Manual Formativo Microsoft Word

Prévia do material em texto

MANUAL DE 
MICROSOFT WORD 
 
 
Sofia Sá 
Abril 2013 
Gabinete de Apoio ao Tutorado 
 
Sofia Sá Manual Microsoft Word 
 
 
 1 
 
 
Sofia Sá Manual Microsoft Word 
 
 
 2 
INDICE 
SELECÇÃO E MOVIMENTAÇÃO INTELIGENTES ....................................................................... 3 
FORMATAÇÕES AVANÇADAS ............................................................................................... 4 
FORMATAÇÕES AVANÇADAS DE TIPO DE LETRA ......................................................... 4 
FORMATAÇÕES AVANÇADAS DE PARÁGRAFO ............................................................. 4 
PROFISSIONALIZAR DOCUMENTOS ...................................................................................... 5 
RETIRAR PARÁGRAFOS INCORRECTOS ...................................................................... 5 
APLICAR ESTILOS AO DOCUMENTO ......................................................................... 6 
INSERIR RODAPÉS E CABEÇALHOS ........................................................................... 7 
INSERIR ÍNDICE DE CONTEÚDOS ............................................................................. 8 
INSERIR CAPA................................................................................................. 10 
TRABALHO COM IMAGENS ................................................................................................ 11 
INSERIR IMAGENS ............................................................................................ 11 
FORMATAR IMAGENS ........................................................................................ 11 
INSERIR ÍNDICE DEF IGURAS ................................................................................ 13 
TRABALHO COM REFERÊNCIAS AVANÇADAS ...................................................................... 14 
NOTAS DE RODAPÉ .......................................................................................... 14 
REFERÊNCIAS CRUZADAS ................................................................................... 14 
B IBLIOGRAFIAS ............................................................................................... 15 
UTILIZAR SECÇÕES PARA PERSONALIZAR CABEÇALHOS ....................................................... 16 
IMPRESSÃO EM SÉRIE ........................................................................................................ 18 
CRIAÇÃO DE DOCUMENTOS EM SÉRIE ................................................................... 18 
ENVIO DE MAILS EM SÉRIE ................................................................................ 20 
CRIAÇÃO DE ENVELOPES E ETIQUETAS EM SÉRIE ...................................................... 22 
MODELOS DO WORD ......................................................................................................... 24 
FORMULÁRIOS .................................................................................................................. 25 
MARCAS E NUMERAÇÃO .................................................................................................... 27 
APLICAR MARCAS A UM TEXTO ........................................................................... 27 
TRABALHAR COM NUMERAÇÃO ........................................................................... 27 
TABELAS ............................................................................................................................ 29 
INSERÇÃO DE TABELAS ...................................................................................... 29 
PERSONALIZAR TABELAS .................................................................................... 29 
JUNTAR VÁRIOS DOCUMENTOS ......................................................................................... 33 
PROTEGER DOCUMENTOS ................................................................................................. 34 
 
 
 
Sofia Sá Manual Microsoft Word 
 
 
 3 
SELECÇÃO E MOVIMENTAÇÃO INTELIGENTES 
CONCEITOS 
Um dos primeiros passos para utilizar correctamente o Microsoft Word é seleccionar texto de 
forma eficaz. O “arrastar” torna-se, desta forma, um procedimento manual utilizado apenas 
em último caso (quando tudo o resto falha ). 
Nestes procedimentos utilizamos frequentemente a denominada área de selecção, que se 
encontra na margem esquerda do texto, onde o ponteiro do rato se transforma numa seta: 
 
PROCEDIMENTOS 
Atalhos paraseleccionar correctamente texto: 
Item Forma de seleccionar 
Uma palavra Duplo clique sobre a palavra 
Uma frase CTRL + Clique na frase 
Uma linha Um clique na área de selecção 
Um parágrafo Duplo clique na área de selecção 
Todo o documento Triplo clique na área de selecção 
Todo o documento versão alternativa (mt obrigada Carlos 
) 
CTRL + 1 clique na área de selecção 
De um ponto do documento até ao final CTRL + Shift + End 
De um ponto até ao início do documento CTRL + Shift + Home 
Atalhos para se posicionar correctamente no texto: 
Localização Forma de seleccionar 
Início do documento CTRL + HOME 
Fim do documento CTRL + END 
Fim da linha END 
Início da linha HOME 
Ctrl + PageDown Uma página para baixo 
Ctrl + PageUp Uma página para cima 
Outros Atalhos 
Localização Forma de seleccionar 
Copiar formatação CTRL + SHIFT + C 
Colar formatação CTRL + SHIFT + V 
Repetir a última acção F4 
Colocar maiúsculas/minúsculas SHIFT + F3 
Á
re
a 
d
e
 s
e
le
cç
ão
 
Gabinete de Apoio ao Tutorado 
 
Sofia Sá Manual Microsoft Word 
 
 
 4 
FORMATAÇÕES AVANÇADAS 
CONCEITO 
De forma geral, os utilizadores alteram o tipo, o tamanho e os efeitos de letra e pouco mais. 
No entanto, o Word disponibiliza uma série de formatações adicionais muito úteis e que fazem 
toda a diferença na profissionalização de documentos. 
FORMATAÇÕES AVANÇADAS DE TIPO DE LETRA 
PROCEDIMENTO 
Passos para utilizar as formatações avançadas de tipo de letra 
1. Aceder ao separador Base (Home) 
2. Seleccionar o texto ao qual se pretende aplicar a formatação avançada 
3. Clicar na setinha do separador Tipo de Letra (Font), ou fazer direito do rato sobre o 
texto seleccionado, Tipo de Letra (Font) 
4. Seleccionar as opções pretendidas do separador Tipo de Letra (Font): 
 Maiúsculas (All Caps) – fundamental em títulos que se pretendem em maiúsculas, 
escrever textos em maiúsculas é um procedimento manual e pouco eficaz 
 Maiúsculas Pequenas (Small Caps) – para distinguir, por exemplo, um título 2 do 
texto normal e dos títulos 1 (que podem estar em maiúsculas), esta é a formatação 
ideal (utilizada, geralmente, com espaçamento entre caracteres expandido) 
5. Seleccionar as opções pretendidas do separador Avançadas (Advanced): 
 Espaçamento (Spacing) 
 Expandido (Expanded) – Utilizado em títulos, para aumentar o espaço entre as 
letras, dando um efeito diferente e mais chamativo. 
 Comprimido (Compressed) – Utilizado para reduzir linhas em parágrafos, quando 
essa diferença permite reduzir páginas do documento – no máximo utilizar o 0,2. 
FORMATAÇÕES AVANÇADAS DE PARÁGRAFO 
PROCEDIMENTO 
Passos para utilizar as formatações avançadas de Parágrafo 
1. Aceder ao separador Base (Home) 
2. Seleccionar o texto ao qual se pretende aplicar a formatação avançada 
3. Clicar na setinha do separador Parágrafo (Paragraph), ou direito do rato sobre o 
texto seleccionado, Parágrafo (Paragraph) 
4. Seleccionar as opções pretendidas do separador Quebras de linha e de página 
(Line and Page Breaks): 
 Manter com o seguinte (Keep with next) – obrigatório em títulos e em 
paragráfos que dependem do seguinte (por exemplo, linhas de texto que 
acabem em dois pontos, são os seguintes,entre outras) 
 Quebra de página antes (Page break before) – Para conseguir que todos os 
títulos de nível 1 iniciem numa página nova, sem fazer nenhum Enter 
 
Sofia Sá Manual Microsoft Word 
 
 
 5 
PROFISSIONALIZAR DOCUMENTOS 
RETIRAR PARÁGRAFOS INCORRECTOS 
CONCEITOS 
Um dos grandes erros cometidos em documentos é fazer Enters para “separar” textos dos 
títulos, começar títulos em páginas novas e semelhantes. Este procedimento invalida 
praticamente todos os processos profissionais de tratamento de documentos, para além de 
fazer perder tempo desnecessário. 
No entanto é comum trabalharmos com documentos antigos ou documentos de outros que 
cometem essa gafe. Nestes casos é fundamental limparmos todos os parágrafos incorrectos 
antes de começarmos a profissionalizar o documento. 
PROCEDIMENTOS 
Passos para visualizar parágrafos incorrectos de um documento 
1. Aceder ao separador Base (Home) 
2. Clicar no Inspector de documentos - - para visualizar os parágrafos incorrectos 
do documento activo 
Passos para remover parágrafos incorrectos de um documento 
1. Aceder ao separador Base (Home) 
2. Na área direita clicar em Substituir (Replace),ou utilizar tecla de atalho Ctrl+U (Ctrl+H) 
3. Na área inferior da janela, clicar no botão Mais (More) 
4. Clicar em Especial (Special) e seguidamente em Marca de Paragráfo (Paragraph 
Mark) – o primeiro da lista 
5. Este procedimento coloca o símbolo ^p na área Localizar (FindWhat). No entanto, 
precisamos de dois e substituir por um, tal como indicado na imagem seguinte: 
 
Nota– os passos 3 a 5 podem ser eliminados inserindo directamente na área de Localizar (Find) 
um acento circunflexo e um p duas vezes (^p^p) e na área inferior colocar um só (^p) 
6. Para terminar, clicar em Substituir Tudo (ReplaceAll) quantas vezes necessárias 
até o Word repetir o mesmo nº de substituições (0 ou 1 consoante o documento) 
 
Sofia Sá Manual Microsoft Word 
 
 
 6 
APLICAR ESTILOS AO DOCUMENTO 
CONCEITO 
Para iniciar a formatação de um texto, é fundamental utilizar estilos.Trabalhar com estilos é a 
forma mais fácil de formatar rápida e eficazmente documentos. 
Um estilo é um conjunto de formatações aplicado a vários textos que se querem com 
formatações semelhantes. De forma geral os estilos mais usados são o Normal (o texto 
corrido) e os Títulos (título 1, 2 e semelhantes). 
PROCEDIMENTOS 
Passos para aplicar Estilos a um texto não formatado 
1. Seleccionar todo o documento com triplo clique na área de selecção 
2. Limpar a formatação, escolhendo uma das seguintes hipóteses: 
 Na área dos Estilos clicar sobre o Estilo Normal 
 No separador Base (Home), clicar sobre Limpar Formatação (Clear Formatting) 
3. Aplicar Estilos de títulos: 
a) Seleccionar o primeiro título 
b) Formatá-lo de acordo com o Nível de título, escolhendo uma das hipóteses: 
 No separador Base (Home), clicar no botão Mais (More) da área Estilos 
(Styles) e clicar sobre o Estilo pretendido 
 
 No separador Base (Home), clicar sobre a setinha do canto inferior direito 
e clicar, no painel que surgiu do lado direito, no estilo pretendido 
4. Modificar Estilos para corresponderem à formatação pretendida: 
a) Seleccionar o primeiro texto que contém o estilo Normal 
b) Formatar o parágrafo de acordo com o pretendido. Formatações comuns do 
Estilo Normal: 
 Tipo de letra à escolha, tamanho 11 ou 12, alinhamento justificado, 1.15 
entre linhas, 6 ou 12 pto depois de parágrafo, nunca Manter com o 
seguinte (Keep With Next) 
c) Ainda com o parágrafo seleccionado, aceder à área de Estilos e clicar com o 
botão direito sobre o Estilo Normal 
d) Clicar em Actualizar Normal para corresponder à selecção (Update Normal to 
Match Selection) para formatar o Estilo Normal de acordo com o desejado 
e) Seleccionar o primeiro título 
f) Formatar o título como pretendido. Formatações comuns do Estilo de título: 
 Tamanho 14 ou maior, Negrito, Alinhamento Centrado, Manter com o 
seguinte, 24 pto antes de paragrafo, 12 depois, Manter com o seguinte 
(KeepWithNext) – obrigatório para todos os títulos e Quebra de página 
antes (Page Break Before) – para títulos nível 1 
 
Sofia Sá Manual Microsoft Word 
 
 
 7 
g) Ainda com o título seleccionado, aceder à área de Estilos e clicar com o botão 
direito sobre o estilo correspondente ao título seleccionado (Cabeçalho 1 ou 
Heading 1, por exemplo) 
h) Clicar em Actualizar X para corresponder à selecção (UpdateX to Match 
Selection) 
i) Repetir os passos 3 e 4 para todos os títulos e estilos utilizados no documento 
Passos para aplicar Estilos a um texto já formatado 
1. Seleccionar o primeiro parágrafo de texto corrido 
2. Confirmar as formatações ou realizar alteraçõesàs formatações existentes, se 
necessário 
3. Ainda com o parágrafo seleccionado, aceder à área de Estilos e clicar com o botão 
direito sobre o Estilo Normal 
4. Clicar em Actualizar Normal para corresponder à selecção (Update Normal to 
Match Selection) 
5. Seleccionar o primeiro título 
6. Se necessário, confirmar formatações (nomeadamente o manter com o seguinte) 
ou alterar as mesmas 
7. Ainda com o título seleccionado, aceder à área de Estilos e clicar com o botão 
direito sobre o estilo correspondente ao título seleccionado (Cabeçalho 1 ou 
Heading 1, por exemplo) 
8. Clicar em Actualizar X para corresponder à selecção (UpdateX to Match Selection) 
9. Repetir os passos 5a8 para todos os estilos utilizados no documento 
INSERIR RODAPÉS E CABEÇALHOS 
CONCEITOS 
A inserção de cabeçalhos e rodapés é fundamental para um aspecto profissional de um 
documento. 
PROCEDIMENTOS 
Passos para inserir números de página 
1. Aceder ao separador Inserir (Insert) 
2. Clicar sobre Número de Página (PageNumbers) 
3. Posicionar o cursor sobre a indicação da posição onde é pretendido colocar o 
número de página (Início, Fim ou Margens) 
4. Clicar sobre o número de página pretendido 
5. A área de cabeçalho e rodapé ficará activa 
6. Seleccionar o número de página e colocar a formatação correcta – mesmo tipo de 
letra que o estilo normal, mas dois pontos abaixo a nível de tamanho (ou seja se o 
estilo normal é Calibri 12, o número de página ficará Calibri 10 ou 9) 
7. Clicar duas vezes na área do texto para fechar a área de cabeçalho e rodapé 
 
 
Sofia Sá Manual Microsoft Word 
 
 
 8 
Passos para inserir cabeçalhos 
1. Aceder ao separador Inserir (Insert) / Cabeçalho (Header) /Editar Cabeçalho 
(EditHeader) 
2. Inserir o texto pretendido 
3. Realizar as formatações recomendadas de cabeçalho: 
 Mesmo tipo de letra que o estilo normal 
 Tamanho de letra dois pontos abaixo do estilo normal (se o texto está a 12, o 
cabeçalho ficará a 10/9) 
 Alinhado à direita - 
 Limite inferior – Base (Home), grupo Parágrafo (Paragraph) botão 
INSERIR ÍNDICE DE CONTEÚDOS 
CONCEITOS 
Quando se trabalha com estilos, inserir um Índice torna-se um processo simples e fundamental 
para um documento legível e profissional. 
PROCEDIMENTOS 
Passos para inserir Índices 
1. Aplicar estilos de títulos (procedimento indicado na página nº 6) 
2. Aceder ao separador Referências (References) /Indice (Table of contents) 
3. Clicar sobre o Índice pretendido 
Passos para actualizar Índices 
1. Quando se alteram nºs de página e/ou capítulos, é fundamental actualizar o índice 
para que evidencie as novas alterações. Existem várias formas de o conseguir: 
 Direito do rato sobre o Índice Actualizar Campo (Update Field) 
 Separador Referências (References)/Actualizar Índice (Update Table of 
Contents) 
 No próprio índice, no campo superior esquerdo, Actualizar Índice (Update 
Table of Contents) 
2. Surgirá a seguinte mensagem: 
 
3. Escolhaa opção pretendida: 
 Actualizar só os números de página (Update page numbers only) – quando 
não foram adicionados, removidos ou alterados nenhuns dos capítulos 
 Actualizar todo o índice (Update entire table) – quando uma das situações 
anteriores foi verificada 
 
Sofia Sá Manual Microsoft Word 
 
 
 9 
 
 
Sofia Sá Manual Microsoft Word 
 
 
 10 
Passos para modificar o aspecto dos Índices 
Quando o índice é efectuado nem sempre o seu aspecto corresponde ao pretendido. Neste 
caso, e tal como de texto se tratasse, é possível configurar os estilos do índice para a 
formatação ser exactamente a pretendida e, desta forma, sempre que criar ou actualizar o 
índice, ele assumirá exactamente o aspecto pretendido 
1. Aceder ao Painel de Estilos, clicando, no separador Base (Home), sobre a setinha 
do canto inferior direito na área de Estilos (Styles) 
 
2. No próprio índice, seleccionar uma entrada correspondente a um título de Nível 1 
3. Realizar as formatações pretendidas e deixar o texto seleccionado 
4. No painel dos Estilos, verificar que o estilo Índice 1 (Index 1), ficou salientado (caso 
não aceda, no canto inferior direito do painel dos estilos, ao botão Opções 
(Options) e na área Seleccionar estilos a mostrar (Select styles to show) active a 
opção Todos os Estilos (All Styles)) 
5. Clicar com o botão direito do rato sobre o estilo Índice 1 (Index 1) e escolher a 
opção Actualizar Índice 1 para corresponder à selecção (Update Index 1 to Match 
Selection) 
6. Realizar os passos 2 a 5 para todos os estilos de títulos existentes no índice 
INSERIR CAPA 
CONCEITO 
Em versões anteriores, inserir uma capa num documento era um processo moroso e 
complexo. Nesta nova versão é bastante rápido como iremos ver se de seguida. 
PROCEDIMENTOS 
Passos para Inserir uma capa 
1. Aceder ao separador Inserir (Insert)/Folha de Rosto (Cover Page) 
2. Clicar sobre a opção pretendida 
3. Inserir as informações pretendidas 
4. Realizar as alterações desejadas 
Passos para Alterar uma capa 
1. Realizar os mesmos passos que no procedimento anterior – o Word substitui a 
capa anterior pela nova 
Passos para Remover uma capa 
1. Aceder ao separador Inserir (Insert)/Folha de Rosto (Cover Page) 
2. Clicar Remover Folha de Rosto Actual (Remove Current Cover Page) 
 
 
Sofia Sá Manual Microsoft Word 
 
 
 11 
TRABALHO COM IMAGENS 
INSERIR IMAGENS 
CONCEITO 
Frequentemente é necessário inserir imagens em documentos para ilustrar um conceito, uma 
ideia ou, simplesmente, para colocar o logotipo do instituto no documento. 
PROCEDIMENTOS 
Passos para Inserir uma Imagem do Ficheiro 
1. Aceder ao separador Inserir (Insert)/Imagem(Picture) 
2. Abrir a Pasta onde está localizada a imagem pretendida 
3. Clicar duas vezes sobre a mesma 
Passos para Inserir uma Imagem do Clipart 
1. Aceder ao separador Inserir (Insert)/Clipart(Clipart) 
2. No painel que surgiu do lado direito, inserir a palavra que melhor descreve a 
imagem pretendida 
3. Premir a tecla Enter ou premir o botão Ir (Go) 
4. Clicar, nos resultados da procura, na imagem pretendida 
FORMATAR IMAGENS 
CONCEITO 
Na nova versão é extremamente fácil formatar imagens graças ao separador específico de 
imagem – o Formatar (Format). 
PROCEDIMENTOS 
Passos para Remover Fundos de Imagens 
1. Clicar duas vezes sobre a imagem ou clicar directamente no último separador, o 
Formatar (Format) 
2. Clicar no botão Remover Fundo (Remove Background) 
3. Ajustar a área da imagem, arrastando os quadradinhos ou os círculos até apanhar 
toda a área pretendida 
4. As áreas a rosa são as que não ficarão na imagem final, as áreas que ficarão 
assumirão a sua cor normal 
5. Clicar no botão Marcar Áreas a Incluir (Mark Areas to Keep) e marca-las fazendo 
pequenas linhas sobre todas as áreas que se pretendam manter, mas que estejam 
a rosa, para as incluir na imagem final 
6. Clicar no botão Marcar Áreas a Remover (Mark Areas to Remove) e marca-las 
fazendo pequenas linhas sobre todas as áreas que se pretendam remover, mas 
que estejam com cor normal 
7. Clicar em Manter alterações (Keep Changes) para ver o resultado final 
 
Sofia Sá Manual Microsoft Word 
 
 
 12 
Passos para movimentar livremente Imagens 
1. Clicar duas vezes sobre a imagem ou clicar directamente no último separador, o 
Formatar (Format) 
2. Clicar no botão Moldar Texto (WrapText) – o cãozinho 
3. Seleccionar a opção Em frente ao texto (In Front of Text) para movimentar 
livremente a imagem (pode também utilizar-se a opção Justo (Tight) para a 
imagem se adaptar ao texto circundante) 
Passos para movimentar Imagens 
1. Clicar sem largar no meio da imagem 
2. Arrastar para o local desejado 
Passos para redimensionar Imagens 
1. Clicar uma vez em cima da imagem pretendida 
2. Arrastar os círculos dos cantos até atingir o tamanho pretendido (neste 
procedimento a tecla CTRL dá uma ajuda fabulosa ) 
Passos para alterar o aspecto geral da imagem 
1. Clicar duas vezes sobre a imagem ou clicar directamente no último separador, o 
Formatar (Format) 
2. Clicar no na opção pretendida: 
 Correcções (Corrections) – Permite ajustar Nitidez, Luminosidade e Constraste 
 Cor (Color) – Permite recolorir a imagem ou definir uma das cores como 
transparente 
 Efeitos Artísticos (Artistic Efects) – Transformam a imagem, aplicando 
diferentes efeitos artísticos 
 Estilos de Imagem (Picture Styles) – Aplicar um estilo de imagem que contem 
sombra, novas formas e outros efeitos 
Passos para cortar imagens 
1. Clicar duas vezes sobre a imagem ou clicar directamente no último separador, o 
Formatar (Format) 
2. Clicar no botão Recortar (Crop) 
3. Ajustar as marcas pretas dos cantos até atingir o tamanho desejado 
4. Clicar fora da imagem para terminar o procedimento 
 
 
Sofia Sá Manual Microsoft Word 
 
 
 13 
INSERIR ÍNDICE DEFIGURAS 
CONCEITO 
Quando são inseridas imagens, gráficos, tabelas ou outro tipo de objecto pode ser benéfico 
acompanha-los do índice respectivo, para que o leitor consiga facilmente aceder aos mesmos. 
PROCEDIMENTOS 
Passos para legendar figuras 
1. Clicar com o botão direito do rato sobre a imagem, Inserir Legenda (Insert 
Caption) 
2. Na área do Nome (Label), seleccionar o nome pretendido (se o nome escolhido 
não consta da lista, clicar em Novo nome (New Label), inserir o novo nome e 
voltar ao início deste ponto) 
 
 
 
3. Fazer Ok e inserir o descritivo da imagem 
4. Realizar este procedimento para todas as figuras do documento 
Passos para inserir o índice de imagens 
1. Inserir legendas nas figuras 
2. Aceder ao separador 
Referências (References) 
3. Clicar sobre Índice de 
Ilustrações (Insert Table of 
Figures) 
4. Na área inferior da janela 
que surgiu, seleccionar o 
índice pretendido activando 
em Nome da Legenda 
(Caption Label) as legendas 
correspondentes 
5. Clicar em OK para inserir o 
índice 
 
 
Sofia Sá Manual Microsoft Word 
 
 
 14 
TRABALHO COM REFERÊNCIAS AVANÇADAS 
NOTAS DE RODAPÉ 
CONCEITO 
As notas de rodapé são um recurso valioso para transmitir informações adicionais no decorrer 
do texto1. 
PROCEDIMENTOS 
Passos para Inserir Notas de Rodapé 
1. Colocar o cursor no final da palavra onde pretende inserir a nota (pode, 
igualmente, seleccionar a palavra com duplo clique) 
2. Aceder a Referências (References)/Inserir Nota de Rodapé (Insert Footnote) 
3. O cursor ficará automaticamente posicionado de forma a ser possível inserir o 
texto pretendido na nota. A numeração é automática 
Passos para configurar Notas de Rodapé 
1. Aceder à setinha do canto inferior direito do grupo Notas de Rodapé (Footnotes) 
 
2.Modificar as definições pretendidas e clicar em OK para terminar 
 
 
REFERÊNCIAS CRUZADAS 
CONCEITO 
Frequentemente é necessário, num texto, fazer referência a outro texto, título, imagem 
presente noutra localização do documento. Quando este procedimento é manual, basta 
alterar uma página para ser necessário alterar, uma a uma, estas referências. 
Com documentos profissionalizados é possível trabalhar com referências cruzadas automáticas, 
que se actualizam quando o ficheiro é aberto ou impresso, poupando horas ao utilizador. 
 
 
1
 As informações geralmente incluem referências bibliográficas, traduções ou indicações de fontes 
externas e ficam com este aspecto  
 
Sofia Sá Manual Microsoft Word 
 
 
 15 
PROCEDIMENTOS 
Passos para inserir referências cruzadas 
1. Colocar o ponteiro do rato onde é pretendido inserir a referência 
2. Separador Referências (References), Referência cruzada (Cross Reference) 
3. Na opção Tipo de referência (Type of reference), seleccionar o tipo de referência 
pretendido 
4. Na opção Inserir referência a (Insert reference to) escolher a opçãopretendida 
5. Na secção inferior da janela, clicar sobre o que pretende inserir em cabeçalho ou 
rodapé 
6. Premir o botão Inserir (Insert) 
BIBLIOGRAFIAS 
CONCEITO 
Quem passou horas a fazer bibliografias manualmente reconhecerá melhor que ninguémesta 
maravilhosa recente aquisição do Microsoft Word – a possibilidade de fazer Bibliografias 
automaticamente. 
PROCEDIMENTOS 
Passos para inserir Bibliografias automáticas 
A. Inserir Fontes 
1. Aceder a Separador Referências (References), Inserir Citação (Insert Citation) 
2. Clicar em Adicionar Nova Fonte (Add New Source) 
3. No Tipo de Fonte(TypeofSource), escolher o tipo mais adequado 
4. Preencher as restantes informações e, para terminar, clicar em OK 
B. Inserir Citação 
1. Aceder a Separador Referências (References), Inserir Citação (Insert Citation) 
2. Clicar na fonte que se pretende citar 
C. Inserir Bibliografia 
1. Seleccionar, no grupo Citações e Bibliografia (Citations & Bibliography), o Estilo 
(Style) pretendido para a Bibliografia 
2. Clicar no botão Bibliografia (Bibliography) 
3. Se pretender uma Bibliografia de todas as fontes inseridas, clicar em Bibliografia 
(Bibliography) 
4. Se pretender uma Bibliografia apenas das fontes citadas, clicar em Obras Citadas 
(Works Cited) 
 
Sofia Sá Manual Microsoft Word 
 
 
 16 
UTILIZAR SECÇÕES PARA PERSONALIZAR CABEÇALHOS 
CONCEITO 
Quando é pretendido que cada capítulo tenha o seu próprio cabeçalho, muitas vezes criam-se 
vários documentos para o conseguir. Com a criação de secções este procedimento torna-se 
mais imediato. 
Neste caso é fundamental ter em conta que antes das secções convém inserir os números de 
página e que a capa, a ser inserida, só pode ser inserida no final deste processo. 
PROCEDIMENTOS 
Passos para personalizar cabeçalhos mediante os capítulos 
A. Criar Secções 
1. Abrir o documento pretendido 
2. Aceder a Ver (View), Duas Páginas (Two Pages) 
3. Inserir o número de páginas no documento (ver na página nº 7) 
4. Colocar o cursor no fim do texto da primeira secção. Exemplo: 
 
 
 
5. Separador Esquema de Página (Page Layout), botão Quebras (Breaks), Página 
Seguinte (Next Page) 
6. Premir a tecla {Delete} para eliminar a página em branco que foi criada 
7. Colocar o cursor no fim da secção seguinte 
8. Repetir os passos 2 a 5 para criar todas as secções necessárias 
B. Personalizar Cabeçalhos 
1. Aceder, se necessário, à última página ({Ctrl} + {End}) 
2. Aceder a Inserir (Insert), Cabeçalho (Header), Editar Cabeçalho (Edit Header) para 
activara área de cabeçalho 
3. Clicar no último cabeçalho. Repare que tem a indicação Igual ao da secção 
anterior (Same as previous): 
 
 
 
 
Sofia Sá Manual Microsoft Word 
 
 
 17 
4. Para personalizar os cabeçalhos, é necessário desactivar esta opção. Clicar no 
separador Estrutura (Design) – será o último de todos – e desactivar a opção Ligar 
ao anterior (Link to previous) 
5. A ligação entre este cabeçalho e o anterior foi quebrada, e a indicação Igual ao da 
secção anterior (Same as previous) desapareceu 
6. Confirmar que a opção Diferente na 1ª Página (Differente on first page) está 
inactiva (caso esteja activa, desactive-a) 
7. Realizar todos os passos do procedimento B para desligar todas as secções e 
passar ao procedimento seguinte 
C. Personalizar Cabeçalhos utilizando Referências Cruzadas 
1. Activar a área de Cabeçalhos, caso necessário - Inserir (Insert), Cabeçalho 
(Header), Editar Cabeçalho (Edit Header) 
2. Colocar o cursor no primeiro cabeçalho 
3. Separador Referências (References), Referência cruzada (Cross Reference) 
4. Na opção Tipo de referência (Type of reference), escolher Título (Heading) 
5. Na opção Inserir referência a (Insert reference to) escolher a opção Texto de título 
(Heading text) 
6. Na secção inferior da janela, clicar sobre o título que pretende inserir em 
cabeçalho ou rodapé 
7. Premir o botão Inserir (Insert) 
 
 
8. Formatar o cabeçalho como pretendido (geralmente mesmo tipo de letra que o 
texto mas dois pontos abaixo, alinhado à direita, linha por baixo) 
9. Activar o painel dos estilos (procedimento 
indicado na página nº 10) 
10. Seleccionar todo o texto do cabeçalho, utilizando 
a área de selecção 
11. Actualizar o estilo do cabeçalho, clicando no 
mesmo com o direito do rato e escolher a opção 
Actualizar Cabeçalho para Corresponder à 
Selecção (Update Header to Match Selection) – 
Carlos obrigada por esta ideia maravilhosa!!! 
12. Coloque o cursor no cabeçalho seguinte e repita 
os passos 3 a 7 (o estilo do cabeçalho já está 
formatado, já só falta inserir os restantes títulos) 
 
 
Sofia Sá Manual Microsoft Word 
 
 
 18 
IMPRESSÃO EM SÉRIE 
CRIAÇÃO DE DOCUMENTOS EM SÉRIE 
CONCEITO 
Pelo menos uma vez na vida já teve que criar, com informações personalizadas, o mesmo 
documento com informações personalizadas. Convites, cartas, certificados, recibos, entre 
tantos outros exemplos. 
De forma geral existem dois procedimentos associados – ou se faz um, imprime-se, alteram-se 
os dados e volta-se a imprimir ou copia-se n vezes a mesma folha ou documento e, depois, 
passam-se horas a personalizar as informações. 
Como o processo da impressão em série faz-se apenas uma folha, um documento, e um outro 
documento com uma tabela que contém as informações personalizadas. 
No final do processo temos um documento para cada um dos registos sem copiar uma única 
vez texto. 
PROCEDIMENTOS 
Passos para criar documentos em série 
A. Criar a Tabela com os dados personalizados 
1. Abrir um documento novo do Word ou do Excel 
2. No caso de ser um documento do Word, inserir uma tabela com o número de 
colunas (uma para cada informação personalizada) e linhas pretendidas (uma para 
cada registo – pessoa). Exemplo: 
Título Nome Apelido Localidade 
Sr. João Matias Odivelas 
Dra. Mariana Freitas Lisboa 
Sr. Eng. Tibério Tibúrcio Almada 
 
3. Introduzir os títulos das colunas 
4. Introduzir as informações dos campos nas linhas da tabela 
5. Guardar o documento numa localização conhecida 
B. Configurar o Documento principal para Impressão em Série 
1. Abrir (ou criar) o documento principal (o documento do Word que permite utilizar 
como Base para a Impressão – a Carta, convite, etc); 
2. Aceder ao separador Mailings (Mailings)/Iniciar Impressão em Série (Start Mail 
Merge) 
3. Clicar sobre Assistente de Impressão em Série Passo a Passo (Step by Step Mail 
Merge Wizard) para abrir o Painel de Tarefas (Task Pane) correspondente4. A primeira decisão tem a ver com o tipo de documento que está a usar como 
documento principal. É necessário activar a opção que pretende utilizar, neste 
caso Cartas (Letters) 
 
Sofia Sá Manual Microsoft Word 
 
 
 19 
5. Clicar, na parte inferior do Painel, na opção Seguinte: Iniciar o documento (Next: 
Starting document) 
6. O próximo passo será indicar qual o documento principal que deseja utilizar para a 
impressão em série, clicando na opção correcta. De forma geral a opção Utilizar o 
documento actual (Use the current document) não só está activa como é a que se 
pretende 
7. Clicar sobre Seguinte: Seleccionar Destinatários (Next: Select recipients) para 
avançar para o Passo 3 
8. Seleccionar qual a origem de dados que pretende utilizar: 
 Utilizar uma lista existente (Use an existing list) para utilizar um ficheiro como 
origem de dados. Depois clicar em Procurar (Browse) para indicar a localização 
da mesma 
 Seleccionar contactos do Outlook (Select from Outlook contacts) para utilizar 
contactos como origem de dados. Depois clique em Escolher a pasta de 
contactos (Choose Contacts Folder) para indicar a pasta a utilizar 
9. Surgiu automaticamente a caixa de diálogo Destinatários da Impressão em Série 
(Mail Merge Recipients), onde pode efectuar diversas acções: 
 Retirar destinatários da lista: desactive as caixas de opção dos destinatários 
que pretende excluir 
 Ordenar a origem de dados: pode ordenar os dados clicando uma vez no 
campo pretendido (os dados serão ordenados ascendentemente) ou optar por 
uma ordenação por vários campos. Para o conseguir é necessário clicar, na 
parte inferior do painel, na opção Ordenar (Sort), especificar os campos de 
ordenação, a ordem e clicar em OK 
 Filtrar a origem de dados: para efectuar uma filtragem simples, clique na seta 
ao lado do campo e seleccione uma das opções. Para realizar uma filtragem 
avançada, por critérios (por exemplo, seleccionar os clientes que moram em 
Lisboa, ou os que têm mais de 18 anos) clique na opção Filtro (Sort), escolha o 
campo pelo qual pretende filtrar, seleccione o operador de comparação, insira 
o valor pelo qual pretende filtrar e clique sobre OK 
 Localizar Duplicados: Para se assegurar que a base de dados não contém dados 
repetidos é necessário utilizar esta funcionalidade. Basta clicar na opção 
Localizar Duplicados (Find Duplicates), que serão indicados todos os dados 
duplicados, a existirem 
 Localizar Destinatário: Pode ser necessário confirmar a existência de um 
determinado dado ou consultar as suas informações. Se for o caso pode 
utilizar esta funcionalidade, clicando na opção Localizar Destinatário (Find 
Recipient), escrevendo o que pretende localizar e indicar o campo em que essa 
informação se encontra 
10. Quando terminar o passo anterior, clicar em OK e depois em Seguinte: Escrever a 
Carta (Next: Write your letter) para avançar para o Passo 4 
11. Inserir os campos de série no documento: 
a) Colocar o cursor onde pretende inserir o campo 
b) Clicar sobre a opção Mais Itens (More Itens), seleccionar o campo e clicar no 
botão Inserir (Insert) para o inserir no documento. O nome do campo 
aparecerá com aspas duplas («Morada», por exemplo). Pode também fazer 
duplo clique em cima do nome do campo que o mesmo é inserido 
automaticamente 
c) Repetir os dois passos anteriores para todos os outros campos de série 
 
Sofia Sá Manual Microsoft Word 
 
 
 20 
12. Clicar sobre a opção Seguinte: Pré-Visualizar as suas cartas (Next: Preview your 
letters) para avançar para o Passo 5 
13. Pré-visualizar o resultado para cada destinatário fazendo clique sobre os botões 
Anterior ( ) e Seguinte ( ) 
14. Esta fase é a última em que pode realizar alterações ao texto e/ou às formatações 
do documento. Use-a bem. 
15. Clicar sobre Seguinte: Concluir a Intercalação (Complete the Merge) para avançar 
para o Passo 6 
16. Criar um documento com todos os resultados, clicando sobre Editar Cartas 
Individuais (Edit individual letters) e, de seguida, em OK 
17. Guardar os documentos pretendidos 
ENVIO DE MAILS EM SÉRIE 
CONCEITO 
Todos nós recebemos semanalmente emails que começam “Caro/a Cliente”, demonstrando 
claramente zero personalização. 
O Word permite personalizar o envio de emails em massa, de forma a aparecerem no texto do 
email as informações personalizadas de cada recipiente e, no campo Para, apenas o endereço 
desse destinatário específico. 
Desta forma o texto do email começará com “Caro António Sérgio” ou “Cara Ana Barbosa”, e 
cada um dos destinatários imaginará que nós enviámos um email de propósito só para ele/a. 
PROCEDIMENTOS 
Passos para enviar emails em série 
A. Criar Lista com os Dados a Utilizar 
1. Criar um documento uma tabela (em Word ou em Excel) que contenha todos os 
dados a utilizar. É necessário conter o primeiro Nome, o Apelido e o Endereço de 
Correio Electrónico. 
2. É necessário que a tabela possua os títulos na primeira linha: 
Título Nome Apelido Contacto E-Mail 
Professora Doutora Anacleta Amorfa amorfita@gmail.com 
Dra. Taberna Séria taberneria@hotmail.com 
Sr. Eng. Gaspar Aloucado alouca@netcabo.pt 
3. Gravar o documento com nome e localização conhecida (Os meus documentos, 
por exemplo) 
4. Fechar o documento 
B. Criar o E-Mail 
1. Abrir o Word 
2. Escrever o texto para enviar com o E-Mail (se pretender incluir a assinatura é 
necessário copiá-la de uma mensagem do Outlook) 
3. Aplicar as formatações desejadas (tipo de letra, alinhamentos de texto, espaço 
entre linhas) 
 
Sofia Sá Manual Microsoft Word 
 
 
 21 
4. Gravar o documento com nome e localização conhecida (Os meus documentos, 
por exemplo) 
5. No Separador Mailings (Mailings) clicar no botão Iniciar Impressão em Série (Start 
Mail Merge), Assistente de Impressão em Série Passo a Passo (Step by Step Mail 
Merge Wizard) 
6. No painel que surgiu do lado direito, activar a opção Mensagens de correio 
electrónico (E-mail messages) 
1. Escolher, na parte inferior do painel, a opção Seguinte: Iniciar o documento (Next: 
Starting document) 
7. Activar a opção Utilizar o documento actual (Use the current document) 
8. Escolher a opção Seguinte: Seleccionar Destinatários (Next: Select recipients) 
9. Activar a opção Utilizar uma lista existente (Use an existing list) (se existirem já os 
contactos nos endereços do Outlook é possível utilizar a opção Seleccionar 
contactos do Outlook (Select from Outlook contacts)) 
10. Clicar na opção Procurar (Browse) 
11. Abrir a pasta onde está o documento criado no passo 1, a tabela dos dados a 
utilizar, seleccionar o ficheiro criado no passo 1 e clicar no botão Abrir (Open) 
12. Irá surgir a janela Destinatários da Impressão em Série (Mail Merge Recipients). 
Se pretender retirar algum dos destinatários ou fazer alterações à lista, esta é a 
altura indicada (procedimento indicado na página nº 19). Quando tiver terminado 
ou pretender prosseguir clique no botão OK 
13. Escolher a opção Seguinte: Escrever a mens. c. electr. (Write the Email) 
C. Atribuir campos 
1. Colocar o cursor onde pretende que seja inserida a primeira informação (Nome, 
por exemplo) 
2. Clicar na opção Mais Itens (More Itens) 
3. Introduzir os campos pretendidos na localização desejada clicando duas vezes no 
campo ou seleccionando e escolhendo a opção Inserir (Insert) 
4. Repetir os passos anteriores para todas as indicações necessárias (para o Título e 
Apelido, por exemplo) 
5. Clicar na opção Seguinte, Pré-visualizar as mensagens de correio electrónico 
(Preview your e-mail messages) 
D. Terminar a impressão em série 
1. Neste campo pode andar com as setas << e >> para ver os diferentes E-Mails que 
irão ser criados 
2. Se pretender excluir alguns dos destinatários basta clicar no botãoExcluir este 
Destinatário (Exclude this recipient) 
3. Quando terminar essa visualização, clicar em Seguinte: Concluir a intercalação 
(Complete the Merge) 
4. Clicar na opção Correio electrónico (Merge to Email) 
5. Na opção Para (To) seleccione a coluna da tabela que contém os endereços de 
correio electrónico 
6. Preencher o Assunto da mensagem (Subject Line) 
7. Premir o botão OK para as mensagens serem criadas em Outlook e enviadas para 
os destinatários 
 
 
Sofia Sá Manual Microsoft Word 
 
 
 22 
CRIAÇÃO DE ENVELOPES E ETIQUETAS EM SÉRIE 
CONCEITO 
O conceito é o mesmo que anteriormente, criar centenas de envelopes e/ou etiquetas com 
informações personalizadas mas com um só passo . 
PROCEDIMENTOS 
Passos para criar Envelopes em Série 
1. Abrir um documento Novo 
2. Iniciar o Assistente de Impressão em Série Passo a Passo (Step by Step Mail 
Merge Wizard), opção Envelopes (Envelopes) 
3. Clicar sobre Opções de Envelope (Envelope Options) para especificar as 
configurações pretendidas: 
 Escolha o Tamanho de envelope (Envelope Size) do envelope que irá utilizar 
 No separador Opções de impressão (Printing Options) pode escolher como o 
envelope deverá ser inserido para ser impresso 
4. Seleccionar a Base de Dados como habitualmente e passar ao passo seguinte 
5. Inserir os campos respectivos (assegure-se que o cursor se encontra na caixa de 
texto do Destinatário caso contrário irá fazer uma impressão em série no 
Remetente) e preencher o Remetente no canto superior esquerdo 
6. Pré-Visualizar os resultados e garantir que a formatação e disposição do texto 
tanto do Remetente como do Destinatário está como pretendido. Terminar o 
processo 
Procedimento para fazer impressão em série em etiquetas 
1. Abrir um documento Novo 
2. Aceder a Mailings (Mailings), botão Iniciar Impressão em Série (Start Mail 
Merge); 
3. Clicar sobre Assistente de Impressão em Série Passo a Passo (Step by Step Mail 
Merge Wizard) para abrir o Painel de Tarefas (Task Pane) correspondente 
4. Seleccionar Etiquetas (Labels) e fazer clique sobre Seguinte: Iniciar o documento 
(Next: Starting document) 
5. Clicar sobre Opções de Etiqueta (Label Options) para especificar as configurações 
pretendidas: 
 Escolher os Fornecedores de etiquetas (Label Vendors) que irá utilizar 
 Indicar qual o Número de produto (Produt Number) das suas etiquetas 
(confirme do lado direito se o tamanho que surge indicado é o correcto) 
 Aceder ao botão Nova etiqueta (New Label) para definir uma nova, caso as 
etiquetas que pretenda utilizar não existam na lista disponível 
6. Clicar em OK, depois em Seguinte: Seleccionar Destinatários (Next: Select 
recipients) e seleccionar os destinatários 
7. Clicar sobre Seguinte: Preparar as etiquetas (Arrange your labels) 
8. Inserir os campos de impressão em série na primeira etiqueta da página (utilizando 
a opção Mais Itens (More items)), a única onde não aparece a informação Registo 
seguinte (Next Record) 
9. No painel de tarefas, clicar sobre Actualizar todas as etiquetas (Update all labels) 
para copiar os campos de impressão em série para as outras etiquetas 
 
Sofia Sá Manual Microsoft Word 
 
 
 23 
10. Pré-visualizar o resultado e terminar o processo, guardando ou imprimindo as 
etiquetas resultantes da impressão em série 
 
Sofia Sá Manual Microsoft Word 
 
 
 24 
MODELOS DO WORD 
CONCEITO 
Os Modelos do Word são ferramentas fabulosas na criação de documentos que se usam 
frequentemente. 
De forma geral, um formulário de pedido de férias ou despesas é alterado n vezes e as 
alterações são gravados no documento original. 
O Modelo é um tipo de ficheiro especial a partir do qual se criam documentos em branco, com 
a estrutura e formatação do Modelo. Desta forma o Modelo é como se fosse o pai de todos os 
documentos criados a partir dele, mas nunca é alterado. 
A Microsoft disponibiliza vários modelos fantásticos para nossa utilização. 
PROCEDIMENTOS 
Passos para abrir um Modelo da Microsoft 
1. Abrir o Word, se necessário 
2. No canto superior esquerdo, clicar em Ficheiro (File), área Novo (New) 
3. No painel que surgiu do lado direito, clicar uma vez numa das seguintes opções: 
 Modelos de Exemplo (na primeira linha de opções) 
 Uma das categorias que tenha surgido na área inferior do painel – Calendários, pe 
4. Quando encontrar um modelo interessante, basta clicar sobre o mesmo duas 
vezes para o Word o abrir ou transferir da Internet 
Passos para aceder à Biblioteca de Estilos Online 
1. Abrir o site www.Google.pt e pesquisar a expressão Modelos Microsoft 
2. Aparecerá logo na primeira opção o site Modelos – Office.com, clique no mesmo 
3. No topo da janela clicar em Word 
4. Navegar no site até localizar o Modelo pretendido 
5. Quando encontrar um Modelo interessante, clicar em Transferir 
Passos para Criar um Modelo Personalizado 
1. Criar o Documento base e, depois, clicar em Ficheiro (File), Guardar Como (Save 
As) 
2. Na área Guardar com o tipo (Save as Type), Modelo do Word (Word Template) 
3. Dar um novo ao Modelo e indicar a pasta pretendida para o mesmo (pode ser uma 
pasta de rede, para vários utilizadores terem acesso ao Modelo 
4. Clicar em Guardar (Save) para terminar o procedimento 
Passos para criar um Documento com base num Modelo Personalizado 
1. Abrir a pasta onde foi guardado o Modelo 
2. Clicar 2 vezes em cima do modelo, para abrir um documento igual ao respectivo modelo 
Passos para Alterar um Modelo Personalizado 
1. Abrir a pasta onde foi guardado o Modelo e clicar em cima do ficheiro do Modelo 
com o botão direito do rato, Abrir (Open) 
2. Realizar as opções pretendidas, guardar as alterações e fechar o documento 
3. Clicar duas vezes em cima do modelo para testar as novas alterações 
 
Sofia Sá Manual Microsoft Word 
 
 
 25 
FORMULÁRIOS 
CONCEITO 
Os formulários são uma ferramenta do Microsoft Word que nos permite criar documentos em 
que os utilizadores podem inserir informações pessoais ou outras, evitando o preenchimento 
em papel e o tratamento moroso do mesmo, uma vez que as informações podem ser copiadas 
directamente para uma tabela para serem tratadas. 
Existem dois tipos de formulários – os formulários Clássicos e os formulários Modernos. A 
tabela seguinte exemplifica as vantagens de um e de outro: 
Formulários Modernos Formulários Clássicos 
Inserção fácil de campos Inserção mais complexa 
Aspecto mais moderno Aspecto mais antigo 
Não permitem configurar limite de caracteres Permitem configurar limite de caracteres 
Não permitem ser impressos para se 
imprimirem em papel 
Como aparece um campo cinzento à frente do 
nome do campo, permite ser preenchido ou 
em ficheiro ou em papel 
PROCEDIMENTOS 
Passos para activar o separador Programador 
1. Direito do rato no nome de um separador, o Base (Home), por exemplo 
2. Personalizar o Friso (Customize the Ribbon) 
3. Na área do lado direito, activar a cruzinha do Programador (Developer) 
4. Clique sobre o botão pretendido e, depois, em OK 
Passos para criar um “Formulário Moderno” 
1. Abrir o Word, se necessário 
2. Inserir os títulos das informações que irão constar no formulário (Nome, Contacto, 
Género, etc) 
3. Posicionar o ponteiro do rato à frente da primeira informação inserida no ponto 
anterior 
4. Aceder ao separador Programador (Developer) 
5. Na área de controlos, clicar sobre o tipo de controlo pretendido: 
 Para inserir texto simples, clicar em 
 Para permitir a inserção de uma imagem de ficheiro clicar em 
 Para inserções de datas, clicar em 
 Para obter uma listagem de opções, clicar em 
6. Depois de inserir os controlos, é necessário definir as propriedades de cada um, 
clicandoem cima do mesmo e, seguidamente, no botão Propriedades (Properties) 
do separador Programador (Developer) 
 
Sofia Sá Manual Microsoft Word 
 
 
 26 
Passos para criar um “Formulário Clássico” 
1. Abrir o Word, se necessário 
2. Inserir os títulos das informações que irão constar no formulário (Nome, Contacto, 
Género, etc) 
3. Posicionar o ponteiro do rato à frente da primeira informação inserida no ponto 
anterior 
4. Aceder ao separador Programador (Developer) 
5. Clicar no botão Ferramentas Legadas (Legacy Tools) - 
6. Na área de controlos, clicar sobre o tipo de controlo pretendido: 
 Para inserir texto simples, clicar em 
 Para permitir a inserção de uma imagem de ficheiro clicar em 
 Para inserções de opções que podem ser seleciconadas simultanemanete, 
clicar em 
 Para obter uma listagem de opções, clicar em 
7. Depois de inserir os controlos, é necessário definir as propriedades de cada um, 
clicando em cima do mesmo e, seguidamente, no botão Propriedades (Properties) 
do separador Programador (Developer) 
 
 
 
Passos para terminar o formulário 
1. Proteger o documento contra alterações, permitindo apenas preenchimento de 
formulários (procedimento indicado na página nº 34) 
2. Gravar o ficheiro: 
 Guardar o ficheiro como Modelo (procedimento indicado Modelos do WorDna 
página nº 24) 
 Como Só de leitura (Read-Only) (procedimento indicado na página nº 34) 
 
Sofia Sá Manual Microsoft Word 
 
 
 27 
MARCAS E NUMERAÇÃO 
APLICAR MARCAS A UM TEXTO 
CONCEITO 
A aplicação de marcas facilita de forma significativa a leitura de tópicos não sequenciais, sejam 
dando um aspecto (ainda mais) profissional ao documento. 
PROCEDIMENTOS 
Passos para inserir Marcas e numeração 
1. Seleccionar o texto que irá conter as Marcas ou Numeração 
2. No separador Base (Home), clicar na setinha do botão Marcas (Bullets) - 
3. Clicar sobre a marca pretendida ou, em alternativa, clicar em Definir Nova Marca 
de Lista (Define New Bullet) para inserir uma Imagem (Picture) ou Símbolo 
(Symbol) 
Passos para parar ou interromper as Marcas e numeração 
1. Seleccionar o texto ao qual se pretende retirar a numeração 
2. Clicar sobre o botão Marcas (Bullets) - 
TRABALHAR COM NUMERAÇÃO 
CONCEITO 
A numeração utiliza-se em tópicos sequenciais, que contenham uma ordem lógica. A 
numeração em Word divide-se em Numeração Simples – números iguais apresentados de 
forma sequencial e a Numeração Destacada – numeração com vários níveis (3, 3.1, 3.1.1, etc). 
PROCEDIMENTOS 
Passos para inserir Numeração Simples em texto 
1. Seleccionar o texto que irá conter as Marcas ou Numeração 
2. No separador Base (Home) clicar na setinha da opção Numeração (Numbering) 
 
3. Clicar sobre a numeração pretendida 
Passos para inserir Numeração Destacada em texto 
1. Seleccionar o texto 
2. No separador Base (Home) clicar na seta do botão Lista com Múltiplos Níveis 
(Multilevel List) 
3. Clicar sobre o estilo de numeração destacada que pretende utilizar 
4. Formatar os níveis mais elevados ou mais baixos, se necessário: 
 Clicar sobre Aumentar avanço (Increase Indent) e Diminuir avanço (Decrease 
Indent) no separador Base (Home) para elevar ou baixar o nível dos itens ou 
 
Sofia Sá Manual Microsoft Word 
 
 
 28 
 Utilizar as teclas de atalho Tab (por cima do CapsLock) para aumentar avanço e 
Shift + Tab para diminuir o avanço 
Passos para parar ou interromper a numeração 
1. Seleccionar o texto ao qual se pretende retirar a numeração 
2. Clicar sobre o botão activo da área de numeração ( ou ) 
Passos para, após um intervalo, continuar a Numeração (Simples ou Destacada) 
anteriormente utilizada 
1. Seleccionar o texto que contém a primeira numeração 
2. Copiar a formatação do mesmo, utilizando uma das seguintes alternativas: 
 Clicar duas vezes no Pincel de Formatação (Format Painter), localizado no 
Separador Base (Home) 
 Premir a combinação de teclas CTRL + SHIFT + C 
3. Seleccionar o texto que irá continuar a numeração seguinte, o que está depois do 
intervalo de texto 
4. Colar a formatação ao mesmo, utilizando uma das seguintes alternativas: 
 Passar com o Pincel de Formatação (Format Painter) por cima do texto (o 
ideal é utilizar a área de selecção) 
 Premir a combinação de teclas CTRL + SHIFT + V 
5. Premir a tecla ESC para apagar a formatação da memória 
Passos para reiniciar uma Numeração (Simples ou Destacada) 
1. Localizar no documento uma numeração que esteja incorrecta: 
 
2. Clicar com o botão direito sobre o número que deseja que recomece como 
número 1 ou A 
3. Escolher a opção Reiniciar em 1 (Restart at 1) 
 
Sofia Sá Manual Microsoft Word 
 
 
 29 
TABELAS 
CONCEITO 
Para apresentar determinados dados, a tabela é sem dúvida a melhor opção. De facto o Excel é 
o melhor programa para a conseguir, mas o Microsoft Word também permite a inserção, 
alteração e configuração de tabelas de forma bastante intuitiva. 
INSERÇÃO DE TABELAS 
PROCEDIMENTO 
Passos para inserir Tabelas 
1. Colocar o cursor onde pretende inserir a tabela 
2. No separador Inserir (Insert), clicar sobre o botão Tabela (Table) 
3. Movimentar o ponteiro do rato nos quadrados da grelha (cada quadradinho 
representa uma célula) até ao número de colunas e linhas desejadas (a indicação 
5x3, por exemplo, indica que a sua tabela irá ter 5 colunas e 3 linhas) 
4. Quando surgir a indicação de colunas e linhas que pretende, clicar uma vez com o 
botão esquerdo do rato 
5. Inserir os dados pretendidos na tabela 
Nota: Pode explorar a opção Tabelas Rápidas (Quick Tables) que lhe permite inserir tabelas já 
pré-formatadas com dados inseridos, utilizados em situações específicas (calendários, listas de 
itens, entre outras). 
Passos para visualizar os constituintes de uma Tabela 
1. Clicar sobre a tabela 
2. No separador Esquema (Layout), clicar no botão Ver Linhas de Grelha (View 
Gridlines) 
PERSONALIZAR TABELAS 
PROCEDIMENTOS 
Técnicas para seleccionar Tabelas e seus Constituintes 
Seleccionar Procedimento 
Uma célula 
 Clicar no canto inferior esquerdo da célula, onde o ponteiro do rato assume a 
forma de seta negra na diagonal a apontar para o canto superior direito ( ). 
Uma linha 
 Clicar na área de selecção à esquerda da linha, onde o ponteiro do rato assume a 
forma de uma seta a apontar para a direita 
Uma coluna 
 Clicar na grelha no topo da coluna, onde o cursor do rato se transforma numa 
seta negra a apontar para baixo ( ) 
Toda a tabela 
 Clicar no quadrado que aparece no quadrado superior esquerdo da tabela ( ), 
onde o ponteiro do rato assume a forma duma seta quádrupla 
 
Sofia Sá Manual Microsoft Word 
 
 
 30 
Seleccionar Procedimento 
Um grupo de 
células 
 Clicar na primeira célula e arrastar até seleccionar todas as células pretendidas 
Várias linhas 
 Com o ponteiro do rato na margem esquerda, clicar e arrastar até seleccionar 
todas as linhas pretendidas. 
Várias colunas 
 Com o ponteiro do rato por cima das colunas, clicar e arrastar até seleccionar 
todas as colunas pretendidas. 
Passos para formatar uma tabela automaticamente 
1. Colocar o cursor na tabela que deseja formatar 
2. Aceder a Ferramentas de Tabela (Table Tools), separador Estrutura (Design) 
3. No grupo Estilos de Tabela (Table Styles), clicar no botão Mais (More) da galeria 
dos estilos de Tabela 
 
4. Clicar sobre o Estilo desejado uma vez para o aplicar à tabela. 
Passos para eliminar qualquer um dos constituintes da tabela 
1. Seleccionar o constituinte que pretende eliminar 
2. Eliminar a selecção, premindo a tecla Backspace 
3. Se necessário, indicar ao Word se pretende que as célulasque ficam sejam 
movidas para baixo ou para a esquerda 
Passos para inserir linhas 
1. Colocar o cursor numa linha próxima da que será inserida 
2. Inserir a nova linha: 
 No separador Esquema (Layout), clique sobre o botão Inserir Acima (Insert 
Above) ou Inserir Abaixo (Insert Below), mediante pretende que a nova linha 
se situe em cima ou em baixo da linha onde está posicionado o cursor 
 Clicar com o botão direito do rato na linha indicada no passo 1 e, na opção 
Inserir (Insert), escolha a mais adequada 
Passos para inserir colunas 
1. Colocar o cursor numa coluna próxima da que será inserida 
2. Inserir a nova coluna: 
 No separador Esquema (Layout), clicar sobre o botão Inserir à Esquerda 
(Insert Left) ou Inserir à Direita (Insert Right), mediante pretende que a nova 
coluna se situe à direita ou à esquerda da coluna onde está posicionado o 
cursor 
 Clicar com o botão direito do rato na coluna indicada no passo 1 e, na opção 
Inserir (Insert), escolher a solução mais adequada 
 
Passos para redimensionar altura de linhas 
1. Seleccionar a(s) linha(s) às quais pretende definir um nova altura 
2. Aceder ao separador Esquema (Layout) ao grupo Tamanho da Célula (Cell Size) 
 
Sofia Sá Manual Microsoft Word 
 
 
 31 
3. Definir a nova altura na caixa correspondente, usando as setas ou escrevendo 
directamente o valor: 
Passos para redimensionar largura de colunas 
1. Seleccionar a(s) coluna(s) às quais pretende definir um nova largura 
2. Aceder ao separador Esquema (Layout) ao grupo Tamanho da Célula (Cell Size) 
3. Definir a nova largura na caixa correspondente, usando as setas ou escrevendo 
directamente o valor: 
Passos para ajustar a tabela ao tamanho da janela 
1. Colocar o cursor na tabela 
2. Aceder ao separador Esquema (Layout), grupo Tamanho da Célula (Cell Size), 
botão Ajuste Automático (AutoFit) 
3. Clicar sobre Ajuste Automático ao Conteúdo (AutoFit Contents), para ajustar a tabela 
aos seus conteúdos 
4. Clicar sobre Ajuste Automático à Janela (AutoFit Window), para ajustar a tabela à 
janela 
Passos para colocar as colunas ou as linhas todas do mesmo tamanho 
1. Seleccionar o pretendido: 
 Se a alteração for em toda a tabela, basta colocar o cursor sobre a mesma 
 Se a alteração for para utilizar apenas em linhas ou colunas específicas, então 
é necessário seleccionar as linhas ou colunas pretendidas 
2. Aceder ao separador Esquema (Layout), grupo Tamanho da Célula (Cell Size), e 
clicar sobre a opção desejada: 
 Distribuir linhas (Distribute rows)  
 Distribuir colunas (Distribute columns)  
Passos para alterar o alinhamento das células 
1. Seleccionar as células pretendidas 
2. Definir o alinhamento: 
 Aceder ao separador Esquema (Layout) e clique sobre o botão do alinhamento 
pretendido 
 Clicar com o botão direito do rato nas células, escolher Alinhamento de 
Células (Cell Alignment) e seleccionar uma das opções 
Passos para alterar a direcção do texto 
1. Seleccionar as células 
2. Definir a direcção do texto: 
 Aceder ao separador Esquema (Layout) e clicar sobre o botão Orientação do 
Texto (Text Direction) pretendido até encontrar o resultado pretendido 
 Clicar com o botão direito do rato sobre as células seleccionadas, escolha 
Orientação do Texto (Text Direction) e seleccione uma orientação (horizontal, 
vertical para cima ou vertical para baixo). Para finalizar clique sobre OK 
Passos para repetir a primeira linha em todas as folhas, caso a tabela seja extensa 
1. Seleccionar a primeira linha da tabela (a que se pretende repetir) 
 
Sofia Sá Manual Microsoft Word 
 
 
 32 
2. Aceder ao final do separador Esquema (Layout), botão Repetir Cols. Cabeçalho 
(Repeat Header Rows) 
 
Passos para converter texto em tabela 
1. Seleccionar o texto pretendido 
2. No separador Inserir (Insert), clicar sobre o botão Tabela (Table) e escolher a 
opção Converter Texto em Tabela (Convert Text to Table) 
3. Seleccionar as definições que pretende: 
 Seleccionar o Número de colunas (Number of columns) em que pretende que 
o seu texto seja convertido 
 Para ajustar a tabela ao texto, seleccionar uma opção de Comportamento do 
ajuste automático (Autofit behaviour) – ver página Error! Bookmark not 
defined. para opções 
 Para determinar a forma como o texto irá ser repartido pelas colunas, 
seleccionar uma das opções Separar texto por (Separate text at) 
4. Clicar em OK 
Nota: Pode converter uma tabela em texto se seleccionar a tabela e clicar, no separador 
Esquema (Layout), no botão Converter em Texto (Convert to Text). 
Passos para introduzir fórmulas numa tabela 
1. Colocar o cursor na célula que irá conter o resultado do cálculo 
2. No separador Esquema (Layout), clicar sobre o botão Fórmula (Formula) 
3. Inserir a fórmula. Se está a introduzir uma função, pode escreve-la ou seleccioná-la 
a partir da lista Colar Função (Paste function) 
4. Escolher o Formato do número (Number Format) se necessita de um formato 
diferente do predefinido 
5. Clicar sobre OK 
 
Passos para actualizar Fórmulas 
1. Alterar os valores pretendidos 
2. Escolher uma das seguintes opções: 
 Colocar o cursor no início da célula que contém a fórmula e premir a tecla {F9} 
 Clicar com o botão direito do rato sobre o resultado e escolher a opção 
Actualizar Campo (Update Field) 
 
Sofia Sá Manual Microsoft Word 
 
 
 33 
JUNTAR VÁRIOS DOCUMENTOS 
CONCEITO 
Quando nos cabe a tarefa de juntar vários documentos, provenientes de diferentes fontes, a 
possibilidade de os mesmos estarem “profissionalizados” é praticamente nula. 
Ainda assim é possível, com a técnica que iremos analisar de seguida, tornar este 
procedimento o menos moroso possível. 
PROCEDIMENTO 
Passos para juntar vários documentos 
1. Abrir o primeiro documento 
2. Modificar, se necessário os estilos 
3. Guardar o documento principal 
4. Abrir o segundo documento a inserir no primeiro 
5. Seleccionar todo o segundo documento com triplo clique na área de selecção 
6. Copiar 
7. Voltar ao documento inicial, CTRL + End para ir ao final do documento 
8. Colar o texto do outro documento 
9. No canto inferior da colagem, clicar em , que vai permitir aceder às 
opções de colagem: 
 
 
10. Clicar na última opção - - Manter Apenas o Texto (Keep Text Only) 
11. Realizar os passo 4 a 10 para todos os documentos a juntar 
12. Com todos os textos juntos, retirar paragrafos incorrectos 
13. Aplicar os estilos de títulos 
14. Fazer indice 
15. Inserir Capa 
16. Definir os retoques finais  
 
 
Sofia Sá Manual Microsoft Word 
 
 
 34 
PROTEGER DOCUMENTOS 
Apesar de ser prática comum converter ficheiros do Word para PDF para garantir a segurança 
dos mesmos, a verdade é que existem na Internet variados softwares que convertem PDFs 
para Word, mesmo estando protegidos. 
Nesse sentido é muitas vezes aconselhável enviar o documento em Word protegido com 
palavra passe. Desta forma, o destinatário só conseguirá abrir, ler e imprimir o documento não 
sendo sequer possível seleccionar uma única palavra. 
Passos para converter um documento Word num documento só de leitura e impressão 
1. Aceda ao Separador Rever (Review) 
2. Clique no botão Restringir Edição (Restrict Editing) 
3. No painel que surgiu do lado direito, activar a opção 
Permitir apenas este tipo de edição no documento (Allow 
only this type of editing in the document) 
4. Clique na seta de opção existente à frente de Sem 
alterações (só de leitura) e clique sobre Preenchimento 
de formulários (Filling in forms) 
5. Na parte inferior do painel, clique no botão Sim, impor 
protecção (Yes, Start Enforcing Protection) 
6. Introduza a palavra passe requeridaduas vezes (é 
obrigatório este passo caso contrário qualquer pessoa 
pode desproteger o documento) 
7. Clique no botão OK 
8. Grave o documento e verifique se a protecção foi executada 
Passos para definir um ficheiro Word como só de leitura 
1. Aceder ao separador Ficheiro (Menu File), Guardar Como (Save As) 
2. Na área inferior direita, clicar em Ferramentas (Tools), Opções Gerais (General 
Options) 
 
 
 
 
 
 
 
 
3. Inserir a palavra passe pretendida na área Palavra passe para modificar (Password 
to modify) e activar Recomendada só a leitura (Read Only recommended) 
4. Repetir a palavra passe inserida 
5. Premir OK para terminar o procedimento 
 
 
Sofia Sá Manual Microsoft Word 
 
 
 35 
 
 
 
 
 
1.1. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
CONTATOS 
968 115 800 
sofiasap@tecnico.ulisboa.pt 
sofiasaxls@gmail.com 
www.sofiasa.pt