Curso a Distância de Auxiliar de Escritório

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CURSO A DISTÂNCIAEIXO
INSERÇÃO 
PROFISSIONAL
1ª Etapa
AUXILIAR DE ESCRITÓRIO
2
Sumário
Módulo 1: Administração: visão geral .................................................................. 4
1.1 O que é uma organização, seus modelos e significados ................................ 4
1.2 Estrutura organizacional ................................................................................... 5
1.3 Administração: conceitos .................................................................................. 6
1.4 Habilidades de um administrador ..................................................................... 8
1.5 As empresas e seus recursos ......................................................................... 10
Módulo 2: Mercado de trabalho e empregabilidade ............................................ 12
2.1 O profissional dos novos tempos ................................................................... 12
2.2 Práticas de seleção .......................................................................................... 14
2.2.1 Carta de apresentação ................................................................................. 14
2.2.2 Como elaborar um bom currículo ................................................................ 16
2.2.3 Modelos de processo de seleção ................................................................ 19
2.2.4 Qual é o tipo do profissional que o mercado procura? ............................... 20
Módulo 3: Auxiliar de escritório: desempenhando a função ................................ 23
3.1 Departamento Administrativo ......................................................................... 25
3.2 Departamento Financeiro ................................................................................ 25
3.3 Departamento Pessoal .................................................................................... 26
3.4 Departamento de Marketing ........................................................................... 27
3.5 Departamento Comercial ................................................................................ 27
3.6 Departamento de Compras ............................................................................. 28
3
Módulo 4: Comportamento no ambiente organizacional ..................................... 29
4.1 Trabalho em equipe ......................................................................................... 35
4.2 O uso da tecnologia no ambiente organizacional .......................................... 37
4.3. Processamento eletrônico de dados ............................................................. 42
4.4 Administração do tempo e organização ........................................................ 46
4.4.1 Regras para um melhor aproveitamento do tempo .................................... 46
Referências bibliográficas ................................................................................. 54
4
Módulo 1: Administração: visão geral
1.1 O que é uma organização, seus modelos e significados
Segundo Maximiano (1992),”uma organização é uma combinação de esforços 
individuais que tem por finalidade realizar propósitos coletivos. Por meio de 
uma organização torna-se possível perseguir e alcançar objetivos que seriam 
inatingíveis para uma pessoa. Uma grande empresa ou uma pequena oficina, 
um laboratório ou o corpo de bombeiros, um hospital ou uma escola são  todos 
exemplos de organizações.”
De forma mais abrangente, podemos definir a organização como uma das 
funções da administração responsável por agrupar e distribuir tarefas e recursos, 
estabelecendo um mecanismo de comunicação entre os membros de uma empresa 
e permitindo que os resultados sejam alcançados de modo eficiente. Por isso, uma 
organização nunca pode ser vista como uma unidade pronta, acabada; mas sim 
como um organismo social vivo sujeito a mudanças.
5
As organizações podem ser definidas como: lucrativas ou não lucrativas.
a) Organizações lucrativas são criadas para gerar bens ou serviços com o 
objetivo de perseguir resultados lucrativos, (empresas, indústrias, comércio).
b) Organizações não lucrativas são aquelas cujo objetivo é de natureza 
social, (ONGs, instituições filantrópicas, fundações), sem qualquer retorno 
monetário. 
1.2 Estrutura organizacional
Estrutura organizacional é um sistema formal que distribuí as unidades 
funcionais de uma empresa seguindo uma hierarquia e uma lógica de 
comunicação departamental.
Para qualquer organização, o modelo mais apropriado de estrutura organizacional 
é aquela que evolui à medida que as pessoas coordenam suas ações e usam os 
recursos disponíveis para atingir os objetivos estabelecidos.
Entre os tipos de organograma encontrados, o mais usual é o organograma clássico 
ou vertical - conforme figura a seguir - que possui uma estrutura simplificada, 
deixando claro os cargos e seus níveis de hierarquia. 
6
Figura 1: Modelo de Organograma - Unidades de Trabalho – Departamentos ou 
Cargos
O objetivo de um organograma, além de servir como planta da corporação, é ilustrar 
de forma clara todos os departamentos existentes, para que funcionários, clientes 
e fornecedores tenham uma percepção das áreas de negócio e das pessoas 
responsáveis por cada setor. 
Além disso, é por meio do organograma que um funcionário consegue analisar - a 
partir da função executada - a trilha de carreira que ele poderá percorrer e se terá ou 
não oportunidade de crescimento dentro da empresa a qual atua.
1.3 Administração: conceitos
De acordo com Chiavenato (1999), “a palavra administração vem do latim ad (direção, 
tendência para), e minister (subordinação ou obediência), e significa aquele que 
realiza uma função abaixo do comando de outrem, isto é, aquele que presta serviço 
a outro”.
Atualmente, administrar empresas significa muito mais que tocar um negócio em 
que todos os profissionais, sejam eles técnicos ou operacionais, precisem estar 
envolvidos em suas atividades diárias, trabalhando com sincronismo, planejamento 
e foco.
7
Ao pensarmos no conceito de administração, sabemos que muitas são as 
definições em diferentes bibliografias, mas todas em sua base conceitual e 
teórica abordam um conjunto de características interligadas que buscam a 
obtenção de resultados no que diz respeito a atividades de planejamento, 
organização, direção e controle de processos - tanto no ambiente interno, 
como externo - em um sistema que provê recursos, assistência e restrição a 
um conjunto de objetivos de uma empresa.
As funções descritas a seguir representam o ciclo administrativo cuja importância 
principal está em garantir resultados, alcançando o perfeito funcionamento de uma 
organização.
Figura 2: As funções administrativas e suas características
8
Planejamento – o planejamento pode ser visto como uma ferramenta contínua e 
dinâmica que consiste em um conjunto de ações integradas que caminham para a 
realização de um objetivo futuro, sendo vital para um maior controle das interfaces 
de um projeto.
Organização – de modo geral, a organização é o processo onde os recursos de 
uma estrutura se interrelacionam para a ordenação de um conjunto de elementos, 
visando facilitar processos com o objetivo de atingir os resultados pretendidos.
Direção – é o processo de mobilizar um grupo de pessoas em busca de interesses 
em comum. Aquele que almeja tornar-se um líder precisa ter em mente que assumir 
esta função requer responsabilidades. Liderar pelo exemplo é adotar uma postura 
confiável e inspiradora para que as pessoas realizem tarefas a elas delegadas, de 
modo a alcançar os objetivos propostos.
Controle – estando a organização devidamente planejada, organizada e direcionada 
é preciso que haja um controle de processos, de modo a assegurar a realizaçãodos 
objetivos podendo tomar medidas corretivas em tempo e quando necessário.
1.4 Habilidades de um administrador
Existem pelo menos três tipos de habilidades 
básicas que um profissional de administração 
deve possuir para poder executar suas funções de 
maneira adequada, são elas: habilidade conceitual, 
habilidade humana e habilidade técnica.
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Tabela 1: Habilidades fundamentais de um bom administrador.
a) Habilidade conceitual – essa capacidade está ligada ao pensar, a ver a 
organização por meio de uma visão global, fazendo com que as pessoas 
entendam a importância do seu trabalho, buscando atingir os objetivos do 
todo e não apenas de um departamento ou setor.
b) Habilidade humana – é a capacidade de desenvolver a liderança, de modo a 
manter o grupo de trabalho unido e motivado, estimulando e desenvolvendo 
as pessoas através de atitudes éticas e proativas.
c) Habilidade técnica – esta habilidade está diretamente ligada ao uso dos 
conhecimentos técnicos para a execução de tarefas operacionais. 
Atualmente, uma empresa só consegue manter-se viva se for bem administrada. As 
habilidades anteriormente descritas são a chave principal de todo este processo, 
pois de nada adianta o administrador pensar como um executor de tarefas, se ele 
não tiver as competências necessárias a fim de deslocar os trabalhos operacionais 
para o campo da ação. 
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1.5 As empresas e seus recursos
Diversas companhias compõem a sociedade e todas são constituídas por recursos 
humanos, materiais, financeiros, mercadológicos e administrativos objetivando o 
aumento da produtividade de uma maneira eficiente, eficaz e efetiva por meio da 
liderança e do controle de processos. 
Ao falarmos em recursos não estamos nos referindo apenas a valores monetários, 
mas sim a matérias-primas, equipamentos e colaboradores, portanto, quanto 
maiores forem os recursos de uma organização, melhores serão os seus resultados.
Vamos a cada um deles:
Tabela 2: Os recursos de uma organização
Recursos Conteúdo Principal Área da Administração
Materiais ou físicos
Edifícios, terrenos, máquinas, equipa-
mentos, instalações, matérias-primas, 
tecnologia de produção.
Produção
Financeiros
Capital, fluxo de dinheiro, receita, fi-
nanciamento, investimentos.
Financeira
Humanos
Diretores, gerentes, chefes, superviso-
res, funcionários, operários, técnicos.
Recursos Humanos
Mercadológicos
Mercado de clientes, consumidores ou 
usuários.
Marketing
Administrativos
Planejamento, organização, direção e 
controle.
Geral
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a) Recursos materiais: compreendem todos os recursos físicos disponíveis 
em uma organização para a produção de bens e serviços como: terrenos, 
instalações, maquinário, matéria-prima, insumos, entre outros.
b) Recursos financeiros: compreendem todos os recursos monetários como: 
fluxo de caixa, fundos de investimento, financiamentos, contratos de câmbio 
e diversos tipos de bens.
c) Recursos humanos: compreendem todas as formas de atividade humana 
envolvidas em uma organização, independente do nível hierárquico.
d) Recursos mercadológicos: compreendem todos os recursos comerciais, 
desde análise de mercado, custos e formação de preço, planejamento 
tributário, canais de distribuição; utilizados pelas companhias para a 
inserção de seus produtos e serviços no mercado.
e) Recursos administrativos: compreendem todas as atividades de 
planejamento, direção e controle, envolvendo desde a mão de obra 
operacional até a diretoria. 
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Módulo 2: Mercado de trabalho e empregabilidade
2.1 O profissional dos novos tempos
Vivemos em um tempo de transformação em que as organizações buscam um 
novo tipo de profissional, com traços de personalidade que vão além de suas 
competências técnicas. 
Muitas empresas, com o aumento da complexidade global, focam seu processo de 
seleção na busca por candidatos com traços de personalidade que determinam se 
o indivíduo possui habilidades, conhecimentos e capacidades para desempenhar 
a função a qual está pleiteando, uma vez que entendem ser este um elemento 
estratégico vital para tornar a empresa lucrativa. 
Saber trabalhar efetivamente, executando diversas tarefas em um curto espaço de 
tempo, faz deste colaborador um indivíduo de alta produtividade, um fator valioso 
e raro. 
O novo profissional, conhecedor de suas próprias vontades, abandona os medos e 
arrisca algo além do modelo tradicional de trabalho que está ficando para trás.
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Os funcionários do século XXI têm buscado empreender, saindo de um padrão 
de trabalho previsível para um modelo dinâmico que inclui mudanças de função 
e carreira em um universo sem fronteiras. Nesse universo, o seu “eu verdadeiro” 
passa a imperar nas decisões diárias, estabelecendo relações nas quais exista uma 
atualização constante em um intercâmbio de experiências. Com isso, as empresas 
precisam estar preparadas para as mudanças, adotando uma postura a quem do 
convencional, onde o colaborador passa a ter maior autonomia para criar, produzir 
e dar resultados.
O profissional do século 21
Com as crescentes mudanças da tecnologia de informação nas organizações, 
surgiu um novo perfil de profissional no mercado de trabalho. Há não muito 
tempo se cobrava do funcionário apenas a realização de seu trabalho, sua 
tarefa específica, cabendo à empresa determinar sua atualização curricular 
ou não, dependendo da finalidade de tal pedido. Atualmente, o quadro é muito 
diferente.
Cada dia mais as empresas buscam por profissionais polivalentes, especiali-
zados em suas áreas de atuação. É aí que aparece o verdadeiro diferencial do 
novo perfil. Não adianta saber um pouco mais de cada função que sua área 
pode desempenhar, mas sim, ser especialista em pelo menos 2 ou 3 vertentes 
da mesma profissão. Os tempos são outros, o modelo de sistema de trabalho 
criado por Ford já não se adapta a qualquer atividade produtiva.
O profissional do século 21 precisa ter uma lista infindável de qualidades, 
como: ser proativo, responsável, polivalente, ético, empreendedor, multitarefas, 
internauta assíduo, antenado com as questões que envolvem o mundo, desde 
a notícia mais banal até a mais importante, atualizado e constantemente 
intelectual etc. Além disso, saber cuidar de seu marketing pessoal, ou seja, de 
seu visual, linguagem de trabalho e rede de contatos (networking).
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Neste quesito, entra a necessidade de estar ‘ligado’ às redes sociais, porque 
o número de marcas conectadas não para de crescer e ser um fã significa 
acompanhar as mudanças que acontecem dentro das organizações. Para os 
integrantes da Geração Y, ser ‘multitarefas’ é uma característica intrínseca. 
E para quem nasceu antes, permanecer nesta selva não é tarefa fácil. As 
empresas querem isto, profissionais que assumam desafios e queiram vencer 
obstáculos trabalhando em equipe em consonância com sua ideologia. 
Sobreviver nela só depende de você.
E que tipo de profissional você é? Aonde quer chegar? Bem, se você ainda não 
definiu seu caminho, chegou a hora de pôr na ponta do lápis suas metas!
Retirado de: <http://www.innovia.com.br/blog/2012/01/25/o-profissional-do-seculo-21/> 
acesso em maio/2013
2.2 Práticas de seleção
2.2.1 Carta de apresentação
Você pode preencher todos os requisitos da vaga, mas se não souber se apresentar 
de forma adequada possivelmente não terá a chance de um encontro pessoal, 
ocasião em que poderá falar um pouco mais sobre a sua experiência profissional. 
Então como se apresentar a uma empresa?
A carta de apresentação é um documento simples, que deve ser utilizado no 
momento do envio do seu currículo. Nela você poderá expressar quem você é e o 
que tem a oferecer à empresa a qual está se candidatando.
Sem delongas, uma carta de apresentação deve conter informações como: quem 
sou, quais são as minhas experiências e o que esperodo meu futuro profissional. 
Redigir uma carta de apresentação não é segredo, basta seguir algumas regras 
básicas para a sua elaboração:
1. A carta de apresentação deve conter no máximo 20 linhas;
2. Procure sempre mencionar o nome e o cargo da pessoa responsável pelo 
processo de seleção - este pode ser um elemento diferenciador no momento 
15
da triagem dos currículos demonstrando que você sabe com quem está 
falando.
3. Por ser a primeira impressão a que fica, tome muito cuidado com erros 
gramaticais;
4. Fique atento ao tom que será adotado em sua apresentação, demonstre 
entusiasmo, enalteça as suas qualidades e porque você deve fazer parte 
desta equipe;
5. Não informe sua pretensão salarial logo no primeiro contato, a não ser que 
esta seja uma exigência feita pelo recrutador.
Uma boa carta de apresentação pode ser uma grande aliada no momento de fazer 
o seu marketing pessoal, inspire-se!
São Paulo, 21 de março de 2013.
À XPTO Ltda.
A/C.: Elisa Fortuna
Prezada Elisa,
Em busca de novos desafios profissionais como auxiliar de escritório, envio currículo 
para análise.
Entre minhas características básicas encontram-se: adaptabilidade, bom humor, di-
namismo, responsabilidade, determinação, dedicação ao trabalho e bom relaciona-
mento em geral. 
Informo ainda que estou disponível para viagens, de acordo com a necessidade da 
organização.
No aguardo de um retorno, coloco-me desde já à disposição para prestar-lhe maiores 
esclarecimentos.
Cordialmente,
Vanessa Almeida
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2.2.2 Como elaborar um bom currículo
Vocês já devem ter lido centenas de textos sobre como elaborar um bom currículo. 
Este é o primeiro contato do candidato com a empresa a qual anseia trabalhar. 
Mas como criar um modelo de currículo atrativo? Quais informações este documento 
deve conter?
Imaginem quantos currículos o profissional de RH recebe por dia no período 
em que a vaga está sendo anunciada. Incontáveis! E o que fará com que o 
selecionador escolha exatamente o seu entre tantos outros?
Antes de começar a elaborar o currículo, você deve estar atento às informações 
que irá colocar nele, principalmente pela facilidade que as empresas encontram em 
detectar pequenas mentiras, como graduação inexistente, fluência em um idioma 
sem ao menos ter tido contato com a língua, entre tantas outras.
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Lembre-se, transparência é umas das qualidades que as empresas buscam e 
valorizam, portanto não minta.
Em relação à quantidade de informações que deverá ser detalhada, o que realmente 
interessa ao contratante são: 
 ü Informações pessoais; nome, idade, estado civil, nacionalidade e, por fim, 
informações como telefone para contato, e-mail e endereço. Não há a 
necessidade de incluir o número de documentos pessoais como CPF, RG e 
Título de Eleitor.
 ü Objetivo profissional: seu objetivo profissional deverá ser descrito em 
apenas uma linha apresentando o cargo ou a área pretendida, por exemplo 
auxiliar de escritório.
 ü Formação acadêmica: ao apresentar a sua formação procure colocar o 
nome da instituição, o curso e o ano de conclusão.
 ü Experiências profissionais: relacione apenas as suas três últimas 
experiências profissionais, com um breve perfil da empresa, como: ramo de 
atuação e os principais resultados alcançados. Além disso, é importante 
citar o período de atuação envolvido, cargo ocupado e as atribuições 
executadas. 
 ü Cursos extra-currículares: não esqueça de descrever os cursos aos quais 
participou, como: idiomas, informática, cursos livres etc.
 ü Trabalho voluntário: caso tenha realizado algum trabalho voluntário, cite 
qual foi, quando e de que maneira você atuou. 
 ü Informações adicionais: neste espaço você poderá destacar experiências 
vividas no exterior ou até mesmo algum trabalho voluntário que tenha 
executado. 
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Pronto, use a ordem cronológica para o registro das informações. Dê preferência 
aos padrões básicos de fonte como Times New Roman e Arial, e se possível, evite 
criar um documento com mais de duas páginas. 
Como vimos anteriormente, recrutadores não têm tempo hábil para ler currículos 
tão extensos, portanto, não peque pelo excesso de informações.
Modelo de Currículo Profissional
Nome do Profissional
Endereço Nacionalidade
Cep Idade
E-mail Estado civil
Telefone
Objetivo Profissional:
Principais qualificações:
Liste de 3 a 5 itens que você considera seus principais pontos fortes.
Formação Acadêmica:
Mencione a sua formação, o nome da instituição de ensino e o ano de conclusão do curso.
Experiência profissional:
Liste suas três últimas experiências profissionais, citando o nome da empresa, data de contratação 
e de desligamento, cargo ocupado e as principais tarefas realizadas em cada uma delas.
Cursos extra-curriculares: 
Liste os cursos que você fez e que sejam relevantes para o seu objetivo profissional, mencionando o 
nome da instituição, carga horária e a data de conclusão.
Trabalhos voluntários:
Caso tenha realizado algum tipo de trabalho voluntário, cite qual foi, quando e de que maneira você 
atuou.
Indormações adicionais: 
Aqui você pode colocar alguma outra informação que considera releante e que não foi citada ante-
riormente como experiências vividas no exterior, tais como intercâmbio cultural, cursos, prêmios etc.
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2.2.3 Modelos de processo de seleção
No que diz respeito ao processo de seleção, atualmente as empresas utilizam 
diversas técnicas para realizar o recrutamento de seus profissionais. Entrevistas 
pessoais, dinâmicas de grupo, testes de personalidade são apenas alguns dos 
métodos aplicados para reconhecer aptidões notáveis.
Vamos a alguns exemplos dessas técnicas:
 ü Entrevista pessoal: geralmente a entrevista é realizada pelo gestor da 
vaga. Este encontro entre o recrutador e o candidato é o momento mais 
importante do processo seletivo. O profissional terá condições de mostrar 
as suas habilidades e convencer o recrutador de que possui os requisitos 
necessários para o preenchimento da vaga. Lembre-se, ao conseguir 
a oportunidade de uma conversa pessoal, procure vestir-se de maneira 
adequada, evitando decotes, saias curtas, bermudas, cabelos e unhas 
descuidadas. Procure ser o mais natural possível, mas sem exageros.
 ü Dinâmica de grupo: a proposta das dinâmicas de grupo é criar um bate-papo 
entre os candidatos e selecionadores. Os assuntos são os mais variados 
possíveis, com o objetivo de medir os conhecimentos gerais de cada um. 
Muitas vezes, atividades lúdicas são propostas com o intuito de avaliar o 
comportamento do candidato diante do público e em situações inusitadas. 
Por meio da dinâmica é possível perceber como o indivíduo se comporta 
sob pressão, suas habilidades e conduta ética.
 ü Testes de personalidade: os testes de personalidade estão entre os testes 
mais usados no processo de recrutamento do mercado. A finalidade deste 
teste não é eliminar o candidato, e sim avaliar a compatibilidade entre o 
perfil de sua personalidade e o perfil exigido para a vaga.
 ü Teste de conhecimento: estes testes avaliam os conhecimentos gerais do 
individuo, podendo ser aplicados de forma oral, escrita ou prática. 
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2.2.4 Qual é o tipo do profissional que o mercado procura?
A seleção de competências vem ganhando espaço nas organizações. Muitas 
empresas que desejam funcionários versáteis, conectados e donos de um espírito 
empreendedor focam seus processos de seleção na busca por candidatos que 
possuam os traços de personalidade desejados e que vão de encontro com os 
valores da organização.
O comportamento humano é visto como uma imensa caixa de surpresas, por 
isso é tão comum nos depararmos com situações inusitadas dentro do ambiente 
organizacional. Somos passíveis de erros e, na maioria das vezes, não estamos 
preparados para lidar comos conflitos e pressões, tão comuns no diaadia de 
trabalho. Por isso, quando um processo de seleção fracassa, tanto o desempenho 
do funcionário como a satisfação da empresa em relação aos seus serviços são 
prejudicados.
Mas como saber se o indivíduo está apto a ocupar determinada posição dentro 
de uma empresa? 
As competências técnicas e comportamentais só poderão ser colocadas à prova na 
rotina de trabalho, no entanto, segundo alguns recrutadores, é possível identificar 
os traços de personalidade do candidato logo no momento da entrevista. Respostas 
criativas frente a uma situação inesperada demonstram iniciativa e capacidade de 
trabalhar sob pressão, características tão valorizadas nos dias de hoje. 
O quadro abaixo exemplifica as habilidades que são mais valorizadas pelo mercado 
e que devem ser encaradas como competências a serem adquiridas ao longo de 
nossa vida profissional. Vamos a elas?
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Tabela 3: As habilidades que os empregadores buscam.
Superformação – A formação no en-
sino superior será o básico. Pós-gra-
duação, cursos técnicos, especializa-
ções, participações sem seminários e 
workshops serão vitais para acompa-
nhar as constantes mudanças.
Multicultural – Mais que falar outras 
línguas, o profissional que tiver viaja-
do e interagido com pessoas de ou-
tras culturas será mais apreciado pelo 
mercado. Assim como ler, ouvir músi-
cas novas, se informar e estar aberto 
ao novo e ao diferente.
Útil e inovador – Inovações que vi-
sam contribuir com o próximo, como 
um produto que auxilie comunidades 
carentes ou um serviço que diminua 
a burocracia de uma empresa, serão 
mais valorizadas.
Pensar digitalmente– A vida acontece 
na frente do computador. Quem não 
souber usar ferramentas básicas de 
informática e de internet tende a ficar 
excluído.
Transdisciplinar – A capacidade de 
unir diferentes competências de áreas 
que aparentemente não se asseme-
lham e dar um novo significado a elas 
ajudará a arejar a criatividadedas em-
presas.
Autoadministração – Saber lidar com 
a burocracia do país e gerir as próprias 
contas vai ser uma questão de sobre-
vivência. Muitos brasileiros terão que 
aprender a se organizar com a apo-
sentadoria, o plano de saúde, o trans-
porte e os custos com alimentação.
Empreendedorismo – O Brasil é um 
dos campeões em empreendedoris-
mo. O conceito, entretanto, deverá fa-
zer parte da vida de todos, e não só dos 
que abrem uma empresa. Hoje, o líder 
empreendedor já é admirado e dispu-
tado no mercado.
Competências emocionais – Num 
mundo cada vez mais informatizado, o 
capital humano fará toda a diferença. 
E isso significa saber lidar com o outro, 
ter uma boa comunicação, saber se 
colocar e ter um espírito cooperativo.
Mas e você, que tipo de profissional você é? Além dos conhecimentos técnicos, 
quais habilidades você possuí? 
22
Se você almeja conquistar o mercado profissional, prepare-se, procure desenvolver 
as suas habilidades profissionais, trabalhe eventuais dificuldades de relacionamento 
interpessoal, questione-se, seja crítico consigo mesmo.
As empresas valorizam o profissional que esteja disposto a se aperfeiçoar de modo 
a contribuir para a melhoria de seu trabalho. Por isso, não fique limitado a cumprir 
apenas as exigências da vaga. Assim como o seu perfil está sendo avaliado, avalie a 
empresa e havendo interesse em levar esta parceria adiante, invista principalmente 
na ferramenta mais valiosa que existe, você!
23
Módulo 3: Auxiliar de escritório: desempenhando a 
função
Podemos dizer que em uma empresa existe a divisão de departamentos e que, apesar 
das atribuições distintas, há a combinação de esforços uma vez que os resultados, 
sejam eles positivos ou negativos, refletem automaticamente no todo, tendo por 
finalidade alcançar um objetivo coletivo, que é o sucesso de uma organização.
O profissional da área administrativa, por estar na linha de frente, acaba por 
realizar diversas tarefas ao mesmo tempo, o que lhe confere uma característica 
multifuncional. 
Assim, neste capítulo, iremos apresentar alguns dos conceitos e habilidades, 
desenvolvidos em diversas áreas de uma mesma empresa, analisando a rotina 
de cada departamento, bem como a importância do trabalho por eles executado. 
Lembrando que cada empresa possui uma estrutura departamental de modo a 
atender as suas necessidades.
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Para que vocês possam entender o funcionamento de uma empresa e a forma 
como se comunicam os departamentos, vamos usar como exemplo a loja “Vitrine 
das Noivas”. 
A Vitrine das Noivas, como em muitos fins 
de semana, acaba de receber a visita de uma 
cliente interessada em ver alguns modelos de 
vestido. Quem realiza o atendimento inicial é a 
recepcionista que,por meio de uma abordagem 
discreta, busca informações sobre a sua 
necessidade, assim como expectativas e o tipo de vestido que procura. 
Caso a recepcionista perceba que a cliente está realmente interessada, ela 
encaminhará este atendimento a equipe comercial que dará continuidade ao 
processo de venda.
A vendedora então passa a ser a responsável por aquele processo, as dúvidas 
sobre o melhor vestido a ser usado em uma cerimônia que será realizada 
durante o dia e em local aberto foram sanadas, os custos para a locação do 
vestido ou até mesmo a compra foram apresentados e por fim, houve interesse 
em agendar a primeira prova do vestido. 
A vendedora então checa a melhor data com as costureiras que poderão tirar 
todas as medidas da noiva, realizando pequenos reparos até que o vestido dos 
sonhos esteja pronto para o do seu casamento.
Apresentamos um exemplo de uma loja de noivas para que vocês pudessem 
acompanhar todos os processos realizados, a quantidade de pessoas e 
departamentos envolvidos para que um único objetivo seja realizado. E é desta forma 
que pequenas, médias e grandes empresas trabalham, cada qual em sua estrutura, 
de forma a suprir as suas necessidades, mas todas mantendo um processo de 
comunicação interligado, que seja eficaz e que gere resultados.
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Vamos conhecer um pouco mais do ambiente organizacional e alguns dos seus 
departamentos com base em um modelo simples para melhor entendimento das 
várias funções bem como suas inter-relações.
3.1 Departamento Administrativo
O Departamento Administrativo é o setor responsável pela organização dos recursos 
humanos, financeiros e materiais de uma empresa. Cabe a este departamento 
buscar os melhores resultados com o mínimo de recursos possíveis. 
3.2 Departamento Financeiro
A este departamento compete toda a administração e controle dos recursos 
financeiros de uma instituição. Além disso, é função da área financeira analisar 
estudos de investimento e financiamentos, elaborar orçamentos, controlar recursos 
de modo a prevenir os riscos. Tudo isso para que as metas estabelecidas pela alta 
direção sejam alcançadas e a empresa continue a se desenvolver e crescer. 
26
3.3 Departamento Pessoal
O Departamento Pessoal é a área responsável pela equipe de funcionários de uma 
empresa. Este departamento possui basicamente três atribuições distintas: recrutar, 
manter e desligar colaboradores de acordo com a necessidade da organização. 
a) Recrutamento de pessoal: cuida de todo processo de contratação de um 
indivíduo, desde a etapa de seleção, onde é feita a triagem de currículos, 
entrevista pessoal, aplicação de testes, até o processo administrativo e 
jurídico de integração do candidato junto à empresa.
b) Compensação de pessoal: após ser feita a integração do colaborador, é 
dado início ao controle de processos administrativos, como: pagamento de 
salário e demais benefícios - vale alimentação ou refeição, vale transporte, 
convênio médico, bem como o recolhimento de tributos decorrentes do 
registro CLT – Consolidação das Leis do Trabalho. 
c) Desligamento depessoal: está ligado a todo o processo de rescisão e 
quitação de débitos trabalhistas.
27
3.4 Departamento de Marketing
Além de facilitar o trabalho 
executado pela equipe de vendas, 
o Departamento de Marketing 
busca satisfazer as necessidades 
do consumidor por meio de um 
produto ou serviço e do conjunto 
de valores a eles associados. 
As funções executadas pelo marketing variam de organização para organização. 
Geralmente, a função deste departamento consiste em: mapeamento de mercado, 
análise da concorrência, desenvolvimento de planos estratégicos e de comunicação, 
desenvolvimento de produto, além da elaboração de portfólio etc. 
Dependendo do porte da organização, esta tarefa pode ser executada por uma ou 
mais pessoas, sendo de extrema importância a sua comunicação direta com a área 
de vendas, responsável por coletar todas as informações de mercado em beneficio 
da empresa.
3.5 Departamento Comercial
O Departamento Comercial, também conhecido como Departamento de Vendas, é a 
área responsável por colocar em ação todo o planejamento estratégico desenvolvido 
pelo Departamento de Marketing. 
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As funções da área comercial estão relacionadas à comercialização e à venda 
de produtos e serviços, definindo a área de abrangência da empresa, realizando 
o agendamento de visitas técnicas, controlando os serviços administrativos e de 
distribuição, negociando prazos, acompanhando o nível de satisfação dos clientes, 
além de acompanhamento de budget junto à diretoria da empresa.
3.6 Departamento de Compras
O Departamento de Compras ocupa uma posição 
estratégica dentro de uma organização. Épor 
meiodeste departamento que são determinadas as 
compras de materiais com a melhor relação custo 
x benefício. Além disso, é papel da área receber e 
analisar as requisições de compra, selecionar as 
melhores fontes de fornecimento, negociar termos 
e condições de pagamento, adquirir mercadorias de qualidade e com as quantidades 
necessárias bem como negociar prazos de entrega. 
Prazos de entrega não cumpridos podem gerar sérios problemas para os 
departamentos de produção e vendas, mas é papel do Departamento de Compras 
reduzir o número de problemas assim como gerar lucros e diminuir prejuízos.
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Módulo 4: Comportamento no ambiente 
organizacional
Ao utilizarmos a expressão comportamento organizacional estamos nos referindo 
ao estudo do comportamento de indivíduos díspares dentro de um ambiente 
empresarial, ou seja, pessoas com características, costumes e personalidades 
diferentes lidando umas com as outras em prol de um objetivo em comum, o sucesso 
de uma organização.
Em uma empresa existe um universo complexo de comportamentos humanos que 
podem ou não afetar a conduta de um profissional. 
Lidar com pessoas é uma tarefa que exige bom senso e maturidade pessoal, mas 
nem sempre é isso o que vemos.
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Pare para pensar, reflita sobre o seu ambiente de trabalho e as diferenças nele 
encontradas, aquele colega que tem dificuldade em somar experiências, o 
chefe que espera atingir resultados pressionando sua equipe, a recepcionista 
que atende ao telefone com voz de tristeza ou mesmo desânimo.
Este cenário lhe soa bem familiar não é mesmo? Pois é justamente isso o que 
encontramos em muitas empresas.
Os principais inimigos presentes em um ambiente organizacional são os problemas 
de relacionamento interpessoal, a falta de uma comunicação eficiente, a instabilidade 
emocional e as atitudes negativistas que muitas vezes contaminam o todo.
Ao falarmos em conduta pessoal, é praticamente impossível estereotiparmos um 
modelo de comportamento ideal, principalmente pela diversidade social, cultural, 
etária etc., que encontramos no ambiente de trabalho. 
Talvez o modelo de funcionário perfeito seja aquele que além de ser pontual, 
responsável e criativo, enfrente os problemas do dia a dia sem deixar a “batata 
quente” para terceiros. 
Como pensar que figuras humanas tão díspares podem ser submetidas às 
mesmas práticas de liderança?
Muito se fala em comportamento organizacional, porém, em termos concretos, 
quando se utiliza essa expressão, estamos nos referindo ao comportamento 
da própria organização ou das pessoas que a compõem?
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Segundo Marco Antonio Oliveira, mestre em antropologia social, as duas 
interpretações são perfeitamente válidas. O comportamento organizacional 
está relacionado às ações que são exercidas pela empresa e sua gestão que, 
por sua vez, é constituída de indivíduos e marcada por regras internas com 
relação ao mercado, à concorrência e aos seus stakeholders. “Existe um 
universo de complexos comportamentos humanos dentro das organizações. 
Por dentro, elas pulsam intensa e continuamente por conta das ações e 
reações das pessoas, pelos relacionamentos que se dão entre elas e pelas 
interpretações que são atribuídas a essas condutas”, explica Marco Antonio, 
que também é autor do livro Comportamento organizacional para a gestão de 
pessoas (Editora Saraiva).
É possível separar o comportamento individual do comportamento 
organizacional quando se ocupa um cargo de gestão?
É possível e necessário. O gestor administrará muito melhor uma situação 
quando for capaz de distinguir quando a pessoa que se comporta em função 
de suas próprias inclinações ou age dentro de um padrão comportamental 
aceito e reforçado pela própria coletividade. 
Por exemplo, imaginemos um caso de assédio moral no ambiente de trabalho: 
um supervisor trata grosseiramente uma colaboradora, humilhando-a na 
frente dos colegas. Em qualquer caso, esse é um comportamento reprovável, 
é óbvio. Mas a maneira de encará-lo e tratá-lo será claramente diferente se 
essa conduta for um episódio isolado no comportamento de um supervisor 
da empresa ou uma conduta que é comum entre os supervisores em geral. 
No primeiro caso, o que temos é um supervisor precisando de counseling(ou 
até de psicoterapia); no segundo, vemos a repetição de um padrão cultural 
interno. É um caso de antropologia organizacional, situações distintas pedem 
abordagens distintas.
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Quais são as maiores dificuldades enfrentadas por executivos na gestão de 
pessoas em termos de comportamento?
Liderar e gerir pessoas sempre foi uma missão complexa, exigindo muito 
bom senso, competência, maturidade pessoal. Mas é verdade que, hoje, os 
gestores enfrentam diversos tipos de situação que simplesmente não existiam 
em nível relevante na gestão de pessoas há 40, 30 ou mesmo 20 anos. Por 
exemplo, atualmente é crucial a questão da diversidade social interna de uma 
empresa. Como se pode pensar que duas figuras humanas tão díspares podem 
ser submetidas às mesmas práticas de liderança, motivação, remuneração, 
educação corporativa etc.? Outra questão importante refere-se às relações 
políticas internas. Da empresa participam gestores que têm interesses, ideários 
pessoais e níveis de poder bastante distintos, que muitas vezes entram em 
choque e, outras vezes, aliam-se. Como mediar essas relações políticas? Em 
muitas empresas trata-se de um papel importantíssimo do diretor de RH.
Qual a diferença entre o comportamento do gestor e o comportamento da 
companhia? 
Quanto mais alto seu nível na hierarquia, maior é a responsabilidade do gestor 
como um representante da companhia. Para o bem e para o mal, o presidente 
de uma empresa continua sendo presidente em todos os locais e em todas as 
horas, independentemente de estar ou não “a serviço”. Recentemente, vimos no 
jornal pesadas críticas ao presidente da BP, que estava em férias, em seu iate, 
enquanto o poço de petróleo de sua companhia vazava, poluindo o Golfo do 
México. Mesmo que naquele fim de semana houvesse profissionais altamente 
especializados no local do acidente, o que as pessoas queriam era que ele 
estivesse fisicamente presente no Golfo do México, em cima de uma plataforma 
de petróleo,por mais irracional que a imagem possa ser. Se um supervisor de 
uma área de produção fica bêbado e briga no bar da esquina num sábado à tarde, 
quando está de folga, provavelmente a repercussão disso para a companhia em 
que trabalha é nula. Quando, porém, se trata do comportamento do gestor no 
ambiente de trabalho, junto a sua equipe, todo comportamento - louvável ou 
reprovável - é relevante, em maior ou menor grau, dependendo do número de 
pessoas que esse gestor comanda, da gravidade de seu ato, da durabilidade de 
seus efeitos sobre as pessoas e da imagem e do nível de poder que esse gestor 
tem na empresa
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Como deve ser definido o comportamento organizacional ideal? 
Quando se trata da conduta das pessoas, é praticamente impossível precisar 
um comportamento “ideal”. Ideal é o comportamento que cumpre ao mesmo 
tempo múltiplos e importantes fins ou propósitos - é aquele comportamento 
que resolve o problema que a empresa está enfrentando no momento; previne 
seu reaparecimento no futuro; leva as pessoas envolvidas a se sentirem bem 
agora e a não se arrependerem, no futuro, daquilo que estão fazendo; estabelece 
um princípio aplicável, isto é, aponta um caminho para a solução de problemas 
semelhantes que possam aparecer mais tarde; não deixa uma “batata quente” 
para terceiros, que mais tarde tenham de pagar a conta. O gestor deve ser capaz 
de perceber essas nuanças todas numa situação que quase sempre é complexa. 
Quais os prós e os contras de ter diferentes personalidades no ambiente 
corporativo?
Definitivamente, a diversidade social, cultural, etária, étnica, de gênero etc. no 
ambiente de trabalho é um trunfo, não uma dificuldade. As empresas precisam 
mais do que nunca de novas ideias, soluções originais, formas inovadoras de 
atuar para competir. Como podem conseguir isso promovendo a padronização e 
a mesmice nos comportamentos de seus quadros? É claro que é mais complexa 
a administração dessa diversidade interna: para cumpri-la bem, os gestores 
precisam ser mediadores éticos, ouvintes sensíveis e tomadores de decisões 
inteligentes, além de outras qualidades. E as empresas geralmente não têm 
uma quantidade apreciável de gestores tão bons assim. Mas, também isso é 
um problema para o gestor de RH resolver, não? 
Como alinhar todos os indivíduos ao mesmo comportamento organizacional e 
quais os benefícios para a empresa e o negócio?
Alinhar os indivíduos com o ideário (missão, valores, princípios, políticas) 
da organização é fundamental. Os esforços de todos devem, idealmente, ser 
dirigidos num sentido único - a própria sobrevivência da empresa depende 
disso. Todavia, alinhar todos com um mesmo ideário não significa padronizar 
comportamentos. Pensemos numa organização que valorize, digamos, a 
inovação (diversas delas têm isso em sua coleção de valores ou princípios).
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Não existe um único modo aceitável de atender a esse item do ideário, muito 
ao contrário. De fato, inovar também significa, entre outras coisas, descobrir, 
inventar ou criar novas maneira de inovar! É necessário que a empresa tenha 
condições de desenvolver um amplo repertório de diferentes interpretações 
comportamentais de um mesmo enunciado de valor, seja ele inovação, foco no 
cliente, ética no trabalho ou qualquer outro: de quantas maneiras diferentes é 
possível pôr em prática esse valor?
O entendimento do comportamento organizacional também possibilita 
identificar os profissionais que precisam de aprimoramento bem como mapear 
talentos para um melhor aproveitamento das competências do grupo.
Retirado de:<http://www.revistamelhor.com.br/textos/0/bem-comportado-225207-1.asp> 
acesso em maio/13.
Ao lermos este texto, entendemos que para entender o comportamento 
organizacional é de suma importância na manutenção e prevenção de pessoas, uma 
vez que confere aos líderes o poder de prever e evitar problemas de relacionamento 
individual ou coletivo.
Entre os níveis de estudo do comportamento organizacional estão o nível individual 
e o nível grupal. 
Mas o que significa cada um deles?
Nível individual – É aquele que estuda o comportamento do colaborador 
individualmente, ou seja, suas expectativas, habilidades e competências. 
Nível grupal – No estudo grupal analisa-se a formação dos grupos de trabalho, o 
papel desempenhado por eles e a interação uns com os outros.
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4.1 Trabalho em equipe
O trabalho em equipe surgiu a partir do momento em que foi identificado que ao 
trabalharem juntas, as pessoas somam ideias, trocam experiências e, na maioria das 
vezes, concentram as suas energias em busca de um mesmo objetivo, o sucesso 
da organização.
Nem todas as empresas conseguem formar grupos cooperativos. Na maioria das 
vezes, o que vemos são as diferenças de personalidade sobressaindo, onde cada 
um está preocupado com as suas próprias metas individuais. 
A verdade é que ninguém consegue aprender e crescer sozinho, a todo momento 
estamos rodeados por pessoas que nos fazem crescer por meio da troca de 
experiências, por isso é tão importante aprendermos a lidar com as diferenças. 
Trabalhar em equipe não é apenas agrupar pessoas buscando somar ideias, 
trabalhar em equipe é respeitar o limite do outro, é estar pronto para dar e 
receber críticas, é chegar aonde sozinhos não chegaríamos.
Dicas para um bom trabalho em equipe:
1. Não fazer fofocas: evite fazer críticas ou comentários 
a respeito de um colega de equipe, isto pode criar conflitos 
além de um clima desagradável e completamente 
desnecessário.
2. Trabalhe em equipe: o trabalho deve ser planejado e 
executado em equipe sem que um ou outro participante 
abra mão das suas responsabilidades, o que certamente 
iria comprometer o cronograma definido pelo grupo.
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3. Seja tolerante: levando em conta que o grupo está no mesmo barco, não há 
porque ocupar uma posição imparcial ou até mesmo rude. Se os resultados 
não caminham da forma planejada, isto é um reflexo da má administração 
do grupo e não de um indivíduo isolado. Portanto, seja cortês, humilde, 
proativo, ajude no que puder para que os resultados sejam alcançados e o 
mérito deste sucesso seja comemorado pela equipe.
4. Solucione conflitos: divergências de ideias são muito comuns, principalmente 
em um ambiente onde não há laços afetivos ou até mesmo afinidades. 
Dificuldades irão ocorrer, procure resolvê-las de imediato, sem abrir espaço 
para ressentimentos, evitando aquela famosa bola de neve que tanto nos 
prejudica no dia a dia.
5. Cultive relacionamentos: uma boa rede de relacionamentos torna o 
trabalho prazeroso e produtivo, o que lhe renderá bons resultados e muito 
provavelmente lhe proporcionará cargos mais importantes e de maior 
responsabilidade.
6. Respeite a diversidade: todas as diferenças devem ser respeitadas, sejam 
elas de ordem social, cultural ou profissional. No âmbito empresarial, assim 
como no pessoal, as barreiras do preconceito não devem existir, isto torna 
os relacionamentos ruins e afeta diretamente o convívio entre as pessoas.
7. Não aponte o erro alheio: críticas são sempre bem-vindas desde que sejam 
construtivas e tenham um fundamento. É muito feio e antiético desvalorizar 
o trabalho de alguém, se porventura o erro do colega comprometer o 
rendimento do grupo, converse, oriente e busque resultados em parceria. 
Acredite, o trabalho em equipe dá certo! Se você teve experiências conflitantes em 
seu ambiente organizacional, procure fazer uma análise do seu comportamento 
e dos colegas da equipe. Identifique possíveis erros de comportamento, deslizes, 
frases soltas que poderiam ser poupadas e não foram.
Muitas vezes, ceder é a melhor saída, e nessa escola acabamos aprendendo mesmo 
sem querer. Então, faça uma leitura dessas valiosas dicas. 
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4.2 O uso da tecnologia no ambiente organizacional
a. O que é informação?
Utilizada em grande escala narotina administrativa das organizações, a tecnologia 
passou a ser vista como uma ferramenta estratégica capaz de oferecer inúmeros 
benefícios à equipe que trabalha em função de um único objetivo: a busca por 
resultados.
Atualmente, a tecnologia passou a ser parte integrante e indispensável do ambiente 
organizacional, sendo utilizada de forma inteligente pelos diferentes níveis 
hierárquicos, oferecendo diversas vantagens aos usuários conectados a uma rede, 
disponibilizando maiores recursos, interligando pessoas e possibilitando uma 
comunicação mais abrangente e eficaz.
Os computadores e dispositivos móveis tornaram-se peças-chave no mundo 
moderno. Sem eles, as empresas não conseguiriam sobreviver ao mercado 
competitivo, tornando-se decadentes e retrogradas. 
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A figura representa o reflexo de uma transição entre a Era Industrial e a Era da 
Informação e do Conhecimento.
A agilidade para as mudanças e o aumento contínuo da produtividade são 
características importantes para o êxito de uma organização, hoje e nos próximos 
anos, por isso é tão importante inovar. Comprovadamente, empresas que investem 
na modernização têm desempenho de negócios duas vezes maior que as empresas 
que não se arriscam ao novo.
A importância da Tecnologia de Informação nas organizações
A sociedade atual caracteriza-se por alto grau de competitividade. As 
organizações contemporâneas estão inseridas nesse meio; entretanto, a 
diferenciação torna-se um fator fundamental ao desenvolvimento de suas 
atividades. O objetivo dessa variação está presente na atividade de elaboração 
de estratégias. A diferenciação consiste em distinguir o produto perante os 
clientes, criando algo que seja considerado exclusivo do mesmo.
O ambiente de negócios requer esforços na busca pela qualidade, o que 
constitui fator importante para uma organização que objetiva a caracterização 
de seus produtos ou serviços como únicos.
Sendo a Tecnologia da Informação (TI) definida como um conjunto de todas 
as atividades e soluções providas por recursos de computação, é necessário 
fazer uso dos recursos de TI de maneira apropriada, ou seja, é preciso utilizar 
ferramentas, sistemas ou outros meios que façam das informações um 
diferencial competitivo.
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A nova economia mundial, baseada na Tecnologia de Informação, requer das 
organizações um conhecimento para coletar, trabalhar, interpretar e gerenciar este 
recurso. O desenvolvimento e o domínio destas habilidades serão fundamentais 
para as organizações buscarem uma posição melhor no mercado em relação 
aos seus concorrentes, sendo necessário um engajamento na constante busca 
por inovação. Em contrapartida, as organizações que resistirem à economia da 
informação serão facilmente vencidas pela concorrência.
É importante ressaltar que altos investimentos em tecnologia da informação 
não são suficientes para gerar vantagem competitiva. Uma maior capacidade 
de uma empresa diante de seus concorrentes só será obtida por meio do 
uso inteligente da TI, ação que se concretizará com o real uso deste recurso 
estratégico, sob a ótica da lucratividade e competitividade empresarial.
Fonte: disponível em<http://geoeasy.com.br/blog/?p=567> acesso em maio/13.
Como vimos, a Tecnologia de Informação está entre os componentes mais 
importantes na rotina de uma empresa, sendo usada de forma intensa, tanto em 
nível estratégico como operacional.
Para os leigos, a tecnologia se resume a troca de e-mails, planilhas eletrônicas e 
sistemas operacionais, quando na verdade é um grande conjunto de operações 
que servem como ferramentas auxiliares na administração de uma empresa.
A TI, termo usualmente conhecido, é responsável pela gestão e pelo armazenamento 
de dados de modo a gerar informações que servirão como auxílio na tomada de 
decisão bem como outras funcionalidades.
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Suponha que não estivéssemos vivendo em plena era digital, que as empresas 
não possuíssem um sistema integrado para seu devido gerenciamento e troca de 
informações. Que tudo fosse distribuído em papéis, anotações e envio de mensagens 
por cartas. 
Pois é, impossível imaginarmos a nossa vida sem essa facilidade, muito 
provavelmente nos perderíamos entre processos o que colocaria em risco o 
funcionamento e a manutenção das empresas.
Com a competitividade do mercado contemporâneo, é preciso agilidade na 
informação, consistência de dados e a separação do que é informação real e 
abstrata. A partir dessa seleção, os gestores terão condições de tomar decisões 
sem que para isso haja um alto risco.
A informação sempre foi vista como uma peça importante para o bom funcionamento 
de uma organização, sendo assim, as empresas – independente do tamanho e 
setor de atuação - devem avaliar com mais seriedade o potencial da tecnologia em 
suas operações, uma vez que a concorrência nos obriga a estar um passo à frente, 
respondendo de forma positiva a todos os desafios impostos pelo mercado.
Por ser a informação peça-chave, ela deve ser rápida, precisa e estar disponível a 
todos os setores de uma empresa, desde o chão de fábrica - no controle da produção 
- à alta cúpula -no contato com parceiros, clientes e investidores.
41
A tecnologia com o uso do telefone e e-mail, por exemplo, tem demandado novas 
práticas, oferecendo comodidade, como vocês poderão ver na figura.
É sentido que o uso da tecnologia agrega agilidade aos processos, facilitando 
enormemente as comunicações. Vale ressaltar a importância do contato humano 
principalmente quando o assunto é relacionamento, seja ele com o cliente, potencial 
cliente, fornecedor, prestador de serviço ou até mesmo o contato direto entre líderes 
e seus subordinados. Esta troca de “energia” jamais será substituída pela tecnologia.
Sabemos que o mercado está cada vez mais dinâmico, mas será que estamos 
preparados para tanta mudança? 
Você sabe como funciona um computador? Consegue manuseá-lo sem 
dificuldade? 
Vamos nos aprofundar um pouco mais.
42
4.3. Processamento eletrônico de dados
Podemos definir a informática como a ciência que trata e estuda informações. O 
computador é uma máquina capaz de receber, armazenar e processar informações 
de forma ágil e automática. 
Os dados transmitidos por um computador estão em formato de pulsos elétricos, 
os quais representam um bit. O bit é a menor unidade de medida de transmissão de 
dados usada pela informática.
A seguir, uma tabela com a representatividade das unidades de medidas usadas na 
área de Tecnologia da Informação.
Unidade Representa
1 bit 1 pulso elétrico
1 byte 8 bits
1kilobyte 1024 bytes
1 megabyte 1024 kylobites
1gibabyte 1024 megabytes
Já a parte física de um computador é dividida da seguinte forma:
 ü Dispositivos de entrada: são os equipamentos que permitem a inserção de 
dados no computador, como o mouse, teclado, scanner, câmera digital. 
43
 ü Dispositivos de saída: são os dispositivos que devolvem ao usuário as 
informações processadas como o monitor, caixa de som, impressora.
 ü Dispositivos de armazenamento; disco rígido (HD), pen drive, Cd-rom.
 ü Processamento: processador, memória RAM.
44
Os dispositivos de armazenamento e processamento são representados pelo 
hardware, que nada mais é que a parte física de um computador com seus 
componentes eletrônicos, como fios, placas, correntes ou qualquer outro material 
físico que seja necessário para que um computador funcione, permitindo a entrada, 
o processamento e a saída de informações.
O software é classificado como a parte lógica do sistema operacional cuja função é 
fornecer instruções para o hardware.
Podemos classificar os softwares de três formas:
1. Sistema operacional: conjunto de informações processadas pelo sistema 
interno de um computador que permite a interação da parte operacional 
de um computador com os demais dispositivos comoteclado, mouse e 
impressora.
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2. Aplicativos de escritório: conjunto de ferramentas que permitem a criação 
de documentos, planilhas, apresentações entre outros. Os aplicativos mais 
comuns disponíveis atualmente são os que fazem parte do Pacote Office: 
Word, Excel, Power Point etc. São usados com muita frequência na rotina 
administrativa de uma empresa.
Microsoft Word – O Microsoft Word é um 
editor de textos que permite a elaboração 
de relatórios, atas de reuniões, cartas 
comerciais, propostas, entre outros. 
Excel– O Excel é um programa de 
planilha eletrônica que permite o 
controle de dados financeiros através 
de suas fórmulas como também a 
criação de gráficos.
Power Point – O Power Point é um 
programa muito utilizado pelas 
empresas para a criação e edição de 
apresentações gráficas. 
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3. Software de aplicação: são programas/sistemas específicos, desenvolvidos 
especialmente para uma determinada área de atuação como arquitetura, 
contabilidade, design, entre outros.
O uso de soluções tecnológicas varia de acordo com o perfil da empresa que trabalha 
voltada para o mercado.
Muitas empresas estão fazendo investimentos significativos em tecnologia, 
portanto, em breve será quase inevitável ficar fora dela.
Diante deste novo modelo de negócio, os funcionários que não conseguirem se 
adaptar às condições favoráveis e desfavoráveis deste ambiente devem buscar o 
seu aperfeiçoamento profissional ou reconsiderar a hipótese de em breve estarem 
fora do mercado de trabalho. 
4.4 Administração do tempo e organização
4.4.1 Regras para um melhor aproveitamento do tempo
Nos queixamos da falta de tempo, mas a verdade é que sempre há tempo para as 
coisas que julgamos importantes em nossas vidas. A dificuldade está em priorizar 
tarefas de modo que todas sejam executadas por ordem de importância, logo, o 
problema não é a falta de tempo, e sim a maneira como utilizamos o tempo a nosso 
favor.
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O conceito do tempo é algo que tem desafiado povos como os maias e egípcios em 
seus calendários baseados nos astros e na matemática. 
Mas o que significa gestão do tempo?
 
Podemos dizer que a gestão do tempo é como adotar um sistema que nos ajude 
a ter um controle sobre as horas do dia de modo a equilibrar as tarefas que 
desempenhamos, suprindo as nossas necessidades, seja em âmbito profissional 
ou pessoal.
Para que tenhamos controle do nosso tempo, é preciso primeiramente realizar uma 
análise de como nos sentimos a respeito das horas desperdiçadas, buscando criar 
um mapeamento dos pontos críticos, o que nos levará a refletir e buscar soluções.
Quantos de nós já sofremos de insônia, pressão alta, dores musculares, pro-
blemas decorrentes do estresse e de um sistema imunológico enfraquecido?
Na atual era digital as pessoas passam cada vez mais tempo conectadas. O fácil 
acesso à internet, redes sociais, jogos e aplicativos nos tornam reféns da tecnologia 
e nos consomem um tempo precioso. 
Passamos ao menos 50% do nosso tempo trabalhando, isto sem considerar o tempo 
que gastamos no deslocamento entre a nossa casa e o trabalho. Em contrapartida, 
usamos boa parte do nosso tempo em atividades online, seja nos smartphones ou 
nos computadores, criando uma dependência que nos faz perder a visão para tudo 
aquilo que acontece a nossa volta.
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As pessoas mais bem-sucedidas reconhecem que o gerenciamento do tempo é um 
apoio fundamental para o cumprimento de metas. Inclusive, em muitas organizações 
o número de horas trabalhadas está associado ao desempenho do funcionário, 
assim como o não cumprimento de prazos está associado a perdas financeiras.
Mas como podemos planejar e gerenciar as nossas atividades diárias? 
No passado, o empregado executava atividades específicas, de forma quase 
manual, onde o único meio de comunicação era o telefone fixo e fax. Hoje em 
dia ele tem múltiplas atividades, utiliza ferramentas automatizadas que estão 
sujeitas a panes eventuais e tem uma exposição pessoal cada vez maior, devido 
à diversidade dos meios de comunicação disponíveis (celular, e-mail etc.).
Essa nova realidade desvia o empregado daquilo que realmente importa, 
fazendo com que fique boa parte de seu tempo envolvido em questões que 
muitas vezes são consequência de problemas que não dizem respeito ao seu 
trabalho.
Mas, você pode começar a mudar isso a partir de três ações:
 ü Fazendo um planejamento das suas atividades;
 ü Utilizando um tempo mínimo na execução de tarefas que não são 
importantes;
 ü Assumindo uma postura objetiva em tudo que faz.
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Levantamento das atividades:
Antes de qualquer coisa, você deve fazer uma lista com todas as suas atividades, 
não importando a frequência com que elas aconteçam (diária, mensal, anual 
etc.), acrescentando o tempo necessário para execução de cada uma delas, 
não importando o quanto (15 minutos, 2 meses etc.). O importante é não se 
esquecer de nenhuma.
Alguns exemplos:
 ü Leitura de e-mails;
 ü Resposta para os e-mails lidos;
 ü Atendimento telefônico;
 ü Atendimento das solicitações feitas por e-mail, telefone, etc.;
 ü Atendimento das solicitações urgentes;
 ü Preenchimento de formulários;
 ü Confecção de relatórios de acompanhamento para seu chefe;
 ü Atividades ou projetos com prazo de entrega;
 ü Planejamento das atividades;
 ü Reuniões.
Classificação das atividades
Depois, você deve classificar essas atividades em duas categorias:
 ü Importantes: são aquelas que você tem obrigação de fazer. É aquilo que 
seu chefe ou cliente espera que você faça. Existe uma tendência a se 
achar que as atividades de controle (preenchimento de formulários ou 
planilhas de acompanhamento, por exemplo) não são importantes. Por 
isso, normalmente, não são planejadas e acabam sendo consideradas 
como atividades improdutivas ou indesejadas. No entanto elas são 
atividades importantes.
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 ü Paralelas: são aquelas que, embora façam parte do seu dia-a-dia, não 
são o foco do seu trabalho. Ou porque elas são consequência de outros 
problemas que devem ser resolvidos, ou porque existe outra pessoa 
para executá-las.
Após o levantamento e classificação das suas atividades, verá que:
 ü Você faz muita coisa;
 ü Existem várias atividades que você considerava como indesejadas, mas 
na verdade elas são parte importante do seu trabalho.
 ü Existem muitas atividades paralelas que você gasta um tempo enorme 
para executar, muitas vezes, em detrimento daquelas importantes.
Organização das atividades
Agora, aplique as três ações citadas anteriormente:
 ü Planeje as atividades importantes: tenha o prazo de entrega (data ou 
hora) e o tempo necessário para a execução de cada uma;
 ü Não gaste tempo em atividades paralelas: crie estratégias para executá-
las no menor tempo possível.
Seja objetivo:
 ü Organize seu ambiente de trabalho, não somente a sua mesa e livros, 
mas o seu computador. Perde-se muito tempo procurando informações;
 ü Não deixe a caixa de e-mails aberta. Estabeleça horários para ler e 
responder as mensagens;
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 ü Responda os e-mails de forma objetiva e detenha-se apenas ao assunto 
principal (não acrescente outros assuntos);
 ü Ao telefone, seja breve. Indique outras pessoas que possam ajudar ou 
marque uma reunião se o assunto é mais complexo;
 ü Não faça o trabalho que não é de sua responsabilidade. Apenas oriente;
 ü Delegue o que for possível;
 ü Cuidado com a mania de perfeição. Fazer algo bem feito, mas fora do 
prazo, pode ser pior do que fazer algo que precise de algum ajuste, mas 
dentro do prazo.
Fazendo isso, você direcionará seu tempo, de forma organizada, para o que 
realmente importa, aumentando as chances de cumprir seus prazos e diminuindo 
aquela sensação de improdutividade.
Disponível em: <http://empregoenegocio.com.br/administracao-do-tempo-no-trabalho/>acesso em maio/13.
Viram? A flexibilidade determinará o nível de auto-organização de um indivíduo. 
Assim como gerenciamos nosso tempo nos momentos de lazer para ir ao cinema, 
viajar, ir a um teatro, é preciso que usemos esta mesma organização em nossa vida 
profissional, e isto também diz respeito à equipe de trabalho, pois de nada adianta 
organizarmos as nossas atividades se o colega de profissão não colabora para que 
o expediente seja tão produtivo quanto propomos ser. 
Não deixe o que pode fazer hoje para amanhã, não perca tempo com atividades 
necessárias e sem objetivos. Lembre-se, gerencie seu tempo para que ele trabalhe 
a seu favor!
52
Considerações
Por meio deste estudo foi possível aprender que as organizações tem se tornado 
cada vez mais empreendedoras, adaptáveis e modernas. Pois é com essa crescente 
mudança no mundo dos negócios que surge um novo perfil de profissional cada 
dia mais polivalente e especializado em sua área de atuação, com traços de 
personalidade que vão além de suas competências técnicas.
O profissional do século 21 precisa ter uma lista infindável de qualidades como: 
ser proativo, responsável, polivalente, ético, empreendedor, multitarefas e antenado 
com as questões que envolvem o mundo.
Mas o que é organização e qual a importância deste profissional nesta 
estrutura?
Vimos que a organização é como uma das funções da administração responsável 
por agrupar e distribuir tarefas e recursos, estabelecendo um mecanismo de 
comunicação entre os membros de uma mesma empresa, permitindo que os 
resultados sejam alcançados de modo eficiente.
Ao pensarmos no conceito de administração, verificamos que muitas são as 
definições sobre o assunto e que todas abordam um conjunto de características 
interligadas. Elas buscam a obtenção de resultados no que diz respeito a atividades 
de planejamento, organização, direção e controle de processos em um sistema que 
provê recursos, assistência e restrição a um conjunto de objetivos de uma empresa. 
Entendemos que para tudo funcionar direito é preciso manter uma ordem coerente 
de processos que são desenhados dentro de uma estrutura organizacional, sendo 
representados por um organograma que distribuí as unidades funcionais, seguindo 
uma hierarquia e uma lógica de comunicação entre lideres e colaboradores.
53
Diversas companhias compõem a sociedade e todas são constituídas por recursos 
humanos, materiais, financeiros, mercadológicos e administrativos objetivando o 
aumento da produtividade de uma maneira eficiente, eficaz e efetiva por meio da 
liderança e do controle de processos. 
Apesar da divisão de departamentos e das atribuições distintas, é muito comum 
encontrarmos na rotina de trabalho uma combinação de esforços entre seus 
membros. 
Vimos que para ser um bom profissional de administração, é preciso possuir ao 
menos três tipos de habilidades básicas, são elas: habilidade conceitual, habilidade 
humana e habilidade técnica.
Uma empresa só consegue se manter viva se for bem administrada e as 
habilidades descritas são a chave principal de todo este processo, pois de 
nada adianta o administrador pensar como um executor de tarefas, se ele não 
tiver as competências necessárias para deslocar os trabalhos operacionais 
para o campo da ação com o propósito de atingir metas e trazer resultados ao 
grupo.
Em se tratando de comportamento organizacional, sabemos que este é um estudo 
relacionado às ações que são exercidas pela empresa e sua gestão.
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Referências bibliográficas
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