arquivologia

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ARQUIVOLOGIA PARA CONCURSOS 
| Módulo Completo – Profa. Giovanna Carranza 
 
 
 
CURSO PRIME – Rua Maria Tomásia, 22 – Aldeota – Fortaleza/CE – Fone: (85) 3208.2222 1 
 
OS: 0175/7/17-Gil 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
OS: 0175/7/17-gil 
ARQUIVOLOGIA 
PARA CONCURSOS 
MÓDULO COMPLETO 
 
 
Profa. Giovanna Carranza 
 
 
 
MPU 
 
ARQUIVOLOGIA PARA CONCURSOS 
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CONCURSO: 
 
ASSUNTO: ARQUIVO E DOCUMENTAÇÃO 
 
 
ARQUIVO E DOCUMENTAÇÃO 
 
1. A Arquivologia, também conhecida como 
Arquivística, é a disciplina que estuda as funções dos 
arquivos e seus documentos. Então cabe à 
Arquivologia, ou Arquivística, estudar os princípios e 
técnicas a serem observados na produção, 
organização, guarda, preservação e utilização dos 
arquivos e seus documentos: suas atividades, seus 
processos, seus usuários, suas ferramentas, enfim, 
tudo o que se refere aos depósitos de documentos 
funcionais. 
Conhecendo a disciplina, vamos então definir o 
seu objeto de estudo: os arquivos. A palavra “arquivo” 
é um termo polissêmico, com quatro significados. 
São eles: 
1º - Conjunto de documentos produzidos ou 
recebidos por uma entidade no decorrer de suas 
funções; 
2º - Móvel destinado à guarda desses 
documentos (armário, estante, etc.); 
3º - Edifício, ou parte dele (sala, andar) 
destinado à guarda de documentos; 
4º - Unidade administrativa, prevista em 
organograma institucional, com a responsabilidade de 
gerenciar e guardar documentos (setor de arquivo, 
divisão de arquivo, etc.). 
O Documento, em seu conceito mais básico, é a 
informação registrada em um suporte. Então, para 
termos um documento, são necessários dois 
elementos: 
Informação: é o conhecimento, a mensagem, a 
ideia que se deseja transmitir. 
Suporte: é o material físico onde está registrada 
a informação. 
Assim podemos concluir, por uma fórmula bem 
simples: 
INFORMAÇÃO + SUPORTE = DOCUMENTO 
Como exemplo de documento, temos a carta, a 
música gravada, o email, os filmes, as fotografias, etc. 
Todos esses documentos trazem uma informação 
registrada em um suporte material: o papel, o 
plástico, a película, etc. 
 
 MAIS CONCEITOS SOBRE DOCUMENTOS 
Documento é toda informação registrada em 
suporte material, suscetível de ser utilizado para 
consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam 
fatos, fenômenos, formas de vida e pensamento do 
homem numa determinada época ou lugar. 
Documentos de arquivo são todos os que, 
produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou 
jurídica, pública ou privada, no exercício de suas 
atividades, constituem elementos de prova ou de 
informação. Formam um conjunto orgânico, 
refletindo as atividades e se vinculam expressando os 
atos de seus produtores pelos quais são produzidos, 
determinando a sua condição de documento de 
arquivo e não a natureza do suporte ou formato. 
Contudo, não basta que seja documento para 
pertencer ao arquivo. Para que um documento possa 
compor um arquivo, ainda é necessário outro 
elemento: que tenha sido resultado, consequência de 
uma ação referente à atividade da instituição. É o que 
preceitua a Lei nº 8.159/91 (Lei dos Arquivos): 
“Consideram-se arquivos os conjuntos de documentos 
produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou 
jurídicas, EM DECORRENCIA DE SUAS ATIVIDADES”. 
Por exemplo: considere uma empresa que 
tenha adquirido uma assinatura de uma revista 
mensal. A empresa paga uma taxa e recebe a revista. 
A revista em si NÃO SERÁ considerada documento de 
arquivo, uma vez que a empresa não a recebeu por 
executar uma atividade administrativa. 
Contudo, o recibo, o boleto ou a nota fiscal para 
o pagamento da assinatura será documento de 
arquivo, pois é consequência de uma atividade 
administrativa da empresa, que seria a aquisição de 
periódico. 
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Ainda, além de ser fruto de uma atividade, o 
documento de arquivo deve ser capaz de provar, 
testemunhar que a referida atividade realmente 
aconteceu. No mesmo exemplo, não é por ter a posse 
da revista que a empresa pode provar que possui uma 
assinatura mensal, mas o comprovante de 
pagamento, o contrato de assinante ou outro similar é 
que fará isso. 
Os documentos de um arquivo apresentam 
características, conteúdo e formas diferentes; são 
classificados em dois grupos: 
 
1.1 Quanto ao gênero 
Os documentos podem ser definidos segundo o 
aspecto de sua representação nos diferentes 
suportes: 
 Textuais: são os documentos manuscritos, 
datilografados/digitados ou impressos; 
 Cartográficos: são os documentos em formatos e 
dimensões variáveis, contendo representações 
geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. 
 Iconográficos: são os documentos em suportes 
sintéticos, em papel emulsionado ou não, 
contendo imagens estáticas. 
 Filmográficos: são os documentos em películas 
cinematográficas e fitas magnéticas de imagem 
(types), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com 
bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens 
em movimento. 
 Sonoros: são os documentos com dimensões e 
rotações variáveis, contendo registros 
fonográficos. 
 Micrográficos: são os documentos em suporte 
fílmico resultante da microrreprodução de 
imagens, mediante utilização de técnicas 
específicas. 
 Informáticos: são os documentos produzidos, 
tratados e armazenados em computador. 
 
1.2 Quanto à natureza do assunto 
Quando se considera a natureza do assunto 
tratado em um documento, pode ser: 
 Ostensivo - A classificação de ostensivo ou 
ordinário é dada aos documentos cuja divulgação 
não prejudica a administração. 
 Sigilosos - os documentos que, por sua natureza, 
devam ser de conhecimento restrito e, portanto, 
requeiram medidas especiais de salvaguarda para 
sua custódia e divulgação. 
 
Graus de sigilo 
Sobre o assunto, devemos considerar a recente 
Lei de Acesso à 
Informação (Lei Federal n° 12.527/11), que 
entrou em vigor há pouco; e o Decreto Federal nº 
4.553/02, que trata dos documentos e material de 
caráter sigiloso para a Administração Pública. As 
normas citadas atribuem graus de sigilo, sua 
classificação e o período pelo qual o documento dever 
permanecer sigiloso. 
Segundo a necessidade do sigilo e quanto à 
extensão do meio em que pode circular, são quatro os 
graus de sigilo e as suas correspondentes categorias, 
em ordem do maior para o menor grau de sigilo: 
 ultrassecreto; 
 secreto; 
 confidencial; 
 reservado. 
 
A classificação de ultrassecreto é dada aos 
assuntos que requeiram excepcional grau de 
segurança e cujo teor ou características só devam ser 
do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao 
seu estudo ou manuseio. 
São assuntos normalmente classificados como 
ultrassecretos aqueles da política governamental de 
alto nível e segredos de Estado. 
Consideram-se secretos os assuntos que 
requeiram alto grau de segurança e cujo teor ou 
características podem ser do conhecimento de 
pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao 
estudo ou ao seu manuseio, sejam autorizadas a deles 
tomar conhecimento, funcionalmente. 
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São assuntosgeralmente classificados como secretos os referentes a planos, programas e medidas 
governamentais; os assuntos extraídos de matéria ultrassecreta que, sem comprometer o excepcional grau de 
sigilo da matéria original, necessitam de maior difusão, tais como: planos ou detalhes de operações militares; 
planos ou detalhes de operações econômicas ou financeiras; aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já 
existentes; dados de elevado interesse sob aspectos físicos, políticos, econômicos, psicossociais e militares de 
países estrangeiros e meios de processos pelos quais foram obtidos; materiais criptográficos importantes que não 
tenham recebido classificação inferior. 
A classificação de confidencial é dada aos assuntos que, embora não requeiram alto grau de segurança, seu 
conhecimento por pessoa não-autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços administrativos. 
São assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a pessoal, material, finanças e outros 
cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes, como por exemplo: informações sobre a atividade de 
pessoas e entidades, bem como suas respectivas fontes; radiofrequência de importância especial ou aquelas que 
devam ser usualmente trocadas; cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações consideradas 
importantes para a segurança nacional. 
Reservados são os assuntos que não devam ser do conhecimento do público, em geral. Recebem essa 
classificação, entre outros, partes de planos, programas e projetos e as suas respectivas ordens de execução; 
cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes. 
Seguem as tabelas de classificação: 
 
 
Atenção: Talvez por uma falha do legislador, 
apesar de a Lei de Acesso à Informação já estar em 
vigor, o texto do Decreto 4.553/02 não foi modificado 
e nem revogado explicitamente, mesmo que a Lei 
tenha trago alterações. Portanto, é fundamental que 
fiquem atentos a este detalhe: caso o item se refira à 
classificação e período de tempo do Decreto, 
considerem a primeira tabela; caso se refira à 
classificação e período de tempo segundo a Lei, 
considerem a segunda tabela. 
Além disso, a Lei não prevê explicitamente a 
possibilidade de prorrogação dos prazos, como o 
Decreto; Prevê apenas sua redução. 
Então caso a questão dê margem à dupla 
interpretação, ou seja elaborado em desacordo com a 
legislação, será objeto de recurso de muitos 
candidatos. 
Ainda, como se trata de uma Lei recente e cujo 
tema é polêmico, a mesma pode ser assunto em 
provas de atualidades ou discursivas. 
 
2. ARQUIVO 
2.1 - CONCEITO DE ARQUIVO 
Uma visão moderna de conceito de arquivos, 
segundo Solon Buck, arquivista dos Estados Unidos: 
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Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente 
produzidos e recebidos por um governo, organização 
ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e 
conservados por si e seus sucessores para efeitos 
futuros. 
Segundo a Lei nº 8.159/91, consideram-se 
arquivos os conjuntos de documentos produzidos e 
recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter 
público e entidades privadas, em decorrência do 
exercício de atividades específicas, bem como por 
pessoa física, qualquer que seja o suporte da 
informação ou a natureza dos documentos. 
 
2.2 - FINALIDADE E FUNÇÃO DOS ARQUIVOS 
Podemos destacar como finalidades do arquivo: 
1 – Guarda dos documentos que circulam na 
instituição, utilizando para isso técnicas que permitam 
um arquivamento ordenado e eficiente; 
2 – Garantir a preservação dos documentos, 
utilizando formas adequadas de acondicionamento, 
levando em consideração temperatura, umidade e 
demais aspectos que possam danificar os mesmos; 
3 – Atendimento aos pedidos de consulta e 
desarquivamento de documentos pelos diversos 
setores da instituição, de forma a atender 
rapidamente à demanda pelas informações ali 
depositadas. 
Para alcançar estes objetivos é necessário que o 
arquivo disponha dos seguintes requisitos: 
a. contar com pessoal qualificado e em número 
suficiente; 
b. estar instalado em local apropriado; 
c. dispor de instalações e materiais adequados; 
d. utilizar sistemas racionais de arquivamento, 
fundamentados na teoria arquivística moderna; 
e. contar com normas de funcionamento; 
f. contar com dirigente qualificado, 
preferencialmente formado em arquivologia. 
Para Marilena Leite Paes, “a principal finalidade 
dos arquivos é servir a administração, constituindo-se, 
com o decorrer do tempo, em base do conhecimento 
da história”. Destaca ainda que a “função básica do 
arquivo é tornar disponível as informações contidas 
no acervo documental sob sua guarda”. 
 
2.3 – IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO 
Os homens quando passaram a um estágio de 
vida social mais organizados compreenderam o valor 
dos documentos e começaram a reunir, conservar e 
sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, 
o resumo de suas atividades políticas, sociais, 
econômicas, religiosas e até mesmo em suas vidas 
particulares. Assim surgiram os arquivos destinados 
não só à guarda dos tesouros culturais da época mas 
também com a finalidade de proteger a integridade 
dos documentos que atestavam a legalidade de seus 
patrimônios, bem como daqueles que contavam a 
história de sua grandeza. 
Em uma empresa, as informações existentes 
devem estar devidamente organizadas e, ao mesmo 
tempo, estabelecer critérios de prioridade quanto a 
sua manipulação para decidir o que fazer no 
momento exato. Tudo isso só pode acontecer se 
existir um arquivo, seja ele convencional, micrográfico 
ou automatizado, com objetivo de fornecer 
informações vitais para a manutenção das 
necessidades empresariais ou de quaisquer outras. 
 
2.4 – TIPOS DE ARQUIVAMENTO 
A posição em que são dispostos fichas e 
documentos, e não a forma dos móveis, distinguirá os 
tipos de arquivamento. São eles: Horizontal e Vertical. 
 Horizontal – os documentos ou fichas são 
colocados uns sobre os outros e arquivados em 
caixas, estantes ou escaninhos. É amplamente 
utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem 
como nos arquivos permanentes. Seu uso é, 
desaconselhável nos arquivos correntes, uma vez 
que para se consultar qualquer documentos é 
necessário retirar os que se encontram sobre ele, o 
que dificulta a localização da informação. 
 Vertical – os documentos ou fichas são dispostos 
uns atrás dos outros, permitindo sua rápida 
consulta, sem necessidade de manipular ou 
remover outros documentos ou fichas. 
 
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Órgãos de Documentação 
Arquivo 
O arquivo guarda documentos com finalidades 
funcionais. Os documentos de arquivo são 
ACUMULADOS de forma orgânica e natural, 
geralmente em exemplar único ou limitado número 
de cópias ou vias. Os documentos que tratam do 
mesmo assunto ou assuntos correlatos são mantidos 
como um conjunto, e não como peças isoladas. Por 
isso o documento de arquivo possui muito mais valor 
quando inserido em seu conjunto do que fora dele 
(caráter orgânico). Os documentos são unidos pela 
sua origem ou proveniência (princípio que 
estudaremos mais adiante), tem como principal 
suporte utilizado o papel e principal gênero o textual 
(também estudaremos mais adiante). O arquivo é 
órgão receptor e seu público são os administradores 
(ou quem tenha produzido seus documentos) e 
pesquisadores. Sua função é provar e testemunhar. 
 
BibliotecaA biblioteca conserva documentos com 
finalidades educativas e culturais. 
Seus documentos são obtidos por compra, 
doação ou permuta de diversas fontes, e tratados 
como peças isoladas. Esses documentos existem em 
vários exemplares, são unidos pelo seu conteúdo e, 
em sua maior parte, são impressos. Os documentos 
da biblioteca são COLECIONADOS, e seu público é 
formado por pesquisadores, estudantes e cidadão 
comuns. Sua função é instruir e educar. 
 
Centro de Documentação / Informação 
O centro de documentação ou de informação 
agrupa qualquer tipo de documento de qualquer 
fonte, sendo necessária uma especialização para que 
funcionem de forma eficiente. Seus documentos são 
geralmente reproduções (audiovisuais) ou referências 
(bases de dados). Sua finalidade é simplesmente 
informar. 
 
Museu 
O museu é órgão de interesse público, guarda 
documentos com finalidades de informar e entreter. 
Suas peças são dos mais variados tipos e dimensões, 
dependendo de sua especialização. Por serem 
objetos, são classificados como tridimensionais. 
Estes são os quatro órgãos de documentação 
que aparecem em provas de concursos. Ao dar 
atenção aos termos destacados, o candidato poderá 
facilmente diferenciar estes órgãos e não errar 
questões. 
 
3. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS 
Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos 
são estudados, eles podem ser classificados segundo: 
 as entidades mantenedoras (públicos ou privados); 
 a natureza dos documentos (especial ou 
especializado); 
 aos estágios de sua evolução (corrente, 
intermediário e permanente); 
 à extensão de sua atuação (setorial e central). 
 
Classificação quanto à entidade mantenedora: 
quanto à entidade mantenedora os arquivos podem 
ser públicos ou privados. 
Os arquivos públicos são aqueles produzidos 
por documentos de caráter público. São de 
responsabilidade do Estado e devem estar disponíveis 
para consulta por parte dos cidadãos, exceto os 
documentos de caráter sigilosos. 
Os arquivos privados são aqueles mantidos por 
pessoas físicas ou por instituições de caráter privado. 
São documentos que dizem respeito a suas atividades 
particulares, e, portanto, não é obrigatória a sua 
disponibilidade para consulta da sociedade. Contudo, 
existe a possibilidade de esses arquivos serem 
declarados de interesse público, por meio de decreto 
presidencial através de parecer favorável do CONARQ. 
Caso isso ocorra, seu mantenedor terá o dever de 
zelar pelos documentos e deixá-los à disposição do 
Estado. 
Existe ainda outra classificação, atribuída pela 
autora Marilena Leite Paes, em que os arquivos 
podem ser: públicos, comerciais, institucionais e 
pessoais ou familiares. 
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Públicos: mantidos por instituições de caráter 
público. 
Comerciais: mantidos por instituições com fins 
lucrativos. 
 
Institucionais: mantidos por instituições sem 
fins lucrativos. 
Familiares ou pessoais: mantidos por pessoas 
ou famílias. 
 
Então, quanto à entidade mantenedora, os 
arquivos classificam-se em públicos ou privados. 
Quando mencionar a autora acima, classificam-se me 
públicos, comerciais, institucionais e pessoais ou 
familiares. 
 
Classificação segundo a natureza dos Documentos 
Arquivos especiais - Chama-se arquivo especial 
aquele que tem sob sua guarda documentos de tipos 
diversos – iconográficos, cartográficos, audiovisuais – 
ou de suportes específicos – documentos em CD, 
documentos em DVD, documentos em microfilme – e 
que, por esta razão, merece tratamento especial não 
apenas no que se refere ao seu armazenamento, 
como também ao registro, acondicionamento, 
controle, conservação etc. 
Arquivo especializado - Aquele que guarda 
documentos de determinado assunto específico, 
independentemente da forma física que apresentam, 
como, por exemplo, os arquivos médicos, os arquivos 
jornalísticos e os arquivos de engenharia. 
Classificação quanto à extensão de atuação: 
quanto à extensão de sua atuação, os arquivos podem 
ser setoriais ou centrais (ou gerais). 
Os arquivos setoriais são aqueles que estão 
localizados próximos aos seus produtores. Esse 
arquivo guarda os documentos próximos aos 
interessados diretos para facilitar e agilizar a sua 
localização e utilização. Encontram-se principalmente 
em empresas, órgãos e entidades de grande porte, ou 
de estrutura administrativa complexa (vários 
departamentos, várias filiais, etc). Por exemplo: o 
arquivo de uma rede de supermercados pode ser 
separado por filial, por setor de atuação (Depto. 
Financeiro, de RH, Compras, etc). 
Os arquivos centrais ou gerais são aqueles que 
guardam todos os documentos de uma entidade em 
um só lugar. É utilizado principalmente por empresas 
e órgãos de médio e pequeno porte, ou por 
instituições de estrutura administrativa simples 
(poucos departamentos, poucos órgãos, apenas um 
local para instalações físicas, etc). Por exemplo: o 
arquivo de uma empresa que funcione em apenas um 
edifício, um órgão pequeno, um consultório medico, 
etc. 
É importante ressaltar que esta classificação se 
aplica somente aos arquivos correntes! Somente estes 
podem ser divididos em setorial ou geral. 
Quanto à Espécie/Tipologia Documental: os 
documentos são classificados de acordo com seu 
aspecto formal (aparência que assume de acordo com 
as informações) e sua função (o objetivo para o qual o 
documento foi produzido). 
Como exemplo, temos o Contrato. O contrato 
apresenta as informações de forma que se possa 
identificá-lo como contrato: possui identificação das 
partes, do objeto, das condições, cláusulas, etc. O 
contrato então é uma espécie documental 
(considerando o aspecto formal). 
Para saber a tipologia documental, ou 
simplesmente tipo, acrescentamos a função. No caso 
do contrato, acrescentamos, por exemplo, aluguel de 
imóvel. Então a função do contrato é realizar um 
acordo de aluguel de imóvel. Em resumo, temos o 
contrato (espécie) de aluguel (função). Essa idéia 
pode ser aplicada a vários outros documentos. 
Vejamos alguns exemplos: 
 Alvará (espécie) / Alvará de funcionamento 
(tipo) 
 Declaração (espécie) / Declaração de bens 
(tipo) 
 Relação (espécie) / Relação de bens 
patrimoniais (tipo) 
 
É muito importante também conhecer dois 
outros conceitos: formato e forma. 
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O formato é a configuração física que o suporte 
assume. 
Ex: suporte 
papel => livro, caderno, folheto, cartaz, etc. 
 
A forma é o estágio de preparação do 
documento, o seu estado de produção atual. Ex: 
rascunho, minuta, original e cópia. 
 
Classificação segundo os Estágios de Sua Evolução 
A Arquivologia adota a chamada Teoria das três 
idades ou Ciclo vital dos documentos para classificar 
os estágios ou fases por que passam os documentos 
dentro da instituição. Este é com certeza o assunto 
mais presente em provas de concursos públicos, 
destacadamente os promovidos pelo Cespe-UnB, que 
exige do candidato o entendimento de como esta 
teoria é aplicada na prática. 
Essas fases são definidas por Jean-Jacques 
Valette (1973) como as três idades dos arquivos: 
corrente, intermediária e permanente, e são assim 
descritas: 
1. Arquivo de primeira idade ou corrente, 
constituído de documentos em curso ou 
consultados frequentemente, conservados nos 
escritórios ou nas repartições que os receberam e 
os produziram ou em dependências próximas de 
fácil acesso. Pordocumentos em curso entenda-se 
que, nesta fase, os documentos tramitam bastante 
de um setor para outro, ou seja, podem ser 
emprestados a outros setores para atingirem a 
finalidade para a qual foram criados . 
2. Arquivo de segunda idade ou intermediário, 
constituído de documentos que deixaram de ser 
frequentemente consultados, mas cujos órgãos 
que os receberam e os produziram podem ainda 
solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou 
retomar um problema novamente focalizado. Não 
há necessidade de serem conservados próximos 
aos escritórios. A permanência dos documentos 
nesses arquivos é transitória. São por isso também 
chamados de limbo ou purgatório, sendo estes 
termos adotados na Grã-Bretanha para designar 
esta fase. 
3. Arquivo de terceira idade ou permanente, 
constituído de documentos que perderam todo 
valor de natureza administrativa e que se 
conservam em razão de seu valor histórico ou 
documental e que constituem os meios de 
conhecer o passado e sua evolução. Estes são os 
arquivos propriamente ditos, pois ali os 
documentos são arquivados de forma definitiva” 
Estas fases são complementares, pois os 
documentos podem passar de uma fase para outra, e 
para cada uma corresponde uma maneira diferente 
de conservar e tratar os documentos e, 
consequentemente, uma organização adequada, ou 
seja, as unidades de acondicionamento (pastas, 
catálogos etc.), adotadas na fase corrente serão 
substituídas por unidades mais adequadas ao 
funcionamento da fase intermediária, que, por sua 
vez, adotara acondicionamento diferente da fase 
permanente. 
Para entender o funcionamento do ciclo vital, 
torna-se necessário compreender alguns termos 
técnicos da Arquivologia, como a valoração, prazo de 
guarda e destinação final dos documentos. 
 
Valoração dos Documentos 
Basicamente, o documento é guardado pela 
instituição enquanto o mesmo possuir valor para a 
mesma, e esse valor, quando existir, se apresentará 
em uma das seguintes formas: administrativo ou 
histórico. 
Valor administrativo: O valor administrativo, 
também chamado de primário, refere-se ao valor que 
o documento apresenta para o funcionamento da 
instituição. É o valor pelo qual o documento foi criado 
(todo documento nasce com um objetivo 
administrativo) e por isso está presente em todo 
documento quando de sua criação. É um valor 
temporário, ou seja, todo documento, em 
determinado momento de sua existência, perderá seu 
valor administrativo, quando atingir todas as 
finalidades que se possam esperar do mesmo para o 
funcionamento da instituição. Este valor também é 
chamado, por alguns autores, de valor funcional, em 
virtude de suas características. 
Valor histórico: O valor histórico, também 
chamado de secundário, refere-se à possibilidade de 
uso dos documentos para fins diferentes daqueles 
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para os quais foram originariamente criados, quando 
passa a ser considerado fonte de pesquisa e 
informação para terceiros e para a própria 
administração. O documento, após perder seu valor 
administrativo, pode ou não adquirir valor histórico, e 
uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo, 
ou seja, o documento jamais o perderá. 
Enquanto o documento tiver valor 
administrativo (primário), ele será arquivado, em uma 
instituição que aplique a Teoria das 3 Idades, nas fases 
correntes ou intermediária. Quando perde o valor 
administrativo, o documento pode ser eliminado, 
desde que não adquira valor histórico (secundário), 
ou ser recolhido à fase permanente, quando adquirir 
este valor. Uma vez que o valor histórico é definitivo, 
podemos concluir que o documento histórico, 
também chamado de documento permanente ou 
documento de 3a idade, jamais será eliminado ou 
destruído. 
Prazo de Guarda dos Documentos 
Prazo de guarda é o período em que o 
documento deve ser mantido nos arquivos correntes 
e intermediário. O prazo de guarda vincula-se à 
determinação do valor do documento, de acordo com 
os seguintes fatores: 
 frequência de uso das informações contidas nos 
documentos; 
 existência de leis ou decretos que regulem a 
prescrição legal de documentos (prazos 
prescricionais); 
 existência de outras fontes com as mesmas 
informações (documentos recapitulativos); 
 necessidade de guarda dos documentos por 
precaução, em virtude das práticas administrativas 
(prazos precaucionais). 
O período em que o documento deverá ficar 
arquivado na fase corrente será chamado, 
tecnicamente, de prazo de guarda na fase corrente e, 
naturalmente, o período definido para o mesmo na 
fase intermediária será o prazo de guarda na fase 
intermediária. O termo prazo de guarda, quando não 
houver explicitação de fase será, portanto, a soma das 
duas fases em questão. 
 
Destinação final dos Documentos 
Todo documento, ao término de seu ciclo vital, 
deverá ser encaminhado à sua destinação final, que 
ocorrerá no momento em que o mesmo tenha 
perdido seu valor administrativo. A destinação final 
do documento poderá ser: eliminação ou guarda 
permanente. 
 Eliminação: quando o documento não tiver valor 
histórico; 
 Guarda permanente: quando o documento tiver 
valor histórico. 
É natural que o candidato, a essa altura, ciente 
de tais informações, se pergunte: 
- Quanto tempo um documento deverá 
permanecer na fase corrente? 
 - Quando o documento sairá da fase corrente 
para a fase intermediária? 
- Como saber se o documento tem ou não valor 
histórico? 
Tabela de temporalidade 
É o instrumento resultante da etapa de 
Avaliação dos documentos e que determina o prazo 
de guarda dos documentos nas fases corrente e 
intermediária (período em que o mesmo será 
guardado nestas fases), bem como sua destinação 
final (eliminação ou recolhimento para guarda 
permanente). A Tabela de Temporalidade será 
elaborada por uma Comissão chamada de Comissão 
Permanente de Avaliação de Documentos ou 
Comissão de Análise de documentos e será aprovada 
por autoridade do órgão para que possa ser aplicada 
na instituição. 
Cada instituição criará a sua tabela, que deverá 
contemplar o conjunto de documentos existentes na 
mesma. Uma vez concluída e aplicada a Tabela de 
Temporalidade, eventuais alterações ou inclusões 
deverão ser submetidas à Comissão que a criou, a fim 
de serem novamente avaliadas. Na tabela, cada 
documento terá seu próprio prazo para as fases 
correntes e intermediária, bem como a destinação 
final (eliminação ou recolhimento para guarda 
permanente). Portanto, não há prazo de guarda 
padrão nem máximo para os documentos nas fases 
corrente e intermediária; cada documento terá seu 
próprio prazo, de acordo com o estabelecido pela 
Comissão de Análise quando da elaboração da tabela. 
 
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Veja a seguir a estrutura da Tabela de Temporalidade, com alguns dados hipotéticos: 
 
 
Os prazos acima variarão de acordo com o 
documento, podendo haver documentos com maior 
ou menor prazo de guarda nas fases corrente e 
intermediária, bem como documentos destinados à 
eliminação e à guarda permanente. Em geral, 
documentos que demonstram a origem da instituição, 
bem como a forma como esta funciona (normas, 
regulamentos e outros) têm caráter histórico e serão 
preservados na fase permanente. 
 
 Informações importantes 
1) Todo documento será criado na fase 
corrente; 
2) A fase corrente será composta pelos arquivos 
setoriais, localizados nospróprios setores que 
produzem os documentos, e pelo arquivo central, 
também chamado de arquivo geral, que estará 
localizado próximo aos setores; 
3) Após cumprir seu prazo na fase corrente, os 
documentos poderão, de acordo com a Tabela de 
Temporalidade da instituição, serem eliminados, 
transferidos (para a fase intermediária) ou recolhidos 
(para a fase permanente); 
4) Após cumprir seu prazo na fase 
intermediária, os documentos poderão, de acordo 
com a Tabela de Temporalidade da instituição, serem 
eliminados ou recolhidos (para a fase permanente); 
5) Os documentos históricos serão recolhidos à 
fase permanente, onde jamais serão eliminados; 
6) A eliminação poderá ocorrer em duas das 
três fases do ciclo vital (corrente ou intermediária) e 
nunca na terceira (permanente); 
 
4. ADMINISTRAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DE 
ARQUIVOS CORRENTES 
Para administrar arquivos correntes é 
necessária a utilização de uma metodologia para o fim 
de CONTROLAR a criação, o uso, a manutenção, a 
guarda, o descarte ou a preservação dos documentos, 
visando alcançar a recuperação da informação e a 
disponibilizar para pesquisa, envolvendo medidas 
administrativas e operacionais como a coordenação 
de pessoal, espaço físico e equipamento (material 
permanente e de consumo). 
Os arquivos correntes correspondem às 
atividades de recebimento, registro, distribuição, 
movimentação e expedição dos documentos 
correntes, por suas atividades encontra-se na 
estrutura organizacional das instituições a designação 
de órgãos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e 
Comunicação ou outras denominações similares. 
Embora as atividades de protocolo, expedição e 
arquivo corrente sejam distintos, o ideal é que 
funcionem de forma integrada, com vistas à 
racionalização de tarefas comuns, são distribuídas em 
cinco setores as atividades dos arquivos correntes: 
 
a) Protocolo – que inclui como setores de 
recebimento e classificação: Recebimento e 
Classificação - Receber, separar e distribuir as 
correspondências oficiais das particulares; Apor 
carimbo de protocolo – numerador/datador, sempre 
que possível, no canto superior direito do documento; 
anotar abaixo do número e da data a primeira 
distribuição e o código de assunto, se for o caso; 
elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha 
de protocolo; encaminhar os papéis ao setor de 
registro e movimentação etc.; 
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Registro e Movimentação - Preparar ficha de 
protocolo, em duas vias anotando: número de 
protocolo, data de entrada, procedência, espécie, 
número e data do documento, código e resumo do 
assunto, primeira distribuição; anexar a segunda via 
da ficha ao documento encaminhando-o ao seu 
destinatário; arquivar as fichas do protocolo em 
ordem numérica; encaminhar os documentos aos 
respectivos destinos, de acordo com despacho de 
autoridade competente; etc. 
 
b) Expedição – que como rotina receber a 
correspondência enviada do protocolo; verificar se 
não faltam folhas ou anexos; numerar e completar a 
data, no original e nas cópias; separa original das 
cópias; expedir o original, com os anexos se for o 
caso, malotes ou em mãos; 
Encaminhar as cópias, acompanhadas dos 
antecedentes que lhes deram origem, ao setor de 
arquivo. 
 
c) Arquivar – a função primordial dos arquivos é 
disponibilizar as informações contidas nos 
documentos para tomada de decisão e comprovação 
de direitos e obrigações. 
 
d) Empréstimo e consulta – sem dúvida é uma 
das atividades nobre dos arquivos, pois todo o 
trabalho arquivístico, do recebimento ao 
arquivamento, é desenvolvido visando à recuperação 
rápida e completa da informação. De modo geral, os 
documentos só podem ser consultados ou cedidos, 
por empréstimo, aos órgãos que os receberam ou 
produziram, aos órgãos encarregados das atividades a 
que se referem os documentos e às autoridades 
superiores, na mesma linha hierárquica. 
 
e) Destinação – Há documentos que 
frequentemente são usados como referência, há 
outros aos quais se faz referencia com menos 
frequência ou quase não são usados e ainda aqueles 
que, após a conclusão do assunto, não sofrem 
nenhum uso ou referência. 
Devido a essas diferenças relativas ao valor e à 
frequência de uso dos documentos, a avaliação, a 
seleção, a eliminação de documentos devem ser 
cuidadosamente estudadas, planejadas e 
implantadas. 
5. ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVO 
A organização de arquivos pressupõe o 
desenvolvimento de fases constituídas em: 
 
 LEVANTAMENTO DE DADOS 
Deve-se buscar na estrutura (organograma) as 
alterações que a empresa sofreu aprovadas em 
estatuto e normas além de buscar entender as 
finalidades, funções a atividades, o volume da 
documentação, o gênero dos documentos (escritos, 
audiovisuais etc.), as espécies de documentos mais 
frequentes (cartas, relatórios etc.), os modelos e os 
formulários, bem como os métodos de arquivamento 
adotados e conceito de conservação dos documentos. 
 
Legislação pertinente: 
- âmbito externo à empresa: leis, decretos, 
resoluções, normas e procedimentos 
- âmbito da instituição (interno): estatuto, 
regimentos, atos normativos 
- âmbito do arquivo: normas, manuais, 
regulamentos 
 
Organização 
- organograma: gráfico que representa a 
organização formal da instituição delineada pelo 
estudo, permitindo a visualização dos diversos órgãos 
que integram a organização e seus respectivos níveis 
hierárquicos. 
- Funciograma: gráfico que amplia partes 
setoriais do organograma tornando claras as 
atividades de cada um de seus órgãos. 
 
Documentação 
- gênero: textuais, audiovisuais, cartográficos 
etc.; 
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- tipo (espécie): cartas, faturas, relatórios, 
projetos, atas, listagem de computador; 
- volume: total e média de arquivamento 
efetivados por dia, por mês; 
- estado físico: necessidade de restauração. 
 
Processos 
- rotinas e formulários em uso na empresa; 
- registros e protocolo (receber, separar, 
distribuir, encaminhar, classificar a correspondência 
com base no código de assuntos adotado, se for o 
caso, carimbar, data); 
- arranjo e classificação documental. 
 
Recursos 
- Humanos: todas as pessoas que são usadas 
para otimizar o funcionamento da empresa (nível das 
pessoas, escolaridade); 
- físico: móveis, edifícios, material de consumo, 
equipamento; 
- ambientais: extensão, iluminação, umidade, 
proteção. 
 
 ANÁLISE DE DADOS COLETADOS 
Em resumo, a etapa de análise dos dados 
coletados consiste em verificar se a estrutura, as 
atividades e a documentação de uma instituição 
correspondem à sua realidade operacional. O 
diagnóstico aponta os pontos de atrito, as falhas ou 
lacunas no complexo administrativos onde o arquivo 
está sendo organizado. 
 
 PLANEJAMENTO 
Coletados os dados necessários, feita a sua 
análise e verificada a localização do arquivo na 
empresa, a próxima etapa é elaborar o plano 
arquivístico para que cumpra seus objetivos, em todos 
os estágios de sua evolução – corrente, intermediário 
e permanente. 
Esse plano precisa contemplar as disposição 
legais e as necessidades da instituição, devendo estar 
divido em três partes: 
1ª parte – Síntese da situação real encontrada; 
2ª parte – Análise e diagnóstico da situação; 
3ª parte – Projeto propriamente dito, com 
prescrições, recomendações, procedimento a serem 
adotados e prioridades para sua implantação. 
 
IMPLANTAÇÃOE ACOMPANHAMENTO 
A última fase para a organização de um arquivo 
é a implantação do projeto arquivístico e seu 
acompanhamento. 
 
CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DE 
DOCUMENTOS 
Os acervos de bibliotecas e arquivos são em 
geral constituídos de livros, mapas, fotografias, 
manuscritos etc. que utilizam, em grande parte, o 
papel como suporte da informação, além de tintas das 
mais diversas composições. 
O papel, por mais variada que possa ser sua 
composição, é formado basicamente por fibras de 
celulose proveniente de diferentes origens. A acidez e 
a oxidação são os maiores processos de deterioração 
química da celulose, também há outros agentes de 
deterioração que são os insetos, roedores e o próprio 
homem. 
Embora, com muita frequência, não possamos 
eliminar totalmente as causa do processo de 
deteriorização dos documentos, com certeza 
podemos diminuir consideravelmente seu ritmo, 
através de cuidados com o ambiente, o manuseio, 
mas intervenções e a higiene, entre outros. 
Estabilizar um documento é, portanto, 
interromper um processo que esteja deteriorando o 
suporte e/ou seus agregados, através de 
procedimentos mínimos de intervenção. Por exemplo: 
estabilizar por higienização significa que uma limpeza 
mecânica corrige o processo de deteriorização. 
 
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 Preservação - É um conjunto de medidas e 
estratégias de ordem administrativa, política e 
operacional que contribuem direta ou indiretamente 
para a preservação da integridade dos materiais. 
 
Conservação - É um conjunto de ações 
estabilizadoras que visam desacelerar o processo de 
degradação de documentos ou objetos, por meio de 
controle ambiental e de tratamento específicos 
(higienização, reparos e acondicionamento). 
Neste sentido pode-se verificar que o projeto 
arquitetônico de um edifício de arquivo, a 
manutenção das instalações, um plano de 
emergência, o controle das condições físicas e 
ambientais, a educação de empregados e a 
conscientização do usuário em relação ao uso dos 
acervos são aspectos que devem ser acompanhados e 
administrados por um arquivista como parte de um 
programa de conservação. 
 
Restauração - É um conjunto de medidas que 
objetivam a estabilização ou a reversão de danos 
físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao 
longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não 
comprometer sua integridade e seu caráter histórico. 
 
6. MATERIAL DE ARQUIVO 
 
Na estrutura de um setor de arquivo devemos 
considerar, além dos seus objetivos, dois aspectos 
fundamentais: o material permanente e o material de 
consumo; ou seja, o material arquivístico. 
O material permanente deve ser 
obrigatoriamente cadastrado e incluído no inventário 
da instituição, que relaciona todo o seu patrimônio. Já 
o material de consumo, denominado arquivístico, não 
deve ser incluído no inventário, pois tem duração 
média inferior a três anos e é constantemente 
substituído. 
Material Permanente: Arquivos, estantes ou 
armações, armários, fichários, etc. 
 
 
Material de Consumo: Pastas, etiquetas, 
projeções, fichas, guias e material de escritório (lápis, 
canetas, grampos, papeis, etc.). 
 
 
 
7. MICROFILMAGEM 
A invenção da microfilmagem é atribuída ao 
inglês John Benjamin Dancer, fabricante de aparelhos 
óticos que em 1839, deslumbrou seus amigos, 
reduzindo um documento tamanho ofício a uma 
imagem de menos de meio centímetro. Em 1925 
George MacCarthy, funcionário de um banco de Nova 
York, desenvolveu um sistema para microfilmar 
cheques com o objetivo de preservar na forma do 
filme os registros das transações bancárias. 
Hoje, o microfilme representa um papel 
significativo na administração pública e particular. 
Reduzindo custos de manutenção, acelerando o 
processo de informação, diminuindo as áreas 
quadradas ocupadas pelos arquivos convencionais, 
protegendo a documentação contra danos materiais e 
simplificando as tarefas de rotina administrativa. 
O microfilme é uma cópia fotográfica de algum 
tipo de documento reduzido a uma pequena fração 
do formato original. Pelo seu tamanho não é legível a 
olho nu; apesar da extrema redução, mantém as 
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características fiéis do documento e pode ser lida 
através da ampliação da imagem num vídeo de um 
leitor ou aparelho de leitura. 
São os vários formatos que pode assumir o 
microfilme na sua apresentação final como 
instrumento de arquivo ou de recuperação da 
informação. 
Podem ser confeccionados para utilização em 
forma de rolos de filmes com várias larguras e 
comprimentos, ou ainda, em forma de fichas de 
diferentes tipos e tamanhos. 
8. PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS 
A Arquivologia, enquanto ciência, possui 
princípios que devem orientar seus trabalhos e 
estudos. Esses princípios são utilizados desde o final 
do século XIX e constituem a própria base da 
Arquivística Moderna. Vamos a eles: 
 
Princípio da Proveniência ou do Respeito aos 
Fundos: Este é o mais importante princípio da 
Arquivologia. Ele afirma que os documentos e 
arquivos originários de uma pessoa ou instituição 
devem manter sua individualidade, não podendo ser 
misturados com os arquivos de origem diversa. Como 
veremos mais adiante, os documentos de arquivo são 
complementares, e possuem mais valor quando em 
seu conjunto. O arquivo deve refletir a organização e 
funcionamento de seu produtor, razão pela qual não 
deve ser alterado (ter documentos retirados, 
acrescidos de forma indevida ou misturados com os 
de outras pessoas ou instituições). Ao conjunto 
arquivístico de uma pessoa ou entidade chamamos de 
“fundo arquivístico”. 
 
Princípio da Organicidade: Este deriva do 
Principio da Proveniência. A organicidade é a 
qualidade segundo a qual os documentos devem 
manter uma organização que reflita fielmente a 
estrutura, funcionamento e relações internas e 
externas de seu produtor. 
 
Princípio da Ordem Original: Princípio segundo 
o qual o arquivo deve conservar o arranjo dado pela 
entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu. 
Este princípio enuncia que, considerando as relações 
estruturais e funcionais que presidem a origem dos 
arquivos, a sua ordem original deve ser mantida 
quando o mesmo for recolhido, pois garante sua 
organicidade. 
 
Princípio da Unicidade: É a qualidade pela qual 
os documentos de arquivo, independente de sua 
forma, espécie, tipo ou suporte, preserva seu caráter 
único, pelo contexto de sua produção. Os documentos 
são criados por uma atividade específica e para 
atender a necessidade determinada; portanto, 
mesmo que haja outro documento igual no arquivo, 
ainda assim eles serão únicos, pois as atividades e 
necessidades que motivaram sua produção são 
únicas. 
 
Princípio da Indivisibilidade ou Integridade 
Arquivística: Também derivado do Principio da 
Proveniência, É a qualidade pela qual os fundos 
devem manter-se preservados sem dispersão, 
mutilação, alienação, destruição não autorizada ou 
acréscimos indevidos de peças documentais. Como 
dito anteriormente, os fundos de arquivo devem 
refletir a estrutura e o funcionamento da instituição, e 
os documentos que o compõem têm muito mais valor 
quando no seu conjunto do que fora dele. Portanto, 
os fundos devem manter-se completos para refletir o 
mais fielmente possível o seu produtor, o que não 
ocorrerá se o mesmo não estiver íntegro. 
 
Princípio da Cumulatividade: Este princípio 
afirma que os arquivos são uma formaçãoprogressiva, natural e orgânica. Diferente da 
biblioteca e de outros órgãos de documentação (que 
veremos mais adiante), em que a cumulação de 
documentos se dá de forma gradativa (com a 
aquisição dos documentos por compra, permuta ou 
doação), o arquivo acumula seus documentos 
conforme seu produtor realiza suas atividades. Os 
documentos de arquivo são, então, um produto 
imediato, natural e direto dessas atividades. 
 
Princípio da Territorialidade: Este princípio, 
nascido de questões políticas pelas fronteiras do 
Canadá, é utilizado no sentido de definir o domicílio 
legal dos documentos, ou seja, a “jurisdição”, o local 
onde serão produzidos seus efeitos. Essa jurisdição do 
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documento deve ser definida conforme a área 
territorial, a esfera de poder e o âmbito 
administrativo onde foi produzido ou recebido o 
documento. O documento deve se manter o mais 
próximo possível do local onde foi produzido, seja 
uma instituição, uma região específica ou uma nação. 
Como exceção deste princípio, não se aplica a 
documentos produzidos por acordos diplomáticos ou 
por ações militares. 
 
Teoria das Três Idades: Também conhecida 
como Ciclo Vital dos Documentos, ou Estágio de 
Evolução dos Arquivos, esta teoria constitui um 
verdadeiro marco na história da Arquivística. Ela 
afirma que os documentos de um arquivo passam por 
estágios conforme seus valores mudam. Quando um 
documento é produzido, ele possui um valor primário, 
que é sua importância para a atividade que o gerou. 
Contudo, esse valor é temporário: cessa logo que a 
atividade acaba. Mas alguns documentos (não todos) 
ainda possuem o valor secundário, que é sua 
importância para outras atividades ou outros campos 
diferentes daqueles que o geraram (podem ser 
importantes para a pesquisa histórica, ou para a 
cultura de uma sociedade, por exemplo). Esse valor é 
definitivo, e todo documento que o possui deve ser 
preservado permanentemente. 
 
Princípio da Reversibilidade: É a qualidade pela 
qual os procedimentos, métodos, decisões e 
processos adotados no arquivo são reversíveis, ou 
seja, podem ser “desfeitos”. São exemplos: a 
passagem de documentos entre as fases, a atribuição 
de código de assunto a um documento, a tramitação e 
arquivamento, etc. Como exceção prática a aplicação 
desse princípio, ou seja, operações que não podem 
ser desfeitas, podemos citar a expedição de 
documentos (uma vez que o documento sai, não há 
como recuperá-lo, devendo ser emitido outro 
solicitando a desconsideração) e a eliminação de 
documentos (o documento eliminado jamais pode ser 
recuperado). 
 
Princípio da Pertinência ou Temático: É a 
qualidade pela qual os documentos, quando 
recolhidos a uma instituição arquivística, devem ser 
reclassificados e reorganizados por assuntos, 
independentemente da sua proveniência e 
organização originais. Este conceito não é mais 
adotado na Arquivística por ir de encontro ao 
Princípio da Proveniência. Se todos os documentos 
são classificados e reorganizados de acordo com um 
plano geral, desprezando a organização original, o 
conjunto perderá sua razão de ser, que é refletir e 
mostrar as atividades e organização das instituições. 
Atenção: Existem ainda outros princípios que 
dificilmente aparecerão em provas, mas que podem 
confundir. São eles: 
Princípio da Pertinência Funcional ou 
Proveniência Funcional: Este princípio determina que 
os documentos devam ser transferidos de uma 
autoridade a outra quando ocorrer mudanças 
políticas ou administrativas, para garantir a 
continuidade administrativa. Também está em 
desuso. 
 
Princípio da Pertinência Territorial: Este 
princípio afirma que os documentos deveriam ser 
transferidos para a custódia de arquivos com 
jurisdição arquivística sobre o território ao qual se 
reporta o seu conteúdo, sem levar em conta o lugar 
em que foram produzidos. 
 
Princípio da Proveniência Territorial: Este 
princípio, contrário ao anterior, afirma que os 
documentos deveriam ser conservados em serviços 
de arquivos do território no qual foram produzidos, 
com exceção daqueles produzidos por operações 
militares ou representações diplomáticas. 
 
9. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO 
A finalidade do arquivo é servir à 
administração. Neste sentido, deve propiciar o acesso 
imediato a informação desejada, de modo eficiente e 
eficaz, facilitando a tomada de decisão; a escolha do 
método de arquivamento tem que ser determinada 
pela natureza dos documentos a serem arquivados e 
pela estrutura da Organização. 
Para o arquivamento e ordenação dos 
documentos no arquivo, devemos considerar tantos 
os métodos quanto os sistemas. Os Sistemas de 
Arquivamento nada mais são do que a possibilidade 
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ou não de recuperação da informação sem o uso de 
instrumentos. 
Quando NÃO HÁ essa necessidade, dizemos 
que é um sistema direto de busca e/ou recuperação, 
como por exemplo, os métodos alfabético e 
geográfico. 
Quando HÁ essa necessidade, dizemos que é 
um sistema indireto de busca e/ou recuperação, 
como são os métodos numéricos. 
Existe ainda outro sistema, chamado 
semidireto, que serve apenas para agregar o método 
alfanumérico. Este método se caracteriza pela 
“necessidade parcial” da utilização de instrumentos 
de pesquisa. Por exemplo, precisamos de uma tabela 
para localizar uma estante, mas não para localizar 
uma gaveta ou prateleira: a partir da localização da 
estante, a prateleira será localizada de forma direta. 
Os métodos de Arquivamento são os CRITÉRIOS 
que determinam o modo, a ordem de guarda de 
documentos em um arquivo para posterior busca dos 
mesmos (recuperação da informação). Esses métodos 
de arquivamento são divididos em duas classes, os 
básicos e os padronizados (não confundir com a 
divisão em dois sistemas, o direto e o indireto). 
Pertencem à classe dos básicos quatro 
métodos: alfabético, numérico, geográfico e 
ideográfico. À classe dos padronizados pertencem 
outros cinco métodos: variadex, automático, 
soundex, mnemônico e rôneo. Vamos observar (e 
guardar) os esquemas: 
 
BÁSICOS 
 MÉTODO ALFABÉTICO 
É o mais simples. O elemento principal a ser 
considerado é o nome das pessoas físicas ou jurídicas. 
Neste método, as fichas ou pastas são colocadas 
rigorosamente na ordem alfabética, respeitando-se as 
regras de alfabetação. 
 
REGRAS DE ALFABETAÇÃO 
O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, 
chamadas regras de alfabetação, e que são as 
seguintes: 
1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se 
o último sobrenome e depois o prenome. 
Exemplo: 
João Barbosa 
Pedro Álvares Cabral 
Paulo Santos 
Maria Luísa Vasconcelos 
Sistemas 
Direto 
Indireto 
 
Arquivam-se: 
 
Barbosa, João 
Cabral, Pedro Álvares 
Santos, Paulo 
Vasconcelos, Maria Luísa 
 
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, 
prevalece a ordem alfabética do prenome. 
 
Exemplo: 
 
Aníbal Teixeira 
Marilda Teixeira 
Paulo Teixeira 
Vitor Teixeira 
 
Arquivam-se: 
Teixeira, Aníbal 
Teixeira, Marilda 
Teixeira, Paulo 
Teixeira, Vitor 
 
2. Sobrenomes compostos de um substantivo 
e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. 
 
Exemplo: 
Camilo Castelo Branco 
Paulo Monte Verde 
Heitor Villa-Lobos 
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OS: 0175/7/17-GilArquivam-se: 
Castelo Branco, Camilo 
Monte Verde, Paulo 
Villa-Lobos, Heitor 
 
3. Os sobrenomes formados com as palavras 
Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes 
compostos por um adjetivo e um substantivo. 
 
Exemplo: 
 
Waldemar Santa Rita 
Luciano Santo Cristo 
Carlos São Paulo 
Arquivam-se: 
 
Santa Rita, Waldemar 
Santo Cristo, Luciano 
São Paulo, Carlos 
 
4. As iniciais abreviativas de prenomes têm 
precedência na classificação de sobrenomes iguais. 
 
Exemplo: 
 
J. Vieira 
Jonas Vieira 
José Vieira 
 
Arquivam-se: 
Vieira, J. 
Vieira, Jonas 
Vieira José 
 
5. Os artigos e preposições, tais com a, o, de, 
d’, da, do, e, um, uma, não são considerados (ver 
também regra nº 9) 
 
Exemplo: 
 
Pedro de Almeida 
Ricardo d’Andrade 
Lúcia da Câmara 
Arnaldo do Couto 
 
Arquivam-se: 
Almeida, Pedro de 
Andrade, Ricardo d’ 
Câmara, Lúcia da 
Couto, Arnaldo do 
 
6. Os sobrenomes que exprimem grau de 
parentesco como Filho, Junior, Neto, Sobrinho são 
consideradas parte integrante do último sobrenome, 
mas não são considerados na ordenação alfabética. 
 
Exemplo: 
 
Antônio Almeida Filha 
Paulo Ribeiro Júnior 
Joaquim Vasconcelos Sobrinho 
Henrique Viana Neto 
 
Arquivam-se: 
 
Almeida Filho, Antônio 
Ribeiro Júnior, Paulo 
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim 
Viana Neto, Henrique 
 
Obs.: Os graus de parentesco só serão 
considerados na alfabetação quando servirem de 
elemento de distinção. 
 
Exemplo: 
 
Jorge de Abreu Sobrinho 
Jorge de Abreu Neto 
Jorge de Abreu Filho 
 
Arquivam-se: 
Abreu Filho, Jorge 
Abreu Sobrinho, Jorge 
Abreu Neto, Jorge 
 
7. Os títulos não são considerados na 
alfabetação. São colocados após o nome completo, 
entre parênteses. 
 
Exemplo: 
 
Ministro Milton Campos 
Professor André Ferreira 
General Paulo Pereira 
Dr. Pedro Teixeira 
 
Arquivam-se: 
Campos, Milton (Ministro) 
Ferreira, André (Professor) 
Pereira, Paulo (General) 
Teixeira, Pedro (Dr.) 
 
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8. Os nomes estrangeiros são considerados 
pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes 
espanhóis e orientais (ver também regras nº 10 e 
11). 
 
Exemplo: 
 
Georges Aubert 
Winston Churchill 
Paul Müller 
Jorge Schmidt 
 
Arquivam-se: 
Aubert, Georges 
Churchill, Winston 
Müller, Paul 
Schmidt, Jorge 
 
9. As partículas dos nomes estrangeiros podem 
ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-
las como parte integrante do nome quando escritas 
com letras maiúsculas. 
 
Exemplo: 
 
Giulio di Capri 
Esteban De Penedo 
Charles Du Pont 
John Mac Adam 
Gordon O’Brien 
 
Arquivam-se: 
Capri, Giulio di 
De Penedo, Chales 
Du Pont, Chales 
Mac Adam, John 
O’Brien, Gordon 
 
10. Os nomes espanhóis são registrados pelo 
penúltimo sobrenome, que corresponde ao 
sobrenome de família do pai. 
 
Exemplo: 
 
José de Oviedo y Baños 
Francisco de Pina de Mello 
Angel del Arco y Molinero 
Antonio de los Ríos 
 
Arquivam-se: 
Arco y Molinero, Andel del 
Oviedo y Baños, José de 
Pina de Mello, Francisco 
Rios, Antonio de los 
 
11. Os nomes orientais – japoneses, chineses e 
árabes – são registrados como se apresentam. 
 
Exemplo: 
 
Al Bem-Hur 
Li Yutang 
 
Arquivam-se: 
Al Bem-Hur 
Li Yutang 
 
12. Os nomes de firmas, empresas, instituições 
e órgãos governamentais devem ser transcritos 
como se apresentam, não se considerando, porém, 
para fins de ordenação, os artigos e preposições que 
os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, 
que os artigos iniciais sejam colocados entre 
parênteses após o nome. 
 
Exemplo: 
 
Embratel 
Álvaro Ramos & Cia. 
Fundação Getulio Vargas 
A Colegial 
The Library of Congress 
Companhia Progresso Guanabara 
Barbosa Santos Ltda. 
 
Arquivam-se: 
Álvaro Ramos & Cia. 
Barbosa Santos Ltda. 
Colegial (A) 
Companhia Progresso Guanabara 
Embratel 
Fundação Getulio Vargas 
Library of Congress (The) 
 
13. Nos títulos de congressos, conferências, 
reuniões, assembléias e assemelhados os números 
arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão 
aparecer no fim, entre parênteses. 
 
Exemplo: 
 
II Conferência de Pintura Moderna 
Quino Congresso de Geografia 
3º Congresso de Geologia 
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Arquivam-se: 
Conferência de Pintura Moderna (II) 
Congresso de Geografia (Quinto) 
Congresso de Geologia (3º) 
 
 
 MÉTODO NUMÉRICO 
 
Quando o principal elemento a ser considerado 
em um documento é o número, devemos adotar os 
seguintes métodos: numérico simples ou numérico 
cronológico. 
 
 
Numérico Simples 
 
Atribui-se um número para cada 
correspondente (pessoa) a quem enviamos ou de 
quem recebemos correspondências, sejam de pessoa 
física ou jurídica. 
 
Numérico Cronológico 
 
Neste método os documentos são numerados 
em ordem cronológica de emissão. Assim, além da 
ordem numérica, observa-se também a data. É 
adotado em quase todas as repartições públicas. 
Numera-se o documento e não a pasta. O documento 
depois de autuado colocado numa capa cartolina, 
onde além do número de protocolo são transcritas 
outras informações, em geral, passa a ser 
denominado de processo. 
Além da ficha numérica, também chamada 
ficha de protocolo, devem ser preparados índices 
auxiliares (em fichas) alfabético-onomástico, de 
precedência e de assunto para facilitar a recuperação 
da documentação. 
 
Método Dígito-terminal 
Considera o número do próprio documento 
como elemento principal de ordenação. É usado 
principalmente quando há grande volume de 
documentos, para reduzir erros em seu arquivamento 
e agilizar sua recuperação. Diferente dos outros 
métodos numéricos, que atribuem um número ao 
documento (cronológico) ou à pasta (simples), este 
método, como já dito, utiliza o número do próprio 
documento, fazendo apenas uma releitura. 
O número é dividido em grupos de dois 
algarismos, e a leitura é feita da direita para a 
esquerda. 
Ex: 
Circular n° 256.741 (método numérico simples). 
O número de arquivamento será: 25-67-41 
41 – grupo primário ou inicial, indicando a 
gaveta 
67 – grupo secundário, indicando a guia 
25 – grupo terciário, atribuído ao documento 
na guia (posição). 
Dica de prova: em uma prova, devemos 
priorizar o grupo primário. Ordenando do menor para 
o maior. Caso este se repita, observamos o grupo 
secundário e também ordenamos do menor para o 
maior. Se também for repetido, devemos observar o 
grupo terciário e repetir o procedimento. 
Ex: 
GT GS GP 
25 85 95 
86 92 95 
06 07 98 
 
 MÉTODO IDEOGRÁFICO (ASSUNTO) 
Não é um método de fácil execução por ser 
necessário que o arquivista, para elaborar a tabela de 
classificação de assunto, conheça bem a organização 
da instituição, além de ter que possuir a capacidade 
de interpretação dos documentos a serem analisados. 
É aconselhado nos casos de grandes massa de 
documentais. Podem ser adotados dois métodos no 
arquivamento por assunto: o alfabético e o numérico. 
O alfabético pode ser dividido em ordem 
dicionário e ordem enciclopédica. 
 Alfabético Dicionário 
Como no dicionário, os assuntos isolados são 
colocados em rigorosa ordem alfabética. 
 
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Alfabético Enciclopédico 
Os assuntoscorrelatos são agrupados sob 
títulos gerais e ordenados alfabeticamente. 
 
 MÉTODO IDEOGRÁFICO NUMÉRICO – DUPLEX 
Em todos os métodos ideográficos numéricos é 
necessária a elaboração de um índice alfabético 
remissivo. São portanto métodos indiretos. 
Classifica-se a documentação em classes 
correspondendo a assuntos, partindo-se do geral para 
o particular. 
Exemplo: 
0 Administração Geral 
1 Pesquisas 
1-1 Psicologia 
1-1-2 Aplicada ao trabalho 
1-1-3 Aplicada à educação 
1-2 Ciência política 
1-3 Administração 
1-4 Economia 
Em relação ao método decimal (visto a seguir) 
apresenta a vantagem de permitir a abertura ilimitada 
de classes. 
 
 MÉTODO IDEOGRÁFICO NUMÉRICO – DECIMAL 
Esse método é baseado na técnica do Sistema 
Decimal de Melvil Dewey, cuja classificação divide o 
conhecimento humano em nove classes principais e 
uma décima reservada para os assuntos 
inerentemente gerais e que não podem ser incluídos 
em nenhuma das outras nove classes predefinidas. 
Cada classe é subdividida em nove subclasses e uma 
décima para generalidades, e assim sucessivamente. A 
parte inteira do número é composta de três 
algarismos. A parte decimal, que é facultativa, pode 
ter um, dois, três ou mais algarismos. As dez primeiras 
divisões são denominadas classes, as dez seguintes, 
subclasses, e a seguir, sucessivamente, divisões, 
grupos, subgrupos, subseções etc. 
Suas principais desvantagens são a limitação de 
dez números para cada nível de classificação o que 
não ocorre no método duplex e a necessidade de se 
prever o desenvolvimento das atividades da 
instituição. 
Método numérico unitermo: também 
conhecido como indexação coordenada, esse método 
tem como base a analogia, e é usado em arquivos 
especiais e especializados. Utiliza fichas com dez 
colunas, que vão de 0 a 9, e atribui assuntos 
(descritores) de um único termo. Para cada 
documento temos uma “ficha-índice” que fornece 
uma descrição minuciosa do documento a que se 
refere. 
 
Dica de prova: Vocês não devem se aprofundar 
muito no estudo desse método, pois é muito difícil de 
ser cobrado em prova. Mas, caso apareça, a dica é 
muito simples: basta observar quais os números se 
repetem nas fichas. Eles serão a resposta do item. No 
nosso exemplo, são os números 55 e 95 (destacados). 
Trata-se basicamente de descobrir qual documento 
tem relação com outros assuntos. 
 
Dica de prova: Vocês também devem ter em 
mente que, devido ao tamanho do nome, os métodos 
ideográficos costumam vir com seus nomes mais 
simples (dicionário, enciclopédico, duplex, decimal e 
unitermo). Ex: o método duplex consiste em... Assim, 
cuidado para não confundir com outros métodos, 
como quando, por exemplo, o examinador afirmar 
que o método unitermo pertence ao numérico, 
quando na verdade pertence ao ideográfico. 
 
MÉTODO ALFANUMÉRICO 
O método alfanumérico surgiu para combinar a 
simplicidade do método alfabético com a rapidez do 
método numérico. Como o método alfabético 
pertence ao sistema direto e o método numérico 
pertence ao sistema indireto, o método alfanumérico 
pertence ao sistema semidireto. 
Quanto à sua aplicação e funcionamento, não 
há com o que se preocupar, pois as bancas não 
costumam pedir nada que vá além das informações 
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acima. Basta que o candidato saiba que é um método 
que combina letras e números, e pertence ao sistema 
semidireto. 
 
 MÉTODO GEOGRÁFICO 
O método geográfico é do sistema direto, a 
busca é feita diretamente ao documento. Este 
método é preferido quando o principal elemento a ser 
considerado em um documento é a PROCEDÊNCIA ou 
LOCAL. As melhores ordenações geográficas são: 
a) Nome do estado, cidade e correspondente: 
quando se organiza um arquivo por estados, as 
capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por 
estado, independentemente da ordem alfabética em 
relação às demais cidades, que deverão estar 
dispostas após as capitais. 
Exemplo: 
ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE 
Amazonas 
 
Amazonas 
Rio de Janeiro 
 
Rio de Janeiro 
São Paulo 
 
São Paulo 
Manaus 
(capital) 
Itacoatiara 
Rio de Janeiro 
(capital) 
Campos 
São Paulo 
(capital) 
Lorena 
Sobreira, Luísa 
 
Santos, Antônio J. 
Rodrigues, Isa 
 
Almeida, José de 
Corrêa, Gilson 
 
Silva, Alberto 
 
b) Nome da cidade, estado e correspondente: 
quando o principal elemento de identificação é a 
cidade e não o estado, deve-se observar a rigorosa 
ordem alfabética por cidade, não havendo destaque 
para as capitais. 
CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE 
Campos 
Itacoatiara 
Lorena 
Manaus 
Rio de Janeiro 
São Paulo 
Rio de Janeiro 
Amazonas 
São Paulo 
Amazonas 
Rio de Janeiro 
São Paulo 
Almeida, José de 
Santos, Antônio J. 
Silva, Alberto 
Sobreira, Luísa 
Rodrigues, Isa 
Corrêa, Gilson 
 
 
Não é necessário o emprego de guias divisórias 
correspondentes aos estados, pois as pastas são 
guardadas em ordem alfabética pela cidade. É 
imprescindível, porém, que as pastas tragam os 
nomes dos estados, em segundo lugar, porque há 
cidades com o mesmo nome em diferentes estados. 
Exemplo: 
Brasília (Distrito Federal) 
Brasília (Minas Gerais) 
Itabaiana (Paraíba) 
Itabaiana (Sergipe) 
 
Correspondências de outros países – alfabeta-
se em primeiro lugar o país, seguindo da capital e do 
correspondente. As demais cidades serão alfabetadas 
em ordem alfabética, após as respectivas capitais dos 
países a que se referem. 
Exemplo: 
PAÍS CIDADE CORRESPONDENTE 
França 
França 
Portugal 
Portugal 
Portugal 
Paris (capital) 
Lorena 
Lisboa (capital) 
Coimbra 
Porto 
Unesco 
Vadim, Roger 
Pereira, José 
Albuquerque, Maria 
Ferreira, Antônio 
 
MÉTODOS PADRONIZADOS 
Os métodos padronizados não devem ser 
objeto de preocupação do concursando, pois eles 
raramente caem em concursos. São cinco tipos que se 
enquadram. Vamos a eles; 
 
Método Variadex: é extremamente simples, 
tratando apenas de se acrescentar CORES à 
ordenação alfabética. Contudo, devemos observar 
alguns procedimentos: as cores devem ser atribuídas 
em relação à segunda letra do nome de entrada no 
arquivo, e devem ser colocadas nas guias. 
Ex: 
MIRANDA JÚNIOR, Roberto => deve-se atribuir 
a cor VERDE 
No exemplo acima, a guia que separa os 
documentos no arquivo de ser 
da cor verde. A seguir apresento as cores 
convencionadas pelo CONARq: 
A – D e abreviações = ouro ou laranja 
E – H e abreviações = rosa ou amarelo 
I – N e abreviações = verde 
O – Q e abreviações = azul 
R – Z e abreviações = palha ou violeta 
 
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Não precisam decorar essa tabela. Além dessas 
definições de cores não serem definitivas (são 
cambiáveis de acordo com as conveniências da 
instituição), elas aparecerão na prova, caso tenha 
alguma questão que trate desse assunto. 
Retomando, esse método é um complemento 
do método alfabético, apenas acrescentando cores. 
Método Automático: é utilizado para arquivar 
nomes, fazendo uma combinação de letras, números 
e cores para evitar o acúmulo de pastas com 
sobrenomes iguais. É muito utilizado em empresas 
que possuem vários fornecedores e clientes. 
 
Método Soundex: é utilizado também para 
arquivar nomes, mas se utiliza da semelhança sonora 
entre eles. 
Ex: 
FERREIRA, Paulo Duque. 
PEREIRA, Ricardo Santos. 
Como se pode observar, os nomes possuem 
semelhança sonora (rima). 
Por isso ficam arquivadospróximos. 
 
Método Mnemônico: funciona fazendo uma 
codificação do assunto por combinação de letras e 
números. Aqui, as letras são consideradas símbolos, 
cada uma remetendo a um assunto ou 
correspondente. Esse método tem o objetivo de 
auxiliar a memória do arquivista para agilizar a 
recuperação da informação. 
 
Método Rôneo: é uma “versão mais antiga” do 
método automático. Funciona da mesma forma, 
fazendo uma combinação de letras, números e cores. 
 
Dica de prova: a razão para falar tão pouco 
sobre os métodos padronizados é que não são 
comuns em provas de concursos. O método 
automático, apesar de muito eficiente, não é usando 
na Administração Pública, somente em empresas 
privadas. O método soundex não é aplicado no Brasil, 
apenas nos Estados Unidos e alguns países da Europa. 
Os métodos mnemônico e rôneo eram usados com 
frequência, mas ficaram obsoletos com os avanços 
tecnológicos. Então para concursos de nível médio, A 
NÃO SER QUE SE CONCORRA PARA UM CARGO 
ESPECÍFICO NA ÁREA DE ARQUIVO, OU PARA UM 
CARGO EM ÓRGÃO DE ARQUIVO, OS MÉTODOS 
PADRONIZADOS NÃO APARECEM! Mas essa não é 
uma afirmação tão concreta. O que quero com isso é 
chamar a atenção do concursando para mostrar que O 
ÚNICO MÉTODO PADRONIZADO QUE APARECE COM 
FREQUENCIA EM PROVAS DE CONCURSO É O 
VARIADEX. Caso os outros apareçam em algum item, 
é suficiente que o concursando saiba seu nome, sua 
definição (como funciona) e a que classe pertence 
(padronizados) para não confundi-los com os métodos 
básicos. 
 
Avaliação de documentos 
Na fase de destinação da Gestão de 
Documentos é realizada a mais complexa das 
atividades: a Avaliação de Documentos. Essa atividade 
também é realizada pela Comissão Permanente de 
Avaliação de Documentos. A comissão deve ser 
formada por arquivistas, profissionais da área de 
contabilidade, direito, administração, por 
representantes da direção e profissionais que 
trabalham diretamente com as atividades fim da 
instituição. 
Ela deve ser convocada quando da elaboração 
da Tabela de Temporalidade e do Plano de 
Classificação, assim como quando for necessário 
programar mudanças nessas ferramentas. 
A avaliação tem a finalidade de atribuir ou 
identificar o valor dos documentos para a instituição. 
Sendo esse valor subjetivo (pode existir para uns e 
não para outros), este é o motivo pelo qual a 
Comissão deve ser interdisciplinar. Com a 
identificação desse valor, é possível preservar aqueles 
documentos de valor permanente e eliminar os que 
não têm importância. Além disso, evita-se o 
recolhimento de documentos sem valor secundário 
ou o descarte de documentos com esse valor. 
A Comissão deve fazer uma triagem de 
documentos com os principais assuntos de que trata a 
instituição, estudar esse documento e tentar 
identificar o que é relevante e o que não é em seu 
conteúdo informacional. Então mesmo que traga um 
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assunto importante, se a informação se repetir com 
frequência em outros documentos, o mesmo pode ser 
descartado. 
Uma vez definidos os assuntos que têm relação 
direta com a origem, evolução e objetivos da 
instituição, devem ser determinados os prazos de 
guarda em cada fase documental de acordo com a 
importância do documento, assim como a sua 
destinação. E isso será feito através da Tabela de 
Temporalidade. 
 
Sendo assim, a Tabela de Temporalidade e o 
Plano de Classificação são o resultado direto dos 
trabalhos da Comissão Permanente de Avaliação. 
Esses dois instrumentos são as ferramentas básicas da 
Gestão de Documentos e sempre andam juntos, pois 
a classificação é fundamental para a aplicação da 
temporalidade e destinação. 
Então, por definição, a Tabela de 
Temporalidade é a ferramenta da Gestão de 
Documentos resultante da atividade de avaliação 
documental. Ela determina o prazo de guarda dos 
documentos em cada arquivo, assim como sua 
destinação final (se serão eliminados ou recolhidos ao 
arquivo permanente). Para tanto, é necessário que 
vocês observem mais uma vez o esquema gráfico da 
Teoria das Três Idades, apresentado no início da 
apostila. 
Resolução CONARQ nº 14, a Tabela de 
Temporalidade para os documentos da atividade meio 
já está definida, cabendo aos órgãos e entidades 
elaborar a tabela para os documentos da atividade 
fim. 
O prazo de guarda dos documentos (sempre 
determinado em anos) começa a contar da data da 
sua produção. No arquivo corrente, que é onde o 
documento é criado, o prazo de guarda começa a 
contar de sua produção, mesmo que ainda não tenha 
sido utilizado para cumprir sua finalidade 
administrativa. No arquivo intermediário, o prazo de 
guarda começa a contar do momento da sua 
transferência. 
 
Dica de prova: Não se esqueça que a Tabela 
não define prazos de guarda no arquivo permanente! 
Neste arquivo, os documentos que ali entram deverão 
ser mantidos indefinidamente, pelo máximo de tempo 
possível. Além disso, sabemos que a Tabela de 
Temporalidade é resultado da Avaliação de 
Documentos, que é atividade da Gestão de 
Documentos; e a Gestão de Documentos pára no 
arquivo intermediário. 
 
Preservação de Documentos 
Já sabemos que o documento é a informação 
registrada em um suporte material. A principal função 
de um documento (mais precisamente do suporte) é 
fazer com que a informação se perpetue no tempo e 
no espaço sem perder ou alterar suas características. 
A conservação de documentos engloba um 
conjunto de ferramentas, atividades, métodos e 
cuidados a serem observados para colaborar com a 
durabilidade do documento, isto é, fazer com que ele 
exista pelo maior prazo de tempo possível. Está 
dividida em conservação corretiva (ações no 
documento quando o mesmo já sofreu algum dano) e 
conservação preventiva (ações a serem empregadas 
para evitar os danos). 
Antes de prosseguirmos com a conservação, é 
preciso conhecer os conceitos de armazenamento e 
acondicionamento, e as determinações do CONARQ 
para sua aplicação. 
 
Acondicionamento: é a embalagem ou guarda 
de documentos para sua preservação. Trata-se de 
colocá-lo em uma embalagem (pasta ou caixa). 
 
Armazenamento: é a guarda do documento 
propriamente dita. É a colocação do documento no 
arquivo, seja ele o móvel, o prédio ou parte dele, ou o 
depósito. 
Podem perceber pela definição dada pelo 
Dicionário de Terminologia Arquivística, que não é 
nada difícil entender essas técnicas. Vamos então às 
recomendações do CONARQ, que são as adotadas 
pelas bancas para elaborar suas questões. 
 
Armazenamento 
Os documentos devem ser armazenados em 
locais que apresentem condições ambientais 
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apropriadas às suas necessidades de preservação, 
pelo prazo de guarda estabelecido em tabela de 
temporalidade e destinação. 
A localização de um depósito de arquivo deve 
prever facilidades de acesso e de segurança contra 
perigos iminentes, evitando-se, por exemplo: 
- áreas de risco de vendavais e outras 
intempéries, e de inundações; 
- áreas de risco de incêndios; 
- áreas próximas a indústrias pesadas com altos 
índices de poluição atmosférica; 
- áreas próximas a instalações estratégicas. 
As áreas de trabalho e de circulação de público 
deverão atender às necessidades de funcionalidade e 
conforto, e as de armazenamento de documentos 
devem ser totalmente independentes das demais. Nas 
áreas de depósito (de documentos), os cuidados 
devem ser dirigidos a: 
- evitar, principalmente,