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SANTA CRUZ DO SUL - RS GESTÃO DE ESTOQUE, ARMAZENAGEM E DEMANDA CURSO DE PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU NÚCLEO DE PÓS-GRADUAÇÃO E EXTENSÃO – DOM ALBERTO 1 O QUE É GESTÃO DE ESTOQUES?1 Gestão de estoques, no contexto de uma indústria, normalmente se refere à gestão dos recursos materiais que podem ajudar a organização a gerar receita no futuro. O responsável por esta parte da gestão é o Gerente de operações. Por exemplo, uma loja de varejo que vende vários itens, como um supermercado ou loja de departamentos (com por exemplo alimentos embalados, mantimentos, roupas, bens eletrônicos, etc.) não costuma armazenar todos os produtos na loja. Parte do estoque de produtos é mantido em um armazém ou depósito. Chamamos de inventário a soma dos produtos na loja e no armazém. 1.1 Por que a gestão de estoques é tão importante? Empresas que atuam como fabricantes ou montadoras, voltadas para a produção de bens, dependem fortemente de um estoque bem gerenciado por uma série de razões. No final das contas, uma empresa que dependa de produção não pode sobreviver sem um bom sistema de gerenciamento de estoques. Vejamos então algumas razões para ter um bom sistema de gestão de estoques: 1.2 Atender às demandas de forma constante A demanda por bens e serviços específicos não será a mesmo durante todo o ano. Por exemplo, a venda de condicionadores de ar tem picos durante o verão e vai para baixo durante o inverno. Roupas também tem uma demanda muito sazonal, curtas no verão e longas e quentes no inverno. 1 Texto original extraído do link: http://www.logisticadescomplicada.com/o-que-e-gestao-de- estoques/ Um estoque bem planejado permitirá que uma empresa cumpra as exigências – e todos sabemos que a chave para aumentar a receita é o atendimento integral da demanda. 1.3 Continuidade das operações A gestão cautelosa dos estoques permitirá a uma empresa executar suas operações sem problemas, com continuidade. Por exemplo, se uma organização fabrica produtos que dependem de matérias-primas, é evidente que a empresa precisa de um bom estoque de matérias-primas para que as operações sigam sem contratempos. 1.4 Economia nas operações Um sistema de gerenciamento de estoques bem administrado permite que uma empresa possa cortar custos. Por exemplo, quando a época das festas chega e a empresa prevê um aumento na demanda por alguns produtos (como chocolate na páscoa ou brinquedos no Natal), ela pode adquirir mercadorias em quantidade com antecedência, negociar preços e armazená-las para a temporada. Os principais benefícios deste exercício são que a empresa pode atender toda a demanda e quando ele compra em quantidade e de maneira planejada, obtém descontos. Fonte: blog.cargobr.com 1.5 Quais são os princípios da gestão de estoques? As práticas a seguir podem ajudar uma empresa a ter um estoque bem gerenciado: 1.6 Previsão da demanda: Esta é uma habilidade especializada. Uma empresa deve ser capaz de prever demandas de bens e produtos específicos em um momento específico do ano. A empresa deve criar e manter o seu sistema de inventário com base nas demandas, reais e previstas. Conheça mais sobre previsão de demanda. 1.7 Monitoramento do sistema: Um inventário deve ter um mecanismo de monitoramento da quantidade em estoque, a todo momento. A empresa deve saber com exatidão a quantidade de estoque em qualquer ponto específico no tempo. 1.8 Qualidade de armazém Fonte: www.imam.com.br O armazém deve ser capaz de manter o estoque em boas condições. Materiais desperdiçados geram perdas de oportunidades e receitas. A Gestão de Estoques é, portanto, um desafio para a maioria das empresas. Na verdade, mesmo antes que uma empresa comece suas vendas, seu lucro ou prejuízo pode ser parcialmente explicado por quão bem a empresa é capaz de gerenciar seus estoques. 2 A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE ESTOQUES2 Atualmente, muito se fala sobre custos logísticos, gerenciamento da cadeia de suprimentos, bem como gestão de estoques. Fonte: setelagoas.com.br Muitas empresas buscam manter estoques mínimos para tentarem obter vantagem competitiva no mercado. Com os baixos valores agregados aos estoques, elas conseguem ter a oportunidade de investir o capital ao invés de deixá-lo ocioso em forma de estoques. Mas, será que essa é a melhor solução? Outros pontos devem ser analisados, como por exemplo, a variação da demanda. Se a empresa não possui o estoque para atendimento imediato ao seu cliente, ela gera a oportunidade para que o mesmo busque seus concorrentes, correndo riscos de perdê-los. Ou então, se ela não cumpre os 2 http://www.ietec.com.br/imprensa/a-importancia-da-gestao-de-estoques/ prazos, seja por falta de matéria-prima devido à um atraso do fornecedor, a empresa terá sua imagem denegrida junto ao mercado e, para conseguir restabelecê-la acarretará em grandes custos. Daí a necessidade de se estudar uma melhor forma para manter um estoque de segurança. Estes dois pontos devem ser ponderados (manter ou não manter estoques). Esse artigo tem como objetivo demonstrar algumas vantagens e custos para manutenção dos estoques, além de descrever brevemente suas funções, tipos e como fazer um planejamento adequado. 2.1 Definição e Tipos de Estoques Fonte: setelagoas.com.br Pode-se considerar estoque tendo matérias-primas, produtos semiacabados, componentes para montagem, sobressalentes, produtos acabados, materiais administrativos e suprimentos variados, que podem ser para utilização posterior, permitindo o atendimento regular das necessidades dos usuários para continuidade das atividades da empresa considerando que este estoque foi gerando pela impossibilidade de prever-se a demanda exata, ou então como uma reserva para ser utilizada em tempo oportuno. Porém, os estoques representam boa parte dos ativos da empresa, em alguns casos podendo representar aproximadamente 46% dos ativos totais. Então pode-se considerar que “os estoques são recursos ociosos que possuem valor econômico, os quais representam um investimento destinado a incrementar as atividades de produção e servir aos clientes” (VIANA, 2000, p.144). Alguns autores classificam os tipos de estoques conforme quadro abaixo: 2.2 Importância e os Custos de Manutenção dos Estoques A maioria das empresas tem como objetivo o atendimento aos seus clientes na hora certa e com a quantidade certa. Para obter uma vantagem competitiva duradoura é necessário a rapidez e presteza na distribuição das mercadorias. Nesse sentido, a maioria dos estoques gera algumas vantagens e são importantes para: melhorar o serviço do cliente – dando suporte à área de marketing, que ao criar demanda precisa de material disponível para concretizar vendas; economia de escala – os custos são tipicamente menores quando o produto é fabricado continuamente e em quantidade constantes; proteção de mudanças de preços em tempo de inflação alta – um alto volume de compras minimiza o impacto do aumento de preços pelos fornecedores; proteção contra incertezas na demanda e no tempo de entrega – considera o problema que advém dos sistemas logísticos quando, tanto o comportamento da demanda dos clientes, quanto o tempo de entrega dos fornecedores não são perfeitamente conhecidos, ou seja, para atender os clientes são necessários estoques de segurança e; proteção contra contingências – proteger a empresa contra greves, incêndios,inundações, instabilidade política e outras variáveis exógenas que podem criar problemas. O risco diminuiria com a manutenção de estoques. Fonte: ead.sestsenat.org.br Ideal, seria a inexistência de estoques, à medida que fosse possível atender ao usuário no momento em que ocorressem as demandas. As primeiras causas que exigem estoques permanentes para atendimento imediato do consumo interno e das vendas são as necessidades de continuidade operacional, incerteza da demanda futura ou sua variação ao longo do período de planejamento e, disponibilidade imediata do material nos fornecedores e cumprimento dos prazos de entrega. Outras razões para existência dos estoques, segundo Viana (2000), são a impossibilidade de se ter os materiais em mãos, na ocasião em que as demandas ocorrem; o benefício obtido em função das variações dos custos unitários (esta razão torna-se altamente significativa em economias inflacionárias, quando a manutenção de elevados estoques de materiais estratégicos poderá, até determinado limite, beneficiar os detentores), a redução da frequência dos contatos com o mercado externo, que muitas vezes é prejudicial à atuação formal do órgão comprador e a segurança contra os riscos de produção do mercado fornecedor. “O custo de manutenção de estoque é o custo incorrido para manter o estoque disponível”. (BOWERSOX; CLOSS, 2001, p. 232) Pozo (2002), considera os três custos abaixo como os mais importantes na formação dos estoques: 1- Custo do pedido: A cada pedido ou requisição emitida, incorrem custos fixos (salário do pessoal envolvido no processo) e variáveis (recursos necessários para concluir o pedido) referentes a esse processo. Esse custo está diretamente determinado com base no volume destes pedidos e requisições. Fonte: blog.sistemahiper.com.br 2- Custo de manutenção de estoque: Incluem custos de armazenamento como altos volumes, demasiados controles, enormes espaços físicos, sistema de armazenamento e movimentação de pessoal alocado, equipamentos e sistemas de informação específicos; custos associados aos impostos e seguros de incêndio e roubo de material alocado; custos sujeitos a perdas, roubos e obsolescência; custo ao capital imobilizado em materiais e bens. 3- Custo por falta de estoque: Esse custo ocorre quando as empresas buscam reduzir ao máximo seus estoques, podendo acarretar no não- cumprimento do prazo de entrega, proporcionando uma multa por atraso ou cancelamento do pedido do cliente. Além disso, a imagem da empresa se desgasta e isso acarreta um custo elevado e difícil de medir. 2.3 Fundamentos da Gestão de Estoques e Classificação ABC O controle de estoque deve ser um procedimento rotineiro, a fim de cumprir uma política de estoques abrangendo as quantidades disponíveis em um local e o acompanhamento de suas variações ao longo do tempo. Fonte: www.acomsistemas.com.br Viana (2000) afirma que a gestão dos estoques é um conjunto de atividades que visa atender as necessidades da empresa, com o máximo de eficiência e ao menor custo, através do maior giro possível para o capital investido em materiais, tendo como objetivo fundamental a busca do equilíbrio entre estoques e consumo. A classificação ABC tem como fundamento principal a diferenciação dos produtos em categorias, onde determinados produtos necessitam de maior (ou menor) controle devido a seu impacto quanto ao preço, demanda (para produção e venda), facilidade de reposição ou competitividade. Classe A: São os principais itens em estoque de alta prioridade, foco de atenção do gestor de materiais, pois são materiais com maior valor devido à sua importância econômica. Estima-se que 20% dos itens em estoque correspondem a 80% do valor em estoque. Fonte:: www.cdlshopping.com Classe B: Compreendem os itens que ainda são considerados economicamente preciosos, logo após os itens de categoria A, e que recebem cuidados medianos. Estima-se que 30% dos itens em estoque correspondem a 15% do valor em estoque. Classe C: Não deixam de ser importantes também, pois sua falta pode inviabilizar a continuidade do processo, no entanto o critério estabelece que seu impacto econômico não é dramático, o que possibilita menos esforços. Estima- se que 50% dos itens em estoque correspondem a 5% do valor em estoque. 2.4 Termos frequentes relacionados a estoques Política de estoques: “normas sobre o que comprar ou produzir, quando atirar e quais as quantidades”. (BOWERSOX; CLOSS, 2001, p.228) Estoque médio (EM): “quantidade máxima de materiais, componentes, estoque em processo e produtos acabados normalmente mantida em estoque”. (BOWERSOX; CLOSS, 2001, p.229) Estoque em trânsito: ”estoque que se encontra em viagem ou aguardando transporte já sobre veículos”. (BOWERSOX; CLOSS, 2001, p.229) Estoque real (ER): “quantidade de material existente em estoque no almoxarifado da empresa” (VIANA, 2000, p.151). Fonte: produto.mercadolivre.com.br Estoque virtual (EV): estoque real acrescido das quantidades de encomendas em andamento. Estoque de cobertura (EC): relação entre estoques e consumo, indicando por quanto tempo o estoque suportará o consumo sem que haja reposição. Planejamento de Estoque (Estoque de segurança, determinação do ponto de ressuprimento e lote de compra). Segundo Viana (2000) o estoque de segurança é “a quantidade minimizada possível capaz de suportar um tempo de ressuprimento superior ao programado ou um consumo desproporcional” (VIANA, 2000, p.150). Os estoques de segurança “diminuem os riscos do não atendimento das solicitações dos clientes internos e externos”. (MARTINS; ALT, 2000, p.201) Sua quantidade é calculada em função do nível de atendimento fixado pela empresa, em função da importância operacional e do valor do material, além dos desvios entre os consumos estimados e os realizados e o prazo médio de reposição. Seu cálculo é feito conforme fórmula abaixo: ES = K x TR x CMM ES – Estoque de segurança. K – Fator de segurança.TR – Tempo de ressuprimento. CMM – Consumo médio mensal. O ponto de ressuprimento determina “quando devem ser iniciadas as atividades de ressuprimento” (BOWERSOX; CLOSS, 2001, p.235), podendo ser estipulado em unidades que ou em dias de suprimento. Os autores afirmam que essa explicação “concentra-se na determinação de pontos de ressuprimento sob condições de certeza de demanda e de ciclo de atividades” (BOWERSOX; CLOSS, 2001, p.235). A fórmula básica para o cálculo do ponto de ressuprimento é: PR = D x T D – Demanda diária média. T – Duração média do ciclo de atividades. Para os casos em que o estoque de segurança é necessário, em vista de condições de incertezas a fórmula passa a ser: PR = D x T + ES, onde ES é estoque de segurança. Fonte: www.integralog.com.br A quantidade a ser comprada (QC) é definida quando é atingido o nível de reposição e a partir da quantidade prevista para o consumo durante o intervalo de cobertura. Viana (2000) considera a fórmula abaixo como a fórmula clássica da quantidade a comprar, mas afirma que nem sempre atende, pois existem quatro situações distintas: QC = EM – EV - Pedido inicial: “primeira aquisição para materiais recém incluídos no estoque” (VIANA, 2000, p.157): QC = CMM x TR x 2ES - Saldo em estoque for ao nível de reposição: QC = NR x IC. CM – EV NR – Nível de reposição. IC – Intervalo de cobertura. EV – Estoque virtual. - Saldo em estoque for abaixo do nível de reposição: * Fórmula anterior acrescida da quantidade que ultrapassaro nível de ressuprimento. - LEC – Lote econômico de compra. O lote econômico de compra é a “quantidade do pedido de ressuprimento que minimiza a soma dos custos de manutenção de estoques e de emissão e colocação de pedidos”. (BOWERSOX; CLOSS, 2001, p.236). A fórmula utilizada para o cálculo do LEC é: 2 x CA x CCLEC = CPA x PV CA – Consumo anual em quantidades CC – Custo unitário do pedido de compra CPA – Custo do material armazenado PV – Preço unitário do material. Fonte: blogmpe.algartelecom.com.br “Os problemas mais frequentes são relativos aos ajustes necessários para tirar vantagem de situações específicas de compra e de consolidação das cargas”. (BOWERSOX; CLOSS, 2001, p.237) Os autores afirmam que os três ajustes mais comuns são: descontos de taxas de frete por quantidade transportada, descontos por quantidade na compra e ajustes especiais. 3 GESTÃO DE ESTOQUE O fato da importância da gestão de estoque no processo de planejamento do controle do estoque. Para bem mostrarmos a importância do mesmo, começamos definindo o estoque, que apesar de ser uma definição bem ampla, simplificamos trazendo o pensamento e definição de autores para o seu esclarecimento. Os resultados positivos de uma empresa estão relacionados à gestão de estoque eficiente. Por isso os estoques sempre foram alvos da atenção dos grandes gerentes. Fonte: www.revistaespacios.com Com a alta competitividade e a maior exigência do consumidor as empresas necessitam se adaptarem rapidamente à tendência, melhorar suas performances e agregar valores aos seus serviços e produtos. E a gestão de estoque entra com a função de deixar as empresas no nível em que se exige o mercado, garantindo maior disponibilidade de produto ao consumidor, com o menor nível de estoque possível. Estoques excessivos significam gastar dinheiro à toa, é assumir custo que não retorna benefício algum. Hoje as empresas procuram a obtenção de uma vantagem competitiva em relação a seus concorrentes, e a oportunidade de atendê-los prontamente, no momento e na quantidade desejada, é grandemente facilitada com a administração eficaz dos estoques. 3.1 Definições de estoque O alcance do termo estoque é muito amplo. Tradicionalmente falando podemos considera-lo como representativo de matérias-primas, produtos semiacabados, 2 componentes para montagem, sobressalentes, produtos acabados, materiais administrativos e suprimentos variados. Fonte:blog.seton.com.br E em meias palavras, dizemos que seria tudo o que a empresa possui “guardado”, para suprir as suas necessidades. Ou por muitas vezes, materiais em estoque que não planejados, não analisados ou acompanhados com uma boa gestão, acabam não sendo suficiente para suprir tal necessidade da mesma. “O estoque e definido como acumulação de recursos materiais em um sistema de transformação. Algumas vezes estoque também e usado para descrever qualquer recurso armazenado. Não importa o que está sendo armazenado como estoque, ou onde ele está posicionado na operação, ele existira porque existe uma diferença de ritmo ou de taxa entre fornecimento e demanda. ” (Slack e et al,1997) Conforme dito pelo autor, estoque é definido por tudo aquilo que precisa ser armazenado ou estocado em determinados locais de uma organização, pois assim complementa a rotatividade da organização, tornando-a rápida e eficaz. Em organizações mais atípicas poderá adquirir outros significados, como estoque de livros, de dinheiro em banco, de professores, de consultores e assim por diante. Sobre este prisma pode-se definir estoque assim: a. Materiais, mercadorias ou produtos acumulados para utilização posterior, de modo a permitir o atendimento regular das necessidades dos usuários para a continuidade das atividades da empresa, sendo o estoque gerado, consequentemente, pela impossibilidade de prever-se a demanda com exatidão; Reserva para ser utilizada em tempo oportuno. As principais funções do estoque são: a. Garantir o abastecimento de materiais a empresa, neutralizando os efeitos de: - Demora ou atraso no fornecimento de materiais: Estando sempre atento a quantidade qualidade dos materiais em estoque. - Sazonalidade no suprimento: Verificar o tempo que está acontecendo, as transformações nas matérias. - Riscos de dificuldade no fornecimento: Analisando o tipo de dificuldade encontrada. b. Proporcionar economias de escala: - Através Da compra ou produção em lotes econômicos; - pela flexibilidade do processo produtivo; - pela rapidez e eficiência no atendimento ás necessidades. 3.2 Controle de estoques O Controle de estoques é o procedimento adotado para registrar, fiscalizar e gerir a entrada e saída de mercadorias e produtos numa, seja numa indústria ou no comércio. O controle de estoque deve ser utilizado tanto para matéria prima, mercadorias produzidas e/ou mercadorias vendidas. O Controle de estoques exerce influência muito grande na rentabilidade da empresa. Os estoques absorvem capital que poderia estar sendo investido de outras maneiras, desviam fundos de outros usos potenciais e tem o mesmo custo de capital que qualquer outro projeto de investimento da empresa. Sendo um importante papel na fase administrativa, pois através desse estoque e que é possível saber o quanto se pode comprar o que comprar para não chegar ao desperdício de matérias ou até mesmo da falta de material em estoque. Fonte:www.andregugliotti.com.br O objetivo do controle de estoque é também financeiro, pois a manutenção de estoques é cara e o gerenciamento do estoque deve permitir que o capital investido seja minimizado. Ao mesmo tempo, não é possível para uma empresa trabalhar sem estoque. Portanto, um bom controle de estoque passa primeiramente pelo planejamento desse estoque. De forma semelhante, os níveis dos estoques estão sujeitos a velocidade da demanda. Se a constância da procura sobre o material for maior que o tempo de ressuprimento, ou estas providências não forem tomadas em tempo oportuno, a fim de evitar a interrupção do fluxo de reabastecimento, teremos a situação de ruptura ou de esvaziamento do seu estoque, com prejuízos visíveis para a produção, manutenção, vendas etc. Hoje em dia o fornecedor ao oferecer sua mercadoria ao cliente, se preocupa em perguntar a quantidade X, de tal produto que está sendo comercializado. E o cliente por sua vez, afirmou que a maioria das vezes não informa ao fornecedor, prejudicando o próprio que acabaria recebendo uma força do fornecedor em relação ao controle de seu próprio estoque. Para Viana (2002) as principais causas que exigem estoque permanente para o imediato atendimento do consumo interno e das vendas nas empresas são: Fonte: www.sistemadearmazenagem.com.br a. Necessidade de continuidade operacional; b. Incerteza da demanda futura ou sua variação ao longo do período de planejamento; c. Disponibilidade imediata do material nos fornecedores e cumprimento dos prazos de entrega. Atender aos clientes na hora certa, com a quantidade certa e requerida, tem sido o objetivo da maioria das empresas. Assim, a rapidez e presteza na distribuição das mercadorias assumem cada vez mais um papel preponderante na obtenção de uma vantagem competitiva duradoura. 3.3 Custos A necessidade de manter estoques acarreta uma série de custos às empresas. Por isso é normal ouvirmos “Estoque custa dinheiro”. Podemos classificar os custos de manter estoque em trêscategorias: custos diretamente proporcionais, inversamente proporcionais e independentes. O custo direto ocorre quando os custos crescem com o aumento da quantidade média estocada. O custo inverso são os custos ou fatores de custos que diminuem com aumento do estoque médio, isto é, quanto mais elevados os estoques médios, menores serão tais custos. O custo independente são os que independem do estoque médio mantido pela empresa. Independe da quantidade estocada. Fonte:www.aecweb.com.br 3.4 Consumo Viana (2002) diz que consumo é a quantidade de material necessária requerida para o atendimento das necessidades de produção e de comercialização, relacionada a determinada unidade de tempo. Assim, conforme o ritmo em que se processa a utilização pode-se classificar o consumo como regular ou irregular. Como diz o autor, consumo é o material necessário para o atendimento das necessidades de produção e comercialização. 3.5 Demanda Para Viana (2002) a demanda caracteriza a intenção de consumo e tem o objetivo básico de fazer previsões, levando em consideração dois aspectos relevantes, quais sejam sua evolução histórica e seus afastamentos, que podem ser identificados analisando-se tipos de funções da própria demanda. Conforme o autor demanda e consumo andam juntos, pois, depende de a quantidade do consumo para poder analisar a demanda. 3.6 Fundamentos da Gestão Fonte: setelagoas.com.br Segundo Viana (2002) seu objetivo consiste essencialmente na busca pelo equilíbrio entre estoque e consumo, o que será obtido mediante as seguintes atribuições, regras e critérios: a. Impedir entrada de materiais desnecessários; b. Centralizar as informações para que se tenha um melhor acompanhamento e planejamento; c. Definir parâmetros de cada material; d. Determinar a quantidade de compra para cada material; e. Analisar e acompanhar a evolução do estoque na empresa; f. Desenvolver e implantar uma padronização de materiais; g. Ativar o setor de compras; h. Decidir sobre a regularização de materiais i. Realizar estudos frequentes para que materiais obsoletos e inservíveis sejam retirados do estoque. Fonte: www.wreducacional.com.br Estoque é a quantidade de um determinado item para atender determinado nível de demanda. Motivadores da gestão de estoque: a. Número crescente de SKU; b. Elevado custo de oportunidade do capital, ou seja, quando se coloca dinheiro em determinado estoque, perde-se a oportunidade de empregar o mesmo capital em outro tipo de mercadoria ou situação; c. Se a empresa estimula a produção acima da demanda, ela tenta empurrar para os setores seguintes da cadeia de suprimentos. SKU significa “Stock Keeping Unit”, é o item de estoque, cada tipo de mercadoria (caneta, celular, biscoito, etc.). Razões para manter o estoque: a. Melhorar o nível de serviço; b. Incentivar economias na produção; c. Permitir economias de escala nas compras e no transporte; d. Agir como proteção contra aumento de mercado; e. Proteger a empresa de incertezas na demanda; f. Ter o que servir em situação de emergências; Fonte: lehavreadministra.wordpress.com As vezes para baratear o insumo/produto é necessário fazer estoques maiores, baratear custos com transportes e produção. Há três tipos de estoques: a. Básico: O que há em estoque para a demanda; b. Segurança: Além do básico para atender uma eventualidade; c. Trânsito: O conjunto de itens já comprados, mas que até chegar ao estabelecimento já é considerado estoque em trânsito. 3.7 Conceito de Gestão de estoque Segundo Martins e Alt (quinta tiragem, 2003) ambos mestres em engenharia de Produção afirmam que a gestão de estoques constitui em ações que permitem o administrador analisar se os estoques estão sendo bem utilizados, bem localizados, bem 7 manuseados e controlados. A gestão de estoque busca garantir a máxima disponibilidade de produto, com o menor de estoque possível. A gestão de estoques entende que quantidade de estoque parada é capital parado. Ou seja, não está tendo nenhum retorno do investimento efetuado e, por outro lado, este capital investido poderia estar suprindo a urgência de outro segmento da empresa, motivo pelo qual o gerenciamento deve projetar níveis adequados, objetivando manter o equilíbrio entre estoque e consumo. Os níveis devem ser atualizados periodicamente para evitar problemas provocados pelo crescimento do consumo ou vendas e alterações dos tempos de reposição. Baseando no que autor disse, a gestão do estoque é estritamente necessária em uma organização, pois ele juntamente com os demais departamentos é todo o funcionamento desta empresa. Através da racionalização do estoque, garantindo a máxima disponibilidade do produto, com o menor estoque possível. Sendo a finalidade da gestão de estoque, a facilitação do seu uso diário, disponibilizando as informações necessárias para cada departamento e suas reais necessidades das mercadorias. Pois se a empresa detém um volume alto de estoques e não realiza esta prévia análise, as economias geradas pelas compras de lotes maiores podem ser coberta por custos maiores na manutenção destes estoques. Por fim, entendemos que a gestão de estoques é o planejamento do estoque, seu controle e sua retroalimentação sobre o planejamento. O mesmo, consiste na determinação dos valores que o estoque terá com o correr do tempo, bem como na determinação das datas de entrada e saída dos materiais do estoque e na determinação dos pontos de pedido de material. Fonte: www.artsoftsistemas.com.br 3.8 Avaliação de estoque A maioria das empresas chegam à falência por imobilizar elevadas somas de capital em estoques, faltando-lhes recursos financeiros para capital de giro. Uma atividade importante dentro do conjunto da gestão de estoque é prever o valor do estoque em intervalo de tempo adequado e gerenciá-lo, comparando- o com o planejado, e tomar as devidas ações quando houver desvios de rota. Os fatores que justificam a avaliação de estoque são: a) assegurar que o capital imobilizado em estoques seja o mínimo possível; b) assegurar que estejam de acordo com a política da empresa; c) garantir que a valorização do estoque reflita exatamente seu conteúdo; d) o valor desse capital seja uma ferramenta de tomada de decisão; e) evitar desperdícios como obsolescência, roubos, extravios etc., portanto, torna-se imperiosa uma perfeita avaliação financeira do estoque para proporcionar informações exatas e atualizadas das matérias-primas e produtos em estoques sob responsabilidade da empresa. 3.9 Função da Gestão de Estoques Uma má gestão no estoque acarretaria em inúmeros prejuízos à empresa. Dentre eles elevação do cancelamento de pedidos, parada de produção por falta de matérias, falta de espaço para armazenamento, quantidades maiores de estoque enquanto a produção permanece constante, e assim vai. Portanto, sua existência em meio ao planejamento do controle de estoque torna-se essencial. A gestão age como protetora do aumento dos preços é quem incentiva as economias na produção e mais, é a gestão quem protege as empresas das incertezas na demanda e no tempo de reabastecimento do estoque. Sendo suas principais funções: - Determinar “o que” manter em estoque; - Determinar quando reabastecer; - Determinar quanto requisitar; - Acionar o processo de reabastecimento; - Receber, estocar e suprir os materiais conforme requerido pelos usuários; - Realizar saneamento do estoque.As possíveis variáveis da Gestão de Estoque podem direta ou indiretamente afetar a uma Organização. É necessário gerir as tarefas do dia-a- dia, ou seja, o responsável dentro desta organização fica encarregado de controlar as possíveis necessidades dos clientes, a reposição do estoque e assim a saída deste determinado produto. Para estabelecer os níveis desejados de estoques, é imprescindível ter uma noção em relação à previsão das vendas. Dependendo do montante que a empresa programa vender em um determinado período, serão determinados os níveis de estoque, ou seja, o que é necessário manter na empresa para assegurar as vendas programadas. 4 ARMAZENAGEM Fonte: www.agencia.cnptia.embrapa.br Armazenagem, controle e manuseio de mercadorias são componentes essenciais da logística. Seus custos são elevados. A seleção dos locais onde esse processo será feito está intimamente associada aos custos desse processo. É conveniente para as organizações alocarem grandes espaços físicos para armazenagem e estocagem? Sabemos que é muito difícil especificar a demanda com precisão, por isso, em muitos casos são necessários à utilização de grande espaço físico. Podemos minimizar esse espaço, fazendo com que nosso estoque seja o mínimo possível, reduzindo-se assim os custos totais em armazenagem. Os estoques podem servir como redutor dos custos de transportes, pois permite o uso de quantidades econômicas de transportes, ou seja, utilizando-se o máximo que o responsável pelo frete consegue lhe trazer você estaria economizando custos com esse serviço. Muitas empresas, porém, nos dias atuais, estão evitando as necessidades de estoques, aplicando a filosofia JUST-IN-TIME. Entretanto é muito importante que a demanda por produtos acabados seja conhecida com alto grau de precisão e com fornecedores confiáveis a fim de obter um suprimento adequado à demanda, caso contrário tal método não funciona. Caso exista a necessidade de armazenar matérias é muito importante e até preocupante controlar esses estoques. Os custos com armazenagem e manuseio de mercadorias podem absorver de 10 a 40% das despesas logísticas de uma firma. 4.1 NECESSIDADES DE ESPAÇO FÍSICO Fonte: www.pautapronta.com.br As empresas necessitam de espaço físico para estocagem? Quais os motivos que levam as firmas a ter enormes armazéns para estocagem? Esses são pontos importantes a serem respondidos antes de ser feito qualquer ato concreto. Se as demandas forem todas conhecidas com exatidão, e as mercadorias puderem ser fornecidas instantaneamente, não há necessidade para manter espaço físico para estoque. Porém isso não costuma ocorrer com frequência por diversos motivos: demanda variável, atraso nos fornecimentos, marketing, etc. Podemos reduzir os custos de armazenagem utilizando como base quatro razões básicas: 1 – REDUZIR CUSTOS DE TRANSPORTE E PRODUÇÃO – A estocagem de produtos, tende a reduzir custos de transporte pela compensação nos custos de produção e estocagem. 2 – COORDENAÇÃO DE SUPRIMENTO E DEMANDA – Caso trabalhe- se com produto sazonal (ou seja, que não se pode encontrar em qualquer época do ano com facilidade), deve-se estocar esses produtos para venda fora da safra/época, com isso terá um aumento na receita considerável. 3 – AUXILIAR PROCESSO DE PRODUÇÃO – A manufatura de certos produtos, como queijos e bebidas alcoólicas, precisa de um período de tempo para maturação. No caso de produtos taxados, segurar a mercadoria até a sua venda evita o pagamento de impostos antecipado. 4 – AUXILIAR MARKETING – Para a área do marketing somos importantes à disponibilidade do produto para o mercado. Pela estocagem do produto próximo ao consumidor se tem uma entrega mais rápida e melhoria no nível de serviço, com isso o processo de marketing será um sucesso. 4.2 LOCALIZAÇÃO DE DEPÓSITOS Estabelecido que temos necessidade por área de armazenagem devemos definir a localização desse espaço. Primeiro definiremos a melhor localização geográfica, levando-se em conta se é um local de fácil acesso, tanto para o fornecedor quanto para o fornecimento, se o local é ideal para ser um centro de distribuição, o custo para preparar o terreno, custo de produção, se essa área possui um potencial para expansão caso seja necessárias futuras ampliações das instalados, disponibilidade de mão-de-obra local para que não seja preciso trazer trabalhadores de outros locais, valor do local e sistema viário, verificando as condições das estradas, se tem muito pedágio até seu destino final. Fonte: www.cesa.com.br Localizado o depósito, deve-se determinar o tamanho do edifício. Verificar se é preferível ter custos com construção ou utilizar um local alugado. Após construção feita levar em consideração a segurança do local e de seus estoques, verificar e avaliar qual tipo de produto será estocado, para assim saber quais são os cuidados específicos e necessários de cada material do local. Uma vez montado o depósito e o mesmo funcionando, utilizar sempre que possível à aplicação do importante princípio logístico de despachar tão longe quanto possível com o maior volume viável, pois, a estrutura dos fretes é tal que grandes lotes de entrega têm fretes unitários significativamente mais baixos do que entregas menos volumosa. AVALIAÇÃO DE ESTOQUE Fonte: www.unilogica.com A gestão de estoque tem como preocupação a busca constante da redução dos valores monetários de seus estoques, atuando para mantê-los o mais baixo possível e dentro dos níveis de segurança financeiro e dos volumes para atender à demanda. Essa atividade é uma das mais importantes de uma empresa de manufatura, algumas chegam à falência por imobilizar elevadas somas de capital em estoques. Alguns fatores que justificam a avaliação de estoque são: assegurar que o capital imobilizado seja o mínimo possível; assegurar que estejam de acordo com a política da empresa; garantir que a valorização do estoque reflita seu conteúdo; o valor desse capital seja uma ferramenta de tomada de decisão; evitar desperdícios como roubos, extravio, etc. Torna-se indispensável uma perfeita avaliação financeira do estoque para proporcionar informações exatas e atualizadas das matérias primas e produtos em estoque sob responsabilidade da empresa. O valor real de estoque que dispomos é feito por dois processos; um por meio das fichas de controle de cada item de estoque, e o segundo por meio de inventário físico. No primeiro processo podemos avaliar os estoques pelos métodos de custo médio, Fifo (peps) e Lifo (ueps). FIFO – O procedimento de baixa dos itens de estoque é feito para ordem de entrada de material na empresa, o primeiro que entrou será o primeiro que sairá, e assim utilizarmos seus valores na contabilização do estoque. LIFO – Considera que o primeiro a sair deve ser o último que entrou em estoque, sempre teremos uma valorização do saldo baseada nos últimos preços. CUSTO MÉDIO – A avaliação por este método é muito frequente, pois seu procedimento é simples e ao mesmo tempo age como um moderador de preços, eliminando as flutuações que possam ocorrer. Tem por metodologia a fixação de preço médio entre todas as entradas e saídas. O procedimento de baixa dos itens é feito normalmente pela quantidade da própria ordem de fabricação e os valores finais de saldo são dados pelo preço médio dos produtos. CURVA ABC – A Curva ABC tornou-se utilidade ampla nos mais diversos setores em que se necessita tomar decisões envolvendo grande volume de dados e a ação torna-se urgente. A CurvaABC é usada para avaliação de estoques, produção, vendas, salários e outros. Sua grande eficácia está na diferenciação dos itens de estoque com vistas a seu controle e, principalmente, a seu custo. A Curva ABC classifica os itens da empresa por grau de importância, sendo os materiais necessários para seu funcionamento classificados como A, os estoque e itens que são necessários, mas não atrapalham seu funcionamento caso faltem por um determinado período é considerado como B e os matérias administrativos como canetas, papeis, lápis entre outros são considerados como C. 5 GESTÃO DE ESTOQUES E DE ARMAZENAGEM Com base na administração dos fluxos, enquanto função base da Logística, as atividades desta área de gestão, em seu conjunto, estão presentes em toda a cadeia de abastecimentos, da origem ao destino. Deste modo, a Administração Logística deve contemplar, além dos procedimentos relacionados à produção, armazenamento, distribuição, transporte e manutenção de estoques, a forma como as mesmas interferem nos demais procedimentos da empresa, garantindo assim o devido funcionamento da organização em todas as suas ações. Fonte:brasaosistemas.com.br O tratamento dado a cada procedimento no processo de produção exige da ação logística diversas considerações a respeito dos problemas que podem surgir, bem como das soluções que se fazem possíveis de realizar. A Logística Integrada busca desenvolver a concepção de que todo obstáculo à produção, armazenamento e distribuição pode contar com a resolução oferecida pela Administração Logística em algum aspecto, e que a mesma beneficia a empresa como um todo, fazendo com que o sucesso interno possa se refletir no âmbito externo, principalmente na imagem que o consumidor faz da empresa, ao analisar sua competência e presteza na entrega de produtos e satisfação das necessidades de seus clientes. Esta integração das partes interna e externa de uma empresa faz com que a Logística Integrada, enquanto parte da Administração Logística, integre a chamada Gestão Empresarial. A sincronia existente entre a demanda do consumidor e a competência da empresa em atendê-la, contando ainda com diversas realizações entre estas duas partes, que envolvem, por sua vez, procedimentos referentes à Administração Logística, sobretudo no que se refere à produção e gestão de materiais. Tal processo justifica ainda o uso de estoques por diversas empresas, visto que o Just in Time, por exemplo, dificulta o atendimento imediato de uma demanda crescente por parte dos consumidores, gerando ainda economias no transporte dos materiais necessários para a devida fabricação. Analisando-se de forma detalhada a função relacionada à gestão de estoques, pertencente à Administração Logística, verifica-se que sua continuidade nas empresas também se deve a um incentivo à economia na linha de produção (visto que a quantidade de materiais se relaciona diretamente com quantidade de produtos), à possibilidade de redução de escala nas compras e no transporte (visto que o estoque não precisa ser reposto constantemente), à proteção voltada à organização para com os aumentos de preços (no caso da elevação de custos, os materiais de estoque já estão adquiridos previamente) e servem de segurança contra contingências (falta imprevista de recursos para a produção). A gestão de estoques mantém a empresa informada de modo constante acerca dos materiais utilizados na produção, devido a uma associação direta do armazenamento com o ciclo de operações da organização. Pode-se também avaliar os valores dos itens mantidos em estoque, como função importante no contexto logístico. Os níveis de estoques, tal qual a lucratividade da empresa, dependem diretamente das vendas e dos níveis atingidos com as mesmas, e por isso há a necessidade do controle acerca dos valores, tanto os que são gastos com os recursos em estocagem, como os que são acumulados com o lucro obtido com os produtos comercializados. Fontewww.logisticananuvem.com.br/ Cabe destacar que a gestão de estoque, diante desta dinâmica relacionada à linha de produção, torna-se uma difícil tarefa, visto que não há como se ter certeza da previsão das vendas antes do estabelecimento dos níveis desejados de estoque. Os erros realizados em caráter de previsão podem levar à perda de vendas (caso os estoques sejam reduzidos) ou a custos excessivos de estocagem (caso sejam superestimados). Quanto à classificação dos estoques pode ser feita em relação a três tipos: estoque de matérias-primas, de produtos em processo de produção e de produtos acabados. Podem ser colocados como benefícios do estoque de matérias-primas as facilidades ao se planejar o processo produtivo, a tendência a se manter o melhor preço deste produto, a garantia de não escassez de materiais e a obtenção de descontos, no que se refere à aquisição de grandes quantidades com os fornecedores. No que se referem aos estoques de produtos em processo de produção e produtos acabados, destaca-se a flexibilidade que ambos possuem em relação ao processo produtivo, visto que se ocorrer qualquer interrupção nas linhas de produção, o procedimento necessário para a finalização dos mesmos é reduzido, ou praticamente nulo. Mesmo assim, para se garantir a devida eficiência na linha de produção, devem ser adotadas ações que garantam maior confiabilidade, para que a espera não seja uma opção em meio às atividades da empresa. O estoque de produtos acabados também garante a realização de atendimento para as vendas efetivadas, bem como os custos que diminuem em função da adoção na produção de procedimentos simplificados. No que se refere à denominada “Curva ABC”, a partir do gráfico apresentado acima, podem ser analisadas as divisões de estoques em três grupos, demonstrados graficamente com eixos de valores (que aumentam conforme o produto é finalizado na linha de produção) e quantidades (considerando-se a maioria dos casos de produção, em que a matéria-prima dá origem a volumes maiores de produtos acabados). Os níveis relacionados à "classe A" representam a minoria de produtos acabados e a maioria relacionada ao material disponível; a "classe C" aponta a maioria da quantidade total relacionada a produtos acabados e a minoria de material; já a "classe B" aponta para valores e quantidades intermediários, tanto de produtos como de matéria-prima, relacionando-se com os períodos de funcionamento da linha de produção. Fonte: nextecommerce.com.br A fim de que sejam controlados tais índices e períodos do processo de produção, são empregados na gestão de estoques os chamados sistemas básicos, relacionados a programas específicos de computador, que executam comandos relacionados a procedimentos logísticos. Como exemplo, tem-se o Flexible Manufacturing System (FMS – Sistema Flexível de Manufaturação), que coloca sob supervisão computadorizada as operações das máquinas de produção, inclusive a substituição de recursos de procedimentos voltados ao manuseio de matérias-primas, acessórios e os próprios estoques “classe A”. Podem ainda ser incluídas no software específico do FMS modalidades com base na estatística, voltadas ao monitoramento do controle da qualidade. Este sistema também é utilizado em empresas com grande variedade de peças de produtos acabados, com montagem em lote. Como vantagens em um monitoramento de estoque “classe C”, destacam-se a maior produtividade das máquinas, que passam a empregar 90% do tempo disponível em operações voltadas ao controle e manutenção dos estoques “classe A”, proporcionandotambém uma atenção maior aos consumidores, devido à flexibilidade de tempo, bem como a diminuição das etapas de fabricação e a consequente oferta diversificada de produtos. Como outro exemplo de sistema, pode ser analisado o Material Requirement Planning (MRP – Planejamento do Requerimento de Materiais), definido como um sistema que administra de forma efetiva a realização de comandos de produção, compras de materiais, além de ser um recurso eficaz para se administrar estoques, bem como a carteira de demanda dos consumidores. A partir da carteira de consumidores, as vendas podem ser realizadas semanalmente, permitindo à empresa, neste período, a emissão de novas ordens de produção. O sistema MRP lida com o cálculo dos lotes de compras, fabricação e montagem, a partir da realização de fórmulas complexas, o que possibilita a operação com diversos estoques, dentro da Curva ABC. A maior vantagem do sistema MRP é a utilização de softwares complexos, sendo que os mesmos permitem a obtenção de um cumprimento efetivo dos prazos de entrega, a partir de estoques mantidos em baixas quantidades, mesmo com a fabricação massiva de produtos. Os funcionários são obrigados a interagir com o sistema MRP de forma minuciosa, com rigorosa disciplina, porque a manipulação dos dados é transmitida para os computadores responsáveis diretamente pelo estoque e produção. Neste caso, a ausência de disciplina pode implicar no registro de erros na memória do sistema, prejudicando a administração dos saldos em estoques e das quantidades necessárias de produtos. Normalmente, as fábricas são divididas em diversos setores, que administram o processamento sucessivo de produtos similares, a partir do uso destes sistemas computadorizados, recebendo os mesmos um conjunto de ordens de fabricação para serem cumpridas em período também pré- programado. A ideia é que, com o auxílio dos sistemas, todos os setores cumpram sua carga de trabalho, para que não haja materiais em aberto no fim do período relacionado à produção. A partir destas questões, verifica-se que cada setor pode ser efetivamente responsabilizado por uma parte do processo, confirmando-se ainda a eficácia do sistema com período fixo, que não se torna obsoleto em comparação aos sistemas modernos, devido às suas características, como a adoção de etapas curtas na linha de produção, que dinamizam a obtenção de produtos acabados. O sistema Optimized Production Technology (OPT – Tecnologia de Produção Otimizada), por sua vez, possui um desenvolvimento voltado às operações relacionadas ao fluxo de materiais, que pode ser aplicado a partir dos diversos setores da empresa. O sistema possui pressupostos básicos originados de formulações matemáticas, visto que dentre suas características em meio às ações de produção é efetivar uma ordem racional e sistematizada das realizações da linha de produção. Mesmo que os comandos vindos dos vários setores da empresa formem filas, o OPT se utiliza de coeficientes gerenciais para apontar o lote ótimo para cada procedimento a ser realizado para cada setor, incluindo aqueles em que acúmulo de processos é gerado. Fonte: blog.bluesoft.com.br Já em relação ao sistema denominado Kanban-JIT pode-se destacar o seu desenvolvimento em relação à otimização do transporte, enquanto procedimento diretamente ligado à dinamicidade com que os produtos são conduzidos aos consumidores, garantindo rapidez no processo de produção como um todo, possibilitando uma liberdade de ação no ambiente de trabalho, para que os colaboradores possam focar também em ações paralelas às necessidades de produção e estoque. Isto significa que o Kanban-JIT possibilita que ações afins aos procedimentos logísticos sejam adotadas pelos colaboradores da empresa, como criar diferenciais (de custo, de qualidade) para o produto no nível de compras, como forma de criar atrativos para a etapa final de consumo. Afinal, produção e distribuição são fundamentais para que o produto chegue ao consumidor, mas fomentar a imagem que ele possui da organização – não somente como competitiva no mercado contemporâneo, mas apresentando mais vantagens que a concorrência – pode garantir a sua fidelização. 6 ARMAZENAGEM E ESTOCAGEM: ENTENDA AS DIFERENÇAS DE UMA VEZ POR TODAS Armazenagem é um termo que deve ser aplicado para definir, em especial, o armazenamento de produtos prontos. Ela é fundamental nos processos logísticos que envolvem a cadeia de suprimentos. Para realizar a distribuição dos produtos e atender as demandas e as exigências do mercado, é preciso ter muita velocidade e flexibilidade nas operações. Os fluxos das mercadorias entre diferentes postos durante os processos logísticos exigem que os produtos sejam guardados por certo período. Para isso, então, serve a armazenagem. A armazenagem de produtos implica na elaboração de inventários e dos custos relacionados, pois certamente uma parte do capital de giro será utilizada para implantar e manter o sistema. Os funcionários envolvidos nesse sistema devem ter conhecimentos sobre movimentação e transporte de mercadorias. 6.1 Entendendo o conceito de estocagem Os especialistas costumam definir estocagem como a guarda de matérias-primas. Contudo, esse conceito não é suficiente para a definição de estoque: a verdade é que podem existir estoques de matérias-primas, produtos semiacabados e produtos acabados. É nessa grande possibilidade de estoques em uma mesma empresa que está o segredo para diferenciar os dois conceitos. 6.2 Comparando armazenagem e estocagem Como se vê, há uma semelhança muito grande entre os dois conceitos, mas é possível encontrar algumas diferenças. Considere que armazenagem está relacionada à guarda dos muitos estoques de uma empresa. Portanto, para fazer armazenagem é preciso contar com uma estrutura física apropriada: um depósito — armazém — que possua paredes, divisórias, paletes, cobertura, prateleiras, empilhadeiras, carrinhos, computadores, scanners e outros elementos de informática. Veja, agora, a síntese da diferença entre os dois conceitos: 6.2.1 Armazenagem Conceito mais amplo que envolve o de estocagem; Dinamismo (cálculo de custos, movimentação e transporte dos itens, inventários); Guarda temporária dos produtos até sua distribuição; Relação direta com almoxarifados, centros de distribuição, ciclo operacional; Conceito mais objetivo, relacionado principalmente com a estrutura física, ou seja, o armazém. 6.2.2 Estocagem Menor dinamismo; Guarda permanente de matérias-primas e produtos; Relação direta com fluxo de caixa, fornecedores, estratégias de vendas e marketing; Conceito mais subjetivo, relacionado principalmente com os itens que são depositados dentro do armazém. Fonte: www.starpel.com.br 6.3 Sistema de armazenagem: funções e vantagens O sistema de armazenagem, devido ao seu dinamismo, é importantíssimo para o negócio. Ele é responsável pelo controle de diversos processos: Recebimento, identificação, conferência e separação dos itens, bem como o seu endereçamento para o (s) estoque (s); Estocagem; Retirada dos itens do estoque (para atender pedidos); Acumulação e embalagem dos itens; Expedição dos pedidos; Registro das operações. Quando bem efetuado, o sistema de armazenagem proporciona muitos benefícios à empresa, como a redução de custos por meio do controle de estoque e a distribuição dos produtos em tempo hábil. A armazenagem permite, entre outras coisas, separar lotes pequenos de lotes maiores, o quepode trazer vantagens para a sua empresa: Fonte:www.pintattoos.com Utilização do espaço; Uso da mão de obra, dos equipamentos, da energia; Rotatividade do (s) estoque (s); Acesso e proteção dos itens; Controle de perdas; Produtividade; Atendimento e serviços aos consumidores. BIBLIOGRAFIA ASSAF NETO, A. Finanças corporativas e valor. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2009. ASSAF NETO, A.; SILVA, C. A. T. 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