1ª Aula de ICIA14

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ICI14 – Tipologia Documental 
 
 
OBJETIVOS DA 1ª AULA 
Docente: Francisco Pedroza 
1) Apresentar Ementa, Conteúdo Programático, Metodologia, 
Avaliação, Referências / Fontes de Informação; 
2) Pactuar a convivência do grupo durante o semestre; 
3) Pensar na formação de rede / grupos  atividades; 
5) Contextualizar as categorias de classificação dos 
documentos arquivísticos. 
 
2 
 
MÉTODO DE TRABALHO 
 
Ação do professor: 
 exposição oral sobre o 
assunto - linhas gerais - 
roteiro - bibliografia básica 
 
 
3 
 
O QUE FAZER ? 
 
• Estimulador para o discente na busca pelo 
conhecimento – o docente não mais o dono 
do saber 
• Coordenador de conteúdos 
• Pontuar diretrizes para que o próprio aluno 
elabore o seu conteúdo e assim chegue ao 
conhecimento 
• Estabelecer um relacionamento de confiança 
Aula - encontro agradável onde se conversa 
sobre um determinado assunto 
4 
QUAL O CAMINHO ? 
• Trabalho em equipes (projetos) - (exercício 
de inter-relacionamento) 
• Exercício na busca da informação 
• Edição do conteúdo aplicando normas de 
documentação (exercício - síntese e 
redação) 
• Apresentação oral do conteúdo (exercício em 
síntese e verbalização - desinibição para 
exposição em público - autoconfiança) 
5 
6 
QUESTÕES / REFLEXÃO 
7 
1) Como organizar um 
serviço de arquivo sem 
identificar as 
categorias dos 
documentos 
arquivísticos? 
2) Qual é a finalidade de 
realizar uma análise 
tipológica 
documental? 
 
• A principal finalidade dos 
arquivos é servir a 
administração e, 
posteriormente, à história. 
 
• Valor primário - valor 
administrativo 
 
• Valor secundário - valor 
histórico, cultural, científico 
FINALIDADE DOS ARQUIVOS 
Fonte: slides Prof. Aurora Freixo 
PRESSUPOSTO 
9 
As organizações demandam 
implantar e organizar 
arquivos para fins 
administrativos, legais, 
culturais, históricos, 
científicos etc. Para tanto, 
torna-se necessário realizar 
uma análise diplomática 
contemporânea ou uma 
análise tipológica para não 
arquivar qualquer documento. 
10 
ORGANIZAÇÕES 
DOCUMENTOS
 
•IDENTIDADE, TOMADA DE 
DECISÃO = FLUXO 
CONTÍNUO DA 
INFORMAÇÃO 
•HISTÓRIA, CULTURA, 
MEMÓRIA PESSOAL E 
COLETIVA = PATRIMÔNIO 
 
ARQUIVOS 
CENTROS DE 
DOCUMENTAÇÃO 
SOCIEDADE  ARQUIVÍSTICA 
UNIDADES DE 
INFORMAÇÃO 
11 
 DOCUMENTOS 
 GESTÃO ARQUIVÍSTICA 
PRODUÇÃO, GUARDA, 
PRESERVAÇÃO, 
RECUPERAÇÃO/UTILIZAÇÃO 
USUÁRIOS 
12 
ARQUIVO 
• “Conjunto de 
DOCUMENTOS, 
manuscritos, gráficos, 
fotográficos, etc, recebidos 
ou produzidos oficialmente 
por uma entidade ou por 
seus funcionários, e 
destinados a permanecer 
sob a custódia dessa 
entidade ou funcionários”; 
 
• Lugar onde se recolhem e 
guardam documentos. 
13 
INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA 
• Aquela que é recebida ou gerada por 
organizações ou pessoas durante o 
desenvolvimento de suas atividades. 
• São geradas com finalidade administrativa (ex. 
processo decisório) e podem possuir valor 
jurídico (ex. direito dos cidadãos). 
• A informação contida em documentos 
arquivísticos são utilizados como prova de uma 
atividade realizada pelo seu produtor, tanto para 
comprovação legal ou administrativa quanto 
histórico-cultural. 
14 
Tipologia Documental  
Representação da Informação Arquivística  
Identificação das Espécies  
dos Tipos de Documentos. 
15 
GESTÃO DA INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA 
D 
O 
C 
U 
M 
E 
N 
T 
O 
S 
DADOS 
INFORMAÇÕES 
COLETA 
TRATAMENTO 
ARMAZENAMENTO 
USO 
DESCARTE 
Identificação 
Classificação 
Descrição 
Avaliação 
Disseminação 
Preservação/Conservação 
16 
R 
E 
P 
R 
E 
S 
E 
N 
T 
A 
Ç 
à 
O 
Recuperação da informação 
 
 
Instrumentos de pesquisa 
 
 
 
 
 Padronização 
 
 
 
Norma Isad (G) / Isaar (CPF) / 
ISDF / ISDIAH 
 
 
I 
N 
F 
O 
R 
M 
A 
Ç 
à 
O 
 
17 
DESCRIÇÃO DOCUMENTAL 
• É uma concretização do princípio do respeito à 
proveniência, pois baseia-se na 
classificação; 
• “Alimenta” os instrumentos de pesquisa que 
constituem a via de acesso ao documento; 
• A otimização dos instrumentos depende de que 
se saiba como trabalha o usuário e que 
vocabulário usa em suas indagações. 
18 
DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA 
Processo intelectual de sintetizar 
ELEMENTOS FORMAIS e CONTEÚDO 
TEXTUAL de unidade de arquivamento, 
adequando-os ao instrumento de 
pesquisa que se tem em vista em 
produzir (PAES, 2005, p. 25) 
19 
OBJETIVO da DESCRIÇÃO 
Identificar e explicar o contexto e o conteúdo de 
documentos de arquivo a fim de promover o 
acesso aos mesmos. 
Criar representações precisas e adequadas; 
Organizar as representações de acordo com padrões 
predeterminados. 
Entender como um processo intelectual; 
Constituir equipe qualificada e interdisciplinar. 
 
QUAL O CAMINHO ? 
20 
DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA 
• Possibilita a compreensão ampla do 
conteúdo de um acervo  
SUBSTÂNCIA (CONHECIMENTO); 
• Possibilita,também, a localização dos 
documentos que o integram  
ESTRUTURA 
(RECUPERAÇÃO). 
21 
INSTRUMENTOS DE PESQUISA 
• Modelos predeterminados; 
• Viabilizados por um conjunto de 
ferramentas (normas e regulamentos / 
sistemas informatizados); 
• Orientam a consulta e determinam com 
exatidão quais são e onde estão os 
documentos; 
• Monitoram o acervo. 
22 
INSTRUMENTOS DE PESQUISA 
• [...] obra de referência , publicada ou não, 
que identifica, localiza, resume ou 
transcreve, em diferentes graus e 
amplitudes, fundos, grupos, séries e peças 
documentais existentes num arquivo 
permanente, com a finalidade de controle e 
de acesso ao acervo. 
Fonte: Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996, 
23 
OPERAÇÕES BÁSICAS DA DESCRIÇÃO 
– A identificação do arquivo, do 
fundo ou da parte dele a ser 
trabalhada; 
 
– A caracterização das 
tipologias de documento 
 
– Os assuntos 
– As datas (tópica e 
cronológica) 
 
 
 
Alguns elementos que irão 
compor os instrumentos 
de pesquisa 
 
 
 
Recuperação da Informação 
PLANEJAMENTO 
a) quais os conjuntos a 
descrever  
TIPOLOGIAS; 
b) quais os instrumentos 
cabíveis; 
 c) qual a infra-estrutura 
necessária para a 
realização da atividade. 
24 
PASSOS / DESCRIÇÃO 
• Situação da DOCUMENTAÇÃO da 
Organização; 
• Funcionamento da entidade geradora 
e recebedora de documentos 
ORGANOGRAMA 
MANUAIS 
DIRETRIZES 
POLÍTICAS 
MISSÃO 
AVALIAÇÃO DO FLUXO 
DOCUMENTAL 
NORMAS 
25 
DESCRIÇÃO / ORGANICIDADE/ INSTRUMENTOS 
 
FUNDO 
GRUPO GRUPO GRUPO 
SÉRIE 
UNIDADE UNIDADE UNIDADE 
Iniciar durante a própria classificação dos documentos possibilita 
constituir melhor os instrumentos de pesquisa. 
GUIA 
INVENTÁRIO 
CATÁLOGO 
INSTITUIÇÃO/ENTIDADE 
26 
TIPO INSTRUMENTO / NÍVEL DE DESCRIÇÃO 
NÍVEL BASE DE 
DESCRIÇÃO 
INSTRUMENTOS 
Instituição Conjunto documentais 
amplos 
Guia 
Fundos, Grupos Séries Inventário 
Séries Unidades 
Documentais 
 
Catálogo 
Unidades documentais 
selecionadas pertencentes 
a uma ou mais origem 
Assuntos;Recorte 
Temático 
Catálogo Seletivo; 
Índice 
FONTE: LOPES, André Porto Ancona. Como descrever documentos de 
arquivo: elaboração de instrumentos de pesquisa. São Paulo: Arquivodo 
Estado/ Imprensa oficial do Estado de SP, 2002. 
 
27 
REPRESENTAÇÃO / METADADOS 
OBJETIVOS/FÍSICOS 
REPRESENTAÇÃO 
DESCRITIVA – relacionados 
à autoria, data, local, etc.  
INTELECTUAIS/SUBJETIVOS 
REPRESENTAÇÃO 
TEMÁTICA – análise 
interpretativa 
do conteúdo , apresentando 
como ponto a temática contida 
no documento 
 
itens de 
recuperação 
mais 
significativos 
são a espécie 
documental, os 
nomes de 
órgão de 
origem/destino, 
de pessoas 
citadas e datas 
 
28 
REPRESENTAÇÃO TEMÁTICA 
• Não pode contar com normas 
• Esta forma de representação trata dos 
aspectos subjetivos do documento e está 
vinculada a uma forma de análise por 
natureza interpretativa (HABILIDADE 
COGNITIVA) 
• Para orientar essa subjetividade, a 
representação temática deve se apoiar em 
diretrizes bem definidas (Políticas de 
Descrição, Vocabulário Controlado, Análise 
Tipológica) 
29 
REPRESENTAÇÃO DESCRITIVA 
• Identifica e explica o CONTEXTO e o CONTEÚDO 
DE DOCUMENTOS (elementos). 
• Isto é alcançado pela criação de representações 
precisas e adequadas e pela organização dessas 
representações de acordo com padrões 
predeterminados: 
 
 ISAD (G); ISAAR (CPF); 
ISDF; ISDIAH 
NOBRADE. 
30 
 DOCUMENTO 
SUPORTE DE 
INFORMAÇÃO 
DADOS E 
INFORMAÇÕES + 
“ é a junção do suporte e de dados significativos e 
informações” (REIS; SANTOS, 2011, p. 2) 
31 
REPRESENTAÇÃO ELEMENTOS 
Definição técnica exemplos 
Suporte “Material sobre o qual as informações são 
registradas” 
Fita magnética, filme nitrato, papel 
Forma “Estágios de preparação e de transmissão 
de documentos” 
Original, cópia, minuta, rascunho 
Formato “Configuração física de um suporte, de 
acordo com a natureza e modo como foi 
confeccionado” 
Caderno, cartaz, diapositivo, folha, 
livro, mapa, planta, rolo de filme 
Gênero “Configuração que assume um documento 
de acordo com o sistema de signos utilizado 
na comunicação de seu conteúdo” 
Audiovisual, fonográfica, 
iconográfica, textual 
Espécie “Configuração que assume um documento 
de acordo com a disposição e a natureza 
das informações nele contida” 
Boletim, certidão, declaração, 
relatório 
Tipo “Configuração que assume uma espécie 
documental, de acordo com a atividade que 
a gerou” 
Boletim de ocorrência, certidão de 
nascimento ou de óbito, 
declaração de bens, relatórios de 
atividades 
Fonte: Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996. 
32 
1ª ATIVIDADE  Grupo 
Reflexão  1) Qual é o caminho para 
compreender o contexto de produção dos 
documentos de arquivo ? 
2) Qual é o seu entendimento por espécie e tipo 
documental? 
3) Diferencie espécie e tipo de documentos. 
Exemplifique. 
Domingo 
No Parque 
Espólio Maestro Lindembergue Cardoso 
Publicações Imagem e Som Composições Correspondências 
Fotos 
CD 
DVD 
Recortes 
Jornais 
Revistas/ 
Livros 
Programas 
de 
Concertos 
Quadros/ 
caricaturas 
Musicas 
Erudita 
Arranjos 
Coral 
Opera Cartas Ofícios 
Recebidos Enviados Regência de 
Lindembergue 
Outros 
 Regentes 
Originais Originais 
Lídia 
de Oxum 
Carta Academia 
de Música 
Ofícios 
Para 
Reitor 
Concerto 20 anos 
Seu falecimento 
Regência Madrigal 
UFBA 
Caricaturas 
Diversas Missa Papa 
As 
Carpinteiras 
MEMORIAL LINDEMBERGUE CARDOSO - UFBA 
Originais 
Canarinhos Resposta 
Para 
Academia 
( Instituição) 
( FUNDO ) 
 ( Seções ) 
( Séries ) 
(Sub-série) 
(Item Documental) 
Dossiê Dossiê Dossiê Dossiê Dossiê Dossiê Dossiê Dossiê Dossiê Dossiê Dossiê 
(Dossiê) 
Investigar, Estudar e Compreender a estrutura e 
o funcionamento do organismo produtor. 
34 
35 
ÁREAS Finalidade  DESCRIÇÃO 
1) identificação identificar a unidade de descrição 
2) contextualização identificar a proveniência e a custódia da unidade de 
descrição 
3) conteúdo e estrutura fornecer aos usuários informações relevantes e temáticas, 
bem como a forma da organização do conjunto a unidade de 
descrição 
4) condições de acesso e 
uso 
fornecer informação sobre as condições de acesso à unidade 
de descrição 
5) fontes relacionadas indicar a existência e a localização, ou inexistência, dos 
originais de uma unidade de descrição constituída por cópias 
6) notas fornecer informação sobre o estado de conservação da 
unidade de descrição, visando orientar ações preventivas ou 
reparadoras 
7) controle da descrição fornecer informação sobre como, quando e por quem a 
descrição foi elaborada 
8) pontos de acesso e 
descrição de assuntos 
registrar os procedimentos para recuperação do conteúdo de 
determinados elementos de descrição, por meio da geração e 
elaboração de índices baseados em entradas autorizadas e no 
controle do vocabulário adotado. 
36 
Rondinelli (2005) alerta as 
formas atuais de se 
produzir, transferir e usar 
informações, associadas a 
padrões tecnológicos cada 
vez mais sofisticados. 
Fato que ressiginifica a 
atuação dos arquivistas 
frente a novos conceitos e 
práticas organizacionais, 
métodos de trabalho, 
parâmetros de 
produtividade, atendimento 
aos usuários e cidadãos 
pela ORGANIZAÇÃO. 
DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA 
37 
REPRESENTAÇÃO  Tipologias 
a) assegurar a criação de descrições 
consistentes, apropriadas e auto-
explicativas; 
b) facilitar a recuperação e a troca de 
informações sobre documentos arquivísticos; 
c) possibilitar o compartilhamento de dados; e 
d) tornar possível a integração de descrições 
de diferentes arquivos num sistema unificado 
de informação. 
38 
2ª ATIVIDADE  Grupo 
Reflexão  Quais são as 
categorias de classificação dos 
documentos arquivísticos ? 
39 
PRÓXIMOS ENCONTROS 
 
Visita ao APEB  05/09 
Turno: Tarde 
40 
2 ª AULA 
1) Texto 1: BELLOTTO, H. L. Arquivos permanentes: 
tratamento documental. 2.ed. rev. e amp. Rio de Janeiro : 
FGV, 2004. Capítulo 3: Diplomática e tipologia 
documental. 
2) Texto 2: RONDINELLI, R. C. Gerenciamento arquivístico 
de documentos eletrônicos: uma abordagem teórica da 
diplomática arquivística contemporânea. 3 ed. Rio de 
Janeiro: Editora FGV, 2005. Capítulo 2: A integração dos 
princípios e conceitos da arquivologia e da diplomática 
no gerenciamento arquivístico de documentos 
eletrônicos. 
41 
3 ª AULA 
1) Texto 1: RONDINELLI, R. C. Gerenciamento arquivístico 
de documentos eletrônicos: uma abordagem teórica da 
diplomática arquivística contemporânea. 3 ed. Rio de 
Janeiro: Editora FGV, 2005. Capítulo 2: A integração dos 
princípios e conceitos da arquivologia e da diplomática 
no gerenciamento arquivístico de documentos 
eletrônicos. 
2) Texto 2: SANTOS, V. B. dos. Gestão de documentos 
eletrônicos: uma visão arquivística. Brasília: ABARQ, 2005. 
Capítulo 3: Definições de documento eletrônico. 
42 
4ª AULA 
• Texto1: BELLOTTO, H. L. Como fazer análise diplomática 
e análise tipológica de documento de Arquivo. São Paulo 
: Arquivo do Estado, 2002. (Como fazer, 8). Apresentação; 
Sobre o Autor; Introdução; O que é Diplomática; Origem 
da Diplomática; O Objeto da Diplomática e O que é 
Tipologia Documental. 
 
• Texto 2: BELLOTTO, H. L. Diplomática e tipologia 
documental em arquivos. 2 ed. Brasília, DF: Briquet de 
Lemos/Livros, 2008. Capítulos 1, 2 e 3. 
 
 
43 
 5 ª AULA 
• Texto1: BELLOTTO, H. L. Como fazer análise diplomática 
e análise tipológica de documento de Arquivo. São Paulo 
: Arquivo do Estado, 2002.(Como fazer, 8). A metodologia, 
Gênese Documental, Como fazer análise diplomática, As 
espécies documentais e Os tipos documentais. 
 
 
• Texto 2: BELLOTTO, H. L. Diplomática e tipologia 
documental em arquivos. 2 ed. Brasília, DF: Briquet de 
Lemos/Livros, 2008. Capítulos: 4, 5, 6 e 8. 
 
 
 
44 
 
 
GRATO A 
ATENÇÃO DE TODOS 
 
SUGESTÕES: 
 
 Leiam as referências 
bibliográficas indicadas 
e 
 
CONTEXTUALIZEM 
AS IDEIAS 
 DIALOGADAS NO 
ENCONTRO DE HOJE