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GENIVANE ARTIGO FINAL 2018

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O gerenciamento na organização do arquivo no setor de convênios na Prefeitura 
Municipal de Pontes e Lacerda 
 
 
 
NASCIMENTO, Genivane Santana Costa1 
 
SILVA, Juliana Matiello Vitória2 
 
 
RESUMO 
O presente trabalho tem como principal objetivo comprender o funcionamento na gestão dos 
documentos no setor de Convênios da Prefeitura Municipal de Pontes e Lacerda e apontar os 
benefícios e vantagens na organização de um sistema de gestão arquivo organizado, e 
posteriormente elaborar e sugerir a implantação de um sistema de gestão de arquivos no 
referido setor. A metodologia utilizada foi observação durante o período de estágio na 
Instituição, coleta de dados, pesquisa teórica e por meio de questionário com perguntas semi-
estruturadas com os servidores no local evidenciando a necessidade desse gerenciamento dos 
arquivos produzidos e recebidos.A implantação desse sistema, proporcionaria ao município 
muitos benefícios, como organização, eficiência, agilidade e precisão no acesso aos 
documentos, além disso preservaria a memória documental dos documentos institucionais que 
é constituído exclusivamente de papéis, os quais permaneceriam separados e etiquetados de 
acordo com a especificação, valor documental e probatório ou/e informativo registrados 
neles durante todo o processo administrativo gerado até hoje. 
 
Palavras Chaves: Gerenciamento,massa documental, arquivologia, gestão de documentos. 
 
 
1. Introdução 
 A Prefeitura Municipal de Pontes e Lacerda é um órgão da administração pública 
direta, responsável pela administração, destinação e investimentos dos recursos financeiros no 
Município. Toda essa tramitação administrativa gera uma massa documental significante em 
todos os setores responsáveis durante esse processo, esses documentos em sua maioria possui 
valor probatório importante para a Instituição, por isso a necessidade de um espaço físico 
adequado para o armazenamento e controle dessa documentação. 
O gerenciamento de arquivos é um processo de grande importância para as 
instituições públicas e privadas, pois, diariamente, são produzidos e recebidos uma infinidade 
de documentos administrativos indispensáveis para o bom funcionamento e preservação da 
memória institucional. Por isso torna-se imprescindível que as organizações reconheçam 
 
1 Acadêmico do curso de Bacharelado em Administração Pública, da instituição UAB – Universidade Aberta do 
Brasil, Pontes e Lacerda/MT. Contato: genivanecostapl@hotmail. 
2 Professora do curso de Bacharelado em Administração Pública, Universidade Aberta do 
Brasil/Unemat.Contato:julianamatiello@unemat.br. 
 
efetivamente a importância de implantar um sistema de gerenciamento documental bem 
eleborado e executado de acordo com as normas e exigências que este procedimento exige. 
O setor de convênios é um dos mais importantes da Administração Municipal, é 
através dele que as obras e investimentos de infraeestrutura mais significativas 
financeiramente são executadas, por meio de transferências voluntárias Estaduais e Federais, 
e juntamente com a contra partida do Município, todo o processo, desde a proposição, 
celebração, acompanhamento, execução e finalmente a prestação de contas, são 
responsabilidades do gestor de convênios e sua equipe. 
Com isso, todas essas tramitações geram um acúmulo de papéis, que em sua maioria 
devem ser guardados por um período mínimo de 5 anos , é onde surgem os problemas 
relativos à organização e guarda onde depara-se com o seguinte questionamento: O que fazer 
com toda massa documental produzida e recebida diariamente no setor de convênios? Como 
implantar um sistema de arquivos em toda prefeitura municipal? 
Diante disso, neste trabalho de pesquisa de campo no setor de convênios da 
Prefeitura de Pontes e Lacerda, surgiu a idéia de propor ao município uma reestruturação dos 
arquivos acumulados e recepcionados durante as rotinas administrativas municipais, e 
demonstrar ao executivo a necessidade da gestão desses arquivos, inicialmente ao Setor de 
Convênios, e posteriormente, a pretensão é que essa gestão arquivística seja implementada 
nos demais setores e secretarias municipais. 
 
2. Procedimento Metodológico 
O presente trabalho, foi elaborado inicialmente através de observação e análise 
durante o período de estágio curricular supervisionado no setor de Convênios da Prefeitura 
Municipal de Pontes e Lacerda/MT. Na ocasião do estágio foi possível observar que o setor 
carece de uma gestão na organização dos documentos que são emitidos e elaborados. Assim, 
esse trabalho foi elaborado seguindo duas grandes etapas: 
1ª – Após a constatação da dificuldade na gestão do arquivo do setor de Convênios, 
buscou-se compreender na literatura o que envolve “gestão de arquivos públicos”, 
“organização de documentos”, enfim, o que pudesse contribuir com estudo. Dessa maneira, 
foi realizada uma pesquisa bibliográfica que permitiu compreender o referido assunto. A 
pesquisa se estendeu em consultas no site do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) 
entre outros, e permitiu a elaboração do referencial teórico do estudo; 
- Ainda como etapa inicial de “consciência do problema” foi realizada uma entrevista 
qualitativa e semi-estruturada com 02 (dois) servidores do setor, que foi realizada em 
Novembro 2017: 
 A primeira entrevistada foi a chefe do setor de Convênios e Contratos, ela é 
graduada em contabilidade e administração de empresas e está a 20 (vinte) anos no mesmo 
setor. Já o segundo servidor, é auxiliar administrativo concluiu o ensino médio recentemente, 
e atua no setor a um (1/6) ano e meio. 
2ª Etapa: Após entender as dificuldade e compreender os benefícios e vantagens de 
criar e manter um sistema de gestão arquivo organizado e estruturado, será elaborado uma 
proposta de implantação para a organização dos arquivos do setor de convênios 
 
3. Estrutura: Fundamentação Teórica 
3.1.Arquivo Público 
Os arquivos são fontes de informações extremamente importantes para os indivíduos, 
tanto no âmbito institucional, público, privado ou pessoal, os arquivos podem ser citados 
como fontes de informações aos mais diversos tipos de documentos que são adquiridos ou 
produzidos ao longo da vida de cada um. 
No artigo 7º da lei 8.159, define-se como “Os arquivos públicos são os conjuntos de 
documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de 
âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções 
administrativas, legislativas e judiciárias”, sendo assim, um método que seja capaz de 
controlar todo esse processo de produção e destinação, é extremamente necessário para as 
organizações e assim garantir condições fundamentais de armazenamento e controle, e ainda, 
reduzir gastos com espaço físico. 
Dada a importância dos arquivos públicos a referida lei dispõe sobre a política 
nacional de arquivos públicos e dá outras providências: “Art. 1º- é dever do Poder Público a 
gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de 
apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e 
informação. 
Desse modo, é primordial que o poder público esteja empenhado a proteger e todos 
os documentos gerados e recebidos diariamente em decorrência de suas atividades e 
obrigações, e cumprir oque estabelece a lei. 
 
3.2. A temporalidade: a gestão de guarda permanente 
O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo 
Nacional do Ministério da Justiça e Segurança Pública, que tem por finalidade definir a 
política nacional de arquivos públicose privados, como órgão central de um Sistema Nacional 
de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à 
proteção especial aos documentos de arquivo.( http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/o-
conselho.html). 
A tabela de temporalidade é o instrumento utilizado para definir as classificações e 
prazos dos documentos de arquivo de acordo com as fases corrente ou 1º idade, ocorre 
quando os documentos são consultados com frequência durante as rotinas administrativas, 
fase intermediária ou 2ª idade nessa etapa o conjunto de documentos originários dos arquivos 
correntes, com uso pouco frequente aguardam, em depósito de armazenamento temporário, 
sua destinação final e arquivo permanente ou 3ª idade é o momento em que o conjunto de 
documentos cujo potencial de uso para a instituição e/ou a sociedade recomenda devam ser 
preservados. 
 Para que todo processo de gestão de arquivos seja aceito pela prefeitura, é 
imprescindível aceitação por parte de quem responde pela instituição, ou seja pelo gestor 
chefe no caso o prefeito, o secretário de administração e finalmente o chefe do setor, 
atualmente o responsável por arquivar toda documentação gerada ali, e com isso, agilizar e 
facilitar o acesso da melhor maneira possível e com as condições necessárias. 
 
3.3. O Setor de Convênios e Contratos 
Para compreendermos melhor o processo de arquivos gerados no Setor de Convênios 
da Prefeitura Municipal de Pontes e Lacerda/MT, é importante esclarecer, qual a importância 
deste setor. O setor de convênios é um dos mais importantes da administração municipal, é 
através dele que as obras e investimentos mais importantes são realizadas através das emendas 
parlamentares, transferências voluntárias Estaduais e Federais, juntamente com a contra 
partida do Município. 
Todo o processo, desde a celebração, acompanhamento, execução e finalmente a 
prestação de contas, são responsabilidades do gestor de convênios e sua equipe, toda essa 
tramitação gera uma massa documental significativa e de valor considerável, como termos de 
convênios, projetos, contratos, , prestações de contas, ofícios , comunicação interna, enfim, 
são inúmeros os documentos acumulados. Além disso todos os documentos necessários 
produzidos nesse período devem ser armazenados e estar a disposição e fiscalização do TCU - 
(Tribunal de Contas da União) e do TCE - ( Tribunal de Contas do Estado), e demais órgãos 
competentes pelo período de 20 anos. 
 Mediante ao Decreto N° 6.170, de 25 de Julho de 2007, Inciso 1° que regulamenta 
convênio como: 
 
“I - convênio - acordo, ajuste ou qualquer outro instrumento que discipline a 
transferência de recursos financeiros de dotações consignadas nos Orçamentos 
Fiscal e da Seguridade Social da União e tenha como partícipe, de um lado, órgão ou 
entidade da administração pública federal, direta ou indireta, e, de outro lado, órgão 
ou entidade da administração pública estadual, distrital ou municipal, direta ou 
indireta, ou ainda, entidades privadas sem fins lucrativos, visando a execução de 
programa de governo, envolvendo a realização de projeto, atividade, serviço, 
aquisição de bens ou evento de interesse recíproco, em regime de mútua 
cooperação”. 
 
 
A implantação de uma gestão de arquivos de documentos na Prefeitura de Pontes e 
Lacerda, depende de inúmeros e importantes fatores para garantir a recuperação das 
informações e a preservação da memória da instituição.Porém no referido setor, observou-se 
que ainda é disponibilizado pouco investimento financeiro por parte da instituição, o local 
não é apropriado nem suficiente para que seja implementada a gestão de arquivística, quanto 
a produção, organização , preservação e destinação dos documentos, referente aos prazos e 
classificações. 
 
4.Análise de dados 
4.1 Observação direta na ocasião da realização do estágio 
Após aplicação dos métodos de pesquisa teórica, observação, e aplicação do 
questionário, verificou-se que os resultados obtidos demonstraram que os arquivos públicos 
municipais do setor de convênios da Prefeitura Municipal necessitam urgentemente de um 
tratamento arquivístico, e que este seja implementado de acordo com as normas e legislações 
existentes o mais breve possível. 
Durante todo esse processo pesquisa teórica aprofundada da literatura e legislação 
vigente bem como estudos feitos sobre o referido tema, foi possível perceber as dificuldades 
enfrentadas pelos servidores do setor. E após aplicação dos questionários em entrevista com 
os servidores do setor evidenciou ainda mais essa necessidade, a falta de recursos financeiros, 
investimentos em capacitação ou contratação de pessoas qualificadas para execução das 
atividades de classificação, preservação e destinação de toda massa documental arquivística 
existente. 
Na etapa de observação no setor de convênios da Prefeitura Municipal de Pontes e 
Lacerda, foi percebido que desde a elaboração e recebimento dos documentos diários como 
comunicação interna, ofícios, ofícios circulares, requerimentos, protocolos de solicitações das 
empresas, todos em meio físico (papel) haviam deficiências no que se refere a manipulação 
de destinação e guarda dos documentos, alguns estão aguardando arquivamento adequado 
conforme as ténicas e normas aquivísticas desde 1992, resultando em acúmulo considerável 
de massa documental.Observou-se ainda, que até o momento não existia um padrão quanto a 
classificaçãoe 
separação dos documentos, tão pouco era utilizada a tabela teoria das três idades de 
corrente, intermediária e permanente, para classificação dos mesmos.Existem documentos que 
poderiam ter sido destinados ao arquivo permanente ( um depósito mantido pela prefeitura 
onde os documentos são enviados também sem nenhum tipo de separação ou classificação), 
porém permanecem no setor, outros que poderiam ser descartados já que existem vários 
documentos originais e cópias do mesmo documento acumulados. 
E por não haver uma técnica pre-estabelecida que todo esse processo exige, 
verificou-se a possibilidade de implementar por meio da metodologia correta a prática de 
separação, classificação, higienização, destinação e preservação própria do município, 
técnicas já utilizados e definidos pelo CONARQ e legislação vigente. 
Outro fator relevante constatado nesse processo de pesquisa e observação, foi a falta 
de conhecimento da maioria dos servidores quanto a importância da manutenção adequada 
desses arquivos, e por isso, acumulam ou descartam papéis simplesmente, sem um critério 
adequado de seleção eliminação ou guarda dos mesmos. 
 
4.2. Entrevista com os servidores do setor de convênios e contratos 
Com o objetivo de evidenciar as vantagens na criação e manutenção na implantação do 
sistema de gestão de arquivo estruturado no setor de contratos e convênios da prefeitura municipal de 
Pontes e Lacerda-MT foi realizada uma pesquisa semiestruturada com os servidores do referido setor. 
Atualmente os documentos produzidos e recebidos durante os processos administrativos são 
acumulados diariamente. 
 Os questionamentos que serão feitos abaixo surgiram a partir do período de estágio de 
120 (cento e vinte) horas no referido setor, e para compreender os problemas enfrentados pela 
equipe do setor Convênios os entrevistados serão distinguidos em suas respostas por A (chefe 
do setor) e B (o auxiliar administrativo) com os quais foi feito o seguinte questionamento: 
Qual a sua opinião referente ao principal problema enfrentado pela equipe em relação ao 
arquivo de documentos no setor?” 
Entrevistada A: O principal problema é a falta de interesse dos gestores públicos em 
relação aos documentos devidoao alto custo financeiro. 
Entrevistado B: Os investimentos financeiros destinados aos arquivos são 
insuficientes. 
 As primeiras respostas relatadas pelos servidores, e ambos concordam, que um dos 
principais problemas enfrentados estão relacionados com a falta de interesse e investimento 
financeiro relação a proximidade dos documentos junto ao setor, em razão da utilização, 
pesquisa entre outros por isso a próxima questão foi a seguint: É realmente necessário que os 
documentos fiquem próximos do setor ? Quais são os mais importantes para estar ali? 
 
Entrevistado A: Sim os documentos produzidos e recebidos recentemente tem sim a 
necessidade de ficar ao alcance, comunicação interna e ofícios emitidos e recebidos 
que aguardam ou solicitam resposta. 
Entrevistado B: Alguns documentos mais recentes sim, já os mais antigos poderiam 
ser retirados otimizando espaço na sala. 
 
 
 A resposta a questão acima demonstra a necessidade apresentada pelos respondentes 
na necessidade de armazenamento dos documentos mais antigos, com objetivo de agilizar e 
otimizar o trabalho de toda equipe durante as rotinas administrativas. Em relação ao espaço, 
foi realizada a seguinte questão: Quanto ao espaço físico, é suficiente para armazenar toda a 
massa documental produzida e recebida no setor? 
 
Entrevistada A: Não, seria necessário um espaço bem maior que o atual, pois as 
salas que já eram pequenas , foram subdivididas para acomodar todos os servidores 
do setor. 
Entrevistado B: O espaçofísico disponível não é suficiente devido ao grande fluxo 
de documentos e notório número de servidores que atendem a secretaria da qual o 
setor de convênios é parte integrante. 
. 
 
 
A falta de espaço físico que comporte toda massa documental resultante dos trâmites 
administrativos também é um dos graves problemas mencionados acima, sendo assim 
questionou-se o seguinte: Os documentos mais antigos estão acumulados no setor desde que 
ano? É interessante manter esse documentos por quanto tempo? E após serem destinados 
para a fase permanente? 
 
 
Entrevistada A: Desde 1992, temos documentos guardados aqui a 25 anos, 
 Inicialmente os órgãos competentes exigem que após encerrado o convênio e feita 
a prestação de contas, e se não houver nenhuma pendência, por pelo menos 5 anos, 
mas como esses documentos possuem valor probatório importantíssimo, o ideal que 
seja armazenado por pelo menos 20 anos. 
Entrevistado B: Alguns documentos devem ser guardados por pelo menos 20 anos, 
mas como o atual local disponibilizado pela Prefeitura para a guarda não possui as 
condiçoes necessárias para armazenagem de documentos tão importantes eles 
acabaram permanecendo aqui no setor mesmo. 
 
 
 Conforme resposta dada acima pelos entrevistados uma das principais defiências 
quanto à gestão dos documentos referem-se aos que se encontram em fase permanente, foi 
possível perceber também que existe um espaço para destinação dos documentos mais 
antigos. A partir daí foi elaborado o seguinte questionamneto. Se já existe um local para 
destinação dos documentos mais antigos, qual o motivo de tais documentos ainda 
permanecem no setor? Durante todo esse período de produção documental foi utilizada 
alguma técnica de separação e destinação desses documentos? 
 
Entrevistada A: O espaço que atualmente está sendo utilizado para guarda dos 
documentos recebe documentos de toda prefeitura é insuficiente e insalubre, nunca 
tivemos treinamento ou alguém capacitado para exercer essa função de gestão 
documental, todao manuseio é feito de acordo com as possibilidades. 
Entrevistado B: O local onde têm sido destinados os documentos de alguns setores 
recebe não só documentos de arquivo, mas também tudo que é inservível para 
administração Municipal resultando em um descontrole por parte doas usuários e 
desde que ingressei no setor não foi vericado nenhum tipo de treinamento ou 
técnicas aplicadas para correta manutenção desses documentos. 
 
 
Os diversos problemas relacionados anteriormente, evidencia que algo precisa ser 
feito para resolver essa problemática referente à massa documental da Prefeitura Municipal de 
Pontes e Lacerda o mais breve possível e conforme técnicas, métodos e normas atuais, assim 
sendo foi elaborado um quadro de pontos positivos e negativos observados no setor com o 
objetivo de relacionar os pontos positivos e negativos constatados: 
Quadro 01 : Pontos positivos e negativos na observação do setor 
Pontos Positivos Pontos Negativos 
Agilidade nos trâmites administrativos; Competência para gestão de arquvos 
indefinida; 
Sistema de protocolo de serviços eficiente; Armazenamento inadequado dos 
documentos; 
Credibilidade com os outros setores e 
secretarias; 
Falta de interesse e investimentos 
financeiros por parte do gestor público 
(Prefeito); 
Sistema de controle dos documentos oficiais 
recebidos e enviados; 
 Estrutura física insufiente; 
Programas e sistemas tecnológicos 
adequados; 
Falta de controle das correspondências 
eletrônicas; 
Utilização de papéis racunhos para uso 
interno; 
Número de servidores em geral insuficiente; 
Autonomia administrativa; Falta investimento em treinamento e 
capacitação para os servidores ou contratação 
de um profissional arquivístico; 
Elaborado pela autora (2018) 
 
4.3 Sugestão de implantação de uma gestão de arquivos no setor de convênios 
Diante do diagnóstico apresentado, constatou-se a real necessidade de implementação 
de uma gestão arquivística efeiciente e eficaz, não só para o setor, mas também para 
instituição de maneira geral. E após esse diagnóstico propor um conjunto de ações, métodos e 
técnicas quanto aos procedimentos adequados dos documentos recebidos e produzidos no 
setor, de acordo com a seleção,tramitação,classificação, avaliação e destinação desses 
documentos e contribuir positivamente para a gestão física administrativa dos documentos do 
município. 
Para Bernardes a Gestão de documentos é: 
 
Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos os 
documentos de qualquer idade desde sua produção até sua destinação final 
(eliminação ou guarda permanente), com vistas à racionalização e eficiência 
administrativas, bem como à preservação do patrimônio documental de interesse 
histórico-cultural. 
 
Para alcançar o objetivo de implantação de gestão dos arquivos, primeiramente 
demonstrar ao Executivo Municipal, a importância de todo esse processo e demonstrar os 
resultados que seriam obtidos com essa implantação, e mais, contribuiria positivamente para a 
organização documental em todos os setores, além de facilitar o acesso a eles, agilidade nas 
buscas, controle do fluxo de documentos recebidos e produzidos, seleção criteriosa de acordo 
com importância de cada documento ou destinação daqueles que já passaram da fase corrente 
ou intermediária para a fase permanente, porém possui valor documental significativo para 
instituição. 
E em seguida, demonstrar a necessidade de um espaço físico que atenda as 
necessidades e demandas de cada setor em um único local, se possível dentro do prédio da 
prefeitura municipal. Posteriormente propor a criação de uma comissão permanente de 
avaliação de no mínimo três componentes capacitados e conhecedores da gestão de arquivos, 
e o mais importante, que seja disponibilizado maior investimento financeiro de acordo com as 
possibilidades do município. 
O Conarq é um órgão vinculado ao Ministério da Justiça, e sua principal finalidade é 
definir a política de arquivos públicos e privados e orientar quanto a gestão documental e 
proteção especial aos documentos de arquivo. (Site Conarq,publicado em 10/10/2014) 
 Em uma de suas publicações o Conarq elaborou uma tabela com código de 
classificação de documentos de arquivo para a administração pública: atividades-meio, como 
formar uma comissão Classificação, Temporalidade de Destinação de Documentos de 
Arquivo Relativos às Atividades-meio da Administração Pública do CONARQ (Conarq, 2001 
pag 46) . que poderia ser utilizada como modelo para formação da comissão de avaliação do 
Município: 
 
 A Comissão Permanente de Avaliação compor-se-á de: 
• arquivista ou responsável pela guarda da documentação; 
• servidores das unidades organizacionais às quais se referem os documentos a 
serem destinados, com profundo conhecimento das atividades desempenhadas; 
• historiador ligado à área de pesquisa de que trata o acervo; 
• profissional da área jurídica, responsável pela análise do valor legal dos 
documentos; 
• profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto 
da avaliação (economista, sociólogo, engenheiro, médico e outros); 
• outros profissionais que possam colaborar com as atividades da comissão. 
 Competirá à comissão designar grupo de trabalho responsável pela execução 
dos procedimentos metodológicos descritos a seguir: 
1.levantamento de dados relativos às funções e atividades desenvolvidas na área 
de administração geral, bem como naquelas específicas do órgão (atividades-fim); 
2. definição dos conjuntos documentais; 
 3. entrevistas com servidores responsáveis pelo planejamento e execução 
dasatividades às quais se referem os conjuntos documentais definidos, obtendo informações 
referentes à vigência, à legislação que regula as atividades e os prazos de prescrição, à 
existência de outras fontes recapitulativas, à freqüência de uso dos documentos, e aos 
prazos de precaução, cuja necessidade é ditada pelas práticas administrativas; 
4. levantamento de informações sobre linhas de pesquisa; 
5. processamento das informações e preenchimento dos campos da tabela; 
6. encaminhamento da proposta à Comissão Permanente de Avaliação para 
apreciação dos prazos de guarda e destinação. 
Também caberia a comissão , a criação de uma normas ou procedimentos próprios de 
acordo com a legislação vigente para uso do espaço de armazenamento de arquivos, com o 
objetivo de padronizar o ambiente e mantê-lo organizado. A capacitação dos servidores que 
permanecerão responsáveis pela administração do sistema ou programa onde serão lançados 
todo arquivo de acordo com cada setor ou departamento através de um sistema de protocolo 
de controle de todo documento recebido ou retirado. Para essa capacitação seria interessante a 
contratação de um profissional arquivista experiente para prestar consultoria ao Município e 
esse mesmo profissional, ficaria responsável pela capacitação dos servidores. 
O ciclo de implantação do gerenciamento dos arquivos aconteceria da seguinte 
forma: 
 
 
 
 
5.Considerações finais 
A implantação de um Sistema de gerenciamento Arquivístico será antes de tudo um 
desafio para a Prefeitura Municipal de Pontes e Lacerda e sua equipe. No entanto, para que 
isso efetivamente aconteça sugere-se dinamizar a importância e benefícios que todo processo 
após implementado trará, e concientizar a todos sobre a volorização documental e memória da 
massa documental resultante de todo trâmite administrativo realizado.Essa concientização a 
cerca da importância do processo arquivístico, deve acontecer de maneira generalizada e 
abranger todos os setores iniciando pela alta administração. 
Pretende-se com esse projeto, e após criada a comissão de avaliação e seleção dos 
arquivos, que todo processo seja realizado em conjunto comissão, servidores e dirigentes, a 
fim de alcançarem o mesmo objetivo, que é a preservação documental e da memória 
1º-Definição do local 
para instalação dos 
arquivos; 
 
2º-Criação da 
Comissão de 
avaliação; 
3º-Capacitação dos 
servidores quanto a 
importância da 
manutenção adequada 
dos documentos; 
institucional da organização, em um espaço físico agradável e organizado de fácil acesso a 
quem interesse, oferecendo assim agilidade, praticidade, e eficiência aos usuários. 
 
 
 
6. Referências 
Arquivo Nacional (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos Classificação, temporalidade 
e destinação de documentos de arquivo; relativos às atividades-meio da administração 
pública/ Arquivo Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001. 
 
BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo / Ieda Pimenta Bernardes. 
− São Paulo : Arquivo do Estado, 1998. 89 p. : il. ; 23 cm. -- (Projeto como fazer ; v. 1) 
 
BOTTINO, Mariza. Interface arquivologia diplomática: alguns aspectos para discussão. 
In: CONGRESSO BRASILEIRO DE ARQUIVOLOGIA, 10., 1994. 
 
BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de 
arquivos públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial da União.DF, 9 de 
jan. 1991. Disponível em: <http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/leis/leg_arq.htm > 
Acesso em: 29 set.217. 
 
BRASIL. Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996. Regulamenta a Lei nº 5.433, de 8 de 
maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras 
providências. Diário Oficial da União. DF, 31 de jan. 1996. Disponível em: < 
http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/leis/leg_arq.htm > Acesso em: 29 set. 2017. 
 
BRASIL, Decreto N° 6.170, de 25 de Julho de 2007, Dispõe sobre as normas relativas às 
transferências de recursos da União mediante convênios e contratos de repasse, e outras 
providências.(Fonte:http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2007/2010/2007/decreto/d617
0.htm, Acesso: 29/10/2017 as 15:11hs). 
 
CASTELLS, M.A Sociedade Em Rede (a era da informação: economia, sociedade e 
cultura), v.1. São Paulo: Paz e Terra, 1999. 
 
Conselho Nacional de Arquivos Classificação, temporalidade e destinação de documentos 
de arquivo; relativos às atividades-meio da administração pública/Arquivo 
Nacional.http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes_textos/Codigo_de_c
lassifi Arquivo Nacional (Brasil).. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001. p. 46 pdf. 
 
CLASSIFICAÇÃO, TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS DE 
ARQUIVO RELATIVOS ÀS ATIVIDADES-MEIO DA ADMINISTRAÇÃO 
PÚBLICA.http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/conselho.html.Acesso em 20/06/2018. 
 
Diário Oficial da União. Edição nº 221-A, Brasília, p. XXX, 18 nov. 2011, seção 1. conselho 
nacional de arquivos (Brasil). Subsídios para a implantação de uma política municipal 
de arquivos: o arquivo municipal a serviço dos cidadãos. Rio de Janeiro: Ministério 
da Justiça; conarq, 2000. 53 p.conselho nacional de arquivos (Brasil). Recomendações para a 
construção de arquivos. Rio de Janeiro, 2000. 21 p.conselho nacional de arquivos (Brasil). 
 
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historia da educação. Campinas: Braganca Paulista, 2000. 160p. 
 
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Preservação e Gerenciamento de Programas. 2.ed. Rio de Janeiro : Projeto Conservação 
Preventiva em Bibliotecas e Arquivos : Arquivo Nacional, 2001. 
 
Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011. Regula o acesso a informações previsto no 
inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do §3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da 
Constituição Federal; altera a lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a lei nº 
11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá 
outras providências. 
 
LOPES, Luiz Carlos. Arquivópolis: uma utopia pós-moderna. Ciência da Informação, 
Brasília: v. 22, n. 1. jan./abr. 1993. 
 
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MERRIL-OLDHAM; J. REED-SCOTT, J. Programa de Planejamento de Preservação: 
Um Manual Para Auto Instrução de Bibliotecas. 2.ed. Rio de Janeiro : Projeto 
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OGDEN, S. Armazenagem e Manuseio. 2.ed. Rio de Janeiro: Projeto Conservação 
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PAES, M. L. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 1991. 
 
PAES, Marilena Leite. Arquivos: teoria e prática. Rio de Janeiro: FGV, 2002. 228 p. 
 
 
PRADO, Heloisa de Almeida. A técnica de arquivar. São Paulo: T. Queiroz, 1986. 
 
Recomendações para a produção e o armazenamento de documentos de arquivo. Rio 
de Janeiro, 2005. 19 p.conselho nacional de arquivos (Brasil). 
 
Resolução nº 28, de 17 de fevereiro de 2009. Dispõe sobre a adoção da “Norma brasileira 
de descrição arquivística. Realizadas pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema 
Nacional de Arquivos (sinar), institui o Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de 
Acervos Arquivísticos e estabelece a obrigatoriedade da adoção do “Código de entidades 
custodiadoras de acervos arquivísticos” (codearq). 
 
SEVERINO, Antônio Joaquim. Metodologia do trabalho científico.23,ed.rev.atual.São 
Paulo:Cortez, 2007. 
 
SALOMON, Délcio Vieira.Como fazer monografia. 11 ed.São Paulo:Martins Fontes, 2004. 
 
São Paulo. Anais... São Paulo,1994, 21 p. BRASIL. Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968. 
Dispõe sobre a microfilmagem de documento. Diário Oficial da União. Brasília, DF, 10 de 
maio 1968. Disponível em: < http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/leis/leg_arq.htm >. 
Acesso em: 29 set. 2017.

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