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Aquivologia apostila

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MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO 
 
Utiliza a informação cronológica do documento 
(DATA) para a ordenação. 
 
No momento da ordenação, os documentos mais 
recentes ficam sempre sobre os mais antigo, e se 
forem pastas as pastas mais recentes vem na 
frente das mais antigas. 
 
As principais informações cronológicas são: 
 
DIA 
1 
2 
3 
4 
5 
 ... 
... 
... 
 ... 
29 
30 
31 
 MÊS 
Janeiro / jan. /01 
Fevereiro / fev / 02 
Março / mar. / 03 
Abril / abr. / 04 
Maio / maio / 05 
Junho / jun. / 06 
Julho / jul / 07 
Agosto / ago. /08 
Setembro / set. / 09 
Outubro / out. /10 
Novembro / nov. / 11 
Dezembro / dez. / 12 
 ANO 
... 
... 
1940 
... 
... 
1965 
1966 
... 
... 
1999 
2000 
2001 
 
 
 
 1º ANO 
 
 Seqüência 
 da 2º MÊS 
 Ordenação 
  
 3º DIA 
 
 
 
ASSUNTO – ALFABÉTICO - DICIONÁRIO 
 
Assuntos isolados são dispostos em ordem 
alfabética. 
 
EX: 
 ATESTADO MÉDICO 
 CONTA DE ÁGUA 
 CONTA DE LUZ 
 CONTRATO DE TRABALHO 
 FOLHA DE PAGAMENTO 
 NOTA FISCAL DE ENTRADA 
 NOTA FISCAL DE IMOBILIZADO 
 NOTA FISCAL DE SAÍDA 
 TESTE DE ADMISSÃO 
 
 
 
 
 20 
 
ASSUNTO - ALFABÉTICO - ENCICLOPÉDICO 
 
Assuntos correlatos são agrupados sob um título 
geral. 
 
EX: 
 
CONTABILIDADE 
 Conta de Água 
 Conta de Luz 
 Notas Fiscais 
 nota fiscal de entrada 
 nota fiscal de imobilizado 
 nota fiscal de saída 
 
PESSOAL 
 Atestado Médico 
 Contrato de Trabalho 
 Folha de Pagamento 
 Teste de Admissão 
 
 
 
ASSUNTO – NUMÉRICO - DUPLEX 
 
Os assuntos são divididos em classes e sub-
classes. 
 
O método permite a criação ilimitada de classes, 
o que exige cuidado para que não sejam criadas 
pastas com assuntos já incluídos em sub-pastas. 
 
 Para cada assunto principal é atribuído 
um número 
 
 
CONTABILIDADE 1 
PESSOAL 2 
 
 
 
 Dentro dos assuntos principais podem 
ocorrer subdivisões 
 
CONTABILIDADE 1 
 CONTAS DE CONSUMO 1-1 
 NOTAS FISCAIS 1-2 
 
 Dentro das subdivisões podem ocorrer 
novas subdivisões. 
 
CONTABILIDADE 1 
 CONTAS DE CONSUMO 1-1 
 Conta de Água 1-1-1 
 Conta de Luz 1-1-2 
 NOTAS FISCAIS 1-2 
 Nota Fiscal de Entrada 1-2-1 
 Nota Fiscal de Imobilizado 1-2-2 
 Nota Fiscal de Saída 1-2-3 
 
 
 
Para a utilização do método duplex é 
fundamental utilizar um plano de classificação 
(que contém toda estrutura numérica utilizada) + 
índice (para identificação do código numérico 
que deverá ser utilizado com base no assunto). 
 
 
 
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO 
1 CONTABILIDADE 
1-1 CONTAS DE CONSUMO 
1-1-1 Conta de Água 
1-1-2 Conta de Luz 
1-2 NOTAS FISCAIS 
1-2-1 Nota Fiscal de Entrada 
1-2-2 Nota Fiscal de Saída 
 
 
 
ÍNDICE 
Conta de Água 
Conta de Luz 
CONTABILIDADE 
CONTAS DE CONSUMO 
Nota Fiscal de Entrada 
Nota Fiscal de Saída 
NOTAS FISCAIS 
1-1-1 
1-1-2 
1 
1-1 
1-2-1 
1-2-2 
1-2 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 21 
ASSUNTO – NUMÉRICO - DECIMAL 
 
O Método Decimal utilizado em arquivos é 
baseado na técnica do Sistema Decimal de 
Melvil Dewey – Classificação Decimal de 
Dewey (CDD). 
 
Esta Classificação divide o conhecimento 
humano em 9 (nove) classes principais e 1 (uma) 
décima reservada para assuntos gerais. 
 
 0 – Obras Gerais 
 1 – Filosofia 
 2 – Religião 
 3 – Ciências Sociais 
 4 – Filologia 
 5 – Ciências Puras 
 6 – Ciências Aplicadas 
 7 – Belas Artes 
 8 – Literatura 
 9 – História e Geografia 
 
 
O número de classificação é composto por uma 
parte inteira formada por três dígitos, podendo 
ou não ter uma parte decimal. 
 
 100 
 110 
 111 
 111.1 
 
Após o ponto podem existir quantos números 
forem necessários. Lembrando que cada novo 
número é um nível de especificidade e 
detalhamento maior do assunto. 
 
 
Importante: Não há uma classificação universal 
para arquivos com uma listagem de assuntos que 
cubra toda espécie de documento produzida e 
recebida por uma entidade. Da Classificação de 
Dewey podemos aplicar aos arquivos apenas a 
técnica e não o sistema de classificação. 
 
 
 
 
 
100 CONTABILIDADE 
110 CONTAS DE CONSUMO 
111 Conta de Água 
112 Conta de Luz 
113 Conta de Telefone 
113.1 Fixo 
113.2 Celular 
113.21 Tim 
113.211 Pré Pago 
113.212 Pós Pago 
113.22 Oi 
113.23 Claro 
120 NOTAS FISCAIS 
121 Nota Fiscal de Entrada 
122 Nota Fiscal de Saída 
200 PESSOAL 
 
A desvantagem é que para cada nível temos um 
número de subdivisões limitado (0-9). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 22 
MÉTODO UNITERMO - INDEXAÇÃO 
COORDENADA 
 
O método Unitermo utiliza a ordenação dos 
documentos a partir do método numérico 
simples, seguido de uma indexação em fichas. 
 
 
 
 
 
 
 
Os documentos recebem numeração sequencial. 
 
 
 
 
 
 
Fisicamente, os documentos são ordenados pelos 
números. 
 
 
 
 
 
Para cada assunto é cria-se um ficha de 
indexação com colunas numéricas para indicar 
os documentos que tratam do referido assunto. 
 
 
 
 
Documentos ordenados e indexados. 
 
 
 
 
Para localizar documentos relacionados a mais 
de um assunto pega-se as fichas dos assuntos e 
identifica os números que são comuns nas fichas. 
 
 
 
 
 
 
 23 
MÉTODO VARIADEX 
 
 
Utiliza uma combinação do Método Alfabético 
com Cores, associando uma cor a segunda letra 
do nome ou a abreviação. 
 
 
 
 
 
 
 
ORGANIZAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO 
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística) 
 
Arranjo 
Seqüência de operações intelectuais e físicas que 
visam à organização dos documentos de um 
arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou 
quadro previamente estabelecido. 
 
Notação 
Código de identificação que permite a ordenação 
ou localização das unidades de arquivamento. 
Também chamado cota. Se em vigor e formulado 
de acordo com a Norma Geral Internacional de 
Descrição Arquivística – ISAD(G), equivale a 
código de referência. 
 
Guia Fora 
Indicador colocado no lugar de uma unidade de 
arquivamento ou item documental para assinalar 
a sua remoção temporária. Também chamado 
fantasma ou ficha-fantasma. 
 
INSTRUMENTOS DE PESQUISA 
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística) 
 
Guia 
Instrumento de pesquisa que oferece 
informações gerais sobre fundos e coleções 
existentes em um ou mais arquivos. 
 
Inventário 
Instrumento de pesquisa que descreve, sumária 
ou analiticamente, as unidades de arquivamento 
de um fundo ou parte dele, cuja apresentação 
poderá refletir ou não a disposição física dos 
documentos. 
 
Catálogo 
Instrumento de pesquisa organizado segundo 
critérios temáticos, cronológicos, onomásticos ou 
toponímicos, reunindo a descrição 
individualizada de documentos pertencentes a 
um ou mais fundos, de forma sumária ou 
analítica. 
 
Repertório 
Instrumento de pesquisa no qual são descritos 
pormenorizadamente documentos, pertencentes a 
um ou mais fundos e/ou coleções, selecionados 
segundo critérios previamente definidos. 
 
 
INSTRUMENTOS DE PESQUISA 
AUXILIAR (Dicionário Brasileiro

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