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Etapas de Gerenciamento de projeto Na abordagem tradicional, distinguem-se cinco grupos de processos no desenvolvimento de um projeto: Iniciação; Planejamento; Execução; Monitoramento e controle; Encerramento. Nem todos os projetos vão seguir todos estes estágios, já que alguns podem ser encerrados antes do inicialmente esperado. Outros projetos passarão pelos estágios 2, 3 e 4 múltiplas vezes. O projeto ou empreendimento visa a satisfação de uma necessidade ou oportunidade, definida como fase inicial na qual existem muitas áreas e/ou pessoas envolvidas. FASE 1 – Iniciar o Projeto A Fase 1 envolve os primeiros passos do projeto, a definição de questões fundamentais para a realização de qualquer plano. Os principais produtos construídos nessa fase são a definição da sua visão e dos seus objetivos do projeto e a elaboração e documentação do modelo de negócios. A Fase de iniciação é concluída com a emissão do “Termo de Abertura do Projeto”. FASE 1, etapa A – Determinar o real problema que será resolvido. FASE 1, etapa B – Identificar os stakeholders FASE 1, etapa C – Definir os objetivos do projeto. FASE 1, etapa D – Determinar o escopo, os recursos e as tarefas prioritárias do projeto. (o Gestor constrói a Estrutura Analítica do Projeto – EAP) FASE 1, etapa E – Equilibrar tempo, custo e qualidade. FASE 2 – Organização e Preparação do Projeto FASE 2, etapa A – Montar a Equipe de Projeto. FASE 2, etapa B – Nivelar informações (o Gestor deve trabalhar desde o início observando a saturação e o nivelamento de informações entre todos os membros do time) FASE 2, etapa C – Definir a agenda de trabalho (datas de início e fim bem definidas) FASE 2, etapa D – Discriminar o orçamento do projeto. FASE 2, etapa E – Reunião de kick-off do projeto. (marca o primeiro dia da execução efetiva dos trabalhos) FASE 3 – Execução do trabalho (contempla, essencialmente, a construção dos entregáveis e o controle do escopo, custos, qualidade, riscos e alterações) FASE 3, etapa A – Monitorar e controlar o planejamento e o orçamento (Gestor monitora o progresso real do projeto e compara-o ao progresso planejado) FASE 3, etapa B – Reportar a evolução do projeto (o Gestor deve consultar as partes interessadas no projeto e entender seu ponto de vista sobre quais são as informações relevantes, qual a periodicidade requerida e qual o formato preferido para apresentação) FASE 3, etapa C – Reuniões frequentes com a equipe de projeto (mapeadas todas as informações relevantes e todos os potenciais obstáculos que podem afetar o desempenho do projeto) FASE 3, etapa D – Gerenciamento de problemas (potenciais problemas devem ser mapeados e eliminados tão logo quanto forem identificados) Os potenciais problemas existentes na fase de execução do projeto são: Falhas na definição do escopo; Prazos insuficientes; Recursos mal administrados; Problemas com a qualidade do produto final, e; Problemas de gestão de pessoas. FASE 3, etapa E – Análise da performance do projeto (o Gestor deverá ser responsável por desenvolver a análise comparativa global entre o previsto e o realizado, em termos de escopo, prazo, custos e qualidade, gerando como produto o mapeamento de todos os aspectos que culminaram no descolamento destas curvas) FASE 4, etapa A – Entrega do produto (Objetivo desta fase é a entrega do produto final ao cliente, com a consolidação da documentação do projeto, desmobilização da equipe de trabalho e encerramento dos contratos com Fornecedores. Deve ser feita a “autópsia” de todo o processo e dos acontecimentos relevantes registrados durante o desenvolvimento do projeto) FASE 4, etapa B – Feedback (o Gestor será capaz de mapear todos os aspectos positivos e negativos por trás do desenvolvimento do projeto, promovendo engrandecimento pessoal e profissional para o aprimoramento dos próximos trabalhos) FASE 4, etapa C – Encerramento do projeto (deve ser executado o plano de desmobilização da equipe e o encerramento de todos os contratos com fornecedores) FASE 4, etapa D – Documentação (prevê que todos os documentos gerados durante o desenvolvimento serão arquivados e o projeto é concluído com o lançamento do “Documento de Lições Aprendidas”)
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