Treinamento Cobsystems Módulo I

Prévia do material em texto

Treinamento 
Cobsystems
Unidades DM
Treinamento Cobsystems - Introdução
Caro(a) Colaborador(a),
Agora chegou a hora de você conhecer o caderno de aprendizagem do Cobsystems, a
sua nova ferramenta de Cobrança nas Unidades.
Leia este material e prepare para a avaliação deste módulo de treinamento.
Apresentação da Ferramenta
Para realização de acertos e negociações de débitos escolares, vocês das unidades
de Demais Marcas do Grupo Kroton já conhecem a tela de acertos no módulo
Telecobrança, dentro do sistema acadêmico Olimpo.
Com objetivo de propor adequações na ferramenta para atender ainda melhor os
alunos, este módulo atual será substituído por uma nova ferramenta: o Cobsystems.
O Cobsystems é uma ferramenta de mercado especializada em Cobrança - um
software integrado ao Olimpo -, que interage com os processos financeiros (da área
de Cobrança).
Esta nova ferramenta trará flexibilidade e a possibilidade de se trabalhar com um
sistema único, especializado na recuperação de crédito.
Apresentação da Ferramenta
Ele é integrado com todos canais de negociação e cobrança da Kroton. Assim, você
aí na unidade, que atenderá presencialmente os alunos, terá as mesmas
informações dos escritórios parceiros de Cobrança e também do Call Center de
negociação. Além de propiciar a auto negociação para o aluno, dentro de seu Portal
(área restrita). E o principal: como as ferramentas são integradas: em qualquer
canal o aluno encontrará as mesmas condições de negociação!
Com o Cobsystems você também tem vantagens na agilidade do atendimento,
condições diferenciadas, possibilidade de simulações, visibilidade, rastreio e
histórico das ações de cobrança.
Veja nos próximos passos como usar esta nova ferramenta.
LOGIN 
Login de acesso ao sistema de cobrança
Para iniciar, vamos aprender a fazer login no sistema: O acesso é feito pela internet. 
Então basta você abrir o navegador e digitar o endereço: https://cob.kroton.com.br
Ao carregar, irá aparecer esta tela:
Para acessar o sistema, siga os seguintes passos para logar:
1° insira o usuário no login
2 ° insira a senha
3 ° Escolha a Unidade de Cobrança (Unidade Padrão) desejada e em seguida, clique 
em ENTRAR
Login de acesso ao sistema de cobrança
• 1º Insira seu usuário 
• 2° Neste campo insira a senha padrão 1234
• 3° Após confirmação dos passos anteriores clique em 
IMPORTANTE: 
Certifique-se que no campo conste a informação de Unidade 
Padrão ou o nome do escritório.
• Caso queira sair desta pagina clique em 
Login de acesso – Primeiro Acesso
Clique no menu FERRAMENTAS, em seguida em ALTERAÇÃO DE SENHA para alterar 
a senha padrão. 
Login de acesso – Troca de Senha
TELA INICIAL
Após o procedimento de login, você será direcionado para a tela inicial do sistema.
As funcionalidades (barra superior) estarão liberadas de acordo com o perfil do
usuário.
Tela Inicial
Barra de Opções ( Funções )
Tela Inicial
CONSULTA E 
PESQUISA DE 
ALUNOS
É nesta tela do módulo Telecobrança que você realiza a consulta do aluno. 
Para iniciar, clique em “TELECOBRANÇA”.
Consulta e Pesquisa de Alunos
O Cob apresenta dois campos para início de consulta ao aluno (TELECOBRANÇA):
Localizada no 
campo superior 
a esquerda 
ou 
Na barra de opções na 
parte superior da tela em 
AÇÕES > OPERAÇÃO > 
TELECOBRANÇA
Consulta e Pesquisa de Alunos
Siga um dos passos anteriores e será direcionado para a tela de consulta.
Consulta e Pesquisa de Alunos
Os mais utilizados para pesquisa são :
 Complemento do contrato: trata-se 
do CPF do aluno
 Nome do cliente: trata-se do nome 
do aluno
 CPF/CNPJ Cliente: trata-se da 
concatenação dos dados da 
UNIDADE+CODIGO DO ALUNO (RA) E 
CODIGO DA ESPECIALIDADE. *
Exemplo: 008000330155000825
*pesquisa para aluno presencial
Consulta e Pesquisa de Alunos
No primeiro campo, insira o dado correspondente ao filtro ao lado, onde é possível
escolher as opções de consulta.
Consulta e Pesquisa de Alunos
2 °
1 °
1º Preencha o campo em branco com os dados do aluno (unidade/RA, 
nome, CPF...)
2º Selecione a opção correspondente as informações inclusas no 
campo anterior
3º Clique no botão de pesquisa
Veja o exemplo (008000330155000825 ) :
Consulta e Pesquisa de Alunos
Caso ocorra algum erro na pesquisa, o sistema habilitará a tela de pesquisa
avançada na parte inferior, conforme imagem abaixo. Refaça o processo utilizando
essa pesquisa:
Após os 
resultados da 
pesquisa 
aparecerem 
Clique na linha 
sublinhada em 
azul.
Consulta e Pesquisa de Alunos (pesquisa avançada)
DADOS DO 
ALUNO
Na parte superior da tela você terá o resumo dos dados do aluno :
 Nome, CPF/CNPJ (Unidade e RA), CEP, CIDADE, TELEFONE
Dados do Aluno – Resumo de Dados Cadastrais
Na Aba Dados do Cliente , encontraremos os dados cadastrais do aluno , nessa tela 
você poderá incluir ou alterar endereço e contato telefônico.
Dados do Cliente
Como incluir ou alterar os dados :
1° Em Endereços , escolha o endereço que deseja alterar (caso queira inserir , 
esse campo será irrelevante) ;
2° Clique em Inserir ou Alterar (de acordo com a necessidade) ;
3° Em Telefones , escolha o número que deseja alterar (caso queira inserir , esse 
campo será irrelevante) ;
4° Clique em Inserir ou Alterar (de acordo com a necessidade) ;
Dados do Cliente – Atualização Cadastral
2°1° 3°
4°
5°
6°
5° Preencha ou altere os dados que deseja , atentando-se ao STATUS (preferencial, 
ativo ou inativo) 
6° Em seguida , clique em confirmar ( o mesmo procedimento para telefones).
5°
6°
Dados do Cliente – Atualização Cadastral
TÍTULOS
Os dados financeiros do aluno encontram-se na parte central da tela. É aqui que
identificamos informações como Unidade de Cobrança, títulos pagos, abertos e
acordos.
Títulos - Boletos
O título nada mais é que 
o “BOLETO” do aluno e
fica localizado na coluna 
número do contrato.
Linha em Vermelho – Títulos Quitados/Devolvidos (baixados);
Linha em Preto – Títulos abertos e a vencer;
Linha em Preto grifada Azul – Acordo
Títulos - Boletos
No canto esquerdo você poderá visualizar o sinal de 
Clicando neste ícone será possível verificar o vencimento do título, valor, status 
(devolvido, parcelado ou quitado) e demais informações.
Títulos – Ícones e Dados Auxiliares
• 1 - (Mensalidade);
• 2 - (Serviços);
• 3 - (Acordo interno);
• 4 - (Acordo Escob);
MENSALIDADES, SERVIÇOS E ACORDOS
Nesta tela também é possível identificar qual a origem do título, se é mensalidade, 
acordo, taxa, etc.
Identificando títulos
5 - (Cheque);
6 - (NP/acordo);
12 – ( Acordo Cob Cobrança ) 
Ainda no canto esquerdo, ao lado do sinal teremos o ícone 
Ao clicar neste símbolo, o sistema mostrará três opções na parte inferior , são elas: 
Dados Auxiliares, Dados Originais, Observação do Título.
Títulos – Ícones e Dados Auxiliares
A partir destas abas serão encontradas informações acadêmicas e relevantes como:
Contrato, Situação do Aluno (Matrícula Ativa, Formando e etc...), Nome do Curso, 
Histórico do Título e Série Acadêmica (Semestre), Titulo de Rematrícula ( S – Sim / N-
Não e O – Opcionais) , além dos dados originais do acordo.
Títulos – Ícones e Dados Auxiliares
Ao lado do botão você pode selecionar Dados/Score Aluno e 
visualizar um relatório com detalhes adicionais como Filiação, Data início e fim do 
curso, Unidade, Polo, entre outras, clique no OK para disponibilizar o relatório:
Títulos – Ícones e Dados Auxiliares
Veja o relatório : 
Títulos – Ícones e Dados Auxiliares
Identificando 
escritórios
de cobrança
Identificando escritórios de cobrança
Os escritóriosde cobranças e call centers são empresas terceirizadas que realizam 
negociações para os alunos. 
Veja abaixo como identificar em qual empresa os títulos estão sendo cobrados: 
Realizando 
Negociação
Quando o aluno tem boleto de mensalidades e títulos de negociações com parcelas
vencidas, será necessário realizar um acordo para regularizar a situação financeira
do aluno. Clique na aba “Cálculo” para simular e calcular os valores da dívida do
aluno atualizada de acordo com a campanha vigente (política de negociação – regra
de negócio determinada pela equipe de cobrança) e clique em
Cálculo e Acordo
Após clicar em “Avançar” o sistema abrirá a página aonde está disponível o cálculo 
e as condições de pagamento. Agora vamos aprender o significado de cada campo:
1º
2º
3º 4º 5º 6º 7º8º
9º
10º 11º 12º
13º 14º
15º
16º
17º
18º
19º
Cálculo e Acordo
Legenda na próxima página
LEGENDA DOS BOTÕES
1º Data de cálculo. Os juros e multa serão calculados de 
acordo com a data inserida. 
OBS: Esta data também será a de vencimento da entrada.
2º Títulos que estão sendo negociados.
3º Valor principal da divida (sem juros e multa)
4º Valor total dos Juros.
5º Valor total da multa
6º Valor total das taxas
7º Valor total da divida com Juros, multa e taxas.
8º Campanha (enquadramento)
9º Condições de Desconto (valor em %)
10º Referência de Desconto ( total da divida ou encargos).
11º Método que o desconto será aplicado (em R$ ou %)
12º Neste campo devera ser informado o valor do 
desconto que esta sendo concedido.
13º Este campo trará o valor mínimo da entrada, 
segundo a campanha de cobrança.
14º Percentual de entrada.
15º Data de vencimento da Entrada.
16º Forma de pagamento, a vista ou parcelado (boleto 
ou cartão)
17º Simulação das condições de pagamento 
selecionadas.
18º Este botão tem como finalidade atualizar o calculo a 
cada nova simulação realizada.
19º Simulação realizada e condições requisitadas e 
aceitas, finalize o calculo e emita o boleto clicando neste 
botão.
Cálculo e Acordo
1°- Altere a data de cálculo de acordo com o desejado.
2°- Escolha onde quer aplicar o Desconto (Encargos, Total ) 
3°- Escolha a forma que deseja aplicar o desconto (% ou R$)
4°- Digite o valor
5°- Clique em Calcular
1°
2° 3° 4° 5°
Simulação à vista
1° - Altere a data de cálculo de 
acordo com o desejado.
2° - Escolha onde quer aplicar 
o Desconto (Encargos, Total ) 
3° - Escolha a forma que deseja 
aplicar o desconto (% ou R$)
4° - Digite o valor
5° - Insira o valor da entrada *
6° - Escolha a quantidade de
parcelas
7° - Clique em Calcular 
1°
2° 3° 4°
6°5°
7°
Simulação Parcelado (Boleto)
Importante: 
Ao acessar a tela de acordo parcelado, o percentual (%) de entrada
é definido conforme a campanha disponível para o aluno.
Você pode optar por uma entrada maior , mas será necessário
alterar o valor e/ou percentual (%) de entrada manualmente, para
que o sistema entenda a nova entrada, em seguida, clique em
“Calcular” novamente.
Caso você não altere o percentual da entrada, o sistema irá
considerar percentual mínimo contemplado na campanha.
Simulação Parcelado (Boleto)
Para acordos à vista ou parcelados (via boleto), o procedimento de efetivação é o 
mesmo. 
Após seguir os passos vistos anteriormente, clique em 
1
°
Gravar proposta (fechando o acordo via boleto)
Em seguida, aparecerá uma tela de confirmação, mostrando as condições de acordo
realizadas.
2° – Clique em Confirmar. 
Gravar proposta (fechando o acordo via boleto)
Após a confirmação, o sistema disponibilizará a tela de envio de boleto. 
Informe o modo de envio desejado (e-mail ou carta):
3º
4º 5º
3º Dados da conta em que o boleto esta 
sendo gerado.
4º Campo de escolha da forma de envio 
(email/carta - salvar o boleto no PC)
5º Em caso de envio por e-mail insira 
neste campo o endereço do 
destinatário..
Para finalizar clique em 
Gravar proposta (fechando o acordo via boleto)
Aparecerá o 
boleto caso 
queira 
imprimir ou 
Salvar.
Gravar proposta (fechando o acordo via boleto)
1° - Altere a data de cálculo de 
acordo com o desejado.
2° - Selecione a opção Cartão
3° - Escolha onde quer aplicar o Desconto 
(Encargos, Total ) 
3º
1º
2º
4º 5º
6º
7º
Simulação à Vista e Parcelado (Cartão de Crédito)
4° - Escolha a forma que deseja aplicar o 
desconto (% ou R$)
5° - Digite o valor
6° - Escolha a quantidade de parcelas
7° - Clique em Calcular 
1° - Altere a data de cálculo de acordo com o 
desejado.
2° - Selecione a opção Cartão
3° - Escolha onde quer aplicar 
o Desconto (Encargos, Total ) 
Gravar proposta (fechando o acordo via cartão)
4° - Escolha a forma que deseja aplicar o 
desconto (% ou R$)
5° - Digite o valor
6° - Escolha a quantidade de parcelas
7° - Clique em Cartão de Crédito
1º
2º
3º 4º 5º
6º
7º
Uma mensagem de confirmação aparecerá na tela, clique em CONCORDO. 
Gravar proposta (simulação cartão)
Em seguida aparecerá a janela 
com os campos para
preenchimento dos dados do cartão. 
Escolha:
Bandeira –
Digite o Número do cartão –
Data de Validade –
Nome do Portador -
Código de Segurança –
E finalize em CONFIRMAR!
Gravar proposta (simulação cartão)
IMPRESSÃO DE 
2ª VIA DO 
BOLETO
Feito a emissão do boleto, temos a opção de visualizá-lo ou reencaminha-lo. 
Veja : 
Impressão de 2ª via de Boleto
Clique na opção
e abrirá a página a ao 
lado.
Esta tela ira trazer todos os boletos de proposta de acordo já gerados para o aluno.
Aqui teremos informações de valor, data do processamento (acordo), data de
vencimento, nosso número , cedente, usuário e outros.
Ao lado esquerdo , teremos as opções de REENVIAR , para emissão de segunda via
do boleto ou CANCELAR caso seja um usuário com perfil de coordenação.
Impressão de 2ª via de Boleto
Identificar 
Recebimentos
Recebimentos: Na aba “Recebimentos” você poderá ver o histórico de todos os
títulos pagos pelo aluno. Podemos visualizar a data da baixa do título.
E no campo “Valor Recebido” temos o valor pago pelo aluno.
Identificar Recebimentos
TERMO DE 
CONFISSÃO DE 
DÍVIDA
Sempre que realizamos um acordo, o sistema automaticamente gera um Termo
de Confissão de Dívida, documento que o aluno se compromete a cumprir o
acordo firmado.
Na aba ARQUIVOS, você poderá visualizar os termos de acordo , para identificar
qual é o seu termo, se atente a data de vencimento da entrada do acordo.
Arquivo: Tipo do termo 
Data do Acordo: Vencimento da Entrada 
Para visualizar basta clicar no ícone (a esquerda) e visualizar o arquivo em 
PDF.
Termo de Confissão de Dívida
Parte Superior Na parte superior 
você verá quais 
títulos foram 
inclusos na 
negociação
Modelo de Termo
Parte Inferior 
Modelo de Termo
Na parte inferior 
você verá a 
estrutura do 
novo acordo.
IDENTIFICAR 
NEGATIVAÇÃO
Na aba “Serviços” podemos identificar os títulos que estão negativados e os títulos
que já foram reabilitados. Estes títulos são negativados por 2 órgãos: CDL e/ou
Serasa. É neste campo também que você poderá identificar em qual empresa está.
Clique na aba “Serviços” e na aba “Contrato” você irá identificar qual título está
negativado e verificar a data que o título foi negativado e reabilitado.
No campo "Tipo de Solicitação" fica gravado o histórico de negativação do aluno,
por exemplo, quando o título é enviado para negativar, a confirmação da Inclusão e
também a exclusão do título no CDL e Serasa.
Negativação
Identificar 
Histórico
Histórico: Todas as ocorrências lançadas, podendo ser alternada entre título e 
histórico.
Selecione a opção desejada e em seguidaATUALIZAR
Informações disponíveis
Relatórios
O Cob possui diversos relatórios disponíveis para extração. Para acessá-los você
deve ter perfil de usuário condizente com a opção (coordenação, supervisão,
gerência).
Você pode acessar 
os relatórios pelos 
caminhos ao lado.
Relatórios
Ao clicar em GERENCIADOR DE 
RELATÓRIOS aparecerão as opções 
disponíveis.
Segue os mais utilizados:
• Boletos Emitidos Pagos
• Pagamentos com Cartão
Relatórios
Passo a Passo : 
1 ° Clique em Relatórios (tela Inicial
Ou canto superior da tela) 
2° Em seguida , clique em Boletos 
Emitidos Pagos ( na coluna a 
esquerda ) 
1°
2°
Relatórios
4 ° Escolha o Credor (Presencial OU EAD para Ensino a distância )
Data Inicial de Emissão
Data Final de Emissão
Data Inicial de Vencimento
Data Final de Vencimento
Unidade de Cobrança
5° Em seguida, 
clique Visualizar
4°
5°
Relatórios
Aguarde alguns instantes
e o relatório será 
disponibilizado para 
visualização.
6° Clique em Exportar
Relatório;
7° Na janela seguinte, 
Escolha a opção que deseja
Exportar (Microsoft Excel /97-2003-
Somente dados);
8 ° Em seguida, EXPORTAR. 
Relatórios
6°
7ª
8°
O que você aprendeu neste treinamento: 
Chegamos ao fim do treinamento do Cobsystems. Neste caderno você aprendeu:
1 Introdução - Cobrança + Cobsystems
2 Apresentação da Ferramenta
3 Login 
4 Consultar Aluno (pesquisa)
5 Dados do aluno (endereço, telefone e dados pessoais)
6 Identificando os títulos
7 Identificar em que escritório de Cobrança está
8 Consultar Dados Financeiros (botões auxiliares)
9 Como realizar negociação
10 Impressão 2ª via do boleto
11 Impressão de termo de confissão de dívida
12 Identificar negativação
13 Identificar Recebimentos
14 Identificar Histórico
15 Relatórios em Geral
Até o próximo treinamento. Faça a avaliação e ganhe o certificado de participação!
8°