aula 09 protocolo

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PROTOCOLO 
 
Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou frequentemente 
consultados como ponto de partida, ou prosseguimento de planos, para fins de 
controle, para tomada de decisões das administrações etc. (Marilena Leite Paes) 
No cumprimento de suas funções, os arquivos correntes quase sempre respondem 
ainda pelas atividades de recebimento, registro, distribuição, movimentação e 
expedição dos documentos correntes. Por isso, frequentemente encontra- se na 
estrutura organizacional das instituições a designação de órgãos de Protocolo e 
Arquivo, Arquivo e comunicação ou outra denominação similar. 
Entende-se por protocolo o conjunto de operações visando o controle dos 
documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização 
e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à informação. A atividade de 
protocolo é típica da fase corrente, pois é nesta idade que os documentos tramitam 
bastante. 
 
O PROTOCOLO é a unidade responsável pelo controle do recebimento e expedição 
de correspondência de uma empresa. 
 
Rotinas 
 
Recebimento e Classificação: 
 
• Receber a correspondência. 
• Separar a correspondência oficial da particular. 
• Distribuir a correspondência particular. 
• Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo das de caráter sigiloso. 
• Encaminhar a correspondência sigilosa aos seus destinatários. 
• Abrir a correspondência ostensiva. 
• Ler a correspondência para tomada de conhecimento do assunto, verificando a 
existência de antecedentes. 
• Requisitar os antecedentes ao arquivo. Se eles não estiverem lá, o setor encarregado 
de registro e movimentação informará onde se encontram e os solicitará, para ser feita 
a juntada, isto é, agrupar, por exemplo, dois ou mais documentos, ou processos. 
• Interpretar a correspondência e sua classificação de acordo com o código adotado 
pela empresa e definido pelo arquivista. 
• Carimbar o documento no canto superior direito. Abaixo da data e do número, 
escrevemos para onde o documento será encaminhado (destino) e o código atribuído 
a ele, quando foi classificado. 
• Elaborar o resumo do assunto tratado no documento. 
• Encaminhar os papéis ao setor responsável pelo registro e movimentação. 
 
Registro e Movimentação 
 
Este setor funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos e 
suas atribuições podem ser assim descritas: 
• Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: número de protocolo, data de 
entrada, procedência, espécie, número e data do documento, código e resumo do 
assunto, primeira distribuição. 
• Anexar a segunda via da ficha ao documento, encaminhando-o ao seu destino, 
juntamente com os antecedentes, após o registro e as anotações pertinentes nas 
respectivas fichas, se for o caso. 
• Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedência e 
assunto, rearquivando-as em seguida: 
 
 
• Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica 
• Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos, anotar nas 
respectivas fichas (numéricas) o novo destino. 
• Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de 
autoridade competente. 
 
Expedição 
 
• Receber a correspondência a ser expedida: o original, o envelope e as cópias, nas 
cores e quantidades determinadas pela empresa. 
Os setores que desejarem manter uma coleção de cópias em suas unidades, para 
consulta imediata, devem prepará-las em papel de cor diferente. Essas cópias são 
devolvidas ao setor de origem, após a expedição. 
• Verificar a falta ou não de folhas ou anexos nas correspondências a serem expedidas. 
• Numerar e complementar a data, tanto no original como nas cópias. 
• Separar o original das cópias. 
• Expedir o original com os anexos, se existirem, pelos Correios, malotes ou em mãos. 
• Encaminhar as cópias ao setor de arquivamento, acompanhadas dos antecedentes 
que lhes deram origem. 
 
Expedição: Documentos enviados para outra instituição ou pessoa fora da empresa. 
Distribuição ou redistribuição: Documentos remetidos a outros setores da mesma 
instituição.