Aula de Fluxograma de Processos

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Fluxograma de Processo
Renata Melo Vieira
Fluxograma
É uma representação de um processo que utiliza símbolos gráficos para descrever passo a passo a natureza e o fluxo deste processo. O objetivo é mostrar de forma descomplicada o fluxo das informações e elementos, além da sequencia operacional que caracteriza o trabalho que está sendo executado.
Etapas do Fluxograma
As etapas do fluxograma são apresentadas utilizando-se figuras geométricas que podem ser círculos, triângulos, retângulos, linhas ou setas, sendo que cada símbolo possui um significado importante. 
Quando pretendemos descrever um processo através de fluxogramas, as formas mais comuns de disposição são: 
Fluxograma LINEAR
É um diagrama que exibe a sequencia de trabalho passo a passo que compõe o processo. 
Esta ferramenta ajuda a identificar retrabalhos, redundâncias ou etapas desnecessárias.
Fluxograma FUNCIONAL
Possui como objetivo mostrar o fluxo de processo atual e quais as pessoas ou grupo de pessoas envolvidas em cada etapa. Neste caso, linhas verticais ou horizontais são utilizadas para definir as fronteiras entre as responsabilidades.
Este tipo de ferramenta demonstra onde as pessoas ou grupo de pessoas se encaixam em cada sequencia do processo e como elas se relacionam com outro grupo as responsabilidades.
Diferenças 
Um fluxograma de processo pode ser elaborado por uma pessoa ou um grupo de pessoas (geralmente não mais do que 20). Basicamente, se for construído por um grupo pequeno de pessoas chaves no processo, pode ser necessário ajustes futuros.
 Por outro lado, se a equipe for elevada, as diferentes formas de pensar podem atrapalhar a sua elaboração.
Fluxograma de Processo (Questões)
O processo obtido pode ser redesenhado ou remodelado de forma a tornar-se mais efetivo ou eficiente?
Quais são as forças ou fraquezas pertinentes ao processo?
O processo é suficientemente eficaz para desempenhar um papel fundamental na organização?
Resultados esperados com utilização do Fluxograma
Quais são os principais passos de uma sequencia;
Quem é responsável por uma atividade;
Quais são os principais momentos de decisão;
Quais são as entradas e saídas do processo;
Como flui a informação;
Quais recursos envolvidos no processo;
Qual é o volume de trabalho;
Identificar os atrasos e gargalos do processo;
Identificar os pontos fortes e fracos do processo;
Identificar desperdícios;
Permite uma visão ampla.
É importante ressaltar que quando um fluxograma é elaborado visando identificar melhorias de um processo, deve-se sempre ter a preocupação de pensar no processo exatamente como é e não como ele deveria ser. Somente com um cenário realista é possível identificar pontos de melhoria.
Ao visualizar todo o processo, a empresa poderá evitar complexidades desnecessárias, identificar gargalos ou duplicidade de procedimentos. Os fluxogramas simplificam e racionalizam o trabalho, facilitando a compreensão, otimização e melhorias na empresa.
Softwares para Fluxograma (Elaboração)
A utilização de softwares para a elaboração de fluxogramas é importante no sentido de oferecer agilidade no seu desenvolvimento. 
A maioria destes softwares já possuem bibliotecas padrões que combinam formatação automática e inserção de regiões no caso de diagramas funcionais. 
Outra questão é que facilmente pode-se encontrar modelos de fluxogramas nestes softwares que também podem auxiliar no desenvolvimento de um bom fluxograma.
Análise de Processos
Antes de iniciar a análise de processos, é necessário definir, entre aqueles que já foram mapeados, quais são as prioridades. 
Qual processo tem gerado maiores custos, maiores atrasos de entregas, oferecem impacto nas estratégias do negócio, possuem um curto prazo de realização, entre outros. 
Um método que pode auxiliar nesse processo é a criação de uma matriz de importância x urgência.
Os processos devem ser listados e classificados quanto a sua importância para a organização e a urgência de realização. 
Aqueles que obtiverem maior nota devem ser priorizados na análise, e então é iniciado um processo de levantamento do máximo de informações sobre o processo em questão. 
Por que ele foi criado, qual a justificativa para a análise, quem são os envolvidos no processo, qual a sua criticidade, entre outras informações que podem ser levantadas através de pesquisa em registros de atividades, entrevista com os participantes, workshops, observação, simulação de atividades, entre outros.
Etapas da Análise do Processo
Interação com o cliente;
Desempenho de Processo;
Handoofs (passagem do bastão);
Regras do Negócio;
Capacidade;
Gargalo;
Variação;
Custo;
Envolvimento Humano;
Controle de Processos;
Sistemas de Informação.
O objetivo é analisar tudo. 
Nada deve ficar de fora da análise, e é importante classificar as oportunidades de melhoria em melhorias imediatas, rápidas e de baixo custo ou melhorias mais invasivas, de longa duração e custo mais elevado, assim é possível priorizar as implantações. 
Os problemas encontrados também devem ser listados e apresentados no relatório de análise.
Análise e Distribuição do Trabalho
A análise da distribuição do trabalho é uma técnica especializada de O&M, tendo como finalidade avaliar a distribuição das atividades entre os diversos órgãos e, dentro destes, quais as tarefas individuais de cada empregado.
Possibilita um diagnóstico no qual se verifica a qualidade do trabalho, seu rendimento, sua eficácia, a produtividade e a necessidade de intervenção no sentido da racionalização ou simplificação e aperfeiçoamento do processo.
A metodologia de análise e distribuição do trabalho consiste no exame do trabalho realizado, individualmente e pelos empregados de um órgão/setor e na sua classificação em atividades e tarefas.
Permite:
Diagnosticar eventuais tempos mortos;
Identificar tarefas de maior importância;
Controlar a correspondência entre o treinamento dos empregados e as tarefas a
estes atribuídas;
Verificar a existência de um equilíbrio na distribuição das várias tarefas.
Análise do Processamento do Trabalho
 Tem como objetivo o estudo das várias fases integrantes do trabalho, considerado em seu conjunto, e dos fluxos dos documentos submetidos ao mesmo processamento.
Análise das Operações e Posto de Trabalho
Concentra sua atenção sobre a execução das fases das operações, sobre movimentos elementares que são realizados durante seu desenvolvimento, bem assim sobre a organização do posto de trabalho.
Corresponde a uma agregação de atividades idênticas, interdependentes, que se encadeiam num único campo especializado de trabalho, devendo, consequentemente, para sua maior eficácia, ter seu desenvolvimento alocado a uma unidade organizacional específica, sob uma única direção. 
Exemplo de uma função simples: compras de material.
Compreende um agrupamento de uma série de tarefas complementares, correspondendo, assim, a um conjunto de tarefas/ações de cada unidade organizacional, caracterizada pelo consumo de recursos e orientadas para um objetivo definido, de caráter global. 
Exemplo: pesquisa de mercado, seleção de fornecedores, licitação, diligenciamento etc.
Entendida como o meio qual se atinge cada atividade ou objetivo global de cada unidade organizacional, compreendendo uma ou mais rotinas (passos, movimentos, micromovimentos) referentes aos empregados.