Grátis
36 pág.
Denunciar
Pré-visualização | Página 6 de 11
Arquivística) Esquema estabelecido para arranjo de documentos de um arquivo, a partir do estudo das estruturas, funções ou atividades do gerador e da análise do acervo. Expressão adotada em arquivos permanentes. O Plano de Classificação pode seguir o critério FUNCIONAL, ou o critério ESTRUTURAL. Critério Funcional: que tem por eixo as funções desempenhadas pela entidade produtora do arquivo Critério Estrutural: que tem por eixo a estrutura administrativa da entidade produtora do arquivo Um Plano de Classificação deve possuir três características (Schellemberg): Simplicidade Flexibilidade Expansibilidade ORDENAÇÃO (Janice Gonçalves) Tem como objetivo básico facilitar e agilizar a consulta aos documentos, pois, mesmo no que se refere a uma mesma atividade, e em relação a um mesmo tipo documental os documentos atingem um volume significativo. A ordenação é feita com base nos elementos informativos contidos nos documentos: Nº do documento (atribuído pelo emissor ou pelo receptor) Data Local de procedência Nome do emissor ou do destinatário Para a definição do critério de ordenação devemos considerar os tipos de busca que recai sobre cada documento. MÉTODOS BÁSICOS ALFABÉTICO GEOGRÁFICO NUMÉRICOS Simples Dígito Terminal Cronológico IDEOGRÁFICOS (Assunto) Alfabético enciclopédico dicionário Numéricos duplex decimal unitermo MÉTODOS PADRONIZADOS VARIADEX * AUTOMÁTICO * SOUNDEX * MNEMÔNICO * RÔNEO * Métodos sem aplicação prática nos arquivos brasileiros e obsoletos. Sistema Direto: a busca do documento é realizada diretamente no local onde o documento está guardado. Sistema Indireto: para se localizar um documento é necessário utilizar um índice ou um código. 16 ORDENAÇÃO ALFABÉTICA Existem dois tipos de ordenação alfabética. Letra por Letra Considera cada letra como elemento de ordenação. (desconsiderar o espaço entre as palavras). Palavra por Palavra Considera a palavra como elemento de ordenação. Letra por Letra Palavra por Palavra Monte Alegre Monte Branco Monteiro Monte Mor Montenegro Monte Sinai Monte Alegre Monte Branco Monte Mor Monte Sinai Monteiro Montenegro * As partículas não devem ser consideradas no momento da ordenação (de, da, dos, e,...) MÉTODO ALFABÉTICO O elemento considerado para ordenação é o Nome. Regras de Alfabetação 1º) Para pessoa física considera-se o último sobrenome e depois o prenome. 2º) Quando houver sobrenomes iguais prevalece a ordem alfabética do prenome. 3º) Sobrenomes compostos por substantivo adjetivado, ou ligados por hífen, não se separam. 4º) Sobrenomes formados por Santo, Santa, São, não se separam. 5º) As indicações de grau de parentesco como Filho, Júnior, Sobrinho, Neto, são consideradas partes integrantes do último sobrenome e não são separados na inversão. 17 6º) Os títulos são colocados no final do nome entre parênteses. 7º) Os nomes espanhóis são registrados a partir do penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome paterno. 8º) Os nomes orientais (japonês, chinês, árabe) são registrados como se apresentam, sem inversão 9º) Nomes de empresas e instituições (pessoa jurídica) devem ser transcritos como se apresentam, porém, os artigos iniciais não devem ser considerados para alfabetação, e aparecem no fim entre parênteses. 10º) Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, os números arábicos, romanos ou escrito por extenso deverão aparecer no final entre parênteses. MÉTODO GEOGRÁFICO Utiliza informações do aspecto geográfico do documento. Existem 3 (três) formas de arquivamento 1ª FORMA: ESTADO – CIDADE Os documentos são agrupados por Estados Ex: Pernambuco Rio Grande do Norte Dentro das divisões estaduais seguem as divisões por cidades, ficando a primeira subdivisão para a capital Ex: PERNAMBUCO Pernambuco – Recife Pernambuco – Brejinho Pernambuco – Caruaru Pernambuco – Limoeiro Pernambuco – Olinda RIO GRANDE DO NORTE Rio Grande do Norte – Natal Rio Grande do Norte – Brejinho Rio Grande do Norte – Caicó Rio Grande do Norte – Mossoró 18 2ª FORMA: CIDADE – ESTADO Os documentos são agrupados por Cidade Ex: Brejinho Brejinho Caicó Limoeiro Mossoró Natal Olinda Recife Ao lado de cada Cidade indicar o Estado a que pertence. Ex: Brejinho – Pernambuco Brejinho – Rio Grande do Norte Caicó – Rio Grande do Norte Limoeiro - Pernambuco Mossoró – Rio Grande do Norte Natal – Rio Grande do Norte Olinda - Pernambuco Recife - Pernambuco 3ª FORMA: PAÍS – CIDADE Os documentos são agrupados por País Ex: França Portugal Dentro das divisões de País seguem as divisões por Cidades, FICANDO A PRIMEIRA SUBDIVISÃO PARA CAPITAL Ex: FRANÇA França – Paris França – Lorena PORTUGAL Portugal – Lisboa Portugal – Coimbra Portugal – Porto MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES O Método numérico simples considera um número já existente no documento (ex: nº de matrícula do funcionário no cartão de ponto) ou o receptor do documento pode atribuir um número ao documento. Importante: Controle da numeração para não atribuir o mesmo número para dois itens diferentes. O método numérico simples é um método indireto, pois exige a utilização de um índice alfabético para a realização de uma busca. Ex: Dossiês de Funcionários Ordenados por Nº de Matrícula. Pastas – Dossiês de Funcionários 41737 40072 30095 30021 20241 ÍNDICE ALFABÉTICO Aguiar, Antonio - 40072 Caldas, Luis Henrique - 30095 Guerra Filho, George - 41737 Magalhães, João - 20241 Tenório, Edilson – 30021 19 MÉTODO DÍGITO-TERMINAL A base do método consiste subdividir um número de seis dígitos em três grupos de dois dígitos a partir de uma leitura da direita para a esquerda, separando os pares com hífen. Sendo o primeiro par da direita denominado grupo primário, seguido pelo grupo secundário, e grupo terciário. Ex: Decompondo o número 829319 Teremos: 82-93-19 Sendo o grupo primário para ordenação 19, seguido do grupo secundário, 93, e do grupo terciário 82. Se o número apresentar apenas cinco dígitos o grupo terciário deverá ser complementado com um número 0 (zero). Ex: 56212 05-62-12 Ex: Numérico Simples Dígito Terminal 56212 86212 94217 218703 672789 972689 21-87-03 05-62-12 08-62-12 09-42-17 97-26-89 67-27-89
