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UNIVERSIDADE LUTERANA DO BRASIL DISCIPLINA INSTRUMENTALIZAÇÃO CIENTÍFICA SISTEMAS DE INFORMAÇÕES EXECUTIVAS SÃO JERÔNIMO 2018/2 1 INTRODUÇÃO Este trabalho aborda conceitos sobre Sistema de Informação Executiva (SIE), ferramenta que direciona o gestor às ações que buscam contribuir para aprimorar seu processo de gestão, características, bem como as vantagens e desvantagens e exemplos de empresas que usufruem deste sistema. Neste sistema, as informações são apresentadas segundo as preferências dos executivos, onde se busca o uso de uma interface gráfica com o usuário e exibições gráficas, que possam ser personalizadas de acordo com as preferências de informação dos executivos que o utilizam. Dentro desse contexto, o presente trabalho objetivou realizar uma incursão teórica desse sistema, como também fazer algumas reflexões sobre sua aplicação no processo de gestão empresarial. Em resumo, o (SIE) é um sistema que combina muitas características dos sistemas de informação gerencial (SIG) e dos sistemas de apoio à decisão (SAD). Foi desenvolvido com objetivo de atender às necessidades de informações estratégicas da alta administração. A ênfase do sistema como um todo é a interface fácil de usar e a integração com uma variedade de fontes de dados. Para que o SIE possa facilitar a tomada de decisão do executivo, faz-se necessário que possua uma base de dados para extração dos resultados. Pode ser construído utilizando vários sistemas transacionais presentes na corporação, porém, o tempo de espera da conclusão dessas transações pode sacrificar o ideal do SIE - pois é necessário extrair dados de diversas fontes, tratá-los, mantê-los íntegros, bem como um histórico dos mesmos. Então, para aplicação de um SIE, convenciona-se a utilização de um Data Warehouse (repositório de dados), que assumirá a parte burocrática de manipulação das transações com as outras fontes e permitirá que o SIE tenha acesso a essas informações após estarem devidamente formatadas. 2 REVISÃO BIBLIOGRÁFICA 2.1 HISTÓRICO De acordo com WIKEPÉDIA, criado pelo Massachusetts Institute of Technology (MIT) na década de 1970, o surgimento do SIE é uma resposta para preocupações decorrentes da pouca utilização da informática por executivos e pouco interesse em se habituarem, pois, o suporte efetivo aos executivos não tem tido um avanço significativo. Como usuários, os executivos somente têm utilizado a informática de forma indireta e tangencial. Adiciona-se a isto a dificuldade de transpor a barreira tecnológica e a não condição natural de operar e lidar computadores, impossibilitando a utilização das informações como recurso estratégico. Desde o início dos estudos e até a implementação de SIE, no fim da década de 1970, algumas modificações foram realizadas para ajustá-los às novas necessidades de administração, bem como às novas tecnologias. Assim, segundo SCIELO, o SIE tem as seguintes fases históricas: Primeira fase, o objetivo maior foi proporcionar aos dirigentes das organizações a identificação dos problemas e oportunidades o mais cedo possível. Nesta fase, as funções utilizadas continuam a fazer parte dos sistemas desenvolvidos, atualmente: relatórios de exceção e de evolução de indicadora-chave, técnicas de drill down e integração com correio eletrônico. Segunda fase, surgiu no fim da década de 1980, com a introdução do Executive Support System (ESS), no qual foram incorporadas funções de comunicação, automação de escritório e análise às tradicionais funções de monitoramento e controle. Terceira fase, ocorreu na década de 1990, com a difusão dos microcomputadores e as redes locais. Cumpre observar a preocupação em acessar as informações internas e externas da organização rapidamente e em qualquer lugar. A tendência da próxima fase do SIE, será direcioná-lo para todos dentro da organização, faz com que o limite que existe entre o SIE e o SAD (Sistema de Apoio à Decisão) seja cada vez mais estreito. Para que as organizações continuem competitivas, as informações são necessárias para apoiar decisões e, através dos Sistemas de Informação Executiva, grandes quantidades de informação são apresentadas aos executivos de forma compacta e manejável (INFOESCOLA). 2.2 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Para haver um bom entendimento sobre SIE é necessário aludir alguns conceitos básicos sobre sistema. 2.2.1 CONCEITO DE SISTEMA Sistema é um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função. De acordo com Damasco, Sistema é um grupo de componentes inter-relacionados que operam rumo à consecução de uma meta comum mediante a aceitação de entradas e produção de saídas em um processo organizado. 2.2.2 CONCEITO DE INFORMAÇÃO A informação é um conjunto organizado de dados, que constitui uma mensagem sobre um determinado fenômeno ou evento. A informação permite resolver problemas e tomar decisões, tendo em conta que o seu uso racional é a base do conhecimento. Outra perspectiva indica que a informação é um fenômeno que confere significado ou sentido às coisas, já que através de códigos e de conjuntos de dados, forma os modelos do pensamento humano. Segundo Damasco Sistemas de Informações utiliza os recursos de pessoas, hardware, software, dados e redes para executar atividades de entrada, processamento, saída, armazenamento e controle, que convertem dados em informação. Na figura 1 é possível identificar os componentes de um sistema. Figura 1 – Componentes de um sistema. 2.2.3 CONCEITO DE SISTEMA DE INFORMAÇÃO . Sistema de informação consiste em uma soma estruturada de elementos. Mosimann, .Alves e Fisch (1993, p.52) conceituam sistema de informação como “uma rede de informações cujos fluxos alimentam o processo de tomada de decisões, não apenas da empresa como um todo, mas, também, de cada área de responsabilidade. ” Campos Filho (1994, p.34) diz que o sistema de informação se baseia em quatro componentes reunidos de modo a permitir o melhor atendimento aos objetivos da organização: A informação (dados formatados, imagens, sons e textos livres); Os recursos humanos (que coletam, armazenam, recuperam, processam, disseminam e utilizam as informações); As tecnologias de informações (o hardware e o software); e As práticas de trabalho (métodos utilizados). A figura 2 mostra a hierarquia entre os diferentes tipos de sistemas de informações. Figura 2 – Pirâmide dos Sistemas de Informação. Na base da pirâmide estão concentrados os sistemas de automação (SA). Este tipo de sistema não foi abordado neste trabalho e refere-se aos sistemas de automação industrial, comercial, bancária e de escritório. No segundo nível estão os sistemas de processamento de transações (SPT). Este gênero de sistema de informação refere-se aos sistemas computacionais como o de faturamento, folha de pagamento, contas a receber e a pagar, contábil e tesouraria. O terceiro estágio compreende os sistemas gerenciais e divide-se em dois módulos: o SAD e o SIG. O sistema de apoio à decisão (SAD), o qual não será dado ênfase neste estudo, é conceituado como “um grupo organizado de pessoas, procedimentos, banco de dados, e dispositivos usados para dar apoio à tomada de decisões referentes a problemas específicos”. Caracteriza-se como “um sistema computacional interativo que ajuda os responsáveis pela tomada de decisões a utilizar dados e modelos para resolver problemas não estruturados”. Seu foco “está na eficácia da tomada de decisões em face de problemas comerciais não estruturados ou semiestruturados”. O sistema de informações gerenciais (SIG), conforme Furlan, Ivo e Amaral (1994, p.28), tem como público-alvo os níveis gerenciais da empresa, e oferece informações sumarizadas, contemplando o comportamento dos negócios nos períodos passados através de totalizações e consolidando as operações realizadas. SCIELO, compara os tipos de sistemas SIE, SAD e SIG, conforme demonstrado na figura 3. Figura 3 – Comparação dossistemas SIE, SAD e SIG. Conforme Campos Filho (1994, p.35), os recursos humanos, estão incluídos no sistema de informação para coletar, processar ou usar dados. A vinculação entre os recursos humanos e as práticas de trabalho demonstra que elas afetam os recursos humanos, ao passo que as características dos recursos humanos no sistema determinam quais práticas serão viáveis e adequadas. Salienta-se que a tecnologia da informação é um componente do sistema de informação e não pode ser confundido como se este elemento fosse o todo. A tecnologia de informação é o ferramental do qual se utiliza a prática de trabalho. Por sua vez, os recursos humanos, estão incluídos no sistema de informação para, a não ser em casos totalmente automatizados, coletar, processar ou usar dados. A vinculação entre os recursos humanos e as práticas de trabalho demonstra que elas afetam os recursos humanos, ao passo que as características dos recursos humanos no sistema determinam quais práticas serão viáveis e adequadas. Desta forma devemos utilizar a ferramenta que melhor se encaixa para a obtenção dos resultados necessários, para tal citaremos alguns dos modelos mais usados no quadro abaixo: TIPOS DE SISTEMAS FOCO Sistema Colaborativo Foco nas atividades colaborativas e gerenciamento da documentação para área administrativa. Sistema de Apoio a Decisão (SAD) Foco no Suporte às decisões através de simulações com a utilização de modelos. Sistema Especialista (SE) Foco no acúmulo de conhecimento visando a substituir o julgamento humano. Sistema de Informação Executiva (SIE) Foco na visão da organização como um todo, através de fatores críticos de sucesso. Sistema de Gestão Empresarial (ERP) Foco na integração das informações em uma organização. Data Warehouse (DW) Foco na exploração dos dados gerados pelo sistema SAD e SIG para apoio de tomada de decisão. Sistema de Relacionamento com o Cliente (CRM) Foco no Cliente, visa auxiliar a empresa a determinar ações, especialmente das áreas de marketing, vendas e serviços. Para isso precisamos saber de forma objetiva e especifica qual é a estratégia da empresa, para só assim determinarmos qual é o sistema de informação que mais atenderia as expectativas. Porém, nosso estudo é focado apenas no Sistema de Informação Executiva. 2.3 INTRODUÇÃO AO SIE Atualmente, em decorrência de uma economia global, onde as corporações necessitam extrema agilidade em suas tomadas de decisões, sob pena de perda de mercado perante seus concorrentes, pensando nisso seus executivos exercem papel fundamental. São eles os responsáveis pela tomada de decisão visando desenvolver o plano estratégico que a empresa irá atuar. Para que a tomada de decisão seja bem sucedida, faz-se necessário que os executivos dessa empresa possuam um sistema que os auxilie nessa fase tão complexa de decisões estratégicas visando o fornecimento de informações que são consideradas relevantes e críticas para o negócio. É nesse contexto que o Sistema de Informações Executivas SIE (EIS – Executive Information System em inglês) foi concebido. O SIE é um poderoso veículo de informação que torna possível a visualização de informações disponíveis nas bases de dados da empresa ou do ambiente externo, onde possui capacidade de drill-down, ou seja aprofundamento em detalhes de acordo com as necessidades do executivo, facilitando a análise de exceções por meio de parametrização do próprio executivo. Para que o SIE possa facilitar a tomada de decisão do executivo, faz se necessário que possua uma base de dados para extração dos resultados. Pode ser construído utilizando vários sistemas transacionais presentes na corporação. Porém, o tempo de espera da conclusão dessas transações pode sacrificar o ideal do SIE, pois é necessário extrair dados de diversas fontes, trata-los, mantê-los íntegros bem como um histórico dos mesmos. Então, para aplicação de um SIE, convenciona-se a utilização de um Data Warehouse (repositório de dados), que assumirá a parte burocrática de manipulação das transações com as outras fontes e permitirá que o SIE tenha acesso a essas informações após estarem devidamente formatadas. 2.3.1 CONCEITO O SIE é um sistema que combinam muitas características de outros, sistemas de informação pois foi desenvolvido com objetivo de atender às necessidades de informações estratégicas da alta administração. Neste sistema, a informação é apresentada segundo as preferências dos executivos, onde enfatiza o uso de uma interface gráfica com o usuário e exibições gráficas, que possam ser personalizadas de acordo com as preferências de informação dos executivos que o utilizam. A ênfase do sistema como um todo é a interface fácil de usar e a integração com uma variedade de fontes de dados Neste estudo encontramos diversas definições de SIE, das quais convergem para um tipo de sistema de informações que fornece suporte ao processo decisório para o alto escalão da organização (Setor Estratégico). O SIE é uma solução em termos de informática que disponibiliza informações corporativas e estratégicas para os tomadores de decisão de uma organização, de forma a aperfeiçoar sua habilidade para tomar decisões de negócios importantes. Porém ressalta-se que um sistema de informações executivas é um sistema que fornece informações para o executivo do desempenho global da firma. Considera que o fornecimento destas informações ao executivo pode ser facilmente recuperado e pode ter vários níveis de detalhe. Assim, pode-se partir de um nível superficial de análise e prosseguir até um nível de detalhamento mais profundo e desejado. Observa-se nas considerações expostas uma relação direta com a praticidade na utilização do SIE pelo alto executivo. Os executivos que tomam decisões estratégicas não dispõem do tempo necessário para realizar um treinamento em sistemas desenvolvidos tradicionalmente para usuários de escalões mais baixos. Portanto, o sistema deve ser criado de maneira que sua operação seja intuitiva e dê legibilidade e compreensão dos resultados de forma instantânea. Desta forma o SIE deve-se manter constante e atualizado, em tempo integral, para que isso ocorra de forma a evitar os erros o, pois o sistema também evolui com o passar do tempo. 2.3.2 CARACTERÍSTICAS De acordo com Scielo, na evolução ocorrida, através do tempo é possível identificar uma série de características que marca o Sistema de Informação Executiva. Essas peculiaridades encontradas são entendidas como essenciais, e outras são incorporadas graças ao avanço tecnológico e as mudanças que vêm da administração dos negócios, aos quais os SIE’s precisam se adaptar. As principais são: Os SIE destinam-se a atender às necessidades de informação dos executivos; Possuem apresentação de dados através de recursos gráficos de alta qualidade; Recuperam informações de forma rápida para a tomada de decisão; Oferecem facilidade de uso, intuitivo, sem necessidade de treinamento específico em informática; São desenvolvidos de modo a se enquadrarem na cultura da empresa e no estilo de tomada de decisão de cada executivo; Filtram, resumem, acompanham e controlam dados ligados aos indicadores de desempenho dos fatores críticos de sucesso; Utilizam informações do ambiente externo (concorrentes, clientes, fornecedores, indústrias, governo, tendências de mercado); Proporcionam acesso a informações detalhadas subjacentes às telas de sumarização organizadas numa estrutura top-down. As características desejadas num SIE, de acordo com Scielo, podem ser divididas nas categorias: Qualidade da Informação, Interface com o Usuário e Capacidade Técnica. O Anexo 1 apresenta os elementos característicos cabíveis em cada uma dessas categorias. Das três categorias a Qualidade da Informação oferece a maior dificuldade, para solucionar este problema, sugere a existência de duas funções no sistema de informação, que são a triagem e a condensação da informação. Em relação à Interface com o Usuário, o uso de tecnologias porparte dos administradores, normalmente, não os deixa à vontade para um efetivo manuseio. Os executivos esperam que a informática traga de fato o que precisa de modo operacionalmente simples e intuitivo, sem a necessidade de treinamento especial, para ter o SIE como parte integrante é necessário que o seu planejamento esteja alinhado com o Planejamento Estratégico da organização. Ressalta-se que os esforços devem ser despendidos na identificação das informações necessárias ao processo de gestão e na determinação dos subsistemas que devem ser gerados. As fases e subfases da metodologia de Planejamento Estratégico de Sistemas de Informação bem como demonstra a figura 4. Figura 4 - Fases e subfases da metodologia de planejamento estratégico de sistemas de informação (SCIELO). 2.3.3 COMPOSIÇÃO DE UM SIE Conforme Infoescola, o Sistema de Informação Executiva é composto de hardware, software e rede de telecomunicações. O hardware pode ser qualquer computador capaz de processar em alta velocidade, uma vez que este é um sistema muito grande e lida com grande volume de dados. O componente de software literalmente controla o fluxo e a lógica do sistema como um todo. O software se encarrega de todos os algoritmos que se traduzem em regras de negócio e modelos de dados em representações digitais. A rede de telecomunicações cuida dos cabos e outros meios que serão utilizados na transmissão dos dados. Ela também cuida do tráfego dentro da rede que administra o sistema de comunicação com redes externas. 2.4 CONSIDERAÇÕES PARA APLICAÇÃO DO SIE NO PROCESSO DE GESTÃO Para realizar o desenvolvimento de um sistema de informações executivas, deve-se optar por uma metodologia que possibilite atingir os objetivos propostos pela organização. Para tal escolhe-se combinar princípios da Engenharia da Informação e o Método de Análise dos Fatores Críticos de Sucesso. Podemos afirmam que os projetistas de um SIE se baseiam nas Modelagens Dos Sistemas de Informação, somente nas metodologias mais utilizadas, tais como Análise Estruturada de Sistemas ou Engenharia de Informação, e sem elas dificilmente o projeto terá êxito. Já a tomada de decisão não tem por característica as atividades repetitivas e bem definidas, e os cenários envolvidos na tomada de decisão estão em constante mudança, sendo assim, entende-se que a contribuição da Engenharia de Informação está contida, sobretudo, no planejamento de Informática, uma das etapas que compõem a fase de planejamento. 2.5 EXEMPLOS DE EMPRESAS QUE UTILIZAM SIE Abaixo apresentamos alguns cases coletados nas bibliografias identificadas. Dentre essas, verificamos que a implantação de um EIS sempre trouxe benefícios para a empresa que o implantou. Seguem os relatos: Bosch: A Bosch está implementando o BW (Business Warehouse), uma ferramenta de SIE (Executive Information System) da própria SAP, para permitir a extração de informações gerenciais. Santista: Segundo o entrevistado, os relatórios obtidos pelo Business Objects atendem mais às necessidades de relatórios operacionais, e a Santista desenvolveu internamente um sistema EIS utilizando ferramentas da Oracle para atender as necessidades de informações gerenciais. UNICRUZ Esta pesquisa teve como objetivo implementar um EIS e avaliar o seu uso pela Pró- Reitoria de Administração de uma universidade do setor privado, a Universidade de Cruz Alta - UNICRUZ. Inicialmente, foram identificados, junto aos decisores da organização, seus objetivos, principais atividades, principais decisões e necessidades de informação. Em seguida, foi planejado, desenvolvido e implementado um protótipo de SIE, com a participação dos decisores envolvidos e, após a implementação, foi avaliado seu uso e os efeitos provocados pelas informações disponibilizadas na área selecionada para estudo. Os resultados demonstraram o cumprimento do objetivo, pois a implantação do SIE proporcionou aos decisores envolvidos uma nova e confiável fonte de informações, da qual eram extremamente carentes, permitindo-lhes maior controle sobre suas atividades e objetivos, dando-lhes maior segurança ao decidir, tornando-os mais produtivos e permitindo uma visão mais clara de sua instituição. O SIE possibilitou, ainda, um conhecimento mais profundo dos números da organização, permitindo revisar objetivos e estratégias, planejando o futuro da instituição. 2.6 VANTAGENS E DESVANTAGENS Muitas são as vantagens na utilização de um SIE e temos que os principais benefícios da implementação de um EIS são: Tomada de decisões oportuna e efetiva: a coerência e a confiança nos dados dão ao executivo uma confiança maior na sua tomada de decisão. As características de ser um sistema orientado por gráficos e quadros, utilizar símbolos, ícones e cores, ter multivisão, facilita o trabalho do executivo; Redução no tempo de obtenção de informações: o sistema executivo tem facilidade de uso e manuseio amigável, não requer experiência em informática pelo usuário e treinamento mínimo para utilização, as respostas do sistema são rápidas e focadas, diminuindo o tempo na procura por informações; Melhoria e agilização da comunicação interna entre áreas e executivos: auxilia no controle dos indicadores, apontando os desvios, falhas e perspectivas a fim de que os executivos possam tomar as medidas corretivas ou confirmar a sua estratégia. O sistema pode ser utilizado em conjunto por mais de um executivo, fornecendo um ambiente de decisões em grupo; Esforços dirigidos para a consecução de objetivos: os objetivos da empresa são acompanhados e controlados no sistema pelos fatores críticos de sucesso, a concepção do SIE é focada em atender a necessidade dos executivos em controlar e alcançar suas metas e objetivos, Outra vantagem na utilização de um sistema de informação executiva é a complementação em vez da substituição, pois uma implementação não requer grandes mudanças nos sistemas de informação atuais de uma organização. O SIE deve atuar de forma adjunta aos sistemas implantados por meio de conexões simples. Sem esse aproveitamento, o sistema pode ser desvantajoso pelo custo necessário para alterar os sistemas existentes e o tempo necessário para adaptação. Um item que pode ser uma desvantagem na utilização de um SIE é o custo de implementação. Entretanto, se o sistema é bem-sucedido, rapidamente ele se paga com a qualidade das decisões dos executivos e um sistema bem-sucedido é aquele que realmente é utilizado pelos seus usuários. 3 MATERIAL E MÉTODO Nesse trabalho foi utilizado material bibliográfico e pesquisas em sites na Internet contemplando o método de pesquisa básica. Por conseguinte, foi dada ênfase para os conceitos que norteiam o Sistema de Informação Executivo, em função da determinação dos objetivos contidos no referente assunto. As informações colhidas foram editadas de acordo com as normas técnicas para trabalhos científicos, de acordo com Furasté (2012). 4 CONCLUSÕES A partir do trabalho apresentado, verifica-se que os Sistemas de informações devem atender as necessidades e conformidades, como também os preceitos estabelecidos na Missão da Organização em questão. Que a implantação do SIE deve estar alinha de acordo com o planejamento estratégico da empresa para que amparem todos àqueles que fazem parte do setor executivo. Que possa ser proporcionada esta ferramenta de monitoramento constante dos fatores críticos de sucesso do negócio, por meio dos status indicadores de desempenho e que auxilia na exploração de dados, permitindo, assim, a identificação de problemas e oportunidades para o cumprimento da missão da organização. O relacionamento existente entre o sistema de informações executivas e o processo de gestão compreende a natureza do SIE em oferecer suporte ao nível estratégico da instituição em seu caráter de ferramenta de acompanhamento dos fatores críticos de sucesso e o fato de que o SIE propicia o aumento da qualidade da tomada de decisão é a preocupação do SIE em determinar as informações necessárias ao cotidiano dos gestores. Estes elementos fazemdo SIE uma ferramenta estratégica no amparo ao processo de gestão, proporcionando ao gestor um ambiente favorável para a tomada de decisão de forma mais intuitiva. 5 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS CAMPOS FILHO, Maurício Prates. Os sistemas de informação e as modernas tendências da tecnologia e dos negócios. Revista de Administração de Empresas, São Paulo, v.34, n.6, nov/dez 1994, p.33-45. DAMASCO, Professor Miguel. Fundamentos do Sistema de Informação - Conceitos de Sistemas de Informação. Disponível em: < http://www.profdamasco.site.br.com/SlidesFundamentosSI.pdf> FURASTÉ, Pedro Augusto. Normas Técnicas para o Trabalho Científico: Explicitação das Normas da ABNT, 16 ed. Porto Alegre: Dáctilo Plus, 2012. FURLAN, José Davi, IVO, Ivonildo da Motta e AMARAL, Francisco Piedade. Sistema de Informação Executiva = EIS - Executive Information System: como integrar os executivos ao sistema informacional das empresas, fornecendo informações úteis e objetivas para suas necessidades estratégicas e operacionais. São Paulo: Makron Books, 1994. INFOESCOLA, Navegando e Aprendendo. Sistema de Informação Executiva. Disponível em: <http://www.infoescola.com/administracao_/sistema-de-informacao-executiva/> MOSIMANN, Clara Pellegrinello, ALVES, Osmar de C. e FISCH, Silvio. Controladoria: seu papel na administração de empresas. Florianópolis: Ed. Da UFSC, 1993. WIKIPÉDIA, a enciclopédia livre. Sistema de informação executiva. Disponível em:<https://pt.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informa%C3%A7%C3%A3o_executiva> SCIELO, Scientific Electroni Library Online. Sistema de Informações Executivas: Suas Características e Reflexões sobre sua Aplicação no Processo de Gestão. Disponível em: <http://www.scielo.br/pdf/rcf/v12n26/v12n26a01> 6 ANEXOS 6.1 ANEXO 1 - CARACTERÍSTICAS DE UM SIE Fonte: SCIELO. Disponível em: http://www.scielo.br/pdf/rcf/v12n26/v12n26a01> 6.2 ANEXO 2 - ESQUEMA CONCEITUAL DO INTER-RELACIONAMENTO DOS OBJETOS DO SIE Fonte: SCIELO. Disponível em: http://www.scielo.br/pdf/rcf/v12n26/v12n26a01>