Rotinas e Métodos de Arquivamento

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O arquivamento é o conjunto de operações lógicas e 
físicas destinadas ao acondicionamento e ao 
armazenamento de documentos, de forma ordenada. 
 
3 - ARQUIVAMENTO 
São várias as rotinas que envolvem o arquivamento de um documento 
na fase corrente, a saber: 
 
a) inspeção: leitura do último despacho para verificar se o documento 
destina-se ao arquivamento. 
b) estudo: é a leitura do documento para verificação das informações 
que lhe serão atribuídas e se há antecedentes ou necessidade se fazer 
referências cruzadas. 
c) classificação: determinar sob que codificação deverá ser arquivado o 
documento e se haverá necessidade de utilizar referências cruzadas. 
d) codificação: etapa na qual são colocados nos documentos os 
símbolos referentes ao método de arquivamento que foi utilizado, 
podendo ser letras, números, cores, etc. 
e) ordenação: agrupar os documentos de acordo com a codificação 
aposta. 
f) guarda dos documentos: é o arquivamento, ou seja, a inserção do 
documento na unidade de arquivamento pré-estabelecida. 
3.1 - ROTINAS DE ARQUIVAMENTO 
Questões 
1 - (Consulplan - Prefeitura de Uberlândia – 2011)- Relacione 
corretamente as colunas. 
 1. Acondicionamento. 2. Armazenamento. 
3. Arquivamento. 4. Recolhimento. 5. Transferência. 
 ( ) Embalagem ou guarda de documentos visando à sua preservação e 
acesso. 
( ) Operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo 
intermediário para o arquivo permanente. 
 ( ) Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo 
intermediário. 
( ) Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à guarda 
ordenada de documentos. 
 ( ) Guarda de documentos em depósito. 
A sequência está correta em: 
A)4, 2, 3, 5, 1 B) 1, 4, 5, 3, 2 
C) 3, 1, 2, 4, 5 D) 2, 5, 4, 1, 3 E) 5, 3, 1, 2, 4 
Questões 
2 - (Cespe EBC 2011) A inspeção é a primeira etapa de 
uma operação de arquivamento. Nesse momento, o 
arquivista deve examinar cada documento para verificar se 
o mesmo se destina ao arquivamento. 
 
3 - (Cespe - ANTAQ / 2014) A sequência adequada para a 
organização do documento de arquivo é o arquivamento, a 
ordenação e a classificação. 
3.2 - MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO 
Existem vários métodos de arquivamento e sua 
escolha deve ser baseada na estrutura da instituição 
e na natureza dos documentos. 
 
Os métodos podem pertencer a categoria de 
padronizados ou básicos ou, ainda, não ter categoria 
Os métodos padronizados de arquivamento são: 
automático, soudex, rôneo, mnemônico e variadex. 
Porém, estudaremos apenas este último. 
Letras Cores 
A, B, C, D e abreviações ouro 
E, F, G, H, e abreviações rosa 
I, J, K, L, M, N e abreviações verde 
O, P, Q e abreviações azul 
R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviações cinza 
Existe o método alfanumérico, que não pertence à 
categoria de básico ou padronizado. 
Aa – Af = 1 
Ag – Al = 2 
Am - As = 3 
At – Az = 4 
Ba – Bl = 5 
Bm – Bz = 6 
Ca – Ch =7 
Assim, as pastas individuais teriam como 
notação os nomes colocados após o 
número correspondente à sua divisão: 
 
1 – Acrísio, Paulo (Aa-Af = 1) 
2 - Alves, Regina (Ag-Al = 1) 
2 – Amaral, Túlio (Am-As = 3) 
 
Questões 
1 – (Funiversa – MPE/GO – 2010) O código Ba-Bl = 5 é um 
exemplo de aplicação do método de arquivamento. 
a) alfanumérico. 
b) alfabético simples. 
c) variadex. 
d) decimal. 
e) cronológico. 
 
 
2 - (Cespe STM 2011) Por meio do método Variadex, 
atribui-se um número ao documento, em ordem crescente, de 
acordo com a entrada deste no arquivo.