Contabilização Folha de Pagamento

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CONTABILIZAÇÃO DE FOLHA 
DE PAGAMENTO
DEFINIÇÃO DE FOLHA DE PAGAMENTO
A Folha de Pagamento representa as obrigações do empregador com seus
empregados, como salários, gratificações, comissões, etc., assim como
os encargos incidentes sobre os mesmos, como FGTS, INSS, IRRF.
Considera-se empregador a empresa, individual ou coletiva, que, assumindo
os riscos da atividade econômica, admite, assalaria e dirige a prestação
pessoal de serviço. Considera-se empregado toda pessoa física que prestar
serviços de natureza não eventual a empregador, sob a dependência deste e
mediante salário.
Além dos empregados, existem outros tipos de trabalhadores, como:
doméstico, estagiário, autônomo e temporário.
DEFINIÇÃO DE FOLHA DE PAGAMENTO
A folha de pagamento contempla: proventos, descontos e tributos.
O confronto dos proventos com os descontos, gera o saldo líquido a pagar
para o funcionário da empresa.
Todas as empresas, têm obrigação de registrar seus funcionários e recolher
seus encargos sociais ao governo.
EXEMPLOS DE PROVENTOS
• Salários;
• Horas extras;
• Adicional Noturno;
• Adicional de Insalubridade;
• Adicional de Periculosidade;
• Férias e 1/3 constitucional;
• 13º salário;
• Salário-maternidade;
• Salário-família, etc.
EXEMPLOS DE DESCONTOS
• Faltas e atrasos;
• Adiantamentos;
• Contribuição Previdenciária dos empregados;
• Contribuição Sindical e Assistencial;
• Imposto de Renda Retido na Fonte;
• Assistência médica;
• Vale-transporte;
• Vale-refeição;
• Seguro de vida em grupo, etc.
CONCEITOS GERAIS
Salário é o conjunto de percepções econômicas devidas pelo empregador ao
empregado como contraprestação do trabalho e em que estiver à disposição
daquele aguardando ordens, pelos descansos remunerados, pelas interrupções
do contrato de trabalho ou por força de lei.
Salário-família é o benefício pago na proporção do respectivo número de filhos
ou equiparados de qualquer condição até a idade de quatorze anos ou inválido
de qualquer idade, independente de carência e desde que o salário de
Contribuição seja inferior ou igual ao limite máximo permitido. De acordo com a
Portaria Interministerial MPS/MF nº 19/2014, valor do Salário Família será de R$
35,00, por filho de até 14 anos incompletos ou inválido, para quem ganhar até
R$ 682,50. Já para o trabalhador que receber de R$ 682,51 até R$ 1.025,81, o
valor do salário-família por filho de até 14 anos de idade ou inválido de qualquer
idade será de R$ 24,66.
CONCEITOS GERAIS
Salário-maternidade é o benefício a que tem direito as seguradas empregadas,
empregada doméstica, contribuinte individual e facultativa, por ocasião do parto,
da adoção ou da guarda judicial para fins de adoção. O salário-maternidade
corresponde a 120 dias. O salário-maternidade da segurada empregada é pago
pelo empregador e reembolsado com as contribuições previdenciárias devidas
em GPS.
Abono Pecuniário de férias significa converter 1/3 das férias que o empregado
fizer jus em dinheiro. A conversão de 1/3 das férias em abono pecuniário é
facultativa, atribuído apenas ao empregado esse direito, devendo ser concedida
obrigatoriamente pela empresa, quando for solicitada.
CONCEITOS GERAIS
Férias: seu pagamento é sempre com base na última remuneração, isto é, o
salário acrescido da média das horas extras ou a média das comissões, ou a
média de qualquer outro adicional que o empregado venha a receber durante o
ano. De acordo com o artigo 143 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), o
empregador é obrigado a conceder férias após 12 meses de serviço do
empregado, tendo 12 meses para sua concessão.
Contribuição assistencial: é a prestação pecuniária, voluntária, feita pela
pessoa pertencente à categoria profissional ou econômica ao sindicato da
respectiva categoria, em virtude de este ter participado das negociações
coletivas, de ter incorrido em custos para esse fim, ou para pagar determinadas
despesas assistenciais realizadas pela agremiação.
CONCEITOS GERAIS
Adicional noturno: o trabalho noturno terá remuneração superior à do diurno e,
para esse efeito, sua remuneração terá um acréscimo de 20% (vinte por cento),
pelo menos, sobre a hora diurna. § 1º - A hora do trabalho noturno será
computada como 52 (cinquenta e dois) minutos e 30 (trinta) segundos. §2º -
Considera-se noturno, para os efeitos deste Art., o trabalho executado entre as
22 (vinte e duas) horas de um dia e as 5 (cinco) horas do dia seguinte.
Insalubridade e periculosidade: conforme artigos 189 e 193 da CLT,
consideram-se atividades ou operações insalubres aquelas que, por sua
natureza, condições ou métodos de trabalho, exponham os empregados a
agentes nocivos à saúde, acima dos limites de tolerância fixados em razão da
natureza e da intensidade do agente e do tempo de exposição aos seus efeitos;
CONCEITOS GERAIS
Horas Extras: todo funcionário tem uma jornada de trabalho, porém, ao
ultrapassar o horário estipulado pela legislação, norma coletiva ou contrato de
trabalho, ele realizará Horas Extras. Esta prática é considerada legal, desde que
o tempo extra não exceda de duas horas diárias.
Remuneração: Segundo o art. 457 da CLT (Consolidação das Leis do
Trabalho), é o total de bens fornecidos ao empregado pelo trabalho prestado, ou
seja, o resultado da somatória do salário adicionado de comissões,
porcentagens adicionais, horas, gratificações e etc..
Pró-labore: A remuneração pró-labore corresponde ao valor pago ao
administrador por seus serviços à sociedade. O pró-labore será debitado à
conta de custos ou despesas
operacionais.
CONCEITOS GERAIS
Contribuição confederativa: é o custeio do sistema confederativo, do qual
fazem parte os sindicatos, federações e confederações, tanto da categoria
profissional como da econômica.
Décimo Terceiro Salário: gratificação natalina (13º salário) é devida,
anualmente, a todos os empregados urbanos, rurais e domésticos, inclusive, os
trabalhadores avulsos.
CONTABILIZAÇÃO DE FOLHA DE PAGAMENTO
Regime de competência – Resolução 1.282/10 – CFC:
“Art. 9º O Princípio da Competência determina que os efeitos das transações e
outros eventos sejam reconhecidos nos períodos a que se referem,
independentemente do recebimento ou pagamento.
Parágrafo único. O Princípio da Competência pressupõe a simultaneidade da
confrontação de receitas e de despesas correlatas.”
Levando em conta que muitas empresas seguem a premissa financeira de
pagar os salários no início do mês seguinte, teremos que atentar para a
contabilização dos proventos, descontos e tributos no final do mês, quando ela
é elaborada, com a apropriação das Despesas com Salários e dos Encargos e
no mês seguinte, quando efetuamos as liquidações.
CONTABILIZAÇÃO DE FOLHA DE PAGAMENTO
Classificação contábil:
Devemos atentar para a essência da remuneração do funcionário, para
podermos lançar no grupo e ou subgrupo correto nas demonstrações
financeiras.
Podemos ter salários e remunerações classificadas como custos dos produtos
vendidos no caso de indústrias, custos dos serviços prestados, despesas
administrativas, despesas comerciais e etc..
CONTABILIZAÇÃO DE FOLHA DE PAGAMENTO
Modelo de plano de contas: Passivo Circulante
2.1.4.01.001.00000 OBRIGACOES COM O PESSOAL
2.1.4.01.001.00001 Salarios e ordenados a pagar
2.1.4.01.001.00002 Pro - labore a pagar
2.1.4.01.001.00003 Gratificacoes a pagar
2.1.4.01.001.00004 Férias a Pagar
2.1.4.01.001.00005 Rescisões a Pagar
2.1.4.01.001.00006 Indenizações a pagar
2.1.4.01.001.00007 Pensão Alimenticia
2.1.4.01.002.00000 OBRIGACOES PREVIDENCIARIAS
2.1.4.01.002.00001 INSS a pagar
2.1.4.01.002.00002 FGTS a pagar
2.1.4.01.002.00003 Parcelamento INSS
2.1.4.01.003.00000 OBRIGAÇÕES
2.1.4.01.003.00001 Férias a pagar
2.1.4.01.003.00002 13° Salario a Pagar
2.1.4.01.003.00003 INSS s/ ferias
2.1.4.01.003.00004 INSS s/ 13º Salário
2.1.4.01.003.00005 FGTS s/ferias
2.1.4.01.003.00006 FGTS s/ 13° Salário
CONTABILIZAÇÃO DE FOLHA DE PAGAMENTO
Modelo de plano de contas: Demonstração de Resultados
3.2.2.01.001.00000 DESPESAS COM PESSOAL
3.2.2.01.001.00001 Salarios e ordenados
3.2.2.01.001.00002 Pro - labore
3.2.2.01.001.00003 Premios e gratificacoes
3.2.2.01.001.00004 13º Salario
3.2.2.01.001.00005 Ferias
3.2.2.01.001.00006 INSS
3.2.2.01.001.00007 FGTS
3.2.2.01.001.00008 Indenizacoes e aviso previo
3.2.2.01.001.00009 Assistencia medica e social
3.2.2.01.001.00010 D.S.R
3.2.2.01.001.00011 Comissoes
3.2.2.01.001.00012 Vale Transporte
3.2.2.01.001.00013 Horas Extras
3.2.2.01.001.00014 Seguro de vida
3.2.2.01.001.00015 Vale alimentação
3.2.2.01.001.00016 Exame Médico Ocupacional
3.2.2.01.001.00017 Ajuda de Custo
3.2.2.01.001.00018 Vale Refeição
3.2.2.01.001.00019 Estagiario
3.2.2.01.001.00020 Autonomo
3.2.2.01.001.00021 Ajuda de custo salario familia
Caso prático para fixação:
Empresa Exemplo Ltda
* Valores utilizados em encargos e descontos são fictícios e podem não 
representar legislações e ou alíquotas vigentes. O principal objetivo do 
exemplo é enfatizar o procedimento de contabilização de folha de 
pagamento e não a geração de seus respectivos cálculos.
Resumo de Folha de Pagamento do mês de julho: 04 funcionários
Endereço: Rua das Nuvens, sem número
1 Salário 10.000,00 8 INSS sobre Salário 1.800,00 
2 Hora Extra 1.000,00 9 IRRF sobre Salário 1.500,00 
3 DSR sobre Hora Extra 200,00 10 Adiantamento Quinzenal 4.000,00 
4 Adicional Noturno 1.000,00 11 Desconto Vale Refeição 400,00 
5 Comissão 3.000,00 12 Desconto Assistência Médica 500,00 
6 DSR sobre Comissão 600,00 13 Contribuição Assistencial 200,00 
7 Salário Maternidade 800,00 14 Outros Descontos 350,00 
Total Proventos 16.600,00 Total Descontos 8.750,00 
Líquido 7.850,00 
Razão Social: Empresa Exemplo Ltda
CNPJ: 00.999.000/0001-00
Período: 01/07 a 31/07/2014 Fechado em 05/08/2014
Lançamentos do mês
PROVENTOS DESCONTOS
Lançamentos de Proventos do mês de julho:
31/07/2014
Débito Despesas com Salários - DRE
Crédito Salários a Pagar - Passivo Circulante 10.000,00 
Histórico Despesas com Salários - Julho/2014
31/07/2014
Débito Despesas com Horas Extras - DRE
Crédito Salários a Pagar - Passivo Circulante 1.000,00 
Histórico Despesas com Horas Extras - Julho/2014
31/07/2014
Débito Despesas com DSR - DRE
Crédito Salários a Pagar - Passivo Circulante 200,00 
Histórico Despesas com DSR - Julho/2014
1
2
3
Lançamentos de Proventos do mês de julho:
4
5
6
7
31/07/2014
Débito Despesas com Salários - DRE
Crédito Salários a Pagar - Passivo Circulante 1.000,00 
Histórico Despesas com Adicional Noturno - Julho/2014
31/07/2014
Débito Despesas com Comissões de Funcionários - DRE
Crédito Salários a Pagar - Passivo Circulante 3.000,00 
Histórico Despesas com Comissões de Funcionários - Julho/2014
31/07/2014
Débito Despesas com DSR - DRE
Crédito Salários a Pagar - Passivo Circulante 600,00 
Histórico Despesas com DSR - Julho/2014
31/07/2014
Débito INSS a Recolher - Passivo Circulante
Crédito Salários a Pagar - Passivo Circulante 800,00 
Histórico Despesas com Salário Maternidade - Julho/2014
Lançamentos de Descontos do mês de julho:
8
9
10
31/07/2014
Débito Salários a Pagar - Passivo Circulante
Crédito INSS a Recolher 1.800,00 
Histórico INSS a recolher parte dos segurados - Julho/2014
31/07/2014
Débito Salários a Pagar - Passivo Circulante
Crédito IRRF a Recolher 1.500,00 
Histórico IRRF a recolher sobre salários - Julho/2014
31/07/2014
Débito Salários a Pagar - Passivo Circulante
Crédito Adiantamento a Funcionários - Ativo Circulante 4.000,00 
Histórico Apropriação do adiantamento quinzenal - Julho/2014
Obs: no momento do adiantamento quinzenal, foi gerado um lançamento de 
Débito no Adiantamento a Funcionários e um Crédito na conta de de Caixa e
 Equivalentes de Caixa.
Lançamentos de Descontos do mês de julho:
31/07/2014
Débito Salários a Pagar - Passivo Circulante
Crédito Despesa com Vale Refeição - DRE 400,00 
Histórico Desconto de Vale Refeição de Funcionários
31/07/2014
Débito Salários a Pagar - Passivo Circulante
Crédito Despesa com Assistência Médica - DRE 500,00 
Histórico Desconto de Assistência Médica de Funcionários
31/07/2014
Débito Salários a Pagar - Passivo Circulante
Crédito Contribuição Assistencial a Recolher 200,00 
Histórico Desconto de Contribuição Assistencial de Funcionários
31/07/2014
Débito Salários a Pagar - Passivo Circulante
Crédito Contas a Pagar - Passivo Circulante 350,00 
Histórico Outros Descontos de Funcionários 
Obs: outros descontos podem representar telefone, empréstimos, etc..
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Líquido – Razão Contábil X Resumo de Folha
8 1.800,00 10.000,00 1
9 1.500,00 1.000,00 2
10 4.000,00 200,00 3
11 400,00 1.000,00 4 PROVENTOS
12 500,00 3.000,00 5
13 200,00 600,00 6
14 350,00 800,00 7
8.750,00 16.600,00 
7.850,00 
 DESCONTOS
SALÁRIOS A PAGAR
Resumo de Folha de Pagamento do mês de julho: INSS e FGTS
1.264,00 
4.200,00 
FGTS Mensal (Recolhimento SEFIP)
INSS Mensal (Recolhimento GPS)
Lançamentos de Tributos no mês de julho:
31/07/2014
Débito Despesas com FGTS - DRE
Crédito FGTS a Pagar 1.264,00 
Histórico FGTS do mês
31/07/2014
Débito Despesas com INSS - DRE
Crédito INSS a Recolher 4.200,00 
Histórico INSS Patronal e de Terceiros
Férias e Décimo Terceiro
Podemos considerar como Provisões?
Não, conforme conceito de provisões – Resolução 1.285/09 – CFC
Provisões representam acréscimo de exigibilidade cujo valor e/ou prazo de
pagamento ainda não está totalmente definido.
Férias e Décimo Terceiro Salário representam obrigações a serem reconhecidas
mensalmente por regime de competência e não seguem a premissa de
provisões.
Férias
SALÁRIOS 10.000,00 
1/3 ADICIONAL 3.333,33 
INSS S/ FÉRIAS 3.800,00 
FGTS 1.066,67 
VALOR MENSAL DE FÉRIAS 1.111,11 
31/07/2014
Débito Despesas com Férias - DRE
Crédito Férias a Pagar - Passivo Circulante 1.111,11 
Histórico Reconhecimento de férias do mês
31/07/2014
Débito Despesas com INSS sobre Férias - DRE
Crédito INSS sobre Férias - Passivo Circulante 316,67 
Histórico Encargos de INSS sobre férias do mês
31/07/2014
Débito Despesas com FGTS sobre Férias - DRE
Crédito FGTS sobre Férias - Passivo Circulante 88,89 
Histórico Encargos de FGTS sobre férias do mês
EXEMPLO PRÁTICO
Décimo Terceiro Salário
SALÁRIOS 10.000,00 
INSS 2.850,00 
FGTS 800,00 
VALOR MENSAL DE 13º 833,33 
31/07/2014
Débito Despesas com Décimo Terceiro Salário - DRE
Crédito Décimo Terceiro a Pagar - Passivo Circulante 833,33 
Histórico Reconhecimento de Décimo Terceiro do mês
31/07/2014
Débito Despesas com INSS sobre Décimo Terceiro - DRE
Crédito INSS a Pagar - Passivo Circulante 237,50 
Histórico Encargos de INSS sobre décimo terceiro domês
31/07/2014
Débito Despesas com FGTS sobre Décimo Terceiro - DRE
Crédito FGTS sobre Férias - Passivo Circulante 66,67 
Histórico Encargos de FGTS sobre décimo terceiro do mês
EXEMPLO PRÁTICO