Proc. Adm - Aula 6 - Processo de Organização - NOVO

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Curso Superior de Tecnologia em Análise e Desenvolvimento de Sistemas
Processos Administrativos
Aula 6
Funções Administrativas
Processo de Organização
Prof. Murillo Soares
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Processo de Organização
Objetivos
Explicar os princípios e as etapas do processo de organizar;
Definir responsabilidade e autoridade;
Descrever um organograma e seus componentes;
Descrever os Tipos de Departamentalização;
Explicar Centralização VS Descentralização;
Explicar as Estruturas Orgânicas e as Mecânicas.
Capítulos 11 e 12 do Livro “Fundamentos da Administração)
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Exemplos de Organização
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Organização é a “função gerencial que inclui a definição de quais tarefas devem ser realizadas, quem deve realizá-las, como devem ser agrupadas, quem se reportará, a quem e onde as decisões devem ser agrupadas.”
Organizar é, como todas as funções administrativas, um processo de tomar decisões.
Processo de Organização
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Processo de Organização
Abaixo, segue as principais etapas (ou decisões) no processo de organizar:
Analisar os objetivos e o trabalho a serem realizados;
Dividir o trabalho, de acordo com os critérios mais apropriados para a realização dos objetivos;
Definir as responsabilidades pela realização do trabalho;
Definir os níveis de autoridade;
Desenhar a estrutura organizacional. A estrutura organizacional é a síntese do processo de organizar.
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Processo de Organização
Etapas no processo de organizar
1.1 – Analisar os objetivos e o trabalho a serem realizados – essa parte deve ser feita com base nos objetivos estipulados na fase de planejamento;
1.2 – Divisão do trabalho – trata-se do processo de atribuir tarefas especializadas a diferentes pessoas ou grupo de pessoas. A divisão do trabalho permite às organizações realizar objetivos complexos, como montar equipamentos de grande porte, fabricar produtos em grande quantidade e atender diferentes tipos de clientes, em diferentes localidades. Ex.: Na feira ou pizzaria pode-se observar que os funcionários se especializam em diferentes tarefas como: prestar serviço, atender os clientes, cuidar dos suprimentos, cuidar do caixa, entre outras.
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Processo de Organização
Etapas no processo de organizar
1.2 - Divisão do trabalho:
1.2.1 – Identificação das unidades de trabalho – aqui, o trabalho a ser realizado é dividido em unidades ou blocos, de acordo com os critérios mais apropriados para sua realização.
Exemplo de divisão do trabalho em uma chapa para concorrer a uma eleição
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Processo de Organização
Etapas no processo de organizar
1.2 – Divisão do trabalho:
1.2.2 – Denominação das Unidades de Trabalho – os blocos de trabalho podem ser chamados de departamentos (cada organização utiliza uma nomenclatura: unidades, setores, divisões, gerências, diretorias, seções ou áreas). Cada departamento realiza uma parte do trabalho total, que é necessária para realização dos objetivos.
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Processo de Organização
Etapas no processo de organizar
1.3 – Definição das responsabilidades – são as obrigações ou deveres das pessoas pela realização de tarefas ou atividades. O conjunto de tarefas pelas quais uma pessoa é responsável chama-se cargo. A relação das responsabilidades de um cargo chama-se descrição do cargo.
1.4 – Autoridade – Significa, autoridade formal - para completar o processo de organização, a autoridade é atribuída as unidades de trabalho (indiretamente, às pessoas). Trata-se do direito legal que os chefes ou gerentes têm de dirigir ou comandar o comportamento dos integrantes de sua equipe, chamados colaboradores.
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Processo de Organização
Etapas no processo de organizar
1.5 – Desenhar a Estrutura Organizacional (organograma) – a estrutura organizacional mostra a autoridade e as responsabilidades das pessoas, como indivíduos e como integrantes de grupos. Além disso, mostra a comunicação entre as pessoas e grupos. A estrutura organizacional é um conceito, representado pelo gráfico chamado organograma.
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Organograma
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Modelo básico de organograma e seu significado
Linhas de comunicação
Autoridade e Hierarquia (cadeia de Comando)
Divisão Horizontal de Trabalho
Unidades de Trabalho (Cargos e Departamentos)
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Processo de Organização
Tipos tradicionais de organização:
Organização Linear (linha);
Organização linha e assessoria (staff).
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Organização Linear (linha)
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Organização Linha e Assessoria (Staff)
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Características
Aspectos
Linha
Staff
Papel Principal
É quem decide
É quemassessora
Atuação
É quem cuida da execução
É quem dá consultoria
Tipode atividade
Comando
Ação
Trabalhode Campo
Recomendação
Alternativas
Trabalho de Gabinete
Responsabilidade
Pela Operação
Pelos Resultados
Pelo Planejamento
Pelas Sugestões
Exemplo
Gerente de Departamento
Gerente de Staff
As características da linha e do staff
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Processo de Organização
Departamentalização
	
	É agrupar de forma diferenciada atividades e tarefas segundo um determinado propósito.
Por que Departamentalizar????
Para facilitar o desempenho de uma organização face ao aumento da complexidade. Assim será mais fácil transferir atividades e tarefas para especialistas.
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Processo de Organização
Departamentalização
		
	À medida que uma organização cresce, ela tende a se diferenciar e especializar cada vez mais as unidades que compõem sua estrutura organizacional. Essa especialização pode dar-se em dois sentidos: vertical e horizontal.
V
E
R
T
I
C
A
L
HORIZONTAL
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Processo de Organização
Departamentalização
	
A
B
C
D
E
F
A
B
C
D
E
F
A
B
C
D
E
F
Estágio 1 
(um só nível)
Estágio 2
(dois níveis)
Estágio 3
(três níveis)
Especialização vertical com desdobramentos dos níveis hierárquicos
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Processo de Organização
Departamentalização
	
Especialização horizontal com desdobramentos de órgãos no mesmo nível hierárquico
A + B + C + D
A
B
C
D
Estágio 1 
(um departamento)
Estágio 2 
(4 departamentos)
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Processo de Organização
Departamentalização
Especialização vertical e horizontal dentro de um organograma.
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Processo de Organização
Departamentalização
Tipos de Departamentalização:
Por funções;
Por produtos ou serviços;
Por localização geográfica;
Por clientes;
Por fases do processo (ou processamento);
Por projetos.
Consiste em escolher modalidades de homogeneização de atividades, agrupando os componentes da organização em departamentos ou divisões.
		
	
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Processo de Organização
Departamentalização por Função
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Processo de Organização
Departamentalização por Função
Consiste no agrupamento das atividades e tarefas de acordo com as funções principais desenvolvidas dentro da empresa.
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Processo de Organização
Departamentalização por Função
Aplicações:
Indicada para circunstâncias estáveis e de pouca mudança e que requeiram desempenho continuado de tarefas rotineiras. Aconselhada para empresas que tenham produtos ou serviços que permaneçam inalterados por longo prazo;
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Processo de Organização
Departamentalização por Função
Vantagens:
Permite agrupar vários especialistas sob uma única chefia comum, quando sua atividade é especializada;
Garante plena utilização das habilidades técnicas das pessoas. Isso porque se baseia no princípio da especialização;
Permite economia de escala pela utilização integrada de pessoas, máquinas e produção em massa;
Orienta as pessoas para uma específica atividade concentrando sua competência de maneira eficaz e simplifica o treinamento do pessoal.
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Processo de Organização
Departamentalização por Função
Desvantagens:
Reduz a cooperação interdepartamental, pois exige forte concentração intradepartamental e cria barreiras entre os departamentos devido à ênfase nas especialidades;
É inadequada quando a tecnologia e as circunstâncias externas são mutáveis ou imprevisíveis;
Dificulta a adaptação e a flexibilidade a mudanças externas, pois a sua abordagem introvertida não percebe e nem visualiza o que acontece fora da organização ou de cada departamento;
Faz com
que as pessoas focalizem seus esforços sobre suas próprias especialidades em detrimento do objetivo global da empresa.
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Processo de Organização
Departamentalização por Produtos ou Serviços
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Processo de Organização
Departamentalização por Produtos ou Serviços
Diferenciação e agrupamento de atividades de acordo com o produto ou serviço realizado.
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Divisionalização descentralizada por linhas de produtos.
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Processo de Organização
Departamentalização por Produtos ou Serviços
Aplicações:
Indicada para circunstâncias ambientais instáveis e mutáveis, pois induz à cooperação entre especialistas e à coordenação de seus esforços para um melhor desempenho do produto/serviço. Além disso cada departamento tem completa autonomia e auto-suficiência com suas próprias unidades de produção, vendas, pesquisa e desenvolvimento etc.
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Processo de Organização
Departamentalização por Produtos ou Serviços
Vantagens:
Fixa a responsabilidade dos departamentos para um produto ou linha de produto ou serviço;
Facilita a coordenação interdepartamental, uma vez que a preocupação básica é o produto e as diversas atividades departamentais tornam-se secundárias e precisam sujeitar-se ao objetivo principal que é o produto;
Facilita a inovação. E também permite flexibilidade, pois as unidades de produção podem ser maiores ou menores, conforme as mudanças de condições. O enfoque da organização é predominante sobre os produtos e não sobre a estrutura organizacional interna.
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Processo de Organização
Departamentalização por Produtos ou Serviços
Desvantagens:
Enquanto a departamentalização funcional concentra especialistas em um grupo sob uma só chefia, a por produtos dispersa-os em subgrupos orientados para diferentes produtos. Isso provoca duplicação de recursos e de órgãos, com evidente aumento de custos operacionais.
Contra-indicada para circunstâncias estáveis, para empresas com poucos produtos, por trazer elevado custo operacional nessas situações .
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Processo de Organização
Departamentalização Geográfica
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Processo de Organização
Departamentalização Geográfica
Diferenciação e agrupamento de atividades de acordo com a localização onde o trabalho será desempenhado ou área do mercado a ser servida pela empresa.
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Processo de Organização
Departamentalização Geográfica
Aplicações:
É uma característica típica da área mercadológica (filiais e agências distribuídas territorialmente) e da área de produção ou operações (fábricas). Ela faz com que as demais áreas da empresa – como finanças, RH e P&D – se tornem secundárias. A estrutura geográfica é aplicável quando a empresa pretende dar cobertura a um mercado de consumidores ou usuários. É geralmente utilizada por empresas que cobrem grandes áreas geográficas e cujos mercados são extensos.
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Processo de Organização
Departamentalização Geográfica
Vantagens:
Permite fixar a responsabilidade de lucro e desempenho, com ênfase no comportamento local ou regional;
Encoraja os executivos a pensarem em sucesso do território;
Bom para firmas de varejo, desde que certas funções (ex.: compras ou finanças) sejam centralizadas;
O desenho organizacional pode acompanhar as variações regionais e locais sem grandes problemas.
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Processo de Organização
Departamentalização Geográfica
Desvantagens:
Deixa em segundo plano a coordenação tanto dos aspectos de planejamento, execução ou controle da organização como um todo, em face do grau de liberdade e autonomia colocado nas regiões ou filiais;
Pode existir dificuldade de comunicação, integração e coordenação entre órgãos que representam regiões diferentes.
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Processo de Organização
Departamentalização por Clientela
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Processo de Organização
Departamentalização por Clientela
Diferenciação e agrupamento de atividades de acordo com o tipo de pessoa para quem o trabalho é executado.
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Processo de Organização
Departamentalização por Clientela
Aplicações:
Quando diferentes clientes requerem diferentes métodos e características de vendas, diferentes característica de produtos e, às vezes, diferentes serviços organizacionais, a estrutura centrada no cliente é a mais indicada.
O cliente é mais importante do que os produtos e serviços, que devem ser adaptados e ajustados a ele e às suas necessidades.
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Processo de Organização
Departamentalização por Clientela
Vantagens:
Predispõe os executivos e todos os participantes da organização para a tarefa de satisfazer às necessidades e aos requisitos dos clientes;
Permite à organização concentrar seus conhecimentos sobre as distintas necessidades e exigências dos canais mercadológicos;
Facilitar a obtenção de qualidade e de produtividade das atividades e tarefas do órgão, de modo a obter sucesso com os clientes.
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Processo de Organização
Departamentalização por Clientela
Desvantagens:
As demais atividades da organização (como produção, finanças, etc.) podem tornar-se secundárias ou acessórias, em face da preocupação compulsiva pelo cliente;
Os demais objetivos da empresa (como lucratividade, produtividade, eficiência etc.) podem ser deixados de lado ou sacrificados em função da satisfação do cliente;
Quanto maior atenção for dispensada ao cliente, mais solicitações serão feitas por eles e mais concessões serão realizadas para não perdê-los.
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Processo de Organização
Departamentalização por Processo
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Processo de Organização
Departamentalização por Processo
A diferenciação e o agrupamento se fazem por meio de sequência do processo produtivo ou operacional ou, ainda, por meio do arranjo e disposição racional do equipamento utilizado.
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Processo de Organização
Departamentalização por Processo
Aplicações:
O agrupamento por processo é interessante quando os produtos ou a tecnologia utilizada são estáveis e duradouros. Está também ligado ao produto/serviço produzido por meio do processo. Vale dizer que o processo é uma variável dependente da tecnologia empregada para produzir um dado produto/serviço.
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Processo de Organização
Departamentalização por Processo
Vantagens
Procura extrair vantagens econômicas oferecidas pela própria natureza do equipamento ou da tecnologia. A tecnologia passa a ser o foco e o ponto de referência para o agrupamento de unidades e posições;
Facilitar a obtenção de qualidade e de produtividade das atividades e tarefas de cada estágio do processo de fabricação.
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Processo de Organização
Departamentalização por Processo
Desvantagens
Quando a tecnologia utilizada passa por intenso desenvolvimento e mudanças que alteram o processo produtivo, a departamentalização por processo peca pela absoluta falta de flexibilidade e de adaptação. No caso do computador, os tremendos desenvolvimentos tecnológicos no processamento de dados têm provocado mudanças seja no equipamento (hardware) seja no processo (software), acarretando o enxugamento (downsizing) da área.
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Processo de Organização
Departamentalização por Projeto
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Processo de Organização
Departamentalização por Projeto
Envolve a diferenciação e o agrupamento das atividades de acordo com as saídas e os resultados relativos a um ou a vários projetos da empresa.
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Processo de Organização
Departamentalização por Projeto
Aplicações:
Envolve a diferenciação e o agrupamento das atividades de acordo com as saídas e os resultados relativos a um ou vários projetos da empresa. É uma estratégia utilizada em empresas de grande porte e que produzem produtos que envolvam grande concentração de recursos e prolongado tempo para sua produção.
Exemplos:
Estaleiros Navais;
Construção Civil;
Construção de aviões.
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Processo de Organização
Departamentalização por Projeto
Vantagem:
Enorme concentração de diferentes recursos em uma atividade complexa e que exige pontos definidos de início e término, com datas e prazos determinados. Cada projeto tem seu ciclo de vida específico. É o tipo de departamentalização orientada
para resultados.
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Processo de Organização
Departamentalização por Projeto
Desvantagem:
Cada projeto é único e inédito e envolve muitas habilidades e conhecimentos dispersos na empresa, com os quais pode passar de uma fase para a outra dentro do ciclo de vida. Assim quando termina um projeto, a empresa pode ser obrigada a dispensar pessoal ou paralisar máquinas e equipamentos se não tiver outro projeto em vista. Além dessa continuidade, o agrupamento por projeto provoca forte dose de ansiedade e angústia nas pessoas pela imprevisibilidade de futuro no emprego.
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Processo de Organização
Departamentalização
Escolhas de alternativas de Departamentalização
Dificilmente encontramos, na prática, a aplicação pura de um único tipo de departamentalização em toda a organização. É comum encontrar uma conjugação de diversos tipos de departamentalização. Isso acontece porque os diferentes tipos de departamentalização apresentados não são suficientes , unicamente, para estruturarem uma organização.
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Exemplo de departamentalização combinada
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Processo de Organização
Centralização X Descentralização
Centralização – consiste no processo de tomada de decisão, se localizar ou se concentrar no nível hierárquico mais alto da organização. Pressupõe uma preocupação com o domínio em relação à situação geral da organização.
Descentralização – consiste no processo de tomada de decisão estar distribuído ao londo da hierarquia, ou seja, não estar concentrado num único cargo próximo ao vértice da pirâmide organizacional. Pressupõe rapidez da decisão. Com isso, temos o conceito de Empowerment...
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Processo de Organização
Centralização X Descentralização
Descentralização:
Empowerment – delegação (autonomia) para os funcionários decidirem em seus locais de trabalho. A autonomia reduz a necessidade de controle, com isso temos menos “chefes”.
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Exercício
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Explique conceitualmente o que é Empowerment e dê um exemplo prático de como isso acontece.
Quais são os tipos de departamentalização existentes? Explique ao menos DOIS destes.
À medida que uma organização cresce, ela tende a se diferenciar e especializar cada vez mais as unidades que compõem sua estrutura organizacional. Essa especialização pode dar-se em dois sentidos: vertical e horizontal. Explique como ocorre essa especialização nos dois sentidos.
Explique as principais etapas (ou decisões) no processo de organizar.
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