Controle de vocabulário Recuperação da informação Arquivologia Aguiar

pelas etapas 
de análise e tradução dos conceitos de um documento. 
? Análise: reconhecimento e identificação de conceitos que compõem 
um documento; 
? Seleção dos conceitos contidos nos documentos; 
? Elaboração da tradução do conceito através da linguagem 
documentária utilizada pelo sistema, ou seja, esse instrumento é 
quem mediará a compatibilização das diversas linguagens, para isso 
utiliza-se de termos/descritores e o uso de controle de vocabulário 
para assegurar a comunicação documentária entre os produtores, o 
sistema de informação e o usuário. 
Para Kobashi (1994, p.20) a representação documentária é obtida por 
meio de um processo que se inicia pela análise do texto, com o objetivo de 
identificar conteúdos pertinentes em função das finalidades do sistema – e da 
representação desses conteúdos – numa forma sintética, padronizada e 
unívoca. 
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De acordo com Cunha e Kobashi (1991) O processo de análise 
documentária, possibilita representar o conteúdo de um documento, que por 
vez gera produtos documentários denominados de resumos e índices. 
Segundo a Norma Brasileira NBR 12676 – “Métodos para análise de 
documentos – determinação de assuntos seleção de termos de indexação”, 
define indexação como sendo o “ato de identificar e descrever o conteúdo de 
um documento com termos representativos dos seus assuntos e que 
constituem uma linguagem de indexação” (ABNT, 1992, p.2). 
Cintra (2002, p.39) define indexação como uma “operação de tradução 
de textos em linguagem natural para uma linguagem documentária”. 
Indexação, na concepção de Lima (2003) “é um processo intelectual que 
envolve atividades cognitivas na compreensão do texto e a composição da 
representação do documento” (LIMA, 2003 apud FUJITA, 2007, p.3 ). 
Lancaster (1993, p.8) aponta algumas questões para orientar o processo 
da análise documentária e da indexação. 
1. Do que trata o [documento]? 
2. Por que foi incorporado ao nosso acervo? 
3. Quais de seus aspectos serão de interesse para os nossos usuários? 
 
O desenvolvimento da Análise Documentária – AD surgiu no interior das 
práticas organizativas das Bibliotecas e Centros de Documentação. Sua 
metodologia orienta-se a partir da identificação e descrição dos elementos 
conteúdo e os assuntos dos documentos. 
Na Arquivística, as práticas de organização não são orientadas pelo 
conteúdo-assunto, mas sim pela compreensão do contexto em que está 
inserido o documento arquivístico, a sua relação com o órgão produtor e o 
inter-relacionamento de um documento com o outro. No entanto, a categoria 
assunto é contemplada nas práticas de organização como elemento que visa 
complementar a inteligibilidade do acervo arquivístico, ou seja, a pertinência e 
a visibilidade de um assunto como ponto de acesso dependem também de uma 
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decisão política da instituição arquivística, no estabelecimento dos níveis de 
descrição: sumário, profundo e exaustivo, 
Smit (1999, p.73) afirma que a AD e o processo de indexação 
introduzem “o controle de vocabulário em operações de síntese e organização 
da informação arquivística, tornando-as unívocas, garantindo ainda a 
representatividade da informação gerada em relação à informação original 
estocada”. 
 
4.4 Ativando a informação temática nos arquivos permanentes 
 
 
Antes de abordamos a legitimidade do assunto/tema como ponto de 
acesso na recuperação de conteúdos documentais armazenados nos arquivos 
permanentes apresentaremos alguns aspectos da gestão documental, em 
especial a teoria das três idades - princípio que formaliza teoricamente a 
existência dos arquivos permanentes. 
Para garantir a eficiência e a agilidade na recuperação da informação 
arquivística é necessário intervir em seu ciclo de vida. Nessa perspectiva, 
surge após a segunda guerra mundial o conceito de “gestão documental”, 
enquanto concepção teórica e pragmática para solucionar os problemas 
ocasionados pela explosão documental. A gestão documental pressupõe 
intervir no ciclo de vida dos documentos desde sua produção até serem 
eliminados ou recolhidos para guarda permanente. 
A introdução desse conceito na prática arquivística possibilitou a 
integração de ações organizativas ao inaugurar a concepção teórica e 
pragmática conhecida como: a teoria das três idades (ciclo de vida do 
documento). Essa teoria pressupõe a determinação de fases para gerir os 
fluxos da informação arquivística denominado como valor primário e 
secundário. O valor da informação é componente determinante sob o ponto de 
vista de seu uso. Para Rousseau e Couture (1998, p.65) a informação 
arquivística “é utilizada pelas unidades do organismo, quer pelo seu valor 
primário, a fim de decidir, de agir e de controlar as decisões e as ações 
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empreendidas quer pelo seu valor secundário, a fim efetuar pesquisas 
retrospectivas que põem em evidência decisões passadas”. 
Para racionalizar a redistribuição e alocação da informação arquivística 
de acordo com o seu uso, surgem três tipos de arquivos: 
? Arquivo corrente (primeira idade) - composto por documentos 
vigentes, frequentemente consultados; 
? Arquivo intermediário (segunda idade) - composto por documentos 
com pouca freqüência de uso, com potencial valor histórico; 
? Arquivo permanente (terceira idade) – composto por documentos que 
possuem valor histórico, mantidos para fins de pesquisa. 
 
Camargo & Bellotto (1996) afirmam que a utilização da informação 
arquivística concentram-se em: 
1. uso primário, ligado ao valor primário, o qual é definido como a 
“qualidade inerente às razões e criação de todo documento, típica 
das fases iniciais de seu ciclo vital”. Seu sentido será dispositivo, 
probatório, testemunhal ou informativo, segundo sua categoria; 
2. uso secundário, ligado ao valor secundário, que é a “qualidade 
informativa que um documento pode possuir para além de seu valor 
primário”. [...] (CAMARGO & BELLOTTO, 1996 apud BELLOTTO, 
2002, p.31) (grifo do autor). 
 
A passagem de uma fase para outra é determinada pelo seu uso e valor, 
sendo orientada pela Tabela de Temporalidade Documental – TTD, nela são 
estabelecidos os prazos de permanência nos arquivos correntes; intermediário, 
sua eliminação ou transferência para os arquivos permanentes. 
Do ponto de vista da gestão documental, os principais instrumentos de 
gestão são as Tabela de Temporalidade Documental e o Plano de 
Classificação. Segundo Lopes (1993, p.42) “um arquivo ativo que seja 
organizado de acordo com um plano de classificação de documentos e que 
tenha seu ciclo vital determinado por uma tabela de temporalidade documental 
não gerará uma massa documental acumulada”. 
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Já o plano ou quadro de classificação é um instrumento de gestão e tem 
a função refletir em sua estrutura o contexto de produção do documento. 
Porém, sob o ponto de vista da recuperação da informação ele apresenta 
restrições por não contemplar flexibilidade na busca, isto é, na maioria deles 
não são contemplado o controle de vocabulário e não há a possibilidade de 
repertoriar um assunto ou tema em sua estrutura. Nesse sentido Ribeiro (1996, 
p.59-60) ressalta que um plano de classificação não contempla a recuperação 
temática: 
? Representa a estrutura orgânico-funcional do fundo e não tem base 
temática; 
 
? Está estruturado para fornecer o acesso por proveniência; 
 
? Sua estrutura apresenta apenas os níveis até as seções/subseções 
de um fundo enquanto a indexação pode descer a níveis mais 
específicos; 
 
? Suas rubricas não esgotam um tema, destinam-se apenas a reunir a 
documentação produzida e/ou recebida pelo serviço que lhe dá 
origem ou aquela documentação resultante da função expressa