Manuais administrativos

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MANUAIS
ADMINISTRATIVOS
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 MANUAL É TODO E QUALQUER CONJUNTO DE NORMAS, PROCEDIMENTOS, FUNÇÕES, ATIVIDADES, POLÍTICAS, OBJETIVOS, INSTRUÇÕES E ORIENTAÇÕES QUE DEVEM SER OBEDECIDAS E CUMPRIDAS PELOS FUNCIONÁRIOS DA EMPRESA, BEM COMO A FORMA COMO ESTAS SERÃO EXECUTADAS, QUER SEJA INDIVIDUALMENTE OU EM CONJUNTO.
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PRINCIPAIS VANTAGENS DO USO DE MANUAIS ADMINISTRATIVOS
Correspondem a uma importante e constante fonte de informações sobre os trabalhos na empresa;
Facilitam o processo de efetivar normas, procedimentos e funções administrativas;
Ajudam a fixar critérios e padrões, bem como uniformizar a terminologia técnica básica do processo administrativo;
Possibilitam adequação, coerência e continuidade nas normas e procedimentos pelas várias unidades organizacionais;
Evitam discussões e equívocos, muito freqüentemente, na empresa onde não se estabeleceu a versão oficial;
Possibilitam treinamento aos novos e antigos funcionários;
Possibilitam efetivo crescimento da eficiência e eficácia dos resultados;
Representam um instrumento efetivo de consulta e orientação; e
Aprimoram o sistema de autoridade. 
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PRINCIPAIS DESVANTAGENS DO USO DE MANUAIS ADMINISTRATIVOS
Constituem um ponto de partida, porém não é solução para todos os problemas;
Sua preparação, quando malfeita ou pouco cuidadosa, traz sérios inconvenientes no desenvolvimento normal das operações;
O custo de preparação e de atualização pode ser elevado;
Quando não utilizados adequada e permanentemente, perdem rapidamente o seu valor;
São, em geral, pouco flexíveis;
Incluem somente os aspectos formais da empresa, deixando de lado os aspectos informais; 
Quando muito sintéticos, tornam-se pouco úteis e, por outro lado, quando muito detalhados, correm o risco de tornarem-se obsoletos; e
Diminuem a incidência de julgamento pessoal.
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REQUISITOS BÁSICOS DE UTILIZAÇÃO DE MANUAIS ADMINISTRATIVOS
Necessidade real e efetiva da empresa;
Ter diagramação estruturada e adequada para a sua finalidade;
Ter redação simples, curta, eficiente, clara e entendível, bem como bom índice ou sumário;
Ter instruções autênticas, necessárias e suficientes;
Ser distribuído a todos os funcionários da empresa;
Ter racional, adequada e aprimorada utilização pelos usuários do sistema;
Ter adequada flexibilidade; e
Ter um processo contínuo de revisão, atualização e distribuição.
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ROTEIRO PARA A ELABORAÇÃO DO MANUAL ADMINISTRATIVO
Identificação dos sistemas a serem considerados;
Seleção dos sistemas e subsistemas;
Seleção dos tópicos, assuntos ou matérias;
Estudo dos campos dos problemas;
Pesquisa e classificação das fontes de informações;
Reconhecimento, definição, diferenciação e análise dos problemas;
Avaliação dos critérios e padrões de avaliação dos problemas;
Apreciação e avaliação dos fatores dos problemas;
Avaliação dos resultados recolhidos; e
Escolha do estilo, forma de apresentação e redação.
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TIPOS DE MANUAIS ADMINISTRATIVOS
MANUAL DE ORGANIZAÇÃO;
MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS;
MANUAL DE POLÍTICAS E DIRETRIZES;
MANUAL DE INSTRUÇÕES ESPECIALIZADAS; e
MANUAL DO EMPREGADO.
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MANUAL DE ORGANIZAÇÃO
 Este manual também é chamado, em algumas empresas de Manual de funções. Tem por finalidade enfatizar e caracterizar os aspectos formais das relações entre os diferentes departamentos da empresa, bem como estabelecer e definir as responsabilidades relacionadas a cada cargo da empresa.
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MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS
 Normalmente, esses manuais são mais numerosos, bem como de utilização mais acentuada na empresa. Têm como objetivo descrever as atividades que envolvem as diversas unidades organizacionais da empresa, bem como detalhar como elas devem ser desenvolvidas.
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MANUAL DE POLÍTICAS E DIRETRIZES
 Uma política pode ser definida como um parâmetro para a tomada de decisão. Portanto, esse manual deve conter a descrição detalhada e completa das políticas que devem ser seguidas pelos executivos e funcionários da empresa no processo de tomada de decisão que levam ao alcance dos objetivos estabelecidos.
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MANUAL DE INSTRUÇÕES ESPECIALIZADAS
 É aquele que agrupa normas e instruções de aplicação específica a determinado tipo de atividade ou tarefa, como por exemplo, manual do vendedor. A apresentação deste tipo de manual é recomendável quando o número de funcionários que poderão utilizá-lo é suficientemente grande para justificar a sua preparação.
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MANUAL DO EMPREGADO
 São particularmente importantes em empresas médias e grandes e sua utilização aumenta muito nos níveis intermediários e inferiores da empresa. Normalmente, o empregado recebe o manual em seu primeiro dia de trabalho na empresa. Para propiciar maior motivação no uso, deve ter boa diagramação e redação, bem como ser impresso, de preferência, em offset.
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 FIM