício de atividades 
específicas, bem como por pessoa física, 
qualquer que seja o suporte da informação ou a 
natureza dos documentos. (Lei 8.159, Art. 2º) 
 
- Conjunto de documentos produzidos e 
acumulados por uma entidade coletiva, pública 
ou privada, pessoa ou família, no desempenho de 
suas atividades, independentemente da natureza 
do suporte. 
 
- Instituição ou serviço que tem por finalidade a 
custódia, o processamento técnico, a 
conservação e o acesso a documentos. 
 
- Instalações onde funcionam arquivos. 
 
- Móvel destinado à guarda de documentos. 
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística) 
 
 
DOCUMENTO 
Unidade de registro de informações, qualquer 
que seja o suporte ou formato. (Dicionário Brasileiro 
de Terminologia Arquivistica) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 2 
ORGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO 
 
- Arquivo 
Acumulação ordenada dos documentos, em sua 
maioria textuais, criados por uma instituição ou 
pessoa, no curso de sua atividade, e preservados 
para a consecução de seus objetivos, visando à 
utilidade que poderão oferecer no futuro. 
(Marilena Leite Paes) 
 
- Biblioteca 
Conjunto de material, em sua maioria impresso, 
disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e 
consulta. (Marilena Leite Paes) 
 
- Museu 
Instituição de interesse público, criada com a 
finalidade de conservar estudar e colocar à 
disposição do público conjuntos de peças e 
objetos de valor cultural. (Marilena Leite Paes) 
 
 
É dever do Poder Público a gestão documental e 
a proteção especial a documentos de arquivos, 
como instrumento de apoio à administração, à 
cultura, ao desenvolvimento científico e como 
elementos de prova e informação. (Lei 8.159, Art. 
1º) 
 
 
 
 
PARALELO ENTRE BIBLIOTECA E 
ARQUIVO (Baseado em Schellenberg, 
sistematização retirada de Marilena Leite Paes) 
 
 
GÊNERO DOS DOCUMENTOS 
BIBLIOTECA ARQUIVO 
 
Documentos impressos 
Audiovisual 
Cartográfico 
 
 
Documentos textuais 
Audiovisual 
Cartográfico 
 
 
 
 
 
 
 
 
ORIGEM 
BIBLIOTECA ARQUIVO 
 
- Os documentos são 
produzidos e 
conservados com 
objetivos culturais. 
 
- Os documentos são 
produzidos e 
conservados com 
objetivos funcionais. 
 
 
 
AQUISIÇÃO ou CUSTÓDIA 
BIBLIOTECA ARQUIVO 
 
- Os documentos são 
colecionados de fontes 
diversas, adquiridos por 
compra ou doação. 
 
 
 
- Os documentos 
existem em numerosos 
exemplares. 
 
 
- A significação do 
acervo documental não 
depende da relação que 
os documentos tenham 
entre si. 
 
 
- Os documentos não 
são objetos de 
coleção; provêm das 
atividades públicas ou 
privadas, servidas 
pelo arquivo. 
 
- Os documentos são 
produzidos num único 
exemplar, ou limitado 
em número de cópias. 
 
- Há uma significação 
orgânica entre os 
documentos. 
 
 
 
MÉTODO DE AVALIAÇÃO 
BIBLIOTECA ARQUIVO 
 
- Aplica-se a 
unidades isoladas. 
 
 
 
 
 
 
- Preserva-se a 
documentação 
referente a uma 
atividade, como um 
conjunto e não 
como unidades 
isoladas. 
 
 
 
 3 
 
- O julgamento não 
tem caráter 
irrevogável. 
 
 
- O julgamento 
envolve questões de 
conveniência, e não 
de preservação ou 
perda total. 
 
 
- Os julgamentos 
são finais e 
irrevogáveis. 
 
 
- A documentação 
não raro existe em 
via única. 
 
 
 
MÉTODO DE CLASSIFICAÇÃO 
BIBLIOTECA ARQUIVO 
 
- Utiliza métodos 
predeterminados. 
 
 
 
 
 
 
- Exige conhecimento 
do sistema, do 
conteúdo e da 
significação dos 
documentos a 
classificar. 
 
- Estabelece 
classificação 
específica para cada 
instituição, ditada 
pelas suas 
particularidades. 
 
 
- Exige conhecimento 
da relação entre as 
unidades, a 
organização e o 
funcionamento dos 
órgãos. 
 
 
 
 
MÉTODO DESCRITIVO 
BIBLIOTECA ARQUIVO 
- Aplica-se a unidades 
documentais. 
 
 
- As séries (anuários, 
periódicos,...) são 
unidades isoladas para 
catalogação. 
- Aplica-se a 
conjuntos 
documentais. 
 
- As séries são 
consideradas unidades 
para fins de descrição. 
 
 
FINALIDADES DO ARQUIVO 
1º Servir à administração 
2º Servir à história 
 
FUNÇÃO DO ARQUIVO 
Tornar disponível as informações contidas no 
acervo documental sob sua guarda. 
 
 - Guarda e conservação 
 - Acessibilidade e pesquisa 
 
CLASSIFICAÇÃO QUANTO AS 
AGÊNCIAS CRIADORAS / ENTIDADES 
MANTENEDORAS 
 
- Públicos 
 Federal 
 Estadual 
 Distrito Federal 
 Municipal 
 
- Privados 
 Institucionais 
 Comerciais 
 Pessoais 
 
 
(Lei 8.159) 
Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de 
documentos produzidos e recebidos, no exercício 
de suas atividades, por órgãos públicos de 
âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e 
municipal em decorrência de suas funções 
administrativas, legislativas e judiciárias. 
 
§ 1º São também públicos os conjuntos de 
documentos produzidos e recebidos por 
instituições de caráter público, por entidades 
privadas encarregadas da gestão de serviços 
públicos no exercício de suas atividades. 
 
Art. 11 Consideram-se arquivos privados os 
conjuntos de documentos produzidos ou 
recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em 
decorrência de suas atividades. 
 
Art. 12 Os arquivos privados podem ser 
identificados pelo Poder Público como de 
interesse público e social, desde que sejam 
 
 
 
 4 
considerados como conjuntos de fontes 
relevantes para a história e desenvolvimento 
científico nacional. 
 
 
LEI 12.527 – LEI DE ACESSO À 
INFORMAÇÃO 
(Fonte: CGU. Acesso à informação pública: uma 
introdução à Lei 12.527, de 18 de novembro de 
2011). 
 
A informação sob a guarda do Estado é sempre 
pública, devendo o acesso a ela ser restringido 
apenas em casos específicos. Isto significa que a 
informação produzida, guardada, organizada e 
gerenciada pelo Estado em nome da sociedade é 
um bem público. O acesso a estes dados – que 
compõem documentos, arquivos, estatísticas – 
constitui-se em um dos fundamentos para a 
consolidação da democracia, ao fortalecer a 
capacidade dos indivíduos de participar de modo 
efetivo da tomada de decisões que os afeta. 
 
No Brasil, o acesso à informação pública está 
inscrito no capítulo I da Constituição -- dos 
Direitos e Deveres Individuais e Coletivos -- 
particularmente no inciso XXXIII do artigo 5. 
Veja o texto constitucional: 
 
“todos têm direito a receber dos órgãos públicos 
informações de seu interesseparticular, ou de 
interesse coletivo ou geral, que serão prestadas 
no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, 
ressalvadas aquelas cujo sigilo seja 
imprescindível à segurança da sociedade e do 
Estado”. 
 
É este dispositivo – em conjunto com outros 
incisos dos artigos 37 e 216 -- que a Lei 12.527, 
também conhecida como Lei de Acesso à 
Informação Pública, regulamenta. Ao efetivar o 
direito de acesso, o Brasil: consolida e define o 
marco regulatório sobre o acesso à informação 
pública sob a guarda do Estado estabelece 
procedimentos para que a Administração 
responda a pedidos de informação do cidadão 
estabelece q u e o acesso à informação pública é 
a regra, e o sigilo, a exceção. 
 
Uma importante iniciativa nesse sentido foi o 
lançamento, em 2004, do Portal da 
Transparência do Governo Federal: 
www.transparencia.gov.br . Por meio do Portal 
é possível: acompanhar informações atualizadas 
diariamente sobre a execução do orçamento 
obter informações sobre recursos públicos 
transferidos e sua aplicação direta (origens, 
valores, favorecidos). 
 
Veja algumas características de experiências 
bem-sucedidas de comunicação entre o Poder 
Público e a sociedade: a informação é 
apresentada de forma transparente e objetiva os 
dados técnicos são traduzidos em linguagem do 
dia a dia o conteúdo é acessível para pessoas 
com deficiência. 
 
Cultura do Acesso 
 
A demanda do cidadão é vista como legítima. O 
cidadão pode solicitar a informação pública sem 
necessidade de justificativa. São criados canais 
eficientes de comunicação entre governo e 
sociedade. São estabelecidas regras claras e 
procedimentos para a gestão das informações. Os 
servidores são permanentemente capacitados 
para atuarem na implementação da política de 
acesso à informação. 
 
Serviço de Informação ao Cidadão 
 
Para garantir o acesso, a Lei, além de estipular 
procedimentos, normas e prazos, prevê a criação, 
em todos os órgãos e entidades do poder público, 
de um Serviço de Informações ao Cidadão. 
Caberá a esta unidade: 
 
protocolizar documentos e requerimentos de 
acesso à informação; orientar sobre os 
procedimentos de acesso, indicando data, local e 
modo em que será feita a consulta; informar 
sobre a tramitação de documentos. 
 
São estabelecidos prazos para que sejam 
repassadas as informações ao solicitante. A 
resposta deve ser dada imediatamente, se estiver 
disponível, ou em até 20 dias, prorrogáveis por 
mais 10 dias: 
 
 
 
 5 
 
o pedido não precisa ser justificado, apenas 
conter a identificação do requerente e a 
especificação da informação solicitada o serviço 
de busca e fornecimento das informações é 
gratuito, salvo cópias de documentos. 
 
Nos casos em que a informação estiver sob 
algum tipo de sigilo previsto em Lei, é direito do 
requerente obter o inteiro teor da negativa de 
acesso, quando a informação for parcialmente 
sigilosa, fica assegurado o acesso, por meio de 
certidão, extrato ou cópia, com a ocultação da 
parte sob sigilo. 
 
No caso de negativa de acesso a informações, o 
cidadão pode interpor recurso à autoridade 
hierarquicamente superior àquela que emitiu a 
decisão. Persistindo a negativa, o cidadão poderá 
recorrer ao Ministro de Estado da área ou, em 
caso de descumprimento de procedimentos e 
prazos da Lei 12.527, à CGU. Em última 
instância, caberá recurso à Comissão Mista de 
Reavaliação de Informações. 
 
A Lei 12.527/2011 prevê exceções à regra de 
acesso para dados pessoais e informações 
classificadas por autoridades como sigilosas. 
Informações sob a guarda do Estado que dizem 
respeito à intimidade, honra e imagem das 
pessoas, por exemplo, não são públicas (ficando 
protegidas por um prazo de cem anos). Elas só 
podem ser acessadas pelos próprios indivíduos e, 
por terceiros, apenas em casos excepcionais 
previstos na Lei. 
 
A Lei 12.527/2011 traz novas regras referentes à 
classificação da informação. Como princípio 
geral, estabelece que uma informação pública 
somente pode ser classificada como sigilosa 
quando considerada imprescindível à segurança 
da sociedade (à vida, segurança ou saúde da 
população) ou do Estado (soberania nacional, 
relações internacionais, atividades de 
inteligência). 
 
 
 
 
As informações podem ser classificadas como: 
 
 Ultrassecreta prazo de segredo: 25 anos 
(renovável uma única vez) 
 
 Secreta prazo de segredo: 15 anos 
 
 Reservada prazo de segredo: 5 anos 
 
 
A classificação do sigilo de informações no 
âmbito da Administração Pública Federal é de 
competência: 
 
Grau Ultrassecreto: 
Do Presidente da República, Vice-Presidente da 
República, Ministros de Estado e autoridades 
com as mesmas prerrogativas, Comandantes da 
Marinha, do Exército e da Aeronáutica, Chefes 
de Missões Diplomáticas e Consulares 
permanentes no exterior. 
 
Grau Secreto 
Das autoridades mencionadas acima, mais: 
titulares de autarquias, fundações ou empresas 
públicas e sociedades de economia mista. 
 
Grau Reservado 
Das autoridades supracitadas, mais: as que 
exercem funções de direção, comando ou chefia, 
de hierarquia equivalente ou superior ao nível 
DAS 101.5; as que compõe o grupo -Direção e 
Assessoramento Superiores, conforme 
regulamentação específica de cada órgão ou 
entidade. 
 
 
Direitos Humanos 
Não poderão ser objeto de restrição de acesso 
informações ou documentos que versem sobre 
condutas que impliquem violação dos direitos 
humanos praticada por agentes públicos ou a 
mando de autoridades públicas. 
 
A Lei 12.527/2011 também prevê a 
responsabilização do servidor nos casos de seu 
descumprimento. 
 
 
 
 
 6 
Recusar-se a fornecer informação requerida nos 
termos da Lei, destruir ou alterar documentos ou 
impor sigilo para obtenção de proveito pessoal, 
por exemplo, são consideradas condutas ilícitas, 
podendo caracterizar infração ou improbidade 
administrativa. 
 
 
 
EVOLUÇÃO OU FREQUENCIA DE USO 
 
1ª Idade – Corrente / Ativo 
Constituído de documentos em curso ou 
consultados frequentemente, conservados nos 
escritórios ou nas repartições que os receberam e 
os produziram ou em dependências próximas de 
fácil acesso. (Marilena Leite Paes). 
 
Conjunto de documentos, em tramitação ou não, 
que, pelo seu valor primário, é objeto de 
consultas freqüentes pela entidade que o 
produziu, a quem compete a sua administração. 
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística). 
 
São conservados pela administração e 
somente o pessoal dessa administração tem 
competência para sobre o seu trato, 
classificação e utilização. 
 
2ª Idade – Intermediário / Semi-Ativo 
Constituído de documentos que deixaram de ser 
freqüentemente consultados, mas cujos órgãos 
que os receberam e os produziram podem ainda 
solicitá-los. Não há necessidade de serem 
conservados próximos aos escritórios. (Marilena 
Leite Paes). 
 
Conjunto de documentos originários de arquivos 
correntes, com uso pouco freqüente, que aguarda 
destinação. (Dicionário Brasileiro de Terminologia 
Arquivística). 
 
Saem do domínio exclusivo da administração 
que os produziu e tornam-se passivos de ação 
comum desta e da Administração de 
Arquivos, permanecendo a propriedade 
exclusiva da primeira. 
 
 
 
3ª Idade – Permanente / Inativo 
Constituído de documentos que perderam todo 
valor de natureza administrativa, que se 
conservam em razão de seu valor histórico ou 
documental e que constituem osmeios de 
conhecer o passado e sua evolução. (Marilena Leite 
Paes). 
 
Conjunto de documentos preservados em caráter 
definitivo em função de seu valor. (Dicionário 
Brasileiro de Terminologia Arquivística). 
 
São de competência exclusiva da 
Administração dos Arquivos. 
 
 
 
CLASSIFICAÇÃO QUANTO A EXTENSÃO 
/ ATUAÇÃO 
 
- Setoriais 
São aqueles estabelecidos junto aos órgãos 
operacionais, cumprindo funções de arquivo 
corrente. (Marilena Leite Paes). 
 
 
- Gerais / Centrais 
São os que se destinam a receber os documentos 
correntes provenientes dos diversos órgãos que 
integram a estrutura de uma instituição, 
centralizando, portanto, as atividades de arquivo 
corrente. (Marilena Leite Paes). 
 
 
CLASSIFICAÇÃO QUANTO A NATUREZA 
DOS DOCUMENTOS 
 
Arquivos Especiais 
Tem sob sua guarda documentos de formas 
físicas diversas (fotografias, fitas, microformas, 
slides...), e que por esta razão merecem 
tratamento especial não apenas no que se refere 
ao seu armazenamento, como também no 
registro, acondicionamento, controle e 
conservação. (Marilena Leite Paes). 
 
- Documento Especial 
Documento em linguagem não-textual, 
em suporte não convencional, ou, no caso 
 
 
 
 7 
de papel, em formato e dimensões 
excepcionais, que exige procedimentos 
específicos para seu processamento 
técnico, guarda e preservação, e cujo 
acesso depende, na maioria das vezes, de 
intermediação tecnológica. (Dicionário 
Brasileiro de Terminologia Arquivística) 
 
 
Arquivos Especializados 
Tem sob sua guarda documentos resultantes da 
experiência humana num campo específico, 
independente da forma física que apresentem. 
(Marilena Leite Paes). 
 
 
CARACTERÍSTICAS 
Conforme suas características os documentos 
podem ser classificados de acordo com os 
seguintes elementos: suporte, forma, formato, 
gênero, espécie, tipo. (Janice Gonçalves) 
 
 
 
SUPORTE 
Definição Exemplos 
 
Material sobre o qual as 
informações são 
registradas. 
 
 
- Acetato 
- Papel 
- Fita Magnética 
- Disco Óptico 
 
 
 
 
FORMATO 
Definição Exemplos 
 
Configuração física de 
um suporte, de acordo 
com a natureza e o modo 
como foi confeccionado. 
 
 
- Caderno 
- Diapositivo 
- Folha 
- Folhas avulsas 
- Mapa 
- Planta 
- Rolo de filme 
- Cartaz 
- Livro 
 
 
 
FORMA 
Definição Exemplos 
 
Estágio de preparação e 
de transmissão de 
documentos. 
 
 
- Original 
- Cópia 
- Rascunho/Minuta 
 
 
GÊNERO 
Definição Exemplos 
 
Configuração que 
assume o documento de 
acordo com o sistema de 
signos utilizado na 
comunicação de seu 
conteúdo. 
 
 
- Audiovisual 
- Sonoro 
- Iconográfico 
- Textual 
- Cartográfico 
- Micrográfico 
- Informático 
 
 
ESPÉCIE 
Definição Exemplos 
 
Configuração que 
assume um documento 
de acordo com a 
disposição e a natureza 
das informações nele 
contidas. 
 
 
- Boletim 
- Certidão 
- Declaração 
- Relatório 
- Contrato 
 
 
TIPO 
Definição Exemplos 
 
“Configuração que 
assume uma espécie 
documental, de acordo 
com a atividade que a 
gerou” 
 
 
- Boletim de 
Ocorrência 
 
- Boletim Médico 
 
- Boletim Escolar 
 
- Contrato de Locação 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 8 
PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS 
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística) 
 
Fundo 
Conjunto de documentos de uma mesma 
proveniência. Termo que equivale a arquivo 
 
Proveniência 
Princípio básico da arquivologia segundo o qual 
o arquivo produzido por uma entidade coletiva, 
pessoa ou família não deve ser misturado aos de 
outras entidades produtoras. 
 
 
Organicidade 
Relação natural entre documentos de um arquivo 
em decorrência das atividades da entidade 
produtora. 
 
 
Unicidade 
Os documentos são únicos em decorrência de 
sua gênese. 
 
 
Pertinência 
Princípio segundo o qual os documentos 
deveriam ser reclassificados por assunto sem ter 
em conta a proveniência e a classificação 
original. Também chamado princípio temático. 
 
 
Ordem Original 
Princípio segundo o qual o arquivo deveria 
conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, 
pessoa ou família que o produziu. 
 
 
QUESTÕES DE PROVA 
 
01 (TRE-RJ 2012) Os documentos de arquivo 
são produzidos e (ou) recebidos para o 
atendimento de objetivos culturais e históricos. 
 
02 (DPF – ESCRIVAO – 2012) A gestão de 
documentos, reconhecida inclusive na legislação 
arquivística brasileira, visa garantir que os 
arquivos sejam instrumentos de apoio à 
administração, à cultura, ao desenvolvimento 
científico e elementos de prova e informação. 
 
03 (IBAMA 2012) Os arquivos de uma 
organização pública podem ser constituídos de 
documentos originários das atividades meio e 
fim e produzidos em variados suportes 
documentais, inclusive o digital. 
 
04 (TRE-RJ 2012) Os arquivos de uma 
organização podem conter diversos gêneros 
documentais, como o textual, o audiovisual e o 
cartográfico. 
 
05 (TRE-RJ 2012) Arquivos e bibliotecas, 
embora constituam diferentes órgãos de 
documentação, precisamente por tratarem de 
documentos com características físicas e funções 
distintas, conferem o mesmo tipo de tratamento 
aos gêneros documentais sob sua 
responsabilidade. 
 
06 (TRE-RJ 2012) O método descritivo, no caso 
dos arquivos, é aplicado ao conjunto de 
documentos. 
 
07 (DPF – PAPILOSCOPISTA) O arquivo do 
Departamento de Polícia Federal compõe-se de 
documentos colecionados referentes a assuntos 
de interesse dos servidores desse órgão. 
 
08 (MPU – 2013 – TÉCNICO) Compete ao 
Arquivo Nacional definir as normas gerais e 
estabelecer as diretrizes para o Sistema Nacional 
de Arquivos bem como promover o inter-
relacionamento de arquivos públicos e privados. 
 
09 (MPU – 2013 – TÉCNICO) A significação 
orgânica entre os documentos é característica 
fundamental dos arquivos, de modo que um 
documento destacado de seu conjunto pode 
perder valor. 
 
10 (IBAMA 2012) Os documentos considerados 
sigilosos são classificados em 
ultrassecretos, secretos e reservados. 
 
 
 
 
 
 
 9 
MÓDULO 2 – Gestão documental; avaliação 
e temporalidade. 
 
 
GESTÃO DE DOCUMENTOS 
Considera-se gestão de documentos o conjunto 
de procedimentos e operações técnicas à sua 
produção, tramitação, uso, avaliação e 
arquivamento em fase corrente e intermediária, 
visando a sua eliminação ou recolhimento para 
guarda permanente. 
(Lei 8.159, Art. 3º) 
 
DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS 
Análise das informações básicas (quantidade, 
localização, estado físico, condições de 
armazenamento, grau de crescimento, freqüência 
de consulta) sobre arquivos, a fim de implantar 
sistemas e estabelecer programas de 
transferência, recolhimento, microfilmagem, 
conservação e demais atividades. (Ieda Pimenta 
Bernardes). 
 
 
 
OS TRÊS MOMENTOS (FASES) DA 
GESTÃO DE DOCUMENTOS 
 
IEDA PIMENTA 
BERNARDES 
Marilena Leite Paes 
Produção dos 
Documentos 
Inclui a elaboração de 
formulários, implantação de 
sistemas de organização da 
informação, aplicação de 
novas tecnologias aos 
procedimentos 
administrativos. 
 
Produção 
Elaboração dos 
documentos em 
decorrência das 
atividades de um órgão 
ou setor. O arquivista 
deve contribuir para que 
sejam criados apenasdocumentos essenciais à 
administração da 
instituição e evitadas 
duplicação e emissão de 
vias desnecessárias; 
sugerir a criação e a 
extinção de modelos e 
formulários; participar da 
seleção dos recursos 
humanos que deverão 
desempenhar tarefas 
arquivísticas e afins. 
 
Manutenção e Uso 
Implantação de sistemas de 
arquivo, seleção dos 
sistemas de reprodução, 
automatização do acesso, 
mobiliário, materiais, local. 
 
Utilização 
Inclui as atividades de 
protocolo (recebimento, 
classificação, registro, 
distribuição, tramitação), 
de expedição, de 
organização e 
arquivamento de 
documentos em fase 
corrente e intermediária, 
bem como a elaboração 
de normas de acesso à 
documentação e à 
recuperação da 
informação. 
 
Destinação Final dos 
Documentos 
Programa de avaliação que 
garanta a proteção dos 
conjuntos documentais de 
valor permanente e a 
eliminação de documentos 
rotineiros e desprovidos de 
valor probatório e 
informativo. 
 
Destinação 
Análise e avaliação dos 
documentos acumulados 
nos arquivos, com vistas 
a estabelecer seus prazos 
de guarda, determinando, 
quais serão objeto de 
arquivamento permanente 
e quais deverão ser 
eliminados. 
 
 
 
 
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS 
Processo de análise de documentos de arquivo, 
que estabelece os prazos de guarda e a 
destinação, de acordo com os valores que lhes 
são atribuídos. (Dicionário Brasileiro de Terminologia 
Arquivística). 
 
Trabalho interdisciplinar que consiste em 
identificar valores para os documentos (imediato 
e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com 
vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou 
eliminação, contribuindo para a racionalização 
dos arquivos e eficiência administrativa, bem 
como para a preservação do patrimônio 
documental. (Ieda Pimenta Bernardes) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 10 
OBJETIVO DA AVALIAÇÃO DE 
DOCUMENTOS (Ieda Pimenta Bernardes) 
 
- Preservação Documental 
 
- Redução da massa documental 
 
- Liberação de espaço físico 
 
- Melhor conservação dos documentos de 
guarda permanente 
 
- Incremento à pesquisa 
 
- Agilidade na recuperação dos documentos e 
das informações 
 
- Racionalização da produção e do fluxo de 
documentos (tramite) 
 
- Eficiência administrativa 
 
 
VALOR PRIMÁRIO 
Valor atribuído a documento em função do 
interesse que possa ter para a entidade produtora, 
levando-se em conta a sua utilidade para fins 
administrativos, legais e fiscais. (Dicionário 
Brasileiro de Terminologia Arquivística). 
 
VALOR SECUNDÁRIO 
Valor atribuído a um documento em função do 
interesse que possa ter para a entidade produtora 
e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade 
para fins diferentes daqueles para os quais foi 
originalmente produzido. (Dicionário Brasileiro de 
Terminologia Arquivística). 
 
 
 
 
Valores –(Dicionário Brasileiro de 
Terminologia Arquivística) 
 
Valor Administrativo 
Valor que um documento possui para a 
atividade administrativa de uma entidade 
produtora, na medida em que informa, 
fundamenta ou prova seus atos. 
 
 
Valor Fiscal 
Valor atribuído a documentos ou arquivos para 
comprovação de operações financeiras ou 
fiscais. 
 
 
Valor Legal 
Valor que um documento possui perante a lei 
para comprovar um fato ou constituir um 
direito. 
 
 
Valor Probatório 
Valor intrínseco que permite a um documento 
de arquivo servir de prova legal. 
 
 
Valor Informativo 
Valor que um documento possui pelas 
informações nele contidas, independentemente 
de seu valor probatório. 
 
 
Valor Intrínseco 
Valor que um documento possui em razão de 
seu conteúdo, das circunstâncias de sua 
produção, de suas assinaturas ou selos. 
 
 
Valor Permanente 
Valor probatório ou valor informativo que 
justifica a guarda permanente de um 
documento em um arquivo. Também chamado 
valor arquivístico ou valor histórico. 
 
 
 
 
 
 
PRAZOS CONSIDERADOS NO PROCESSO 
DE AVALIAÇÃO . (Ieda Pimenta Bernardes) 
 
 
Prazo de Vigência 
Intervalo de tempo durante o qual o documento 
produz efeitos administrativos e legais plenos, 
cumprindo as finalidades que determinaram sua 
produção. 
 
 
 
 
 
 11 
Prazo de Prescrição 
Intervalo de tempo durante o qual o poder 
público, a empresa, ou qualquer interessado pode 
invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer 
valer direito seu que entenda violado. 
 
Prescrição: Extinção dos prazos 
para a aquisição ou perda de 
direitos contidos nos documentos 
(Dicionário Brasileiro de Terminologia 
Arquivística). 
 
 
Prazo de Precaução 
Intervalo de tempo durante o qual o poder 
público, a empresa ou qualquer interessado 
guarda o documento antes de eliminá-lo ou 
encaminhá-lo para guarda definitiva no Arquivo 
Permanente. 
 
 
 
TABELA DE TEMPORALIDADE 
DOCUMENTAL 
 
Instrumento de destinação, aprovado por 
autoridade competente, que determina 
prazos e condições de guarda tendo em 
vista a transferência, recolhimento, 
descarte ou eliminação de documentos. 
(Dicionário Brasileiro de Terminologia 
Arquivística). 
 
A tabela de temporalidade é um 
instrumento arquivístico resultante de 
avaliação, que tem por objetivos definir 
prazos de guarda e destinação de 
documentos, com vista a garantir o 
acesso à informação a quantos dela 
necessitem. Sua estrutura básica deve 
necessariamente contemplar os conjuntos 
documentais produzidos e recebidos por 
uma instituição no exercício de suas 
atividades, os prazos de guarda nas fases 
corrente e intermediária, a destinação 
final – eliminação ou guarda permanente 
– , além de um campo para observações 
necessárias à sua compreensão e 
aplicação. (Conarq – Res. 14) 
 
Nesse instrumento é importante registrar também 
os documentos que deverão ser reproduzidos em 
outros suportes (microfilmagem, digitalização 
etc.). 
 
A Tabela de Temporalidade é um instrumento 
dinâmico de gestão de documentos, por isso 
precisa ser periodicamente atualizada a fim de 
incorporar os novos conjuntos documentais que 
possam vir a ser produzidos, e devido as 
mudanças que eventualmente ocorrem na 
legislação e podem implicar em mudança nos 
prazos de arquivamento. (Ieda Pimenta Bernardes). 
 
* Ver exemplo de Tabela de Temporalidade Documental 
em Anexo 
 
TRANSFERÊNCIA 
Passagem de documentos do arquivo corrente 
para o arquivo intermediário. (Dicionário Brasileiro 
de Terminologia Arquivística). 
 
RECOLHIMENTO 
Entrada de documentos públicos em arquivos 
permanentes, com competência formalmente 
estabelecida. 
 
Operação pela qual um conjunto de documentos 
passa do arquivo intermediário para o arquivo 
permanente. (Dicionário Brasileiro de Terminologia 
Arquivística). 
 
ELIMINAÇÃO 
Destruição de documentos que, na avaliação, 
foram considerados sem valor permanente. 
Também chamada expurgo de documentos. 
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística). 
 
A eliminação depende de algum instrumento 
legal ou normativo que a autorize. 
 
PASSOS PARA A IMPLANTAÇÃO DE 
PROCESSOS DE AVALIAÇÃO . (Ieda Pimenta 
Bernardes). 
 
- Constituição formal da Comissão de Avaliação 
de Documentos, que garanta legitimidade e 
autoridade à equipe responsável. 
 
 
 
 
 12 
- Elaboração de textos legais ou normativos que 
definam normas e procedimentos para o trabalho 
de avaliação.- Estudo da estrutura administrativa do órgão e 
análise das competências, funções e atividades 
de cada uma de suas unidades. 
 
- Levantamento da produção documental: 
entrevistas com funcionários, responsáveis e 
encarregados, até o nível da seção, para 
identificar as séries documentais geradas no 
exercício de suas competências e atividades. 
 
- Análise do fluxo documental: origem, pontos 
de tramitação e encerramento do trâmite. 
 
- Identificação dos valores dos documentos de 
acordo com sua idade: administrativo, legal, 
fiscal, técnico, histórico. 
 
- Definição dos prazos de guarda em cada local 
de arquivamento. 
 
 
 
COMPETÊNCIA PARA AVALIAR 
DOCUMENTOS (Conarq – Res. 14) 
 
A Comissão Permanente de Avaliação compor-
se-á de: 
 
- arquivista ou responsável pela guarda da 
documentação; 
 
- servidores das unidades organizacionais às 
quais se referem os documentos a serem 
destinados, com profundo conhecimento das 
atividades desempenhadas; 
 
- historiador ligado à área de pesquisa de que 
trata o acervo; 
 
- profissional da área jurídica, responsável pela 
análise do valor legal dos documentos; 
 
- profissionais ligados ao campo de 
conhecimento de que trata o acervo objeto da 
avaliação (economista, sociólogo, engenheiro, 
médico e outros); 
 
- outros profissionais que possam colaborar com 
as atividades da comissão. 
 
 
Competirá à comissão designar grupo de 
trabalho responsável pela execução dos 
procedimentos metodológicos 
 
 
 
ATIVIDADES DAS COMISSÃO DE 
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS (Ieda 
Pimenta Bernardes). 
 
Comissão Central de Avaliação 
(Comissão Permanente de Avaliação) 
 
- Coordenar e orientar as atividades 
desenvolvidas pelas Comissões Setoriais de 
Avaliação, respeitada a legislação específica de 
cada órgão. 
 
- Avaliar, adequar e aprovar as propostas de 
Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas 
Comissões Setoriais de Avaliação. 
 
- Orientar a execução das decisões registradas na 
Tabela de Temporalidade (eliminação, 
transferência, recolhimento, reprodução). 
 
- Supervisionar as eliminações de documentos ou 
recolhimentos ao Arquivo Permanente, de 
acordo com o estabelecido nas Tabelas de 
Temporalidade. 
 
- Aprovar as amostragens. 
 
- Propor critérios de organização, racionalização 
e controle da gestão de documentos e arquivos. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 13 
Comissão Setorial de Avaliação de 
Documentos (Grupos de Trabalho) 
 
- Promover o levantamento e a identificação das 
séries documentais produzidas, recebidas ou 
acumuladas por seu respectivo órgão. 
 
- Elaborar a proposta da Tabela de 
Temporalidade, encaminhando-a, acompanhada 
das necessárias justificativas, para a apreciação e 
aprovação da CCAD. 
 
- Solicitar a colaboração de auxiliares 
temporários para o desenvolvimento dos 
trabalhos, em razão de sua especificidade ou 
volume. 
 
- Acompanhar os trabalhos de organização, 
racionalização e controle de arquivos e 
documentos de seu órgão, visando o 
estabelecimento de rotinas de eliminação ou 
envio para guarda permanente. 
 
- Propor as modificações cabíveis para a Tabela 
de Temporalidade, atualizando-a sempre que 
necessário. 
 
- Elaborar a relação dos documentos a serem 
eliminados ou remetidos para guarda 
permanente. 
 
- Coordenar o trabalho de seleção e preparação 
material dos conjuntos documentais a serem 
eliminados, deixando-os disponíveis para 
eventuais verificações. 
 
- Presenciar a eliminação dos documentos, 
lavrando a respectiva ata. 
 
 
 
QUESTÕES DE PROVA 
 
 
11 (TRE-RJ 2012) A incorporação é considerada 
uma das fases mais importantes de um programa 
de gestão de documentos. 
 
12 (IBAMA 2012) Resultado do processo de 
avaliação dos documentos de arquivo, a tabela de 
temporalidade é um instrumento de gestão 
arquivística. 
 
13 (TRE-RJ 2012) A tabela de temporalidade é 
instrumento que possibilita a eliminação segura e 
responsável dos documentos de arquivo, visto 
que nela se especificam os prazos de guarda 
desses documentos bem como sua destinação 
final. 
 
14 (BACEN 2013 – TÉCNICO - AREA 1) A 
tabela de temporalidade de documentos é 
instrumento de gestão aprovado por autoridade 
competente que permite gerenciar a massa 
documental acumulada e avaliar o prazo de 
guarda e a destinação final dos documentos 
produzidos ou recebidos por uma instituição. 
 
15 (DPF – ESCRIVAO – 2012) O Departamento 
de Polícia Federal deve utilizar a tabela de 
temporalidade de documentos de arquivo 
elaborada pelo Conselho Nacional de Arquivos, 
para avaliar os documentos de arquivo 
produzidos e(ou) recebidos pela sua atividade-
meio. 
 
16 (DPF – ESCRIVAO – 2012) Definir a 
destinação final de determinado documento de 
arquivo é estabelecer o seu prazo de guarda nos 
arquivos corrente e intermediário. 
 
17 (DPF – ESCRIVAO – 2012) Os documentos 
de arquivo, após cumprirem o prazo de guarda 
nos arquivos correntes, devem ser transferidos 
para o arquivo permanente. 
 
18 (IBAMA 2012) O documento de arquivo em 
papel, independentemente de sua destinação 
final, deve ser higienizado e restaurado. 
 
19 (TRE-RJ 2012) Consoante a legislação 
arquivística, estará sujeito a responsabilização 
penal, civil e administrativa aquele que destruir 
documentos de valor permanente ou que sejam 
considerados de interesse público e social. 
 
 
 
 
 14 
20 (PF – ESCRIVÃO 2009 ) Documentos de 
arquivo produzidos ou recebidos por uma 
instituição pública ou privada, com valor 
administrativo, legal ou fiscal, considerados 
como parte do arquivo intermediário dessa 
instituição, são também considerados de valor 
secundário. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
MÓDULO 3 – Práticas arquivísticas: 
classificação, ordenação, protocolo. 
 
 
CLASSIFICAÇÃO (Janice Gonçalves) 
O objetivo da classificação é, basicamente, dar 
visibilidade às funções e às atividades do organismo 
produtor do arquivo, deixando claras as ligações 
entre os documentos. 
 
Podemos entender que a classificação é, antes de 
tudo, lógica: a partir da análise do organismo 
produtor de documentos de arquivo, são criadas 
categorias, classes genéricas, que dizem respeito às 
funções/atividades detectadas. 
 
Ex: Uma classe RECURSOS HUMANOS 
subdividida em Cadastro de Funcionário e 
Benefícios 
 
RECURSOS HUMANOS 
 Cadastro de Funcionários 
 Benefícios 
 
Cada Subclasse pode ser subdividida de acordo 
com a necessidade. 
 
RECURSOS HUMANOS 
 Cadastro de Funcionários 
 documentos pessoais 
 Benefícios 
 alimentação 
 saúde 
 
 
A classificação é geralmente traduzida em 
esquema no qual a hierarquia entre as classes e 
subclasses aparece representada espacialmente, 
esse esquema é chamado de Plano de 
Classificação. 
 
 
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO 
(Dicionário Brasileiro de Terminologia 
Arquivística) 
 
Esquema elaborado a partir do estudo das 
estruturas e funções da instituição e análise do 
arquivo por ela produzido, pelo qual se 
 
 
 
 15 
distribuem os documentos em classes, de acordo 
com métodos de arquivamento específicos. 
Expressão geralmente adotada em arquivos 
correntes. 
 
QUADRO DE ARRANJO 
(Dicionário Brasileiro de TerminologiaArquivística) 
 
Esquema estabelecido para arranjo de documentos 
de um arquivo, a partir do estudo das estruturas, 
funções ou atividades do gerador e da análise do 
acervo. Expressão adotada em arquivos 
permanentes. 
 
 
O Plano de Classificação pode seguir o critério 
FUNCIONAL, ou o critério ESTRUTURAL. 
 
Critério Funcional: que tem por eixo as funções 
desempenhadas pela entidade produtora do 
arquivo 
 
Critério Estrutural: que tem por eixo a estrutura 
administrativa da entidade produtora do arquivo 
 
 
Um Plano de Classificação deve possuir três 
características (Schellemberg): 
 
 Simplicidade 
 Flexibilidade 
 Expansibilidade 
 
 
ORDENAÇÃO (Janice Gonçalves) 
 
Tem como objetivo básico facilitar e agilizar a 
consulta aos documentos, pois, mesmo no que se 
refere a uma mesma atividade, e em relação a um 
mesmo tipo documental os documentos atingem 
um volume significativo. 
 
A ordenação é feita com base nos elementos 
informativos contidos nos documentos: 
 
 Nº do documento (atribuído pelo 
emissor ou pelo receptor) 
 Data 
 Local de procedência 
 Nome do emissor ou do 
destinatário 
 
Para a definição do critério de ordenação 
devemos considerar os tipos de busca que recai 
sobre cada documento. 
 
 
 
 
MÉTODOS BÁSICOS 
 ALFABÉTICO 
 GEOGRÁFICO 
 NUMÉRICOS 
 Simples 
 Dígito Terminal 
 Cronológico 
 
 IDEOGRÁFICOS (Assunto) 
 Alfabético 
 enciclopédico 
 dicionário 
 Numéricos 
 duplex 
 decimal 
 unitermo 
 
 
MÉTODOS PADRONIZADOS 
 VARIADEX 
 
* AUTOMÁTICO 
* SOUNDEX 
* MNEMÔNICO 
* RÔNEO 
 
* Métodos sem aplicação prática nos arquivos 
brasileiros e obsoletos. 
 
 
Sistema Direto: a busca do documento é 
realizada diretamente no local onde o documento 
está guardado. 
 
Sistema Indireto: para se localizar um 
documento é necessário utilizar um índice ou um 
código. 
 
 
 
 
 16 
ORDENAÇÃO ALFABÉTICA 
 
Existem dois tipos de ordenação alfabética. 
 
Letra por Letra 
Considera cada letra como elemento de 
ordenação. (desconsiderar o espaço entre as 
palavras). 
 
Palavra por Palavra 
Considera a palavra como elemento de 
ordenação. 
 
 
Letra por Letra Palavra por Palavra 
 
Monte Alegre 
Monte Branco 
Monteiro 
Monte Mor 
Montenegro 
Monte Sinai 
 
 
Monte Alegre 
Monte Branco 
Monte Mor 
Monte Sinai 
Monteiro 
Montenegro 
 
 
* As partículas não devem ser consideradas no 
momento da ordenação (de, da, dos, e,...) 
 
 
MÉTODO ALFABÉTICO 
 O elemento considerado para ordenação é o 
Nome. 
 
 
Regras de Alfabetação 
 
1º) Para pessoa física considera-se o último 
sobrenome e depois o prenome. 
 
 
 
 
2º) Quando houver sobrenomes iguais prevalece 
a ordem alfabética do prenome. 
 
 
 
 
3º) Sobrenomes compostos por substantivo 
adjetivado, ou ligados por hífen, não se separam. 
 
 
 
 
 
4º) Sobrenomes formados por Santo, Santa, 
São, não se separam. 
 
 
 
5º) As indicações de grau de parentesco como 
Filho, Júnior, Sobrinho, Neto, são consideradas 
partes integrantes do último sobrenome e não são 
separados na inversão. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 17 
6º) Os títulos são colocados no final do nome 
entre parênteses. 
 
 
 
 
7º) Os nomes espanhóis são registrados a partir 
do penúltimo sobrenome, que corresponde ao 
sobrenome paterno. 
 
 
 
 
8º) Os nomes orientais (japonês, chinês, árabe) 
são registrados como se apresentam, sem 
inversão 
 
 
 
 
9º) Nomes de empresas e instituições (pessoa 
jurídica) devem ser transcritos como se 
apresentam, porém, os artigos iniciais não devem 
ser considerados para alfabetação, e aparecem no 
fim entre parênteses. 
 
 
 
10º) Nos títulos de congressos, conferências, 
reuniões, os números arábicos, romanos ou 
escrito por extenso deverão aparecer no final 
entre parênteses. 
 
 
 
 
 
MÉTODO GEOGRÁFICO 
 
Utiliza informações do aspecto geográfico do 
documento. 
 
Existem 3 (três) formas de arquivamento 
 
 
1ª FORMA: ESTADO – CIDADE 
 
Os documentos são agrupados por Estados 
 
Ex: Pernambuco 
 Rio Grande do Norte 
 
Dentro das divisões estaduais seguem as divisões 
por cidades, ficando a primeira subdivisão para a 
capital 
 
Ex: PERNAMBUCO 
 Pernambuco – Recife 
 Pernambuco – Brejinho 
 Pernambuco – Caruaru 
 Pernambuco – Limoeiro 
 Pernambuco – Olinda 
 
 RIO GRANDE DO NORTE 
 Rio Grande do Norte – Natal 
 Rio Grande do Norte – Brejinho 
 Rio Grande do Norte – Caicó 
 Rio Grande do Norte – Mossoró 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 18 
2ª FORMA: CIDADE – ESTADO 
 
Os documentos são agrupados por Cidade 
 
Ex: 
 Brejinho 
 Brejinho 
 Caicó 
 Limoeiro 
 Mossoró 
 Natal 
 Olinda 
 Recife 
 
Ao lado de cada Cidade indicar o Estado a que 
pertence. 
 
Ex: 
 Brejinho – Pernambuco 
 Brejinho – Rio Grande do Norte 
 Caicó – Rio Grande do Norte 
 Limoeiro - Pernambuco 
 Mossoró – Rio Grande do Norte 
 Natal – Rio Grande do Norte 
 Olinda - Pernambuco 
 Recife - Pernambuco 
 
 
 
 
 
3ª FORMA: PAÍS – CIDADE 
 
Os documentos são agrupados por País 
 
Ex: França 
 Portugal 
 
Dentro das divisões de País seguem as 
divisões por Cidades, FICANDO A 
PRIMEIRA SUBDIVISÃO PARA CAPITAL 
 
Ex: FRANÇA 
 França – Paris 
 França – Lorena 
 PORTUGAL 
 Portugal – Lisboa 
 Portugal – Coimbra 
 Portugal – Porto 
 
 
 
MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES 
 
O Método numérico simples considera um 
número já existente no documento (ex: nº de 
matrícula do funcionário no cartão de ponto) ou 
o receptor do documento pode atribuir um 
número ao documento. 
 
Importante: Controle da numeração para não 
atribuir o mesmo número para dois itens 
diferentes. 
 
O método numérico simples é um método 
indireto, pois exige a utilização de um índice 
alfabético para a realização de uma busca. 
 
 
Ex: Dossiês de Funcionários Ordenados por Nº 
de Matrícula. 
 
 
Pastas – Dossiês de Funcionários 
 
 41737 
 
 40072 
 
 30095 
 
 30021 
 
20241 
 
 
 
ÍNDICE ALFABÉTICO 
Aguiar, Antonio - 40072 
Caldas, Luis Henrique - 30095 
Guerra Filho, George - 41737 
Magalhães, João - 20241 
Tenório, Edilson – 30021 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 19 
MÉTODO DÍGITO-TERMINAL 
 
A base do método consiste subdividir um 
número de seis dígitos em três grupos de dois 
dígitos a partir de uma leitura da direita para a 
esquerda, separando os pares com hífen. Sendo o 
primeiro par da direita denominado grupo 
primário, seguido pelo grupo secundário, e grupo 
terciário. 
 
Ex: 
 
Decompondo o número 829319 
Teremos: 82-93-19 
 
Sendo o grupo primário para ordenação 19, 
seguido do grupo secundário, 93, e do grupo 
terciário 82. 
 
 
Se o número apresentar apenas cinco dígitos o 
grupo terciário deverá ser complementado com 
um número 0 (zero). 
 
Ex: 
56212  05-62-12 
 
Ex: 
 
Numérico Simples Dígito Terminal 
 
56212 
86212 
94217 
218703 
672789 
972689 
 
21-87-03 
05-62-12 
08-62-12 
09-42-17 
97-26-89 
67-27-89MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO 
 
Utiliza a informação cronológica do documento 
(DATA) para a ordenação. 
 
No momento da ordenação, os documentos mais 
recentes ficam sempre sobre os mais antigo, e se 
forem pastas as pastas mais recentes vem na 
frente das mais antigas. 
 
As principais informações cronológicas são: 
 
DIA 
1 
2 
3 
4 
5 
 ... 
... 
... 
 ... 
29 
30 
31 
 MÊS 
Janeiro / jan. /01 
Fevereiro / fev / 02 
Março / mar. / 03 
Abril / abr. / 04 
Maio / maio / 05 
Junho / jun. / 06 
Julho / jul / 07 
Agosto / ago. /08 
Setembro / set. / 09 
Outubro / out. /10 
Novembro / nov. / 11 
Dezembro / dez. / 12 
 ANO 
... 
... 
1940 
... 
... 
1965 
1966 
... 
... 
1999 
2000 
2001 
 
 
 
 1º ANO 
 
 Seqüência 
 da 2º MÊS 
 Ordenação 
  
 3º DIA 
 
 
 
ASSUNTO – ALFABÉTICO - DICIONÁRIO 
 
Assuntos isolados são dispostos em ordem 
alfabética. 
 
EX: 
 ATESTADO MÉDICO 
 CONTA DE ÁGUA 
 CONTA DE LUZ 
 CONTRATO DE TRABALHO 
 FOLHA DE PAGAMENTO 
 NOTA FISCAL DE ENTRADA 
 NOTA FISCAL DE IMOBILIZADO 
 NOTA FISCAL DE SAÍDA 
 TESTE DE ADMISSÃO 
 
 
 
 
 20 
 
ASSUNTO - ALFABÉTICO - ENCICLOPÉDICO 
 
Assuntos correlatos são agrupados sob um título 
geral. 
 
EX: 
 
CONTABILIDADE 
 Conta de Água 
 Conta de Luz 
 Notas Fiscais 
 nota fiscal de entrada 
 nota fiscal de imobilizado 
 nota fiscal de saída 
 
PESSOAL 
 Atestado Médico 
 Contrato de Trabalho 
 Folha de Pagamento 
 Teste de Admissão 
 
 
 
ASSUNTO – NUMÉRICO - DUPLEX 
 
Os assuntos são divididos em classes e sub-
classes. 
 
O método permite a criação ilimitada de classes, 
o que exige cuidado para que não sejam criadas 
pastas com assuntos já incluídos em sub-pastas. 
 
 Para cada assunto principal é atribuído 
um número 
 
 
CONTABILIDADE 1 
PESSOAL 2 
 
 
 
 Dentro dos assuntos principais podem 
ocorrer subdivisões 
 
CONTABILIDADE 1 
 CONTAS DE CONSUMO 1-1 
 NOTAS FISCAIS 1-2 
 
 Dentro das subdivisões podem ocorrer 
novas subdivisões. 
 
CONTABILIDADE 1 
 CONTAS DE CONSUMO 1-1 
 Conta de Água 1-1-1 
 Conta de Luz 1-1-2 
 NOTAS FISCAIS 1-2 
 Nota Fiscal de Entrada 1-2-1 
 Nota Fiscal de Imobilizado 1-2-2 
 Nota Fiscal de Saída 1-2-3 
 
 
 
Para a utilização do método duplex é 
fundamental utilizar um plano de classificação 
(que contém toda estrutura numérica utilizada) + 
índice (para identificação do código numérico 
que deverá ser utilizado com base no assunto). 
 
 
 
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO 
1 CONTABILIDADE 
1-1 CONTAS DE CONSUMO 
1-1-1 Conta de Água 
1-1-2 Conta de Luz 
1-2 NOTAS FISCAIS 
1-2-1 Nota Fiscal de Entrada 
1-2-2 Nota Fiscal de Saída 
 
 
 
ÍNDICE 
Conta de Água 
Conta de Luz 
CONTABILIDADE 
CONTAS DE CONSUMO 
Nota Fiscal de Entrada 
Nota Fiscal de Saída 
NOTAS FISCAIS 
1-1-1 
1-1-2 
1 
1-1 
1-2-1 
1-2-2 
1-2 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 21 
ASSUNTO – NUMÉRICO - DECIMAL 
 
O Método Decimal utilizado em arquivos é 
baseado na técnica do Sistema Decimal de 
Melvil Dewey – Classificação Decimal de 
Dewey (CDD). 
 
Esta Classificação divide o conhecimento 
humano em 9 (nove) classes principais e 1 (uma) 
décima reservada para assuntos gerais. 
 
 0 – Obras Gerais 
 1 – Filosofia 
 2 – Religião 
 3 – Ciências Sociais 
 4 – Filologia 
 5 – Ciências Puras 
 6 – Ciências Aplicadas 
 7 – Belas Artes 
 8 – Literatura 
 9 – História e Geografia 
 
 
O número de classificação é composto por uma 
parte inteira formada por três dígitos, podendo 
ou não ter uma parte decimal. 
 
 100 
 110 
 111 
 111.1 
 
Após o ponto podem existir quantos números 
forem necessários. Lembrando que cada novo 
número é um nível de especificidade e 
detalhamento maior do assunto. 
 
 
Importante: Não há uma classificação universal 
para arquivos com uma listagem de assuntos que 
cubra toda espécie de documento produzida e 
recebida por uma entidade. Da Classificação de 
Dewey podemos aplicar aos arquivos apenas a 
técnica e não o sistema de classificação. 
 
 
 
 
 
100 CONTABILIDADE 
110 CONTAS DE CONSUMO 
111 Conta de Água 
112 Conta de Luz 
113 Conta de Telefone 
113.1 Fixo 
113.2 Celular 
113.21 Tim 
113.211 Pré Pago 
113.212 Pós Pago 
113.22 Oi 
113.23 Claro 
120 NOTAS FISCAIS 
121 Nota Fiscal de Entrada 
122 Nota Fiscal de Saída 
200 PESSOAL 
 
A desvantagem é que para cada nível temos um 
número de subdivisões limitado (0-9). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 22 
MÉTODO UNITERMO - INDEXAÇÃO 
COORDENADA 
 
O método Unitermo utiliza a ordenação dos 
documentos a partir do método numérico 
simples, seguido de uma indexação em fichas. 
 
 
 
 
 
 
 
Os documentos recebem numeração sequencial. 
 
 
 
 
 
 
Fisicamente, os documentos são ordenados pelos 
números. 
 
 
 
 
 
Para cada assunto é cria-se um ficha de 
indexação com colunas numéricas para indicar 
os documentos que tratam do referido assunto. 
 
 
 
 
Documentos ordenados e indexados. 
 
 
 
 
Para localizar documentos relacionados a mais 
de um assunto pega-se as fichas dos assuntos e 
identifica os números que são comuns nas fichas. 
 
 
 
 
 
 
 23 
MÉTODO VARIADEX 
 
 
Utiliza uma combinação do Método Alfabético 
com Cores, associando uma cor a segunda letra 
do nome ou a abreviação. 
 
 
 
 
 
 
 
ORGANIZAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO 
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística) 
 
Arranjo 
Seqüência de operações intelectuais e físicas que 
visam à organização dos documentos de um 
arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou 
quadro previamente estabelecido. 
 
Notação 
Código de identificação que permite a ordenação 
ou localização das unidades de arquivamento. 
Também chamado cota. Se em vigor e formulado 
de acordo com a Norma Geral Internacional de 
Descrição Arquivística – ISAD(G), equivale a 
código de referência. 
 
Guia Fora 
Indicador colocado no lugar de uma unidade de 
arquivamento ou item documental para assinalar 
a sua remoção temporária. Também chamado 
fantasma ou ficha-fantasma. 
 
INSTRUMENTOS DE PESQUISA 
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística) 
 
Guia 
Instrumento de pesquisa que oferece 
informações gerais sobre fundos e coleções 
existentes em um ou mais arquivos. 
 
Inventário 
Instrumento de pesquisa que descreve, sumária 
ou analiticamente, as unidades de arquivamento 
de um fundo ou parte dele, cuja apresentação 
poderá refletir ou não a disposição física dos 
documentos. 
 
Catálogo 
Instrumento de pesquisa organizado segundo 
critérios temáticos, cronológicos, onomásticos ou 
toponímicos, reunindo a descrição 
individualizada de documentos pertencentes a 
um ou mais fundos, de forma sumária ou 
analítica. 
 
Repertório 
Instrumento de pesquisa no qual são descritos 
pormenorizadamente documentos, pertencentes a 
um ou mais fundos e/ou coleções, selecionados 
segundo critérios previamente definidos. 
 
 
INSTRUMENTOS DE PESQUISA 
AUXILIAR (Dicionário Brasileirode 
Terminologia Arquivística) 
 
Índice 
Relação sistemática de nomes de pessoas, 
lugares, assuntos ou datas contidos em 
documentos ou em instrumentos de pesquisa, 
acompanhados das referências para sua 
localização. 
 
Tabela de Equivalência 
Instrumento que estabelece uma correspondência 
entre notações diferentes. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 24 
PROTOCOLO - Atividade do Arquivo Corrente 
 
a) Serviço encarregado do recebimento, registro, 
classificação, distribuição, controle da tramitação 
e expedição de documentos. (Dicionário Brasileiro 
de Terminologia Arquivística) 
 
b) Serviço encarregado do recebimento, registro, 
autuação, classificação, distribuição, controle da 
tramitação e expedição de documentos. Também 
referido como unidade protocolizadora 
(Conarq – Res. 14) 
 
c) Marilena Leite Paes considera as seguintes 
atividades de protocolo: Recebimento e 
Classificação; Registro e Movimentação. 
 
A) B) C) 
 
- Recebimento; 
- Registro; 
- Classificação; 
- Distribuição; 
- Controle da 
tramitação e 
expedição de 
documentos. 
 
- Recebimento; 
- Registro; 
- Classificação; 
- Distribuição; 
- Controle da 
tramitação e 
expedição de 
documentos; 
- Autuação. 
 
 
- Recebimento; 
- Registro; 
- Classificação; 
- Movimentação. 
 
ROTINAS DE PROTOCOLO 
(Marilena Leite Paes) 
 
Recebimento e Classificação 
 
 Receber a correspondência; 
 
 Separar a correspondência oficial da 
particular; 
 
 Distribuir a correspondência particular; 
 
 Separar a correspondência oficial de 
caráter ostensivo da correspondência de 
caráter sigiloso; 
 
 Encaminha a correspondência sigilosa 
aos respectivos destinatários; 
 
 Abrir a correspondência ostensiva; 
 
 Tomar conhecimento da correspondência 
pela leitura, verificando a existência de 
antecedentes; 
 
 Requisitar ao Arquivo os antecedentes. 
Se os antecedentes não estiverem no 
Arquivo, o Setor de Registro e 
Movimentação informará onde se 
encontram e os solicitará para ser feita a 
juntada; 
 
 Interpretar e classificar a 
correspondência, com base no código de 
assuntos adotado, se for o caso; 
 
 Apor carimbo de protocolo – 
numerador/datador, sempre que possível, 
no canto superior direito do documento; 
 
 Anotar abaixo do número e da data a 
primeira distribuição e o código de 
assunto, se for o caso; 
 
 Elaborar o resumo do assunto a ser 
lançado na ficha de protocolo; 
 
 Encaminhar os papéis ao Setor de 
Registro e Movimentação. 
 
 
Registro e Movimentação 
 
Funciona como uma atividade de distribuição de 
documentos. Faz o registro do documento 
anotando dados de identificação, e encaminha os 
documentos aos setores a que se destinam. 
 
 Preparar a ficha de protocolo, em duas 
vias, anotando: número de protocolo; 
data de entrada; procedência, espécie, 
número e data do documento; código e 
resumo do assunto; primeira distribuição; 
 
 Anexar a segunda via da ficha ao 
documento, encaminhando-o ao seu 
destino, juntamente com os antecedentes, 
 
 
 
 25 
após o registro e as anotações pertinentes 
nas respectivas fichas, se for o caso; 
 
 Inscrever os dados constantes da ficha de 
protocolo nas fichas de procedência e 
assunto, arquivando-as em seguida; 
 
 Arquivar as fichas de protocolo em 
ordem numérica; 
 
 Receber dos vários setores os 
documentos a serem redistribuídos; 
anotar nas respectivas fichas o novo 
destino; 
 
 Encaminhar os documentos aos 
respectivos destinos, de acordo com 
despacho de autoridade competente. 
 
 
Autuação – Formação de Processos 
 
Expedição – Controle de Documentos Emitidos 
 
 
 
QUESTÕES DE PROVA 
 
21 (DPF – ESCRIVAO – 2012) O instrumento 
elaborado para a classificação dos documentos 
de arquivo é o plano de destinação de 
documentos. 
 
22 (TRE-RJ 2012) A classificação do documento 
de arquivo é feita a partir de um código ou plano 
de classificação e efetivada mediante a anotação 
desse código no próprio documento. 
 
23 (IBAMA 2012) Os documentos de arquivo 
produzidos e(ou) recebidos pela atividade meio 
dos órgãos públicos federais, incluindo-se o 
IBAMA, devem ser classificados de acordo com 
o Código de Classificação de Documentos de 
Arquivo, estabelecido pelo Conselho Nacional 
de Arquivos. 
 
 
24 (DPF – ESCRIVAO – 2012) A organização 
de documentos de arquivo envolve a 
classificação, a ordenação e o arquivamento. A 
classificação e a ordenação são operações 
intelectuais e o arquivamento, uma operação 
física. 
 
25 (IBAMA 2012) Ao se arquivar o documento 
de arquivo, estabelece-se a disposição do 
documento dentro da unidade de classificação 
definida. 
 
26 (TRE-RJ 2012) A disposição de documentos 
pelo nome dos clientes corresponde à ordenação 
do tipo unitermo. 
 
27 (BACEN 2013 – TÉCNICO - AREA 1) 
Protocolo é o serviço encarregado de 
recebimento, registro, classificação, distribuição, 
controle da tramitação e expedição de 
documentos. 
 
28 (TRE-RJ 2012) O recebimento de 
documentos em um setor de protocolo 
compreende a separação da correspondência 
oficial da particular e a separação da 
correspondência oficial de caráter ostensivo da 
de caráter sigiloso. 
 
29 (MPU – 2013 – TÉCNICO) Correspondência 
oficial em cujo envelope haja indicação de 
particular não deve ser aberta, mesmo que trate 
de assunto específico das atividades da 
instituição destinatária. 
 
30 (DPF – ESCRIVAO – 2012) Em algumas 
situações, os documentos de arquivo precisam 
passar por vários setores da instituição, onde são 
tomadas decisões com relação ao tema do 
documento. A trajetória realizada pelo 
documento desde sua produção até o 
cumprimento de sua função administrativa é 
conhecida como tramitação. A trajetória 
realizada pelo documento deverá ser registrada 
para futuro conhecimento. 
 
 
 
 
 
 
 
 26 
MÓDULO 4 – Tecnologias aplicadas à gestão 
documental (GED e Microfilmagem). 
 
* Ver Anexo 2 
 
MICROFILMAGEM 
“Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins 
deste Decreto, o resultado do processo de 
reprodução em filme, de documentos, dados e 
imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, 
em diferentes graus de redução”. (Decreto Nº 
1.799 de 30/01/1996). 
 
Lei 5.433 de 08 de maio de 1968 
Regula a microfilmagem de documentos 
oficiais e dá outras providências. 
 
Decreto 1.799 de 30 de janeiro de 1996 
Regulamenta a Lei 5.433/68. 
 
Portaria nº 12 de 8 de junho de 2009 
Secretaria Nacional de Justiça - dispõe 
sobre o registro e a fiscalização do 
exercício da atividade de microfilmagem 
de documentos. 
 
 
Vantagens da Microfilmagem 
Integridade das informações. Segurança contra 
fraudes e arquivamento incorreto, facilidade de 
pesquisas através de Leitores de Microfilme. 
 
Segurança: Duas vias de microfilme, original e 
cópia, proporcionando à Microfilmagem total 
segurança. 
 
Rapidez de acesso: Fácil pesquisa, com auxílio 
de índices em banco de dados, busca das 
informações em poucos minutos e cópias em 
papel se necessário. 
 
Redução do espaço ocupado: até 98% de 
redução de espaço físico dos arquivos. 
 
Confiabilidade: Através do microfilme obtem-
se total durabilidade de arquivo. 
 
Legalidade: A Microfilmagem possui uma 
legislação própria. 
 
Compatibilidade: A Microfilmagem é 
compatível com as mídias magnéticas e ópticas. 
MICROFORMASTermo genérico para designar todos os tipos de 
suporte contendo microimagens. 
 
Principais Bitolas 
 
16mm (até A4) 
35mm (Grandes Formatos, Plantas) 
105 mm (Micropublicações, Microfichas) 
 
 
PRINCIPAIS MICROFORMAS 
 
Rolo de Microfilme 
 
 
O rolo de microfilme é a microforma básica, a 
primeira a ser utilizada e que serviu de origem à 
maioria das microformas conhecidas. Apresenta 
o menor custo por imagem filmada. Proporciona 
perfeita integridade de arquivo. 
 
O rolo de microfilme não se presta à 
microfilmagem de informações sujeitas a 
atualizações constantes em seus diversos itens, 
servindo apenas nos casos de arquivos que 
possuam somente crescimento seqüencial 
numérico ou cronológico. 
 
As larguras mais usadas são 16mm para 
documentação administrativa e os de 35mm para 
arquivos técnicos de plantas, mapas, livros, etc. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 27 
 
Jaqueta 
 
 
A jaqueta é formada por duas folhas de poliéster 
especial, transparentes e muito finas, unidas a 
intervalos regulares de 16mm ou 35mm, 
formando canais, que permanecem abertos nas 
extremidades, por onde serão inseridas as tiras de 
microfilme. 
 
As jaquetas podem ter canaletas de 16mm, 
35mm, ou mistas. O tamanho padrão de uma 
jaqueta é 105mm x 148mm. 
 
Suas principais vantagens são a possibilidade de 
atualização por itens independentes de arquivo, a 
facilidade de disseminação da informação e o 
baixo custo dos aparelhos de leitura. 
 
Cada Jaqueta possui uma tarja que serve para 
indexação, possível por meio de vários recursos 
como a datilografia, cores, ranhuras etc. 
 
 
 
 
Microficha 
 
A microficha nada mais é que uma folha de 
filme, normalmente da largura superior a 70mm. 
A microficha considerada padrão e a mais usada 
é a de 105mm x 148mm. Sua capacidade pode 
variar de 60 a 420 fotogramas. As microfichas 
podem ser geradas de muitas maneiras 
diferentes, entre elas as mais comuns são: 
 
- Duplicando uma jaqueta 
- Montando tiras de filmes 
- Utilizando uma câmara planetária tipo 
“Step & Repeat” 
- Utilizando uma câmara C.O.M. 
 
 
 
EQUIPAMENTOS DE MICROFILMAGEM 
 
Microfilmadoras Planetárias 
 
Composta de uma base fixa onde está o campo 
fotográfico, a unidade filmadora deste 
equipamento está posicionada sobre o campo 
fotográfico. Tanto o documento quanto o filme 
estão parados no momento da microfilmagem. 
 
 
Microfilmadoras Rotativas 
 
Utilizada para microfilmar documentos 
padronizados, possui um sistema de transporte 
por meio de esteiras ou correias que conduzem o 
 
 
 
 28 
documento para o interior da máquina. Na 
microfilmadora rotativa tanto o documento 
quanto o filme estão em movimento no momento 
da microfilmagem. 
 
 
Processadoras 
 
Após a microfilmagem as processadoras 
transformam a imagem latente em imagens 
visíveis. 
 
 
Duplicadores 
 
Utilizado para fazer cópias das microformas. 
 
Leitores Simples 
 
Utilizados para a consulta das microformas, os 
leitores simples se restringem apenas a consulta. 
 
 
Leitores Copiadores 
 
Diferente dos leitores simples, os leitores 
copiadores possibilitam imprimir e/ou digitalizar 
a imagem. 
 
 
Scanner de Microfilme 
 
Utilizado para digitalizar diretamente da película 
com alta capacidade de produção 
 
 
 
GED – GERENCIAMENTO ELETRÔNICO 
DE DOCUMENTOS 
 
É um conjunto de tecnologias que permite o 
gerenciamento de documentos de forma digital. 
Tais documentos podem ser das mais variadas 
origens e mídias, como papel, microfilme, som, 
imagem e mesmo arquivos já criados na forma 
digital. 
 
 
Document Imaging 
É o processo que permite armazenar e 
gerenciar imagens de documentos 
digitalizados. Os documentos originalmente em 
 
 
 
 29 
mídias analógicas (papel, mirofilme,...) deverão 
ser convertidos através de processos de 
digitalização. 
 
A principal vantagem é o armazenamento e a 
diminuição do volume físico dos documentos. 
 
13.000 páginas A4 digitalizadas 
cabem em 1 CD-ROM. (700 MB). 
 
Outro aspecto importante é com relação à 
disponibilidade e acessibilidade. O mesmo 
documento pode ser disponibilizado para 
consulta de mais de uma pessoa ao mesmo 
tempo, e acessibilidade pode ser restringida 
através de senhas. 
 
Workflow 
Ferramenta para armazenamento, recuperação e 
tramitação de Documentos, o termo Workflow 
refere-se ao modo como os documentos são 
processados. 
 
Com os documentos convertidos para imagens, 
era preciso uma tecnologia que substituísse o 
processo humano de trâmite de documentos em 
papel. Surgiu então a tecnologia de Workflow 
para imagens de documentos 
 
O Work Flow é uma poderosa ferramenta no 
processo de tomadas de decisões onde é 
necessário um intenso trâmite de documentos 
muitas vezes até em cidades e países diferentes. 
 
Vantagens: 
- Incremento ao Tramite 
- Informação “just in time”. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
QUESTÕES DE PROVA 
 
 
31 (DPF – PAPILOSCOPISTA) O uso 
simultâneo de microfilmagem e digitalização 
consiste em solução viável para o arquivamento 
de grandes massas documentais com longos 
prazos de guarda. A microfilmagem contempla o 
aspecto de comprovação legal, e a digitalização 
possibilita acesso rápido e múltiplo aos 
documentos. 
 
32 (AGU – 2010) O microfilme de substituição é 
aquele que serve à preservação das 
informações contidas em documentos que são 
eliminados, tendo em vista a racionalização e o 
aproveitamento de espaço. 
 
33 (AGU – 2010) O documento digitalizado tem 
o mesmo valor legal do documento em suporte 
papel, podendo, até, ser apresentado em juízo. 
 
 
34 (TRE/MT – 2009) Assinale a opção correta 
com relação à microfilmagem e ao uso das 
novas tecnologias. 
 
A) A microfilmagem permite a redução do 
espaço físico na guarda de documentos, mas o 
seu uso ainda é restrito devido à não aceitação 
do microfilme como prova legal. 
 
B) A migração de suportes é uma técnica 
importante para combater a rápida 
obsolescência dos software e hardware, que 
compromete a preservação de documentos 
digitais. 
 
C) A digitalização de documentos é vantajosa, pois 
permite o acesso múltiplo e simultâneo aos 
documentos e, além disso, possui ampla aceitação 
legal. 
 
D) A opção pelo uso da microfilmagem deve 
embasar-se apenas no exame dos custos ou da 
economia decorrentes de seu emprego. 
 
E) A microfilmagem, por limitações técnicas, é 
restrita aos documentos em suporte papel. 
 
 
 
 
 
 30 
35 (PF/ESCRIVÃO – 2009) A microfilmagem é 
grande aliada da redução de espaço ocupado 
pelos documentos arquivísticos em papel, bem 
como da preservação dos documentos originais. 
Entretanto, no caso dos documentos 
considerados de valor permanente, a 
microfilmagem não permite a eliminação dos 
documentos originais. 
 
36 (MPU – 2010) Os documentos originais 
considerados de guarda permanente somente 
poderão ser eliminados depois de microfilmados 
e digitalizados. 
 
37 (MPU – 2010) O problema relacionado à 
obsolescência dos equipamentos e dos 
programas de informática, que compromete a 
preservação de documentos digitais, pode ser 
resolvido com o uso de laminação. 
 
 
38 (TRE-GO – 2008) Com relação à alteração 
do suporte da informação em arquivos, assinale 
a opção correta. 
 
A) A atual legislação somente autoriza a 
eliminação de documentos permanentes após 
sua reproduçãopor meio dos processos de 
microfilmagem ou digitalização, desde que 
garantida a autenticidade da cópia. 
 
B) Qualquer proposta de alteração de suporte 
das informações arquivísticas deve levar em 
consideração as questões legais, garantias 
jurídicas, normalização de procedimentos, 
padrões de qualidade estabelecidos pela 
legislação brasileira. É necessário considerar, 
ainda, as peculiaridades de cada órgão, além de 
realizar estudos de viabilidade econômica. 
 
C) As vantagens da alteração do suporte de 
documentos de arquivo, incluem: agilizar o 
arquivamento das informações por tornar 
desnecessária a organização dos documentos; 
facilitar o intercâmbio com outras entidades; 
proporcionar acesso às informações em redes; 
reduzir a ocupação e melhorar o aproveitamento 
do espaço; reduzir custos de manutenção. 
 
D) Apesar de ser um processo de reprodução de 
documentos tradicionalmente muito utilizado, a 
microfilmagem não deve ser realizada quando houver 
intenção de eliminar os originais, pois tal processo 
não pode, em circunstância alguma, ter validade em 
juízo. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 31 
MÓDULO 5 – Preservação Documental 
 
PRESERVAÇÃO 
Norma Cianflone Cassares Dicionário Brasileiro de 
Terminologia Arquivística 
 
É um conjunto de medidas 
e estratégias de ordem 
administrativa, política e 
operacional que 
contribuem direta ou 
indiretamente para a 
preservação da integridade 
dos materiais. 
 
 
Prevenção da deterioração 
e danos em documentos, 
por meio de adequado 
controle ambiental e/ou 
tratamento físico e/ou 
químico. 
 
 
 
CONSERVAÇÃO 
Norma Cianflone Cassares Dicionário Brasileiro de 
Terminologia Arquivística 
 
É um conjunto de ações 
estabilizadoras que visam 
desacelerar o processo de 
degradação de documentos 
ou objetos, por meio de 
controle ambiental e de 
tratamentos específicos 
(higienização, reparos e 
acondicionamento). 
 
 
Promoção da preservação e 
da restauração dos 
documentos. 
 
 
RESTAURAÇÃO 
Norma Cianflone Cassares Dicionário Brasileiro de 
Terminologia Arquivística 
 
É um conjunto de medidas 
que objetivam a 
estabilização 
ou a reversão de danos 
físicos ou químicos 
adquiridos pelo documento 
ao longo do tempo e do 
uso, intervindo de modo a 
não comprometer 
sua integridade e seu 
caráter histórico. 
 
 
Conjunto de 
procedimentos específicos 
para recuperação e reforço 
de documentos 
deteriorados 
e danificados. 
 
 
 
 
 
 
CARACTERÍSTICAS DO PAPEL 
 
O papel é um suporte “HIGROSCÓPICO”, isto 
é, tem a capacidade de absorver e expelir 
umidade de acordo com o meio em que esteja, 
com esta troca de umidade com o meio ele sofre 
dilatação e contração das fibras. O controle do 
conjunto de elementos ambientais é fundamental 
para a preservação dos acervos. 
 
 
FATORES AMBIENTAIS 
 
Temperatura e Umidade Relativa do AR 
 
A temperatura ideal deve ser mantida em torno 
dos 20º C, e a umidade em 50%. Esse equilíbrio 
deve ser mantido, pois, a umidade elevada 
associada com a temperatura alta atuam como 
agentes facilitadores da proliferação de fungos e 
bactérias, bem como garante características 
propícias para infestação por animais. Já a baixa 
umidade resseca o papel tornando-o quebradiço. 
 
É importante fazer o monitoramento do ambiente 
através do “Termo-Higrômetro”, e garantir uma 
boa circulação do ar. 
 
 
Radiação da Luz 
 
O Controle da luminosidade é um elemento que 
contribui para a preservação dos documentos. A 
incidência luz natural ou artificial sobre os 
documentos causa danos de forma irreversível, 
modificando cores, escurecendo, e ressecando o 
papel. 
 
 
Qualidade do Ar 
 
É importante controlar a qualidade do ar pois 
nele temos dois elementos que podem 
comprometer a segurança dos documentos, os 
gases que provocam reações químicas formando 
ácidos que danificam os documentos, e as 
partículas sólidas que se encontram em 
suspensão. 
 
 
 
 
 32 
AGENTES BIOLÓGICOS 
 
Os agentes biológicos de deterioração de acervos 
são, entre outros, os insetos (baratas, brocas, 
cupins), os roedores e os fungos, cuja presença 
depende quase que exclusivamente das 
condições 
ambientais reinantes nas dependências onde se 
encontram os documentos. 
 
Para que atuem sobre os documentos e 
proliferem, necessitam de conforto ambiental e 
alimentação. O conforto ambiental para 
praticamente todos os seres vivos está 
basicamente na temperatura e umidade relativa 
elevadas, pouca circulação de ar, falta de 
higiene. 
 
 
INTERVENÇÃO HUMANA 
 
O homem é um dos maiores agentes de 
deterioração dos documentos. 
 
 
Vandalismo 
 
Ataques a arquivos, e extravio e roubo de 
documentos são atos intencionais que podem ser 
minimizados com uma política de acesso e 
segurança dos documentos. 
 
 
Acondicionamento 
 
O acondicionamento deve ser feito de forma 
adequada utilizando materiais próprios para cada 
suporte documental. Essa prática vai garantir a 
proteção física aos documentos. Deve-se utilizar 
o mobiliário e invólucros com padrão 
arquivístico. 
 
A utilização de forma correta dos invólucros 
(envelopes, pastas, caixas) também são 
importantes para garantir a integridade 
documental, visto que a prática mais comum é a 
superlotação dos invólucros, danificando os 
documentos na sua manipulação de retirada e 
guarda. 
PROCEDIMENTOS TÉCNICOS 
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística) 
 
 
Acondicionamento 
Embalagem ou guarda de documentos visando à 
sua preservação e acesso. 
 
 
climatização 
Processo de adequar, por meio de equipamentos, 
a temperatura e a umidade relativa do ar a 
parâmetros favoráveis à preservação dos 
documentos. 
 
 
controle ambiental 
Conjunto de procedimentos para criação e 
manutenção de ambiente de armazenamento 
propício à preservação, compreendendo controle 
de temperatura, da umidade relativa, da 
qualidade do ar, da luminosidade, bem como 
prevenção de infestação biológica, 
procedimentos de manutenção, segurança e 
proteção contra fogo e danos por água. 
 
 
desacidificação 
Processo pelo qual o valor do pH do papel é 
elevado a um mínimo de 7, com vistas à sua 
preservação. 
 
 
desinfecção 
Processo de destruição ou inibição da atividade 
de microorganismos. 
 
 
desinfestação 
Processo de destruição ou inibição da atividade 
de insetos. 
 
 
desumidificação 
Redução da umidade relativa do ar em áreas 
determinadas, por meio de processos mecânicos 
ou químicos. 
 
 
 
 
 
 33 
encapsulação 
Processo de preservação no qual o documento é 
protegido entre folhas de poliéster transparente, 
cujas bordas são seladas. 
 
 
fumigação 
Exposição de documentos a vapores químicos, 
geralmente em câmaras especiais, a vácuo ou 
não, para destruição de insetos, fungos e outros 
microorganismos. 
 
 
higienização 
Retirada, por meio de técnicas apropriadas, de 
poeira e outros resíduos, com vistas à 
preservação dos documentos. 
 
 
laminação 
Processo de restauração que consiste no reforço 
de documentos deteriorados ou frágeis, 
colocando-os entre folhas de papel de baixa 
gramatura,