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ADM IN I S T RAÇÃO GERA L :: www.essencialconcursos.com.br :: SUMÁRIO 1. APRESENTAÇÃO DO PROFESSOR E DA MATÉRIA ................. 2 1. CONCEITO DE ADMINISTRAÇÃO ................................................ 5 O CURSO DE ADMINISTRAÇÃO É HUMANAS OU EXATAS? ............... 5 2. ADMINISTRAÇÃO CIENTÍFICA ..................................................... 5 3. A TEORIA CLÁSSICA .................................................................... 6 4. BUROCRACIA .............................................................................. 7 5. TEORIA DAS RELAÇÕES HUMANAS ............................................ 8 6. TEORIA ESTRUTURALISTA .......................................................... 8 7. TERIA DOS SISTEMAS ................................................................. 9 8. TEORIA CONTINGENCIAL ........................................................... 9 9. PLANEJAMENTO ......................................................................... 9 10. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL ............................................. 14 11. CULTURA ORGANIZACIONAL ................................................. 17 12. PROCESSO DECISÓRIO ........................................................... 18 14. CONTROLE ADMINISTRATIVO ................................................ 24 15. COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL ....................................... 25 16. GESTÃO DE PROJETOS ........................................................... 26 17. GESTÃO DE PROCESSOS ......................................................... 28 18. DEMAIS CONTEÚDOS COMPLEMENTARES DE NOÇÕES BÁSICAS DE ADMINISTRAÇÃO GERAL PARA CONCURSOS PÚBLICOS ..................................................................................... 30 :: www.essencialconcursos.com.br :: 1. APRESENTAÇÃO DO PROFESSOR E DA MATÉRIA Olá concurseiro, tudo bem! Para quem não me conhece ainda, meu nome é Cristhian Bernardo sou professor de Administração especializado em concursos públicos. Graduado em Administração pela UNIANDRADE, MBA em Gestão Comercial pela FGV , pós-graduado em Formação do Professor do Ensino Supeiror pela PUC, consultor de empresas e empresário. É é com enorme satistação que lecionarei as matérias de Administração Geral e Administração Pública. Abaixo o conteúdo programático separado por aula, bem como o edital de Adminsitração Pública para o cargo de Analista Administrativo do Tribunal de Justiça de Santa Catarina. ADMINISTRAÇÃO: As funções administrativas - planejamento, organização, direção e controle. Gestão estratégica - o processo de administração estratégica; análise SWOT; matriz BCG e matriz GE/McKinsey; modelo das Cinco Forças Competitivas e estratégias competitivas de Porter; Balanced Scorecard (BSC); controle estratégico. Princípios de organização: elementos do processo de organização; tipos de estruturas organizacionais; estruturas organizacionais e a influência da tecnologia, tamanho, estratégia organizacional e ambiente.. Controle administrativo - tipos de controle; controle de processos; indicadores de desempenho. Gestão de projetos - planejamento e controle; ferramentas de gestão de projetos. Gestão de riscos: conceitos básicos e modelos de gestão de riscos. Gestão de pessoas: gestão estratégica de pessoas; processos e atribuições da área de recursos humanos - planejamento de gestão de pessoas, treinamento e desenvolvimento de pessoas, avaliação de desempenho, saúde e segurança no trabalho; planejamento da força de trabalho; auditoria de recursos humanos; indicadores de gestão de recursos humanos; gestão do clima organizacional. Comportamento organizacional: liderança, motivação, conflito, comunicação, trabalho em equipe, comprometimento no trabalho. O controle organizacional e o fator humano: efeitos comportamentais do controle, estratégias e técnicas de controle comportamental. Gestão estratégica de pessoas baseada em competências: estratégia organizacional e competências; competências organizacionais e individuais; modelos de gestão por competências; mapeamento de competências; avaliação de competências; desenvolvimento de competências; planos de desenvolvimento individuais (PDI). Negociação - aspectos subjetivos e objetivos da negociação; competição e cooperação; estratégias de negociação. Gestão da inovação. Gestão do conhecimento. Gestão de processos: análise de processos; cadeia de valor; desenho de processos; controle de processos; organogramas. Aula 1 - As funções administrativas – planejamento, organização, direção e controle; Gestão estratégica – o processo de administração estratégica; análise SWOT; matriz BCG e matriz GE/McKinsey; modelo das Cinco Forças Competitivas e estratégias competitivas de Porter; Balanced Scorecard (BSC); Controle estratégico. Aula 2 – Princípios de organização: elementos do processo de organização; tipos de estruturas organizacionais; estruturas organizacionais e a influência da tecnologia, tamanho, estratégia organizacional e ambiente; Controle administrativo – tipos de controle; controle de processos; indicadores de desempenho. Aula 3 - Gestão de projetos – planejamento e controle; ferramentas de gestão de projetos; Gestão de riscos: conceitos básicos e modelos de gestão de riscos. Aula 4 - Gestão de pessoas: gestão estratégica de pessoas; processos e atribuições da área de recursos humanos – planejamento de gestão de pessoas, treinamento e desenvolvimento de pessoas, avaliação de desempenho, saúde e segurança no trabalho; planejamento da força de trabalho; auditoria de recursos humanos; indicadores de gestão de recursos humanos; gestão do clima organizacional. Aula 5 - Comportamento organizacional: liderança, motivação, conflito, comunicação, trabalho em equipe, comprometimento no trabalho; O controle organizacional e o fator humano: efeitos comportamentais do controle, estratégias e técnicas de controle comportamental. Aula 6 - Gestão estratégica de pessoas baseada em competências: estratégia organizacional e competências; competências organizacionais e individuais; modelos de gestão por competências; mapeamento de competências; avaliação de competências; desenvolvimento de competências; planos de desenvolvimento individuais (PDI). Aula 7 - Negociação – aspectos subjetivos e objetivos da negociação; competição e cooperação; estratégias de negociação Aula 8 – Gestão da inovação; Gestão do conhecimento. Aula 9 – Gestão de processos: análise de processos; cadeia de valor; desenho de processos; controle de processos; organogramas. 5 :: www.essencialconcursos.com.br :: 1. CONCEITO DE ADMINISTRAÇÃO O conceito de administração faz referência ao funcionamento, à estrutura e ao rendimento (ou desempenho) das organizações. Também é usado para denominar a autoridade pública (o governo) ou privada (diretores de uma empresa). O termo deriva do latim ad- ministrare (“servir”) ou ad manus trahere (“gerir”). A administração pode ser entendida como sendo a disciplina que se encarrega da gestão científica dos recursos e da direção do trabalho humano, enfocada na satisfação de um interesse. Mas vamos aprofundar uma questão importante e relevante para concursos públicos e que causam muitas dúvidas na hora do candidato estudar ADMINISTRAÇÃO: Administração está no eixo de ciências exatas ou humanas? Vamos lá... Ciências Exatas São as ciências que utilizam métodos rigorosos e precisos para testar hipóteses. Elas possuem como matérias fundamentais Matemática, Física ou Química. O raciocínio lógico é uma das principais características de profissionais desta área. Dentre os cursos de Exatas podemos citar: Estatística, Engenharia, Computação, Agronomia, Astronomia, Sistemas de Informação, Análise e Desenvolvimento de Sistemas,etc. Ciências Humanas São aquelas que têm como objeto de estudo o ser humano. Elas investigam todos os aspectos relacionados ao homem: como ele vive em sociedade, sua cultura, costumes, crenças, linguagem, sistemas políticos, etc. Alguns dos cursos que pertencem às Ciências Humanas são: Antropologia, Ciências Sociais, Jornalismo, Filosofia, História, Ciência Política, Música, Moda, entre outros. As Ciências Humanas são consideradas “não exatas”. Apesar disto, alguns cursos possuem em suas grades curriculares disciplinas de Matemática, Física ou Estatística, por exemplo. Isto significa que este conhecimento na área de Exatas é útil na vida do profissional, mas não é o foco do seu trabalho. O curso de Administração é Humanas ou Exatas? Um dos principais objetivos do curso de Administração é formar profissionais capazes de planejar e gerenciar os recursos financeiros, materiais e humanos de uma empresa. Quem segue carreira nesta área se preocupa em melhorar o desempenho das organizações onde trabalha. Para isto, ele acompanha as atividades da empresa, coordena equipes e traça estratégias para maximizar os lucros. AS TEORIAS DA ADMINISTRAÇÃO são baseadas no comportamento humano. As organizações são formadas por pessoas e são elas que desenvolvem produtos ou serviços. O papel do administrador é coordenar as atividades realizadas por quem faz parte de uma empresa, para que sejam atingidas as metas estabelecidas. Por esta razão, o curso de Administração pertence às Ciências Humanas. O foco da carreira de um administrador é manter a empresa funcionando e com bom desempenho. Ou seja, é Fazer com que as pessoas trabalhem da melhor forma possível a fim de atingir um objetivo comum. É uma carreira que trata dos agrupamentos humanos e que busca um perfeito entrosamento entre pessoas, estrutura e recursos. A grade curricular do curso de Administração apresenta algumas disciplinas da área de Ciências Exatas, como Matemática Financeira. No entanto, a maior parte do curso é dedicado à área de Humanas, em matérias como: Ciências Sociais Comportamento Organizacional Direito Humanos Ética e Relações Humanas no Trabalho Filosofia e Cidadania Legislação Social Recursos Humanos O curso de Administração é bastante generalista e forma profissionais capazes de atuar em qualquer departamento dentro de uma empresa. Um administrador pode integrar equipes e até mesmo liderar setores variados como Marketing, Financeiro, Recursos Humanos e Vendas, apenas para citarmos alguns. Portanto, CUIDADO!!!!! O estudo de administração deve levar o candidato a refletir, pois as questões de CONCURSOS podem induzir ao erro de concluir que “2+2=4”, e no caso da administração, isto nem sempre acontece. Elementos sociais, humanos, e etc.. devem ser levados em consideração na hora de interpretar. As teorias estão repletas de harmonia e perfeição, enquanto na prática há muitoas disfunções a serem consideradas. ESTEJA SEMPRE ATENTO A ISTO!! ADMINISTRAÇÃO NÃO É UMA CIÊNCIA EXATA. 2. ADMINISTRAÇÃO CIENTÍFICA A revolução industrial e a crescente urbanização são os principais fatores que contribuíram para o estudo da administração enquanto ciência. A pequena produção local, regional, observada pelo próprio dono, para atender uma demanda ou quantidade de público limitada foi deixando seu espaço para as grandes produções em massa, grandes indústrias, com milhões de empregados, e com isso, surgiram as teorias administrativas, sendo pioneira a ADMINISTRAÇÃO CIENTÍFICA. A produção em massa cresceu devido a novos maquinários, incentivos governamentais e a chegada de milhões de trabalhadores das zonas rurais aos grandes centros urbanos. No entato, esta mão de obra não era capacitada a trabalhar na indústria, causando inúmeros prejuízos e baixa produtividade por operário. Muitos eram analfabetos, inclusive. Um engenheiro, FREDERICK TAYLOR, então, após analisar a situação em que as indústrias se encontravam com dificuldades de expansão e desperdício devido à mão de obra precária de habilidades, publicou um livro chamado PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO CIENTÍFICA, em 1911. ESTE LIVRO, PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO CIENTÍFICA, DE FREDERICK TAYLOR É UM MARCO NO ESTUDO DA ADMINISTRAÇÃO. Nele, Taylor apontou que existia falta de uniformidade nos processos da fábrica no nível operacional (operários). Cada setor trabalhava do “seu jeito” e os supervisores não inovavam para melhorar os processos de produção. Ele propôs então o ESTUDO DOS TEMPOS E MOVIMENTOS, que elencava DETALHADAMENTE cada passo do operário no processo produtivo, cada movimento e quanto tempo era necessário para cada atividade. 6 :: www.essencialconcursos.com.br :: Considere o estudo dos tempos e movimentos com altíssimo nível de detalhamento das tarefas de cada operário, sistematizando todo o processo uniformemente independente de quem iria executá-lo. Era padronizar a “melhor maneira” de realizar a atividade. Taylor também propôs que fosse pago ao operário um valor de acordo com sua produtividade, em vez de um valor fixo, pois via certo “comodismo” dos trabalhadores. Leve em consideração que este “comodismo” era para os padrões da época que ainda não existiam os direitos dos trabalhadores e que para os dias atuais seria trabalhar em condições sub-humanas. Taylor então criou a figura do HOMO ECONOMICUS, que era mais motivado ao trabalho devido ao incentivo financeiro. O objetivo da Administração Científica era, portanto, a melhoria da eficiência e da produtividade. Após os estudos dos tempos e movimentos, todos os empregados eram ensinados a trabalhar da mesma forma – padronização – e passavam a receber por produtividade. Os princípios básicos de Taylor eram os seguintes: O desenvolvimento de um ideal, ou melhor, de um método; A seleção e o desenvolvimento do trabalhador. Tal fato envolve a seleção científica do homem certo para o cargo e o treinamento do mesmo com o método adequado para a execução da tarefa; A perfeita associação do método de seleção e treinamento do trabalhador. Com isso Taylor sentiu que causaria grande revolução mental aos administradores. Os trabalhadores deveriam mostrar muita pouca resistência aos novos métodos em função do sistema de pagamento induzido; A grande cooperação entre supervisores e trabalhadores. Esse princípio envolve principalmente a divisão do trabalho entre supervisores e trabalhadores, com os supervisores tendo a responsabilidade de planejar, preparar e controlar o trabalho. Logo, umas das características da administração científica é a DIVISÃO DO TRABALHO. Cada operário deveria fazer apenas uma pequena etapa de todo processo, repetidamente, de modo que ficava altamente eficiente naquela atividade. O trabalhador se tornou alatamente especialista em uma pequena atividade e não em um todo processo, inclusive facilitando ao administrador que fizesse a substituição de qualquer um por motivo de demissão ou doença. Surgiu então a LINHA DE MONTAGEM, onde cada trabalhador fica em linha fazendo uma atividade específica e que passa para outro que também tem uma atividade específica, e assim sucessivamente e chegando ao fim do processo com o produto acabado. Guarde estes elementos da ADMINISTRAÇÃO CIENTÍFICA: Estudo de Tempos e Movimentos Padronização da melhor maneira Divisão do trabalho / especialização Incentivos materiais / pagamento por produtividade Homo Economicus Sistema Fechado 2.1 Disfunções da Administração Científica Apesar dos progressos inegáveis do estudo de Taylor, a aplicação prática trouxe algumas disfunções da teoria, que foram muito criticadas por demais autoresmais a frente. Uma das disfunções foi que a crença no homem enquanto motivado apenas pela remuneração não acontecia na prática, e tanto o trabalhador, quanto o líder não estavam motivados. O gestor não tinha claro seu papel e a liderança não surtia efeito numa gestão apenas voltada para os processos sem envolver as questões psicológicas dos trabalhadores. Além desta mazela funcional, a alta especialização e trabalho repetitivo foi causando desinteresse ao trabalhador, além do desgaste físico emocional. O trabalho era chato e não apresentava nenhum desafio aos empregados em geral. Soma-se que Taylor produziu, de certa forma, um estudo simplista do ponto de vista organizacional, não levando em consideração elementos externos à organização, como concorrência, governo, necessidade dos clientes, colocando toda a fábrica para um foco exclusivo na produção somente. Os trabalhadores também não tinham como contribuir, pois não viam o TODO da organização, apenas a sua tarefa específica. A administração científica é, portanto, considerada um SISTEMA FECHADO, ou seja, voltado para o interno da organização. Deste modo, dentre as principais críticas à Administração Científica, temos: Mecanicismo Superespecialização do Trabalhador Visão Microscópica do Homem Abordagem de Sistema Fechado Exploração dos Trabalhadores 3. A TEORIA CLÁSSICA Lá vai uma pegadinha braba de concurso público. A teoria clássica de HENRY FAYOL é uma das torias administratvias da ESCOLA CLÁSSICA (ou abordagem clássica) DA ADMINISTRAÇÃO. Então decore: ESCOLA CLÁSSICA: teorias da administração científica, teoria clássica e burocracia TEORIA CLÁSSICA: uma das teorias da escola clássica, de HENRY FAYOL. O cenário da teoria clássica é o mesmo: a industrialização e de mudanças na relação de trabalho. Contudo, Taylor estava focado no processo produtivo e FAYOL estava focado na ESTRUTURA ORGANIZACIONAL. Fayol via além do processo produtivo e agregou um novo pensar sobre a administração. O ponto de vista dele era melhorar o desempenho pela eficiência dos DEPARTAMENTOS e sua relação harmonioza entre eles. Ele descreveu que para aumentar a eficiência das empresas eram necessáraos seis funções empresariais essenciais. São elas: TÉCNICA: Relacionada diretamente com a produção; COMERCIAL: Relacionada com compra de insumos, venda dos produtos e Marketing; 7 :: www.essencialconcursos.com.br :: FINANCEIRA: Gerenciamento dos recursos da empresa; SEGURANÇA: Era específica para assegurar os bens da organização e o capital humano (pessoas envolvidas com a empresa); CONTÁBIL: Contabilidade tal qual é hoje em dia; ADMINISTRATIVA: Coordenar as demais áreas e departamentos. Função da cúpula da organização. Como a função empresarial ADMINISTRATIVA era responsável por coordenar as demais funções, Fayol detalhou o trabalho deste gestor, criando as FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS, e o conjunto delas, ele denominou de PROCESSO ADMINISTRATIVO. 3.1 Funções Administrativas de Fayol São 5: PREVER: Planejar para médio e longo prazo; ORGANIZAR: Estabelecer a estrutura material e humana; COMANDAR: Dirigir as pessoas; COORDENAR: Harmonizar todos os atos da empresa para atingir os objetivos; CONTROLAR: Verificar se o planejamento está sendo executado conforme a previsão. Estas funções também são conhecidas pela sigla PO3C Hoje em dia, as funções fazem parte do dia a dia de um administrador, mas são enumeradas em apenas 4: PLANEJAR, ORGANIZAR, DIRIGIR (comandar e coordenar) e CONTROLAR. Qualquer um que ocupasse um cargo de liderança dentro da empresa, seja supervisor ou presidente, deveria saber executar as 5 funções administrativas. Aqui percebe-se claramente o papel do líder sendo trabalhado ao contrário do que pregava TAYLOR. Outra contribuição importante foi a criação dos PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO. De acordo com ele, existem quatorze princípios gerais da administração: 1) Divisão do trabalho: consiste na especialização das tarefas e das pessoas para aumentar a eficiência; 2) Autoridade e responsabilidade: autoridade é o direito de dar ordens e o poder de esperar obediência. A responsabilidade é uma consequência natural da autoridade e significa o dever de prestar contas; 3) Disciplina: depende de obediência, aplicação, energia, comportamento e respeito aos acordos estabelecidos; 4) Unidade de comando: cada empregado deve receber ordens de apenas um superior; 5) Unidade de direção: uma cabeça e um plano para cada conjunto de atividades que tenham o mesmo objetivo; 6) Subordinação dos interesses individuais aos gerais; 7) Remuneração do pessoal: deve haver justa e garantida satisfação para os empregados e para a organização em termos de retribuição; 8) Centralização: refere-se à concentração da autoridade no topo da hierarquia da organização; 9) Cadeia escalar: linha de autoridade que vai do escalão mais alto ao mais baixo da hierarquia; 10) Ordem: um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar; 11) Equidade: amabilidade e justiça para alcançar a lealdade dos empregados; 12) Estabilidade do pessoal: a rotatividade do pessoal é prejudicial para a eficiência da organização; 13) Iniciativa: a capacidade de visualizar um plano e assegurar pessoalmente seu sucesso; 14) Espírito de equipe: a harmonia e união entre as pessoas são grandes forças para a organização GALERA!!!! TEM QUE SABER TODOS. � Vou explicar melhor dois princípios que causam bastante confusão: UNIDADE DE COMANDO: CADA EMPREGADO SÓ PODE TER UM CHEFE, E NUNCA, MAIS NUNCA MESMO, MAIS DE UM. A unidade de comando está sob o ponto de vista do trabalhador. UNIDADE DE DIREÇÃO: APENAS UM LÍDER PARA CADA PLANO OU DEPARTAMENTO, OU ATIVIDADE QUE TENHAM UM MESSMO OBJETIVO. Mas note que na unidade direção, cada líder pode gerenciar tantos quantos funcionários forem necessários. A unidade de direção é sob o ponto de vista do dirigente. Ou seja, unidade de comando é cada funcionário tem um chefe apenas. Unidade de direção, cada dirigente pode ter mais de um funcionário sob sua responsabilidade. Enteda isso, pois despenca em prova. 3.2 Disfunções da Teoria Clássica de Fayol É importante entender que FAYOL incrementou os elementos de TAYLOR, sem romper com o Taylorismo. Consequentemente, tiveram algumas disfunções na teoria muito similares com as da Administração Científica, como a crença no HOMO ECONOMICUS (movido apenas a incentivos financeiros). Além disso, continuava a ser um SISTEMA FECHADO, que não considerava o exterior à organização. Motivação e liderança de pessoas, gestão de pessoas continuaram não sendo tratados. Antes de irmos para a Burocracia, guarde que tanto as teorias de TAYLOR e FAYOL ainda são amplamente presentes nas empresas nos dias de hoje. 4. BUROCRACIA Faz parte da escola clássica, ou abordagem clássica, da administração. NÃO CAI EM CONCURSOS PÚBLICOS, DESPENCA!!!!! Max Weber é o pai da burocracia. Ele criou a teoria com intuito de gerar maior racionalidade para gestão das empresas, objetivando combater a ineficiência, o desperdício e a CORRUPÇÃO. As principais características da Burocracia são: FORMALIDADE: O poder deriva de normas e leis. Não é permitido nada além dos objetivos da organização; IMPESSOALIDADE: Direitos e deveres iguais a todos. O poder é ligado aos cargos, e não as pessoas. As pessoas são promovidas por meritocracia; PROFISSIONALIZAÇÃO: O comando está na mão de especialistas que tem o mérito econhecimento para exercer o cargo. Sendo assim, a administração passou a ser baseada em normas, regras, regulamentos, procedimentos paratodos na empresa, independente da sua função ou cargo. 8 :: www.essencialconcursos.com.br :: A meritocracia ganha mais força ainda. Pagamento em dinheiro, e não em troca de favores (atenção especial da burocracia na dministração pública), sendo o principal labor do funcionário. Treinamentos para seguir as regras são frequentes. O processo de tomada de decisão também ganhou atenção especial, devido a IMPESSOALIDADE, que trouxe menos emoção ao trabalho na hora de decidir. A comunicação FORMAL passa a ser ferramente para afirmar a IMPESSOALIDADE, pois previa como tratar as pessoas de maneira padronizada. Fofocas e boatos são altamente rechaçados. Este modelo teórico, que traz forte normatização, supervaloriza a hierarquia. “Manda quem pode (tem o cargo para tal), obedece quem tem juízo”. Obediência se deve ao CARGO, e não à pessoa. Este modelo hierárquico é verticalizado, ou seja, as ordens vêm do topo até o nível opracional. 4.1 Disfuções da Burocracia CUIDADO:As bancas normalmente pedem entendimento sobre isto. As disfunções são os problemas que acontecem quando a teoria é aplicada na prática. Portanto vai uma dica: Quando a banca citar MAX WEBER fique atento à literalidade da questão, pois provavelmente está pedindo a entendimento da teoria enquanto seu “ideal” : racional-legal, meritocrático, formal, impessoal e profissional. Se a questão não cita teoria, nem Weber, é provável que esteja pedindo suas disfunções. Apesar de quando ouvimos a palavra “burocracia” sentirmos algo que parece lento, encharcado de papéis, excessivamente cheio de procedimentos e sem pessoalidade, esta teoria foi um avanço para a época. No entanto, na prática, apresentou, como demais teorias, alguns problemas, tais como: Excesso de controle, o que deixa clientes e funcionários com o sentimento de que não merecem confiança; Não há espaço para flexibilizar decisões de problemas com detalhes específicos não previstos, pois só pode ser realizado o que está normatizado; O funcionário foca seu serviço em atender as regras da empresa, e não, em atender bem os seus clientes, o que gera fragilidade para concorrer no ambiente externo; Tomada de decisão lenta devido ao excesso de hierarquia; Resistência ao “novo”, pois em geral vai contra as normas. Nenhuma ou baixa inovação; Gerentes sem visão holística. Holístico ou holista é um adjetivo que classifica alguma coisa relacionada com o holismo, ou seja, que procura compreender os fenômenos na sua totalidade e globalidade. 5. TEORIA DAS RELAÇÕES HUMANAS Somado às disfunções identificadas das teorias da escola clássica, a queda da bolsa de valores, em Nova Iorque, em 1930, fez surgir embate entre a classe de trabalhadores e seus empregadores. A administração científica era voltada aos processos, tempos e movimentos dos funcionários, aspectos físicos eram determinantes; Fayol, com a teoria clássica, acrescentou aos elementos da administração científica a departamentalização e as funções administrativas; A burocracia de Max Weber, trouxe normatização e impessoalidade, dentre outras característica já estudadas. Percebe-se calramente portanto, que não ainda preocupação com elementos PSICOLÓGICOS dos trabalhadores trazidos pelas DISFUNÇÕES das teorias. A carga horária de trabalho era excessiva, conflitos eram constantes, acidentes de trabalho também, o ambiente de trabalho não era bom, ou seja, a escola clássica não estava atendendo os anseios da sociedade. Desta maneira, a Teoria das Relações Humanas buscou o aumento da produtividade através de uma atenção especial às pessoas. A noção básica era a de que os gestores deveriam entender melhor seus funcionários e adaptar as organizações aos seus empregados. Com isso, alcançariam maiores resultados. 5.1 A Experiência de Hawthorne As experiências de Hawthorne foi um estudo, realizado por ELTON MAYO entre 1924 e 1932, numa fábrica da Western Electric Company em Hawthorne (próximo de Chicago), as quais estiveram na origem da Teoria das Relações Humanas. O objetivo inicial destas experiências era o de determinar como as mudanças nas condições de remuneração e de trabalho (iluminação, temperatura, períodos de descanso, acidentes de trabalho, fadiga, rotação do pessoal, etc.) influenciam as pessoas e a sua produtividade do trabalho. Para isso é efetuada a subdivisão de uma oficina de rebobinagem em duas partes: numa são efetuadas alterações nos horários, no nível de luminosidade, nos tempos de descanso, etc., enquanto a outra é mantida sem alterações. Tal como o esperado, as suposições de que a produtividade aumentava com a melhoria das condições de trabalho confirmaram-se nestas experiências. A grande surpresa ocorreu quando os investigadores observaram que a produtividade também aumentava quando as condições de trabalho eram deterioradas. Chegou-se assim à conclusão de que as relações humanas e o ambiente de trabalho que daí resulta e a criação de laços entre os operários que se sentiam observados por uma administração preocupada com o seu bem-estar são muito mais importantes para o aumento da produtividade do que as simples condições físicas e materiais de trabalho. Dava-se assim o fim do pressuposto do “homem económico” em que se baseava a Escola Clássica, dando lugar ao pressuposto do “homem social”. Fonte:http://knoow.net/cienceconempr/gestao/experiencias- de-hawthorne/ Estas conclusões do experimento de Hawtorne fez com que o foco da administração passasse então para os fatores MOTIVACIONAIS e PSICOLÓGICOS dos trabalhadores, mas atenção: sem romper totalmente com paradigmas da escola clássica. O que aconteceu após esta teoria foi um incremento de fatores com melhor ambiente de trabalho e participação dos trabalhadores nas decisões da organização. 6. TEORIA ESTRUTURALISTA Resume-se na crítica das demais teorias. Nem tanto processo e nem foco demasiado em pessoas deveriam ser balanceados de forma desigual. Devia-se procurar somar as teorias, eliminar as disfunções com o que havia de melhor nas outras, buscando atender uma sociedade e um mercado mais complexo. 9 :: www.essencialconcursos.com.br :: Um dos fatores mais importantes desta teoria é a sintetização das melhores práticas da ORGANIZAÇÃO FORMAL da escola clássica com as da ORGANIZAÇÃO INFORMAL da teoria das relações humanas. De acordo com Kwasnicka, “Ao estudarmos a organização sob a ótica estruturalista, estamos necessariamente fazendo uma analise globalizante de todos os fatores que compõem o todo organizacional”. Outra característica é bem relevante para nossos estudos: É a primeira vez que uma teoria considera um SISTEMA ABERTO de administração. Passa então a existir dois modelos de organização: MODELO RACIONAL: Voltado para seus processos e procedimentos internos. Sem visão do que está além das portas da organização. SISTEMA FECHADO. MODELO NATURAL: Preocupação com o meio externo e sua incertezas. Relacionamentos internos e externos são relevantes para a administração. SISTEMA ABERTO. Surge então o HOMEM ORGANIZACIONAL, que tem múltiplos papéis numa sociedade de organizações. Ou seja, ele não apenas trabalha para tal empresa e ponto. Ele tem outros papéis na sociedade que acabam por impactar também o ambiente interno de cada empresa. 7. TERIA DOS SISTEMAS Trata-se de uma abordagem MODERNA, mas por incrível que possa parecer, esta teoria vem da Biologia (eu odiava biologia rsr), no entanto é muito utilizada tanto no setor público quanto no privado. O biólogo Ludwig Von Bertalanffy propôs analisar a organização sob a perspectiva do ambiente que ela se situa e acomplexidade de se relacionar com outros sistemas esubsistemas. É um SISTEMA ABERTO em sua essência, pois considera a interação com o ambiente externo impactante para o ambiente interno: positivamente e negativamente. Leva-se em consideração nesta teoria: Clientes; Fornecedores; Concorrentes; Governo; Comunidades locais; Relação entre os departamentos internos (ou setores). Afinal, um sistema seria, “um conjunto de unidades reciprocamente relacionadas para alcançar um propósito ou objetivo”. A administrador tem que ter: Visão holística (do todo); Relacionar-se com todos os sistemas que interagem com sua organização (direta e indiretamente); Estar atento aos relacionamentos pessoais do ambiente interno e externo; Fometar um bol relacionamento e comunicação interdepartamental. Guarde isso: TEORIA DOS SISTEMAS: SISTEMA ABERTO. 8. TEORIA CONTINGENCIAL Para esta teoria, nada pode ser explicado com uma teoria. Ou seja, não existe melhor maneira para nada até se conhecer os elementos necessários para a tomada decisão. Não existe fórmula e nem solução universal. De acordo com Carlisle, “Não há uma maneira melhor para planejar, não há maneira melhor de liderar, não há melhor maneira de organizar um grupo, não há melhor maneira de controlar as atividades de uma organização. O melhor conceito e técnica a ser selecionada é aquela feita após conhecer as circunstâncias que está enfrentando”. Tudo depende. Tudo é relativo. As respostas vêm depois de cada situação específica. O administrador deve decidir o rumo através de 4 pilares: Tamanho; Tarefas; Tecnologias; Ambiente externo e interno. O que existe são variáveis dependentes, ou seja, que estão no ambiente interno da organização, e variáveis independentes, que estão fora da organização. É portanto, considerada uma teoria de SITEMA ABERTO, pois relaciona diretamente as variáveis independentes à organização como impactantes para as variáveis dependentes, e consequentemente os rumos a serem tomados. Prega também que para atingir objetivos não há apenas uma solução. Podendo haver várias formas de se atingi-los. O ambiente é complexo e não deve ser “matematicado”. Devido ao excesso de relativismo e de que o administrador ficar sobrecarregado com muitas demandas contingenciais, esta teoria é fortemente criticada, e segundo muitos autores, não tem aplicação prática. 9. PLANEJAMENTO Tanto para a vida pessoal quanto para a ciência da administração, o planejamento é etapa essencial para atingirmos objetivos em busca do sucesso. Para a ciência e para nossos estudos devemos nos concentrar nas grandes organizações e as ferramentas que são utilizadas para construir esta etapa, que é uma das funções administrativas de Fayol e sua Teoria Clássica: Prever, Organizar, Comandar, Coordenar e Controlar. Porém, reduzidas nos dias atuais para: Planejamento, organização, direção e controle. Guarde: As Funções Administrativas também podem aparecer como PROCESSOS ADMINISTRATIVOS. O planejamento influencia os demais processos por ser anterior aos demais, exercitando ao gestor que preveja o futuro: suas ameaças e oportunidades. E se prepare para ele. Além disso, busca clarificar quais os objetivos da organização, para que deve-se atingí-los, a que custo, como fará para alcançá-los, e etc. Uma das ferramentas de construção do planejamento é o 5W2H, conforme abaixo: WHAT – O que a empresa busca. O Objetivo; WHY – Por que a organização busca este objetivo. A Finalidade; WHEN – Quando ela iniciará e quando pretende atingir o objetivo; WHERE – Onde irá atuar; WHEN – Quais as pessoas envolvidas no projeto; HOW – Como ela atingirá estes objetivos. A Estrutura; HOW MUCH: Quanto custará. O Orçamento. Os Recursos Financeiros. 10 :: www.essencialconcursos.com.br :: Perceba, caro(a) aluno(a), que o entendimento da ferramenta acima, elucida a função do planejamento em uma organização. O gestor precisa, normalmente acompanhado de uma série de ferramentas e de pessoas capacitadas, definir os objetivos da organização e ter neles um sentido, um fim, um propósito maior que apenas lucro (guarde isso), buscando a continuidade a longo prazo da organização. Além disso, deve planejar o tempo, datar os processos e sua medição se foram atingidos. Onde irá atuar também precisa estar previsto, sua localização estratégica, seu mercado, seu público-alvo. Define também quem serão os responsáveis para implementar o planejamento. As pessoas-chaves do projeto. Por fim, a cúpula da organização (é nela que se constrói o planejamento) prevê e aloca os recursos estruturais e financeiros necessários para alcançar seus propósitos. Em geral, o planejamento inicia pela definição dos objetivos, mas há autores que defendem que ele inicia na análise de ambiente interno e externo, que iremos ver um pouco adiante. Logo, não há consenso sobre FASES do planejamento. 9.1 Tipos de Planejamento Podem ser chamados de níveis de planejamento também. São os tipos de planejamento que ocorrem em vários níveis da empresa, que são: Planejamento Estratégico: Cúpula da organização, envolvendo os diretores e dirigentes e também os conselhos de administração, se houverem. Preocupa-se com o MACRO da organização, e não com os detalhes da operação. Definem os objetivos GERAIS e ABRANGENTES. Além disso, que cai muito nas provas, é que o planejamento estratégico está voltado ao LONGO PRAZO. Planejamento Tático: Pode também aparecer como planejamento gerencial, por envolver os gerentes médios da organização, que após receberem os objetivos gerais e abrangentes, definem os objetivos de sua área ou projeto que irão ao encontro do nível estratégico. Este planejamento atua no MÉDIO PRAZO. Planejamento Operacional: “Chão de fábrica”. Irão detalhar os objetivos que receberem do nível tático no nível da operação. É o plano de execução e está focado no CURTO PRAZO. Fonte: http://4.bp.blogspot.com/- KxgIRxJvpcw/UvPEhZ3ptpI/AAAAAAAAC3I/75o5P409QXw/ s1600/Snap1.png 9.2 Planejamento Estratégico Refere-se aos objetivos centrais de uma organização, vinculando-se ao TODO e ao LONGO PRAZO. Está fortemente ligado ao ambiente externo (SISTEMA ABERTO), ou seja, aos elementos que estão fora da organização e que a mesma não detém controle, mas que no entanto, pode prever e se preparar para aproveita-los da melhor forma ou adaptar-se intermanete para minimizar seus possíveis impactos negativos. O planejamento estratégico deve nortear o ambiente interno a definirem seus objetivos específicos que irão atender os objetivos macros da organização. O que é definido: Missão; Valores; Negócio; Visão; Diagnóstico da estratégia (ambiente interno e externo); Estratégia em si; Execução da estratégia; Controle dos parâmetros. Além disto, o planejamento estratégico deve ter as seguintes características: Ser mutável para atender adaptável as incertezas do mercado; Ser voltado para o futuro; Ser comunicado com calreza a todos na organização; Buscar comprometimento das pessoas e áreas, alinhando-se aos anseios e opiniões através de consenso e Ser um processo de aprendizagem contínuo. 9.2.1 Objetivos, Metas e Planos Os objetivos são o que definem onde a empresa quer chegar. Eles podem ser abrangentes ou específicos. Sendo abrangentes ou específicos, eles não têm data para serem alcançados. Quando uma data é especificada ou um índice é gerado, definimos uma meta, podendo haver várias metas intermediárias para se atingir um objetivo. Já um plano (de ação) é onde são listadas as AÇÕES necessárias para as metas serem alcançadas. É o que define como o planejamento concretamente deve ser executado.9.2.2 Negócio, Missão, Visão e Valores Negócio: Define qual área de atuação da organização, as atividades e setores da operação. A definição de Negócio é mais CONCRETA que a definição de Missão. Missão: É a definição mais abstrata da organização. É a sua RAZÃO DE SER e de como ela colabora para o bem comum da sociedade e para os seus trabalhadores. Ela é ampla e relaciona-se com o motivo dela existir. Alguns definem a Missão como a declaração de intenções de uma organização. Como exemplo poderíamos imaginar uma empresa que está operando uma usina hidroelétrica no momento (seria o negócio), mas sua missão seria a de gerar energia de modo sustentável. Veja que a MISSÃO é mais ampla!! Um exemplo de missão interessante: Google: organizar as informações do mundo e torná-las mundialmente acessíveis e úteis. Veja que Missão não cita a INTERNET, pois este seria o negócio do google, sua área de atuação no momento, que pode mudar, dependendo do futuro e de suas intenções para atender a Missão que é a de organizar e tornar acessíveis as informações úteis mundiais. 11 :: www.essencialconcursos.com.br :: Visão: Pense em como você se vê em cinco anos. Isso! É bem intuitivo mesmo a definição de Visão de uma organização. É onde ela pretende chegar em um derminado prazo, que varia, mas normalmente defini-se pelo longo prazo. Orienta o ambiente interno de seus objetivos e prazos. Exemplo de Visão: Apple Essa grande companhia internacional visa “mudar o mundo através da tecnologia”. Valores: Assim como nós temos princípios, valores, as organizações também os têm. Os valores de uma organização norteiam, para os colaboradores, diretores, sócios, todos que contribuem de alguma forma para a empresa, a ética e a moral que atendem os anseios de sua finalidade de existir. Exemplo de valores: Boticário Somos íntegros; Paixão pela Evolução e Desafios; Valorizamos as Pessoas e as Relações; Comprometimento com os resultados. 9.2.3 Análise SWOT É o diagnóstico da estratégia. Ou seja, situa a organização do ambiente que está imersa para poder ter uma clareza na definição das estratégias. Este ambiente é analisado tanto o interno quanto o externo da organização e sua análise é amplamente atendida pela ferramenta SWOT. A sigla SWOT quer dizer Strengths (forças), Weakness (fraquezas), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças). Também pode ser conhecida como matriz FOFA quando traduzida para o Português. A análise interna refere-se aos pontos FORTES E FRACOS da organização, ou seja, aquilo que está de certa forma em seu CONTROLE, como por exemplo capacitação de pessoal, fluxo de caixa positivo, endividamento, estrutura, capacidade de produção e etc. A análise externa está relacionada com o ambiente externo a organização e mapeia as OPORTUNIDADES E AMEAÇAS deste ambiente. Entende-se que são fatores NÃO CONTROLÁVEIS da organização, como por exemplo uma crise econômica ou a falência de um concorrente. Fonte: http://laudonline.com/blog/wpcontent/uploads/2014/11/SWO T.jpg 9.3 Matriz GUT Serve essencialmente para ordenar os problemas de forma a priorizar a solução de uns antes que outros. A matriz leva em consideração três fatores: Gravidade Urgência Tendência É muito interessante esta ferramenta para o gestor decidir qual problema priorizar em meio a uma série de soluções que precisa dar. Gravidade: É a análise de quão grave pode o problema gerar para o comprometimento dos resultados da organização, pontuando-o de acordo com a mesma. Peso de 1 a 3 conforme a gravidade aumenta. Urgência: Indica quando o problema poderá ou vai ocorrer. Um problema pode ser grave, mais pode levar anos para acontecer. Peso de 1 a 3 conforme a urgência é maior. Tendência: Aponta se o problema tende a diminuir ou aumentar seu impacto conforme o tempo passe. Peso de 1 a 3 conforme a tendência a piorar aumente. Veja o exemplo abaixo: Matriz GUT Gravid ade Urgência Tendência Total Problema 1 1 3 3 7 Problema 2 1 1 3 5 Problema 3 3 2 1 6 Neste caso o problema 1 não é grave, mas ocorrerá rápido e tende a piorar. O problema 2 não é grave, não acontecerá rápido, mas tende a se agravar ao longo do tempo. O problema 3 é grave, ocorrerá em um tempo considerado razoávele tende a se tornar menos grave com o passar do tempo. Logo, o gestor, pela soma dos pontos, deve priorizar resolver o problema 1, depois o 3 e por fim o 2. 9.4 Planejamento por Cenários É o planejamento que leva em consideração as tendências do ambiente do externo e suas constantes mudanças, ou seja, não é estático, e vive se retroalimentando, em constante mutação para adaptar-se às novas realidades e tendências que não ocorreram. O planejamento por cenários é analisar como nossas decisões de hoje afetariam a organização em um futuro novo, previsto, possível. A ideia é se preparar para o que der e vier. Ou seja, os CENÁRIOS não são uma previsão de futuro, e sim, uma quantidade variada de possibilidades nele, que podem afetar positivamente ou negativamente a organização. No entanto, existem dois tipos de cenários que caem em provas: Projetivo: Faz apenas análise de um cenário; Prospectivo: analisa vários possíveis cenários. 12 :: www.essencialconcursos.com.br :: Fonte: http://www.beefpoint.com.br/wpcontent/bn/radarestecnicos/f otos/ge_200505_4.gif A montagem de cenários no entanto deve ser obviamente seguir alguns critérios, pois nada adiantaria montar um cenário nada provável ou possível, ou até mesmo excessivamente complexo para ser analisado. Os critérios são: Relevância Clareza Plausibilidade Foco Para construir os cenários, baseados nos critérios listados, existem basicamente três métodos: Lógica Intuitiva: foi desenvolvida em paralelo pela Strategic Research Institute International (SRI) e pela Shell a partir da década de 1970, a técnica admite que as decisões são fundamentadas em um conjunto de inter-relações e interdependências que envolvem diversos fatores, quase totalmente fora da influência direta da organização; Análise Prospectiva: método desenvolvido por Godet que engloba formas estruturadas de identificar a chance de que um evento ocorra. O método tem basicamente seis etapas: delimitação do sistema e do ambiente; análise estrutural do sistema e do ambiente; listagem dos condicionantes do futuro; análise morfológica; testes de consistência, ajuste e disseminação; e revisão e disseminação; Análise de impactos de tendências probabilísticas: fundamenta-se em uma previsão isolada sobre a variável dependente principal, que depois é ajustada pela concorrência dos possíveis eventos e seus impactos. A técnica alia modelos econométricos e probabilísticos a análises qualitativas, com a presença de especialistas nos temas envolvidos; 9.5 Estratégia Definição de Porter – “Estratégia competitiva são ações ofensivas ou defensivas para criar uma posição defensável numa indústria, para enfrentar com sucesso as forças competitivas e assim obter um retorno maior sobre o investimento.” Definição de Chandler - “Estratégia é a determinação de objetivos e metas básicas de longo prazo de uma empresa e a adoção de cursos de ação e alocação de recursos necessários para alcançar esses objetivos.” Uma estratégia tem como seu precursor incondicional o DIAGNÓSTICO DA ESTRATÉGIA, que normalmente é atendido pela análise SWOT. Este diagnóstico mais a missão e visão é que possibilitam a construção de uma ESTRATÉGIA. São basicamente duas vertentes de estratégias: Por Posicionamento e a Por Movimento. A ESTRATÉGIA POR POSICIONAMENTO tem como Porter seu principal autor, que defende que a organizaçãodeve estar preprarada para o ambiente externo e adequar seu ambiente interno para conquistar competitividade. A ESTRATÉGIA POR MOVIMENTO é uma vertente que tem como princípio a renovação e inovação constante em um mundo que está em constante mutação. A regra é não se acomodar e estar sempre um passo a frente. Ter uma visão clara de longo prazo e unir competências para obter vantagem neste contexto. Os autores mais conhecidos desta corrente são Hamel e Prahalad, que criaram um novo conceito: o da intenção estratégica. 9.5.1 Modelo de Cinco Forças de Porter Fonte: https://pontotga.files.wordpress.com/2014/12/5_forcas_ porter.png?w=481 NOVOS CONCORRENTES: Possibilidade mais fácil ou difícil de um novo entrante no mercado. Um mercado, por exemplo, que requer alto investimento para a entrada, diminue a possibilidade de um novo competidor. Nesta força, é considerado forte a organização que está em um mercado com dificuldade para a entrada de novos competidores. PODER DE NEGOCIAÇÃO COM FORNECEDORES: Possibilidade do fornecedor se tornar concorrente ou do seu poder de barganha ser alto ou baixo. Isto vem do fato do fornecedor estar sozinho ou estar concorrendo com demais outros fornecedores. Nesta força, a organização é forte de acordo com o quanto menos depende de um fornecedor, podendo trocá-lo a qualquer momento, sem grandes prejuízos e sem comprometer seus objetivos. PRODUTOS E SERVIÇOS SUBSTITUTOS: São produtos ou serviços que não estão no mesmo segmento, mas que 13 :: www.essencialconcursos.com.br :: competem pelo dinheiro do cliente. Ex.: Manteiga e Requeijão. Nesta força, é menos lucrativo e atrativo quando a organização está em um mercado que há possibilidade de muitos produtos substitutos estarem competindo com os dela. PODER DE NEGOCIAÇÃO COM O CLIENTE: Quanto mais informados estão os clientes, mais eles normalmente podem exigir das empresas qualidade, preço e serviços. Os clientes são poderosos quando são poucos, ou compram em grande quantidade, quando os custos de trocar de fornecedor são baixos, quando eles conhecem as estruturas de custos das empresas e quando podem deixar de consumir os produtos ou fabricá-los internamente. Nesta força, sobressai-se a organização que estão num mercado oligopolista. Mercado Oligopolista é uma forma evoluída de monopólio, no qual um grupo de empresas promove o domínio de determinada oferta de produtos e/ou serviços. COMPETITIVIDADE: É o grau de rivalidade do mercado que está imersa a organização. Após mapeada as cinco forças de Porter, é possível ao gestor decidir sua ESTRATÉGIA GENÉRICA, que segundo PORTER, são três possíveis: Liderança de Custos: Busca ser EFICIENTE na produção de seus produtos e serviços, baixando seus custos o máximo possível para se obter vantagem competitiva; Diferenciação: Produzir produtos ou serviços com características únicas para a percepção do seu cliente; Foco ou Enfoque: Atuar em um nicho de mercado específico, elaborando características e benefícios únicos, customizados, que a grande indústria de massa não consegue atender devido sua demanda em escala. 9.5.2 Tipos de Estratégia Estratégia de Sobrevivência: Quando a organização está com a situação interna com muitas fraquezas e o ambiente externo está repleto de ameaças. “Apertar os cintos”, reduzir os gastos e frear os investimentos passam a ser a prioridade para sobreviver no mercado. Estratégia de Manutenção: Há muitas ameaças no mercado, mas a empresa conta com forças internas para poder enfrenta-las. Pode lançar mão das seguintes sub-estratégias: Estratégia de Estabilidade: Buscar estabilidade financeira de outrora; Estratégia de Especialização: Reduz a oferta de produtos ou serviços para àqueles que têm histórico de maior fonte de receita e vendas; Estratégia de Nicho: Restringe mais ainda que a de especialização, focando ser a melhor em qualidade e características em um determinado produto ou serviço. Estratégia de Crescimento: Procura crescimento, mesmo ainda tendo um certo número elevado de pontos fracos. Pode se dar por INOVAÇÃO, INTERNACIONALIZAÇÃO (entrar em mercados no exterior), JOINT VENTURE (formar parcerias com outras empresas para a competição) e EXPANSÃO (aumentar a participação de mercado). Estratégia de Desenvolvimento: Um composto somatório de forças internas e oportunidades no mercado levam a empresa a produzir produtos melhores, entrar em novos mercados e diversificar negócios. 9.6 Balanced Scorecard Hoje, é a principal ferramenta de gestão no setor público. No entanto, também muito utilizada no setor privado. É uma ferramenta que cria índices financeiros e não financeiros e que se retroalimenta em um aprendizado constante. A grande sacada desta ferramenta é a da superação de apenas índices financeiros para se medir o sucesso do planejamento. Indicadores financeiros são estáticos e abastecem de dados passados uma organização. De acordo com Kaplan e Norton, criadores da ferramenta, é necessário monitorar mais do que dados financeiros do desempenho passado para analisar o quão competitiva é uma organização em um futuro repleto de incertezas. Os ativos intangíveis, segundo Kaplan e Norton, não são normalmente avaliados para se valorar um empresa, tais como MARCA, CAPACITAÇÃO DE FUNCIONÁRIOS, QUALIDADE DOS PRODUTOS, CAPACIDADE DE INOVAÇÃO e etc. No entanto, avaliar estes ativos intangíveis são mais difíceis que apenas “contar o dinheiro no banco”. Para isso, KAPLAN e NORTON desenvolveram a ferramenta BSC (Balanced Scorecard), um modelo que conta com quatro perspectivas que leva também em consideração os índices financeiros. São elas: Financeira; Clientes; Processos Internos; Aprendizado Contínuo. Estas perspectivas derivam necessariamente da visão estratégica da organização. Fonte: http://www.elirodrigues.com/2015/04/20/resumo- do-balanced-scorecard-bsc-e-seus-indicadores/ Neste contexto, as perspectivas podem ser descritas assim: 14 :: www.essencialconcursos.com.br :: Perspectiva financeira – analisa o negócio do ponto de vista financeiro. Relaciona-se normalmente com indicadores de lucratividade, como receita líquida, margem líquida, retorno sobre o investimento, entre outros; Perspectiva dos clientes - neste ponto de vista, busca-se identificar os segmentos (de clientes e de mercados) em que a empresa atuará e as medidas de desempenho que serão aceitas. Geralmente envolve indicadores como: satisfação dos clientes, retenção de clientes, lucro por cliente e participação de mercado; Perspectiva de processos internos – identifica os processos críticos que a empresa deve focar para ter sucesso. Ou seja, mapeia os processos que causam o maior impacto na satisfação dos consumidores e na obtenção dos objetivos financeiros da organização; Perspectiva do aprendizado e do crescimento – identifica as medidas que a empresa deve tomar para se capacitar para os desafios futuros. As principais variáveis são as pessoas, os sistemas e os procedimentos organizacionais. Por fim, há ainda os MAPAS ESTRATÉGICOS, que são ferramentas que auxiliam na visualização e na comunicação das estratégias expostas no BSC. Os mapas permitem que funcionários, gestores e interessados vejam claramente as principais diretrizes para que sejam atendidas a VISÃO e MISSÃO de uma organização. Ou seja, um mapa estratégico é um detalhamento maior das perspectivas da ferramenta BSC. GUARDE: AS PERSPECTIVAS PODEM MUDAR DE ACORDO COM A MISSÃO E VISÃO DA ORGANIZAÇÃO. POR EXEMPLO, NO SETOR PÚBLICO, NORMALMENTE NÃO HÁ A PERSPECTIVA FINANCEIRA, POR VEZESSUBSTITUÍDA POR ALGUMA OUTRA PERSPECTIVA RELEVANTE. PODE-SE TAMBÉM NO CASO DO SETOR PÚBLICO, ELENCAR PARA A PERSPECTIVA FINANCEIRA A QUESTÃO DE COMO AGREGAR VALOR AO CLIENTE CIDADÃO COM O CONTROLE DOS CUSTOS. Tente agora fazer mais questões dos assuntos abordados nesta apostila. O treino de questões é ESSENCIAL para seu sucesso!! � 10. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Estrutura organizacional é a forma como a empresa gerencia seus recursos: humanos e demais recursos. É nesta estrutura que estão definidas as funções e as responsabilidades, também as relações entre gerentes e subordinados, além da forma como a organização ou órgão público é hierarquizado e departamentalizado. A estrutura tem como sua finalidade a divisão das tarefas entre os colaboradores e departamentos (especialização do trabalho) e a coordenação dos mesmos, valendo-se da RESPONSABILIDADE, AUTORIDADE, COMUNICAÇÃO E DECISÃO. E o que é ESPECIALIZAÇÃO DO TRABALHO? De acordo com Sobral, “a especialização do trabalho é o grau em que as tarefas são divididas e padronizadas para que possam ser aprendidas e realizadas de forma relativamente rápida por um único indivíduo em organização." Nada mais é que cada funcionário ter uma função dentro da organização voltada para uma tarefa específica que contribui para atingir os objetivos gerais da empresa ou órgão público, tonando-se especialista nela. As vantagens da especialização são que os colaboradores são especialistas nas suas tarefas e não necessitam fazer ou saber fazer outras tarefas que não são de sua área, evitando a superficialidade de agir em todas as tarefas sem ser especialista em nenhuma. No entanto, a divisão do trabalho pode se tornar um problema caso o trabalhador fique envolvido em poucas tarefas, tornando o trabalho monótono e desestimulante, causando desmotivação e por consequência queda do rendimento produtivo. Guarde: Um SUPERESPECIALISTA em uma tarefa não tão importante é uma disfunção da especialização do trabalho. O funcionário precisa ter desafios para sentir-se motivado. A especialização do trabalho aumenta a eficiência até um certo grau de especialização. Estrutura formal: É a estrutura oficial de uma organização apresentada no seu organograma. Neste organograma vemos as divisões de trabalho, os departamentos, as linhas de autoridade e de comunicação, os gerentes, coordenadores e as “linhas de reporte”. Linhas de reporte: Quem se reporta a quem. Estrutura informal: É composta pelos relacionamentos NÃO FORMAIS, ou não oficiais, de uma organização. Relacionamentos de amizade que já existiam antes das pessoas serem colegas de trabalho e aquelas relações de amizade que surgem dentro da organização. Relações de inimizade também. Trata-se dos relacionamentos naturais de uma organização, sem os filtros de estrutura formal. Uma amizade entre o diretor comercial com um analista de TI por exemplo. Perceba, que nesta relação, provavelmente eles se sentirção mais a vontade de falar entre si suas demandas, sucessos, insucessos e dificuldades das suas próprias atividades do que se estivessem falando com outra pessoa dentro da organização. A estrutura informal pode beneficiar a empresa ou prejudicar, em dado momento ou circunstância, mas ela existe em toda a organização. Ela pode fluir a comunicação e melhorando a tomada de decisão, se observada da forma correta pelos gestores. Em contrapartida, pode ser um problema pelo excesso de boatos e conflitos. Guarde: TODA organização tem ESTRUTURA INFORMAL. Cadeia de comando: Da qual chamei anteriormente de “linhas de reporte”. É a linha de autoridade que vem do alto escalão da organização até o nível mais operacional. Como por exemplo: 15 :: www.essencialconcursos.com.br :: Notem que o diretor de MKT reporta-se ao presidente, tal como o diretor de RH, diretor de opera~ções ediretor financeiro. Já o gerente de vendas reporta-se ao diretor de MKT. E os coordenadores comerciais das regionais reportam-se ao gerente de vendas. Viu? É fácil!! Esta é a cadeia de comando de uma organização. Dois conceitos, relacionados a cadeia de comando, ainda precisamos ver antes de ir adiante: Unidade de comando: Todo subordinado tem apenas um chefe (escola clássica da administração – 14 princípios de Fayol); Estrutura matricial: Estrutura mais moderna que rompe o paradigma de unidade de comando, utilizando-se de equipes de trabalho e de chefes diferentes para momentos e/ou tarefas diferentes. Amplitude de controle: Trata-se da dimensão de funcionários cada chefe deve liderar, coordenar, controlar e monitorar. De acordo com Schermerhorn, “a amplitude de controle se relaciona com o número de subordinados que os superiores comandam em uma organização.” Não existe uma regra de quantidade específica de funcionários liderados que determinam se a amplitude de controle é pequena ou grande, mas entenda que se um gerente tem 2 funcionários para gerenciar, ele tem amplitude pequena (baixa) de controle, já se ele tem 40, a amplitude de controle é grande (alta). Também podemos ver assim: Estrutura achatada: Muitos funcionários por chefe; Estrutura aguda (funil): Poucos funcionários por chefe. Organograma de estrutura achatada Organograma de estrutura aguda Nas estruturas achatadas, a delegação de responsabilidades se faz necessária pois o chefe não consegue atender as demanadas de todos. Já nas estruturas agudas, o chefe dá mais atenção e pode delegar menos, mas esse modelo torna-se mais oneroso para a empresa. Tomada de decisões: As tomadas de decisões podem ter dois tipos de caráter. Um deles é o CENTRALIZADO, que é quando o gestor toma a maior partde das decisões. O outro caráter é o DESCENTRALIZADO, que é quando o gestor delega responsabilidade e autoridade a subordinados e demais membros da organização, podendo estes tomar a decisão sobre materiais que foram a eles delegadas. Nas decisões com caráter CENTRALIZADO, o chefe detém mais controle, no entanto toda a organização perde velocidade, pois quase todas as decisões o gestor precisa despachar. Tem-se uma vantagem a mais neste modelo é que o chefe não perde a visão do todo da organização. Nas decisões com caráter DESCENTRALIZADO, a flexibilidade é mais latente, tornando as decisões de fluxo mais corrente, por muitas vezes resolvendo problemas mais operacionais que impactam na satisfação do cliente de forma positiva. Por outro lado, a gestão pode perder a noção do que realmente está acontecendo na organização. Staff e Posições de Linha: As funções de Staff estão ligadas as atividades-meio de uma organização e não tem comando direto sobre seus funcionários, agindo de forma CONSULTIVA. Já as funções de linha estão relacionadas com as atividades-fim da empresa e detém comando direto sobre os colaboradores. Atividade-fim é a atividade que identifica a área de uma empresa, na qual são desenvolvidas processos de trabalho que dão característica evidente às ações que por definição constituem o objetivo para o qual a empresa foi criada. Atividade-meio é aquela que não é inerente ao objetivo principal da empresa; trata-se de serviço necessário, mas que não tem relação direta com a atividade principal da empresa. Fonte: https://s3.amazonaws.com/mapastatic/507013f0dee2c1b62 50000b9/imgs_Prova-M13-Tipo-001/35.PNG Neste organograma acima, as divisões estariam em linha com a presidência. Já a acessoria especial seria a relação de função Staff. 10.1 Departamentalização A departamentalização é uma forma encontrada para alocarmos pessoas, tarefas e atividades em unidades, com o objetivo de melhorar a coordenação de esforços e facilitar a tomada de decisões. Há alguns modelos de departamentalização.São eles: DEPARTAMENTALIZAÇÃO FUNCIONAL São os que são compostos pelas funções divididas pela lógica de especialidade por áreas, como por exemplo marketing, financeiro, contábil, recursos humanos e etc. A 16 :: www.essencialconcursos.com.br :: É a mais utilizada no setor público. Cuidado, não É MAIS utilizada em detrimento ao setor privado, e sim A MAIS utilizada forma de departamentalização no setor público. Guarde: ESTE É O TIPO DE DEPARTAMENTALIZAÇÃO, A FUNCIONAL, QUASE 100% UTILIZADA NOS ÓRGÃOS PÚBLICOS. Este tipo de departamentalização traz a disfunção de dificultar a intergração das áreas. A vantagem é a de especialização. DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PRODUTO Quando a organização interpreta que tem produtos/serviços que geram demandas muito discrepantes entre eles, ela pode organizar seus departamentos por tipo de produtos, focando seus esforços na melhoria da definição do público alvo, dos canais de distribuição, dos tipos de divulgações, da política comercial, dentre outros. As vantagens deste modelo de departamentalização é que a inovação e criatividade fluem mais livremente para gerar valor aos produtos. A desvantagem é que pode haver dispersão das funções de cada um dentro da organização e perder-se a especialização até o nível que ela contribui para a eficiência. DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR CLIENTE A organização lança mão deste tipo de departamentalização quando tem clientes de nichos diferentes e com necessidades diferentes, como por exemplo atendimento direto a pessoa física e atendimento a empresas que vão revende o produto (atendimento pessoa jurídica). Acima, um organograma que demonstra outra forma de se departamentalizar por cliente, bem comum em lojas de “departamento”: Infantil; masculino e feminino. DEPARTAMENTALIZAÇÃO GEOGRÁFICA Este modelo de departamentalição é mais comum em organizações que estão presentes em diversos Estados ou Países. Ou até mesmo com muita dispersão geográfica. Importantíssimo para ter uma realidade dos costumes e hábitos do local de atuação devido a contratação de profissionais locais também. DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PROCESSO Os departamentos neste modelo são agrupados pelos seus PROCESSOS-CHAVE, ou seja, os críticos para a organização atingir seus objetivos. De acordo com Chiavenato, este tipo de departamentalização é mais utilizado nos níveis mais baixos da hierarquia, relacionados com as áreas de produção e logística. Assim, a tecnologia passa a ser o foco deste modelo. O organograma acima, mostra este tipo de agrupamento em uma indústri têxtil, na linha de produção. DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PROJETOS Normalmente atrelada a organização que tem projetos cruciais e que levam certo tempo para a entrega, como por exemplo uma empresa que constrói aviões ou navios. Este tipo de departamentalização está atrelado a característica temporal dos projetos, ou seja, ela acaba com a entrega dos mesmos. Esta característica causa uma disfunção que é a preocupação dos envolvidos de como ficarão seus empregos quando os projetos forem entregues. Em compensação, tem a vantagem de colocar o foco no cronograma, escopo, riscos, ou seja, nas áreas de conhecimentos dos projetos, e com isso ganhar eficiência e efetividade na complexidade do negócio central. 10.2 Tipos de Estruturas O tipo de estrutura de um órgão público ou organização vem do resultado de várias decisões a respeito dos aspectos de autoridade, da comunicação interna e da departamentalização na organização. Temos: ESTRUTURA LINEAR 17 :: www.essencialconcursos.com.br :: Neste tipo de estrutura, caracterizada pela UNIDADE COMANDO, as decisões são normalmente centralizadas epouca autoridade e responsabilidade é delegada. A comunicação formal de um setor com outro necessariamente passam pelo gestor da área. ESTRUTURA FUNCIONAL Cada especialização, função organizacional contribui para o setor de operações/produção. É a mais amplamente utilizada hoje. Cada chefe só transmite diretrizes ou ordens de acordo com sua especialidade. Pela falta de unidade de comando, confunde muito os funcionários, trazendo também uma visão limitada do todo. Ideal para empresas atuantes em ambientes simples e estáveis. ESTRUTURA DIVISIONAL Utilizada quando a empresa é ou se torna muito grande, dificultando a gestão pela estrutura funcional. Neste tipo, a organização partilha sua estrutura em divisões, agregando recursos para atender as demandas de mercados, produtos e clientes. Desta forma, a empresa se aproxima mais do cliente, entendendo melhor suas necessidades. Em contrapartida, a empresa pode ficar refém de uma disputa entre as divisões. Aumenta os custos, recursos necessários, pois não centraliza certas atividade em uma função apenas para toda a organização. ESTRUTURA MATRICIAL É um modelo que envole dois tipos de estruturas de forma conjugada. Normalmente entre a estrutura funcional e outra horizontal, de projetos. As empresas que atuam com esta estrutura buscam associar as vantagens das duas estruturas, juntando os especialistas funcionais nos projetos mais estratégicos, sempre que necessário. Ela é chamada de matricial porque seu aspecto é parecido com o de uma matriz. Sua criação foi uma tentativa de conciliar em uma estrutura rígida e hierárquica a flexibilidade de uma estrutura temporária. Logo, os envolvidos nos projetos estão submetidos a AUTORIDADE DUAL, ou seja, a dois chefes: o de sua função e o do projeto que está envolvido. Guarde: Não há unidade de comando na estrutura matricial. ESTRUTURA EM REDE O avanço das tecnologias e os hábitos das pessoas, o mundo tornou-se mais complexo, exigindo uma melhor gestão das organizações em relação ao preparo para as mudanças constantes de um ambiente instável. A ideia então desta estrutura é UNIR FORÇAS com fornecedores e terceirizações de atividades-meio ou que um parceiro possa ter mais know-how. O conceito é ter muitos parceiros que possam contribuir com os objetivos gerais da organização. Assim, a empresa ganha mais flexibilidade e pode reduzir seus níveis hierárquicos, tornando menos onerosa do ponto de vista dos recursos internos necessários. A maior dificuldade é no controle, pois muitas coisas que eram antes feitas dentro do “muro” da empresa, agora não são mais. Maior dificuldade também de construir uma cultura organizacional coesa. 11. CULTURA ORGANIZACIONAL Cultura organizacional é a identidade de uma empresa. Ela é o “jeitão” da organização, que engloba símbolos, valores e práticas surgidas desde a sua criação. Estes valores, símbolos e práticas determinam como esta empresa resolve as situações e os desafios, os conflitos também. Uma empresa como o Google, por exemplo, atrai diversos estudantes que querem trabalhar em uma empresa que não 18 :: www.essencialconcursos.com.br :: exige que os funcionários venham de terno para o trabalho, e tenham liberdade para apresentar ideias inovadoras. Isto é a personalidade da empresa. Normalmente, esta personalidade tem origem nos valores dos seus fundadores e nos valores dos seus funcionários ao longo dos anos. Para mudar a cultura, intencionalmente, leva-se tempo e esforço, para criar-se os novos valores. De acordo com Robbins, existem dez características principais que descrevem a cultura de uma organização. São elas: Identidade do membro: O grau com que os empregados se identificam com a organização como um todo, e não com o seu tipo de trabalho ou especialidade profissional; Ênfase no grupo: O grau com que as atividades de trabalho são organizadas em torno de grupos em vez de indivíduos; Foco nas pessoas: O grau com que as decisões da administraçãolevam em consideração o efeito dos resultados em pessoas da organização; Integração das unidades: O grau com que as unidades da organização são estimuladas a operar de uma maneira coordenada ou interdependente; Controle: O grau com que regras, regulamentos e supervisão direta são usados para inspecionar e controlar o comportamento dos empregados; Tolerância a risco: O grau com que os empregados são incentivados a ser agressivos, inovadores e propensos ao risco; Critérios de recompensa: O grau com que recompensas como aumentos de salário e promoções são distribuídos por critério de desempenho do empregado em contraste com o tempo de casa, favoritismo e outros fatores não- ligados ao desempenho; Tolerância a conflito: O grau com que os empregados são estimulados a expressar conflitos e críticas abertamente; Orientação meios-fins: O grau com que a administração enfatiza resultados ou efeitos em detrimento de técnicas e processos usados para alcançar aqueles resultados; Foco em sistemas abertos: O grau com que a organização monitora e responde a mudanças no ambiente externo. Artefatos: Trata-se de um nível de cultura mais superficial, relacionados com aquilo que é mais observável na organização, como marca, linguagem, tipo de vestimenta, etc. Valores: Trata-se de um nível de cultura que valoriza o que é certo ou errado para os membros. Atua de maneira a doutrinar, de certa forma, conscientemente, as pessoas da organização, através de estórias, lendas, etc. Pressupostos Básicos: É um nível de cultura de verdades absolutas baseada em valores, mais bem mais forte que estas, sendo bastante difícil de muda-la. Baseada em estórias, lendas, símbolos e linguagens. Tipos de Culturas: Dominante: É a cultura predominante em uma organização ou órgão público, compartilhados pela maioria dos membros; Subcultura: São culturas menores, dentro das culturas dominantes, devido a complexidade da entidade, refletindo desafios de cada setor; Cultura forte: Reduz o controle, a troca de pessoal e atrai talentos (aumenta o desempenho); Cultura fraca: Não representam os valores dispersos de seus funcionários. Guarde: A maioria das organizações têm cultura organizacional FRACA. Também está relacionando ao fato de uma organização ainda ser muito nova. Elementos da cultura: Os artefatos são instrumentos da difusão da cultura entre os membros de uma organização, e podem ser agrupados em três tipos: Artefatos verbais: Orientados pela comunicação interna, representados por estórias da época da fundação e das primeiras equipes, fases da empresa, etc. Constroem-se mitos, heróis, tabus e contam-se estórias a fim de doutrinar os novos integrantes; Artefatos comportamentais: Festas, cerimônias e rituais que conferem atividades costumeiras da organização que reforçam os valores dela; Artefatos físicos: São os símbolos e normas da organização. Os objetos, ações ou eventos. Ex.: Os móveis, uniformes se houver, os códigos de ética e de conduta. Disfunções de uma cultura forte: Uma cultura forte traz inúmeros benefícios para uma organização, dentre elas uma menr rotatividade de pessoal e maior comprometimento dos funcionários. No entanto, há algumas dificuldades que podem surgir devido uma cultura forte. Segue abaixo algumas delas: A cultura pode impedir a aceitação de uma mudança necessária para atender uma mudança no ambiente externo; Pressão excessiva dos membros mais antigos aos membros mais novos para imergi-los na cultura; A cultura forte pode estar repleta de preconceitos de várias naturezas, como por exemplo racismo ou homofobia; Resistir a uma FUSÃO entre organizações; A fusão é a operação pela qual se unem duas ou mais sociedades para formar sociedade nova, que lhes sucederá em todos os direitos e obrigações (artigo 228 da Lei 6.404/1976). Note-se que, na fusão, todas as sociedades fusionadas se extinguem, para dar lugar á formação de uma nova sociedade com personalidade jurídica distinta daquelas. Guarde: Culturas fortes são mais bem aproveitadas em ambientes ESTÁVEIS. Em ambientes INSTÁVEIS elas podem tornar difícil a necessidade de mudanças. Tente agora fazer mais questões dos assuntos abordados nesta apostila. O treino de questões é ESSENCIAL para seu sucesso!! � 12. PROCESSO DECISÓRIO Sejam difíceis ou fáceis, sobre assuntos pessoais ou profissionais, todos nós temos que tomar decisões. Estas decisões que tomamos, dia a dia, afetam nossas vidas para um determinado momento ou para toda ela. Uma decisão leva a uma consequência e todos temos a capacidade de decidir colhendo com isto um impacto positivo ou negativo atrelado a ela. Guarde: Todos temos capacidade de decisão, pois todos nós estamos decidindo o tempo todo sobre diversos assuntos. Nem todos tem capacidade de decidir o que é mais assertivo. Não existe 100% de acerto em todas as decisões. 19 :: www.essencialconcursos.com.br :: Quanto ao nosso objetivo de estudo, que são as decisões organizacionais, Maximiliano, 1995, diz: “o processo de tomar decisões é um ingrediente substancial e inseparável das atividades de planejamento, organização, direção e controle.” Aqui vale lembrar que planejamento, organização, direção e controle são as funções administrativas de Henry Fayol na sua teoria clássica, adaptadas no mundo moderno (direção no lugar de comandar e coordenar). Tipos de Decisões: Decisões programadas: Relacionam-se com matérias que já foram outras vezes sujeitas às decisões, tornando-as mais fáceis aplica-las diante do sucesso de outrora. Ou seja, seguem-se no padrão de uma decisão anterior que tenha tido êxito na sua eficiência; Decisões não-programadas: Ocorrem quando o problema é novo, ainda não foi sujeito anteriormente a uma decisão. Isto leva o gestor a ter que avaliar algumas variáveis antes de decidir, usando-se inclusive de técnicas para tal. Este tipo de decisão leva mais tempo que a programada. Guarde: Quando um problema/situação é rotineira, a decisão deve estar PROGRAMADA, deixando para o gestor apenas as decisões NÃO-PROGRAMADAS. Racionalidade: Este é o modelo clássico de tomada de decisões. Baseia-se na lógica para a tomada de decisões, de como elas deveriam ser tomadas, mas não como eram efetivamente feitas. As PREMISSAS do modelo de RACIONALIDADE são quatro: Problema definido e objetivo claro; Todas as informações disponíveis e todas as possibilidades calculadas; Os critérios que avaliam as possibilidades são conhecidos; A lógica busca aumentar a eficiência na organização. Racionalidade Limitada: Como já estudamos em nossas aulas, os modelos e teorias quando aplicados, em geral, apresentam disfunções. A racionalidade apresentou alguns problemas de aplicabilidade por não levar em consideração que nem sempre as premissas estavam disponíveis ao gestor. Herbet Simon, então, trouxe outro modelo: o da Racionalidade Limitada. Ele teorizou que as pessoas não se limitam a decidir pela razão e também não só pela intuição.Logo, ele trouxe um modelo que completava com intuição a parte não racional que estava ligada a decisão. Teremos que compor de intuição nossas limitações de competência, de tempo, de recursos disponíveis, de informações conhecidas, de preconceitos, de desvios na comunicação, de decidir sobre muitas variáveis e etc.. Guarde: As limitações da RACIONALIDADE LIMITADA têm escopo de PESSOAIS e de CONTEXTOS. Cuidado: INTUIÇÃO não é o mesmo que IRRACIONALIDADE. INTUIÇÃO baseia-se em experiências, costumes, hábitos, preconceitos, intempestividade. Nosso subconsciente. Fatores que afetam a Tomada de Decisões: Custo:
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