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Administração Geral 1ª edição 2017 Administração Geral 3 Palavras do professor Caro (a) aluno (a), seja bem-vindo à disciplina de Administração Geral. Mas, afinal, o que é administração? Qual a importância desta disciplina para a sua atuação cotidiana profissional e pessoal? Ao escolher o curso de Administração, cada um de vocês baseou-se na sua história de vida. Esse desejo de tornar-se um Administrador o motiva a estar agora lendo este material educativo que nós, enquanto professo- res, a partir de conhecimentos adquiridos ao longo de nossas vidas profis- sionais e pessoais, além do contato com outros professores ou mediado- res, disponibilizamos a vocês. Essa relação que agora estabelecemos de compartilhar o conhecimento se dá cotidianamente dentro e fora da universidade, mediada presencial- mente ou virtualmente. Ocorre na nossa relação com as organizações, em nossas caminhadas da casa ao trabalho ou à universidade. No nosso con- tato com culturas distintas, sempre estamos nem um processo de apren- dizagem ou de ensino. Tendo isso em vista, a disciplina Administração Geral trata da compreen- são de conceitos, como eficiência e eficácia, além da aplicação prática do processo administrativo nas organizações contemporâneas. Dividida em oito unidades de aprendizagem, vamos refletir sobre a admi- nistração geral na unidade 1, abordando os seus conceito, sua importân- cia e abrangência das organizações. Na unidade 2 será feito um estudo sobre o processo administrativo e suas características nas organizações. Na unidade 3 será realizado o estudo sobre o ambiente organizacional, apresentando os ambientes geral e especifico na administração con- temporânea. Na Unidade 4 será apresentado o clima e a cultura orga- nizacional e suas ferramentas, componentes e indicadores Na unidade 5, será estudado o processo decisório, sua importância, etapas e estilos de decisão. Na unidade 6, será apresentado os desafios organizacionais e a administração estratégica, abordando as novas tecnologias gerenciais e aspectos de mudança organizacional. A unidade 7 será apresentada a inovação e sua inserção nas organizações atuais, com estudo sobre temas como competitividade, globalização e tendências atuais. Na unidade 8, será apresentado os conceitos da administração e o meio ambitente, res- ponsabilidade social e ética. Sejam todos bem-vindos e um ótimo curso! 1 4 Unidade 1 Conceito, importância e abrangência das organizações e da Administração Para iniciar seus estudos Gostaria de convidar os (as) alunos (as) ao estudo atento e aprofundado dos conceitos sobre Administração Geral e suas nuances na sociedade contemporânea. A administração está presente na sua economia domés- tica e nas organizações, seja pública ou privada. Ela norteia um grupo de pessoas no sentido de buscar o alcance de metas e objetivos comuns. Tendo isso em vista, desejo uma jornada permeada de inspiração e trans- piração na leitura deste material e que, de alguma forma, possa ajudar a atingir os seus objetivos pessoais, profissionais e acadêmicos. Um forte abraço a todos e saudações universitárias! Objetivos de Aprendizagem • Conceito, importância e abrangência das organizações e da Administração; • Funções e habilidades do gerente; • Níveis Organizacionais. 5 Administração Geral | Unidade 1 - Conceito, importância e abrangência das organizações e da Administração 1. Administração e sua importância nas organizações A Administração tem diversas definições e aplicações no mundo contemporâneo. De acordo com Chiavenato (2010), é o uso de recursos, sejam eles financeiros, humanos e tecnológicos, em busca de atingir os objetivos da organização. De acordo com Bateman; Snell (1998), Administração é uma forma de trabalho com recursos humanos e físicos em busca de atingir as metas organizacionais. Administrar de uma forma prática é o profissional que “faz acontecer” em sua organização, ou seja, transforma as metas, os objetivos traçados e os planos internos da organização em realizações, em fornecimento de bens e serviços que agreguem valor à sociedade e que gerem lucro pecuniário e para marca de sua própria organização. De acordo com Maximiano (2008), a Administração está relacionada ao processo de tomar decisões sobre a pro- dução de bens e serviços, além de a alinhar quais são os objetivos de uma organização. O administrador é o profissional habilitado para atuar em assuntos administrativos em geral. Além disso, carrei- ras correlatas, como Contabilidade, Economista, Engenheiro de Produção, também atuam em um ambiente de produção lado a lado com os administradores em busca de atingir os objetivos da sua organização. De acordo com Certo (2005), a importância da Administração nas organizações é imensa, sendo que os gerentes têm influência em todas as fases do processo produtivo de bens e serviços. Ressalta, também, que o gerente industrial exe- cuta operações industriais que definem produtos que usamos cotidianamente, como caminhões e alimentos. Reflita se sua vida está sendo bem administrada sobre o ponto de vista financeiro, indicado- res de saúde (taxa de glicose e afins) na área amorosa e profissional. Em uma folha, é possível listar o que foi realizado até o momento e o que deseja realizar neste ano de 2017. Reflita e boa sorte! Certo (2005) ressalta a importância do administrador e que não tem um jornal de classificados que não tenha uma vaga relacionada a atividades administrativas. Leia o jornal da sua cidade, na área de vagas para emprego, e faça um mapeamento de quais são as vagas que estão relacionadas a atividades administrativas. Recomento o acesso site: <http://www.classificados.em.com.br/anuncio/empregos-e-formacao-profissional / subcategoria,Oferta%20de%20Emprego>. 6 Administração Geral | Unidade 1 - Conceito, importância e abrangência das organizações e da Administração O papel da Administração está relacionado ao papel dos gerentes que devem atuar utilizando os conceitos de liderança em busca dos objetivos da organização e atuando pensando no longo prazo, desenvolvendo atividades de pesquisa e desenvolvimento. Essa área é a garantia de sobrevivência da empresa, e ressalta-se que empresas globais perderam o rumo diante de uma área de estratégia, pesquisa e desenvolvimento incipiente. Leia o texto disponível a seguir e conheça a história de sucesso da Kodak, na década de 1980, na arte de fotografar e a trajetória de decadência dessa grande empresa que não atualizou o seu portfolio de bens e serviços com os usos de smartphones: <http://salaaruanda.blogspot. com.br/2012/04/noticia-kodak-falencia-e-historia.html>. As funções da administração e do administrador são a busca de ser eficaz, ou seja, a busca de objetivos da orga- nização, e atingir a eficiência, que é fazer a coisa que tem de ser feita com o uso racional dos recursos humanos e físicos, sejam eles pecuniários, materiais e de tempo. Afinal, tempo é dinheiro, e cabe ao administrador cuidar de todo o processo administrativo com eficiência e eficácia e trabalhando em busca de resultados no curto e médio prazo, além de preparar a organização para o longo prazo. Eficácia: obter objetivos e resultados da organização, ou seja, nem toda atividade realizada com eficiência é eficaz (Chiavenato, 2010). Eficiência: fazer, da forma correta, a atividade, ou seja, é uma a atividade bem realizada (Chiavenato, 2010); Glossário Uma forma de apresentar o comparativo entre os conceitos e a aplicação de uma administração eficaz e eficiente nas organizações pode ser apresentada na Tabela 1, na qual são relacionadas as atividades eficientes e eficazes considerando duas categorias de aferição de desempenho: alta e baixa. 7 Administração Geral | Unidade 1 - Conceito, importância e abrangência das organizações e da AdministraçãoTabela 1 – Correlação entre Eficiência x Eficácia. Eficiência Baixa Alta Eficácia Alta Neste item, temos uma baixa eficiência e uma alta eficácia. Neste item, temos uma alta eficiência e uma alta eficácia. Baixa Neste item, temos uma baixa eficiência e uma baixa eficácia. Neste item, temos uma baixa eficiência e uma alta eficácia. Fonte: Adaptada de Jones; George (2012) De acordo com Jones; George (2012), uma das metas de um ótimo administrador é alcançar um alto desempe- nho. E, para tanto, é necessário trilhar pelo caminho de rotinas administrativas que privilegiem a alta eficácia e alta eficiência. De todo modo, o administrador deve ter a sensibilidade de realizar as atividades em busca do fornecimento de bens e serviços de alto valor agregado para seus clientes. De acordo com Jones; George (2012), as quatro principais tarefas de um administrador consistem em realizar o devido planejamento das atividades, posterior organização seguida de um processo robusto de liderança e fina- lizar o processo com o controle, ou seja, aferir se a organização atingiu os objetivos preestabelecidos nos seus planos estratégicos ou planos anuais e plurianuais de negócios. A Figura 1 apresenta, de forma esquemática, o fluxo que inicia com o planejamento e finaliza com o controle. Figura 1 – Principais tarefas de um administrador. Planejamento Controle Organização Liderança Fonte: Adaptada de Jones; George (2012). 8 Administração Geral | Unidade 1 - Conceito, importância e abrangência das organizações e da Administração O planejamento, de uma forma mais detalhada, consiste em, no momento em que os administradores estudam, analisar e identificar quais os objetivos e as metas a serem seguidos pela organização; quais serão as estratégias e ações práticas a serem tomadas no cotidiano da organização; e quem serão os gestores internos responsáveis por cada uma delas. De acordo com Jones; George (2012), o planejamento tem três etapas basilares para que a organização tenha o seu caminho de sucesso. Na Tabela 2, são apresentadas essas etapas e os comentários em cada uma das fases. Tabela 2 – Etapas do Planejamento. Etapas Descrição da etapa Comentários 1º Decidir os objetivos da organização Ressalta a importância de os objetivos estarem concatenados com o objeto social da empresa em seu estatuto social. 2º Decidir quais as estratégias a serem tomadas para atingir esses objetivos. As estratégias estão relacionadas a aspectos de recursos humanos físicos e regulatórios do setor, entre outros. Uma grande empresa tem mais recursos nesse item que um novo empreendedor. 3º Decidir como usar os recursos pecuniários para atingir os respectivos objetivos da organização. Esses recursos financeiros podem ser de origem própria ou, até mesmo, de terceiros. Fonte: Adaptada de Jones; George (2012). A precisão das estratégias definidas pelos administradores em sua fase de planejamento é determinante para o futuro da organização quanto à sua eficiência e sua eficácia. Empreendedor: uma pessoa que deseja assumir riscos para criar produtos e serviços que solucionam problemas da população em geral. (Chiavenato, 2010) Glossário 9 Administração Geral | Unidade 1 - Conceito, importância e abrangência das organizações e da Administração De acordo com Jones; George (2012), a organização consiste na estruturação das relações laborais de maneira que os gestores da empresa possam se relacionar de forma integrada em busca das metas da organização. Esta representa uma forma de agrupar pessoas em áreas ou departamentos diante dos diversos tipos de ativida- des e/ou atuações da companhia e, na sequência, é traçada uma linha de autoridade que, geralmente, é apre- sentada por coordenações, gerências (setoriais ou de primeira linha), gerências gerais e executivas e a diretora (1º escalão). Em áreas operacionais, temos supervisores que, geralmente, são os líderes na área elétrica, mecâ- nica ou de instrumentação do processo produtivo, de uma refinaria, por exemplo. As estruturas organizacionais de empresas privadas, sociedade de economia mista e empre- sas públicas são totalmente diferentes. Aproveite e conheça no link a seguir, que se trata da estrutura organizacional do tribunal de contas da União. <http://portal.tcu.gov.br/transpa- rencia/estrutura-organizacional>. A organização de uma empresa em geral é apresentada por meio de sua estrutura organizacional, em que a empresa é dividida em várias áreas, sejam elas administrativas ou áreas de negócios (que, no caso da Petrobras, são as diretorias de Refino e Gás Natural e a de Exploração e Produção). A Figura 2 apresenta a estrutura organizacional de uma grande empresa de petróleo do Brasil. 10 Administração Geral | Unidade 1 - Conceito, importância e abrangência das organizações e da Administração Figura 2 – Estrutura Organizacional da Petrobras. Conselho de Admnistração Desenvolvimento da Produção & Tecnologia Poços Sistemas Submarinos Sistemas de Superfície Projetos de Refino, Gás e Energia Cenpes – Pesquisa e Desenvolvimento Projetos de DP Exploração & Produção Gestão Integrada de Ativos Exploração Terra e Águas Rasas Águas Profundas Águas Ultra Profundas Log[istica e Suporte a Operações Libra Refino e Gás Natural Gestão Integrada de Ativos Industrial Gás Natural Energia Logística Comercial Financeiro e Relacionamento com Investidores Controladoria Finanças Contabilidade e Tributário Aquisições e Desinvestimentos Relacionamento com Mercado de Capitais Recursos Humanos, SMS e Serviços Recursos Humanos Segurança, Meio Ambiente e Saúde Suprimento de Bens e Serviços Tecnologia de Informação e Telecomunicações Serviços Compartilhados Responsabilidade Social Governança, Risco e Conformidade Governança Riscos Conformidade *As nomenclaturas das funções ferenciais poderão ser alteradas na segunda fase da reestruturação. 1. Ouvidor, Auditor, Secretário Executivo e Secretário Geral Ouvidoria Geral Secretaria Executiva da Presidência da Petrobras Estratégia e Organização Presidente Secretaria Geral da Petrobras Auditoria Interna Comunicação e Marcas Jurídico Inteligência e Segurança Corporativa Presidente e Diretor Executivo Gerente Executivo Gerente Geral Funções Específicas* Fonte: Petrobras (2017). De acordo com Jones; George (2012), a estrutura organizacional apresenta a forma em que os recursos pecuniários, físicos e humanos serão utilizados e aponta os bens e serviços que serão produzidos por determinada organização. Recursos pecuniários: recursos financeiros que detêm uma empresa que podem ser de ori- gem própria ou de terceiros. Glossário 11 Administração Geral | Unidade 1 - Conceito, importância e abrangência das organizações e da Administração No caso da Petrobras, fica claro que, em geral, os produtos e serviços estão relacionados à exploração de petróleo e gás natural, além de projetos nas áreas do refino (refinarias) e petroquímica. As outras diretorias dão suporte tecnológico e administrativo, financeiro, jurídico, entre outros, para as áreas de negócio. As relações laborais no Brasil são regulamentadas pela Consolidação de Leis Trabalhistas, conhecidas como CLT. Conheça esse documento no link a seguir: <http://www.planalto.gov. br/ccivil_03 /decreto-lei/Del5452.htm>. A liderança consiste na presença do administrador, que transmite para seus colaboradores a missão, a visão, os valores, entre outras coisas de sua organização. Mas o que é um líder? O líder ideal para um organização é a pes- soa que consegue influenciar, persuadir, entre outras coisas, a sua equipe em busca de atingir a visão e os seus objetivos, que colaborarãopara que a organização, de forma global, consiga atingir todas as suas metas. A Figura 3 apresenta a liderança no século XXI, em que o líder atinge o cume de forma unida com os seus subordinados. Figura 3 – Liderança no século XXI. Fonte: <https://pt.123rf.com/search.php?word=l%EDder&start=100&t_word=leader&t_lang=pt&imgtype=2&oriSearch=li deran%E7a%20metas&searchopts=&itemsperpage=100&mediapopup=43434836>. ID da imagem: 43434836 12 Administração Geral | Unidade 1 - Conceito, importância e abrangência das organizações e da Administração O perfil de liderança altera de acordo com a área de atuação da companhia, seus valores e cultura organizacio- nal da empresa. Em geral, em uma empresa que atua eminentemente na área comercial, como imobiliárias, a liderança tende a ser mais aguerrida e focada nos resultados de curto prazo e menos especializada na área de planejamento de processos, normas e procedimentos internos. De acordo com Jones; George (2012), o controle consiste na atuação do administrador na parte de avaliação de se os objetivos foram atingidos e análise, de forma corretiva e preventiva, de quais as atitudes a serem tomadas. Em uma grande organização, geralmente os funcionários têm o seu plano de metas pessoais, gerenciando, assim, o seu desempenho tanto em atividades técnicas e estratégicas quanto em aspectos pessoais comportamentais, como liderança, disseminação do conhecimento, trabalho em equipe, entre outros. O resultado da atividade de controle é a medição do desempenho com precisão, o que certifica eficiência nos processos de produção de bens e serviços, assegurando, assim, a eficácia da organização. Então, a atuação de administradores e auditores são essenciais para que se possa corrigir algum tipo de inconsistência técnica e administrativa nos procedimentos da organização. Em síntese, de acordo com Jones; George (2012), as quatro tarefas de um gestor (planejamento, organização, liderança e controle) são importantíssimas para a atuação, de forma profissional, de um administrador de uma organização. A tecnologia da informação está cada vez mais presente na atuação profissional do administrador por meio de sistemas de controle como SAP e seus módulos de acordo com a sua atuação profissional. Existem módulos de contabilidade, área financeira, extração de dados para relatórios, entre outros. 2. Funções e habilidade do gerente De acordo com Maximiano (2008), as competências são conhecimentos, habilidades e perfis profissionais que são ideais para o pleno exercício do cargo. Essas competências são desenvolvidas por meio da transversalidade de conhecimentos formais, informais, experiências profissionais antigas e atuais, além de sua trajetória de vida. As funções e a habilidade do gerente são apresentadas por Maximiano (2008), a saber: • Competências Intelectuais; • Competências Interpessoais; • Competências técnicas; • Competências Intrapessoais. As competências intelectuais consistem nas diversas maneiras de raciocinar o negócio tanto na produção de bens e serviços quanto em formas de gerar mais caixa e economia para os processos técnicos e administrativos. As competências interpessoais consistem na maneira de o gerente lidar com a sua equipe, em especial nos momentos de crise e grande demanda de atividades laborais. Essa é uma capacidade que está cada vez mais valorizada diante da diversidade de sexos, culturas, gostos e interesses. As competências interpessoais envolvem a capacidade do gerente de motivar os profissionais no momento de crise, em que as promoções e os bônus financeiros estão cada vez mais escassos e o quantitativo de trabalho está cada vez maior diante das equipes cada vez mais enxutas ou pela questão da redução de custos em empresas privadas ou pelos programas de incentivo a aposentadorias, aliados à reduções drásticas de novos concursos e dispensas em massa de funcionários terceirizados. 13 Administração Geral | Unidade 1 - Conceito, importância e abrangência das organizações e da Administração As competências técnicas consistem na habilidade de o profissional realizar determinada atividade específica de acordo com a sua carreira profissional. Ou seja, um economista, geralmente, nesse aspecto é um profissional que está apto para atuar na área de emissão de notas fiscais, fechamento de caixa, entre outras atividades laborais específicas da profissão. As competências técnicas para um administrador dependem da área de atuação do profissional. Em geral, ele atua na área de recursos humanos, logística, gestão de pessoas, processos, entre outras áreas correlatas. O admi- nistrador tem um perfil generalista, o que possibilita uma atuação em, praticamente, todas as áreas e departa- mentos de uma organização. As competências intrapessoais, de acordo com Maximiano (2008), são formas de reflexão sobre si mesmas, entre elas: • Autoanálise; • Automotivação; • Autoconhecimento; • Administração do tempo; • Capacidade de empatia; • entre outros. As competências intrapessoais colaboram para que o administrador possa entender quais são as características do seu cargo, como interagir com os seus pares, sejam eles superiores e inferiores. As competências intrapessoais colaboram para que o gestor possa desenvolver suas potencialidades e minimizar seus pontos fracos, seja com treinamentos com profissionais especializados (psicólogos, tutores, coaches, entre outros) ou, até mesmo, com um exercício de autoanálise, empatia, entre outros, de acordo com o caso em tela. Fique atento às habilidades técnicas que são exigidas do administrador. Com o advento da tecnologia da informação e novos equipamentos de telecomunicação móvel, cabe ao admi- nistrador buscar treinamentos e novas vivências para se adaptar às novas tendências atuais. Para cada tipo de organização, uma competência será mais exigida do que a outra, ou seja, depende do objetivo e das metas da respectiva organização. Em uma empresa de engenharia civil, as competências técnicas têm grande importância na realização da construção de casas e edifícios, por exemplo. Em uma quitanda, as compe- tências de vendas e relações interpessoais, com certeza, serão mais demanda do profissional. Conforme o profissional gestor obtém posição gerencial ainda mais no topo da hierarquia, a necessidade de habilidade técnica reduz; e a conceitual, se eleva. A tabela a seguir apresenta os tipos de habilidades gerenciais de acordo com sua respectiva hierarquia. Ressalta- -se que essa hierarquia não é algo rígido e não se aplica a todos os tipos de organizações e que o equilíbrio das competências é o caminho a ser perseguido. 14 Administração Geral | Unidade 1 - Conceito, importância e abrangência das organizações e da Administração Tabela 3 – Hierarquia versus Habilidades gerenciais. Habilidades técnicas e operacionais Supervisores Gerência Intermediária Alto escalão Habilidades Humanas Habilidades Conceituais Fonte: Adaptada de Maximiano (2008). 3. Níveis Organizacionais De acordo com Chiavenato (2010), as habilidades de um administrador são as conceituais, humanas e técnicas. Em geral, a diretoria executiva faz parte do nível institucional de acordo com essa classificação, e as habilidades mais importantes desse profissional são as institucionais, ou seja, estar bem alinhado com os conceitos, objetivos e meta da companhia. Já os Gerentes de primeira linha fazem parte dos níveis intermediários de um perfil de um administrador e neces- sitam de características humanas interpessoais e intrapessoais bem desenvolvidas para que possam transmitir para o corpo operacional da companhia os objetivos da alta administração. Por fim, no nível operacional, é necessário ter um conhecimento técnico bem desenvolvido das atividades de sua área de atuação, visto que esse é o nível que vai realizarna ponta as operações unitárias da produção do produto ou do serviço de sua organização. A tabela a seguir apresenta de forma esquemática as habilidades de um administrador. 15 Administração Geral | Unidade 1 - Conceito, importância e abrangência das organizações e da Administração Tabela 4 – Habilidades de um administrador. Níveis Habilidades Institucional Conceituais Intermediário Humanas Operacional Técnicas Fonte: Adaptada de Chiavenato (2010). Os níveis que os administradores ocupam em uma organização são os estratégicos, tático e operacional. Os primeiros são o corpo de executivos de uma organização, que têm a responsabilidade de atingir os objetivos e as metas de curto, médio e longo prazo. Em geral, em uma organização, esses profissionais são a diretoria exe- cutiva da companhia, além de gerentes executivos e da presidência. Os administradores táticos, de acordo com Bateman; Snell (1998), são responsáveis por apresentar os objetivos e planos estratégicos realizados pela alta administração aos funcionários de sua equipe. Em geral, o administrador é um gerente de primeira linha, que está entre a alta administração e os funcionários do nível operacional. Os administradores operacionais são os funcionários que atuam em níveis inferiores e supervisionam as ativida- des operacionais de uma organização. Em uma empresa de petróleo, em geral, são os supervisores que atuam nas refinarias e na área de exploração e produção de petróleo em campos onshore e offshore. Offshore: serviços de exploração e produção de petróleo realizado no mar, em geral, em pla- taformas e navios. Onshore: serviços de exploração e produção de petróleo realizado em terra. Glossário O gráfico a seguir apresenta, de forma sumarizada, os níveis padrões de um administrador. 16 Administração Geral | Unidade 1 - Conceito, importância e abrangência das organizações e da Administração Gráfico 1 – Níveis padrões de Administração. Administrador Estratégico Administrador Tático Administrador Operacional Fonte: Adaptada de Bateman; Snell (1998). De acordo com Bateman; Snell (1998), os administradores atuam profissionalmente em organizações, que são empresas públicas, de sociedade de economia mista, autarquias, empresas privadas e que estão em busca de atingir os seus objetivos. A figura seguinte apresenta os principais elementos de um sistema organizacional, em que os recursos huma- nos são formados por pessoas, recursos pecuniários, recursos físicos (máquinas, equipamentos, mobiliário, entre outros), além de recursos de tecnologia de informação etc. Figura 4 – Elementos de um sistema organizacional Recursos Humanos Organização Resultados (bens e serviços) Fonte: Adaptada de Bateman; Snell (1998). Os recursos humanos atuam na organização, por meio de processos de transformação em busca da geração de resultados que podem ser bens e serviços, de acordo com o objetivo social da organização. 17 Administração Geral | Unidade 1 - Conceito, importância e abrangência das organizações e da Administração Fique atento às habilidades técnicas que são exigidas do administrador. Com o advento da tecnologia da informação e novos equipamentos de telecomunicação móvel, cabe ao admi- nistrador buscar treinamentos e novas vivências para se adaptar às novas tendências atuais. Por fim, as mudanças contemporâneas nas práticas administrativas são um dos desafios de um mundo globali- zado. Atualmente, empresas estão adotando práticas como home office, que não estavam no script das relações trabalhistas estabelecidas pela CLT, por exemplo. O processo de terceirização de processos e pessoas está cada vez mais presente em grandes organizações. Essa é uma forma de as organizações se concentrarem nas atividades fins de seu objeto social e terceirizar atividades que não são fins, como atividades meio e serviços de vigilância, limpeza, entre outros. É fato que alguns tipos de terceirizações são legais. Não obstante, a terceirização de atividade fim no momento não é permitida. Esse debate da terceirização já saiu da sociedade e já chegou ao Congresso Nacional. Veja o link a seguir e conheça o Projeto de Lei sobre a terceirização que visa regulamentar esse setor. http://agenciabrasil.ebc.com.br/economia/noticia/2017-03/entenda-o-projeto-de- -lei-da-terceirizacao-aprovado-pela-camara Conceitos de equipes autogeridas e empowerment estão nas organizações contemporâneas, e cabe aos admi- nistradores se adaptar a esse novo momento de empresas locais, mas com concorrência global com o advento da internet em um primeiro momento; e dos smartphones em um momento seguinte, que revolucionaram o processo de compra de bens e serviços, inclusive, a venda de produtos digitais e formas de pagamentos virtuais, que não existiam na década passada. Empowerment é um conceito da administração que visa a dar maior empoderamento pelo gerente aos seus funcionários e, dessa forma, é possível atribuir maior carga de autoridade e responsabilidade aos profissionais. 18 Administração Geral | Unidade 1 - Conceito, importância e abrangência das organizações e da Administração A importância e abrangência das organizações e da administração será cada vez mais relevante diante do mer- cado cada vez mais global e sem fronteiras do mundo contemporâneo. Compartilhe com seus colegas suas impressões deste conteúdo. Sua participação é muito importante! 19 Considerações finais A Administração Geral está no cotidiano das pessoas em toda a vida, em diversos estágios, de acordo com a sua trajetória e intensidade. Nesta disciplina, foram apresentados os seguintes temas: • Administração; • Níveis organizacionais; • Funções e habilidades do gerente; • Níveis gerenciais; • Eficiência x Eficácia; • Terceirização; • Empowerment e equipes geridas; • Tecnologia da Informação; • Importância e abrangência das organizações e da administração. Referências bibliográficas 20 BATEMAN, T. S.; SNELL, S. A. Administração, Editora Atlas S.A. São Paulo, 1998. CERTO, S. C. Administração moderna. 9ª edição São Paulo: Prentice Hall, 2003. CHIAVENATO, I. Administração nos novos tempos. Rio de Janeiro: Cam- pus, 2010. JONES, G. R.; GEORGE, J. M. Administração contemporânea. AMGH Edi- tora Ltda, 2012. MAXIMIANO, A. C. A. Introdução à administração. São Paulo: Atlas, 2010. 22 2Unidade 2 Processo administrativo Para iniciar seus estudos Nesta unidade, entenderemos a importância do processo administrativo e sua influência nas organizações. Essa não é uma tarefa fácil, porém, uma vez definidos os parâmetros a serem trabalhados e bem alinhados com os agentes envolvidos, os benefícios serão inúmeros. De acordo com Chiavenato (2010), o processo administrativo é uma sequ- ência de ações inter-relacionadas formadas por planejamento, organiza- ção, direção e controle. A importância desta unidade de estudo para a vida profissional e pessoal é imensa diante da vida contemporânea que está permeada de assuntos que se relacionam diretamente com esse tema. Então, convido os alunos ao estudo atento do tema em busca de agregar conhecimento e experiências que possam acrescer, diretamente, na vida de cada um de vocês. Por fim, o processo administrativo é formado por uma sequência de funções administrativas, sendo elas: planejamento, organização, direção e controle. 23 2Objetivos de Aprendizagem • Processo administrativo: compreender a organização de forma sistêmica, apresentando os principais conceitos, tipos e caracte- rísticas. • Processo administrativo: » Planejamento (conceito, importância e etapas). » Organização (conceito, tipo de estrutura, centralização, des- centralização e delegação). » Direção (conceito, comunicação, liderança e motivação); »Controle (conceito, tipos). 24 Administração Geral | Unidade 2 - Processo administrativo 1 Planejamento De acordo Chiavenato (2010), o esquema a seguir (Figura 1) apresenta as quatro funções administrativas essen- ciais em uma organização, que são o planejamento, a organização, a direção e o controle. Figura 1 – Funções administrativas em uma organização. Organização Planejamento Controle Direção Organização Fonte: Adaptada de Chiavenato (2010). O planejamento é a primeira função do processo administrativo que define o que vai ser feito no presente e futuro da organização. Atualmente, as empresas vivem uma série de pressões impostas pelo mercado, quer seja clientes, fornecedores, governo, entre outros. Por sua vez, estes, de alguma maneira, impulsionam o modo de ver o negócio por parte das companhias. Aspectos como competividade são determinantes para a sobrevivência no mercado cada vez mais competitivo e isso só é possível quando se estabelece processo, rotinas e métodos adequados ao trabalho. Na posse desse ferramental, você terá condições de estabelecer novas formas de trabalho, bem como obtenção de resultados, ou seja, um divisor de águas de sua empresa antes e após a adoção de processos administrativos concisos. Diante desse cenário, o planejamento é essencial para que a organização possa estar preparada para os desafios no curto, médio e longo prazos. 25 Administração Geral | Unidade 2 - Processo administrativo Como uma empresa ser competitiva em contraponto à manutenção, muitas vezes, de uma estrutura robusta para dar respostas ao mercado? Para responder essa questão, pense e reflita sobre ela imaginando as estatais brasileiras que estão passando por problemas seme- lhantes ao exposto na questão do reflita. Segundo Chiavenato (2010), o planejamento define o que a organização pretende realizar no curto, médio e longo prazos e como será feito o que foi definido no respectivo planejamento da organização. Segundo Chiavenato (2010), o planejamento tem a sua importância em definir quais são os objetivos da orga- nização e quais as principais metodologias a serem adotadas para atingir as respectivas metas. O planejamento apresenta para os colaboradores de uma organização qual direção ela vai seguir nos próximos anos. De acordo com Jones; George (2012), as funções e razões do planejamento são dar um senso de direção e pro- pósito para organização. Ou seja, os administradores que estão em posições de alta direção da administração precisam saber para onde a organização deseja caminhar para que possam transmitir para seus subordinados a respectiva mensagem da alta cúpula da organização. Um planejamento anual de negócios é uma forma de estabelecer uma estratégia para atingir os seus objetivos e suas metas traçados na respectiva organização. Um bom planejamento, de acordo com Jones; George (2012), tem qualidades e características, como unidade, continuidade, precisão e flexibilidade, o que concatena com o conceito da resiliência, que é essencial para que as organizações possam enfrentar as adversidades e ter forças para superar os obstáculos. Na vida real, um planejamento deve se adequar às condições do macroambiente de um respectivo negócio. Por exemplo, uma organização que depende da cotação do dólar, com uma possível valorização ou desvalorização dele, influencia no cotidiano da organização, ou seja, se ela vai saldar contratos que são atrelados a essa moeda ou não; ou se vai priorizar a exportação ou importação de bens e serviços. As etapas do planejamento devem ser analisadas e aplicadas nas organizações. De acordo com Chiavenato (2010), as etapas do planejamento são: • Estabelecer um objetivo; • Identificar e analisar a situação atual e futura que correlaciona com o respectivo objetivo; • Desenvolver uma análise e abordagem sistêmica para obtenção do respectivo objetivo. A importância do planejamento estratégico para organização é imensa, pois define o que a organização vai rea- lizar no presente e no futuro de curto, médio e longo prazos. De acordo com Chiavenato (2010), o planejamento estratégico apresenta cinco funções principais, a saber : • Planejamento estratégico: que se relaciona com o ambiente mutável global, ou seja, são necessárias muita resiliência e trabalho duro em busca de superar todos os obstáculos do ambiente interno e do macroambiente. 26 Administração Geral | Unidade 2 - Processo administrativo • “Planejamento estratégico é voltado para o futuro”: isso é fato, pois quem vive de passado é museu. E as empresas têm de buscar se atualizar no espaço e no tempo sob pena de falência, como ocorreu com algumas empresas, por exemplo, a Kodak. • “Planejamento estratégico é compreensivo”: a organização deve ser flexível e orientada para os resulta- dos envolvendo aspectos globais e compreensivos. • Planejamento estratégico é um processo consensual: ou seja, após inúmeras discussões em todas as áreas de negócio da organização, é importante à alta direção consolidar as ideias em busca de objetivos que possam direcionar a organização para um futuro positivo para todos. • “O planejamento estratégico é uma forma de aprendizagem organizacional”: a aprendizagem é um pro- cesso que permeia o ambiente competitivo e globalizado atual das organizações, que está em constante mutação. 2. Organização De acordo com Chiavenato (2010), a organização é um processo de engajamento dos profissionais de uma forma organizada e estruturada em busca de atingir os respectivos objetivos da organização. No processo administrativo, de acordo com Chiavenato (2010), a organização é um processo de motivar os colabora- dores de uma determinada organização de forma estruturada, em busca de alcançar metas e objetivos em comum. Em uma organização bem estruturada e planejada, a estrutura organizacional é flexível de acordo com os novos objetivos e metas da organização. O próximo item detalha os conceitos e as variáveis que envolvem a estrutura organizacional de grandes corporações. 2.1. Estrutura organizacional De acordo com Chiavenato (2010), a estrutura organizacional é a forma pela qual as atividades da organização são divididas e organizadas entre os membros da mesma. Em outras palavras, a estrutura organizacional é uma arqui- tetura ou uma espinha dorsal da empresa, em que são divididas as tarefas entre os colaboradores da organização. Toda companhia apresenta uma mínima estrutura organizacional definida, que é de fundamental importân- cia, pois determina como os processos e as atividades são desenvolvidos. No entanto, não existe uma estrutura preconcebida perfeita, pois esse tipo de construção depende de aspectos tecnológicos, do meio e da estratégia da empresa. Uma forma de representar essa estrutura é por meio de um organograma, como mostra a figura a seguir, que ilustra uma estrutura formal na qual o fluxo de trabalho é descendente. Organograma: Algumas empresas também definem como organograma estrutura na qual dispomos a hierarquia de cargo/funções na empresa. Glossário 27 Administração Geral | Unidade 2 - Processo administrativo Figura 2 – Organograma genérico. Diretoria Divisão linha de produtos A Divisão linha de produtos C Divisão linha de produtos B Departamentos Departamentos Departamento de produção Departamento de vendas Departamento de finanças Departamento de compras Departamento de pesquisa Fábricas Filiais Grupo de analistas Grupo de compradores Laboratórios Fonte: Adaptada de Chiavenato (2011). Diante do que foi exposto, podemos entender como e quais são os níveis hierárquicos: estratégico, tático e ope- racional, ilustrados na Figura 3. O nível estratégico são as decisões tomadas pela alta cúpula da administração de uma organização, as quais dão o norte para a direção quevai caminhar a organização e quais são os produtos e serviços que serão ofertados pela organização no curto, médio e longo prazos. O nível tático é formado pelos gerentes executivos, gerais e de primeira linha de uma organização, em geral. Esses gerentes são a ponte entre a alta administração e o nível operacional. O nível operacional são os profissionais que realizam as atividades de fato e de direito, ou seja, são os colabora- dores que fazem o pão em uma padaria, por exemplo. Figura 3 – Níveis de tomada de decisão em uma organização. Níveis organizacionais: alto, intermediário e nível de supervisão. Nível Organizacional Tipo de decisão Estratégica Tática Operacional Alto Intermediário Nível de supervisão Fonte: Adaptada de Montana (2011). 28 Administração Geral | Unidade 2 - Processo administrativo O nível estratégico tem a autoridade da alta gestão, a exemplo da presidência e dos diretores, e é responsá- vel pelas decisões a longo prazo que precisem de altos investimentos, análise de mercado, desenvolvimento de novos produtos etc., por exemplo, a aquisição de uma nova frota de caminhões. No nível intermediário, fica a parte tática, que remete a decisões em médio prazo quanto à utilização de recursos. Um exemplo prático é a terceirização de um serviço de distribuição, tendo em vista a falta de estrutura de trans- porte. Os envolvidos nesse nível são os gerentes e, dependendo da empresa, também inclui as coordenações. Por fim, temos o nível operacional, que envolve supervisores, encarregados etc. e é responsável por decisões em curto prazo, isto é, o tratamento de questões dentro de uma rotina diária. Um exemplo é decidir o que deve ser feito na falta de um colaborador na área de expedição, o que pode atrasar a saída dos pedidos. Esse processo passa a ser integrado a partir do momento em que a tomada de decisão passa a ser delineada entre todos os envolvidos na atividade em questão, ou seja, um problema, uma vez detectado, passa a ser resolvido segundo os diferentes níveis hierárquicos em busca de uma solução específica para o caso. Você percebeu a importância da tomada de decisão nas empresas. Que tal aplicar esses con- ceitos em sua vida? 3. Direção De acordo Chiavenato (2010), a direção é um processo que, por meio de normas e procedimentos internas, busca orientar as atividades de seus colaboradores. A direção influencia e motiva o seu corpo de funcionários por meio da liderança e dos estilos de administração, que serão apresentados nos itens a seguir. 3.1 Liderança Liderança é o processo de dirigir o comportamento das pessoas em direção ao alcance de alguns objetivos. A uma diversidade de abordagens a respeito de liderança, porém, faz necessário definirmos os estilos e sistemas de administração. Os estilos de liderança, de acordo com Chiavenato (2010), são: autoritário/autocrático, democrático e carismático. Da escola humanista, há a administração autocrata, defendida por Douglas McGregor, cujo fundamento é base- ado na capacidade de compreensão do comportamento humano. O líder autoritário é caracterizado pela sua centralização do processo de tomada de decisão. Assim, os seus subordinados não têm a oportunidade de parti- cipação nas escolhas referentes à realização de suas tarefas na respectiva gerência. Além disso, nesse tipo de liderança, o líder domina todas as ações e deseja colaboradores que sejam sujeitos aos seus mandos e desmandos sem reclamar ou contestar qualquer tipo de decisão. Por isso, a liderança autoritária 29 Administração Geral | Unidade 2 - Processo administrativo gera uma equipe com maiores tensões na área psicológica. Em geral, o índice de afastamento é maior que os outros tipos de liderança; e o clima organizacional é pior em comparação aos outros tipos de liderança. Entre as diversas causas das doenças psicológicas, temos os fatores ambientais, ou seja, a interação entre os indivíduos e seu ambiente podem promover distúrbios e, consequen- temente, possíveis afastamentos das atividades laborais ou redução da sua produtividade. Conheça mais sobre o tema no link: <http://www.marisapsicologa.com.br/doencas-psicos- somaticas.html>. Por fim, o líder autocrático tem uma equipe que realiza um maior volume de trabalho. Não obstante, em geral, a equipe geralmente só realiza as suas atividades e tarefas com a presença do líder autoritário. Enfim, é uma lide- rança em que o líder é o centro de todo o processo. De acordo com Chiavenato (2010), o líder democrático é a liderança pautada na ampla comunicação com os seus colaboradores. Ele é um verdadeiro “coach”, ou seja, um orientador do seu grupo de trabalho para serem eficazes na realização de sua respectiva tarefa na gerência. “Coach” ou coaching é um profissional que utiliza diversas técnicas para orientar alguém na sua caminhada de um ponto “a” para “b” em diversos objetivos da vida, seja profissional ou pessoal. Conheça mais sobre o tema no site: <http://www.ibccoaching.com.br/portal/ coaching/o-que-e-coaching/>. Uma liderança democrática é pautada por um melhor clima de trabalho, ótima participação e empenho dos colaboradores na realização das tarefas em busca de atingir os respectivos objetivos e as metas de sua organi- zação. O comprometimento dos funcionários é um ponto forte dessa liderança, além da integração da equipe. Um líder carismático caracteriza-se por uma liderança que está permeada pelo poder de persuasão de sua equipe e, dessa forma, obtém resultados ótimos. Os seus colaboradores tem admiração por seu respectivo líder. Silvio Santos, por exemplo, pode ser considerado um líder carismático que consegue, em muitos casos, obter resultados extraordinários, ou seja, ultrapassar índices de audiências da emissora líder do país, com o seu carisma e criatividade. 30 Administração Geral | Unidade 2 - Processo administrativo Conheça mais sobre a liderança carismática por meio da reportagem da revista exame sobre o tema que lista as cinco características de um líder empresarial carismático. <http://exame. abril.com.br/pme/5-caracteristicas-de-um-lider-de-empresa-carismatico/>. 3.1.1 Estilos de administração Definimos como dois estilos de gestão, que chamamos de teoria X e teoria Y, cujas características são expostas a seguir. Pressuposições da teoria X: 1. O ser humano tem aversão ao trabalho e o evita sempre que possível; 2. A maioria pessoas precisa ser coagida, controlada, dirigida e ameaçada de punição ou premiação para se esforçar e produzir; 3. O ser humano, de modo geral, prefere ser dirigido, quer evitar responsabilidades, tem pouca ambição e quer segurança acima de tudo. Pressuposições da teoria Y: 1. O dispêndio de esforço físico e mental no trabalho é tão natural como o jogo ou descanso; 2. O homem está sempre disposto a se autodirigir e a se autocontrolar a serviço de objetivos com os quais se compromete; 3. A capacidade de usar alto grau de imaginação e criatividade na solução de problemas da empresa é mais amplamente distribuída na população do que geralmente se pensa; 4. Nas condições atuais da vida moderna, as potencialidades intelectuais do ser humano são apenas par- cialmente usadas. 3.1.2 Sistemas de administração Desde os anos 1940 até os anos 1960, o Instituto de Pesquisas Sociais da Universidade de Michigan realizou uma série de estudos aplicados à Administração, sob a coordenação de Rensis Likert, classificando os sistemas de Administração em relação ao processo decisão, sistema de comunicação, relacionamento interpessoal e sistema de recompensas e punições, a saber: • Autoritário Coercitivo; • Autoritário-Benevolente; 31 Administração Geral | Unidade 2 - Processo administrativo • Consultivo; • Participativo. Além disso, Likert (1961) definiu que o comportamento humano é explicado por meio de variáveis: • Causais:variáveis administrativas, bases do comportamento humano; • Intervenientes: itens de comportamento que provocam alteração no sistema; • Resultados: as variáveis causais provocam estímulos que atuam nos indivíduos (intervenientes) e que pro- duzem respostas nos indivíduos. Assim, inúmeras teorias cercam o processo de liderança, a exemplo de Fiedler (1965), que já citava em seu traba- lho que não havia modelo único e melhor. Isso é o que vai nortear a chamada teoria contingencial da liderança, que é baseada em uma variedade de condicionantes, como: • comunicação. • valores. • comportamento. • paixão. • foco. Até uma abordagem mais recente, como a teoria de liderança carismática, baseia-se em traços pessoais do indi- víduo que atua fortemente no sentido de exercer influência. Os principais desafios da liderança são: • como se relacionar com a equipe a fim de obter credibilidade. • qual a forma de influenciar positivamente. • qual a forma de conduzir os liderados a um futuro incerto. • compartilhar riscos e oportunidades de forma coletiva. • delegar de forma a ser um agente do resultado. O livro A meta, também retratado em filme, A meta – um processo de melhoria continua, apresenta, de forma prática, como uma empresa sem controle de seus trabalhos pode che- gar à beira da falência e remete a uma visão macro da situação em que o gestor percebe a necessidade de assumir nova postura diante da situação problema. 32 Administração Geral | Unidade 2 - Processo administrativo 3.2 Motivação A palavra motivação vem do latim motivos, que tem o sentido de mover. Na essência, a palavra remete a como o homem pode ser guiado a um comportamento diferente quando estimulado e esse fator é propulsor de diferen- tes atitudes. O estudo da motivação visa exatamente entender quais são as molas propulsoras que conduzem as pessoas a pensamentos, ações e palavras. Por sua vez, a motivação tem três propriedades (Maximiano, 2011): • direção – objetivo do comportamento motivado; • intensidade – magnitude ou força dos motivos; • permanência – tempo pelo qual a motivação se manifesta. A motivação pode ser dividida em dois eixos: motivos internos e externos. a. Motivos internos: tem uma relação direta com o grupo no qual a pessoa está inserida. Existem fatores psicológicos, fisiológicos, bem como sociológicos que fazem com que a pessoa seja capaz de realizar certas tarefas. Exemplo: pessoa que mora no campo terá uma tendência a acordar cedo e ir colher frutas para o café da manhã. b. Motivos externos: são estímulos que o ambiente oferece. Assim, eles satisfazem a necessidade e geram bônus. Exemplo: a participação em um trabalho voluntário em uma empresa que irá acarretar um dia de folga. A teoria de Maslow aponta que temos necessidades, as quais são divididas em cinco categorias apresentadas a seguir. O profissional busca atender em um primeiro momento suas necessidades fisiológicas, ou seja, com o seu trabalho, busca ter recursos financeiros para sua subsistência (comida, vestuário, entre outros). Na sequência, as necessidades de segurança envolvem um emprego estável, moradia segura, dentro outras coisas. Após realizadas as necessidades fisiológicas e de segurança, o indivíduo busca atender as necessidades sociais, ou seja, bom relacionamento com o chefe, familiares e amigos, em geral. Seguindo da base ao topo da pirâmide, em um quarto momento, busca-se as necessidades de autoestima, ou seja, aprovação na família e reconhecimento no trabalho. Por fim, temos a autorrealização, que é trabalhar com o que quer, sendo feliz na vida profissional, pessoal e amorosa. O esquema a seguir apresenta a pirâmide de Maslow. 33 Administração Geral | Unidade 2 - Processo administrativo Figura 4 – Pirâmide de Maslow. Autorrealização Autoestima Necessidades sociais Necessidades de segurança Necessidades fisiológicas Fonte: Adaptada de Chiavenato (2010). Enfim, é no trabalho que conseguimos satisfazer uma ampla gama de necessidades apresentadas pela pirâmide de Maslow. Já a teoria dos dois fatores de Herzberg, também conhecida como teoria da motivação, é apresentada a seguir pelos dois fatores que a caracterizam: a. Fatores motivacionais: são fatores que geram a satisfação do colaborador, que advém do reconhecimento da organização pelo trabalho que está sendo realizado, além da sua autorrealização caracterizada pelo exercício de uma atividade que gosta, utilizando na plenitude suas habilidades pessoais e profissionais e se desenvolvendo de forma constante. b. Fatores Higiênicos: são fatores inerentes à organização. Quando eles estão presentes, causam satisfação; e ausentes, insatisfação. Exemplos são os salários que são ofertados aos empregados, o reconhecimento com as respectivas promoções, benefícios ofertados, entre outros. Autorrealização: é o ápice do processo de motivação, em que as pessoas alcançaram todos os níveis em suas necessidades, um após o outro. Glossário 34 Administração Geral | Unidade 2 - Processo administrativo Conheça mais sobre a teoria de motivação de Herzberg no site a seguir, com exemplos prá- ticos que explicam os fatores que motivam ou não um colaborador de uma organização contemporânea. http://www.ibccoaching.com.br/portal/lideranca-e-motivacao/teorias- -da-motivacao-2/ 4. Controle De acordo com Figueiredo; Caggiano (2004), “o controle está intimamente ligado ao planejamento”. Essa liga- ção decorre do fato de que as ações planejadas deverão ser devidamente executadas. Após a execução, tem-se a etapa do controle, com o objetivo de avaliar se, de fato, as ações planejadas foram realizadas e qual o grau de variação existente entre o planejamento. Muitos gestores são adversos a usar ferramentas de mensuração. Com isso, tornam-se dependentes de seus processos tradicionais e de suas formas de tomada de decisão imprecisas, às vezes acertadas, porém, frágeis tecnicamente. Como medir significa mudar o rumo das “coisas”, acabam por concluir: “Se as coisas estão dando certo, então por que mudar?” Medir é crítico, justamente, por envolver diversos fatores, que entenderemos ao longo desta seção. De acordo com Chiavenato (2010), o controle é uma palavra que contém diversos significados, com três deles que se destacam, a saber: • “Controle como função restritiva e coercitiva”: esse sentido envolve a coibição e restrição de desvios de ações ou condutas que não são adequadas para determinada atividade em uma organização. • “Controle como sistema automático de regulação”: é um fluxo de produção que funciona de forma cons- tante, como ocorre em uma refinaria de petróleo. • “Controle como função administrativa”: é o controle no processo administrativo como um todo, já apre- sentado no início desta unidade. De acordo com Chiavenato (2010), os tipos de controle que podem ser utilizados são: • Estratégico: uma direção que é emitida pela alta direção que aborda um determinado tema de forma global para a organização. • Tático: a orientação tem um conteúdo menos genérico e com mais detalhes abordando o tema por uni- dade da organização. • Operacional: a orientação é minuciosa e direcionada para uma atividade específica da operação da orga- nização. O controle nas organizações contemporâneas é realizado por meio de diversas maneiras, entre elas: relatórios de desempenho empresarial, reuniões de análise crítica com a construção da curva S de cada projeto que correla- ciona o realizado versus o projetado de cada projeto. O esquema a seguir apresenta um exemplo de uma curva S. 35 Administração Geral | Unidade 2 - Processo administrativo Quanto mais aberta a curva S, o projeto não está ocorrendo conforme o projetado e isso não é o mais adequado nas organizações atuais. Ressalta-se que, em grandes empresas, como Vale do Rio Doce e Petrobras, utiliza-sea curva S para cada projeto que é desenvolvido nas respectivas organizações. Figura 5 – Curva S de um projeto. 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Curva S 12 /0 6/ 20 13 19 /0 6/ 20 13 26 /0 6/ 20 16 03 /0 7/ 20 13 10 /0 7/ 20 13 17 /0 7/ 20 13 24 /0 7/ 20 13 0 40% 56% 76% 100% Planejado Realizado Projetado Fonte: Adaptada de Camera (2016). As funções gerenciais se caracterizam por proporcionar meios para que os seus colaboradores possam ser efi- cientes e eficazes em suas tarefas realizadas na organização por meio de sua liderança, carisma e poder de per- suasão. Cabe ao gerente, por exemplo, escalar o funcionário adequado para cada função ou tarefa existente na organização. Isso é uma forma de motivá-lo e maximizar os resultados da organização. Então, cabe aos gerentes concatenar sua atuação utilizando as funções gerenciais em busca de um processo administrativo consistente, ou seja, com uma organização bem planejada, organizada, com direção e controle adequados. Dessa forma, será possível atingir as metas e os objetivos traçados pela organização em seu plane- jamento estratégico. 36 Considerações finais O processo administrativo está presente nas organizações contempo- râneas e é uma ferramenta essencial para atingir seus objetivos e suas metas. Encontramos inúmeros casos de organizações que não possuem um modelo formal de gestão, o qual a orienta a produzir resultados, men- surando a relação entre os resultados pretendidos e os resultados obti- dos. Assim, faz-se necessário que algum modelo seja formalizado, com o objetivo de esclarecer e reforçar os valores presentes no processo de gerir o negócio, contribuindo para a percepção de suas estratégias e aos pon- tos de eficiência e ineficiência em cada etapa do seu processo de gestão, visando alcançar a eficácia desejada. Por fim, conclui-se que a relevância da adoção de um modelo sistêmico de gestão reside no objetivo principal, que é a manutenção da empresa no mercado, visando manter a competitividade e assegurar a sua conti- nuidade, aumentando potencialmente a eficácia da administração. Neste capitulo, você teve a oportunidade de ver conceitos importantes sobre: • compreensão da organização de forma sistêmica. • planejamento: conceito, importância e etapas. • organização: conceito, tipos de estrutura, centralização, descen- tralização e delegação. • direção: conceito, comunicação, liderança e motivação. • controle: conceito e tipos. Referências bibliográficas 37 CHIAVENATO, I. Introdução a Teoria Geral da Administração. 8 ed. Rio de Janeiro: Ed. Elsevier, 2011. CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de pessoas: o novo papel dos recursos humanos nas organização.3.ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2010. CAMARA, C.. Curvas S, do conceito simples as dificuldades práticas. 2016. Disponível em: <https://www.linkedin.com/pulse/curvas-do-con- ceito-simples-dificuldades-práticas-claudio>. Acesso em: 04 maio 2017. FIEDLER, F. (1965): “Engineer the Job to fit the manager”; Harvard Business Review; (43-5); páginas 115-122, 1965 MONTANA, P. J. Administração. São Paulo: Saraiva, 2011. FIGUEIREDO, S.; CAGGIANO, P. C. Controladoria: teoria e prática. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2004. JONES, G. R.; GEORGE, J.M. (2012) Fundamentos da Administração Con- temporânea. 4ed. Ed. Mc Graw Hill. 2012 . LIKERT, R.. New Patterns of Management. Ed. McGraw-Hill, 1961. MAXIMIANO, A. C. A. Introdução a Administração. 8. ed. São Paulo: Ed. Atlas, 2011. 39 3Unidade 3 Ambiente Organizacional: ambiente geral e ambiente específico Para iniciar seus estudos Gostaria de convidar os (as) alunos (as) ao estudo atento e aprofundado dos conceitos relacionados à administração geral e a seu ambiente orga- nizacional, abordando os ambientes geral e específico. Com o advento de novas ferramentas de tecnologia de informação e comunicação, o ambiente específico das organizações está cada vez mais sendo influen- ciado pelo macroambiente. Uma rádio nacional tem um bordão que, em vinte minutos, tudo pode mudar. Eu diria que em até menos, diante de novas configurações de organizações e geração diferenciada de bens e serviços. Um forte abraço a todos e saudações universitárias. Objetivos de Aprendizagem • Definir processo. • Identificar aspectos importantes da produtividade, apresentando os principais conceitos, os tipos e as características do tema. • Ambiente organizacional: ambiente geral e ambiente específico na administração contemporânea. 40 Administração Geral | Unidade 3 - Ambiente Organizacional: ambiente geral e ambiente específico 1. Ambiente Organizacional No estudo do ambiente organizacional, ressalta-se que as organizações não são criadas sem um propósito específico. Toda organização tem a sua história, e sua atuação no mercado é marcada por uma cultura organiza- cional que foi transmitida internamente pelo líder ou líderes desta. No estudo do ambiente organizacional, destaca-se o macroambiente, que também é conhecido como ambiente geral. Nesse ambiente, destacam-se diversas forças que são apresentadas no esquema a seguir (Figura 1). Essas forças se interconectam em maior ou menor força de acordo com o objeto social da organização e com o ambiente do país e do mundo. O esquema da Figura 1, de forma sumarizada, apresenta os principais elementos do macroambiente encontrados nas organizações atualmente. Ressalta-se que a importância deles e, até mesmo, quais são os elementos alteram- -se de acordo com o momento do país e do mundo, além da área de negócio da organização a ser estudada. Figura 1 – O macroambiente das organizações. Econômicos Ambinete competitivoDemográficos Legais Culturais Regulatórios Tecnológicos Fonte: Adaptada de Bateman; Snell (1998). De acordo com George; Jones (2012), o entendimento, a percepção e a interpretação do macroambiente são essenciais para o sucesso gerencial. Cabe ao gerente liderar os projetos atuais e traçar diretrizes para os caminhos futuros da organização. Diante disso, o sucesso gerencial está diretamente ligado à leitura dos riscos e à oportu- nidade que o ambiente geral proporciona para a organização. Em um macroambiente, aspectos econômicos são caracterizados pelos indicadores macroeconômicos e micro- econômicos de um país, entre outras coisas. 41 Administração Geral | Unidade 3 - Ambiente Organizacional: ambiente geral e ambiente específico Em muitos empreendimentos, aspectos econômicos aliados a aspectos demográficos são utilizados para auxílio de tomada de decisão para a implantação ou crescimento de um empreendimento. Quantitativo de população, aliado ao Produto Interno Bruto (PIB) de uma cidade e ao PIB per capita são indicadores comumente utilizados para definir onde instalar uma franquia na área de alimentação, por exemplo. PIB: significa o produto interno bruto de um país, ou seja, é a riqueza do país que é gerada através dos setores primário, secundário e terciário da economia. PIB per capita: é o produto interno bruto dividido pela quantidade de população existente no país. Glossário De acordo com Bateman; Snell (1998), o ambiente econômico afeta de forma direta e intensa a capacidade de as empresas operarem de forma eficiente e eficaz e influencia de forma direta quais são as estratégias que serão tomadas em busca de atingir os objetivos da organização em seus planos anuais e plurianuais de negócios. A imagem a seguir apresenta o chargingbull, o touro de Wall Street, que representa o ambiente econômico capita- lista dos Estados Unidos da América, na cidade de Nova York. Esse touro faz parte de uma lenda popular, segundo a qual a pessoa que esfregar a mão em algumas partes do touro terá sorte, prosperidadee sucesso na área finan- ceira. Nesse caso, o ambiente econômico se interconecta ao ambiente cultural e social do país que inspira outros países capitalistas de todo o mundo. Figura 2 – Touro de Wall Street. Fonte: Disponível em: <https://pt.123rf.com/search.php?word=touro&t_lang=pt&srch_lang=pt&orderby=0 &imgtype=1&searchopts=&selectFresh=&num_ppl=&color=&exclude=&mediapopup=13851306>. ID: 13851306 42 Administração Geral | Unidade 3 - Ambiente Organizacional: ambiente geral e ambiente específico A economia é caracterizada por ciclos econômicos, e, dependendo da área de negócio, cabe aos gestores de uma organização entender que não basta apenas estudar e analisar a economia local de um país, e sim analisar os aspectos econômicos de forma global. Empresas de importação e exportação são diretamente afetadas por aspectos econômicos, como taxa de cambio, variação do dólar e inflação no país de origem e nos principais mer- cados mundiais. Conheça a bolsa de valores brasileira através de consulta a seu site (<http://www.bmfbo- vespa.com.br/pt_br/>). A Bovespa é uma companhia que administra mercados de Títulos, Valores Mobiliários e Contratos Derivativos no Brasil, entre outros serviços financeiros. O ambiente econômico interage com outros ambientes, como o tecnológico, que se conecta ao ambiente regu- latório que determina, por meio de lei e resoluções, que 1% da receita operacional bruta da exploração de petró- leo deve ser investida em projetos de pesquisa e desenvolvimento. A área econômica também é afetada por variações nas bolsas de valores dos principais centros econômicos do mundo. Destaca-se a Bolsa de valores brasileira, americana, de Londres e a chinesa. Dependendo da área de atu- ação, outras bolsas de valores de países europeus e a do Japão podem influenciar no ambiente geral. Leia a reportagem do site a seguir e conheça as treze maiores bolsas de valores do mundo, entre as quais a brasileira está na décima terceira colocação quando comparada com outras bolsas mundiais. <http://blog.bussoladoinvestidor.com.br/maiores-bolsas-de-valores-do-mundo/> De acordo com Bateman; Snell (1998), o ambiente tecnológico envolve não só a tecnologia vigente atualmente, mas os processos de pesquisa e desenvolvimento em busca de novas. O ambiente tecnológico envolve as manei- ras de se comunicar para realização de negócios, captação de clientes, entre outras coisas. Sistemas de tecnologias da informação trouxeram possibilidades de vendas de produtos e serviços online e, até mesmo, a forma de administrar e trabalhar a distância, que influencia ainda de forma tímida no processo de tomada de decisão de onde a pessoa vai morar. Enfim, é o ambiente tecnológico interagindo com o ambiente demográfico de uma determinada região. A próxima figura apresenta um avião de Santos Dumont, que nos faz recordar a dificuldade de transporte e tele- comunicações entre os continentes, o que afetava diretamente no alcance da atuação das organizações que tinham menos oferta de fornecedores e possibilidades de clientes. Entretanto, atualmente com a internet e avia- ção bem estruturadas e desenvolvidas, estamos em um outro patamar tecnológico que abre frente para oportu- nidades infinitas de formas de comercialização e formação de parcerias empresariais. 43 Administração Geral | Unidade 3 - Ambiente Organizacional: ambiente geral e ambiente específico Figura 3 – Santos Dumont e a aviação. Fonte: Disponível em: <http://www.dominiopublico.gov.br/download/imagem/te000016.jpg>. De acordo com Bateman; Snell (1998), o ambiente demográfico se constitui com a quantificação de diversos indicadores de forma estatística, como idade, sexo, renda, educação, entre outros aspectos. De forma geral, esses indicadores são um dos elementos que auxiliam na tomada de decisão de uma organização ao se instalar em uma região x ou y. Em geral, empresas de tecnologia da informação, por exemplo, buscam localidades com proximidade a centros de ensino e pesquisa na área de engenharia da computação, sistemas de informação, entre outras formações acadêmicas correlatas. Tecnologia da informação: são todas as ações, tarefas e atividades que utilizam recursos computacionais em busca da produção de bens e serviços em um ambiente de linha de pro- dução, áreas administrativas e outros setores de uma organização. Glossário Uma indústria automobilística vai buscar dados demográficos, em geral, focando em uma área com rio próximo e uma região próxima a rodovias e grandes centros de consumo, em busca de escoar a sua capacidade produtiva com eficiência e eficácia na área logística. De acordo com Bateman; Snell (1998), o ambiente social ou cultural é caracterizado pela forma como a socie- dade pensa e age sobre os principais assuntos do mundo contemporâneo. Isso é importante, pois as organiza- ções precisam administrar a força de trabalho. Um exemplo são os países que têm o hábito de folgas aos sábados e domingos. Dessa forma, a alta administração tem de buscar concentrar um maior número de horas e eficácia nos processos produtivos em busca de atingir os objetivos da organização. 44 Administração Geral | Unidade 3 - Ambiente Organizacional: ambiente geral e ambiente específico Um exemplo de um aspecto cultural que se aplica a uma organização é o McDonald’s na Índia, que não vende alguns produtos com a carne bovina, pois a vaca é sagrada. <http:// noticias.band. uol.com.br/economia/noticia/?id=100000530785>. Ressalta-se que alguns países do mundo, como o Paraguai, não têm esse hábito de folgas aos sábados e domin- gos em todos os finais de semana. Então, as preocupações dessas organizações talvez sejam outras, que é moti- var o corpo de funcionários para manter uma alta eficiência e eficácia nas atividades laborais. O ambiente legal é um aspecto que deve ser pensado país por país e, em alguns casos, estado por estado, como, por exemplo, o caso dos Estados Unidos da América. A questão legal se confunde em alguns momentos com a regulatória (que, em alguns casos, podem ser intrínsecos ao ambiente interno da organização) e é um ponto muito sensível para organizações transnacionais. Muitas abandonam um determinado país diante de um arca- bouço, ora regulatório ora legal (ou até mesmo ambos), desfavorável aos interesses de uma organização. Empresas de Eike Batista em 2006 da área de mineração saíram da Bolívia diante de sus- pensão de licenças ambientais para operação dos negócios. Dessa forma, a regulação é um entrave para atingir objetivos da organização. <http://oglobo.globo.com/economia/bolivia- -confirma-suspensao-de-licenca-para-que-empresa-de-eike-batista-faca-siderurgica- -no-pais-4589563> O ambiente legal é representado pela figura a seguir, que é a balança que expõe o senso de justiça, ou seja, a busca do justo para ambas as partes. A pessoa que julga na imagem a seguir está de olhos vendados, pois ela não deve olhar e nem tomar partido para nenhuma das partes, e sim buscar uma decisão baseada no justo, nos princípios constitucionais de impessoalidade, na isonomia, na legalidade etc. 45 Administração Geral | Unidade 3 - Ambiente Organizacional: ambiente geral e ambiente específico Figura 4 – Senso da justiça. Disponível em: <https://pt.123rf.com/search.php?word=justi%E7a&srch_lang=pt&imgtype=&t_word=usticejustice&t_ lang=pt&oriSearch=balan%E7a+justi%E7a&sti=ntv4909oejfoyosmsy|&mediapopup=49702732>. ID da imagem: 49702732 Já o ambiente legal é composto pelo arcabouço de normas, procedimentos, resolução e leis que compõem uma determinada região e como elas se interconectam com os negócios de uma determinada organização. Uma lei que autoriza a comercialização de um determinado produto pode abrir uma oportunidade para uma determi- nada organização, como ocorreu com o aproveitamento do biogás oriundo da vinhaça, que é um subproduto da produçãode etanol (usinas de cana). O ambiente regulatório se conecta diretamente ao ambiente legal, pois a regulação no Brasil é feita através de agências que atuam na regulação de setores que o estado julga serem importantes, como água, a energia elé- trica, o petróleo, o gás natural, entre outros. O fator ambiental está cada vez mais em voga nas organizações, diante da necessidade de um mundo mais reno- vável e limpo, aliado a incentivos tributários e, também, pelas novas formas de quantificar no fluxo de caixa os aspectos ambientais, por meio dos RCE e REDD. A busca pela redução dos GEE são a tônica de empreendimentos na área de infraestrutura, energia, entre outros. RCE: Redução Certificada de Emissões ou Créditos de carbono são certificados emitidos para alguém (pessoa física ou jurídica) que reduziu a emissão de gases do efeito estufa (GEE). Por definição, uma tonelada de dióxido de carbono (CO2) é referente a um crédito de carbono. REED:Redução das Emissões por Desmatamento e Degradação. GEE: Gases do Efeito Estufa. Glossário 46 Administração Geral | Unidade 3 - Ambiente Organizacional: ambiente geral e ambiente específico Após a apresentação dos principais fatores que compõem o macroambiente, serão apresentados os fatores que caracterizam o ambiente específico, ou seja, o ambiente competitivo da organização, que também é conhecido como microambiente. Esses ambientes, nos quais estão inseridas essas organizações, são marcados por uma sistemática, ou seja, um pro- cesso de cujo imput fazem parte a entrada de recursos humanos e físicos, que, dentro do ambiente organizacional, transforma esses recursos em resultados que podem ser bens e/ou serviços. A Figura 5 apresenta essa sistemática. Figura 5 – Ambiente Organizacional. Organização SaídasEntradas Ambiente Fonte: Adaptada de Chiavenato (2010). Grande parte das organizações estão sujeitas aos fatores regulatórios. Assim, é importante ressaltar que uma regulação mal elaborada pode travar um determinado setor econômico, gerando desemprego e fuga de empre- sas para outros países. O entendimento dos processos organizacionais é alvo de diversos estudos e análises acadêmicas e de profissio- nais de mercado em busca de otimizar os objetivos das organizações. Em grandes empresas, são diversos os processos organizacionais com o objetivo de atingir as metas da organização. Conheça e entenda como funcionam os processos organizacionais no Brasil e no mundo. <http://www.administradores.com.br/artigos/economia-e-financas/ como-entender -os-processos-organizacionais/30037/>. De certa forma, as condições rígidas de atendimento de conteúdo local no Brasil aliadas à falta de leilões de exploração e produção de petróleo fez com que empresas da área da engenharia, geologia, geofísica e afins bus- cassem novos campos e países em busca de atender o objetivo de sua respectiva organização. Com isso, é possível refletir e afirmar que é necessário ter resiliência para que sua organização possa se adequar a todos os fatores externos ao ambiente produtivo. O ambiente específico inicia-se com a presença dos fornecedores, que, de acordo com Chiavenato (2010), ofe- recem recursos sejam eles pecuniários, matérias-primas, equipamentos, tecnologia de ponta, sapiência, serviços 47 Administração Geral | Unidade 3 - Ambiente Organizacional: ambiente geral e ambiente específico administrativos e gestão, contabilidade, auditoria, entre outros. Ressalta-se que a terceirização é uma forma de resolver a falta de mão de obra específica para realização de projetos temporários de uma organização sem esses trabalhadores estarem lotados nos quadros dessas organizações. Os clientes são a razão da existência da organização, ou seja, são as pessoas que compram os bens e serviços de uma determinada organização. Os clientes também são conhecidos como consumidores ou patrocinadores. Os clientes, no passado, iam ao encontro da organização, na maioria dos casos pessoalmente, para adquirir os bens e serviços. Atualmente, com a internet, as compras virtuais são cada vez mais utilizadas, assim, na maioria dos casos, a compra de bens e serviços ocorre entre pessoas que nem se conhecem pessoalmente. Os concorrentes são as organizações que concorrem entre si pelos mesmos fornecedores e clientes. Para um gestor eficiente e eficaz, é necessário identificar os seus concorrentes e buscar uma diferenciação para o seu produto ou serviço garantindo a sobrevivência da organização. A construção de planejamentos estratégicos de mercados globais e setoriais são essenciais para orientar as ações e tomadas de decisões das organizações. De acordo com George; Jones (2012), ao tratar de concorrência, é necessário abordar as barreiras à entrada. Estas são os fatores onerosos de forma pecuniária ou não para entrar no setor da atividade. A Figura a seguir apresenta o fluxo em que são expostas as três fontes principais que originam as barreiras à entrada mais comumente encontradas nas organizações atuais, a saber: a economia de escala, fidelidade à marca e normas e procedimentos governamentais, que são a regulação em geral do setor da organização (GEORGE; JONES, 2012). Enfim, concorrência e barreiras a entradas estão intrinsicamente ligadas e devem ser analisadas ao avaliar os riscos de um determinado projeto ou empreendimento de uma organização. Figura 6 – Fluxo de barreiras à entrada. Escala Marca Regulação Barreiras à entrada Concorrentes potenciais Fonte: Adaptada de George; Jones (2012). As agências reguladoras são órgãos que regulam o mercado de um determinado setor. Esses órgãos buscam determinar as características técnicas de uma commodities, como é o caso do gás natural. Ou seja, a ANP regula- menta, de forma objetiva, o teor dos gases (com limites máximos e mínimos) que compõem o gás natural, entre outros produtos da área de petróleo e gás. ANP: Agência Nacional do Petróleo, do Gás Natural e dos Biocombustíveis. Commodities: são produtos que geralmente são matéria-prima, elaborados e podendo ser estocados em larga escala. Entre eles, destacam-se o petróleo, o gás natural, a soja e a laranja. Commodity tem o significado de mercadoria. Glossário 48 Administração Geral | Unidade 3 - Ambiente Organizacional: ambiente geral e ambiente específico A função das agências reguladoras, de acordo com Chiavenato (2010), consiste em monitorar o desempenho de uma determinada atividade, limitar, balizar a atuação de uma determinada organização. Ressalta-se que órgãos de classe e associações também podem ser agentes reguladores de um determinado setor. Aluno (a), futuro (a) administrador (a), conheça o seu órgão de classe, o conselho regional de administração, conforme site a seguir: <http://www.cra-rj.adm.br/> Ressalta-se que o fator regulatório pode inviabilizar o negócio. Imagine uma cidade onde se tem um cartel de donos de imóveis na avenida principal. O seu negócio demanda fluxo de pessoas e considera-se que tem imó- veis disponíveis no segundo andar dessa avenida. Mas a prefeitura resolve criar uma lei municipal que impede açougues de carne no segundo andar. Dessa forma, empresários desse setor provavelmente buscarão cidades vizinhas para implantar esse empreendimento. O mesmo ocorre na indústria de petróleo e gás natural quando o governo não realiza as rodadas de licitação das áreas de exploração ou propõe condições desfavoráveis para o investidor no valor do produto, da tributação e da excessiva solicitação de conteúdo local. O esquema apresentado na Figura 7 apresenta o ambiente específico considerando o fator regulatório. Figura 7 – Ambiente específico considerando a regulação. Organização Concorrentes Fornecedores Clientes de bens e serviços Fonte: Adaptada de Chiavenato (2010). 49 Administração Geral | Unidade 3 - Ambiente Organizacional: ambiente
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