Instrumentos e técnicas de coleta de dados

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Instrumentos e técnicas de coleta de
dados
Conceitos
A todo instante, o profissional de RH se depara com tomadas de
decisão, seja no que se refere ao desempenho de colaboradores ou
sobre ações relacionadas ao planejamento estratégico da organização.
A fim de mensurar com precisão os indicadores de performance
da empresa é necessário saber transformar os dados em
informação. Para isso, são utilizados instrumentos e técnicas de coleta
de dados.
Mas, o que são dados?
São elementos que, quando vistos isoladamente, não têm
significado. Ou seja, são fatos que compõem a matéria-prima de uma
informação, mas que possuem pouco valor além de sua existência.
Dados podem ser classificados em:
Alfanuméricos: são representados por letras, números,
cores, sinais e outros caracteres.
De áudio: são os diferentes sons, ruídos e tons que podem
ser ouvidos.
De imagem: são as imagens e fotografias que podem ser
vistas.
De vídeo: são imagens em movimento.
E o que é informação?
É o conjunto de dados organizados de modo que adquirem um
valor adicional além do valor dos próprios fatos.
As informações podem ser categorizadas, basicamente, como:
Precisa: quando há certeza que não contém erro.
Completa: quando contém todos os fatos importantes.
Confiável: quando se trata de uma fonte segura e
verificável.
Relevante: quando é essencial para a tomada de decisões.
Segura: quando pode ser acessada somente por usuários
autorizados.
Figura 1 - Processo de transformação dos dados em informação 
Fonte: adaptado de CHIAVENATO, 2010
O que é técnica?
Do grego téchne, a palavra técnica significa aplicar um procedimento
(ou um conjunto de procedimentos) com a finalidade de promover
determinado resultado.
O que são instrumentos?
Vejamos um exemplo de
como dados podem ser
transformados em informações:
- As notas musicais de
uma canção podem ser
consideradas como dados, pois
quando soam individualmente,
não possuem uma melodia.
- O conjunto de notas
musicais ordenadas formam a
melodia de uma música. Esta
composição pode ser
considerada como uma
informação.
Agora, vamos ver um
exemplo prático de como isso
funciona no ambiente
organizacional:
- As horas trabalhadas
pelos funcionários são os
dados.
- O processamento feito
por um software específico
transforma esses dados em
uma informação útil, geralmente
em forma de documentos, como
o contracheque.
Vários significados são atribuídos a palavra. Entretanto, considerando
o contexto organizacional, podemos dizer que é um objeto ou aparato com o
qual se executa algum trabalho com a finalidade de obter um resultado.
Sistemas de informação de RH
Podemos citar a avaliação de desempenho, as folhas de pagamento e
as entrevistas de seleção como exemplos de técnicas e instrumentos de
coleta de dados, utilizados pelo profissional de Recursos Humanos. O
armazenamento e o processamento desses dados e informações compõem
o sistema de informação.
Todo sistema é constituído por 04 componentes básicos: entrada,
processamento, saída e realimentação.
Entrada – Também chamados de insumos (inputs), são todas
os dados e informações que são inseridos em um sistema para
fazê-lo funcionar. São exemplos de dispositivos de entrada:
teclado, mouse, scanner, entre outros.
Processamento – É a conversão das informações inseridas na
entrada.
Saída – É o resultado obtido mediante processamento. São
exemplos de dispositivos de saída: monitor, caixas de som,
impressora etc.
Realimentação – É uma informação de retorna ao sistema para
realimentá-lo.
Podemos dizer que sistemas de informação são conjuntos de
elementos ou componentes inter-relacionados que coletam, manipulam e
disseminam os dados e a informação, fornecendo um mecanismo para
atender a um objetivo.
Dessa forma, os sistemas de informação de recursos humanos são os
procedimentos sistemáticos utilizados para coletar, armazenar, manter,
recuperar e validar dados sobre seus colaboradores, bem como de
atividades de pessoal.
A coleta e a mensuração dos dados são extremamente relevantes para
que se tenha uma visão sistêmica (isto é, do todo) sobre os seguintes
aspectos da organização:
No que se refere às atribuições específicas de recursos humanos, a
coleta de dados tem como finalidade:
Auxiliar o planejamento, fornecendo informações sobre as
previsões de demanda de pessoal.
Monitorar os índices de rotatividade com informações sobre
desligamentos.
Justificar o investimento em ações de desenvolvimento com
informações sobre os custos dos programas de treinamento e
o desempenho dos treinados.
Contribuir para os planos de remuneração fornecendo dados
sobre os aumentos salariais e orçamentos.
Procedimentos
A aplicação da coleta de dados se dá por meio de diversas técnicas de
abordagem. Para tanto, é necessário treinar todas as pessoas que irão
executar essa tarefa em uma empresa.
Após o treinamento, é necessário realizar a tabulação dos dados
encontrados. Esse processo permite que os dados sejam agrupados,
destacando-se as informações mais importantes de modo a facilitar a
interpretação e a análise.
Os resultados, geralmente, são apresentados nos seguintes formatos:
Tabelas
São objetos de um banco de dados onde as informações são
organizadas de maneira lógica, dispostas em linhas, colunas e
células.
Figura 2 – Exemplo de uma tabela
Gráficos
São dados ou valores numéricos representados visualmente para
facilitar sua compreensão. Os tipos de gráficos mais utilizados
são os de colunas, barras, linhas e os circulares (em pizza).
Figura 3 - Exemplos de diferentes tipos de gráficos
Relatórios
É documento no qual constam as informações utilizadas para
reportar resultados de uma determinada atividade.
Dica: Você poderá utilizar
softwares de planilhas
eletrônicas para facilitar a
tabulação dos dados. Para saber
mais, acesse o tutorial de como
criar um gráfico no Microsoft
Excel.
Como criar um gráfico simples em 05 passos
1Crie uma tabela comos dados que você
quer visualizar no
gráfico
Exemplo: Vamos supor
que você queira fazer
um comparativo entre
as contratações e
demissões realizadas
no primeiro semestre
de 2016 de uma
determinada empresa.
(objetos/passo1.png)
2
Toque para ampliar a
imagem
Acesse a fonte de
dados e clique em
qualquer parte na
área da fonte
(objetos/passo2.png)
3Clique na aba Inserir(Insert, em inglês), no
grupo Tabelas (charts,
em inglês) e na seta
para baixo (see all
charts) para visualizar
todos os tipos de
tabelas disponíveis.
(objetos/passo3.png)
4
Toque para ampliar a
imagem
Toque para ampliar a
imagem
Tipos
Selecione o tipo de
tabela que você achar
mais adequado e
clique em OK
(objetos/passo4.png)
5Clique duas vezessobre o título da
tabela para inserir um
novo título e seu
gráfico estará pronto
Dica: Utilize um título
realmente explicativo.
(objetos/passo5.png)
Toque para ampliar a
imagem
Toque para ampliar a
imagem
A coleta de dados é o ato de pesquisar, juntar documentos e provas,
procurar informações sobre um determinado tema ou conjunto de temas
correlacionados e agrupá-las de forma a facilitar uma posterior análise.
Os principais instrumentos para a coleta de dados em uma
organização são:
Entrevista
Consiste na coleta e registro de informações obtidas por perguntas
verbais feitas pelo entrevistador. Em outras palavras, podemos dizer que se
trata de uma conversa planejada.
As entrevistas são classificadas em:
Entrevista estruturada
É o diálogo em que o entrevistador dispõe de um conjunto de
perguntas padronizadas, com um conjunto estabelecido de
respostas. Nesse modelo, o entrevistador segue um roteiro
previamente estabelecido, não sendo permitido adaptar as
perguntas à determinada situação, inverter a ordem ou elaborar
outrasperguntas.
Entrevista não dirigida
É o diálogo em que o entrevistador procura não influir nos
comentários do entrevistado, deixando-o com total liberdade para
encaminhar o assunto. Nesse modelo o entrevistador tem
liberdade para desenvolver cada situação em qualquer direção.
Permite explorar mais amplamente uma questão.
Entrevista semiestruturada
Meio termo entre os dois tipos anteriores. Nesse método, as
perguntas são parcialmente formuladas pelo pesquisador,
apresentando grande flexibilidade, uma vez que permite
aprofundar elementos que podem ir surgindo durante a
entrevista.
Questionário
Consiste na coleta e registro de informações obtidas por perguntas
feitas por escrito. As respostas são registradas da mesma forma, no próprio
questionário e pode ser respondido sem a presença do entrevistador.
As questões desse instrumento podem ser classificadas como:
Questões abertas
São aquelas em que o entrevistado tem a liberdade de
responder com suas próprias palavras. Geralmente, questionários
com perguntas abertas são os mais difíceis de tabular.
Questões fechadas
São aquelas em que as possíveis respostas já estão dispostas
em formato de alternativas.
Questões mistas
São aquelas que reúnem tanto as características de questões
abertas quanto fechadas.
A grande vantagem do questionário é a economia de tempo na sua
aplicação, pois comparado a entrevista, é um método muito mais rápido.
Entretanto, não está livre de algumas desvantagens como impossibilidade
de explicar questões mal formuladas e grande número de questões em
branco.
Observação
Consiste na coleta e registro de informações obtidas por meio da
observação visual. O observador pode captar várias situações que não são
obtidas por meio de perguntas. Nesse método, deve ser preenchida uma
ficha de observação para registrar os fenômenos observados.
Esse método de coleta de dados pode ser classificado como:
Sistemático: quando os critérios a serem observados já estão
planejados e definidos.
Não sistemático: quando não há critérios estabelecidos.
Sociometria
Também conhecida por sociograma, é um tipo de dinâmica de grupo
que tem por objetivo estimular respostas sobre os pensamentos e
sentimentos dos membros de um grupo.
Desenvolvida pelo psicoterapeuta Jacob Levy Moreno, visa estudar as
interações entre as pessoas, permitindo que o avaliador compreenda a
posição social de cada elemento do grupo.
Testes
São ferramentas que permitem a avaliação de conhecimentos. No
âmbito organizacional, o objetivo da sua aplicação consiste em obter uma
informação mais segura sobre as capacidades do profissional selecionado.
Os testes podem ser classificados em:
Testes de conhecimentos
Servem para analisar o nível de conhecimento teórico ou prático
de um determinado candidato. Exemplos: provas de concurso,
vestibular etc.
Testes de desempenho
Servem para avaliar as habilidades e a capacidade do candidato
na realização de trabalhos específicos. Exemplos: testes de
digitação, teste de direção de veículos, montagem e
desmontagem de equipamentos.
Testes psicológicos
Servem para avaliar a disposição, o temperamento, a
personalidade e as atitudes dos candidatos. Exemplos: testes
psicométricos, testes de atenção concentrada, testes de
personalidade.
Testes de capacidade física
Servem para avaliar as aptidões físicas dos candidatos.
Exemplos: Testes de corrida, flexões, abdominais etc.
História de Vida
É um método de pesquisa que consiste na coleta de dados descritivos
obtidos pelo relato de história de vida de um candidato. O ponto de vista do
sujeito é o principal elemento a ser considerado. Esta modalidade é
bastante utilizada em processos seletivos, pois permite que o avaliador
obtenha informações detalhadas sobre a experiência e a perspectiva de
vida de uma pessoa.
A coleta de dados é uma
importante atribuição do
profissional de recursos
humanos, pois transformar os
dados em informações faz com
que a organização consiga
enxergar seus pontos fortes e
pontos a serem trabalhados,
permitindo que ela estabeleça
vantagem competitiva em
relação aos seus concorrentes.
Além disso, os sistemas de informação estão cada vez mais presentes
nas empresas e, consequentemente, na gestão de recursos humanos,
fornecendo subsídios nas atividades de planejamento, previsão de
contratações, necessidades de treinamento e desenvolvimento, descrição
de cargos, elaboração e emissão de folha de pagamentos, controle e
mapeamento de competências entre outras atividades pertinentes ao setor.