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Projetos Logísticos Luís Alberto Saavedra Martinelli © 2013 INSTITUTO FEDERAL DO PARANÁ – EDUCAÇÃO A DISTÂNCIA F866m Martinelli, Luís Alberto Saavedra Projetos logísticos / Luís Alberto Saavedra Martinelli. – Curitiba: Instituto Federal do Paraná, 2013. – 128 p. : il. col. Inclui bibliografia ISBN: 978-85-64614-95-6 1. Logística. 2. Título. CDD 658.78 20. ed. Catalogação na fonte: Valeria Cristina G. e Gonçalves – CRB-9/1398 Irineu Mario Colombo Reitor Joelson Juk Chefe de Gabinete Ezequiel Westphal Pró-Reitor de Ensino – PROENS Gilmar José Ferreira dos Santos Pró-Reitor de Administração – PROAD Silvestre Labiak Pró-Reitor de Extensão, Pesquisa e Inovação – PROEPI Neide Alves Pró-Reitor de Gestão de Pessoas – PROGEPE Bruno Pereira Faraco Pró-Reitor de Planejamento e Desenvolvimento Institucional – PROPLAN Marcelo Camilo Pedra Diretor Geral do Câmpus EaD Célio Alves Tibes Junior Diretor de Ensino, Pesquisa e Extensão – DEPE/EaD Thiago da Costa Florencio Diretor Substituto de Planejamento e Administração do Câmpus EaD Adriano Stadler Coordenador Geral de Ensino Superior Coordenador do Curso de Pós-Graduação em Gestão Pública Elaine Mandelli Arns Coordenadora de e-learning Ester dos Santos Oliveira Coordenadora de Design Instrucional Ariane Marcela Cortês Franciane Heiden Rios Loureni Reis Revisão Pedagógica Editorial e Design Instrucional Ana Luísa Pereira Iara Aparecida Pereira Penkal Maria Ângela Motta Revisão Editorial Flávia Terezinha Vianna da Silva Capa Paula Bonardi Projeto Gráfico Paula Bonardi Hilton Thiago Preisni Diagramação Imagens da Capa e contracapa: © Yuri Arcurs/Velychko/Shutterstock. Sumário Apresentação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Capítulo 1 – Projetos logísticos: um enfoque estratégico . . . . . . . . . . . . 7 A logística e a gestão da cadeia de suprimentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7 A integração da logística à estratégia das organizações privadas . . . . . . . . .13 A integração da logística à estratégia da administração pública . . . . . . . . . .18 Bibliografia comentada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22 Capítulo 2 – A modelagem do projeto logístico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Projetos logísticos como instrumentos de mudança na organização . . . . . . .24 Ciclo de vida de projetos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26 Melhores práticas de gerenciamento de projetos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29 Definição do serviço logístico desejado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31 A criação do projeto logístico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33 Bibliografia comentada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36 Capítulo 3 – Escopo, qualidade e custos no projeto e no serviço logístico . 37 Definição e desdobramento do escopo de trabalho . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38 A qualidade nos projetos logísticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40 A qualidade e as estratégias das organizações . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42 A influência dos custos do projeto nos custos do serviço logístico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44 Gestão financeira de custos nos projetos logísticos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48 Bibliografia comentada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .50 Capítulo 4 – A gestão do tempo de implantação do projeto logístico . . . 51 O tempo do projeto logístico integrado aos objetivos da empresa . . . . . . . . .51 Bibliografia comentada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61 Pr oj et os L og ís tic os Capítulo 5 – A integração do projeto por meio da comunicação . . . . . . . 63 Integração interna e externa do projeto logístico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63 Comunicação como fator de integração e coordenação da cadeia de suprimentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65 A comunicação no ambiente do projeto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68 Bibliografia comentada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .76 Capítulo 6 – Avaliação de investimentos logísticos . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 A viabilidade econômico-financeira . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .77 Princípios da decisão de investimento logístico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .78 Os critérios financeiros de viabilidade de projetos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .87 Bibliografia comentada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .92 Capítulo 7 – A gestão de pessoas e de fornecedores no projeto logístico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 Conhecimentos, habilidades e atitudes na gestão de pessoas . . . . . . . . . . . .93 Processo de gestão de pessoas no ambiente do projeto . . . . . . . . . . . . . . . .96 Planejamento organizacional para o projeto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .98 Aquisição de pessoas para o projeto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .99 Desenvolvimento de equipes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101 A gestão de fornecedores logísticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .102 Bibliografia comentada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106 Capítulo 8 – Gestão estratégica de projetos logísticos . . . . . . . . . . . . . . 107 A governança organizacional de projetos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108 O escritório de projetos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111 O Balanced Scorecard e o controle estratégico de projetos . . . . . . . . . . . . . .113 O Balanced Scorecard e o controle logístico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116 Bibliografia comentada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .121 Considerações finais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 Referências . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125 Apresentação As operações logísticas têm estado cada vez mais presentes na pauta da gestão estratégica das empresas. Isso porque os resultados do desempenho das organizações passaram a ser fortemente influenciados pela performance das atividades relacionadas à cadeia de suprimentos interna e externa, do ponto de vista da organização. A importância da gestão de operações logísticas e da coordenação da cadeia de suprimentos, para o resultado das empresas, aumenta na medida em que o fenômeno da globalização se amplia e propicia o aumento da circulação de pessoas, capital e materiais entre regiões do mundo, gerando um fluxo multilateral de riquezas. As distâncias de dimensões intercontinentais, a infraestrutura para multimodalidade disponível em muitas regiões geográficas e a singularidade de características de itens transportados e armazenados ao longo de uma cadeia de suprimentos contribuem para o aumento da complexidade de operações logísticas. Nesse contexto, abordar o desenvolvimento de soluções logísticas por meio de métodos de gerenciamento de projetos pode aumentar a eficácia dessas ações e a velocidade do retorno do capital investido pelas organizações que as desenvolvem. Estelivro aborda a gestão de projetos logísticos, com ênfase nos processos críticos para o sucesso desses empreendimentos, considerando muitas das melhores práticas de gerenciamento de recursos humanos, financeiros, físicos e tecnológicos para a consecução de um projeto logístico. No capítulo 1, aborda-se a logística e as cadeias de suprimentos do ponto de vista estratégico e, nesse contexto, consideram-se as estratégias de organizações privadas e públicas. Em seguida, já a partir do capítulo 2, parte-se para o enfoque sobre o projeto e sua 6 Pr oj et os L og ís tic os missão de gerar transformação na organização. Para tal, são descritos os assuntos relevantes do gerenciamento clássico de projetos e as práticas recomendadas para a iniciação de um projeto logístico de forma estruturada, organizada e com foco nos resultados esperados pelos stakeholders1, em um processo de modelagem do projeto e do serviço logístico desejado. Os aspectos operacionais e táticos que envolvem as relações entre qualidade, custo e escopo do projeto, abordados no capítulo 3, são tratados de forma integrada, em um capítulo específico, e formam a base de desdobramento do projeto logístico a partir da base gerada no processo de modelagem. A implantação do projeto é abordada nos processos de gestão do tempo, da integração e da comunicação no projeto, conforme os capítulos 4 e 5, que são de fundamental importância para o aumento das probabilidades de sucesso do empreendimento. O capítulo 6 é dedicado à análise de viabilidade econômico- -financeira de projetos logísticos, trazendo casos para a aplicabilidade dos métodos clássicos de avaliação de projetos. A gestão de recursos humanos e fornecedores do projeto é tratada em um capítulo à parte, o capítulo 7, dada a importância desse tema para o sucesso do projeto. Por fim, nos capítulos 7 e 8, são abordadas as questões de controle estratégico de projetos e de operações logísticas, integrando esses aspectos à gestão estratégica da empresa, com sugestão de integração a informações de controle da cadeia de suprimentos em que a empresa opera. Dessa forma, este livro tem por objetivo demonstrar melhores práticas para o desenvolvimento de serviços logísticos de sucesso, considerando as melhores práticas da gestão de projetos e de gestão empresarial. 1 Stakeholders são todas as partes interessadas no sucesso da organização, como sugerem Fernandes e Berton (2006). 1 CapítuloProjetos logísticos: um enfoque estratégico Neste capítulo vamos entender alguns conceitos fundamentais da logística e da cadeia de suprimentos que serão elucidativos no momento em que começarmos a abordar a gestão de projetos de redes logísticas. Veremos que tanto a logística como as cadeias de suprimentos estão intrinsecamente ligadas às operações de organizações públicas ou privadas. Também estão relacionadas à disponibilização de bens e serviços que têm por objetivo saciar as necessidades humanas. Em seguida, abordaremos, em dois tópicos distintos, a integração da logística às estratégias de empresas privadas e de organizações públicas. No tópico que trata de empresas privadas, abordaremos o tema tendo como pano de fundo as estratégias genéricas competitivas. A abordagem da estratégia de administração pública, em um tópico específico, será efetuada à luz dos modelos de administração pública típicos e presentes no Estado brasileiro. Por fim, será discutido como essas estratégias, de empresas privadas ou de organizações públicas, podem ser colocadas em prática a partir de projetos. Veremos que, quando projetos são definidos a partir do desdobramento das estratégias, os resultados são poderosos no processo de mudança e de construção de novas e melhores realidades para as organizações. A logística e a gestão da cadeia de suprimentos A logística e a cadeia de suprimentos são conceitos presentes no dia a dia das pessoas há centenas ou milhares de anos, porque estão intimamente relacionados às necessidades que os seres humanos têm e que precisam ser saciadas diariamente, para que possam sobreviver e prosperar. 8 Pr oj et os L og ís tic os Você já parou para pensar quais as necessidades que teve hoje, quais aquelas que foram satisfeitas e as que não foram satisfeitas? Figura 1.1: Necessidades do dia a dia. Cl ip -a rt M icr os of t. Provavelmente, a sua reflexão vai levá-lo a uma lista de itens necessários ao seu dia a dia que, certamente, mostrará que muitos deles foram comprados em um estabelecimento comercial. Podemos citar os alimentos para suas refeições, artigos de higiene pessoal, como escova de dente, creme dental e sabonete, combustível para o seu automóvel, entre muitos outros. Nessa sua lista, seguramente, também constarão artigos que não poderão ser comprados em estabelecimentos comerciais, uma vez que são providos pelo poder público na forma de serviços. Podemos citar o abastecimento de água portável na sua residência, disponibilidade de energia elétrica na rede de distribuição da rua onde você mora, medicamentos nos postos de saúde de seu bairro e assim por diante. Pois bem, sempre que você tem acesso a esses produtos e serviços para o seu uso e para a satisfação de suas necessidades humanas, a logística e as cadeias de suprimentos atuaram para que tudo isso estivesse à sua disposição, sempre que preciso. 9Capítulo 1 – Projetos logísticos: um enfoque estratégico Objetivo da logística O objetivo da logística é tornar disponíveis produtos e serviços no local onde são necessários, no momento em que são desejados, conforme definem Bowersox e Closs (2007). Assim, esse conceito se aplica tanto a empresas da iniciativa privada quanto às instituições públicas, uma vez que esses dois tipos de organização existem para prover produtos e serviços às pessoas nas comunidades nas quais estão inseridas. Do ponto de vista dos fornecedores, o processo de gerenciamento de compras de uma organização é fundamental para que o provimento de bens e serviços seja favorável aos objetivos de resultados financeiros, como coloca Chistopher (2007), a seguir. Gerenciamento estratégico de compras É o processo de gerenciamento estratégico da compra, do transporte e da armazenagem de matérias-primas, partes e produtos acabados por parte das organizações, que age para que a lucratividade atual e futura seja maximizada através da entrega de encomendas com o menor custo associado. Figura 1.2: Processo de compras. O processo de compras não se limita às atividades de aquisição de bens e serviços. Esse processo se estende para as atividades que complementam o provimento e a disponibilização desses bens e serviços para os usuários internos das organizações. Cl ip -a rt M icr os of t. 10 Pr oj et os L og ís tic os No caso da logística relacionada às organizações públicas, Chirstopher (2007) coloca a ênfase no foco social das ações organizacionais, como citado no box a seguir. Logística nas organizações públicas Nesse cenário, o objetivo deixa de ser a maximização do lucro e passa a ser o aumento do bem-estar e da qualidade de vida das populações. A logística relacionada às organizações públicas ocorre na medida em que os estados democráticos contemporâneos formulam e implementam políticas públicas estratégicas para suas respectivas sociedades, tanto na área social quanto científica e tecnológica, conforme afirmam Bresser-Pereira e Spink (2005). Em última análise, é o estado do bem-estar social que, como coloca Paludo (2010), garante ao cidadão vida digna, educação e saúde com a conquista dos direitos sociais da população em geral. Com o aumento da complexidade das necessidades dos consumidores e, consequentemente, dos produtos e serviçosdisponibilizados por empresas e governos para suprir essas necessidades, passou-se a dar mais atenção à cadeia de suprimentos como um todo. Mas o que é cadeia de suprimentos? A cadeia de suprimentos, como argumentam Chopra e Meindl (2011), engloba todos os estágios envolvidos, direta ou indiretamente, no atendimento de um pedido de um cliente, e não apenas as relações com fabricantes e fornecedores dos produtos e serviços. Do ponto de vista interno de uma organização, a cadeia de suprimentos envolve todas as atividades relacionadas ao pedido do cliente. Isso inclui desde as funções de vendas, produção, pesquisa e desenvolvimento, marketing, finanças, até os serviços de pós-vendas. Figura 1.3: Bem-estar da população. Do m ín io P úb lic o / W ik im ed ia C om m on s. 11Capítulo 1 – Projetos logísticos: um enfoque estratégico Finanças Produção Pós-vendas Pesquisa e desenvolvimento Vendas Marketing Cadeia de suprimentos Olhar interno Figura 1.4: Cadeia de suprimentos – olhar interno das organizações. El ab or ad o pe lo a ut or . Todas essas funções, de forma integrada, contribuem para que o cliente tenha a sua necessidade atendida e saciada. Por outro lado, do ponto de vista externo das organizações, a cadeia de suprimentos considera essas mesmas funções nos fornecedores e clientes, levando em conta os provedores de matérias-primas, transportadoras, distribuidores e todos os demais elementos, conforme Chopra e Meindl (2011). Fo nt e: N ev in ho / © C re at iv e Co m m on s. Figura 1.5: A cadeia de suprimentos da gasolina. Quando abastecemos o tanque de combustível do automóvel, movimentamos uma cadeia de suprimentos gigantesca, composta por uma estrutura mista, com empresas públicas e privadas. Vamos considerar como exemplo a cadeia de suprimentos da gasolina. Talvez poucas pessoas que possuem um automóvel, que utilizam esse tipo de combustível, imaginam a diversidade e a amplitude da cadeia de suprimentos que opera diariamente para garantir o atendimento de uma de suas necessidades: se deslocar com seu automóvel para trabalhar, se divertir ou, simplesmente, voltar para casa. 12 Pr oj et os L og ís tic os No Brasil, a cadeia de suprimentos da gasolina começa na indústria metalúrgica e naval, que constrói plataformas marítimas de extração de petróleo. Grandes empresas empregam recursos financeiros, físicos e humanos e, com isso, geram riqueza para todos os envolvidos. A Petrobras é a grande cliente dessas empresas, que utiliza essas plataformas para a segunda atividade da cadeia de suprimentos da gasolina, que é a extração do petróleo do subsolo marítimo. Imagine todos os recursos financeiros, pessoas, processos técnicos e administrativos envolvidos somente nessa etapa; é realmente uma operação muito expressiva. Porém, é apenas a segunda etapa da cadeia que estamos estudando. A próxima etapa é o transporte do petróleo das plataformas para os depósitos ou para as refinarias. Essa terceira etapa envolve oleodutos ou navios petroleiros, movimentando um setor de transporte marítimo de larga escala. A Petrobras é uma sociedade anônima de capital aberto, cujo acionista majoritário é o Governo do Brasil. Atua nos setores de exploração e produção, refino, comercialização e transporte de óleo e gás natural, petroquímica, distribuição de derivados, energia elétrica, biocombustíveis e outras fontes renováveis de energia. Figura 1.6: Petrobras. Di vu lg aç ão . Uma vez feito o transporte, as refinarias irão transformar o petróleo bruto em muitos subprodutos, sendo um deles a gasolina. A Petrobras opera as refinarias de petróleo no Brasil, empregando milhares de pessoas nas atividades da cadeia interna de suprimentos, como vendas, produção, pesquisa e desenvolvimento de produtos, finanças e serviços de pós-vendas, entre outras áreas, que são citadas por Chopra e Meindl (2011). A gasolina gerada a partir do refino do petróleo tem que ser distribuída e transportada até os pontos de vendas. A empresa BR Distribuidora faz esse papel e assume essa responsabilidade nesse elo da cadeia. Muitas empresas distribuidoras e transportadoras da iniciativa privada também fazem parte dessa etapa da cadeia, provendo serviços que ampliam a capilaridade da distribuição do combustível em todos os cantos do território brasileiro. 13Capítulo 1 – Projetos logísticos: um enfoque estratégico Por fim, na última etapa da cadeia de suprimentos da gasolina, estão os postos de combustíveis; empresas de pequeno, médio ou grande porte que finalmente entregam o produto gasolina a você, proprietário do automóvel, que tem a necessidade de se deslocar, como falamos anteriormente, para trabalhar, se divertir ou, simplesmente, voltar para casa. Quando olhamos a cadeia de suprimentos do exemplo, podemos perceber o quanto uma empresa está relacionada a outras na execução de suas atividades- -fim. Essa interdependência, muitas vezes, ocorre muito longe do usuário ou cliente final do produto ou serviço a que a cadeia se destina, mas é de fundamental importância para que cada empresa da cadeia prospere e para que as necessidades das pessoas envolvidas sejam saciadas. O exemplo da Petrobras é interessante porque ele mescla empresas da iniciativa privada e empresas públicas ou mistas, demonstrando que tanto as atividades logísticas quanto as cadeias de suprimentos estão intimamente ligadas a esses dois tipos de organizações, que muitas vezes operam de forma integrada. A integração da logística à estratégia das organizações privadas As organizações têm buscado vantagens competitivas1 em relação aos seus concorrentes, ofertando valor para o cliente através de seus produtos e serviços. O cliente reconhece esse valor na empresa, como aborda Simchi-Levi et al. (2010), quando ele, cliente, vê motivos para escolher os produtos ou serviços de determinada empresa em detrimento dos de outras. Esses motivos para a escolha de uma empresa para suprir suas necessidades leva em consideração não só os aspectos tangíveis envolvidos no processo de comercialização, como preço, qualidade ou utilidade do bem ou serviço em questão; consumidores levam em conta também aspectos intangíveis do valor, como a marca e a imagem da empresa, ou a confiabilidade e a segurança que ela transparece. Reside justamente nas considerações realizadas por clientes, talvez a mais importante reflexão que uma organização de qualquer natureza deve realizar. Como se constrói o valor que se deseja que seja percebido e valorizado pelo cliente? A resposta não é simples na teoria e torna-se ainda mais complexa na prática. Isso porque para a construção do valor a ser percebido pelo cliente, e que é único na empresa que o detém, as organizações definem suas estratégias de atuação e abordagem no mercado para que possam prevalecer e prosperar. 1 Vantagem competitiva refere-se a um conjunto de características que uma empresa possui e que permitem que ela se diferencie de seus competidores, gerando um desempenho econômico positivo e relevante (HITT et al., 2005). 14 Pr oj et os L og ís tic os As estratégias referem-se às grandes linhas de ação que levam uma empresa a atingir uma situação futura melhor que a situação atual, aproveitando seus recursos e competências internas e as oportunidades do ambiente externo, conforme Fernandes e Berton (2005). Esse conceito pode ser observado na figura 1.7. Figura 1.7: Visão estratégica das organizações. Organização Organização Situação atual Estratégias Situação futura Oportunidades e ameaças do mercado Ad ap ta do d e Fe rn an de s e Be rto n (2 00 6) . Nos anos1980, o professor Michael Porter2, da Harvard Business School, propôs um modelo de configuração estratégica da empresa, que denominou de estratégias genéricas competitivas (PORTER, 1986). Essas linhas de ação estratégica, aceitas como prováveis caminhos adotados pelas empresas na busca de uma situação futura mais vantajosa, do ponto de vista de resultados, são as estratégias de diferenciação, as estratégias de liderança pelos custos e de enfoque. Dependendo do caminho estratégico escolhido por uma empresa por meio da adoção de uma dessas estratégias genéricas competitivas, uma abordagem sobre os modelos logísticos será adotada para que ocorra a maximização do resultado organizacional, através da geração de valor para o cliente. Figura 1.8: Impacto da linha de ação estratégica sobre o modelo logístico da organização. Modelo logístico Linha de ação estratégica IMPACTO DIRETO El ab or ad o pe lo a ut or . a. Posicionamento estratégico baseado em diferenciação As empresas que adotam um posicionamento estratégico baseado em diferenciação têm como premissa a oferta e entrega de produtos ou serviços com características únicas em relação à concorrência. A diferenciação pode ser obtida por meio de fortalecimento da marca e da imagem da empresa, do produto ou do serviço, conferindo a ele um status de exclusividade, ineditismo ou seletividade, conforme Porter (1986). 2 O Professor Michael Porter é considerado um dos grandes pensadores da estratégia empresarial contemporânea, com muitas publicações relevantes sobre o assunto. É professor na Harvard Business School, umas das mais conceituadas instituições de ensino de negócios, localizada nos Estados Unidos da América. 15Capítulo 1 – Projetos logísticos: um enfoque estratégico Estratégias de diferenciação Quando uma empresa adota o caminho estratégico da diferenciação, sua visão de logística passa a ser direcionada para a criação de inovações alinhadas com a proposta de valor. A seguir serão abordados os aspectos referentes à diferenciação por design, qualidade e suporte, conforme os conceitos de Mintzberg et al. (2006). Diferenciação por design Um exemplo desse tipo de construção de imagem pode ser observado na indústria automobilística, quando analisamos o caso da empresa Ferrari. Os carros Ferrari têm uma aura de exclusividade e sofisticação criada deliberadamente pela empresa através do investimento em marketing, qualidade e design3 do produto. Essa diferenciação por design ocorre quando o projeto do produto ou serviço lhe confere status de modernidade, funcionalidade superior em relação ao concorrente ou inovação nos aspectos de usabilidade por parte do cliente, conforme Mintzberg et al. (2006). Podemos relacionar também as diferenciações de design que a empresa Apple imprime em seus produtos, na medida em que desenvolve aparelhos eletrônicos com funcionalidades únicas como o iPhone, o tablet iPad e os tocadores de música iPods, nos seus vários modelos. Di vu lg aç ão . Figura 1.9: Equipamentos de tecnologia da informação. A empresa Apple é sinônimo de inovação e design. Esse status foi conquistado com o sucessivo lançamento de produtos inovadores, que se tornaram objeto de desejo ao redor do mundo. 3 Design é uma palavra do idioma inglês que significa projeto, ou seja, a definição de como algo será feito. 16 Pr oj et os L og ís tic os Essa diferenciação por design, além de estar fortemente relacionada à engenharia e à cadeia de suprimentos da fabricação, também pode ser observada no desenho físico dos aparelhos, na configuração das funcionalidades e no cuidado com a imagem do produto para o cliente. Por exemplo, os produtos da Apple são predominantemente lançados com design na cor branca, quando a indústria de eletrônicos opera há décadas com o comum padrão de cor preta ou cinza escura nos aparelhos, cabos e periféricos. Diferenciação por excelência na qualidade Outra forma de ser diferente é com a diferenciação por excelência na qualidade relacionada ao melhor desempenho, durabilidade ou confiabilidade, conforme Mintzberg et al. (2006). Duas empresas da indústria automobilística podem ser tomadas como exemplo de explícita comunicação de seus diferenciais de qualidade em suas estratégias de marketing: a Toyota e a Volvo. A Toyota, através dos processos de manufatura enxuta4, implantados no Sistema Toyota de Produção, conseguiu imprimir um modelo de alta confiabilidade, aliado à racionalização de custos pela eliminação de desperdícios, não só na cadeia interna de suprimentos da empresa, como também na cadeia de fornecedores e distribuidores. Por outro lado, a Volvo imprimiu em seus automóveis características que conferem elevada segurança ao dirigir, levando seus produtos a serem considerados por muitos os mais seguros do mundo. Diferenciação por suporte Por fim, produtos ou serviços podem ter diferenciação por suporte ao cliente ou usuário. Essa diferenciação ocorre quando a empresa provê facilidades agregadas antes, durante ou após o processo de comercialização, conforme Mintzberg et al. (2006). Esse suporte se traduz em formas inovadoras das lojas de vendas de produtos com especialistas para sua demonstração, quando o cliente pode testar e interagir com a empresa e com o bem a ser comprado, como faz a empresa Apple em seus pontos de vendas. Ou ainda, por meio de garantias de manutenção na pós-venda e redes de assistência técnica. Um exemplo típico é a diferenciação da empresa Dell no processo de vendas, em que os clientes, através de canais telefônicos 0800 ou de portais eletrônicos de relacionamento, podem comprar um microcomputador e, no pedido de compra, definir as características da máquina que mais se adéquam às suas necessidades. A partir desse pedido de compra diferenciado e customizado, todo um processo logístico passa a operar, interna e externamente, para que aquele produto seja fabricado e entregue ao cliente nos prazos e formatos acordados. 4 Manufatura enxuta é o termo utilizado para definir um modelo de produção de bens que prima pela eliminação de desperdícios ao longo do processo produtivo, reduzindo gastos e aumentando a qualidade dos produtos. 17Capítulo 1 – Projetos logísticos: um enfoque estratégico b. Posicionamento estratégico baseado em liderança em custos A segunda linha de atuação estratégia é a liderança em custos. Nesse modelo, as empresas direcionam suas ações na busca de diferenciais competitivos que lhe provejam o melhor preço para o cliente, conforme afirmam Fernandes e Berton (2006). Para conseguir esse posicionamento, a empresa adota uma postura de busca incessante pela eficiência operacional na cadeia de suprimentos e aumento da escala de fornecimento (FERNANDES; BERTON, 2006). Grandes redes varejistas de bens de consumo de massa, como os hipermercados, operam declaradamente através desse modelo de estratégia, como Carrefour e Walmart. Isso pode ser observado claramente nas mensagens publicitárias que insistem nas suas características relacionadas ao baixo custo, incluindo exemplos de produtos em oferta, com preços imbatíveis. Nesse tipo de negócio, como em muitos outros, as principais linhas de desembolso de recursos financeiros referem-se a compras de materiais de comercialização, tornando o modelo de compras e distribuição fundamental no contexto da redução de custos. Modelo logístico de compras e distribuição O modelo logístico de compras e distribuição passa a ser uma peça-chave nesse modelo de operação, uma vez que boa parte do lucro da empresa pode ser comprometida pela inadequada gestão do mix de produtos em lojas, aquisição com preços não competitivos, ou pela distribuição desalinhada com a demanda. c. Posicionamento estratégico baseado em enfoque A estratégia competitivade enfoque é um caminho estratégico que pode ser adotado considerando a escolha de atuação mercadológica em um nicho de mercado restrito, formado por clientes com necessidades específicas (FERNANDES; BERTON, 2006). Uma vez que a organização adota a estratégia competitiva de enfoque, ela deve decidir se o nicho de mercado selecionado será abordado conforme uma estratégia subjacente ou de diferenciação, ou de liderança em custo. Do ponto de vista da logística de massa, as estratégias de liderança em custo são mais adequadas se o tamanho do nicho permitir um volume de fornecimento com escala de produção atrativa, que comporte a escolha da estratégia de liderança em custo alinhada com a estratégia de enfoque. Caso contrário, a diferenciação se fará necessária como caminho estratégico para maximizar a relação custo-receita. 18 Pr oj et os L og ís tic os Soluções na cadeia de suprimentos A adoção de soluções na cadeia de suprimentos, alinhadas com o nível de adequação das soluções às necessidades específicas de cada cliente, produto ou serviço, será requerida. Um exemplo típico de empresa que opera com essa estratégia é a de produção de discos de vinil, muito populares nos anos 1980 e 1990, quando foram substituídos por Compact Discs (CDs) e outras mídias digitais. Muitos clientes preferem ouvir música em discos de vinil e poucas empresas mantêm-se produzindo esse produto para o atendimento de um nicho específico de consumidores. Figura 1.10: Compact disc (CD) e disco de vinil. Do m ín io P úb lic o; Jo sé A ug us to / Cr ea tiv e Co m m on s. Outro exemplo que pode ser citado refere-se a empresas de confecções de artigos de vestuário que possuem linhas de produtos com modelagem específica de tamanhos grande e extragrande, direcionado ao público obeso. Em qualquer dos três posicionamentos competitivos (diferenciação, liderança em custos ou enfoque), os projetos e processos logísticos passam a ser um fator relevante na decisão de atuação estratégica. Isso porque, dependendo do caminho escolhido, a configuração da cadeia de suprimentos na qual a empresa está inserida deverá estar voltada para a criação do valor, aquele fator primordial que leva o cliente a optar por uma empresa, produto ou serviço, em detrimento de outro. A integração da logística à estratégia da administração pública Para abordarmos a logística no processo da administração pública, não podemos utilizar uma abordagem de estratégias genéricas, como sugerida por Porter (1986), pelo simples fato de que o Estado não opera predominantemente no mercado 19Capítulo 1 – Projetos logísticos: um enfoque estratégico competitivo. Também devemos considerar que, ao contrário das empresas, a maior parte dos recursos do Estado provém dos contribuintes, de forma coletiva, e não direta e exclusivamente dos usuários dos serviços públicos, quando esses os usam. Então, qual é o ponto de partida para o estabelecimento de estratégias da administração pública no Brasil? O Estado brasileiro tem suas estratégias de atuação norteadas pela Constituição Federal, promulgada em 1988. Ela define a necessidade da atuação dos governos voltada para a criação de uma sociedade justa, livre e solidária, com ações consistentes, que garantam o desenvolvimento nacional, erradicando a pobreza e as desigualdades sociais e regionais e promovendo o bem-estar a todos (BRASIL, 1988). Grandes projetos logísticos têm sido implementados para atender a esses objetivos, como aqueles relacionados às campanhas nacionais de vacinação de crianças e adultos, a distribuição de material escolar na rede pública de ensino, manutenção na ativa do efetivo de segurança nacional das Forças Armadas Brasileiras e a atuação dos Correios na integração nacional. Um caso marcante de implantação de projeto logístico atrelado a estratégias da administração pública para inclusão social, integração nacional e estímulo ao desenvolvimento econômico pode ser observado na criação do Correio Aéreo Nacional, em 1941, e sua expansão nas décadas seguintes. Essa ação, apesar de prover maior agilidade e precisão na entrega de correspondências, tinha como pano de fundo a necessidade premente de integrar os territórios distantes do centro do poder, o Rio de Janeiro, naquela época. A definição de uma rede logística abrangente e com capilaridade no território nacional levou cidadania e colocou o Estado presente nessas regiões longínquas, predominantemente Norte e Centro-Oeste brasileiro. Figura 1.11: Correio aéreo nacional. O Corrreio Aéreo Nacional foi formado a partir da fusão do Correio Aéreo Militar e do Correio Aéreo Naval, na década de 1940. ht tp :// w w w .in ca er .a er .m il. br / Di vu lg aç ão . 20 Pr oj et os L og ís tic os O desenvolvimento econômico, ocorrido no Brasil nos anos 1970, trouxe novas demandas à administração pública para fomentar o crescimento da economia, apoiando a iniciativa privada, a partir de serviços públicos diferenciados. Mais uma vez, a empresa Correios foi uma peça estratégica. Assim, ocorreu a criação de novos produtos postais e processos logísticos que consideraram grandes centros de triagem e distribuição, serviço aéreo noturno para garantir maior aderência aos padrões de qualidade de entregas urgentes e modernização e implantação de novas malhas multimodais5 nacionais e internacionais. É o Estado que, ao prover serviços públicos de alto padrão, promove a cidadania, a integração nacional e fomenta a economia, gerando riqueza; tudo isso, implantado a partir de projetos de logística integrada e com foco na excelência da gestão pública. Essa excelência da gestão pública tem sido buscada ao longo da história do Estado brasileiro. Nesse caminho, a administração pública no Brasil tem passado por mudanças proporcionais àquelas vividas pelo Estado. Podemos começar a entender essas mudanças a partir do século XIX, quando a República se instalou no país. Desde então, o Estado brasileiro tem adotado três modelos básicos de administração pública: a administração pública convencional, a nova administração pública e o novo serviço público (KETLL,2000; DENHARDT; DENHARDT, 2003). A administração pública convencional, implantada por Dom João VI, no século XIX, como coloca Wilcken (2004), e impulsionada no governo de Getúlio Vargas, na metade do século XX, é também chamada de velha administração. Independente disso, ainda influencia em muito a atuação do governo no Estado brasileiro contemporâneo. Esse modelo de administração pública é baseado nas teorias da burocracia e da formação funcional do Estado provedor de serviços públicos, em que a participação do cidadão não é um ponto relevante para o administrador público gerar os serviços por meio das políticas definidas pelos governantes eleitos. Nesse modelo, a administração pública é verticalizada e as definições de ação dos governos são estruturadas com menor participação da sociedade. A nova administração pública surgiu no final do século XX, com o objetivo de responder à ineficiência funcional e aos elevados custos decorrentes da administração pública convencional. Como colocam Ketll (2000) e Spicer (2004), a nova administração pública busca aumentar a produtividade dos órgãos públicos na prestação dos serviços, descentralizar a gestão e a operação desses serviços para aumentar a agilidade no atendimento ao usuário e adota a gestão focada em resultados, adaptada da gestão de empresas privadas. 5 Um modal logístico se refere a uma forma de transporte utilizado. Podemos citar o modal rodoviário, ferroviário ou aéreo. Uma rede multimodal é constituída por diferentes formas de transporte utilizadas de forma integrada para se transportar determinado produto.21Capítulo 1 – Projetos logísticos: um enfoque estratégico A coisa pública passa a ser gerenciada nos moldes da iniciativa privada, imprimindo ao usuário do serviço o status de cliente. Ocorre a busca pelo atendimento efetivo das necessidades do cidadão, tendo a gestão e a coordenação como foco do processo de aumento da eficiência, contrapondo-se à administração pública burocrática (BERMAN, 1998; PAES DE PAULA, 2005; BRESSER-PEREIRA, 2005). O novo serviço público, por fim, se baseia de forma completamente oposta à administração pública convencional, uma vez que considera o cidadão como um agente político que participa ativamente nas comunidades, e convida esse cidadão para a construção e gestão conjunta do Estado (GIDDENS, 2001; DENHARDT; DENHARDT, 2003; FREDERICKSON, 2004). E em oposição à nova administração pública, retoma a missão de servir o cidadão como usuário do serviço público e não como cliente ou consumidor, colocando o interesse público no centro do processo administrativo. Esse modelo também valoriza a eficiência da gestão da coisa pública. A nova gestão pública tenta colocar o Estado intimamente ligado à sociedade e propõe que juntos possam definir os caminhos estratégicos do Estado. O NOVO SERVIÇO PÚBLICO ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA CONVENCIONAL A NOVA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA Figura 1.12: Modelos de administração pública. Os três modelos influenciam as atividades de gestão pública no Brasil contemporâneo e servem de direcionamento para o estabelecimento de estratégias públicas no país. Assim, os projetos a serem desdobrados das estratégias governamentais serão geridos conforme os conceitos desses modelos de administração pública. El ab or ad o pe lo a ut or . A administração pública no Brasil guarda no seu escopo características dos três modelos, sendo um deles mais presente em determinados momentos da história do país. Em decorrência disso, as estratégias governamentais e os projetos, inclusive os logísticos, são norteados predominantemente por esses princípios. 22 Pr oj et os L og ís tic os Neste capítulo foram abordados os temas centrais da gestão da cadeia de suprimentos e da logística, seus conceitos e sua contextualização no ambiente organizacional público e privado.Também foram abordadas as questões relevantes da integração da logística com as estratégias das organizações públicas e privadas. Do ponto de vista da integração estratégica em organizações privadas, foram tratadas as estratégias genéricas de diferenciação, liderança em custo e enfoque, bem como a inserção dos conceitos logísticos e de cadeia de suprimentos, de forma a prover à empresa vantagens competitivas. No conjunto das organizações públicas, foram abordados os modelos de administração pública presentes na gestão do Estado e como esses modelos ensejam a adoção de ações para a consecução de seus objetivos estratégicos. Nesse contexto, a logística e a cadeia de suprimentos foram inseridas como instrumentos para atingir esses objetivos. Síntese Assista ao vídeo institucional da Petrobras, sobre o seu mais novo projeto estratégico de implantação de uma mega refinaria de petróleo, e observe como os objetivos estratégicos da administração pública serão atingidos através de um projeto industrial e logístico de grandes proporções. Disponível em: <http://www.youtube.com/watch?v=rmRKshQFwAQ>. O Correio Aéreo Nacional foi formado a partir da fusão do Correio Aéreo Militar e do Correio Aéreo Naval, na década de 1940. Acesse o site dos Correios e conheça essa história. Disponível em: <http://www.correios.com.br/sobreCorreios/empresa/ historia/default.cfm>. Bibliografia comentada Bruno Fernandes e Luiz Hamilton Berton. Administração estratégica: da competência empreendedora à avaliação de desempenho.D iv ul ga çã o. Esta obra aborda os fundamentos da administração estratégica e da análise dos negócios com um enfoque detalhado sobre o conceito da estratégia da visão estratégica, bem como das variáveis que compõem o negócio nas organizações. Do ponto de vista do planejamento estratégico organizacional, os autores dedicam boa parte da obra à análise dos ambientes estratégicos, à estruturação e organização das informações provenientes da análise, e à formulação das estratégias organizacionais de forma prática e objetiva. Por fim, os autores abordam os processos de definição dos objetivos estratégicos das organizações e os processos de implantação de ações estratégicas. 2 CapítuloA modelagem do projeto logístico Neste capítulo iremos entender quais são as bases para o início da estruturação de um projeto, dando ênfase aos projetos logísticos de maneira mais específica. Iniciaremos nossa abordagem observando como as estratégias de empresas privadas ou de organizações públicas podem ser colocadas em prática a partir de projetos. Veremos que os projetos são instrumentos de implantação das estratégias. Seus resultados impactam, em última instância, os objetivos estratégicos da organização e contribuem para seu sucesso. Em seguida, serão abordadas as fases típicas de um projeto, o que pode ser de grande valia aos gerentes de projetos no estabelecimento de um ponto de partida para o planejamento a ser executado. Figura 2.1: Equipe de projetos. © P re ss m as te r/S hu tte rs to ck Para auxiliar no processo de organização do projeto, serão demonstradas as áreas do conhecimento de gestão de projetos sugeridas pelo Project Management Institute1 como fundamentais para a gestão de empreendimentos. Com essas informações, é possível tratar de aspectos técnicos de projetos logísticos já a partir deste capítulo e construir conhecimento para uma visão de gestão de projetos mais ampliada. 1 O Project Management Institute é uma organização não governamental, com sede nos Estados Unidos, que congrega mais de 500.000 profissionais de gerenciamento de projetos em mais de 85 países e é dedicada à definição de padrões e de melhores práticas na gestão de projetos. 24 Pr oj et os L og ís tic os Projetos logísticos como instrumentos de mudança na organização As organizações públicas ou privadas definem suas estratégias para que possam usufruir, no futuro, dos benefícios de uma situação melhor que aquela no tempo presente. Do ponto de vista de empresas privadas, a melhor situação futura pode estar relacionada a maiores lucros, melhor posicionamento competitivo ou presença de novos mercados, por exemplo. Já as organizações públicas que compõem o Estado podem buscar situações futuras melhores relacionadas, por exemplo, ao maior nível de atendimento das necessidades das populações ou maior nível de cidadania provida e fomentada pelo Estado. Independente do tipo de organização em questão, pública ou privada, as novas situações futuras são construídas a partir da mudança dos processos, estruturas, produtos e serviços atuais. Essas mudanças são mais eficazes quando conduzidas a partir de planos de ação, muitos deles relacionados a projetos. Quanto mais os projetos estiverem relacionados à implantação de mudanças estratégicas, mais poderão ser chamados de projetos estratégicos (CAMPBELL; COLLINS, 2010; MEREDITH; MANTEL; 2012). Conceito de projeto Os projetos são um conjunto de atividades definidas para obter um produto ou serviço específico, considerando um orçamento financeiro e um prazo e que esses produtos ou serviços gerados serão únicos (KERZNER, 2010; HARPER-SMITH; DERRY, 2012). Assim, tomemos como exemplo um projeto logístico de distribuição de vacinas para a rede pública de saúde na França, considerando que esse projeto tenha sido bem planejado e implantado com sucesso naquele país. Caso o governo brasileiro receba todas as informações do Ministério da Saúde Francês sobre o projetopara implantá-lo da mesma forma no Brasil, o sucesso pode não ser o mesmo. Mesmo que o projeto implantado tenha atingindo os objetivos de controle de alguma doença infectocontagiosa naquele país. Refletindo sobre o exemplo da vacina, o que impede que o desempenho não seja o mesmo? Por qual razão um projeto logístico de sucesso em um contexto não é garantia de sucesso em outro? 25Capítulo 2 – A modelagem do projeto logístico O desempenho diferente do mesmo projeto em países diferentes ocorre porque, como a definição de projeto apresentada cita, cada projeto é um empreendimento único. O projeto logístico do nosso exemplo foi desenhado para as condições de armazenagem e de malha de transporte rodoviário, ferroviário e aéreo daquele país. O orçamento financeiro definido para a implantação do projeto considera as condições próprias daquele momento econômico mundial e de necessidades de recursos específicas para as condições de infraestrutura da rede de saúde pública francesa. O cronograma provavelmente levou em consideração questões de disponibilidade das vacinas no mercado local, distâncias envolvidas nos transportes e tempos intermediários de armazenamento, bem como os modais utilizados para transporte. É por isso que, mesmo que esse projeto seja considerado para implantação no Brasil, tendo a mesma estratégia de saúde pública como pano de fundo, os objetivos e os resultados poderão ser diferentes. Essas diferenças ocorrem porque há mudança na abrangência da campanha de vacinação, o orçamento deverá ser adaptado às condições locais do Brasil e o cronograma de implantação deverá levar em consideração as variáveis brasileiras para conclusão do projeto. É por isso que cada projeto tem produtos e serviços únicos ao seu término. Mesmo que ideias sejam aproveitadas para a implantação de novos projetos, cada um deles terá características únicas. De acordo com Kerzner (2010), Projetos x efetividade com clientes Gerenciar projetos de sucesso é a única forma de sermos efetivos com nossos clientes, e quando abordamos organizações públicas, podemos substituir clientes por usuários dos serviços. Projetos bem estruturados, alinhados com as estratégias públicas ou privadas e bem gerenciados, são fundamentais para o efetivo e contínuo atendimento das necessidades humanas, seja no mercado competitivo junto aos clientes ou na atuação do Estado junto aos cidadãos. Figura 2.2: Campanha de vacinação. Do m ín io P úb lic o / W ik im ed ia C om m on s. 26 Pr oj et os L og ís tic os Ciclo de vida de projetos O projeto é um instrumento de implantação de ações que alavanca resultados nas organizações porque é através dele que novas realidades são construídas e, com essas novas realidades, são ofertadas novas formas de atender os clientes de empresas privadas ou usuários de serviços públicos. Assim, se o projeto é um instrumento de mudança, o foco da organização é voltado para o resultado final do projeto, gerado após sua conclusão, ou seja, o produto ou serviço resultante do projeto. Quando uma empresa automobilística, por exemplo, decide lançar um novo modelo de carro no mercado, é por meio do projeto que esse desejo se torna realidade: o carro, que é o produto do projeto, ao término do mesmo, se materializa na primeira unidade produzida. Também, quando o governo decide distribuir alimentos para a merenda escolar em todo o território nacional, é através do projeto da rede logística e da cadeia de suprimentos que esse desejo se torna realidade, com a entrega efetiva dos alimentos em uma primeira escola e nas demais consecutivamente. Projetos e processos Após a conclusão do projeto, o produto ou serviço passa a ser produzido de forma repetitiva, através de um processo. Voltando ao exemplo da empresa automobilística, uma vez que o projeto do automóvel esteja concluído, os processos repetitivos da linha de produção irão gerar, dia após dia, unidades daquele automóvel criado ao longo do projeto. Da mesma forma, após a entrega da primeira remessa de alimentos para a merenda na primeira escola da rede pública de ensino, dia após dia, o processo repetitivo criado será operado para que a rede logística faça esse serviço. Dessa forma, o foco da equipe de gestão das organizações públicas ou privadas passa a ser o término do projeto, porque é a partir daí que as mudanças desejadas irão efetivamente ocorrer. Esse foco também é do gerente do projeto e de sua equipe. Porém, para que um projeto seja adequadamente concluído, ele deve passar por etapas ou fases típicas que, quando bem conduzidas pela equipe de gestão, propiciam um maior nível de sucesso. Etapas de um projeto As etapas típicas de um projeto, como colocado por Barbosa e Ribeiro (2007), são: iniciação, planejamento, execução, encerramento. 27Capítulo 2 – A modelagem do projeto logístico Essas etapas podem ser observadas na figura 2.3. A figura relaciona o nível de atividade financeira ou de alocação de horas de trabalho com cada uma das etapas do projeto. Mendes (2006) também chama o nível de atividade de nível de esforço, em uma alusão a todos os recursos alocados nas fases do projeto até sua consecução. Como menciona Heldman (2011), no início do projeto há um menor dispêndio de recursos financeiros e os recursos humanos se resumem a poucas pessoas da organização inicial do projeto. À medida que o projeto avança para fases posteriores, o investimento aumenta, na forma de bens e serviços, e a quantidade de pessoas alocadas também aumenta. Quando o projeto aproxima-se de seu fim, na fase de encerramento, ocorre gradual redução dos desembolsos financeiros e o número de pessoas trabalhando no projeto também diminui. Essas fases são importantes, bem como seu detalhamento, para demonstrar de forma rápida e objetiva o quanto um projeto está adiantado ou atrasado, simplesmente observando-se a fase em que o mesmo se encontra em relação ao plano original, como coloca Mendes (2006). Figura 2.3: Ciclo de vida do projeto. Ad ap ta do d e: h ttp :// w w w .im as te rs .c om .b r> . ES FO RÇ O F as e de in di ca çã o Fa se d e pl an ej am en to Fa se d e ex ec uç ão Fa se d e fin al iz aç ão Fase de controle TEMPO A fase de iniciação, como coloca Mendes (2006), é fundamental porque é nela que são definidas e comunicadas quais são as características do produto ou serviço a ser criado a partir do projeto. Nela, também é instituída a equipe e o gerente do projeto e são definidas as datas desejadas de início e término. Além disso, é nessa etapa que são efetuados os cálculos iniciais de viabilidade financeira do projeto para definir se vale ou não a pena sua execução. E não podemos esquecer a integração do projeto com a estratégia, ou seja, deixar claro nessa etapa qual é o objetivo estratégico do projeto e como ele, ao seu término, contribuirá com os objetivos de curto, médio e longo prazo da organização. Essa fase também é 28 Pr oj et os L og ís tic os chamada por Kerzner (2006) de fase de definição, uma vez que todas as informações citadas são claramente explicitadas e comunicadas a todos os envolvidos, deixando claro porque o projeto é importante. A fase de planejamento, como coloca Mendes (2006), é dedicada ao entendimento detalhado do produto ou serviço a ser criado com o projeto e das atividades a serem desempenhadas para que o projeto seja adequadamente concluído. Assim, se um projeto tem por objetivo transportar gasolina de uma refinaria até um porto, a etapa de planejamento deverá explicitar minuciosamente quais são as atividades relacionadas à engenharia civil, mecânica e eletrotécnica, as atividadesde preservação do meio ambiente, contratação de fornecedores, tempo envolvido em cada atividade, custos relacionados à execução das obras, atividades de acompanhamento e controle do projeto, entre outras. É nessa etapa que os orçamentos são efetuados de forma precisa para a definição não somente do montante financeiro a ser investido, mas para se precisar qual será o tempo total do projeto, conforme Kerzner (2006). Na fase de execução, de acordo com Mendes (2006), o projeto é efetivamente colocado em prática. Assim, se, por exemplo, um projeto para transporte da safra de soja do Estado do Mato Grosso do Sul até o porto de Paranaguá, no Paraná, tiver que ser construído, é nessa etapa que as contratações de modais ocorreriam. Também nessa etapa seriam identificados e alugados, ou contratados, os armazéns intermediários e a mão de obra, conforme o processo de transporte desenhado pelos administradores do projeto. Os fluxos de transporte seriam operacionalizados, tornando factível o processo de transporte, armazenagem intermediária e final e abastecimento de navios graneleiros2 no porto. Conforme Mendes (2006), na fase de encerramento ocorrem os testes para verificar se o processo e os recursos físicos, financeiros e humanos de forma integrada funcionam, na prática, conforme o planejado. São efetuados testes-piloto3 e simulações para observar se os objetivos do projeto são realmente alcançados com a colocação em prática do que foi construído na etapa de execução. Vamos considerar nosso exemplo dado na descrição da etapa de execução, sobre o projeto para transporte da safra de soja do Estado do Mato Grosso do Sul até o porto de Paranaguá, no Paraná. A etapa de encerramento seria fundamental para testar a eficiência do fluxo e dos recursos integrados em relação ao objetivo de escoamento da safra de grãos nesses estados da federação. 2 Navio graneleiro é uma embarcação utilizada para o transporte de grandes quantidades de materiais a granel, ou seja, que não são acondicionados em embalagens, fardos ou containers. São exemplos de cargas a granel o milho, a soja e o minério de ferro. 3 Teste-piloto é um tipo de teste realizado antes do início da operação normal de um sistema, em escala menor, para se observar os pontos positivos e negativos da operação, possibilitando correções e adequações. 29Capítulo 2 – A modelagem do projeto logístico É nessa etapa também, conforme Kerzner (2006), que são construídos os manuais de descrição da operação do produto ou do serviço, demonstrando claramente suas características e objetivos e como a estrutura entregue através do projeto pode atender às necessidades dos clientes e usuários. Um ponto fundamental na etapa de encerramento é o momento de conclusão do projeto (KERZNER, 2006). Esse momento é de grande importância porque define a mudança de abordagem, de projeto para processo repetitivo, do ponto de vista da gestão. Ou seja, se durante o projeto do nosso exemplo o objetivo era construir uma malha logística que possibilitasse o escoamento da safra de grãos, após o momento da conclusão do projeto o objetivo muda para escoar a safra efetivamente. Isso porque o objetivo do projeto foi atingido e por isso ele foi concluído. É importante fazer com que o momento de término do projeto seja claramente entendido por todos da organização, para que o gerente de projeto saia de cena e entre em seu lugar o gerente de serviços para gerir a rotina do serviço criada pelo projeto. Em geral, as organizações marcam esse momento do término dos projetos com eventos festivos. Isso torna o momento da passagem de responsabilidades da gestão do projeto para a gestão da rotina muito emblemática e tangível para todos os envolvidos. Apesar disso, deve-se considerar que uma etapa de pós-implantação é recomendada, como coloca Mendes (2006), para que ajustes sejam feitos pela equipe remanescente do projeto. Isso porque situações peculiares na prestação do serviço ou no uso do produto somente são observadas na prática do dia a dia e não são detectadas nos testes-piloto ou nas simulações antes do término do projeto. Uma vez que o gerente do projeto e sua equipe efetuem um plano do projeto tendo como referencial essas etapas básicas e as gerencie adequadamente, há grande chance de se obter sucesso na implantação do projeto, seja em organizações públicas ou privadas. Melhores práticas de gerenciamento de projetos O gerenciamento de projetos é uma atividade antiga, já observada antes de serem lançadas as bases da administração moderna no século XIX. Grandes projetos têm sido implementados ao longo da história antiga e medieval relacionados a gigantescas edificações de castelos e igrejas, extensas estruturas de aquedutos 30 Pr oj et os L og ís tic os para transporte de água potável para grandes cidades ou, ainda, enormes fluxos de transporte de armas e mantimentos para tropas militares em ação nos territórios inimigos. À medida que a atividade de gerenciamento de projetos se tornou um importante segmento da gestão moderna, profissionais do setor passaram a se relacionar de forma mais intensa e frequente para trocar experiências e entender melhores maneiras de se obter sucesso nos seus empreendimentos. Esse relacionamento sistemático levou à criação do Project Management Institute, uma organização sem fins lucrativos que congrega mais de 500.000 profissionais de gerenciamento de projetos e está presente em mais de 185 países, conforme PMI (2012). A reunião dos conhecimentos sobre gerenciamento de projetos gerou a criação de um livro que é chamado de Project Management Book of Knowledge (PMBoK)4, que demonstra em seu conteúdo os padrões e fundamentos para a boa gestão de um projeto. Como coloca Mendes (2006), as áreas do conhecimento tratadas no PMBoK são, de acordo com o quadro 2.1: Quadro 2.1: Áreas do conhecimento do PMBoK. Áreas do conhecimento do PMBoK Gerência da integração do projeto Garante que as partes do projeto estejam integradas entre si e com elementos externos ao projeto. Gerência do escopo do projeto Garante que todo o trabalho necessário para a conclusão do projeto esteja planejado e executado. Gerência do tempo do projeto Garante que os trabalhos necessários para a conclusão do projeto ocorram conforme os prazos previstos. Gerência do custo do projeto Garante que os trabalhos necessários para a conclusão do projeto ocorram conforme os orçamentos previstos. Gerência da qualidade do projeto Garante que o projeto, ao seu término, gerará um produto ou serviço que atende aos objetivos definidos. Gerência dos recursos humanos do projeto Garante que as pessoas envolvidas possuem os conhecimentos, habilidades e atitudes adequadas e são bem aproveitadas para a execução dos trabalhos do projeto. Gerência das comunicações do projeto Garante que as informações relevantes à adequada execução dos trabalhos sejam capturadas, distribuídas aos envolvidos e registradas em arquivos. Gerência dos riscos do projeto Garante que os riscos do projeto sejam identificados, analisados e ações sejam tomadas para sua prevenção, eliminação ou mitigação. Gerência das aquisições do projeto Garante que todos os materiais e serviços necessários para os trabalhos do projeto sejam disponibilizados no tempo, com a qualidade e pelo custo previstos. Fonte: elaborado pelo autor, com base no PMBok. 4 Project Management Book of Knowledge é traduzido para o idioma português como Livro de Conhecimentos em Gestão de Projetos. 31Capítulo 2 – A modelagem do projeto logístico O foco da gestão desses nove assuntos citados pelo PMBoK provê um modelo de estruturação do projeto, como coloca Kerzner (2006), e contribui para o sucesso do projeto garantindo que todos os aspectos críticos sejam monitorados, tratadose registrados. Definição do serviço logístico desejado A primeira etapa do ciclo de vida de um projeto é a iniciação ou, como coloca Kerzner (2006), a etapa de definição. Assim, antes de qualquer outro passo, é fundamental que as bases do projeto sejam descritas, e o ponto de partida para isso é o entendimento claro do produto ou serviço a ser criado a partir do projeto. Essa abordagem é recomendada para projetos da construção civil, eletromecânicos, de produtos de consumo ou logísticos, por exemplo. Tomemos como exemplo um projeto logístico de alta complexidade do setor público brasileiro, relacionado ao objetivo estratégico do governo de erradicação da doença poliomielite5 no país. No entanto, antes de tratarmos do projeto logístico propriamente dito, vamos entender o tamanho do desafio estratégico relacionado a esse assunto e enfrentado pelos governos de todos os países, lendo o texto a seguir. Nova estratégia global de vacinação ignora questões básicas de projetos de imunização Um novo plano de ação multibilionário de dez anos, voltado para a vacinação global, pode fracassar caso não sejam consideradas as falhas básicas dos programas de imunização de rotina já existentes. Segundo a organização humanitária internacional Médicos Sem Fronteiras (MSF), todo ano, 19 milhões de crianças ficam de fora de programas de vacinação, e essa questão precisa ser resolvida rapidamente. Um “Plano de Ação Global de Vacinação” foi estruturado para dar início ao projeto “Década da Vacina”, e será discutido por Ministros da Saúde que se reunirão na próxima semana em Genebra para a 65ª Assembleia Mundial de Saúde. A MSF recebeu com bons olhos a atenção especial dada à questão da vacinação, estimulada pelo projeto, mas mostrou grande preocupação com a omissão de alguns desafios básicos. 5 A poliomielite, também conhecida no Brasil como paralisia infantil, é uma doença infectocontagiosa causada por vírus. A doença é mais frequente em crianças de 0 a 5 anos de idade, tem como uma de suas características a paralisia dos membros inferiores, em geral, e pode levar à morte. É um foco das políticas de saúde pública do governo brasileiro. 32 Pr oj et os L og ís tic os [...] A maioria das vacinas disponível hoje é administrada por meio de injeções, o que requer a presença de agentes de saúde treinados, e isso é uma grande dificuldade em países com poucos profissionais qualificados na área. Para que as crianças sejam completamente imunizadas, os responsáveis precisam levá-las a postos de vacinação cinco vezes no primeiro ano de vida, o que é bastante complicado para os que vivem em áreas remotas ou que não podem arcar com os custos de transporte. Além disso, a maioria das vacinas deve ser mantida em baixas temperaturas, o que é um desafio logístico em países com capacidade de refrigeração limitada e com o fornecimento de energia elétrica instável. Atualmente, é baixo o investimento em vacinas adaptadas, acessíveis às pessoas de maneira mais simples, e o fato do novo Plano de Ação não ter dado mais atenção a isso é algo muito preocupante. Fonte: MÉDICOS SEM FRONTEIRAS. Nova estratégia global de vacinação ignora questões básicas de projetos de imunização. Disponível em: <http://www.msf.org.br/noticias/1465/nova-estrategia-global- de-vacinacao-ignora-questoes-basicas-de-projetos-de-imunizacao/>. Acesso em: 29 dez. 2012. Adaptado. Como vimos no texto, imunizar a população e prover essa ação, seja a nível mundial ou dentro do Brasil, é um desafio que requer técnica e profissionalismo. Vamos entender agora, do ponto de vista do projeto logístico, como abordar esse desafio para o caso da imunização contra a poliomielite. O projeto logístico envolvido nesta grande ação de saúde pública deverá ser implantado para garantir o seguinte serviço logístico: disponibilizar 13,5 milhões de doses de vacinas e materiais auxiliares, com qualidade, nos mais de 5.550 municípios brasileiros, para atendimento da população de 0 a 5 anos de idade, até a data de início da campanha de vacinação e durante o período previsto para a referida campanha, em conformidade com o orçamento financeiro da União. De que maneira essas metas podem ser avaliadas para verificar o sucesso ou não do projeto? Figura 2.4: Peça publicitária da campanha nacional de vacinação contra a poliomielite no Brasil. Di vu lg aç ão . 33Capítulo 2 – A modelagem do projeto logístico Essa descrição de serviço logístico, apesar de ser de alto nível, provê o direcionamento para o planejamento do projeto e estabelece alguns indicadores de desempenho do processo de serviço logístico, os chamados Key Processes Indicators (indicadores-chave de processos), como colocado por Assem et al. (2009). Eles serão usados para avaliar se o projeto realmente gerou um serviço que cumpra seus objetivos básicos. Esses objetivos estão relacionados aos itens: Qualidade: com foco na integridade funcional das vacinas e dos materiais auxiliares em relação a prazo de validade e acondicionamento até o momento do uso. Escopo: considerando abrangência da ação logística para mais de 5.550 municípios no território nacional. Custo: dentro dos limites estabelecidos de um orçamento financeiro. A descrição desse serviço pode e deve ser detalhada para estabelecer qual é a quantidade de materiais a serem produzidos, entregues e armazenados por município, critérios de qualidade do material nas etapas de fabricação, transporte e armazenagem, e valores financeiros definidos como limites para a execução do projeto. Esse detalhamento ainda não faz parte da etapa de planejamento do projeto. Ele serve como ponto de partida para o planejamento. A definição do serviço logístico é o ponto de partida para a inicialização do projeto. A criação do projeto logístico Uma vez que o serviço tenha sido claramente definido, deve-se formalizar a criação do projeto. Isso ocorre quando os patrocinadores do projeto, aquelas pessoas que detêm o poder sobre os recursos para sua execução, analisam as informações básicas do projeto e aprovam sua execução, garantindo recursos para tal. Essa análise e a aprovação ocorrem tendo como suporte uma ferramenta muito simples e útil chamada Carta do projeto (Project charter, no idioma inglês). Como sugere Kerzner (2006), o Project charter, quando montado a partir de um modelo de documento padronizado, possibilita a melhor comparação entre projetos candidatos a aprovação, uma vez que pode conter as seguintes informações resumidas, conforme consta na figura 2.5. 34 Pr oj et os L og ís tic os Figura 2.5: Carta do projeto. PROJECT CHARTER Nome do projeto: Data: Depto. / setor: Nome do patrocinador: Nome do gerente do projeto: Descrição do problema a ser solucionado pelo projeto: Objetivos do projeto: Escopo resumido do projeto: Principais riscos do projeto: Visão geral de benefícios (financeiros e não financeiros) e investimentos: Equipe de gestão do projeto: Prazo estimado de conclusão: Observações gerais: Fonte: adaptado de Kerzner (2006). É recomendável que a criação do projeto ocorra em um evento formal, como coloca Kerzner (2010), quando o patrocinador do projeto comunica, formaliza e registra a escolha de um determinado projeto para a alocação de recursos e sua execução. Isso provê um alinhamento da organização em torno dos projetos estratégicos e importantes e faz com que todos possam contribuir para que os objetivos sejam atingidos. 35Capítulo 2 – A modelagem do projeto logístico Neste capítulo, pudemos observar de que forma os projetos são usados nas organizações como instrumentos de mudanças, uma vez que são ferramentas poderosas para a construção de novas realidades organizacionais. Também foi possível observar que o projetoé conduzido por meio de fases típicas em seu desenvolvimento. As fases estudadas neste capítulo foram iniciação, planejamento, execução, controle e finalização. Em seguida, foi apresentada uma visão geral sobre as melhores práticas de gestão de projetos através dos preceitos do Project Management Institute, publicadas no Project Management Book of Knowledge (PMBoK), nos dez capítulos que tratam do assunto nesta publicação. Tomamos como ponto de partida para definição do projeto logístico a indicação do serviço logístico desejado e a construção de uma carta de projeto, para consolidar todas as informações iniciais de um projeto de melhoria de performance logística ou de construção de novos serviços logísticos desejados. Síntese Navegue no site do Project Management Institute (PMI). Conheça como funciona para se tornar um membro e quais as ferramentas disponíveis para seu desenvolvimento gerencial. O conteúdo do website é no idioma inglês. Disponível em: <www.pmi.org>. Você também pode visitar o website do PMI no Brasil. Nele, o conteúdo está no idioma português. Disponível em: <http://www.pmisp.org.br/institucional/ pmi/pmi-no-brasil>. 36 Pr oj et os L og ís tic os Bibliografia comentada Harold Kerzer. Gestão de projetos: as melhores práticas. Di vu lg aç ão . Esta obra apresenta um compilado de questões técnicas fundamentais para a gestão de projetos de forma organizada, completa e prática. O autor inicia o livro com uma abordagem sobre os imperativos estratégicos da gestão de projetos após uma introdução sobre o assunto gerenciamento de projetos. Em seguida, trata do sucesso na gestão de projetos, fazendo uma relação com modelos de maturidade de projetos e fatores críticos de sucesso. As metodologias de gestão de projeto, sua relação com o planejamento estratégico, gestão de portfólio de projetos e com o escritório de projetos proveem uma visão integrada da gestão da mudança na organização de forma ilustrada, uma vez que o autor apresenta casos de estudo a cada capítulo do livro. Para completar a discussão sobre o tema do livro, o autor apresenta as questões comportamentais e de cultura organizacional críticas para o sucesso do projeto, trazendo uma visão da administração humanística para o assunto. Por fim, o autor aborda a influência das fusões e aquisições de empresas nas práticas de gestão de projetos e traça uma perspectiva futura da gestão de projetos para as próximas décadas. 3 CapítuloEscopo, qualidade e custos no projeto e no serviço logístico Neste capítulo iremos entender como definir as sistemáticas para a criação, aprovação e a definição do escopo de forma simplificada e detalhada. Esse detalhamento será demonstrado a partir das Estruturas de Atividades de Projetos1 para desdobramento de escopo. Também iremos estudar como o profissional de projetos pode atuar na definição de padrões de qualidade do serviço logístico que está sendo definido em seu projeto. Veremos que a qualidade precisa ser tangibilizada, ou seja, transformada em indicadores de desempenho mensuráveis para que possa ser controlada após o início da operação do serviço logístico. Também entenderemos que a definição desses padrões de qualidade são preponderantes desde a fase inicial do projeto, uma vez que muitos deles impactam fortemente os custos logísticos e são influenciados por fornecedores de partes do serviço que foram contratados, por questões de especificidade técnica ou operacional. Assim, abordaremos também as estruturas de custos logísticos que devem ser consideradas, desde o projeto, para que o serviço criado seja viável do ponto de vista financeiro e adequado para a entrega de valor para o cliente. 1 Estrutura de atividade de projeto (EAP) é uma ferramenta de gerenciamento de projeto usada para identificar todas as atividades de um projeto, formando um diagrama detalhado e desdobrado delas. 38 Pr oj et os L og ís tic os Definição e desdobramento do escopo de trabalho O escopo do projeto refere-se a todos os trabalhos que devem ser executados ao longo do ciclo de vida do projeto, para que este seja adequadamente concluído e gere produtos ou serviços conforme definido nos seus objetivos (MENDES, 2006). O ponto de partida para a definição do escopo é o Project charter, ou carta do projeto. Nele estão contidas as informações básicas mas fundamentais para o entendimento do que precisará ser feito ao longo do projeto. Um bom planejamento de escopo, como colocam Xavier e Chueri (2008), garante que somente o trabalho necessário para o atingimento dos objetivos seja executado. Assim, uma análise crítica do escopo definido de um projeto elimina atividades que não são preponderantes para sua execução, mantendo apenas o que é fundamental para a geração do produto do projeto. Isso evita o desperdício de tempo e dinheiro com atividades desnecessárias, mas que muitas vezes são incluídas no escopo do projeto, por preciosismo da equipe de projeto ou por falta de uma análise crítica adequada do escopo inicialmente definido. Quando abordamos projetos logísticos, por exemplo, devemos atentar para a diferença entre escopo do serviço logístico e escopo do projeto logístico. O escopo do serviço logístico refere-se às características que o serviço terá após a conclusão do projeto. Já no escopo do projeto logístico, como colocam Dinsmore e Barbosa (2007), existe um trabalho que deve ser realizado para que seja construído um produto final, nesse caso um serviço logístico final. Este trabalho a ser realizado refere-se ao escopo do projeto. No exemplo de projeto logístico relacionado à criação de uma rede logística que proveja 13,5 milhões de doses de vacinas em todos os municípios do território nacional, podemos observar uma estrutura simplificada de trabalhos a serem realizados, no escopo do projeto, como mostra, de forma ilustrativa, a figura 3.1. 39Capítulo 3 – Escopo, qualidade e custos no projeto e no serviço logístico Figura 3.1: Escopo macro do projeto logístico. PROJETO LOGÍSTICO DA CAMPANHA DE VACINAÇÃO Gerenciamento do projeto Aquisição de vacinas Criação da rede de transporte Criação da rede integrada de armazenamento em trânsito Criação da rede integrada de armazenamento final nas cidades El ab or ad o pe lo a ut or . Para garantir que os elementos do escopo sejam adequadamente executados e visando o atingimento dos objetivos do projeto, é necessário efetuar o desdobramento dessas atividades. Esse desdobramento gerará uma estrutura de atividades mais específicas, que poderá ser analisada para a definição de o que cada uma das atividades deve entregar ao seu término, contribuindo assim para a conclusão adequada do projeto. Dessa forma se gera a Estrutura Analítica do Projeto (EAP), como coloca Mendes (2006). De maneira ilustrativa, pode-se verificar um exemplo de Estrutura Analítica do Projeto na figura 3.2. Figura 3.2: Estrutura analítica do projeto logístico. PROJETO LOGÍSTICO DA CAMPANHA DE VACINAÇÃO Gerenciamento do projeto Aquisição de vacinas Criação da rede de transporte Criação da rede integrada de armazenamento em trânsito • Acompanhamento da produção • Integração das redes multimodais com as redes de armazenamento • Integração das redes de distribuição com as redes multimodais Criação da rede integrada de armazenamento final nas cidades • Estabelecimento do projeto • Seleção de fornecedores • Identificação dos destinos e características • Cálculo dos “nós” de distribuição logística a partir do fabricante • Identificação dos postos de acondicionamento das vacinas • Plano de gestão do projeto • Licitação pública • Seleção de opções
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