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Imprimir Indicadores de recursos humanos A área de Recursos Humanos (RH) vem, constantemente, sofrendo alterações para alinhar suas práticas às novas formas de gerir pessoas e administrar processos. Dentro desse contexto, os gestores passam a necessitar de instrumentos que sejam capazes de medir a eficácia de suas ações, de modo que confirmem a efetividade dessas na agregação de valor ao negócio e no impulsionamento do desempenho organizacional, garantindo assim, a vantagem competitiva. Assim, o setor se vê obrigado a desenvolver inúmeras ações para alcançar os resultados planejados. Ao desempenharmos uma função qualquer, necessitamos saber como estamos nos saindo; desejamos averiguar se existe algo que devemos melhorar, se estamos atingindo nossas metas, se há superação em algum resultado, enfim, queremos retorno de nosso desempenho, certo? No contexto das empresas não é diferente. Para ter certeza de que estão no caminho certo, verificar se estão decidindo de forma adequada, analisar se conduzem os processos organizacionais da melhor forma possível, a fim de alcançar o objetivo do negócio, é preciso medir. A resposta é simples: medindo a evolução e o desempenho das organizações mediante apuração e análise dos Indicadores de Desempenho e Gestão, que são os números da empresa em relação ao seu crescimento, à sua produtividade e à sua competitividade efetiva. De modo geral, os indicadores de desempenho fornecem condições de: Mapear a situação atual de cada fator analisado. Projetar novos objetivos. Analisar efetividade de ações e projetos implementados. Identi�car as áreas que necessitam de melhoria, os pontos de gargalos, as tendências e as ameaças ao negócio. Diante disso tudo, vamos iniciar os estudos sobre os Indicadores de Desempenho, mais especificamente sobre os Indicadores de Recursos Humanos que devem servir para todos os objetivos já citados, mas também para fundamentar os princípios da Gestão de Pessoas dentro da organização, assim como, para aprimorar as práticas e rotinas de trabalho voltadas ao capital humano da empresa. Em linhas gerais, os indicadores de RH são ferramentas utilizadas para monitorar e avaliar as empresas de modo amplo e preciso, no que se refere ao gerenciamento do capital humano. Isso ocorre por meio de análise da performance dos colaboradores, dos processos praticados e das metas planejadas para o departamento. Geralmente demonstrado por percentuais, são números que representam o desempenho de uma variável, a qual a empresa acredita ser interessante acompanhar, a fim de verificar se os esforços estão sendo direcionados para o caminho certo. Alguns autores definem os indicadores como formas de representação quantificáveis das características de produtos e processos, pois cumprem o papel de informar o desempenho do item avaliado. Para isso, os indicadores devem ser: Especí�cos, ou seja, devem apresentar claramente a variável a ser analisada. Mensuráveis, ou seja, devem se referir a algo que possa ser medido. Atingíveis, devem ter metas realistas que possam ser concretizadas. Relevantes, devem tratar de variáveis que impactem na organização. Temporizados, devem ter um período de apuração previamente de�nido. Além disso, para que sejam eficazes, devem ter como características principais: Características dos Indicadores Simplicidade: O indicador deve ser facilmente levantado e sua interpretação naturalmente compreensível Rastreabilidade: Todo indicador deve ser adequadamente armazenado a �m de poder, sempre que necessário, ter seu histórico consultado Acessibilidade: Deve ter acesso e coleta fácil e rápida Baixo Custo: Devem utilizar os dados dos relatórios já usados pela empresa Estabilidade: Devem permitir comparações no longo prazo Abordagem experimental: A implementação do indicador deve somente ser efetivada após um período de teste Comparabilidade: Deve-se sempre ter a meta claramente alinhada e os registros de tudo que foi levantado anteriormente, a �m de possibilitar a evolução do indicador Verifica-se que deve haver uma preocupação em utilizar informações verdadeiras e, acima de tudo, de manter os indicadores atualizados e armazenados de forma segura para que o acesso seja sempre facilmente localizado e que a versão disponível contenha sempre as informações mais atuais possíveis acerca do indicador, não esquecendo da manutenção de seu histórico; fato que embasará as ações de melhoria. Cabe ressaltar que, muitas vezes, a análise de um único indicador de forma isolada não tem tanto significado para os processos decisórios e para a Gestão de Pessoas. Muitas vezes, temos que considerar um grupo de indicadores e/ou indicadores de empresas referência no mercado, possibilitando assim, que a empresa perceba o contexto externo. A comparação, dos indicadores e do modo como estes são mapeados e conduzidos pelas organizações que atuam no mesmo ou em ramos semelhantes de mercado, é sempre válida. De modo geral, conduzir os indicadores, prezando pelas características citadas, serve para nortear a criação de novos indicadores e para realizar a manutenção daqueles de maior relevância à gestão de pessoas, possibilitando assim o que os autores chamam de um “olhar para dentro da organização”. A partir disso, é importante dominar os conceitos que essa ferramenta envolve, a fim de entender o funcionamento e a aplicabilidade dela para a gestão da empresa e das pessoas. De modo geral, os indicadores de desempenho têm por finalidade informar os índices de gestão atingidos pela empresa de forma atualizada, também indicam as respectivas análises e os motivos que levam a empresa a estes indicadores, fornecendo assim, condições de reconhecer problemas, apontar desvios e identificar fraquezas sendo, portanto, informações imprescindíveis para os processos de decisão. Os indicadores são geralmente representados por percentuais que se constituem a partir da comparação do número atingido pela empresa em relação à meta previamente estipulada para determinado período de tempo. Imagine que você é o técnico de RH na organização “X”. Tal organização, estipulou em seu planejamento estratégico que a periodicidade de acompanhamento do Indicador de turnover seria mensal e que o percentual máximo admitido seria de 2%. Dentro desse contexto, e tendo em vista a proximidade da realização da reunião de resultados mensais, seu coordenador solicita que você realize o levantamento do percentual atingido no período para que ele possa ser apresentado e discutido pelos gerentes. Sabendo que o total de funcionários ativos no mês anterior era de 200 funcionários e que ocorreu 10 admissões e 03 demissões, seu papel é apurar o indicador de turnover do período: Diante dessa realidade sua primeira função é: mapear as informações, ou seja, registrar tudo o que pode ser relevante para a apuração do percentual. Desta forma: Indicador: turnover (rotatividade de funcionário) Periodicidade do acompanhamento: mensal Meta estipulada no planejamento estratégico do ano: 2% ao mês Admissões do período: 10 Demissões do período: 03 Total de funcionários ativos no último dia do mês anterior: 200 Em seguida, você deverá efetuar o cálculo para então verificar o índice atualizado do indicador desejado: Cálculo: 10 + 3 = 13 / 2 = 6,5 6,5 / 200 = 0,03 *100 = 3,25 % Por fim, é preciso interpretar o número obtido. Análise: comparando o resultado obtido para este indicador (3,25%) percebemos que ele se encontra fora do percentual estipulado (2%) como meta para o mesmo período, deste modo, caberá ao gestor: 1º) Identificar e analisar os fatores que estão influenciando, direta ou indiretamente, no resultado desse indicador, a fim de atuar no foco do problema. 2º) Definir estratégias para garantir a reversão de mau desempenho, uma vez que não é interessante para a empresa ter estes indicadorescom percentual diferente do que foi planejado. É preciso ter controle sobre eles. 3º) Monitorar a efetividade de suas ações com o propósito de garantir o alcance das metas. A partir do exemplo analisado, verifica-se que, com a mensuração periódica dos indicadores, o gestor tem condições de verificar a eficácia ou não de suas estratégias, ou seja, a partir do acompanhamento e análise dos indicadores ao longo do tempo, o gestor consegue medir a efetividade de sua gestão. Dessa forma, entendemos que situações consideradas dentro da normalidade, ou seja, indicadores que atinjam os percentuais previamente estipulados e que são apenas acompanhados, a fim de manter seu desempenho, podem, no longo prazo, sofrer alterações para serem otimizados, mas não necessitam de intervenções imediatas. Agora, indicadores que estejam distantes ou completamente fora da meta estipulada, exigem atenção e tomada de decisão rápida para que sejam alinhados ao que foi estabelecido previamente, para que não comprometam o desempenho da empresa e o alcance dos objetivos organizacionais. Os indicadores podem ser de dois diferentes tipos, de acordo com a natureza, verifique a tabela abaixo: Utilize a barra de rolagem para visualizar o conteúdo completo da tabela. Natureza Quantitativa Natureza Qualitativa São aqueles gerados e analisados de forma lógica e objetiva, demonstrado racionalidade. São utilizados nos casos em que trabalhamos com informações numéricas sobre a gestão. São aqueles que fazem uso de medidas subjetivas como parâmetros de desempenho, geralmente provenientes do ponto de vista daqueles que o avaliam, pois podem sofrer interferência dos valores, crenças e costume das pessoas envolvidas. Exemplo: Indicadores de: Absenteísmo Turnover Folha de pagamento Exemplo: Indicadores de: Clima organizacional Qualidade de vida no trabalho Tabela 2 - Natureza dos indicadores de desempenho Fonte: Adaptado de TAKASHINA e FLORES, 1996. Já quanto à compreensão, essas ferramentas de gestão podem ser consideradas: Utilize a barra de rolagem para visualizar o conteúdo completo da tabela. Simples Compostas São Indicadores de fácil compreensão, definidos como autoexplicativos. Ou seja, seus resultados apresentam de forma óbvia a realidade da variável que se deseja apurar. São os Indicadores que, para serem plenamente compreendidos, necessitam de combinação com outros de igual, maior ou menor peso e representatividade dentro da organização Exemplo: Índice de rotatividade Exemplo: Avaliação de Desempenho Tabela 3 - Compreensão dos indicadores de desempenho Fonte: Adaptado de TAKASHINA e FLORES, 1996. No que se refere ao tipo, os indicadores podem ser agrupados conforme o valor, a capacidade, a produtividade, a qualidade, a lucratividade, a rentabilidade, a competitividade, a eficiência, a eficácia e a efetividade que a empresa possui nos âmbitos interno e externo. Como podemos perceber, todos, obviamente, estão relacionados ao desempenho da organização e são mapeados com intuito de apurar: Valor: a razão entre os benefícios e os custos da empresa. Capacidade: o poder de produção da empresa. Produtividade: a relação entre o produto/serviço gerado e os recursos investidos na produção desses. Qualidade: a relação entre os serviços/produtos gerados e a efetividade desses. Lucratividade: a relação entre os valores do lucro versus os valores dos produtos/serviços vendidos. Rentabilidade: a relação entre o lucro líquido e o investimento total da empresa. Competitividade: a comparação com empresas do mesmo ramo, no que se refere ao atendimento das necessidades dos clientes. E�ciência: a veri�cação do modo de execução dos processos. E�cácia: a veri�cação do produto/serviço �nal, apura se estão “fazendo a coisa certa”. Efetividade: retrata o “cumprimento da missão da empresa”. Relacionado à conquista dos objetivos globais da empresa Quando falamos de indicadores de gestão, os termos eficiência, eficácia e efetividade referem-se ao processo, ao produto e à visão do cliente (interno ou externo) quanto ao atendimento de suas necessidades, respectivamente. **Então nem tudo que é eficaz é eficiente ou efetivo** Por exemplo: O gerente de RH diz que é política da empresa investir, trimestralmente, 10% do faturamento líquido médio da empresa em cursos e treinamentos. Nesses são usados os melhores recursos disponíveis = fato que evidencia EFECIÊNCIA Os cursos e treinamentos são realizados = o que indica EFICÁCIA Os cursos e treinamentos são ministrados com base na determinação do gerente e não nas necessidades dos colaboradores = ato que evidencia que a estratégia NÃO É EFECIENTE, pois não supre a carência do cliente interno da organização. É importante ressaltar que, apesar de existirem vários indicadores de desempenho, todos servem para balizar a atuação da empresa na gestão dos recursos. Portanto, cada organização e cada setor faz uso daqueles considerados mais significativos para sua realidade, ou seja, cada empresa adapta os indicadores de desempenho, de acordo com seu cenário de atuação, seu tipo de negócio e suas características de produção e/ou prestação de serviço. Por exemplo, no cenário de uma empresa familiar, que tem sua estrutura organizacional compacta, tendo praticamente uma pessoa responsável por cada um dos setores, não há uma realidade de percentual de rotatividade alta, certo? Portanto, não é interessante para essa empresa gerenciar o indicador de turnover, pois este, sempre ou quase sempre, estará dentro da normalidade esperada. Concluímos então que, para definir o tipo de indicador que será utilizado na gestão do negócio, é preciso, acima de tudo, entender o negócio no qual estamos inseridos, mas também é preciso conhecer e entender cada um dos tipos de indicadores existentes. Com relação ao cenário específico de Recursos Humanos temos vários indicadores de desempenho, responsáveis por medir a eficiência da empresa nas mais variadas áreas. Determinados indicadores são mais relevantes para algumas empresas, outros nem tanto, mais de modo geral, todos estão voltados à gestão de pessoas, tendo como foco principal três importantes metas, que são: a potencialização dos processos, o fortalecimento da produtividade e a restrição dos custos. De modo geral, podemos classificar os Indicadores de Recursos Humanos em quatro grandes grupos: os voltados para as pessoas; aqueles dirigidos a mapear o ambiente; os que demonstram os custos e, por fim, mas não menos importante, aqueles que medem a eficiência do setor. Clique ou toque nos botões para baixar os PDFs. Os indicadores de gestão possibilitam verificar o desempenho da empresa em tempo real, ou seja, durante o processo produtivo, permitindo assim que ações corretivas sejam empregadas a tempo. Desta forma, o que foi planejado pode ocorrer da melhor forma possível. No entanto, é de extrema importância definir períodos para mapear e analisar as variáveis pré-definidas, tendo em vista que a temporalidade de cada um dos indicadores influenciará de forma decisiva na performance deles. Tal referência é personalizada por cada empresa, de acordo com as políticas de RH e as estratégias de gestão de pessoas. A partir disso, cada empresa define com que frequência seus indicadores serão analisados e geridos. Por exemplo: o indicador de turnover, que é o indicador responsável por retratar a rotatividade dos funcionários dentro das organizações, pelo fato de geralmente ser percebido pelas empresas como um indicador de extrema importância na gestão de pessoas, deve ter sua meta com percentual bem baixo e sua análise deve ocorrer mensalmente para que qualquer desvio seja ajustado o mais rápido possível, pois ter esse indicador fora do controle poderá impactar negativamente e de forma decisiva na gestãode pessoas e na saúde financeira da empresa, uma vez que os gastos com recrutamento, seleção, treinamento e desligamento serão elevados. Já o indicador de retorno de treinamento - que nos retrata os benefícios que as capacitações projetaram no desempenho dos colaboradores/equipe e, consequentemente, nos custos da organização - pelo fato de estar vinculado à realização dos cursos e à necessidade de tempo para que as novas técnicas e o conhecimento apropriado sejam colocados em prática e deem resultado, pode ser analisado trimestralmente, por exemplo. Conclui-se, então, que a temporalidade será definida de modo personalizado por cada empresa, a partir da verificação das características do indicador e da relevância dele para o equilibro organizacional. O fator principal em relação à aplicabilidade dos indicadores de desempenho está voltado à seleção dos indicadores relevantes à gestão eficaz da empresa e à veracidade das informações coletadas, pois essas devem ser geradas de forma segura, conferindo credibilidade aos resultados encontrados e, consequentemente, efetividade na tomada de decisão e gestão do negócio. Para tanto, é necessário realizar o gerenciamento dos indicadores de desempenho, com o objetivo de obtenção de um panorama geral sobre o desempenho da organização, verificando os pontos que devem ser melhorados e aqueles que se desenvolvem dentro do que foi planejado, norteando assim as ações de melhoria e os processos decisórios. De forma sucinta, gerir os indicadores de desempenho seja da organização como um todo, seja por departamentos e/ou áreas, engloba três ações basicamente, conforme demonstrado no esquema abaixo: De forma breve, podemos afirmar que a escolha dos indicadores adequados, somados ao acompanhamento periódico desses e a aplicação de ações de melhoria contínua (quando houver necessidade), refletem na gestão efetiva dos indicadores sejam eles quais forem. Escolher de forma correta os indicadores de desempenho de fato contribuirá para a produtividade e competitividade da empresa. Nas grandes empresas os indicares de desempenho e gestão são definidos pela alta gerência no planejamento estratégico e funcionam como norteadores para a tomada de decisão; já nas empresas de pequeno porte, a realidade é bem diferente, conforme pesquisas realizadas pelos órgãos competentes, a realidade brasileira em relação às micro e pequenas empresas, no que se refere à consolidação no mercado corporativo, revela que apenas 40% dessas sobrevivem após os primeiros quatro anos de atuação. Tal fato pode estar relacionado à gestão empresarial e à falta de indicadores de desempenho. Trabalhar em uma empresa de pequeno porte poderá ser a realidade de muitos, portanto, dominar esses conceitos e suas aplicabilidades poderá ser um diferencial no seu desempenho enquanto Técnico de RH. Na internet estão disponíveis vários materiais interessantes que tratam dessa temática. Para um domínio maior do assunto, assim como uma atualização de temas específicos dentro desse contexto, faça uma pesquisa e leia sobre isso. Uma dica bem legal para início de pesquisa é consultar o artigo “Indicadores de Desempenho e Gestão Empresarial” que está disponível na biblioteca on-line do SEBRAE. Este material apresenta a gestão de indicadores de forma bem simples e didática, contribuindo de forma efetiva para complementação dos estudos. Para finalizar, devemos entender que aplicar e gerir de forma adequada os indicadores de Recursos Humanos contribuirá para conferir à área o papel de “ferramenta-chave” para as decisões estratégicas da organização, agregando, de fato, valor ao departamento e aos seus colaboradores, uma vez que a aplicação e a efetiva gestão de tais ferramentas impactam diretamente na redução dos custos e no aumento do retorno sobre o investimento em capital humano.
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