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1 Aula 12 – Gerência de aquisições Prof: Marcelo Werneck Email: mwerneck@pucminas.br Problemas comuns Problemas mais comuns na aquisição Custo do desenvolvimento maior que o orçamento previsto Atraso no prazo de entrega Resultados insatisfatórios segundo as expectativas do usuário Problemas comuns “Os problemas da aquisição do software não vinham de dificuldades técnicas, mas de uma gerência deficiente.” “O software tornou-se grande, mais complexo e caro, e a gerência ineficaz é ainda a causa matriz das aflições da aquisição dos produtos e serviços de software.” Problemas comuns Outros problemas: Escopo volátil Não envolvimento do usuário final Falsas promessas Falta de disciplina Ausência de suporte da alta direção da empresa Expectativas não realistas Planejar o gerenciamento das aquisições (12.1) Processo de se identificar bens e serviços que serão adquiridos fora da organização. Inclui desenvolver e administrar contratos. 5 Planejar o gerenciamento das aquisições (12.1) Pode influenciar cronograma. Características da organização podem influenciar processo de compra. Pode ser visto no ponto de vista do comprador ou do fornecedor. PMI assume ponto de vista do comprador 6 Planejar o gerenciamento das aquisições (12.1) 7 Planejar o gerenciamento das aquisições (12.1) 8 Planejar o gerenciamento das aquisições (12.1) - Ferramentas Análise “Fazer ou comprar” (Make or buy) Relação custo-benefício melhor em desenvolver internamente ou comprar? Análise deve incluir custos diretos e indiretos Pode considerar alugar Fatores levados em consideração Capacidade, experiência, disponibilidade ... Contratos Um contrato compulsório é um acordo entre duas ou mais partes usado para adquirir produtos ou serviços de fora da organização. São regidos por leis. Demandam uma oferta e uma aceitação. Tipos de contratos Escolha do tipo de contrato é uma decisão fundamental no processo de aquisição Contratos com preço fixo Contratos com reembolso de custos Outras Variantes Contrato de preço fixo Estabelecem um preço firme, específico para os bens contratados. Acordo sobre os entregáveis. O contratado assume a maior parte do risco do custo. Escopo do trabalho deve ser bem definido e exeqüível. Trabalho ou qualquer mudança de escopo demandam gestão rigorosa. Contrato de preço fixo Podem ser desastrosos tanto para o contratante quanto para o contratado se escopo não está bem definido ou escopo muda dramaticamente. Importante estabelecer entregáveis bem definidos, precisos São seguros para ambos lados quando escopo está bem definido Forçam contratado a trabalhar de modo produtivo. Preço fixo com incentivo Contratos incluem um incentivo ou bônus caso completados antes do prazo ou com algum outro critério de desempenho. Critérios de incentivo devem estar muito claros e bem documentados no contrato. Algum risco com o contratante Preço fixo com ajuste de preço econômico Usualmente para contratos longos. Previsões de ajustes de preços em função de inflação, aumentos de custos de matérias-primas, ... Deve estar atrelado a algum índice confiável. Protege ambas as partes de mudanças em condições externas fora de seu controle. 15 Contrato com reembolso de custos Cliente assume maior parte dos riscos com custos Tem despesas gerais administrativas Flexibilidade para mudanças de escopo Adequado para projetos com inovação em que o escopo é volátil Pode faltar incentivo para controlar custos e prazos Incentivo de custo Incentivo de prazo Incentivo para reduzir prazo e custo, atingir critérios de qualidade ou uso de melhores práticas Contrato com reembolso de custos Maior risco com o contratante pois custos totais são incertos Contratante pode gastar mais para corrigir problemas e desvios. Contratado tem pouco incentivo para trabalhar eficientemente. Protege lucro do contratado Usado quando escopo contem muita incerteza, como projetos de pesquisa ou de alta tecnologia Contrato com reembolso de custos Com porcentagem dos custos Contratado é reembolsado com uma porcentagem além dos custos Com taxa fixa Contratado é reembolsado com uma taxa fixa do custo (lucro) Com taxa de incentivo Incentivo para bom desempenho Tempo e Material (Time & Materials) A quantidade de material (recurso) necessária não é conhecida quando o contrato é celebrado. Contratante tem a maior parte do risco Unidades fixas são utilizadas Gerente contratado a R$ 130,00 a hora Aluguel de equipamento a R$ 5000,00 mês Resumo Tipos de Contratos 20 Planejar o gerenciamento das aquisições (12.1) - Saídas Plano de Gerência de Contratações Tipos de contrato Integração do processo de compra com outros Gerência dos contratados Cronograma de contratação ..... Declaração de trabalho do contrato Descrição do trabalho, especificações, cronograma de trabalho Decisões sobre produzir ou comprar 21 Planejar o gerenciamento das aquisições (12.1) - Saídas Documentos de contratação Propósito é preparar documentos para solicitar propostas e selecionar fornecedores. Padrões de contrato podem ser usados. 22 Planejar o gerenciamento das aquisições (12.1) - Saídas Documentos de contratação Usados para solicitar propostas de fornecedores. Podem ser chamados: RFP – request for proposal RFI – request for information IFB – invitation for bid RFQ – request for quotation 23 Planejar o gerenciamento das aquisições (12.1) - Saídas Documentos de contratação Deve descrever claramente o trabalho a ser contratado. Formato e submissão das respostas dos fornecedores. Preparados pelo comprador para assegurar resposta completa e correta dos fornecedores. Decisões podem ser tomadas baseadas somente em preço ou considerar técnica. 24 Planejar o gerenciamento das aquisições (12.1) – Saídas – Critérios de Seleção Entendimento das necessidades Custo total Capacidade técnica Riscos Abordagem técnica Abordagem gerencial Garantia Capacidade financeira Capacidade de produção Tamanho do negócio Desempenho passado Referências Direitos de propriedade intelectual 25 Conduzir as aquisições (12.2) Também chamado de Realizar compras e aquisições. Propósito é obter respostas a ofertas e propostas de fornecedores potenciais. Maior parte do trabalho dos fornecedores é executada neste processo ao se preparar respostas a RFPs. Custos podem ser altos para fornecedores. Conduzir as aquisições (12.2) 27 Conduzir as aquisições (12.2) 28 Conduzir as aquisições (12.2) Técnicas e Ferramentas Conferências: reuniões com fornecedores em potencial para obter respostas sobre RFP. Publicidade: permite que fornecedores conheçam disponibilidade da RFP. Internet, jornais, ... Negociação: nem sempre proposta melhor selecionada a princípio vai ser escolhida. Condições podem mudar após negociações Conduzir as aquisições (12.2) Avaliação das propostas frente aos critérios definidos. Podem ser orientados a preço somente. Comumquando o que está sendo comprado é amplamente disponível. Podem ser solicitados aos fornecedores: Amostras do produto Referências de outros clientes Registros financeiros Mais importante: entendimento das necessidades Conduzir as aquisições (12.2) - Saídas Fornecedores selecionados Contrato Plano de Gerência do Contrato Disponibilidade de recursos (calendário) Atualizações no Plano de Gerenciamento do Projeto Controlar as aquisições (12.3) Objetivo é monitorar o desempenho do fornecedor e garantir que todos os requisitos do contrato são atendidos. Pode envolver coordenador vários fornecedores. Bem próximo a executar processos de gerenciamento de projetos. Controlar as aquisições (12.3) 33 Controlar as aquisições (12.3) 34 Encerrar as aquisições (12.4) Contratos têm ciclos assim como projetos. Atualizar registros e arquivar informações para referências futuras. Entradas: documentos relativos a contratação Técnica: auditoria de contratação (aderência aos processos) Saída: aceite formal Encerrar as aquisições (12.4) 36 Encerrar as aquisições (12.4) 37 Simulado 1. Você é o gerente do projeto de um show agendado para daqui a um ano. Você está trabalhando no plano de aquisição para controlar o som e projeção. Você quer minimizar os riscos para sua organização. Que opção de tipo de contrato você escolhe? A) Preço fixo com incentivo B) Custo mais taxa fixa C) Preço fixo D) Custo mais incentivo Simulado 1. Você é o gerente do projeto de um show agendado para daqui a um ano. Você está trabalhando no plano de aquisição para controlar o som e projeção. Você quer minimizar os riscos para sua organização. Que opção de tipo de contrato você escolhe? A) Preço fixo com incentivo B) Custo mais taxa fixa C) Preço fixo D) Custo mais incentivo Simulado 2. Você é gerente de projetos de uma companhia de roupas. Vocês irão terceirizar uma linha de roupas. Seu departamento jurídico recomendou usar um contrato que reembolsa os custos e fornece bônus com base em critérios de desempenho. Que tipo de contrato você usará? A) Custo mais taxa de incentivo B) Custo mais taxa fixa C) Custo mais taxa D) Custo mais porcentagem do custo Simulado 2. Você é gerente de projetos de uma companhia de roupas. Vocês irão terceirizar uma linha de roupas. Seu departamento jurídico recomendou usar um contrato que reembolsa os custos e fornece bônus com base em critérios de desempenho. Que tipo de contrato você usará? A) Custo mais taxa de incentivo B) Custo mais taxa fixa C) Custo mais taxa D) Custo mais porcentagem do custo Simulado 3. Você é gerente de projetos de uma cadeia de lojas de brinquedo. Seu novo projeto envolve criar um protótipo de vitrine usada mundialmente. Você está terceirizando partes do projeto. O contrato estipula que você irá pagar custos e uma taxa de 8% sobre todos os custos. Todos descrevem este tipo de contrato, exceto: A) Custo mais porcentagem do custo B) Custo mais taxa de incentivo C) Custo mais taxa D) Contrato de custo reembolsável Simulado 3. Você é gerente de projetos de uma cadeia de lojas de brinquedo. Seu novo projeto envolve criar um protótipo de vitrine usada mundialmente. Você está terceirizando partes do projeto. O contrato estipula que você irá pagar custos e uma taxa de 8% sobre todos os custos. Todos descrevem este tipo de contrato, exceto: A) Custo mais porcentagem do custo B) Custo mais taxa de incentivo C) Custo mais taxa D) Contrato de custo reembolsável Simulado 4. Este processo pode influenciar diretamente o cronograma do projeto A) Planejar Recursos Humanos B) Planejar Compras e Aquisições C) Sequenciar Atividades D) Planejar Contratações 44 Simulado 4. Este processo pode influenciar diretamente o cronograma do projeto A) Planejar Recursos Humanos B) Planejar Compras e Aquisições C) Sequenciar Atividades D) Planejar Contratações 45
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