Métodos e técnicas de arquivo e protocolo

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31/10/2018 Métodos e técnicas de arquivo e protocolo
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Métodos e técnicas de arquivo e
protocolo
O que é arquivo?
A palavra arquivo pode ser utilizada para uma série de designações,
conforme veremos a seguir:
Conjunto de documentos guardados, como: papéis oficiais,
manuscritos, cartas etc.
Móvel que serve para guardar documentos.
Local em que os documentos deverão ser conservados.
Órgão governamental ou institucional que tem o objetivo de
guardar e conservar a documentação.
Por que o arquivo é
importante para a
organização?
Porque permite a localização rápida e eficiente das informações
requeridas, proporcionando maior agilidade nos processos, bem como em
processos decisórios.
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Além disso, conforme o Artigo 830 da Consolidação das Leis do
Trabalho (CLT), alguns documentos devem ser arquivados em suas vias
originais. Observe o que diz o texto da lei: Art. 830 - O documento oferecido
para prova só será aceito se estiver no original ou em certidão.
As organizações são obrigadas
a manter diversos documentos
em arquivos para fins de
comprovação das obrigações
relativas ao emprego, quando
ocorre a fiscalização trabalhista
(Ministério do Trabalho e
Emprego) e previdenciária
(Previdência Social).
Classificação dos arquivos
Arquivos apresentam diferentes características e são classificados em
quatro categorias distintas:
Quanto à natureza da sua entidade criadora
Quanto aos seus estágios de evolução
Quanto à extensão da sua atenção
Quanto à natureza do seu acervo
Natureza da sua entidade criadora
As entidades podem ser divididas em:
Pública
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Quando o arquivo pertence a instituições governamentais.
Institucional
Quando o arquivo pertence a instituições de educação, igrejas,
sociedades, organizações sem fins lucrativos etc.
Comercial
Quando o arquivo pertence a empresas e corporações com fins
lucrativos.
Pessoal
Quando o arquivo pertence a grupos familiares ou a uma
pessoa física.
Estágio de evolução dos arquivos
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Arquivo corrente
Também chamado de “arquivo de movimento”, consiste na
conservação da documentação consultada com mais frequência
e deve ser mantido em local de fácil acesso.
O arquivo de uma consultoria de
RH, por exemplo, deve
disponibilizar todas as pastas de
seus clientes, organizadas pelo
nome da razão social, de
preferência em ordem alfabética, a
fim de facilitar a consulta.
Arquivo intermediário
É a guarda da documentação proveniente do arquivo corrente,
mas que foram deixando de ser utilizados com frequência.
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Arquivo morto
Corresponde ao local em que ficam armazenados os documentos
que estão desatualizados ou que são de uso esporádico. Em
uma organização, tais documentos são conservados em função
da sua temporalidade, ou seja, do prazo necessário para o
arquivamento dos documentos.
Documentos relativos à folha de
pagamento devem ser arquivados
pelo prazo de 05 ou 10 anos, por
exemplo.
Extensão da atenção dos arquivos
No que se refere à extensão, os arquivos podem ser classificados
como setorial e central.
Natureza do acervo
O arquivo setorial cumpre
as funções de um arquivo
corrente. Exemplo: Arquivo do
setor de RH de uma empresa
comercial.
O arquivo central cumpre
a função de receber os
documentos de diversos órgãos
que integram uma instituição.
Exemplo: O arquivo único de
diversas filiais de uma matriz.
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Chamamos de acervo o conjunto de bens que integram um patrimônio.
No caso dos arquivos, podemos dizer que o acervo é constituído pelo
conjunto de documentos que nele estão armazenados. O acervo pode ser
dividido em:
Métodos de arquivamento
Os principais métodos de arquivamento de documentos são:
alfabético, numérico, geográfico e ideográfico.
Arquivo especial – É a
conservação de vários formatos
de documentos, como: Compact
Disc (CD), slides, filmes,
fotografias etc.
Arquivo especializado –
Também conhecidos como
arquivos técnicos. Consiste na
conservação de documentos de
um campo específico, como o
arquivo de uma empresa
contábil, por exemplo.
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Alfabético
Nesse método o elemento principal a ser considerado é o nome,
e as pastas são dispostas em ordem alfabética.
O método alfabético é mais utilizado por empresas de menor
porte, pois pode causar cansaço visual, devido à variedade de
grafia dos nomes em um grande volume de documentos.
Regras do método alfabético
Primeiramente, é preciso definir as regras de ordenação,
seguindo dois critérios diferentes, que podem ser o de letra por
letra ou o de palavra por palavra.
Exemplo:
Critério letra por letra Critério palavra por palavra
Martins, Nara Martins, Nara
Monte Alegre, Amanda Monte Alegre, Amanda
Monteiro, Pedro Monte Sinai, Cássio
Montenegro, Paulo Monteiro, Pedro
Monte Sinai, Cássio Montenegro, Paulo
Após definir o critério de ordenação, é preciso estabelecer as
regras de alfabetação. Vejamos as principais:
Em nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome
e depois o prenome.
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Se o colaborador se chama João
da Silva, na etiqueta da pasta vai
constar como Silva, João Pereira
da.
Considera-se como único nome os sobrenomes ligados por hífen.
Se o colaborador se chama José
Castro-Maia, na etiqueta da pasta
vai constar como Castro-Maia,
José.
Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São
seguem a regra anterior, sendo considerados como um único
nome.
Se a colaboradora se chama
Patrícia Santa Rosa, na etiqueta
da pasta vai constar como Santa
Rosa, Patrícia.
As abreviaturas de prenomes possuem precedência em casos de
sobrenomes iguais.
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Entre dois colaboradores com o
mesmo sobrenome (vamos supor
que seja Souza) ordena-se
primeiro o que tiver seu prenome
abreviado pela primeira letra.
Nesse caso a ordem será:
Souza, J.
Souza, Augusto.
Os sobrenomes como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho são
considerados como parte do sobrenome.
Entre dois colaboradores com o
mesmo sobrenome (vamos supor
que seja Marques) mas com
sobrenomes finais (Neto e Filho),
aplica-se a primeira regra.
Nesse caso a ordem será:
Marques Neto, André.
Marques Filho, Thiago.
Repare que os sobrenomes finais
(Neto e Filho) não foram
considerados na ordenaçãoalfabética por serem considerados
parte do sobrenome.
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Os títulos como mestre, doutor, ministro não são considerados
para fins de alfabetação, mas são colocados entre parênteses ao
final de cada nome.
Exemplos:
Doutor Fernando Alves, Mestre
Gustavo Oliveira.
Nesse caso a ordem será:
Alves, Fernando (Doutor)
Oliveira, Gustavo (Mestre)
Numérico
Para cada documento é atribuído um número ou código no qual
serão organizados. Nesse método as pastas podem ser
dispostas por números em ordem cronológica, como 0001, 0002,
por exemplo, ou pelo número de matrícula do empregado.
O método numérico costuma ser
usado para arquivar informações
confidenciais.
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Geográfico
Aqui o local é o principal elemento a ser considerado em um
documento.
A ordem das pastas se dá pelo nome do estado, cidade ou
bairro.
Este método é o mais indicado
para organizações que possuem
várias filiais.
Ideográfico
Nesse método, separa-se os documentos por assunto, permitindo
a localização do documento desejado.
Exemplo de organização de pastas por setores: finanças,
estoque, pessoal e etc.
Classificação de documentos
O que é documento?
Documentos são declarações escritas que têm a finalidade de
comprovar algum fato. O primeiro passo para organizar um arquivo é
identificar os documentos tendo seus elementos como referência.
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Por que é importante
classificar os documentos?
Para dar maior visibilidade às atividades da organização. Para tanto,
são criadas categorias relacionadas às funções e aos setores da empresa;
este processo é chamado de plano de classificação.
Para melhor visualizar esse processo, vamos pensar no plano de
classificação de um setor de departamento pessoal. As pastas desse setor
poderiam ser subdivididas nas seguintes categorias: jurídico, administrativo,
colaboradores, encargos e folha de pagamento.
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Tipos de documentos quanto à natureza dos
assuntos
No que se refere à natureza dos assuntos, os documentos podem ser
divididos em ostensivos e sigilosos.
Documentos ostensivos são aqueles cuja divulgação não é
prejudicial à organização.
Documentos sigilosos são aqueles de conhecimento restrito e
subdividem-se em quatro categorias:
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Ultrassecreto
É quando o assunto do documento exige um excepcional grau de
segurança, sendo de conhecimento exclusivo das pessoas
intimamente ligadas ao seu manuseio.
Exemplo: planejamento financeiro
e orçamentário de uma empresa.
Secreto
É quando o assunto do documento requer um alto grau de
segurança, sendo de conhecimento de pessoas autorizadas para
tal.
Exemplo: relatórios sobre
negociações para expansão de
uma empresa.
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Confidencial
É quando o assunto do documento não exige um alto grau de
segurança, porém, ainda assim deve ser de conhecimento de
pessoas autorizadas.
Exemplo: Relatórios de avaliação
de desempenho dos
colaboradores.
Reservado
É quando o assunto do documento não exige um alto grau de
segurança, porém, ainda assim não deve ser do conhecimento
de pessoas externas à organização.
Exemplo: Mapa de ações sobre o
planejamento estratégico da
organização.
Recebimento
O profissional de RH recebe um grande número de documentos no
cotidiano de trabalho. Para sua segurança, toda a documentação recebida
deve ser protocolada.
O que é protocolo?
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É um documento emitido para comprovar a entrega e/ou o recebimento
de determinado documento. A seguir, veja um exemplo de preenchimento
de protocolo de correspondência.
Formas de recebimento de documentações
Clique ou toque para visualizar o conteúdo.
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Correspondência
Consiste no meio de comunicação escrita entre pessoas. Esta
comunicação pode se dar por carta comercial, circular, declaração,
memorando e ofício.
As informações necessárias à identificação da origem e destino de
cartas são:
(objetos/envelope.png)
Toque para ampliar a
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Correio eletrônico
Mais conhecido como e-mail, é um serviço disponível na Internet
que permite enviar e receber mensagens e anexar documentos virtuais.
Cuidados importantes ao redigir um e-
mail:
E-mails também são documentos,
portanto, deve-se atentar ao uso de
uma linguagem culta, apropriada e
concisa.
O assunto do e-mail deve transmitir de
forma objetiva o que a mensagem
procura informar.
A fim de evitar erros de digitação,
sempre revise sua mensagem antes
de enviá-la.
Malote
É um serviço de coleta, transporte e entrega de documentos que
ocorre com certa regularidade. Algumas empresas fazem uso de meios
próprios para sua realização e outras utilizam os serviços de malote dos
correios.
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Distribuição
A distribuição de documentos é uma atividade comum em várias
organizações. Mesmo que suas rotinas possam ser diferentes de uma
empresa para a outra, geralmente as atividades de distribuição são:
Preparar e a ficha de protocolo em duas vias.
Acrescentar a segunda via da ficha de protocolo ao documento
carimbado.
Encaminhar o documento ao seu setor de destino.
Registra os dados da ficha de protocolo para as fichas de
procedência e de assunto; correspondendo ao controle da
documentação que passa pelos serviços de protocolo.
Tramitação
Podemos chamar de tramitação de documentos toda a movimentação
que ocorre no âmbito organizacional ou fora dela.
Hoje, com a chegada dos softwares de gestão ERP (Enterprise
Resource Planning ou Planejamento dos Recursos da Empresa, em
português), a tramitação de documentos ocorre de forma mais segura e ágil.
Além de evitar extravios, os arquivos digitais permitem, de modo geral,
a rápida localização de diferentes documentos, por meio de instrumentos de
busca, facilitando a gestão documental nas corporações.
Gestão documental é o conjunto de
normas e procedimentos que permitem a
tramitação, produção, avaliação, uso e
arquivamento de documentos de uma
organização.
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Expedição
O que é expedir?
É o ato de distribuir, entregar, enviar ou despachar algo.
No âmbito empresarial, as rotinas de expedição de documentos são
frequentes e isso envolve as seguintes atividades:
Receber a correspondência a ser distribuída para outros
setores.
Verificar a falta (ou não) de folhas ou anexos nas
correspondências a serem enviadas.
Numerar e complementar os documentos originais e cópias
com informações referentes à data.
Separar documentos originais das cópias.
Expedir documentações pelos correios, malotes ou em mãos.
Encaminhar as cópias ao setor de arquivamento.
A expedição de documentos externos à
organização precisa seguir com
documentos envelopados, sendo que
devem ser encaminhados com o recibo
para identificação da empresa e setor a
que se destinam.
Temporalidade
Conforme o nome já diz, temporalidade é um estado provisório,
temporário ou de interinidade. No que se refere a documentações, é preciso
observar a tabela de temporalidade, que é um instrumento pelo qual se
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determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo, pois
alguns documentos devem ser conservados na organização por longos
prazos de tempo.
Os documentos trabalhistas, por exemplo, devem ser guardados pelo
prazo mínimo de 05 anos, contados da data do pagamento ao empregado
ou 02 anos da rescisão contratual. Já os documentos de FGTS devem ser
guardados por 30 anos, no mínimo.
Tabela de temporalidade
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Documentos
Prazo de
guarda
Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho,
Aviso Prévio e Pedido de Demissão
02 anos
Cadastro Geral de Empregados e
Desempregados (CAGED) – a contar da data da
postagem
03 anos
Acordo de compensação, acordo de prorrogação
de horas, atestado médico, autorização para
descontos não previstos em lei, cartões, fichas
ou livros de ponto, comprovante de entrega da
comunicação de dispensa (CD), documentos
relativos a créditos tributários (IR etc.),
documentos relativos às eleições da CIPA, guias
de recolhimento de contribuição sindical,
assistencial e confederativa, mapa anual de
acidentes do trabalho, recibo de 13º salário,
recibo de abono de férias, recibo de
adiantamento do 13º salário, recibo de entrega
do requerimento seguro-desemprego (SD),
recibo de gozo de férias, recibos de
adiantamento, recibos de pagamento, relação de
contribuição sindical, assistencial e
confederativa, solicitação da 1ª parcela do 13º
salário, solicitação de abono de férias e vale-
transporte.
05 anos
Documentos sujeitos à fiscalização do
INSS/RFB (folha de pagamento, recibo e ficha de
salário-família, atestados médicos relativos a
afastamento por incapacidade ou salário-
maternidade, GPS etc.)
05 ou 10 anos,
conforme o
caso
PIS/PASEP – a contar da data prevista para seu
recolhimento e salário-educação
10 anos
Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) e
comprovação de entrega do PPP ao trabalhador
20 anos
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Documentos
Prazo de
guarda
Dados obtidos nos exames médicos
(admissional, periódico, de retorno ao trabalho,
mudança de função e demissional), incluindo
avaliação clínica e exames complementares, as
conclusões e as medidas aplicadas (contados
após o desligamento do trabalhador)
20 anos
Dados obtidos no Programa de Prevenção de
Riscos Ambientais (PPRA)
20 anos
Documentos relativos ao FGTS 30 anos
Livros de atas da CIPA, livros de inspeção do
trabalho, contrato de trabalho e livros ou fichas
de registro de empregados RAIS.
Indeterminado
Dentre os vários direitos garantidos aos trabalhadores urbanos e rurais
pela Constituição Federal, há também o direito de ingressar com ação
trabalhista quanto aos créditos resultantes da relação de trabalho, com
prazo prescricional de:
02 anos contados da data da extinção do contrato.
05 anos e retroativamente, contados da data de ingresso da
ação.
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Todo empregado demitido tem
direito de ingressar com
reclamatória trabalhista junto à
Justiça do Trabalho, no prazo
máximo de até 02 (dois) anos, a
partir da data da demissão e,
ainda, tem o direito de solicitar
que a revisão seja retroativa aos
últimos 05 (cinco) anos.
Tipos de arquivo
O acervo de uma organização é constituído, basicamente, de dois
tipos de arquivo: o físico e o eletrônico.
Arquivo físico
Conforme o conceito de arquivo, é o armazenamento de
documentos como: papéis oficiais, manuscritos, cartas, entre outros.
O local físico em que os documentos impressos são armazenados é
um exemplo de arquivo físico.
Arquivo eletrônico
É o conjunto de documentos armazenados em softwares de
gestão ou em pastas virtuais. Exemplos: sistemas que armazenam
documentos como registros do e-Social, declarações do CAGED,
planilhas eletrônicas, documentos digitalizados etc.
e-Social
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É um sistema do governo federal que visa unificar o envio de
informações pelo empregador em relação aos seus empregados.
Esta ferramenta possibilita o recolhimento unificado dos tributos de
Imposto de Renda, Contribuição Previdenciária (INSS), Fundo de
Garantia por Tempo de Serviço, entre outros.
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O que muda com o e-Social?
Serão exigidas novas
informações de empregados e
empregadores: O registro de
qualquer colaborador novo será
obrigatório e deverá ser
realizado individualmente.
Todo e qualquer acontecimento
dentro da empresa deverá ser
comunicado aos órgãos
governamentais mediante envio
das informações.
A empresa deverá manter as
informações do e-Social
atualizadas, pois qualquer
esquecimento de registros
como: alteração de cargo ou
admissão retroativa, poderão
causar problemas de retificação
das folhas de pagamento que já
foram fechadas, no primeiro
caso, e não consistência das
folhas posteriores, no segundo.
As informações enviadas
deverão ter a assinatura digital
do empregador, chamada de e-
CNPJ, que é o Certificado
Digital para Pessoa Jurídica.
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Para saber mais sobre o
assunto, acesse os sites
governamentais do e-Social e do
Ministério do Trabalho (CAGED).
Sabe-se que a informatização no (e para o) trabalho é uma forte
tendência no mundo corporativo. O uso de softwares possibilita a otimização
dos processos, além de economizar espaço, tempo e dinheiro, sendo uma
solução sustentável no que diz respeito à impressão e descarte de papéis,
contribuindo para a preservação do meio ambiente. Nesse contexto, devido
à frequente implementação dos sistemas de gestão nas organizações,
surgiu aCertificação Digital.
O Certificado Digital é um documento
eletrônico que serve para validar
juridicamente uma assinatura realizada
em documentos eletrônicos, permitindo a
ausência física do seu signatário.
Qual a finalidade da Certificação Digital?
Não só serve para aumentar a segurança nas transações realizadas
pela internet, mas também para otimizar o tempo do empregador, permitindo
maior agilidade no desempenho de suas atribuições.
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Acesse o site do Instituto
Nacional da Tecnologia da
Informação para saber mais
sobre como funciona a
Certificação Digital.
Qual o futuro do arquivo físico?
Apesar de vivermos em uma sociedade virtual, o arquivo físico ainda
se faz necessário, não somente em função de sua temporalidade, mas por
possuir valor legal e fiscal, como o caso dos documentos de Imposto de
Renda e escritura de bens imóveis, por exemplo.
Além disso, documentos que tratam sobre a vida funcional de
colaboradores nunca devem ser descartados, mesmo quando eles já não
fazem mais parte da empresa, pois eles podem procurar a organização
futuramente em busca de documentos para fins de aposentadoria etc.
O arquivo físico não tende a desaparecer tão rapidamente nas
organizações, logo, os documentos impressos devem ser bem conservados
para que tenham uma longa vida útil.