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Aquivologia apostila

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de 
Terminologia Arquivística) 
 
Índice 
Relação sistemática de nomes de pessoas, 
lugares, assuntos ou datas contidos em 
documentos ou em instrumentos de pesquisa, 
acompanhados das referências para sua 
localização. 
 
Tabela de Equivalência 
Instrumento que estabelece uma correspondência 
entre notações diferentes. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 24 
PROTOCOLO - Atividade do Arquivo Corrente 
 
a) Serviço encarregado do recebimento, registro, 
classificação, distribuição, controle da tramitação 
e expedição de documentos. (Dicionário Brasileiro 
de Terminologia Arquivística) 
 
b) Serviço encarregado do recebimento, registro, 
autuação, classificação, distribuição, controle da 
tramitação e expedição de documentos. Também 
referido como unidade protocolizadora 
(Conarq – Res. 14) 
 
c) Marilena Leite Paes considera as seguintes 
atividades de protocolo: Recebimento e 
Classificação; Registro e Movimentação. 
 
A) B) C) 
 
- Recebimento; 
- Registro; 
- Classificação; 
- Distribuição; 
- Controle da 
tramitação e 
expedição de 
documentos. 
 
- Recebimento; 
- Registro; 
- Classificação; 
- Distribuição; 
- Controle da 
tramitação e 
expedição de 
documentos; 
- Autuação. 
 
 
- Recebimento; 
- Registro; 
- Classificação; 
- Movimentação. 
 
ROTINAS DE PROTOCOLO 
(Marilena Leite Paes) 
 
Recebimento e Classificação 
 
 Receber a correspondência; 
 
 Separar a correspondência oficial da 
particular; 
 
 Distribuir a correspondência particular; 
 
 Separar a correspondência oficial de 
caráter ostensivo da correspondência de 
caráter sigiloso; 
 
 Encaminha a correspondência sigilosa 
aos respectivos destinatários; 
 
 Abrir a correspondência ostensiva; 
 
 Tomar conhecimento da correspondência 
pela leitura, verificando a existência de 
antecedentes; 
 
 Requisitar ao Arquivo os antecedentes. 
Se os antecedentes não estiverem no 
Arquivo, o Setor de Registro e 
Movimentação informará onde se 
encontram e os solicitará para ser feita a 
juntada; 
 
 Interpretar e classificar a 
correspondência, com base no código de 
assuntos adotado, se for o caso; 
 
 Apor carimbo de protocolo – 
numerador/datador, sempre que possível, 
no canto superior direito do documento; 
 
 Anotar abaixo do número e da data a 
primeira distribuição e o código de 
assunto, se for o caso; 
 
 Elaborar o resumo do assunto a ser 
lançado na ficha de protocolo; 
 
 Encaminhar os papéis ao Setor de 
Registro e Movimentação. 
 
 
Registro e Movimentação 
 
Funciona como uma atividade de distribuição de 
documentos. Faz o registro do documento 
anotando dados de identificação, e encaminha os 
documentos aos setores a que se destinam. 
 
 Preparar a ficha de protocolo, em duas 
vias, anotando: número de protocolo; 
data de entrada; procedência, espécie, 
número e data do documento; código e 
resumo do assunto; primeira distribuição; 
 
 Anexar a segunda via da ficha ao 
documento, encaminhando-o ao seu 
destino, juntamente com os antecedentes, 
 
 
 
 25 
após o registro e as anotações pertinentes 
nas respectivas fichas, se for o caso; 
 
 Inscrever os dados constantes da ficha de 
protocolo nas fichas de procedência e 
assunto, arquivando-as em seguida; 
 
 Arquivar as fichas de protocolo em 
ordem numérica; 
 
 Receber dos vários setores os 
documentos a serem redistribuídos; 
anotar nas respectivas fichas o novo 
destino; 
 
 Encaminhar os documentos aos 
respectivos destinos, de acordo com 
despacho de autoridade competente. 
 
 
Autuação – Formação de Processos 
 
Expedição – Controle de Documentos Emitidos 
 
 
 
QUESTÕES DE PROVA 
 
21 (DPF – ESCRIVAO – 2012) O instrumento 
elaborado para a classificação dos documentos 
de arquivo é o plano de destinação de 
documentos. 
 
22 (TRE-RJ 2012) A classificação do documento 
de arquivo é feita a partir de um código ou plano 
de classificação e efetivada mediante a anotação 
desse código no próprio documento. 
 
23 (IBAMA 2012) Os documentos de arquivo 
produzidos e(ou) recebidos pela atividade meio 
dos órgãos públicos federais, incluindo-se o 
IBAMA, devem ser classificados de acordo com 
o Código de Classificação de Documentos de 
Arquivo, estabelecido pelo Conselho Nacional 
de Arquivos. 
 
 
24 (DPF – ESCRIVAO – 2012) A organização 
de documentos de arquivo envolve a 
classificação, a ordenação e o arquivamento. A 
classificação e a ordenação são operações 
intelectuais e o arquivamento, uma operação 
física. 
 
25 (IBAMA 2012) Ao se arquivar o documento 
de arquivo, estabelece-se a disposição do 
documento dentro da unidade de classificação 
definida. 
 
26 (TRE-RJ 2012) A disposição de documentos 
pelo nome dos clientes corresponde à ordenação 
do tipo unitermo. 
 
27 (BACEN 2013 – TÉCNICO - AREA 1) 
Protocolo é o serviço encarregado de 
recebimento, registro, classificação, distribuição, 
controle da tramitação e expedição de 
documentos. 
 
28 (TRE-RJ 2012) O recebimento de 
documentos em um setor de protocolo 
compreende a separação da correspondência 
oficial da particular e a separação da 
correspondência oficial de caráter ostensivo da 
de caráter sigiloso. 
 
29 (MPU – 2013 – TÉCNICO) Correspondência 
oficial em cujo envelope haja indicação de 
particular não deve ser aberta, mesmo que trate 
de assunto específico das atividades da 
instituição destinatária. 
 
30 (DPF – ESCRIVAO – 2012) Em algumas 
situações, os documentos de arquivo precisam 
passar por vários setores da instituição, onde são 
tomadas decisões com relação ao tema do 
documento. A trajetória realizada pelo 
documento desde sua produção até o 
cumprimento de sua função administrativa é 
conhecida como tramitação. A trajetória 
realizada pelo documento deverá ser registrada 
para futuro conhecimento. 
 
 
 
 
 
 
 
 26 
MÓDULO 4 – Tecnologias aplicadas à gestão 
documental (GED e Microfilmagem). 
 
* Ver Anexo 2 
 
MICROFILMAGEM 
“Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins 
deste Decreto, o resultado do processo de 
reprodução em filme, de documentos, dados e 
imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, 
em diferentes graus de redução”. (Decreto Nº 
1.799 de 30/01/1996). 
 
Lei 5.433 de 08 de maio de 1968 
Regula a microfilmagem de documentos 
oficiais e dá outras providências. 
 
Decreto 1.799 de 30 de janeiro de 1996 
Regulamenta a Lei 5.433/68. 
 
Portaria nº 12 de 8 de junho de 2009 
Secretaria Nacional de Justiça - dispõe 
sobre o registro e a fiscalização do 
exercício da atividade de microfilmagem 
de documentos. 
 
 
Vantagens da Microfilmagem 
Integridade das informações. Segurança contra 
fraudes e arquivamento incorreto, facilidade de 
pesquisas através de Leitores de Microfilme. 
 
Segurança: Duas vias de microfilme, original e 
cópia, proporcionando à Microfilmagem total 
segurança. 
 
Rapidez de acesso: Fácil pesquisa, com auxílio 
de índices em banco de dados, busca das 
informações em poucos minutos e cópias em 
papel se necessário. 
 
Redução do espaço ocupado: até 98% de 
redução de espaço físico dos arquivos. 
 
Confiabilidade: Através do microfilme obtem-
se total durabilidade de arquivo. 
 
Legalidade: A Microfilmagem possui uma 
legislação própria. 
 
Compatibilidade: A Microfilmagem é 
compatível com as mídias magnéticas e ópticas. 
MICROFORMAS

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