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1 Técnicas de Técnicas de Mapeamento do Mapeamento do ProcessoProcesso Técnicas de Mapeamento de Técnicas de Mapeamento de ProcessosProcessos � SIPOC � MAPAS DE PROCESSO � FLUXOGRAMAS DE PROCESSO � MAPOFLUXOGRAMA � BLUEPRINTING � MAPEAMENTO LEAN PORTA A PORTA � DIAGRAMAS DE CAUSA E EFEITO � DIAGRAMA HOMEM - MÁQUINA Alcançar a caneta Agarrar a caneta Levar a caneta até o papel Posicionar a caneta Assinar a carta Levar a caneta até a mesa Soltar a caneta Voltar a mão a posição de descanso Alcançar o papel Segurar o papel Voltar a posição de descanso MD ME Técnicas de Mapeamento de ProcessosTécnicas de Mapeamento de Processos Mapeamento de movimentos Fornecedores Entradas Processo Saídas Clientes SIPOCSIPOC Visão sistêmica gerada pelo SIPOC Mapeamento de processos isolados SIPOCSIPOC Fornecedor (S): indivíduos, departamentos ou organizações que provém materiais, informações ou recursos que serão trabalhados no processo em análise Fornecedores Entradas Processo Saídas ClientesFornecedores Entradas Processo Saídas Clientes Entradas (I): informações ou materiais fornecidos. Estas são transformadas, consumidas ou usadas de outra maneira pelo processo. Têm-se como exemplos notas fiscais, os produtos a serem transportados, as ordens de carregamento, entre outras SIPOCSIPOC 2 Fornecedores Entradas Processo Saídas ClientesFornecedores Entradas Processo Saídas Clientes Saídas (O) se referem aos produtos ou serviços finais que são resultados do processo Processo (P) envolve os passos ou atividades que transformam as entradas em produto ou serviço final (as saídas) Consumidores (C) são indivíduos, departamentos ou organizações que recebem as saídas dos processos SIPOCSIPOC Fornecedores Suppliers Entradas Inputs Clientes Customers Saídas Outputs Processo Process - Distribuidora de auto peças - Proprietário do automóvel - Auto peça - Carro - Informações sobre o carro Descrição do processo: reparo do carro danificado em uma colisão Mapa do processo: Cliente entrega o carro Mecânico registra o pedido Mecânico verifica o carro Mecânico estima custo do reparo e tempo Aprovação do cliente Obtenção das peças Instalação das peças Teste Drive Cliente apanha seu carro Carro reparado - Proprietário do carro - Companhia de seguro Fluxograma SIPOC SIPOC -- Funcionamento de uma oficina de automóveis Nota-se no exemplo anterior que o “Proprietário do carro” faz o papel de fornecedor e cliente do processo. Sua posição de cliente é lógica, pois este representa o destinatário do serviço, com expectativas a serem atendidas, devendo ser o foco do processo. Porém, a definição de inputs para a ferramenta SIPOC é a seguinte: “itens (recursos físicos e informações) que são requeridos para completar com sucesso o primeiro passo do processo”. Desta forma, o processo de reparo do carro danificado só pode ser iniciado através das informações prestadas pelo proprietário do carro, além de seu próprio carro. Estas entradas permitirão o start do processo. Start Step: cliente entrega o carro e explica o problema Stop Step: cliente recebe seu carro em condições satisfatórias SIPOCSIPOC Pizzaria com 4 setores 1- Atendimento por telefone 2- Cozinha 3- embalagem 4- Entrega Fornecedores Entradas Processo ClientesSaídas - Atendimento por telefone - comprador da pizza - Empresa telefônica - Dados sobre a pizza - Localização - Linha telefônica - Pedido de entrega - Cozinha SIPOC SIPOC (Exemplo)(Exemplo) Atendimento por telefone Fornecedores Entradas Processo ClientesSaídas - cozinha- Atendimento por telefone - distribuidor -Pedido de entrega - Ingredientes da pizza - Pizza com o pedido de entrega - embalagem Fornecedores Entradas Processo ClientesSaídas - embalagem- Cozinha - distribuidor -Pizza com o pedido de entrega - caixas de pizza com o nome da pizzaria - Pizza embalada com pedido de entrega - entrega SIPOC SIPOC (Exemplo)(Exemplo) Embalagem Cozinha Fornecedores Entradas Processo ClientesSaídas - entrega-Pizza embalada com pedido de entrega - Serviço de manutenção das motos - Mapas atualizados - Embalagem - Oficina mecânica - Prefeitura - Pizza entregue no endereço - Comprador da pizza SIPOC SIPOC (Exemplo)(Exemplo) Entrega 3 Construa um SIPOC para representar uma empresa de doces Descrição: a empresa de doces KIDOÇURA possui uma pequena fábrica de doces e uma loja para venda. A loja envia informações para o setor de produção, de acordo com os doces que precisam ser feitos para repor as prateleiras da loja. O setor de produção recebe estes pedidos e produz os doces, enviando-os ao setor de embalagens, que por sua vez embala os doces e envia direto à loja. A loja recebe os doces já embalados e vende aos clientes. Existe ainda um setor de contabilidade, que recebe dados da produção, da embalagem e da loja. Estes dados serão convertidos em informações contábeis, e serão enviados à gerência. Exercício Exercício -- SIPOC SIPOC ☺ Mapa de processoMapa de processo Mapa de processoMapa de processo � É uma maneira organizada de registrar todas as atividades executadas por uma pessoa e por uma máquina em uma estação de trabalho envolvendo um cliente ou materiais � As atividades são agrupadas em 5 categorias Operação Espera Transporte Inspeção Armazenamento O mapa de processo é uma técnica de mapeamento padronizada pela ASME (American Society of Mechanical Engineers), que originalmente foi publicado por Barnes em 1937, com o nome de Diagrama do fluxo do processo. Operação – Objeto modificado intencionalmente em suas características. É a fase mais importante no processo. Inspeção – Objeto examinado para identificação ou comparado com um padrão. Transporte – Objeto é deslocado de um lugar para outro. Não considerado quando o transporte é parte integral de uma operação ou inspeção. Espera – Execução da próxima ação planejada não é efetuada. Neste tempo, o objeto não recebe agregação de valor. Armazenamento – Objeto é mantido armazenado sob controle. Mapa de ProcessoMapa de Processo Ex.: Aluno realizando matrícula em curso de extensão Atividade Preenche formulário Vai ao banco Solicita trancamento Aguarda na fila Realiza pagamento Retorna ao DRA Entrega comprovante pg Confere documentação 1 2 3 4 5 6 7 8 Operação Espera Transporte Inspeção Armazenamento Mapa de ProcessoMapa de Processo FOCO NA SATISFAÇÃO DO ALUNO (CLIENTE)FOCO NA SATISFAÇÃO DO ALUNO (CLIENTE) DRA realiza a cobrança da taxaDRA realiza a cobrança da taxa Atividade Preenche formulário Solicita trancamento Realiza pagamento Confere documentação 1 2 3 4 Melhorias Mapa de ProcessoMapa de Processo 4 Mapa de ProcessoMapa de Processo Mapa de processo (método antigo) para se recobrirem rebolos com pó de esmeril. Rebolos são ferramentas constituídas de grãos abrasivos ligados por um aglutinante (liga). São utilizados em operações de desgaste, corte, retificação, afiação, polimento, entre outras. Mapa de ProcessoMapa de Processo Mapa de processo (método melhorado) para se recobrirem rebolos com pó de esmeril. Mapa de ProcessoMapa de Processo Comparação entre o antigo e melhorado: Mapa de Mapa de ProcessoProcesso Mapa de processo para a fabricação de biscoitos tipo “Água e Sal” Mapas de ProcessosMapas de Processos � Fornece informações sobre as atividades desenvolvidas no processo em forma de tabela � Proporciona informações sobre duração e custo de um processo � Custo total da mão-de-obra = (Tempo paraexecutar o processo) ( Custos variáveis por hora) ( Nº de vezes que o processo é executado) Mapas de ProcessosMapas de Processos Exemplo de Mapa de processo 1 0.5 - X Requisição escrita pelo supervisor (uma cópia) 2 10.0 - X Mesa do supervisor (esperando o mensageiro) 3 0.5 15 X Para a mesa da secretária do superintendente 4 5.0 - X Sobre a mesa da secretária (aguardando digitação) 5 1.0 - X Requisição digitada (copiada da requisição original) 6 0.5 5 X Para o superintendente 7 3.0 - X Sobre a mesa do superintendente (para aprovação) 8 1.0 - X Examinado e aprovado 9 5.0 - X Sobre a mesa do superintendente (esperando o mensageiro) 10 1.0 40 X Para o departamento de compras 11 4.0 - X Sobre a mesa do agente de compras (esperando aprovação) 12 1.0 - X Examinado e aprovado 13 6.0 - X Sobre a mesa do agente de compras (esperando o mensageiro) 14 0.5 5 X Para a mesa do digitador 15 4.0 - X Sobre a mesa do digitador (esperando a digitação da ordem de compra) 16 1.0 X Ordem de compra digitada 17 3.0 - X Sobre a mesa do digitador (esperando a transf. para o escritório central) Atividade no. Tempo (min) Distância (m) Resumo Numero de ativ.Atividade Tempo (min) Distância (m) Transporte Operação Inspeção Armazenagem Atraso 4 2.5 65 3 2.5 — 2 2 — — — — 8 40 — Descrição das Atividades Processo: Requisição de Pequenas Ferramentas Início: Mesa do supervisor Fim: Mesa do digitador (Compras) 5 Dez chapas de aço estão estocadas em um almoxarifado. Elas são retiradas de lá através de uma empilhadeira e levadas até o setor de produção, a 100 metros de distância. No setor de produção, as chapas são inspecionadas, para verificação de possíveis imperfeições na matéria prima. As chapas são então cortadas, depois passam pelo acabamento, e novamente são inspecionadas. As peças provenientes do corte e acabamento permanecem em uma fila de espera, até a chegada da empilhadeira. A empilhadeira então transporta as peças até o setor de finalização, a 150 metros de distância do setor de produção. No setor de finalização, as peças são envernizadas e posicionadas em uma esteira. Enquanto as peças são transportadas por uma esteira (15 metros), elas são pintadas e posteriormente secadas. Já fora da esteira de transporte, as peças são inspecionadas e armazenadas. Exercício Exercício -- Mapa de ProcessosMapa de Processos Envernizar Esteira de 15 metros peça Jato de tinta Secagem Inspeção Exercício Exercício -- Mapa de ProcessosMapa de Processos � A administração do restaurante Just Like home solicitou que você analisasse alguns de seus processos. Um desses processos consiste em servir um sorvete com uma única bola. As casquinhas podem ser solicitadas por um garçom (para atendimento das mesas) ou por um cliente (para viagem). A Figura ilustra o mapa de processo para essa operação. � O atendente no balcão de sorvetes ganha $ 10 por hora (incluindo os benefícios variáveis). � O processo é executado dez vezes por hora, em média. � O restaurante abre 363 dias por ano, dez horas por dia. a) Complete o resumo (à direita) do mapa. b) Qual é o custo total de mão-de-obra correspondente ao processo? c) De que modo essa operação pode se tornar mais eficiente? Esboce um mapa de processo para o processo aperfeiçoado. Qual será a economia anual de mão-de-obra se esse novo processo for implementado? ☺ FluxogramasFluxogramas FluxogramasFluxogramas � Um fluxograma traça o fluxo de informações, clientes, funcionários, equipamentos ou materiais em um processo � Segundo Slack et al. (1997), o fluxograma é uma técnica de mapeamento que permite o registro de ações de algum tipo e pontos de tomada de decisão que ocorrem no fluxo real � Para garantir esta flexibilidade de objetivos são usados diferentes modelos e símbolos que terão sua aplicabilidade determinada pelo que se quer representar e por qual motivo Os símbolos comumente utilizados em fluxogramas são: Atividade de início ou fim de um processo Ação a ser executada Decisão a ser tomada Documentação FluxogramaFluxograma Os símbolos devem ser ligados por conexões com setas, indicando o sentido do fluxo. Para a execução da atividade 01 é necessário o uso do documento 02 (sentido da seta) Aprovado? Cada decisão deve permitir 2 opções, partindo de dois vértices do losango. 01 02 Sim Não FluxogramaFluxograma 6 É comum o uso de fluxograma com símbolos utilizados tradicionalmente em mapa de processo, que explicitam atividades não agregadoras de valor. Mapa de Processos Mapa de Processos versusversus FluxogramaFluxograma Diagrama de BlocosDiagrama de Blocos � É o mais simples dos fluxogramas, indicando apenas as atividades realizadas sem diferenciá-las por tipos � Utilizado para uma visualização rápida do processo � Pode ser horizontal ou vertical � Devem ser utilizadas frases curtas que identifiquem as atividades realizadas DIAGRAMA DE BLOCOS PARA REALIZAR UM CHURRASCO Consumidor liga com questão Slack et al. (1997) Telefonista entende a questão Manda ao gerente Gerente entende a questão Envia ao engenheiro competente Responde à questão por telefone 1 Sim Não Não 2 Sim Não Sim Fluxograma para questões Fluxograma para questões do consumidordo consumidor conexão Registrar cada estágio do processo faz aflorar fluxos mal organizados 1 2 Slack et al. (1997) Precisa de visita de engenheiro ?Não Providencia visita do engenheiro Sim Consumidor satisfeito ? Sim ? Não Áreas em que a informação não estava sendo registrada Fluxograma para questões Fluxograma para questões do consumidordo consumidor Este fluxograma descreve o processo durante a internação do paciente até o encaminhamento do mesmo à clínica FluxogramaFluxograma INÍCIO Paciente chega ao SAME para ser internado * Funcionário SAME pede guia de internação + Preenche os dados do paciente É urgência ? Não, é eletivaSim A guia de int ernação está aut orizada? NãoSim P acient e não é int ernado e vai aut orizar a guiaA cirurgia est á agendada? NãoSim + Verifica disposição de quarto e leito Paciente é encaminhado à clínica FIM 7 FluxogramaFluxograma Fluxograma de processo de preparação para ir ao trabalho de manhã Material em Anexo Exercício Exercício -- FluxogramaFluxograma 1. Quais as duas condições que devem ser atendidas para a pessoa se exercitar de manhã? 2. Pelo fluxograma, é possível a pessoa tomar duas vezes um banho antes de sair de casa? 3. Por que ao término da atividade 21 o fluxo segue para após a atividade 10, e não antes? 4. Quais os momentos em que a diferença de gênero (homem ou mulher) faz diferença no fluxograma? 5. Como é possível responder “SIM” para a decisão 29? (em quais circunstâncias) 6. Quais as 3 atividades, em sua opinião, são as que demandam maior tempo? 7. Imagine que esta pessoa possa contar com uma empregada doméstica. Quais elementos do fluxograma podem ser feitos em paralelo pela empregada para reduzir o tempo total gasto? Analise o fluxograma e responda às seguintes questões: ☺ Os pontos de inspeção tem a função de identificar erros antes destes serem percebidos pelo cliente. Representado no fluxograma pelo losango. Servir a mesa Cliente fez reclamação? Corrigir os problemas Como melhorar ainda mais este fluxo?? S FluxogramaFluxograma PONTOS DE INSPEÇÃO Verificar se todos os itens estão presentes Tudo OK? Colocar os itensfaltantes N Este caminho aumenta o tempo total gasto no processo, e não agrega valor... ...porém diminui a probabilidade do cliente perceber a falha. FluxogramaFluxograma PONTOS DE INSPEÇÃO Quandoa inspeção verifica que o output não atende às expectativas, ele pode ser descartado e o processo reiniciado 28. Arrumar o cabelo 29. Roupas já estão separadas? 30. Escolher a roupa N 31. Vestir-se S Visual aprovado? Ponto de inspeção N S FluxogramaFluxograma PONTOS DE INSPEÇÃO 8 Critérios de inspeção: subjetivo ou objetivo A espessura está ok? S N A espessura está entre 5 e 7 mm? S N Sempre que possível, o critério de inspeção deve ser objetivo e mensurável FluxogramaFluxograma PONTOS DE INSPEÇÃO Checar o visual Visual aprovado? S N -Cabelo arrumado? -Roupas adequadas? -Roupas não amarrotadas? -Sapato limpo? -Cores combinando? -Dente limpo? -Nariz e orelhas limpas? Agora temos uma forma mais padronizada para o critério de inspeção. Documentar FluxogramaFluxograma PONTOS DE INSPEÇÃO 1. Entrar no posto 2. Dirigir-se a uma bomba 3. Desligar o motor 4. Colocar combustível 5. Checar óleo? 6. Checar óleo 7. Pagar com $ ou cartão 8. Pagar ao frentista 9. Utilizar a maquininha 10. Deixar o posto FluxogramaFluxograma TEMPO DE UM CICLO Atividades Começo Fim Começo Fim 1 09:32 09:55 2 09:32 09:33 09:55 09:58 3 09:33 09:33 09:58 09:58 4 09:33 09:39 09:58 09:59 6 10:02 10:03 8 10:03 10:04 9 09:43 09:46 10 09:48 10:05 total 16 min 10 min teórico 10 min 6 min Dif 6 min Cliente 1 Cliente 2 A diferença entre o total e o teórico refere-se ao tempo gasto com esperas, deslocamentos, ou seja, atividades que não agregam valor FluxogramaFluxograma TEMPO DE UM CICLO REDUÇÃO DO TEMPO TOTAL DE UM CICLO Caso em um supermercado Descarrega o carrinho VOCÊ CAIXA Checa o valor Empacota Paga Espera FluxogramaFluxograma PROCESSOS PARALELOS Descarrega o carrinho VOCÊ CAIXA Checa o valor Empacota Paga Espera reduzida EMPACOTADOR Processo paralelo FluxogramaFluxograma Redução do tempo total de um ciclo PROCESSOS PARALELOS 9 VOCÊ EMPREGADA Acordar Tomar banho Tomar café Escovar os dentes Vestir-se Preparar o café Separar as roupas Limpar mesa Fim Início Fim Início 10 min 15 min 08 min 05 min 05 min 20 min 08 min 10 min Tempo do seu ciclo = 43 min FluxogramaFluxograma PROCESSOS PARALELOS EM RAIAS Solicita elaboração de ofício Titular Faz rascunho do ofício Assistente Passa rascunho Solicita digitação Chefe de serviço Digita o ofício Técnico Passa ofício digitadoConfere ofício digitado Conferência OK? N Entrega ofício S Confere ofício digitado Conferência OK? N Entrega ofício S Confere ofício digitado Conferência OK? N Assina ofício Devolve ofício Devolve ofício Expede ofício Interação de 4 atores do processo Verificar a Verificar a burocraciaburocracia PROJETANDO PROCESSOS PARALELOS EM RAIAS EXERCÍCIOEXERCÍCIO Mapofluxograma é uma técnica onde se registra as linhas do mapa de processo em uma planta que representa a área onde o processo se desenvolve. (Barnes,1977) MapofluxogramaMapofluxograma Balanças Bancada Área para desempacotamento Recepção Inspeçãoo Registro Prateleiras Caminhão Rampa Escritório Balanças Bancada Área para desempacotamento Recepção Inspeção Registro Prateleiras Caminhão Rampa Escritório MÉTODO ORIGINAL MÉTODO NOVO MapofluxogramaMapofluxograma Mapofluxograma (método antigo) para se recobrirem rebolos com pó de esmeril MapofluxogramaMapofluxograma Mapofluxograma (método melhorado) para se recobrirem rebolos com pó de esmeril. MapofluxogramaMapofluxograma 10 MapofluxogramaMapofluxograma Correia et al.(ENEGEP 2002) Mapofluxograma representando o processo de depósito automático (atendimento em agência bancária) O serviço oferecido pelo banco procura eliminar dúvidas dos clientes, logo na região de entrada do banco, onde se localizam os caixas eletrônicos Caixa Econômica Federal, unidade de Itajubá, Minas Gerais, O mapofluxograma permite a identificação de causas de problemas e a proposição de melhorias O blueprinting representa um fluxograma de todas as transações integrantes do processo de prestação de serviço. (Fitzsimmons e Fitzsimmons, 2000) Faz uso da LINHA DE VISIBILIDADE, que separa, no mapa desenhado, as atividades onde os clientes obtêm evidências tangíveis do serviço das atividades chamadas de retaguarda, não presenciadas pelo cliente. BlueprintingBlueprinting Recepciona o cliente Apresenta o cardápio Anota os pedidos Repassa os pedidos à cozinha Serve o pedido ao cliente Linha de visibilidade (evidências tangíveis) Recebe os pedidos Frito ou assado Fritar Assar Montagem do prato Entrega do pedido BlueprintingBlueprinting Caso de um restaurante BlueprintingBlueprinting Mapa de serviço para consertar um carro Cliente deixa o carro Mecânico faz o diagnóstico Discute os serviços necessários com o cliente Checa peças disponíveis Pedido de peças Peças disponíveis Peças não disponíveis Realiza trabalho Inspeção, testes e reparos Realiza trabalho corretivo Trabalho corretivo necessário Reparos concluídos Recebe o pagamento Notifica o cliente Serviço Visível ao Cliente Serviço não visível ao cliente Cliente sai com o carro Conserto autorizado Conserto não autorizado Exercício Blueprinting Você acabou de deixar seu carro no posto de gasolina para trocar o óleo e recalibrar os pneus. Quando você buscou o carro, dirigiu o mesmo até a bomba e abasteceu o tanque. A seguir, você pagou pelo serviço realizado e pelo abastecimento. Desenhe um fluxograma para sua visita ao posto de gasolina, incluindo a linha de visibilidade. Mapeamento Lean (porta a porta) Sincronização entre a atividade logística e o processo de montagem Redução de tempos de espera e eliminação de estoques 11 Diagrama homemDiagrama homem--máquinamáquina � Caso especial de atividade múltipla, no qual se procura analisar num mesmo diagrama, os tempos do homem e da máquina Coloca etiqueta 10 Diagrama de causa e efeito Diagrama de causa e efeito Técnicas de Mapeamento de ProcessosTécnicas de Mapeamento de Processos Geral Detalhe SIPOC Mapeamento Lean porta a porta (estado atual e futuro) Fluxograma de processo Diagramas de causa e efeito Mapofluxograma Diagrama Homem - máquina Diagrama de Operações (mão esquerda / mão direita) Nível de detalhamento das técnicas de mapeamento de processosNível de detalhamento das técnicas de mapeamento de processos Ex: http://www.smartdraw.comFerramentas Computacionais Ferramentas Computacionais
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