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Aquivologia apostila

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Arquivística) 
 
Esquema estabelecido para arranjo de documentos 
de um arquivo, a partir do estudo das estruturas, 
funções ou atividades do gerador e da análise do 
acervo. Expressão adotada em arquivos 
permanentes. 
 
 
O Plano de Classificação pode seguir o critério 
FUNCIONAL, ou o critério ESTRUTURAL. 
 
Critério Funcional: que tem por eixo as funções 
desempenhadas pela entidade produtora do 
arquivo 
 
Critério Estrutural: que tem por eixo a estrutura 
administrativa da entidade produtora do arquivo 
 
 
Um Plano de Classificação deve possuir três 
características (Schellemberg): 
 
 Simplicidade 
 Flexibilidade 
 Expansibilidade 
 
 
ORDENAÇÃO (Janice Gonçalves) 
 
Tem como objetivo básico facilitar e agilizar a 
consulta aos documentos, pois, mesmo no que se 
refere a uma mesma atividade, e em relação a um 
mesmo tipo documental os documentos atingem 
um volume significativo. 
 
A ordenação é feita com base nos elementos 
informativos contidos nos documentos: 
 
 Nº do documento (atribuído pelo 
emissor ou pelo receptor) 
 Data 
 Local de procedência 
 Nome do emissor ou do 
destinatário 
 
Para a definição do critério de ordenação 
devemos considerar os tipos de busca que recai 
sobre cada documento. 
 
 
 
 
MÉTODOS BÁSICOS 
 ALFABÉTICO 
 GEOGRÁFICO 
 NUMÉRICOS 
 Simples 
 Dígito Terminal 
 Cronológico 
 
 IDEOGRÁFICOS (Assunto) 
 Alfabético 
 enciclopédico 
 dicionário 
 Numéricos 
 duplex 
 decimal 
 unitermo 
 
 
MÉTODOS PADRONIZADOS 
 VARIADEX 
 
* AUTOMÁTICO 
* SOUNDEX 
* MNEMÔNICO 
* RÔNEO 
 
* Métodos sem aplicação prática nos arquivos 
brasileiros e obsoletos. 
 
 
Sistema Direto: a busca do documento é 
realizada diretamente no local onde o documento 
está guardado. 
 
Sistema Indireto: para se localizar um 
documento é necessário utilizar um índice ou um 
código. 
 
 
 
 
 16 
ORDENAÇÃO ALFABÉTICA 
 
Existem dois tipos de ordenação alfabética. 
 
Letra por Letra 
Considera cada letra como elemento de 
ordenação. (desconsiderar o espaço entre as 
palavras). 
 
Palavra por Palavra 
Considera a palavra como elemento de 
ordenação. 
 
 
Letra por Letra Palavra por Palavra 
 
Monte Alegre 
Monte Branco 
Monteiro 
Monte Mor 
Montenegro 
Monte Sinai 
 
 
Monte Alegre 
Monte Branco 
Monte Mor 
Monte Sinai 
Monteiro 
Montenegro 
 
 
* As partículas não devem ser consideradas no 
momento da ordenação (de, da, dos, e,...) 
 
 
MÉTODO ALFABÉTICO 
 O elemento considerado para ordenação é o 
Nome. 
 
 
Regras de Alfabetação 
 
1º) Para pessoa física considera-se o último 
sobrenome e depois o prenome. 
 
 
 
 
2º) Quando houver sobrenomes iguais prevalece 
a ordem alfabética do prenome. 
 
 
 
 
3º) Sobrenomes compostos por substantivo 
adjetivado, ou ligados por hífen, não se separam. 
 
 
 
 
 
4º) Sobrenomes formados por Santo, Santa, 
São, não se separam. 
 
 
 
5º) As indicações de grau de parentesco como 
Filho, Júnior, Sobrinho, Neto, são consideradas 
partes integrantes do último sobrenome e não são 
separados na inversão. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 17 
6º) Os títulos são colocados no final do nome 
entre parênteses. 
 
 
 
 
7º) Os nomes espanhóis são registrados a partir 
do penúltimo sobrenome, que corresponde ao 
sobrenome paterno. 
 
 
 
 
8º) Os nomes orientais (japonês, chinês, árabe) 
são registrados como se apresentam, sem 
inversão 
 
 
 
 
9º) Nomes de empresas e instituições (pessoa 
jurídica) devem ser transcritos como se 
apresentam, porém, os artigos iniciais não devem 
ser considerados para alfabetação, e aparecem no 
fim entre parênteses. 
 
 
 
10º) Nos títulos de congressos, conferências, 
reuniões, os números arábicos, romanos ou 
escrito por extenso deverão aparecer no final 
entre parênteses. 
 
 
 
 
 
MÉTODO GEOGRÁFICO 
 
Utiliza informações do aspecto geográfico do 
documento. 
 
Existem 3 (três) formas de arquivamento 
 
 
1ª FORMA: ESTADO – CIDADE 
 
Os documentos são agrupados por Estados 
 
Ex: Pernambuco 
 Rio Grande do Norte 
 
Dentro das divisões estaduais seguem as divisões 
por cidades, ficando a primeira subdivisão para a 
capital 
 
Ex: PERNAMBUCO 
 Pernambuco – Recife 
 Pernambuco – Brejinho 
 Pernambuco – Caruaru 
 Pernambuco – Limoeiro 
 Pernambuco – Olinda 
 
 RIO GRANDE DO NORTE 
 Rio Grande do Norte – Natal 
 Rio Grande do Norte – Brejinho 
 Rio Grande do Norte – Caicó 
 Rio Grande do Norte – Mossoró 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 18 
2ª FORMA: CIDADE – ESTADO 
 
Os documentos são agrupados por Cidade 
 
Ex: 
 Brejinho 
 Brejinho 
 Caicó 
 Limoeiro 
 Mossoró 
 Natal 
 Olinda 
 Recife 
 
Ao lado de cada Cidade indicar o Estado a que 
pertence. 
 
Ex: 
 Brejinho – Pernambuco 
 Brejinho – Rio Grande do Norte 
 Caicó – Rio Grande do Norte 
 Limoeiro - Pernambuco 
 Mossoró – Rio Grande do Norte 
 Natal – Rio Grande do Norte 
 Olinda - Pernambuco 
 Recife - Pernambuco 
 
 
 
 
 
3ª FORMA: PAÍS – CIDADE 
 
Os documentos são agrupados por País 
 
Ex: França 
 Portugal 
 
Dentro das divisões de País seguem as 
divisões por Cidades, FICANDO A 
PRIMEIRA SUBDIVISÃO PARA CAPITAL 
 
Ex: FRANÇA 
 França – Paris 
 França – Lorena 
 PORTUGAL 
 Portugal – Lisboa 
 Portugal – Coimbra 
 Portugal – Porto 
 
 
 
MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES 
 
O Método numérico simples considera um 
número já existente no documento (ex: nº de 
matrícula do funcionário no cartão de ponto) ou 
o receptor do documento pode atribuir um 
número ao documento. 
 
Importante: Controle da numeração para não 
atribuir o mesmo número para dois itens 
diferentes. 
 
O método numérico simples é um método 
indireto, pois exige a utilização de um índice 
alfabético para a realização de uma busca. 
 
 
Ex: Dossiês de Funcionários Ordenados por Nº 
de Matrícula. 
 
 
Pastas – Dossiês de Funcionários 
 
 41737 
 
 40072 
 
 30095 
 
 30021 
 
20241 
 
 
 
ÍNDICE ALFABÉTICO 
Aguiar, Antonio - 40072 
Caldas, Luis Henrique - 30095 
Guerra Filho, George - 41737 
Magalhães, João - 20241 
Tenório, Edilson – 30021 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 19 
MÉTODO DÍGITO-TERMINAL 
 
A base do método consiste subdividir um 
número de seis dígitos em três grupos de dois 
dígitos a partir de uma leitura da direita para a 
esquerda, separando os pares com hífen. Sendo o 
primeiro par da direita denominado grupo 
primário, seguido pelo grupo secundário, e grupo 
terciário. 
 
Ex: 
 
Decompondo o número 829319 
Teremos: 82-93-19 
 
Sendo o grupo primário para ordenação 19, 
seguido do grupo secundário, 93, e do grupo 
terciário 82. 
 
 
Se o número apresentar apenas cinco dígitos o 
grupo terciário deverá ser complementado com 
um número 0 (zero). 
 
Ex: 
56212  05-62-12 
 
Ex: 
 
Numérico Simples Dígito Terminal 
 
56212 
86212 
94217 
218703 
672789 
972689 
 
21-87-03 
05-62-12 
08-62-12 
09-42-17 
97-26-89 
67-27-89

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