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Fundamentos da Logística Maria do Socorro de Carvalho 2017 Sete Lagoas-MG 2 FUNDAMENTOS DA LOGÍSTICA 1. Por que estudar logística? Cada vez mais conceitos como a maximização de lucros, o aumento de qualidade, a agilidade e eficiência em fluxos são debatidos e aplicados em empresas, para que tenham diferencial competitivo perante outras empresas. Nesta aula, entenderemos o papel da logística nas empresas públicas e privadas e de que maneira ela promove melhorias operacionais. Ao final desta aula, você será capaz de compreender que a logística é importante ferramenta de controle administrativo. 1.1. Importância da logística É comum abordar a importância desta ciência somente no que diz respeito à situação empresarial, porém logística vai muito, além disso. A organização de cidades deve obedecer a conceitos simples de fluxo de transporte e infraestrutura, para que haja maior qualidade de vida e eficiência com a operacionalidade das vias públicas, ou seja, a importância está além de questões empresariais e vai ao encontro da população. Por exemplo, a manutenção de vias públicas pode tornar a qualidade de vida melhor em determinada região e ao mesmo tempo reduzir custos operacionais de uma empresa, isto é, quando os conceitos são utilizados de forma eficiente pela administração pública, há ganhos na economia e no dia a dia da população. 1.2. Destaques Estados Unidos, Canadá e Europa são claros exemplos de países que se destacam em suas eficiências e estruturas operacionais. Nos Estados Unidos, todas as suas regiões são ligadas por infraestrutura logística. Isto significa dizer que qualquer tipo de mercadoria pode ser tranquilamente transportado de um estado a outro do país. Todas as regiões são atendidas por algum tipo de malha viária, o que torna a movimentação de mercadorias muito mais simples e barata, aumentando inclusive a qualidade de vida local. Na Europa, acontece situação semelhante, você é capaz de cruzar todas as regiões através do modal ferroviário, uma vez que todas estão interligadas por esse tipo de via, é claro que a ligação rodoviária é outro ponto de integração do continente como um todo. No Brasil e na América do Sul acontece, infelizmente, o contrário. Se compararmos a infraestrutura de nosso país com a dos países do continente Europeu, por exemplo, veremos que temos uma malha viária extremamente ruim. E como isso afeta a logística de sua empresa? De todas as formas. Exemplificando: se você reside em um lugar onde só tem rodovia, por exemplo, e essa seja muito ruim, com certeza o frete para aquela região será bem mais caro do que para outro lugar. Pense comigo: se você necessita adquirir uma matéria prima de outro lugar, o valor do frete tornará sua encomenda mais cara e automaticamente seu produto ficará mais caro. Essa lógica vale também para o caso de você precisar distribuir seu produto acabado. Se a sua região está em local de difícil acesso, ficará caro operacionalizar a distribuição para fora dessa região e obviamente seu produto será mais caro do que os oriundos de regiões melhor atendidas pela infraestrutura logística. No que diz respeito ao quesito infraestrutura, a responsabilidade pela melhoria das vias é do poder público. 1.3. A logística nas empresas Logística: uma ferramenta importante O profissional de logística empresarial estuda como prover, de forma eficiente, a lucratividade (1) nos serviços de distribuição ao cliente, (2) no fluxo de materiais dentro da empresa, (3) no planejamento de compra, passando pelo 3 controle e organização de estoques de matérias-primas e produtos acabados, (4) no planejamento de controle da produção, e (5) no controle de transporte de embalagens. 1.3.1. Vamos analisar? Quando uma empresa é constituída, a demanda pelos seus produtos ou serviços estão localizados normalmente em uma área ampla, porém distante do consumidor final. Infelizmente é o que acontece. Ao planejar uma empresa, o empresário deve buscar (1) um local onde obtenha matéria-prima mais em conta e com qualidade, (2) mão de obra mais qualificada e barata e (3) incentivo fiscal por parte do governo. Por isso a logística é fundamentalmente vital para o negócio, isso porque ajudará a organizar todas as questões de fluxo de mercadorias, ou seja: Quando mandar? De que forma mandar? Quanto mandar? Essas serão algumas das questões que o profissional de logística responderá para que tenha equilíbrio entre o que se gasta em relação ao que se fatura. É uma busca constante por reduzir preços e melhorar a qualidade. 1.4. Logística e a empresa Em uma empresa, a logística surge com a necessidade de se organizar o fluxo de produtos e serviços. Nesse momento você deve estar pensando: Mas isso é óbvio! Concordo, porém devemos refletir sobre o seguinte: Será que toda a empresa tem essa organização eficiente e integrada? Será que toda empresa está pensando em todas as possibilidades do negócio ou pensa somente em reduzir custos a qualquer preço, mesmo que ocasione perda de qualidade? Demanda Vontade de comprar uma determinada mercadoria ou contratar um determinado serviço por parte do consumidor. Nesta aula, você conhecerá a atuação da Logística nas empresas, e entenderá de que forma essa atuação pode possibilitar ganhos, aumentar lucratividade e aumentar o nível de serviço. Como o governo é o responsável por mantê-las em condições de uso, estamos falando de uma parceria, mesmo de forma indireta. A figura 3.1, mostra uma rodovia em condições péssimas, o que compromete todo o planejamento de distribuição de uma empresa, por exemplo. 1.5. O comércio e a logística Nesta aula entenderemos a dependência do comércio dos serviços e conceitos da logística. Ao final você será capaz de compreender de que forma a logística pode auxiliar para o sucesso de operações no comércio. 1.6. A logística no comércio Já vimos quão importante é a logística nas empresas e indústrias. Para o comércio, a logística é considerada fundamental por diversos fatores, os quais veremos a partir de agora. Primeiramente, vale frisar que o comércio é o cliente direto de muitas empresas. Como assim? Por exemplo: Onde você compra iogurte? Muito provavelmente, responderá que é no mercado, salvo em algumas exceções. Então pense comigo, a indústria de iogurte, tem como seu cliente o mercado. O produtor não vende diretamente para você, ele vende para o estabelecimento onde os clientes adquirem. Você é o cliente final, mas o mercado é o cliente direto de quem fabrica. Agora, vamos entender onde entra a logística nisso. Se você compra em um local de varejo, significa que esta empresa depende diretamente da distribuição do produtor, que neste caso é o fornecedor. Este por sinal depende diretamente do cumprimento de prazos de entrega para que tenha o produto disponível para você. Este é um ponto onde a logística atua de forma direta no comércio. 4 Podemos destacar, também, o estoque dos mercados com outro ponto onde a logística tem importante papel no comércio. A organização do processo de estoque envolve não apenas o controle do que entra e do que sai, mas também as informações necessárias para a solicitação de mais pedidos. Isso sem mencionar a necessidade de controle de temperatura de alguns produtos. Um comércio onde a logística é bem estruturada, muitas vezes, tem seus produtos em melhores condições e com preços justos. 1.6.1. Estímulo ao comércio Quando afirmamos que os estabelecimentos que têmprocessos logísticos bem organizados, planejados, e possuem melhores condições de preços significa que o custo logístico dele é reduzido. Custos logísticos representam um fator chave para o estímulo do comércio. Vamos pensar em uma situação mais globalizada. O que estimula o comércio entre países e regiões? Muito provavelmente será o custo. Às vezes o custo de produção em uma determinada região ou país pode compensar os custos logísticos necessários para o transporte entre regiões. Quando mencionamos custos de produção, estamos falando de tudo aquilo que é gasto por uma empresa para produzir. Nesta conta é necessário levantar realmente tudo, por exemplo: • Impostos; • Mão de obra; • Preço da matéria-prima; • Contas para manter a infraestrutura: luz, água, telefone, etc; • Gastos com insumos: papel, computadores, bobina de fax, etc; • Equipamentos; • Embalagens; • Transporte. Esses são apenas alguns exemplos do que se deve levar em conta na hora de chegar ao valor de quanto o empresário gasta para produzir, ou seja, o custo de produção. Note que diversos pontos do que se necessita para produzir, podem ter seus custos reduzidos pela logística. Neste caso podemos destacar os custos que envolvem pedidos de compra de matérias-primas, armazenamento, transporte, pessoal e embalagem. 1.7. Casos de sucesso no varejo determinado pela logística Chegamos à conclusão que a logística é fator de sucesso para um comércio que tem como objetivo principal o bom atendimento a um preço mais baixo. Porém, como isso pode ser determinante para um estabelecimento se destacar perante os demais, primeiramente vamos aperfeiçoar nosso entendimento de como a logística pode agregar valor a um produto que um estabelecimento vende. Imagine que o seu sonho de consumo é ter uma sala que seja um verdadeiro cinema, ou seja, ter uma TV de LED de 62’ Full HD com Home Theater de alta fidelidade de som. Pense que este seu sonho custe em média R$13.000 (treze mil reais). Você resolve juntar dinheiro para comprar à vista, a fim de economizar e não pagar juros. Depois de dois anos de muito trabalho consegue, então, juntar a quantia. Sai à procura de uma loja para fechar negócio, se depara com uma que está em promoção e que seu sonho sairá por R$11.500 (onze mil e quinhentos reais), porém tem uma condição, esperar 30 dias para que o produto seja entregue na sua casa. Insatisfeito com o prazo de entrega, afinal foi uma espera de dois anos juntando as economias para que esse dia chegasse e a disposição para esperar mais trinta dias é pouca, busca outra loja. Entrando na segunda loja o vendedor garante a instalação para o mesmo dia e que a noite você terá sua sala-cinema montada, porém o produto custará R$13.500 (treze mil e quinhentos reais), e isso significa quinhentos reais a mais do que estava disposto a pagar, e dois mil reais a mais do que a 5 primeira loja. Por se tratar de sonho é muito provável que neste momento você feche negócio com a segunda loja, isso porque além de seu desejo pelos produtos, desejas o menor prazo. E a segunda loja somente possui menor prazo de entrega porque tem os produtos em estoque o que nos mostra que a segunda loja é logisticamente mais preparada que a primeira e venderá, em nosso exemplo, por conta disso. Percebe-se claramente como a logística pode conduzir o gerente, o proprietário a fazer boas vendas e estimular o consumidor a comprar neste ou naquele estabelecimento. Realmente a logística é ferramenta fundamental para o comércio! Agregar valor Fazer com que o consumidor esteja disposto a pagar mais do que a mercadoria realmente vale. *** TV de LED 62’’ Full HD Televisor que usa tecnologia de LED para gerar imagens de alta definição em uma tela que tem o tamanho de 62 polegadas. *** Home Theater Aparelho sonoro que dá mais realidade ao som gerado pelo televisor. 1.8. A base da logística Nesta aula, você não só aprenderá que a logística possui atividades bases como também verá cada atividade. Ao final desta aula, você será capaz de compreender cada atividade que dá suporte a cadeia logística. 1.8.1.1. Atividades base da logística A logística é composta por diversas atividades. Começaremos estudando, na aula de hoje, as atividades primárias. E as atividades de apoio à logística, veremos em uma oportunidade mais adiante. As atividades primárias da logística são: • Transportes; • Manutenção de estoques; • Processamento de pedidos. As três atividades são consideradas bases da logística ou porque contribuem com a maior parcela do custo total da logística, ou elas são essenciais para a coordenação e o cumprimento da tarefa logística. Estamos falando da representativa dessas atividades em relação ao que se gasta dentro de uma cadeia logística. Em valores aproximados podemos dizer que o item Transporte consome cerca de 45% a 50% de tudo que uma empresa gasta com logística. É importante ressaltar neste momento que isto não é uma fatia de tudo que a empresa gasta, e sim do que ela gasta com logística, certo? 1.9. A relação entre as atividades primárias Segundo Ronald Ballou, importante autor de livros na área de logística, as três atividades primárias da logística podem ser colocadas em perspectiva notando-se sua importância naquilo que pode ser chamado de ―ciclo crítico de atividades logísticas.‖ O tempo requerido para um cliente receber um pedido depende do tempo necessário para entregar o pedido. Lembrando sempre que o principal objetivo é prover no tempo correto e de forma íntegra a mercadoria ao cliente, observando a otimização de serviços visando à redução de custos e melhoria nos serviços. 1.9.1. Atividades de aprendizagem Escolha uma empresa onde você tem acesso e pesquise entre os funcionários qual a importância de cada uma das três atividades (transporte, manutenção de estoque e processamento de pedidos) para aquela empresa. 6 1.10. Logística não é transporte: Por que alguns confundem? Um erro muito comum entre as pessoas leigas em logística é confundir essa importante ferramenta com o processo de movimentação de materiais, ou seja, elas confundem com transporte. Infelizmente, esse equívoco está diretamente relacionado ao fato de que quando o assunto logística veio com força no mercado brasileiro muitos proprietários de transportadoras acharam o nome mais comercial e começaram as trocas nas suas pinturas no caminhão. Eles retiraram o nome Transportadora, e de forma errada, colocaram Logística. 1.10.1. Atividades de apoio à logística Vimos em aulas anteriores que a logística tem como base as atividades primárias. Vamos recordá-las: • Transporte – é a atividade de movimentação de materiais, sendo dentro da própria empresa ou entre regiões diferentes. • Processamento de Pedidos – é a atividade com um custo relativamente baixo, porém de grande importância, pois mantém os processos logísticos abastecido de informações necessárias para o planejamento. Manutenção de Estoques – refere-se a todas as atividades necessárias para que um estoque funcione. A manutenção de estoque agrega valor de tempo para o produto e mantém disponíveis os materiais e produtos necessários. Agora que relembramos as atividades primárias chegou a hora de conhecer quais são as atividades que apóiam cada uma delas. Apesar de serem conhecidas como atividades de apoio ou atividades secundárias, a importância delas é muito grande, pois dão total e completo suporte para que as atividades primárias possam acontecer de forma mais tranqüila. Essas atividades contribuem para a disponibilidade e a condição física de bens e serviços e para que os processos fluam de formasatisfatória. Nesta aula conheceremos as atividades que dão suporte à logística e de que forma elas se organizam em uma empresa. Ao final desta aula, você será capaz de compreender melhor como analisar uma cadeia logística completa e quais as atividades que a envolvem. 1.11. Transporte e logística O transporte, na verdade, é uma importante atividade dentro da logística. Na aula passada, vimos inclusive que transporte é considerado atividade primária. Ele consiste basicamente na movimentação de mercadorias, não somente de uma região para outra, mas também dentro da empresa. Se você necessita levar uma mercadoria de um estoque para outro dentro da filial da mesma empresa, essa movimentação é considerada transporte e inclusive quando é feito o levantamento de custos entra como custo de transporte. O item transporte é fundamental para o funcionamento de qualquer empresa em qualquer parte de mundo. E mesmo que a empresa não use esse serviço de forma direta, ela o usa de forma indireta. Como assim? Imagine que você trabalha em uma panificadora. E se é você mesmo quem compra os produtos para produzir os pães, então é você que está fazendo o serviço Nesta aula aprenderemos que a logística, como várias pessoas acreditam, não é transporte, pelo contrário é uma ferramenta que está muito além dessa importante atividade. Basicamente esses são os principais modais de transporte, comumente utilizados para transporte entre regiões diferentes. Essa observação é importante à medida que é considerado transporte qualquer movimentação de carga. Um elevador, uma esteira elétrica é considerada transporte, porém nenhum deles se enquadra nos principais modais. No Brasil, o principal modal utilizado é o rodoviário que se utiliza de carros, carretas e caminhões para o transporte. De todos os modais é o que apresenta maior flexibilidade, uma vez que com ele chegamos a vários pontos da cidade, do estado e do país. Outro modal amplamente utilizado é o ferroviário. Infelizmente em nosso país é pouco utilizado concentrando as maiores operações nas regiões Sul e Sudeste. Este modal utiliza-se de trens para o transporte de cargas, e tem uma capacidade extremamente maior de locomoção 7 do que o transporte rodoviário, uma operação com esse tipo de transporte costuma ser mais barato do que o rodoviário. O modal hidroviário tem importância muito grande no que diz respeito a transporte de cargas entre diferentes países. Dentro da classificação deste modal temos o transporte marítimo feito por navios no mar, o fluvial feito por navios ou balsas em rios, e o lacustre feito por navios ou balsas em lagos. É amplamente usado em operações de comércio exterior. O modal dutoviário é o menos comum entre todos. Ele é feito através de dutos. Podem se apresentar como oleoduto usado para o transporte de óleos e derivados de petróleo; o gasoduto usado para o transporte de gás; o aqueduto utilizado para o transporte de água e o mineroduto utilizado para o transporte de sólidos utilizando a força da água para tal, comum em mineradoras. O modal aéreo é importante no que diz respeito ao transporte entre países e regiões distantes, porém menos utilizado do que o modal hidroviário devido ao seu alto custo. De todos os modais, este é o mais eficiente, pois apresenta menor grau de avaria as mercadorias e maior velocidade entre todos. Por outro lado pagamos mais por essa eficiência, por ser também mais caro de se operar. 8 2.0. Entrada e Processamento de Pedidos O processamento de pedidos representa várias atividades incluídas no ciclo do pedido do cliente. Mais concretamente, as atividades são: a preparação, a transmissão, o recebimento e expedição do pedido e o relatório da situação do pedido. Dependendo do tipo do pedido estas atividades necessitam de um determinado tempo para serem completadas. Da preparação do pedido fazem parte todas as atividades relacionadas com a recolha de informações acerca dos produtos e serviços pretendidos e com a sua requisição formal de forma a serem adquiridos. O preenchimento de formulários, a determinação da disponibilidade de estoque e a transmissão de um pedido a um encarregado de vendas podem também fazer parte da preparação do pedido. Com o desenvolvimento da tecnologia, estas atividades estão muito facilitadas, atualmente. Existem várias ferramentas que são uma grande ajuda tais como: os códigos de barra, que nos dão a descrição dos produtos pretendidos, tais como, o seu tamanho e quantidade; os sites dos fornecedores com informação acerca dos seus produtos ou até a possibilidade de fazer as encomendas online; ou os computadores das empresas, que através do intercâmbio eletrônico de dados, já geram pedidos diretamente para evitar as faltas de stock. Estas tecnologias vão aos poucos eliminando várias tarefas, que no passado tinham de ser feitas manualmente, tornando o tempo de preparação do pedido mais curto, reduzindo também o tempo de ciclo do pedido do cliente (Ballou, p. 122-123). 2.1. Transmissão do Pedido Quando o pedido já foi efetuado, a primeira atividade a efetuar no ciclo de processamento é a transmissão de informações. Esta atividade passa por transmitir os documentos do ponto de origem para o fornecedor. Esta transmissão pode ser realizada manualmente, ou seja por serviço postal ou entregue por funcionários; ou eletronicamente, o método mais utilizado atualmente, através da internet, máquinas de fax, comunicações de satélite ou EDI, que é uma ligação eletrônica exclusiva entre os computadores dos compradores e dos vendedores. O tempo para a transmissão de informações varia conforme o método utilizado, sendo a transmissão via postal o método mais lento e o intercâmbio eletrônico o método mais rápido. As características de desempenho que têm de ser pesadas para a escolha do método a utilizar são a rapidez, a confiabilidade e a precisão, que devem ser comparadas com o seu preço, sendo a relação entre o desempenho e as receitas o maior desafio. Uma grande dúvida que existe atualmente é qual será o melhor método a utilizar entre o EDI e a internet. Se por um lado o EDI é o método mais seguro, pois não há risco de fuga de informações, é muito mais dispendioso do que a internet. Atualmente, ainda há uma grande quantidade de empresas a utilizar o E D I, mas com o aperfeiçoamento e aumento da segurança da internet prevê-se que no futuro as informações via E D I e internet se tornem numa só, ou seja, não diferenciáveis (Ballou, p. 123) 2.2. O Recebimento dos Pedidos Antes de se poder atender os pedidos, existem várias tarefas que têm de ser realizadas ao receber o pedido, são elas: verificar a exatidão das informações contidas, tais como, a descrição, a quantidade e o preço dos itens; conferir se há existências dos itens encomendados; preparar os documentos necessários para o pedido; verificar a situação de crédito do cliente; transcrever as informações do pedido à medida das necessidades; e fazer a faturação. Estas tarefas são indispensáveis e podem ainda surgir outras adicionais de preparação, antes do pedido ficar pronto. Já existem sistemas automatizados para realizar estas tarefas. Os avanços tecnológicos assumem grande importância no recebimento de pedidos, sendo que os códigos de barras são os que maiores benefícios trazem para estas atividades. Estima- se que os códigos de barras podem reduzir em bilhões de dólares o total de gastos das 9 empresas, pois melhoram significativamente as cadeias de suprimentos. A indústria da saúde é um bom exemplo, pois o uso de códigos de barras nos suprimentos médicos podem reduzir de forma drástica os custos de suprimento. O recebimentode pedidos também sofreu uma grande mudança com a utilização de computadores, que substituem a contagem de existências manualmente e as ações de transcrição. Desta forma, os templos de ciclo dos pedidos são hoje muito mais reduzidos do que à alguns anos atrás. A distribuição de tarefas no atendimento de pedidos, a colheita dos pedidos, os seus limites de tamanho e o seu momento de entrada afetam o tempo de ciclo, ou seja, se uma equipe de vendas se se organizar e realizar várias tarefas ao mesmo tempo, vão conseguir reduzir o tempo de ciclo do pedido. Também pode ser imposto um volume mínimo de pedidos aceites, o que reduz os custos nos transportes. Juntando vários pedidos paralelos que vão para a mesma região, pode ser criada uma rota de transportes eficiente que vai reduzir substancialmente os custos (Ballou, p. 123-125). 2.3. Atendimento dos Pedidos O atendimento pretende realizar as seguintes tarefas: adquirir os itens mediante retirada das existências, produção e compra; embalar os itens para embarque; programar o embarque das entregas; e preparar a documentação para o embarque. Algumas destas atividades podem ser realizadas paralelamente às do recebimento de pedidos, reduzindo assim o tempo de ciclo. As prioridades de atendimento que são estabelecidas têm influência no tempo total de processamento. Nem todas as empresas definem regras para a entrada e processamento de pedidos, o que gera atrasos significativos nos pedidos dos cientes. A definição de prioridades de atendimento evitam que os atrasos se dêem relativamente aos pedidos dos clientes mais importantes. Algumas regras de priorização: Primeiro a ser recebido, primeiro a ser processado; O pedido de menor tempo de processamento; Os pedidos com ordem de prioridade especificada; Primeiro os pedidos menores e menos complexos; Os pedidos com menor prazo de entrega; Os pedidos com menos tempo até à data de entrega. A escolha das regras de prioridade tem haver com os critérios de justiça para os clientes. O processamento dos pedidos, independentemente de ser a partir de existências ou pela produção, é somado ao tempo de ciclo do pedido na mesma proporção do tempo de colheita, embalamento e produção. Quando não há existências para satisfazer um pedido, ocorre o parcelamento do embarque. A probabilidade de ocorrer parcelamento é relativamente elevada, mesmo com níveis de existências elevados, pois a probabilidade de o pedido não estar disponível nas existências é igual à multiplicação da probabilidade de cada item. Logo o tempo de processamento do pedido poderá ser maior do que o esperado. Para evitar entregas parciais e grandes demoras na informação sobre a situação dos pedidos, deve-se reter o pedido até à reposição dos itens em falta. Evidentemente, isto não é uma boa opção do ponto de vista do cliente, portanto tem de ser uma opção ponderada entre os custos de informação e transporte e o benefício da manutenção do nível dos serviços. Esta decisão requer procedimentos de processamento sofisticados (Ballou, p. 125). 2.4. Relatório da Situação do Pedido A última atividade do processamento de pedidos pretende manter os clientes informados acerca de quaisquer atrasos que possam ocorrer. As etapas deste processo são o acompanhamento e localização dos pedidos ao longo de todo o seu ciclo; e a comunicação ao cliente da localização do pedido e a previsão da data da sua entrega. Esta atividade não tem influência no tempo de ciclo do processamento do pedido porque é feita paralelamente às outras atividades. 10 A tecnologia tem grande influência no acompanhamento da situação dos pedidos. Por exemplo, as empresas de transporte de encomendas conseguem informar os seus clientes da localização dos produtos que transportam através de códigos de barra com leitura a laser e uma rede mundial de computadores e software projetado de propósito para estas empresas, que é aperfeiçoado constantemente. Estes sistemas de informação conseguem identificar quem recebeu determinada encomenda, assim como a sua localização física e temporal (Ballou, p. 125-126). O relatório de andamento pode não diminuir o tempo total de ciclo do pedido, mas pode ser importante elemento do composto de serviços oferecidos ao cliente. 2.4.1. Exemplo de processamento de um Pedido Industrial Os processamentos de pedidos são feitos nas mais variadas situações. Neste exemplo, irá ser abordado um pedido industrial. Uma parte destas atividades pode ser automatizada, no entanto a maioria é feita manualmente. Um fabricante, mais concretamente a Samson-Packard Company produz mangueiras, válvulas e conectores para uso industrial de acordo com as especificações do cliente, processa 50 pedidos por dia, tem um tempo de ciclo total entre 15 e 25 dias e um tempo de ciclo de processamento entre 4 e 8 dias. O seu sistema de processamento de pedidos foi projetado da seguinte forma: Os pedidos do cliente são remetidos via postal ou eletrônica para a sede da empresa pelo vendedor ou diretamente pelo cliente. Os pedidos não são feitos pela internet porque os clientes têm receio que os detalhes de encomenda sejam vistos pela concorrência. Em alguns casos, poucos, na verdade, é usado o sistema EDI. Quando a sede recebe um pedido, este é transcrito resumidamente por um funcionário para um formulário. Os pedidos são encaminhados diariamente para o gerente de vendas. O gerente de vendas analisa os pedidos e redige instruções para os pedidos dos clientes com necessidades diferenciadas. Os pedidos são enviados para os funcionários encarregues de preparar as encomendas, que os transcrevem para os formulários da empresa. Os pedidos são enviados para o departamento de contabilidade, onde se analisam os créditos, passando de seguida para o departamento de vendas para conferir os preços. O departamento de dados codifica as informações dos pedidos no computador para serem transmitidas à fabrica, que faz uma verificação geral do pedido. O representante do serviço ao cliente confere o pedido, transmitindo-o à fábrica adequada. Uma notificação é enviada ao cliente por Email conferindo o recebimento do pedido (Ballou, p. 125-127). 2.5. Processamento de Pedidos e Tecnologia de Informação Como já vimos, a tecnologia da informação dá suporte a uma atividade básica e primária da logística que é o processamento de pedidos. O que não podemos confundir é esta atividade com fornecedores ou com setor de compras e vendas. Quando se fala em processamento de pedidos, refere-se a pedidos de um fornecedor, ou de setor de compras de uma determinada empresa, ou pode ainda ser pedidos vindos entre os setores da própria empresa. Outra confusão que precisa ser esclarecida é em relação à tecnologia da informação (TI). Quando se fala em TI, muitas pessoas relacionam a sistemas de computadores, controle automático, código de barras e etc. Na verdade, TI refere-se a qualquer coisa que se utiliza para controlar e obter as informações. Por exemplo, uma pessoa que controla o que entra e sai do estoque em uma prancheta e um papel e no fim do dia preenche uma ficha informando tudo que ocorreu ao longo daquele dia, é considerado um sistema de informação, que pode até ser eficiente dependendo do tamanho do negócio. Então, tecnologia da informação é o conhecimento aplicado para controle e obtenção de dados. Mas obviamente que hoje em dia as empresas já tenham isso informatizado. 11 Resumindo, a tecnologia da informação é a base para um sistema de informação confiável, e quando falamos desses dois pontos estamos, principalmente, nos referindo à atividade primária de processamentos de pedido. Apesar de ter um custo muitobaixo em relação as demais atividades primárias da logística sua importância é igualmente compartilhada com o transporte e o estoque, uma vez que pode representar o fracasso de uma operação ou o sucesso absoluto. 12 3.0. Política de Estoques A Política de Estoques é um tema estratégico em uma organização, muitas vezes negligenciado, esquecido ou menosprezado. Uma boa Política de Estoques numa indústria deverá envolver o produto acabado, a matéria-prima, e o estoque em fornecedor, e diz respeito aos volumes mínimos de estoque. Em síntese, elaborar uma política de estoques significa dizer que estamos concordando, área Industrial, área Comercial e área Financeira um nível de estoque mínimo (ou de segurança), para cada tipo de ítem (A, B e C). 3.1. Mas o que é uma política de estoque? As empresas geralmente estão envolvidas em um dilema: quanto à empresa deverá estocar? O departamento de vendas deseja um estoque elevado para atender melhor o cliente e a área de produção prefere também trabalhar com uma maior margem de segurança de estoque. Em contrapartida, o departamento financeiro quer estoques reduzidos para diminuir o capital investido e melhorar seu fluxo de caixa. Que dilema! Como resolver a questão do volume de estoque? A melhor saída para isso é criar uma boa política de estoques, para que os interesses da empresa sejam atendidos e os clientes também fiquem satisfeitos. A política de estoques deve ser definida pela administração central da empresa, que deverá repassar ao Departamento de Controle de Estoques o programa de metas e objetivos a serem atingidos. Este procedimento visa estabelecer certos padrões que sirvam de guias aos programadores e controladores e também de critérios para medir o desempenho do departamento de gestão de estoques. O planejamento é um dos principais instrumentos para o estabelecimento de uma política de estoque eficiente. Para isso, a empresa deverá acompanhar sistematicamente: a) os itens em estoque, verificando lucratividade e posicionamento da empresa no mercado; b) o recebimento e a correta armazenagem das mercadorias; c) inventários periódicos para avaliação das quantidades e do estado das mercadorias estocadas; d) o tempo de reposição de cada mercadoria; e) qual é o melhor mix de produtos; f) qual é o giro de mercadorias ideal para os principais produtos do estoque. Toda empresa deve definir as quantidades corretas de cada mercadoria/item que deve estar no estoque em um determinado período de tempo, para que a empresa não sofra nenhum prejuízo. Para fazer esse dimensionamento do estoque existem três instruções básicas: • Os produtos devem ser estocados o menor tempo possível, fato que reduz custo de manutenção e indica que o investimento feito pela empresa na compra destes produtos retornou rapidamente. • O custo de manutenção dos estoques aumenta na proporção de sua dimensão. Isso quer dizer que quanto maior a quantidade de mercadoria estocada, maior será o espaço físico necessário para guardá-la, maior o número de funcionários necessários e maiores os gastos para controle. • Sem um adequado planejamento e uma eficiente política de estoques, a empresa fica a mercê da sorte, podendo sofrer grandes prejuízos. Um bom modelo de estabelecimento de políticas de estoque é aquele que proporciona o menor estoque possível, com a ressalva dos casos em que estoque é fonte de lucro, e, ao mesmo tempo, oferece o melhor nível de atendimento aos clientes. Este modelo deve levar em consideração três fatores: • O item é de reposição fácil/rápida pelo mercado fornecedor ou pela produção? 13 • O item tem possibilidade de ter sua demanda calculada com precisão? • O item é estrategicamente importante para as operações da empresa? Não haverá fórmula matemática que proporcione cálculos exatos do estoque de segurança e do lote de compra ou produção que possa ser inserida nos programas de computador para levar em consideração as perguntas acima e transformá-las em parâmetros de suprimento para os estoques. A sugestão, então, é que o administrador dos estoques utilize uma matriz. 3.2. Matriz para determinar políticas de gestão dos estoques Ao analisar cada um dos itens ou categorias de materiais/produtos de um determinado conjunto de itens de uma empresa, podem ser identificados itens que serão classificados como 1.1.1 estes serão os itens de maior grau de dificuldade de gestão, até os itens de classificação 3.3.3, que serão aqueles com menor grau de dificuldade. Dado que uma política de gestão de estoque é formulada, primordialmente, por quantidades de estoque de segurança (ES) e quantidades de lote de encomenda (LE), o planejador de estoques deverá estabelecer, de acordo com as três características da matriz do item em análise, as quantidades a serem adotadas nos parâmetros de ES e LE do sistema. Tais quantidades poderão ser em número de unidades do item ou em número de dias de demanda, se esta demanda puder ser calculada com exatidão pelo software utilizado. Esta matriz poderá ser estendida horizontal ou verticalmente, dependendo da complexidade dos itens cujas políticas de segurança e lote se esteja analisando. Algumas considerações devem ser feitas sobre a utilização desta matriz: 3.3. Dificuldade de suprimento pelo mercado fornecedor Fundamentalmente, as dificuldades de suprimento pelo mercado fornecedor podem ser analisadas sob quatro aspectos; • Elevado ou incerto tempo de reposição; quando o mercado fornecedor ou o fornecedor com o qual a empresa mantém relacionamento não consegue estabelecer um tempo de reposição rápido, ou seu atendimento é muito irregular em termos de prazo de entrega. • Incerteza na qualidade do material fornecido; da mesma forma, se o atendimento é irregular em termos de qualidade, estando às entregas sujeitas a devoluções por problemas de qualidade. • Modelo de compra/reposição utilizado não eficiente: Este é o caso típico de organizações estatais que estão sujeitas as normas restritivas de utilização de conceitos de compra em aberto, quando poderiam utilizar forma mais ampla a sistemática de concorrências e adjudicação pelo modelo de registro de preços, que facilita a utilização de contratos de fornecimento de longo prazo. Para as empresas privadas que ainda não utilizam as compras em aberto, enfatiza-se a necessidade de iniciar tal modelo de reposição, de maneira a poder solicitar parcelas de entrega em pequenos intervalos de tempo. • Relacionamento de baixo nível com fornecedores: Nos últimos anos com a evolução do conceito de SCM – supply chain management, traduzido em gerenciamento da cadeia de suprimentos, os relacionamentos com fornecedores tem tido uma evolução no sentido de reais parcerias de negócio.O gerenciamento da cadeia de suprimentos compreende o planejamento e o gerenciamento de todas as atividades envolvidas no encontro de fontes de suprimento e compras, conversão (produção), e todas as atividades de gestão logística. De maneira importante, também inclui a coordenação e colaboração entre os parceiros do canal, que podem ser fornecedores, intermediários, provedores de serviços e clientes. Em essência, Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos integra o gerenciamento do suprimento e da demanda dentro e através das empresas. Conforme dito acima, a nova forma de relacionamento com fornecedores é a de coordenação, que implica em sincronizar esforços de planejamento e atendimento das demandas, e de colaboração, que implica em relacionamentos objetivando os ganhos de longo 14 prazo ao longo da cadeia de suprimentos através do atendimento sem falhas e de custos cada dia menores.3.4. Dificuldade de suprimento pela produção interna Se o item que se quer parametrizar é um item produzido internamente, deve-se investigar o motivo pelo qual existe a dificuldade de suprimento e tomar todas as medidas que atenuem as dificuldades. Se o problema é de tempo ou custo de iniciar um lote de produção, devem ser relacionados os motivos daquele incremento de tempo ou custo para que a engenharia de métodos e processos encontre os equipamentos, dispositivos ou processos que minimizem tais fatores de desperdício. Se o problema é de intervalos entre programações de produção (programação mensal, por exemplo), devem ser tomadas às medidas necessárias, em termos de sistema e práticas de planejamento e controle de produção, que permitam que os intervalos das programações da produção sejam, no máximo, semanais. Quanto menor o intervalo de tempo entre os programas de produção, menor o número de reprogramações e melhor o atendimento da demanda, com menores estoques. 3.5. Possibilidade de erro no cálculo da demanda do item Este fator que afeta o estoque de segurança de um item é um assunto muitas vezes negligenciado pelos gestores de estoques. Ao estabelecermos a política de estoques de um item, temos que estudar sua demanda e verificar suas características de regularidade, tendência, sazonalidade, etc. Quanto melhor os modelos de previsão de demanda conseguirem prever a demanda futura, menor estoque de segurança vamos necessitar, para cobrir as variações entre a demanda prevista e a real. Uma das técnicas em uso, atualmente, é o VMI – vendor managed inventory, estoque gerenciado pelo fornecedor, em que são estabelecidas políticas de gestão para os itens atendidos por determinado fornecedor e este, com base nos sistemas informatizados, toma conhecimento em tempo real, da evolução da demanda ou dos estoques do cliente e, automaticamente, sem necessidade de pedidos ou autorizações de entrega, providencia a reposição das mercadorias para que os estoques sejam mantidos em níveis confortáveis. 3.6. Possibilidade de graves prejuízos com a falta do item Neste aspecto de julgamento do planejador de estoques, devem ser levados em consideração: • Se o item faltar, qual o nível de prejuízo ou conflito que pode causar com os clientes? • Se o item faltar, qual o prejuízo que pode causar às operações da empresa? De acordo com as respostas a estes dois quesitos, o planejador deverá estabelecer o nível de estoque de segurança que deve ser mantido para o item. A redução ou eliminação do estoque de segurança sem afetar o atendimento ao cliente é o grande objetivo de gestão do planejador de estoques. A boa gestão da cadeia de suprimentos através das metodologias de planejamento cooperativo da demanda e reposição – CPFR e dos estoques gerenciados pelos próprios fornecedores – VMI, assim como os esforços para aumentar a flexibilidade da produção através de práticas e equipamentos que reduzam os custos e tempos de troca de produtos na linha de produção, são os grandes direcionadores da gestão de estoques. Você deve ter observado no decorrer de nossa explanação que o estoque de sua empresa não pode ser gerenciado de forma única. Devem-se respeitar as características dos produtos e principalmente a facilidade de sua aquisição no mercado. 15 3.7. O que é estoque? É qualquer quantidade de material armazenada para uso futuro, conforme a atividade empresarial, como segue: • indústria - matéria-prima, materiais auxiliares e produtos acabados; • comércio - mercadorias para revenda; • serviços - materiais necessários à realização dos serviços. Ou ainda, estoque: Em administração, estoque (português brasileiro) ou existências (português europeu) , refere-se às mercadorias, produtos (finais ou inacabados) ou outros elementos na posse de um agente econômico. É usado sobretudo no domínio da logística e da contabilidade. A gestão de estoques é um conceito que está presente em todo o tipo de empresas, assim como na vida cotidiana das pessoas. Desde o início da sua história que a humanidade tem usado estoques de variados recursos, de modo a suportar o seu desenvolvimento e sobrevivência, tais como ferramentas e alimentos. No meio empresarial, se por um lado o excesso de estoques representa custos operacionais e de oportunidade do capital de No, por outro lado níveis baixos de estoque podem originar perdas de economias e custos elevados devido à falta de produtos. Regra geral, não é tarefa fácil encontrar o ponto ótimo neste trade-off. O alastrar do número de SKU's (Stock Keeping Units), o aumento diferenciação de produtos, assim como da competição global, têm dificultado ainda mais essa tarefa. 3.8. Vantagens de constituir estoques Os fatores mais relevantes que levam as organizações a constituir estoques são: Podem-se constituir estoques com uma finalidade especulativa, comprando-se os mesmos a baixos preços para vendê-los a preços altos; Para assegurar o consumo regular de um produto em caso de a sua produção ser irregular; Geralmente, na compra de grandes quantidades beneficia-se de uma redução do preço unitário; Não sendo prático o transporte de produtos em pequenas quantidades, opta-se por encher os veículos de transporte no intuito de economizar nos custos de transporte; A existência de estoque pode-se justificar apenas pela legítima preocupação em fazer face às variações de consumo; Para prevenção contra atrasos nas entregas, provocados por avarias durante a produção, greves laborais, problemas no transporte, etc.; Armazenamento de produtos, se a produção for superior ao consumo, em alturas de crise poderá contribuir para evitar tensões sociais; Beneficia-se da existência de estoques, quando este evita o incômodo de se fazer entregas ou compras muito frequentes. Em resumo, devido ao fato das operações entre entregas e utilizações se efetuarem a cadências diferentes, pode-se dizer que os estoques servem de reguladores, entre esses dois processos. 3.9. Desvantagens na constituição de estoques Os principais inconvenientes na constituição de estoques são: Fragilidade de certos produtos, que não possuem condições de serem mantidos estocados ou poderão ser mantidos em períodos muito curtos; Custo de posse traduzido no fato de existir material não vendido que vai acabar por mobilizar capital sem acrescentar valor; A ruptura apresenta-se como um enorme inconveniente, visto que a ocorrência desta irá provocar vendas perdidas e em casos extremos poderá levar à perda de clientes. 16 3.10. Custos de estoques A armazenagem de materiais compreende dois tipos de custos: Custos variáveis; Custos fixos. Nos custos variáveis relacionados com os estoques, temos: custos de operação e manutenção dos equipamentos, manutenção dos estoques, materiais operacionais e instalações, obsolescência e deterioração e custos de perdas. Nos custos fixos, temos: equipamentos de armazenagem e manutenção, seguros, benefícios a funcionários e folha de pagamentos e utilização do imóvel e mobiliário. Quando a empresa mantém estoques que não são necessários, ocorre um desaproveitamento de estoque, o que vai significar uma perda de espaço físico assim como perdas de investimento. Quando existe a consciência que os estoques geram desperdício e quando se identificam as razões que indicam a necessidade de estoques, o propósito é usá-las de uma forma eficiente (Palmisano et al, 2004, p. 51). Em relação aos custos associados à gestão de estoques, estes podem ser separados em três áreas principais (Garcia et al., 2006, p. 14): Custos de manutenção de estoques; Custos depedido; Custos de falta. 3.10.1. Custos de manutenção de estoques: São custos proporcionais a quantidade armazenada e ao tempo que esta fica em estoque. Um dos custos mais importante é o custo de oportunidade do capital. Este representa a perda de receitas por ter o capital investido em estoques em vez de o ter investido noutra atividade econômica. Uma interpretação comum é considerar o custo de manutenção de estoque de um produto como uma pequena parte do seu valor unitário (Garcia et all., 2006, p. 15). 3.10.2. Custo de pedido: São custos referentes a uma nova encomenda, podendo esses custos ser tanto variáveis como fixos. Os custos fixos associados a um pedido são, o envio da encomenda, receber essa mesma encomenda e inspeção. O exemplo principal de custo variável é o preço unitário de compra dos artigos encomendados (Garcia et al., 2006, p. 15). 3.10.3. Custos de falta: São custos derivados de quando não existe estoque suficiente para satisfazer a procura dos clientes em um dado período de tempo. Como exemplo, temos: pagamento de multas contratuais, perdas de venda, deterioração de imagem da empresa, perda de market share, e utilização de planos de contingência (Garcia et al., 2006, p. 16). 3.11. Classificação dos estoques Existem diversas classificações dos estoques. De acordo com a natureza dos produtos fabricados, das atividades da empresa, os estoques recebem diferentes classificações (Filho, 2006, p. 62). Do ponto de vista do processo produtivo numa empresa industrial, podemos ter: 3.11.1. Estoque de produtos em processo: Este tipo de estoques baseia-se essencialmente em todos os artigos solicitados necessários à fabricação ou montagem do produto final, que se encontram nas várias fases de produção (Filho, 2006, p. 63). 17 3.11.2. Estoque de matéria-prima e materiais auxiliares: Nestes estoques encontramos materiais secundários, como componentes que irão integrar o produto final. São usualmente compostos por materiais brutos destinados à transformação (Filho, 2006, p. 62). 3.11.3. Estoque operacional: É um tipo de estoque destinado a evitar possíveis interrupções na produção por defeito ou quebra de algum equipamento. É constituído por lubrificantes ou quaisquer materiais destinados a manutenção, substituição ou reparos tais como componentes ou peças sobressalentes (Filho, 2006, p. 63). 3.11.4. Estoque de produtos acabados: É o estoque composto pelo produto que teve seu processo de fabricação finalizado. Em empresas comerciais é chamado de estoque de mercadorias. Usualmente são materiais que se encontram em depósitos próprios para expedição. São formados por materiais ou produtos em condições de serem vendidos (Filho, 2006, p. 63). 3.11.5. Estoque de materiais administrativos: É formado de materiais destinados ao desenvolvimento das atividades da empresa e utilizados nas áreas administrativas da mesmas, tais como, impressos, papel, formulários, etc. (Filho, 2006, p. 63). Do ponto de vista administrativo - Podemos ainda destacar com grande importância para a administração: 3.12. Estoque de segurança ou mínimo: São as quantidades guardadas para garantir o andamento do processo produtivo caso ocorram aumento na demanda do item por parte do processo ou atraso no abastecimento futuro (Cabral, 1998, p. 265). Os estoques de segurança impedem que ocorram problemas inesperados em alguma fase produtiva interrompendo as atividades sucessivas de atendimento da demanda. A existência de estoques de segurança em uma unidade fabril, evita que o processo produtivo pare em caso de uma avaria, alimentando as máquinas subsequentes durante a reparação. São ainda utilizados para salvaguardar uma empresa de incertezas nas suas operações logísticas. Lead- times (tempo entre colocar e receber um pedido), procura dos clientes, e quantidades recebidas são exemplos de fatores que podem apresentar variações não esperadas (Garcia et al., 2006, p. 14). 3.13. Critérios de avaliação de estoques De modo a avaliar os estoques, podemos considerar quatro critérios usualmente utilizados, sendo eles: PEPS (primeiro a entrar, primeiro a sair); UEPS (último a entrar, primeiro a sair); Preço médio ponderado. Custo Padrão (Standard Cost) 3.13.1. PEPS (primeiro a entrar, primeiro a sair); Este critério, também conhecido como FIFO (first-in, first-out) apura que os primeiros artigos que entrarem no estoque, vão ser aqueles que vão sair em primeiro lugar, deste modo o custo da matéria-prima deve ser considerado pelo valor de compra desses primeiros artigos (Ferreira, 2007, p. 33). Nesta maneira de agir, o estoque apresenta uma relação bastante expressiva com o custo de reposição, sendo esse estoque representado pelos preços pagos recentemente. Obviamente, 18 adotar este método faz com que o efeito da oscilação dos preços sobre os resultados seja expressivo, as saídas são confrontadas com os custos mais antigos, sendo esta uma das principais razões pelas quais alguns se mostram contrários a este método. 3.13.1.1. Vantagens do método As vantagens de utilização deste método são (Ferreira, 2007, p. 34): O movimento estabelecido para os materiais, de forma ordenada e contínua, simboliza uma condição necessária para um perfeito controle dos materiais, principalmente quando eles estão sujeitos a mudança de qualidade, decomposição, deterioração, etc.; O resultado conseguido reflete o custo real dos artigos específicos utilizados nas saídas; Os artigos utilizados são retirados do estoque e a baixa dos mesmos é dada de uma maneira sistemática e lógica. 3.13.2. UEPS Este critério, também conhecido como LIFO (last-in first-out) é um método de avaliar estoque bastante discutido. O custo do estoque é obtido como se as unidades mais recentes adicionadas ao estoque (últimas a entrar) fossem as primeiras unidades vendidas (saídas) (primeiro a sair). Pressupõe-se, deste modo, que o estoque final consiste nas unidades mais antigas e é avaliado ao custo das mesmas. Segue-se que, de acordo com o método UEPS, o custo dos artigos vendidos (saídas) tende a se refletir no custo dos artigos comprados mais recentemente (comprados ou produzidos). Também permite reduzir os lucros líquidos expostos (Ferreira, 2007, p. 35). Por serem debitadas contra a receita os custos mais recentes de compras, e não o custo total de reposição de todos os artigos utilizados, a aplicação deste método não obtém a realização do objetivo básico (Ferreira, 2007, p. 35). Esse método não é tão utilizado nas empresas, pois dependendo do ramo de atuação, a empresa poderá ter sérios prejuízos, por exemplo: Vendo produtos perecíveis, estes possuem validades, caso venda os produtos que chegaram por último, se algum dia chegar a tentar vender aqueles que foram adquiridos primeiramente, provavelmente os mesmos já estarão vencidos. 3.13.2.1. Vantagens do método As vantagens de utilização deste método são (Ferreira, 2007, p. 35): Procura determinar se a empresa apurou ou não de forma correta os seus custos correntes, face à sua receita corrente. De acordo com o este método, o estoque é avaliado em termos do nível de preço da época em que o UEPS foi introduzido. É uma forma de se custear os artigos consumidos de uma maneira realista e sistemática; Numa temporada de alta de preços, os preços maiores das compras mais recentes, são ajustados mais rapidamente às produções, reduzindo o lucro; O método tende a minimizar os lucros das operações, nas indústrias sujeitas a oscilações de preços. 3.13.3. Preço médio ponderado Este critério é usadoem empresas, em que os seus estoques tenham um controle permanente, e que a cada aquisição, o seu preço médio seja atualizado, pelo método do custo médio ponderado (Ferreira, 2007, p. 32). É o método utilizado nas empresas brasileiras para atendimento à legislação fiscal. Empresas multinacionais com operações no Brasil freqüentemente tem de avaliar o estoque segundo o método do custo padrão, para atender aos padrões da matriz, e também fazê-lo segundo o custo médio para atendimento à legislação brasileira. 19 3.13.4. Custo Padrão É o método de custeio preconizado pelo USGAAP (United States Generally Accepted Accounting Principles). Nele tanto as entradas de estoque quanto as saídas são apropriadas ao custo padrão estabelecido pela empresa, usualmente é aquele que foi utilizado na elaboração do planejamento orçamentário anual. Toda diferença entre o preço real de compra (decorrente de variações de preço) ou custo real de produção (decorrente de variações na produtividade) são apropriados nas contas de variação do preço de compra ou variação de manufatura, respectivamente. Essas contas são contas de resultado, de modo que qualquer variação afeta diretamente o resultado do mês em que ocorre, ainda que o material não tenha sido vendido. 20 4.0. Gestão de estoques A gestão de estoques é o principal critério de avaliação de eficiência do sistema de administração de materiais. A gestão de estoques abrange uma série de atividades, que vão desde a programação e planejamento das necessidades de materiais em estoque, até ao controlo das quantidades adquiridas, com a intenção de medir a sua localização, movimentação, utilização e armazenagem desses estoques de modo a responder com regularidade aos clientes em relação a preços, quantidades, e prazos (Filho, 2006, p. 63). A programação e planejamento são as atividades relativas à definição dos modelos necessários à utilização de técnicas estatísticas, aplicáveis às previsões de necessidades e à gestão de estoques da empresa, dentro de uma produção e programação de vendas previamente estabelecidas (Filho, 2006, p. 63). O controle é a etapa executiva responsável pela atualização e recolha, dos dados de movimentação que voltam a alimentar o processo de gestão de estoques, e que faz com algumas decisões sejam tomadas em função de uma série de parâmetros anteriormente estabelecidos (Filho, 2006, p. 63). A gestão de estoques é ainda, apesar da sua importância, extensão e complexidade, negligenciada em muitas empresas, sendo considerada como uma questão não estratégica e limitada à tomada de decisões em níveis organizacionais mais baixos. Por outro lado, outras empresas já perceberam como a gestão de estoques pode ser utilizada ao longo de toda a cadeia de suprimentos da qual fazem parte, e de todas as vantagens competitivas que isso pode vir a trazer (Garcia et al., 2006, p. 10). 4.1. Objetivos da gestão de Estoque De entre os principais objetivos da gestão e estoques (Filho, 2006, p. 61), temos: Eliminar estoque de materiais defeituosos, inoperacionais, ou em excesso; Manter à disposição dos utilizadores os artigos de material quando ocorrer a procura; Garantir o abastecimento constante de materiais necessários à empresa, pelo conhecimento dos dados necessários para as previsões de procura (consumo); Providenciar a reposição a um custo mínimo de aquisição e posse e controlar e conhecer os níveis de estoque existentes; Manter os investimentos em estoque no nível mais econômico possível, considerando as capacidades de armazenamento e as possibilidades financeiras. 4.2. Controles operacionais Controlar um estoque de alto giro é tão importante quanto ter produtos a serem vendidos. Não importa quanto tenha em estoque, mas sim o giro do seu estoque. O giro do estoque demonstra a rotatividade do mesmo, ou seja, quanto tempo cada item do estoque permanece na empresa antes de ser vendido. A Contabilidade de Custos tem como uma de suas funções, avaliar quantitativa e qualificadamente os valores em Estoque, demonstrando-os periodicamente nas Demonstrações financeiras. A Contabilidade Tributária traz dispositivos de avaliação de estoques, aceitando tanto a forma integrada com a contabilidade custos, como a forma simplificada baseada em inventários periódicos (devidamente escriturado no livro Registro de Inventários). 4.2.1. Observações gerais Em empresas comerciais ou de serviços (quando for o caso), os materiais no estoque de produtos acabados chamam-se mercadorias. Em empresas industriais, chamam-se produtos. A boa administração dos estoques é de vital importância para a saúde financeira das empresas, uma vez que grande parte do capital das empresas está nos materiais envolvidos na produção, sendo comum representarem 50% de todo o seu capital. Assim redução no 21 montante estocado se traduz na liberação de grande volume do capital necessário ao andamento do negócio como um todo. 4.3. O que é planejar o estoque? É prover todas as necessidades de materiais da empresa na quantidade certa e na hora certa (just-in-time). 4.4. O que significa controlar estoque? Saber ―o que‖, ―quando‖ e ―quanto‖ deve ser reposto no estoque, controlando o que sai e o que resta de material estocado. Esta informação deve estar disponível a qualquer momento do dia, sem que haja necessidade de contar ou medir fisicamente o estoque. Os principais motivos para que sua a empresa invista num controle de estoques eficiente são: Evitar desvios, perdas, validade (para produtos perecíveis) e roubo; Conhecer quais as necessidades de reposição; Identificar os itens que estão encalhados; Entender a influência do estoque nos custos dos produtos/serviços; Administrar as necessidades de capital de giro da empresa; Informar ―o que‖, ―quando‖ e ―quanto‖ comprar. 4.5. Procedimentos para gerenciar o seu estoque Conhecer os procedimentos de organização dos estoques pode ajudar a sua empresa a melhorar o gerenciamento sobre este ativo tão importante. Um bom gerenciamento fornece informações para reposição e redução de produtos armazenados, parados no estoque, entre outras providências necessárias no dia-a-dia. Com o gerenciamento correto, é possível aumentar a lucratividade da sua empresa, melhorar o fluxo de caixa, minimizar os espaços dos estoques, entre outros benefícios. Veja como iniciar: 4.5.1. Inventário dos estoques Faça um levantamento (relação) de todos os itens do estoque; Conte e registre toda a quantidade armazenada; Ordene os itens, começando pelos de maior valor monetário; Identifique o valor unitário e total dos estoques. 4.5.2. Previsões de vendas/consumo Calcule a média de vendas/consumo dos últimos meses; Multiplique a média pelo valor unitário e obtenha o valor mensal de cada item; Some todos os valores e terá o valor total de vendas/consumo do mês; Calcule o percentual de cada item, Dividindo o valor mensal pelo total do estoque. 4.6. Classificação ABC Esta é uma técnica importante de gestão de estoques e que identifica quais são os principais produtos/materiais que necessitam maior atenção. Classe Materiais Valor Definição A 10% 70% Itens de maior valor B 30% 20% Itens de médio valor C 60% 10% Itens de baixo valor Para os itens da classe A, deve-se: 22 • armazenar em posições que sejam mais estratégica nas prateleiras, de fácil colocação e retirada; • manter um controle rígido de entradas, saídas e saldos; • comprar somente o que for necessário e calculado; • manter estoque de segurança baixo; • negociar com os fornecedoresa garantia de entrega, mantendo os estoques baixos. Para os itens da classe B e C, pode-se: • manter um controle moderado, evitando a sua falta; • comprar quantidades maiores, pois baixos valores dos itens fazem com que despesas com frete e contatos com fornecedores tornem os custos elevados; • manter estoque de segurança maior. 4.7. Parâmetros de gestão de estoques a) Tempo de reposição é o prazo entre a emissão de ordens de compra e de atendimento, composto por: Prazo do pedido, dias necessários para que o pedido seja realizado; Prazo de entrega, dias necessários para o produto chegar à empresa; Prazo de recebimento, tempo ideal para conferir, etiquetar e utilizar a mercadoria; Margem de segurança, tolerância de atrasos, extravios etc. (normalmente três dias). b) Estoque mínimo é a quantidade mínima de mercadoria ou matéria-prima que a empresa deve manter em estoque. Fórmula: estoque mínimo = venda ou consumo médio x tempo de reposição c) Lote de reposição é a quantidade média mensal de produtos vendidos, dividido pela freqüência de compras de mercadoria ou matéria-prima. Para determinar os lotes de reposição é preciso ter cuidado com: custo do frete, tamanhos de lotes definidos pelos fornecedores, produtos frágeis que podem se deteriorar no estoque - datas de validade em relação ao consumo e compra de oportunidade. Fórmula: lote de reposição = consumo médio mensal ÷ freqüência de compra d) Estoque máximo é a quantidade máxima de uma mercadoria ou matéria-prima que a empresa deve estocar. É importante saber: o espaço disponível de seu almoxarifado, o custo financeiro do estoque, lotes que demandam muito tempo para serem consumidos, produtos que requerem cuidados especiais de armazenamento e produtos voláteis ou que tenham características modificadas com o tempo. Fórmula: estoque máximo = estoque mínimo + lote de reposição 4.8. Modelos de gestão de estoque a) Reposição contínua (ponto de pedido) é aquela em que se providencia a reposição dos estoques quando atinge o estoque mínimo, não importando o intervalo de tempo entre as reposições; b) Reposição periódica é aquela na qual é verificada, a um período fixo, a situação do estoque e, quando necessária, é providenciada sua complementação. Este período varia em função da classificação ABC dos produtos, conforme retratamos na edição anterior. 4.9. Análises de estoque a) Giro de estoque é o número de vezes, durante um período, em que o estoque foi renovado. Este período pode ser de um dia, uma semana ou um mês. Fórmula: giro de estoque = valor consumido no período ÷ valor de estoque médio no período b) Tempo de cobertura é o período em que o estoque médio será suficiente para cobrir a demanda média, ou seja, tempo que o produto leva para sair do estoque. Fórmula: cobertura (dias de estoque) = número de dias do período ÷ giro 23 4.10. A importância do estoque 4.10.1. Estoque e armazém Começaremos estabelecendo a diferença entre estoque e armazém. É importante entender essa diferença uma vez que serão expressões muito utilizadas no dia a dia do profissional da área de logística. O armazém é basicamente a estrutura que se utiliza para guardar os produtos ou mercadorias. O estoque é quanto de um determinado produto se tem guardado. Observe a expressão: Eu tenho guardado no armazém meus estoques de feijão e soja. Repare nessa expressão como armazém e estoque se diferem, um é o espaço físico e o outro é o que se tem estocado ali. É comum em empresas que um se torne sinônimo do outro. Muitas vezes um armazém guarda somente um tipo de mercadoria. Aí teremos um armazém que estoca arroz, por exemplo, Neste armazém posso afirmar que está meu estoque de arroz, acaba virando quase que a mesma coisa, porém não podemos esquecer-nos desta diferença básica. 4.11. Estoque na cadeia logística O estoque representa uma importante atividade na logística; representa uma parcela significativa do que se gasta em logística na empresa, essa ―fatia‖ de custo pode variar entre 40 a 50% dos custos e investimentos de logística de uma empresa. Se a empresa tem um estoque mal planejado ou com um controle deficitário, pode ter grandes prejuízos uma vez que é um dos processos logístico que mais exige investimento, pois parte do princípio que há a necessidade de uma estrutura para manter produtos disponíveis. Os estoques e armazéns de empresas podem ser próprios ou alugados. Hoje é comum termos empresas terceirizando este serviço ou mesmo alugando a estrutura. Se a empresa decide investir na compra de um armazém, ela terá um capital parado; e aí entramos em uma discussão financeira. Muitas vezes a empresa deve deixar de ganhar dinheiro e investir alto para manter sua própria estrutura. O que podemos observar é que o transporte agrega um valor geográfico, ou seja, um valor de lugar ao produto, pois é o responsável por levar o produto onde é necessário; e o estoque agrega valor tempo. Conforme Ronald Ballou, para agregar este valor dinâmico, o estoque deve ser posicionado próximo aos consumidores ou aos pontos de manufatura. Várias empresas notaram uma melhora significativa quanto aos serviços e preços depois da instalação de um armazém. Podemos citar como exemplo uma famosa rede de mercados francesa, instalada em Manaus. Enquanto não tinham um armazém que suportasse a capacidade de vendas da empresa, seus produtos iam de forma direta para o mercado, o que causava um aumento no valor do frete. Às vezes iam somente os produtos com necessidade. Ao instalar uma estrutura de estoques a empresa pode notar a possibilidade de redução do preço dos produtos, por conta da economia que estavam tendo com transporte e um melhor serviço. Agora dificilmente possuem mercadorias em falta. Resumindo: o estoque proporciona uma economia no que diz respeito ao transporte e mantém os produtos disponíveis para que possam proporcionar um valor agregado ao produto. Vimos que estoque é um dos processos logísticos mais caros e que podem ou não ser fator de entrada do produto do mercado. Uma vez que a empresa faça uma escolha errada de local, ou mesmo um controle ineficiente, a cadeia logística será mais cara, tornando o produto inviável perante a concorrência. 24 4.12. Atividades logísticas de apoio ao processamento de pedidos - Tais atividades são de armazenagem e de obtenção. A princípio, parece estranho falar de armazenagem como apoio a processamento de pedidos e não ao estoque. Primeiro, devemos entender que a armazenagem é sim uma atividade de apoio aos estoques, porém para o processamento de pedidos sua importância também é grande, pois com o controle da armazenagem pode-se chegar às informações que levaram a organização e planejamento da produção, que dará informações ao estoque de produtos acabados e fornecerá informações ao setor de compras para que acione o fornecedor. Viu? Entendendo um pouco mais nem soa tão estranho, não é mesmo? Conforme Ronald Ballou, a obtenção é a atividade que deixa o produto disponível para o sistema logístico e não deve ser confundida com a função de compras. A obtenção trata da seleção de fontes de suprimento, das quantidades a serem adquiridas, da programação das compras e da forma pela qual o produto é comprado. É importante observar que as atividades de apoio relacionadas podem ajudar de alguma forma qualquer outra atividade que não a específica, mostrando de forma fácil quem auxilia quem. 4.12.1. Atividades de aprendizagem Escolha uma loja da sua região e verifique se as atividades de apoio são realmente realizadas; quais são e o que elas apóiam. 255.0. Arranjo físico 5.1. Definições É a maneira como homens (operários), máquinas e equipamentos serão dispostos em uma fábrica ou indústria. É um arranjo ou uma disposição de máquinas e equipamentos, em geral em uma área qualquer de trabalho. É uma sistematização de procedimentos que procura uma combinação ótima das instalações de uma empresa ou indústria, que concorrem para otimização da produção, dentro de determinado espaço, oferecendo aos operários boas condições de trabalho e segurança. 5.2. Síntese histórica Os estudos de Arranjo Físico se iniciaram com o artesanato e o comércio pela necessidade da racionalização do espaço para aumento da produção; Os primeiros passos foram dados por engenheiros químicos e de mineração alemães, enlatadores de carne de Chicago, produtores de vagões canadenses, produtores de automóveis de Detroit e construtores de navios britânicos; Conceitos e técnicas de elaboração de Arranjo Físico são encontrados em trabalhos desenvolvidos por engenheiros industriais como Taylor, Gilbreth Barnes, Maynaro e Mongensen; Em época mais recente Richard Muther desenvolveu o S.L.P. (Sistematic Layout Planing) – Procedimentos Sistemáticos para definição de Arranjos Físicos; Atualmente, informatização dos processos para determinação de Arranjos Físicos. 5.3. Objetivos de um arranjo físico: Produtividade – criação de relação de bem estar com o trabalho; Economia de espaço – redução das demoras e manuseio; Redução dos custos – produtos de boa qualidade Segurança dos operários 5.4. Princípios para execução de um arranjo físico São seis os princípios fundamentais para execução de um arranjo físico: 1. Integração: Homens, materiais e máquinas devem estar perfeitamente integrados. A fábrica deve operar como uma unidade, ―uma macromáquina‖ com todas as suas engrenagens entrosadas. 2. Mínima distância - O melhor Arranjo Físico é aquele em que o produto se movimenta o menos possível. Os movimentos devem ser apenas aqueles indispensáveis, com distâncias reduzidas ao mínimo entre as operações. ARRANJO FÍSICO MÁQUINAS MÁXIMA PRODUTIVIDADE SEGURANÇA HOMENS EQUIPAMENTOS 26 3. Fluxo - As áreas de trabalho devem ser arranjadas de forma a permitir um fluxo constante de material, sem os inconvenientes de prolongadas esperas. Os cruzamentos e retornos de material devem ser evitados. 4. Uso do espaço vertical - Devem ser utilizadas as três dimensões, horizontal, vertical e longitudinal. A utilização do subsolo ou do espaço superior é de grande valia nos transportes de uma seção para outra, evitando cruzamentos. As áreas de estocagem se reduzem quando se utiliza efetivamente a dimensão vertical. 5. Satisfação e segurança - Nenhum arranjo físico deve negligenciar a razão primeira da produção, o homem. O trabalhador satisfeito produz mais e melhor. Os acidentes devem ser evitados, os ambientes devem ser adequados quanto a temperatura, ventilação e iluminação, ruídos devem ser eliminados. Na parte de segurança devemos atentar para: vias de acesso tais como: escadas, rampas, corredores, saídas de emergência, pisos e etc. 6. Flexibilidade - O arranjo físico deve apresentar flexibilidade a modificações se necessárias em virtude de variações no processo de produção na demanda ou na aquisição de novas máquinas. 5.5. Fatores de localização Mão de obra especializada e em número suficiente; Custos de mão de obra compativéis; Fontes de matéria prima; Sistema rodo ferroviário; Proximidades de portos e aeroportos; Proximidade dos mercados; Serviços de utilidades já instalados; Facilidades comunitárias; Clima; Baixos impostos; Viabilidade de financiamentos; Custos de terreno. Ventilação e iluminação 5.5.1. Observações: Em todos os locais de trabalho deverá haver ventilação e iluminação adequada, natural ou artificial, apropriada a natureza da atividade; Sempre que possível deve ser preferida a iluminação e ventilação natural; Para a iluminação artificial devem ser observados os níveis mínimos de iluminamento, devendo a mesma ser uniformemente distribuída a fim de evitar ofuscamento, reflexos fortes, sombras e contrastes excessivos; As janelas clarabóias ou coberturas iluminantes, horizontais ou dente de serra, serão dispostas de maneira que não permita que o sol incida diretamente sobre o local de trabalho, se necessário utilizar recursos para evitar tal isolamento através de toldos, venezianas, cortinas e outros; Instalações elétricas: Todas as partes das instalações elétricas devem ser projetadas e executadas de modo que seja possível prevenir por meios seguros os riscos de incêndio e explosões. 5.6. O que é distribuição física? A distribuição física se preocupa principalmente com a movimentação de produtos para o cliente. Vale lembrar que não estamos nos referindo ao cliente final. Geralmente o cliente de uma fábrica não é o consumidor final do produto. Por exemplo, uma empresa de doces não 27 vende seu produto diretamente a pessoa que irá consumir o doce. O produto é vendido a um revendedor (atacadista ou varejista). E só depois chega ao cliente final, isto é, aquele que realmente quer comprar para comer. O processo logístico responsável por essa movimentação é a distribuição física. Algum tempo atrás, especialista no assunto consideravam que era uma fonte de custos que consumia os ganhos de um determinado período. Porém, se queremos em minimizar custos totais da empresa e, ao mesmo tempo, maximizar a renda, a abordagem deverá ser feita de tal maneira que um aumento de custo em determinado setor seja, no mínimo, equivalente à redução de custo em outro. Como mencionamos em aulas anteriores, nem sempre aumentar o custo em um processo significa gastar mais. Um custo elevado em um ponto pode significar redução de custos em outro. Cabe, portanto, decidir e calcular se essa redução compensa em relação ao custo extra. Quando se fala em distribuição física é comum essa expressão ser remetida diretamente ao transporte. Porém, esse processo logístico envolve muito mais que isso. A embalagem, por exemplo, faz parte deste processo, uma vez que o material escolhido para a proteção do produto depende do modal de transporte utilizado e da roterização escolhida. Você já percebeu que estamos falando de um dos processos logísticos mais complexos dentro da cadeia. Nesta aula, veremos o que vem a ser esse importante processo logístico conhecido como distribuição física. Ao final desta, você compreenderá todos os processos que compõem a distribuição física. 5.7. Métodos de distribuição A distribuição feita pela própria organização de venda é o método mais indicado quando existe produção em grande escala para uma distribuição necessariamente acelerada. Pode ser indicada para empresas que produzem máquinas pesadas e distribuem direto ao cliente final. De todos os métodos, este é o mais difícil de encontrar no mercado. A maior parte dos produtos não é comprada diretamente do fabricante, ou do produtor. Quando isso acontece, significa que o produtor está utilizando a distribuição por meio de organização de vendas realizada por terceiros, que é a mais indicada para esse tipo de venda. Nem sempre a fábrica está localizada onde a demanda pelo produto está. Existe outro aspecto: a quantidade comprada pelo consumidor. Por ser pequeno o volume de pedido, torna-se inviável para a fábrica enviar a cada um, o pedido de compra. Imagine que você seja um produtor de bolachas recheadas. O consumidor, quando adquire esse tipo de produto, compra no máximo três pacotes. Imagine
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