Exercí Gest Secret Infor Arquivistica

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Exercícios- Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Questão 2/5 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Com relação a qualidade da informação, a partir dos conteúdos vistos em aula e dos conceitos apresentados por Miller (1996), alinhe a primeira coluna com a segunda:
(1) Relevância
(2) Precisão
(3) Confiabilidade
(4) Temporalidade
(5) Compreensibilidade
(A) Reflete o grau de confiança da fonte produtora da informação (de onde veio a informação que está sendo utilizada?).
(B) O tempo que a informação leva para ser apresentada em condições de uso para o tomador de decisão.
(C) Importância da informação para o processo de tomada de decisão em questão.
(D) Forma de apresentação da informação para os usuários (relatórios, gráficos, imagens, textos, etc).
(E) Proximidade da informação com relação ao fato (situação) em si.
Assinale a alternativa correta:
	A	1 – C; 2 – E; 3 – A; 4 – B; 5 – D;
Atributo/ Características/Relevância/Importância da informação para o processo de tomada de decisão em questão.
Precisão//Proximidade da informação com relação ao fato (situação) em si.
Confiabilidade//Reflete o grau de confiança da fonte produtora da informação (de onde veio a informação que está sendo utilizada?).
Temporalidade//O tempo que a informação leva para ser apresentada em condições de uso para o tomador de decisão.
Compreensibilidade//Forma de apresentação da informação para os usuários (relatórios, gráficos, imagens, textos, etc).
	B	1 – A; 2 – E; 3 – C; 4 – D; 5 – B;
	C	1 – D; 2 – E; 3 – B; 4 – A; 5 – C;
	D	1 – E; 2 – C; 3 – D; 4 – B; 5 – A;
	E	1 – B; 2 – A; 3 – E; 4 – D; 5 – C;
Questão 3/5 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Sempre falamos que a informação deve ser de qualidade para que os processos decisórios sejam o mais adequados possível para cada situação. Desta forma, com base nos conteúdos vistos em aula, assinale a alternativa correta com relação aos atributos da informação de qualidade.
	A	Propósito; Exatidão; Variedade; Organização; Controle;
	B	Relevância; Precisão; Confiabilidade; Temporalidade; Compreensibilidade;
A informação de qualidade deve ter: Relevância (Importância da informação para o processo de tomada de decisão em questão.); Precisão (Proximidade da informação com relação ao fato (situação) em si.); Confiabilidade (Reflete o grau de confiança da fonte produtora da informação (de onde veio a informação que está sendo utilizada?)); Temporalidade (O tempo que a informação leva para ser apresentada em condições de uso para o tomador de decisão); Compreensibilidade (Forma de apresentação da informação para os usuários (relatórios, gráficos, imagens, textos, etc)). (AULA 2, Tema 4).
	C	Exatidão; Precisão; Ordenação; Quantidade; Finalidade;
	D	Quantidade; Exequibilidade; Garantia; Veracidade; Solução;
	E	Identidade; Fonte; Organização; Contexto; Significado.
Questão 4/5 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Com relação ao processo de tomada de decisão, leia e analise as afirmativas abaixo:
 As empresas devem utilizar dados e informações de qualidade em seus processos decisórios.
Porque
 O processo decisório é muito complexo e demanda atenção em todas as suas etapas.
Assinale a alternativa correta:
	A	A afirmativa I é verdadeira e a afirmativa II é falsa.
	B	A afirmativa II é verdadeira e a afirmativa I é falsa.
	C	As duas afirmativas são verdadeiras, mas contraditórias.
	D	As duas afirmativas são verdadeiras e a segunda complementa a primeira.
O processo decisório é uma das tarefas mais complexas dentro das organizações, pois depende de uma série de fatores a serem analisados e ainda precisa ser baseado em dados e informações de qualidade. (MORAES; OLIVEIRA, 2015, p. 57; AULA 2).
	E	As duas afirmativas são falsas.
Questão 1/5 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Os/as profissionais de secretariado, em função da extensão de sua atuação, conhecem e transitam por todas as esferas de uma organização. Neste sentido, devem conhecer toda a estrutura organizacional das empresas ondem atuam. Com base nestes apontamentos, leia e analise as afirmativas a seguir, marcando V para Verdadeiro e F para Falso.
( ) A estrutura organizacional está relacionada com as divisões hierárquicas existentes dentro de uma empresa, mas não se restringe a isso.
( ) A cultura organizacional afeta a forma como os indivíduos se comportam dentro de uma empresa.
( ) Os/as profissionais de secretariado atuam apenas na assessoria da linha estratégica dentro das empresas.
( ) As normas dentro de uma organização podem ser explícitas e implícitas, e ambas ajudam a compor o que se percebe pela estrutura organizacional.
Assinale a alternativa correta:
	A	V; V; V; F;
	B	V; V; F; V;
: “Conhecer a estrutura de uma organização e compreender seu funcionamento é fundamental para qualquer profissional nos dias atuais”. “A estrutura organizacional está relacionada com as divisões hierárquicas existentes dentro de uma empresa, mas não se restringe a isso. É preciso também considerar como, dentro da organização, as pessoas, processos, setores e tecnologias estão distribuídos e organizados, bem como entender como as questões relacionadas com a cultura organizacional afetam a organização hierárquica e funcional”. E com relação aos/às profissionais de secretariado, estes/as podem atuar em todas as linhas de uma empresa, assessorando setores e/ou pessoas. Geralmente atuam entre a linha média e a linha estratégica (AULA 3, Tema 2; MORAES; OLIVEIRA, 2015, p. 78).
	C	F; F; V; V;
	D	F; V; V; V;
	E	V; F; V; F.
Questão 4/5 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Leia a frase a seguir, analise-a e complemente-a:
A ferramenta administrativa/organizacional responsável pela “representação gráfica da distribuição do trabalho no âmbito pessoal de uma instituição”, além de estabelecer atribuições, deveres e responsabilidades de cargos ou posições institucionais é o 
	A	Organograma;
	B	Funcionograma;
Conforme apontado por Moraes e Oliveira (2015, p. 80), o funcionograma, “para além da representação gráfica da distribuição do trabalho no âmbito pessoal de uma instituição (o que é mais comum), essa estrutura organizacional estabelece as atribuições, os deveres e as responsabilidades de cargos ou posições institucionais”.
	C	Fluxograma;
	D	Layout;
	E	Cultura;
Questão 3/5 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Para garantir uma padronização e, posteriormente, facilitar a recuperação da informação contida nos documentos, existem métodos e técnicas de classificação e organização de arquivos. Pensando nos métodos de classificação, assinale a alternativa que compreende as características referentes à Natureza dos Documentos:
	A	Públicos ou Privados;
	B	Especiais ou Especializados;
Com relação à natureza dos documentos, os mesmos podem ser classificados em arquivos especiais ou arquivos especializados:
Arquivo Especial
Guarda documentos de variadas formas físicas. Assim, estes documentos precisam de armazenamento, registro e conservação sob condições especiais.
Arquivo Especializado
Arquivos que mantêm sob sua guarda documentos (independente do formato) de áreas específicas do conhecimento. ex: Arquivos médicos; Arquivos cartográficos; etc.
(AULA 4 – Tema 4; MORAES; OLIVEIRA, 2015, p. 128).
	C	Setoriais ou Centrais;
	D	Correntes, Intermediários e Permanentes;
	E	Físicos ou Digitais.
Questão 5/5 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Assinale a alternativa que completa corretamente a sentença a seguir. 
Assegurar a preservação dos documentos que não mais são utilizados pela administração e que devem ser mantidos, visando um processo de triagem que estabelecerá a eliminação ou o arquivamento definitivo é a função principal do arquivo_______________.
	A	Público Nacional.
	B	permanente.
	C	especializado.
	D	intermediário.
A resposta correta é intermediário, Livro-base: MORAES, P. E. S. e OLIVEIRA, V. S. de. Gestão da informação e arquivística no contexto secretarial. Curitiba: Intersaberes,2015. ´. 128
Questão 1/5 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Assinale a alternativa que completa a sentença a seguir. Fotografias, dispositivos, desenhos e gravuras são classificados como documentos do gênero ________________:
	A	iconográfico.
Fotografias, dispositivos, desenhos e gravuras são classificados como documentos do gênero iconográfico (imagem estática/cartazes). Livro-base: MORAES, P. E. S. e OLIVEIRA, V. S. de. Gestão da informação e arquivística no contexto secretarial. Curitiba: Intersaberes, 2015, p. 145
	B	audiovisual.
	C	cartográfico.
	D	sonoro.
Questão 2/5 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Sobre o gênero dos documentos, baseando-se nos conteúdos vistos em aula e no seu material didático, leia as afirmativas a seguir e analise-as:
I. Documentos textuais são aqueles documentos manuscritos, em formato de papel e elaborados a mão em formato de texto.
II. Documentos cartográficos têm formatos e/ou dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.
III. Documentos informáticos são produzidos, tratados e armazenados em computadores.
IV. Documentos iconográficos têm suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas.
Assinale a alternativa correta:
	A	Somente as afirmativas I e II estão corretas;
	B	Somente as afirmativas I e III estão corretas;
	C	Somente as afirmativas II e III estão corretas;
	D	Somente as afirmativas II e IV estão corretas;
	E	Somente as afirmativas II, III e IV estão corretas.
Documentos textuais são manuscritos, datilografados/digitados ou impressos e apresentam uma variada gama de espécies, como contratos, relatórios, editais e folhas de pagamento. Já as demais afirmativas estão corretas, conforme Moraes e Oliveira (2015, p. 145).
Questão 3/5 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Relacionado com documentos, ao ‘conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente’ dá-se o nome de:
	A	Gestão da Informação;
	B	Gestão de Documentos;
De acordo com a Lei n. 8.159/91, no artigo 3°, “Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. (MORAES; OLIVEIRA, 2015, p. 134).
	C	Gerenciamento Eletrônico de Documentos;
	D	Tabela de temporalidade;
	E	Destinação Final.
Questão 4/5 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Pensando na quantidade de documentos produzidos e recebidos diariamente pelas organizações, vemos a necessidade de se ter métodos e técnicas que auxiliem na organização e posterior recuperação dos documentos dentro das empresas. Neste contexto, leia as afirmativas a seguir e assinale V para Verdadeiro e F para Falso.
 ( ) A escolha do método de arquivamento segue sempre a lógica do tamanho da empresa: empresas grandes usam métodos numéricos; empresas pequenas usam métodos alfabéticos.
( ) No cotidiano empresarial é comum serem utilizados mais que um método de arquivamento, usando uma combinação de métodos para facilitar o arquivamento e a consulta.
( ) O local de armazenagem de documentos, o espaço físico destinado aos arquivos, está diretamente relacionado com a quantidade de documentos possuídos pela empresa e também com a forma e os métodos de arquivamento adotados.
( ) Empresas pequenas não precisam se preocupar com infraestrutura de tecnologia da informação para gestão de documentos, pois produzem apenas documentos físicos em papel.
Assinale a alternativa correta:
	A	V; V; F; F;
	B	V; F; F; V;
	C	F; F; V; V;
	D	F; V; V; F;
	E	F; V; F; V.
Questão 2/5 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Sobre os documentos contemporâneos, leia e analise as afirmativas a seguir:
i. Os documentos criados em formato digital já podem receber nomes que facilitem a sua identificação, armazenagem e consulta.
ii. Uma ferramenta de memória para armazenar os documentos em formato digital é o que chamamos de ‘nuvem’, que é uma plataforma virtual para armazenagem de dados.
III.Os/as profissionais de secretariado têm condições de trabalhar com dados e informações em documentos, tanto em formato digital como físico.
iv. O GED é uma metodologia de gerenciamento de documentos de baixo custo para as empresas que querem gerenciar seus arquivos de maneira virtual.
Assinale a alternativa correta:
	A	Somente as afirmativas I e II estão corretas;
	B	Somente as afirmativas I, II e III estão corretas;
Conforme visto na aula 6, nos temas 1, 2 e 3, os documentos criados em formato digital já devem receber nomes que facilitem a sua identificação, armazenagem e consulta. Além disso, uma ferramenta de memória para armazenar os documentos em formato digital é o que chamamos de ‘nuvem’, que é uma plataforma virtual para armazenagem de dados. De outra parte, o s/as profissionais de secretariado têm condições de trabalhar com dados e informações em documentos, tanto em formato digital como físico. Já quando falamos sobre o GED, vemos que é uma metodologia baseada em tecnologia da informação que pode ser usada por empresas de todos os tamanhos e ramos de atuação, mas que tem um custo elevado de implementação e manutenção.
	C	Somente as afirmativas II e III estão corretas;
	D	Somente as afirmativas II, III e IV estão corretas;
	E	Somente as afirmativas II e IV estão corretas;
Questão 5/5 - Gestão Secretarial: Informação e Arquivística
Com relação ao gerenciamento eletrônico de documentos, leia e analise as afirmativas a seguir: 
i. A utilização do GED permite a redução de materiais físicos e de espaço físico para armazenagem de documentos.
ii. O GED demanda reestruturações organizacionais, capacitação de pessoal e investimentos financeiros.
iii. O GED pode ser utilizado apenas por empresas de grande porte, com capital financeiro suficiente para arcar com as despesas de implementação.
iv. O GED reduz a duplicidade de documentos e facilita a consulta e o acesso aos documentos armazenados.
Assinale a alternativa correta:
	A	Somente as afirmativas I e II estão corretas;
	B	Somente as afirmativas I, II e III estão corretas;
	C	Somente as afirmativas I, II e IV estão corretas;
O GED pode ser utilizado por empresas de todos os tamanhos, pois será implementado mediante necessidades informacionais e de gerenciamento de documentos de cada organização. Além disso, a utilização do GED permite a redução de materiais físicos e de espaço físico para armazenagem de documentos. O GED demanda reestruturações organizacionais, capacitação de pessoal e investimentos financeiros. O GED reduz a duplicidade de documentos e facilita a consulta e o acesso aos documentos armazenados. (MORAES; OLIVEIRA, 2015, p. 194-195; AULA 6 – Temas 1 e 2).
	D	Somente as afirmativas II e III estão corretas;
	E	Somente as afirmativas II e IV estão corretas.