Pós Evento

Prévia do material em texto

CERIMONIAL E 
ORGANIZAÇÃO 
DE EVENTOS 
CERIMONIAL E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS 
ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS 
CERIMONIAL E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS 
PÓS EVENTO 
Esta é a última fase de um evento. É a compilação e 
preparação de notícias gerais sobre todo o transcorrer do 
evento, seus resultados e objetivos alcançados, para 
remessa à mídia impressa e eletrônica de expressão; 
 
 Esse processo de encerramento consiste na avaliação 
técnica, administrativa e dos participantes; 
 
 É nesse momento que ocorre a confrontação dos 
resultados esperados com os obtidos, possibilitando 
identificar os pontos positivos e negativos do evento. 
 
 
CERIMONIAL E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS 
PÓS EVENTO 
Abaixo são elencados alguns dos itens necessários 
nessa etapa: 
 
• Conferência da limpeza para a entrega dos espaços 
(salas, banheiros, reposição dos materiais de higiene); 
 
• Retirada da sinalização e decoração (placas, flores, 
programação dos espaços, faixas, prismas, bandeiras); 
 
• Desmontagem da estrutura física (sala VIP, sala de 
formandos, mesas de receptivo, tendas, painéis, 
estandes). Observar prazos, em especial, quando 
espaço físico for locado; 
CERIMONIAL E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS 
PÓS EVENTO 
• Elaboração do Relatório do Evento (aspectos 
financeiros/legais); 
 
• Avaliação final do evento (tabulação dos formulários de 
satisfação, consecução dos objetivos do evento, 
propostas de melhoria); 
 
• Prestação de contas de fontes do Governo Federal e/ou 
de patrocinadores; 
 
• Documento com relatos e experiências (material, 
balanço em números, registro fotográfico). 
 
CERIMONIAL E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS 
PÓS EVENTO 
 Diante dessas atividades, ocorre a confrontação dos 
resultados esperados com os realizados, 
proporcionando a análise dos pontos positivos e 
negativos do evento; 
 
 Cada evento deve ser uma plataforma para outro: 
• Avaliação Geral: importante etapa do pós-evento, onde 
os produtores e gestores analisam pontos fortes e fracos 
de todos e do evento em si. Para essa avaliação interna, 
utiliza-se da distribuição de questionários específicos para 
cada área. Etapa realizada em reunião coletiva 
imediatamente ao encerramento das atividades. 
Documento sigiloso e de propriedade do produtor e do 
gestor. 
CERIMONIAL E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS 
PÓS EVENTO 
 Dentro do pós-evento ainda podemos identificar como 
atividades relacionadas a esta etapa os serviços de 
secretaria descritos abaixo: 
 
• elaboração e envio de ofícios ou cartas de 
agradecimento; 
• separação, catalogação e arquivo de correspondências; 
envio ou entrega de certificados (esta atividade também 
pode ser feita no encerramento do evento) 
• organização da desmontagem das instalações e 
equipamentos e transporte dos materiais terceirizados; 
• planejamento da reunião de encerramento. 
CERIMONIAL E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS 
PRESTAÇÃO DE CONTAS 
 Além de todas as observações anteriores, recomenda-
se que se faça apresentação do balanço financeiro final 
e a prestação de contas: 
 
• Apresentar balancete administrativo e demonstrativo de 
todas as providências tomadas; 
 
• Liquidar todas as pendências que possam surgir sobre 
instalações, materiais, recursos humanos ou 
equipamentos utilizados; 
 
• Devolver à associação e/ou empresa promotora do 
evento todos os materiais que tenham sobrado; 
CERIMONIAL E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS 
INSTRUMENTOS DE CONTROLE 
 Para efetivação dessa fase, são necessários alguns 
instrumentos de controle, que foram utilizados durante a 
organização do evento, tais como: 
 
• formulários de procedimentos formais; 
• checklist; 
• relatórios periódicos das atividades; 
• atas das reuniões periódicas; 
• questionários de avaliação dos participantes; 
• outros. 
CERIMONIAL E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS 
AVALIAÇÃO DOS PARTICIPANTES 
 Avaliar é fundamental para o aprimoramento da 
organização de um evento. Periodicamente, os 
trabalhos desenvolvidos devem ser avaliados, por meio 
de reuniões, com o grupo envolvido; 
 
 Outro ponto importante é a avaliação que os 
participantes fazem do evento por intermédio de 
respostas a um questionário de pesquisa de opinião; 
 
 O resultado da tabulação indicará até que ponto os 
objetivos iniciais foram atingidos e até que ponto 
precisam ser modificados para o próximo evento.