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Controle de vocabulário Recuperação da informação Arquivologia Aguiar
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Manuela Eugênio Maia
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..202 5.1 Controle de vocabulário: a contribuição da Terminologia ............................ ..202 5.2 Vocabulário controlado: um breve percurso histórico e teórico-metodológico.......................................................................................... ..217 5.3 Tesauro funcional: em busca de uma metodologia para sua construção........233 CONSIDERAÇÕES FINAIS ......................................................................................... ..240 REFERÊNCIAS ............................................................................................................ ..251 14 INTRODUÇÃO A pesquisa busca examinar a concepção do controle de vocabulário e de vocabulário controlado como dispositivos metodológicos no contexto da Arquivística a partir de um diálogo com a área da Organização e Tratamento da Informação. O presente trabalho pretende demonstrar que a metodologia de controle de vocabulário pode agregar valor à função dos arquivos permanentes nas organizações. Objetiva apresentar os princípios teóricos que deverão nortear a elaboração de controle de vocabulário (processo documentário - normalização gramatical, formas dos termos) e o vocabulário controlado (produto documentário para gerir o controle do significado). Para tal fim, pretende-se traçar os aspectos teórico-metodológicos para subsidiar o processo de controle de vocabulário. Ao considerar que as práticas de organização arquivística baseiam-se no instrumental teórico-metodológico ao “respeito aos fundos”, “ou princípio da proveniência”. Isto é, na organização física-intelectual deve-se respeitar a estrutura orgânico-funcional, ou seja, atentar-se para compreender o documento ou um conjunto documental a partir da ótica da proveniência: ? Contextualização do órgão produtor do documento (instituição ou individuo); ? Origens e características orgânico-funcionais – atividades específicas das quais os documentos resultam; ? Conteúdo – a extensão dos vários tópicos, eventos e períodos; ? Tipologias documentais. Sendo assim, com base no princípio da proveniência, são realizadas em diferentes momentos operações de organização e tratamento da informação arquivística com objetivos diversos, porém, em última instância, elas têm a função de facilitar o acesso aos conteúdos arquivísticos. 15 Com base na teoria das três idades, as atividades de organização e tratamento da informação arquivística percorrem três fases: (arquivos correntes); (arquivos intermediários) e (arquivos permanentes). Os arquivos correntes são compostos de documentos com vínculos administrativos, seu uso está estreitamente relacionado aos fins imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos; os arquivos intermediários compõem documentos cuja função administrativa já foi cumprida, no entanto, aguardam a sua destinação final (descarte ou guarda permanente); já os arquivos permanentes compõem um conjunto de documentos preservados em caráter definitivo, em função de seu valor histórico, cultural, informativo ou científico. A aplicação da teoria das três idades é baseada na atribuição funcional e de uso de um documento, em outras palavras, o valor primário de um documento relaciona-se com a gestão das atividades e funções administrativas, já o valor secundário relaciona-se com a função histórica e informativa de seu conteúdo, sua destinação são os arquivos permanentes, pois já cumpriram o valor primário, ou seja, a função administrativa, legal, fiscal, financeira, etc. Na fase permanente, os arquivos constituem-se de fontes documentais para subsidiar pesquisas com a intenção de conhecer o passado e a evolução das ações e atividades desenvolvidas por uma instituição ou uma pessoa. Considerando que a produção, a organização, o tratamento e a recuperação da informação orgânico-funcional se desenvolve por meio da linguagem, e que no percurso do Arquivo Corrente para o Permanente há presença de variáveis e interveniências lingüísticas. Como garantir a consistência terminológica na nomeação das funções, órgãos produtores, conteúdos e tipos documentais? Nessa perspectiva, como compatibilizar os diversos níveis de linguagens e de vocabulários envolvidos durante os processos de produção e de disseminação da informação orgânico-funcional. De modo a contemplar o uso social da informação?. Considerando que “todas as práticas humanas são tipos 16 de linguagens, já que elas têm a função de demarcar, significar e comunicar” (CINTRA et al, 1994, p.19). Nesse sentido Buckland (1999) aponta o ‘vocabulário como um ‘conceito central’ para otimizar os processos de organização, representação, recuperação e transferência social da informação no contexto dos sistemas de informação. Sua construção e uso devem considerar que (o universo da palavra e da linguagem é dinâmico, a língua é algo vivo, e seu significado pode mudar dependendo das circunstâncias e contextos). E que no processo de construção de conhecimentos participam diversos atores e desencadeiam uma multiplicidade de vocabulários envolvidos nos fluxos de organização, representação e recuperação de informações e que muitas vezes podem provocar: ineficácia e inconsistências nos sistemas de recuperação de informação. Ainda, de acordo com Buckland (1999) em todos os sistemas de informação coexistem múltiplos vocabulários: o vocabulário do produtor do documento; o do profissional da informação e do(s) usuário(s). Desse modo, o uso do vocabulário controlado nos sistemas de recuperação de informação pode retificar as dissonâncias terminológicas provocadas pelas multiplicidades de vocabulários envolvidos nos processos de construção, organização, representação e recuperação de informações (BUCKLAND, 1999). Sob o ponto de vista do ciclo social da informação o controle de vocabulário (processo) vocabulário controlado (produto documentário) com base terminológica assumem vital importância ao propor aos sistemas de recuperação da informação arquivística pertinência e contextualização informacional. Contribui para garantir a visibilidade e ampliação ao acesso dos conteúdos arquivísticos. O vocabulário controlado, enquanto instrumento documentário é um dispositivo interlocutor e de tradução entre a(s) linguagem(ns) do(s) público(s) e a linguagem documentária estabelecida pelos sistemas de recuperação da informação. 17 Sua função é otimizar os processos inerentes à transferência de informações estocadas em sistemas de informações arquivísticas. Além de contribuir para que a informação seja reconhecida e passível de apropriação e uso pelos indivíduos. A utilização do controle de vocabulário e do vocabulário controlado no contexto dos sistemas de recuperação da informação arquivística assume dimensão social ao promoverem e provocarem o uso efetivo da informação, através de meios eficientes de recuperação da informação. Além de constituir- se como instrumento para garantir e preservar a memória documentária acumulada e estocada nas instituições arquivísticas. A recuperação da informação arquivística no âmbito dos arquivos permanentes, é mediada através dos tradicionais instrumentos de pesquisa e dos instrumentos de gestão, são produtos resultantes de duas atividades documentárias: a classificação e a descrição. A Descrição, enquanto princípio teórico-metodológico da Arquivística, abarca inúmeras atividades e como resultado desta, apresenta diversos instrumentos/produtos documentários que contemplam os níveis de descrição do geral ao mais específico.