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Controle de vocabulário   Recuperação da informação   Arquivologia   Aguiar

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5.1 Controle de vocabulário: a contribuição da Terminologia ............................ ..202 
5.2 Vocabulário controlado: um breve percurso histórico e 
teórico-metodológico.......................................................................................... ..217 
5.3 Tesauro funcional: em busca de uma metodologia para sua construção........233 
 
CONSIDERAÇÕES FINAIS ......................................................................................... ..240 
REFERÊNCIAS ............................................................................................................ ..251 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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INTRODUÇÃO 
 
A pesquisa busca examinar a concepção do controle de vocabulário e de 
vocabulário controlado como dispositivos metodológicos no contexto da 
Arquivística a partir de um diálogo com a área da Organização e Tratamento da 
Informação. O presente trabalho pretende demonstrar que a metodologia de 
controle de vocabulário pode agregar valor à função dos arquivos permanentes 
nas organizações. 
Objetiva apresentar os princípios teóricos que deverão nortear a 
elaboração de controle de vocabulário (processo documentário - normalização 
gramatical, formas dos termos) e o vocabulário controlado (produto 
documentário para gerir o controle do significado). Para tal fim, pretende-se 
traçar os aspectos teórico-metodológicos para subsidiar o processo de controle 
de vocabulário. 
Ao considerar que as práticas de organização arquivística baseiam-se 
no instrumental teórico-metodológico ao “respeito aos fundos”, “ou princípio da 
proveniência”. Isto é, na organização física-intelectual deve-se respeitar a 
estrutura orgânico-funcional, ou seja, atentar-se para compreender o 
documento ou um conjunto documental a partir da ótica da proveniência: 
? Contextualização do órgão produtor do documento (instituição ou 
individuo); 
? Origens e características orgânico-funcionais – atividades específicas 
das quais os documentos resultam; 
? Conteúdo – a extensão dos vários tópicos, eventos e períodos; 
? Tipologias documentais. 
 
Sendo assim, com base no princípio da proveniência, são realizadas em 
diferentes momentos operações de organização e tratamento da informação 
arquivística com objetivos diversos, porém, em última instância, elas têm a 
função de facilitar o acesso aos conteúdos arquivísticos. 
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Com base na teoria das três idades, as atividades de organização e 
tratamento da informação arquivística percorrem três fases: (arquivos 
correntes); (arquivos intermediários) e (arquivos permanentes). 
Os arquivos correntes são compostos de documentos com vínculos 
administrativos, seu uso está estreitamente relacionado aos fins imediatos para 
os quais foram produzidos ou recebidos; os arquivos intermediários compõem 
documentos cuja função administrativa já foi cumprida, no entanto, aguardam a 
sua destinação final (descarte ou guarda permanente); já os arquivos 
permanentes compõem um conjunto de documentos preservados em caráter 
definitivo, em função de seu valor histórico, cultural, informativo ou científico. 
A aplicação da teoria das três idades é baseada na atribuição funcional e 
de uso de um documento, em outras palavras, o valor primário de um 
documento relaciona-se com a gestão das atividades e funções 
administrativas, já o valor secundário relaciona-se com a função histórica e 
informativa de seu conteúdo, sua destinação são os arquivos permanentes, 
pois já cumpriram o valor primário, ou seja, a função administrativa, legal, 
fiscal, financeira, etc. Na fase permanente, os arquivos constituem-se de fontes 
documentais para subsidiar pesquisas com a intenção de conhecer o passado 
e a evolução das ações e atividades desenvolvidas por uma instituição ou uma 
pessoa. 
Considerando que a produção, a organização, o tratamento e a 
recuperação da informação orgânico-funcional se desenvolve por meio da 
linguagem, e que no percurso do Arquivo Corrente para o Permanente há 
presença de variáveis e interveniências lingüísticas. Como garantir a 
consistência terminológica na nomeação das funções, órgãos produtores, 
conteúdos e tipos documentais? 
Nessa perspectiva, como compatibilizar os diversos níveis de linguagens 
e de vocabulários envolvidos durante os processos de produção e de 
disseminação da informação orgânico-funcional. De modo a contemplar o uso 
social da informação?. Considerando que “todas as práticas humanas são tipos 
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de linguagens, já que elas têm a função de demarcar, significar e comunicar” 
(CINTRA et al, 1994, p.19). 
Nesse sentido Buckland (1999) aponta o ‘vocabulário como um ‘conceito 
central’ para otimizar os processos de organização, representação, 
recuperação e transferência social da informação no contexto dos sistemas de 
informação. Sua construção e uso devem considerar que (o universo da 
palavra e da linguagem é dinâmico, a língua é algo vivo, e seu significado pode 
mudar dependendo das circunstâncias e contextos). E que no processo de 
construção de conhecimentos participam diversos atores e desencadeiam uma 
multiplicidade de vocabulários envolvidos nos fluxos de organização, 
representação e recuperação de informações e que muitas vezes podem 
provocar: ineficácia e inconsistências nos sistemas de recuperação de 
informação. 
Ainda, de acordo com Buckland (1999) em todos os sistemas de 
informação coexistem múltiplos vocabulários: o vocabulário do produtor do 
documento; o do profissional da informação e do(s) usuário(s). Desse modo, o 
uso do vocabulário controlado nos sistemas de recuperação de informação 
pode retificar as dissonâncias terminológicas provocadas pelas multiplicidades 
de vocabulários envolvidos nos processos de construção, organização, 
representação e recuperação de informações (BUCKLAND, 1999). 
Sob o ponto de vista do ciclo social da informação o controle de 
vocabulário (processo) vocabulário controlado (produto documentário) com 
base terminológica assumem vital importância ao propor aos sistemas de 
recuperação da informação arquivística pertinência e contextualização 
informacional. Contribui para garantir a visibilidade e ampliação ao acesso dos 
conteúdos arquivísticos. 
O vocabulário controlado, enquanto instrumento documentário é um 
dispositivo interlocutor e de tradução entre a(s) linguagem(ns) do(s) público(s) 
e a linguagem documentária estabelecida pelos sistemas de recuperação da 
informação. 
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Sua função é otimizar os processos inerentes à transferência de 
informações estocadas em sistemas de informações arquivísticas. Além de 
contribuir para que a informação seja reconhecida e passível de apropriação e 
uso pelos indivíduos. 
A utilização do controle de vocabulário e do vocabulário controlado no 
contexto dos sistemas de recuperação da informação arquivística assume 
dimensão social ao promoverem e provocarem o uso efetivo da informação, 
através de meios eficientes de recuperação da informação. Além de constituir-
se como instrumento para garantir e preservar a memória documentária 
acumulada e estocada nas instituições arquivísticas. 
A recuperação da informação arquivística no âmbito dos arquivos 
permanentes, é mediada através dos tradicionais instrumentos de pesquisa e 
dos instrumentos de gestão, são produtos resultantes de duas atividades 
documentárias: a classificação e a descrição. 
A Descrição, enquanto princípio teórico-metodológico da Arquivística, 
abarca inúmeras atividades e como resultado desta, apresenta diversos 
instrumentos/produtos documentários que contemplam os níveis de descrição 
do geral ao mais específico.

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