Arquivologia resumo giovanna carranzapdf

Prévia do material em texto

ARQUIVOLOGIA 
Site: Minhateca 
Giovanna Carranza 
2014 
Módulo 1: (SOS Edital) - Conceitos fundamentais de arquivologia – 20h (40 vídeos) 
 
Arquivologia: 
 Ciclo vital dos documentos, 
 Organização do arquivo, 
 Métodos de arquivamento, 
 Gestão de documentos, 
 Protocolo, 
 Procedimentos administrativos, 
 Microfilmagem e automação de arquivos, 
 Preservação, conservação e restauração de documentos, 
 Legislação arquivística, 
 Terminologia arquivística 
 
1) Conceitos 
 
Arquivologia: Disciplina que estuda as funções do arquivo e seus documentos. 
 
Princípios e Técnicas  Organização  Guarda  Preservação  Utilização 
Arquivo: Conjunto de documentos (produzidos em decorrência da atividade da empresa, o acúmulo 
ocorre de forma natural, não como em uma biblioteca, que busca novos documentos para seu acervo). 
Móvel (guarda documentos) 
Edifício (instituição – arquivo nacional, federal, etc.) 
Unidade Administrativa (setor, departamento administrativo) 
Finalidade e função dos arquivos: Guarda  Preservação  Consulta 
OBS: A Lei 8.159/91 define arquivo como o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos 
públicos, instituições de caráter públicos e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades 
específicas, bem como por pessoa física qualquer que seja o suporte da informação ou natureza dos documentos. 
Entretanto, não quer dizer que entidades privadas e pessoas físicas devam utilizar esta Lei. Ela é apenas 
indicativa. 
Documento: 
 É toda informação registrada em um suporte material, suscetível de ser utilizado para consulta, prova e 
pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamento do homem, em uma 
determinada época e lugar. 
 São todos os que, produzidos ou recebidos por pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício 
de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação. 
É o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, 
no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados para si e seus sucessores para efeitos futuros. 
Ex: Carta, música, e-mail, filmes, livros, fotografias, mapas, quadros, etc. 
Informação + suporte = documento 
 
Lei dos documentos: 8.159/1991 
2) Classificação de documentos 
 
2.1. Quanto ao Gênero 
 
 Textuais (datilografados, digitados ou manuscritos, usa letras para informar) 
 Cartográficos (mapas, plantas) 
 Iconográficos (imagens, fotografias) 
 Filmográficos (filmes) 
 Sonoros (musical) 
 Micrográficos (microfilmes – cópia do documento em tamanho reduzido) 
 Informáticos (aqueles que estão no computador) 
 
2.2. Quanto à natureza do assunto 
 
 Ostensivo (acesso irrestrito) 
 Sigiloso (acesso restrito) 
 
3) Prazo 
 
Usar conforme Lei nº 12.527/11 (não revogou o Decreto!). 
Se especificar, usa o Decreto nº 4553/02. 
Grau de Sigilo Anos / Prorrogação Acesso Indevido 
Ultrassecreto 30 + 30 anos Acarreta dano excepcionalmente grave 
Secreto 20 + 20 anos Acarreta dano grave 
Confidencial 10 + 10 anos Acarreta dano à segurança do Estado 
Reservado 5 + 5 anos Pode comprometer planos e operações 
Tabela de Classificação segundo o Decreto 4.553/02 
 
 
Grau de Sigilo Anos Acesso Indevido 
Ultrassecreto 25 anos Acarreta dano excepcionalmente grave 
Secreto 15 anos Acarreta dano grave 
Reservado 5 anos Compromete planos e operações 
Tabela de Classificação segundo a Lei 12.527/11 
OBS: Depois desse prazo o documento se torna ostensivo! 
 
4) Requisitos 
 
 Pessoal qualificado 
 Local apropriado 
 Instalações e materiais adequados 
 Sistemas racionais de arquivamento 
 Normas de funcionamento (hora de entrada e saída) 
 Dirigente qualificado 
 
5) Tipos de arquivamento 
 
 Horizontal (documento deitado, um em cima do outro) 
Em geral para mapas, plantas. 
 
 Vertical (documento em pé, um ao lado do outro) 
É mais fácil para localizar um documento, manuseio melhor. 
 
6) Diferenças entre Arquivo/Biblioteca e Centro de documentação/Museu 
ARQUIVO BIBLIOTECA 
Documentos são acumulados de forma orgânica e 
natural (ou seja, à medida que o órgão os gera) 
São obtidos por compra, doação ou permuta 
Não possuem vários exemplares de um mesmo tipo Geralmente possuem vários exemplares de um mesmo 
tipo 
Finalidades relacionadas à função do órgão Têm finalidades educativas e culturais 
 
CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO MUSEU 
Finalidade de informar (especializado em 
determinado assunto) 
Tem finalidade de entretenimento e finalidade cultural 
São reproduções ou referências Geralmente guarda objetos, não documentos 
 
7) Classificação dos arquivos 
 
CONFORME A ENTIDADE MANTENEDORA Públicos 
OBS: Não é conforme o acesso (ostensivo ou público)!!! 
 
Privados 
 
Públicos (entidade mantenedora é pública) 
 
CONFORME MARILENA 
Comerciais (entidade mantenedora é 
privada COM fins lucrativos) 
 Institucionais (entidade mantenedora é 
privada SEM fins lucrativos) 
 Familiares (os que temos em casa) 
 Pessoais (os nossos) 
 
 
CONFORME NATUREZA DOS DOCS 
Especial (gênero específico – só docs 
informáticos, só cartográficos, etc.) 
 Especializados (assuntos específicos, de 
determinado assunto – só engenharia, p.e.) 
 
 
EXTENSÃO DE ATUAÇÃO 
Setoriais (conjunto de docs do departamento 
pessoal, ou do departamento de finaças) 
 Centrais (todos reunidos) 
 
ESPÉCIE/TIPOLOGIA Aparência e função 
 Ex 1: Alvará Espécie 
 Alvará de funcionamento Tipo 
 Ex 2: Apostila  Espécie 
 Apostila de Administração Geral  Tipo 
 
 
FORMATO Suporte, livro, caderno, folheto, cartaz, etc. 
FORMA Rascunho, minuta, original, cópia, etc. 
 
8) Estágios de evolução/idade 
 
 
 
a) Arquivo Corrente: Valor Primário 
Razão pela qual o documento nasce, com função 
administrativa, fiscal ou legal. Todos os arquivos tem 
valor primário! 
 OBS: Alguns documentos perdem valor primário e 
não adquirem valor secundário  são eliminados! 
 
 
 
 
b) Arquivo Intermediário: Valor Secundário 
(e Primário tbm!) 
Valor histórico, informativo, cultural. 
OBS 1: Alguns documentos perdem o valor primário e 
adquirem o secundário. Uma vez que isso ocorre, ele 
não pode mais ser eliminado! 
OBS 2: Documento não perdeu o valor primário, mas 
não é tão utilizado  ocorre a transferência  para 
o arquivo intermediário. 
 
 
c) Arquivo Permanente: Valor Secundário 
O documento pode ser recolhido  da fase corrente 
(primária) para a fase permanente. Também pode ser 
recolhido  da fase intermediária (secundária)  
para a fase permanente. 
OBS: Uma vez na faze permanente, não pode ser 
eliminado. 
 
9) Prazos de Guarda e Destinação final – Tabela de Temporalidade 
 
Prazo de Guarda = Tempo Arquivo Corrente + Tempo Arquivo Intermediário 
 
Depende de: 
Frequência de uso 
Existência de leis e decretos 
Necessidade de guarda (resguardo contra processos) 
 
 
Exemplo: 
 
 
10) Gestão ou Administração de documentos 
 
 
 Administração de arquivos correntes: Ocorre na Fase Corrente / Fase Intermediária (na Fase 
Permanente nenhum documento é criado, eliminado ou passa de um lugar para outro!) 
 
1) PROTOCOLO (é criado um código) (se documento é sigiloso é encaminhado diretamente 
para o destinatário) 
2) EXPEDIÇÃO (encaminha o original para destinatário e cópia para arquivo) 
3) ARQUIVAR 
4) EMPRÉSTIMO e CONSULTA 
5) DESTINAÇÃO 
 
 Organização de arquivos: 
 
1) Levantamento de dados (tipo, frequência de uso, se existem lugares adequados) 
2) Legislação pertinente3) Organização 
4) Atividades exercidas pela empresa 
5) Recursos ($) 
 
 
Análise de dados coletados  Planejamento  Implementação e Acompanhamento 
 
 
11) Conservação e preservação dos documentos 
 
 
Preservação  Integridade de materiais 
Conservação  Desacelerar a degradação 
Restauração  Reversão de danos 
 
12) Princípios arquivísticos 
 
a) Proveniência ou do Respeito aos Fundos: Provenientes de uma mesma pessoa física ou jurídica, 
de qualquer natureza; 
b) Organicidade: Estão relacionados com as atividades da empresa. Ex: não tem lógica uma escola 
ter documentos da FIFA; 
c) Ordem original: Já possui organização/arranjo prévia; 
d) Unicidade: Cada documento tem um caráter único no momento de sua criação – é o original, o 
outro será cópia. Ex: carteira de identidade perdida, o original foi perdido, o outro será uma 
segunda via). 
e) Cumulatividade: Os documentos vão sendo acumulados de maneira natural, não intencional; 
f) Territorialidade: O documento pertence ao lugar onde ele produzirá seu efeito; 
g) Reversibilidade: Depois que um documento foi conferido, se houve modificação na lei, o 
processo pode ser revertido. Ex: Documento foi transferido o recolhido de forma errada ou houve 
modificação de legislação. 
 
13) Métodos de arquivamento 
 
a) Alfabético: Arquiva de acordo com o nome da pessoa, da empresa, do 
evento, etc; 
 
 
 
REGRAS: 
 
1) Nomes serão arquivados de acordo com último sobrenome; 
 
Ex: Patrícia Ana Furtado Rebouças 
Raimundo Aguiar 
Pedro Paulo Coelho 
 
Rebouças, Patrícia Ana Furtado 
Aguiar, Raimundo 
Coelho, Pedro Paulo 
 
2) Sobrenomes iguais: Mantem a forma acima e coloca o nome em ordem alfabética; 
 
Ex: Henrique José Amorim 
Ana Paula Silva Amorim 
João Alberto Amorim 
 
Amorim, Ana Paula Silva 
Amorim, Henrique José 
Amorim, João Alberto 
 
3) Sobrenomes compostos e com hífen: Não se separam! 
 
Ex: Fernando Castelo Branco 
Valdemar Monte Verde 
Heitor Villa-Lobos 
 
Castelo Branco, Fernando 
Monte Verde, Valdemar 
Villa-Lobos, Heitor 
 
4) Santa (o) e derivações: são considerados compostos e não se separam e coloca ordem 
alfabética para sobrenome. 
 
Ex: Maria Expedita Santa Rita 
João Arthur São Paulo 
Maria Ana Santo Cristo 
 
Santa Rita, Maria Expedita 
Santo Cristo, Maria Ana 
São Paulo, João Arthur 
 
5) Partículas: Não são consideradas e coloca o sobrenome em ordem alfabética. 
 
Ex: Davi Rebouças da Silva 
Ana Maria do Couto 
Paulo de Aguiar 
 
Aguiar, Paulo de 
Couto, Ana Maria do 
Silva, Davi Rebouças da 
6) Partículas de nomes estrangeiros: Se estão em maiúsculo, é considerado e se estão em 
minúsculo, não. 
 
Ex: Leonardo Da Vinci 
Leonardo di Caprio 
Caprio, Leonardo di 
Da Vinci, Leonardo 
 
7) Nomes estrangeiros: Igual aos brasileiros (pelo último sobrenome), exceto os espanhóis (são 
arquivados pelo penúltimo sobrenome) (o último sobrenome acompanha o penúltimo). Em 
espanhol, o penúltimo sobrenome é o do pai e o último, o da mãe, no Brasil é o contrário. 
 
Ex: Alejandra Ocampo Bolaños 
Ruth Auxiliadora Sanche Obregoh 
Sabri Ruiz Cajina 
 
Ocampo Bolaños, Alejandra 
Ruiz Cajina, Sabri 
Sanche Obregoh, Ruth Auxiliadora 
 
8) Nomes orientais (japoneses, árabes, etc): Coloca em ordem alfabética, como se apresenta. 
Ex: Mohamed Ali 
Yang Li 
Raj Ananda 
 
Mohamed Ali 
Raj Ananda 
Yang Li 
 
9) Nomes de empresas: Como se apresenta. 
OBS: Qdo tiver um artigo, coloca entre parênteses e põe no final. 
 
Ex: A Única 
Colégio XYZ 
Amanda Soares Ltda 
Oi 
Embratel 
 
Amanda Soares Ltda 
Colégio XYZ 
Embratel 
Oi 
Única (A) 
 
10) Títulos (vereador, professor, doutor, etc.): Pelo último sobrenome e coloca o título entre 
parênteses. 
 
Ex: Vereador Professor Doutor Camilo Rebouças 
Professora Lidiane Coutinho 
Ministro Carlos Nóbrega 
 
Coutinho, Lidiane (Professora) 
Nóbrega, Carlos (Ministro) 
Rebouças, Camilo (Vereador Professor Doutor) 
 
11) Grau de parentesco: Não se toma em consideração o grau de parentesco. Toma-se o último 
sobrenome e coloca em ordem alfabética. 
 
Ex: João Alberto Parreira Júnior 
Felipe Nunes Bezerra Filho 
Pedro José Antares Segundo 
 
Antares Segundo, Pedro José 
Bezerra Filho, Felipe Júnior 
Parreira Júnior, João Alberto 
 
12) Nomes abreviados: Em ordem alfabética do último sobrenome e nome abreviado tem 
preferência. 
 
Ex: João Inácio Pilar 
J. Aguiar Pilar 
Carlos Pilar 
 
Pilar, Carlos 
Pilar, J. Aguiar 
Pilar, João Inácio 
 
13) Números de eventos: Números iniciais não são levados em consideração e são colocados entre 
parênteses. Coloca-se em ordem alfabética o nome que se segue. 
 
Ex: Primeiro Seminário Nacional de Arquivologia 
XX Encontro de Administração Pública 
8º Congresso de Administração Geral 
 
Congresso de Administração Geral (8º) 
Encontro de Administração Pública (XX) 
Seminário Nacional de Arquivologia (Primeiro) 
 
 
b) Numérico: Leva-se em consideração o número. Divide-se em: 
 
 
 
 
1) Simples: É atribuído um número, sem critério. 
 
2) Cronológico: Obedece ordem de emissão, data, hora. 
 
3) Dígito-terminal: Atribui três números de dois dígitos cada um. Para organizar, a leitura é 
feita da direita para a esquerda, colocando em ordem crescente. Exemplo: 
 
Exemplo Leitura Organização Exemplo Leitura Organização 
234859 59 48 23 11 17 93 234859 23 48 59 111759 
893996 89 39 96 59 48 23 893996 89 39 96 234859 
111793 11 17 93 89 39 96 111759 11 17 59 893996 
 
 
c) Ideográfico: Conforme o assunto do documento. Divide-se em: 
 
 
1) Alfabético 
 
 Dicionário: Ordem alfabética, como no dicionário. 
 
Apostilas Método ideográfico alfabético dicionário 
Direito Administrativo Administração Geral 
Administração Geral Administração Pública 
Gestão de Pessoas Direito Administrativo 
Direito Constitucional Direito Constitucional 
Gestão de Materiais Gestão de Materiais 
Administração Pública Gestão de Pessoas 
 
 Enciclopédico: Organização é feita por temas e subtemas. 
 
Apostilas Método ideográfico alfabético enciclopédico 
Direito Administrativo 
Administração Geral 
Gestão de Pessoas 
Direito Constitucional 
Gestão de Materiais 
Administração Pública 
 Administração 
 Administração Geral 
 Administração Pública 
 Gestão de Materiais 
 Gestão de Pessoas 
 Direito 
 Direito Administrativo 
 Direito Constitucional 
 
2) Numérico 
 
 Decimal: Há limite segundo Dewey  1 classe geral e 9 principais (limite = 1.9, 
depois tem que passar para 2.0) 
 
Exemplo: 
 
1.0 Planejamento 
1.1 Objetivos e métodos 
1.2 Missão e visão 
1.3 Estratégias 
2.0 Organização 
2.1 Organização formal e informal 
 
 Duplex: Pode ir além, é ilimitado. 
 
1.0 
1.1 
... 
1.15 
1.16 
... 
 
d) Geográfico: 
 
1) Cidade, estado, correspondente: Organiza por ordem alfabética da cidade. 
 
 
2) Estado, cidade, correspondente: Organiza por ordem alfabética do estado. A primeira 
cidade deve ser a capital e o resto por ordem alfabética. 
 
Estado Cidade Correspondente (nome da pessoa) 
CE Fortaleza (capital) xxx 
CE Baturité xxx 
CE Calcaia xxx 
PE Recife (capital) xxx 
PE Petrolina xxx 
 
3) País, cidade, correspondente: Ordem alfabética de país. 
 
País Cidade Correspondente (nome da pessoa) 
Brasil Sobral xxx 
Brasil Fortaleza xxx 
Nicarágua Granada xxx 
Brasil Baturité xxx 
Brasil Brasília (capital) xxx 
Nicarágua Manágua (capital) xxx 
Nicarágua Leónxxx 
 
País Cidade Correspondente (nome da pessoa) 
Brasil Brasília (capital) xxx 
Brasil Baturité xxx 
Brasil Fortaleza xxx 
Brasil Sobral xxx 
Nicarágua Manágua (capital) xxx 
Nicarágua Granada xxx 
Nicarágua León xxx 
 
 
Módulo 02 – Introdução à Arquivologia 
 
 Arquivo x Biblioteca x Museu 
 Definição de Função dos Arquivos 
 Princípios de Arquivologia 
 Ciclo Vital Arquivístico (Arquivos Correntes, Intermediários e Permanentes) 
 
 
1) CONCEITOS BÁSICOS 
 
a) Acervo: Documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora. 
b) Informação: Elemento referencial, noção, ideia ou mensagem contidos em um documento 
produzido por um órgão. 
c) Documento: Toda informação registrada em um suporte, suscetível de consulta, estudo, prova 
e pesquisa. 
Cidade Estado Correspondente (nome da pessoa) 
Fortaleza CE xxx 
Recife PE xxx 
Baturité CE xxx 
Caucáia CE xxx 
Petrolina PE xxx 
d) Suporte: É onde a informação é colocada. Ex: papel, cd, dvd, micro-filme. 
 
 
ATENÇÃO: DOCUMENTO ≠ SUPORTE 
 
 
e) Valor Primário: Valor Administrativo, Fiscal e Legal. 
f) Valor Secundário: Valor histórico, cultural, informativo (ou probatório). 
 
g) Centro de documentação: Seu foco é a disseminação de informação ou de documentos aos 
usuários, independentemente das características de tais conjuntos de dados. 
 
h) Arquivologia: disciplina, ciência. 
 
i) Arquivo: Acumulação ordenada de documentos, em sua maioria textuais, criados por uma 
instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus 
objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro. Pode ser também: um móvel, 
um local ou um órgão governamental ou instituição. 
 
 
2) ARQUIVOS, BIBLIOTECAS E MUSEUS 
 
Objetivos comuns: Guardar documentos, de maneira adequada garantindo sua preservação (física) e 
conservação (desaceleração do processo de deterioração) e possibilitando empréstimo e consulta. 
 
a) Documento de Arquivo: 
 
 Pode ser produzido ou recebido, por pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no 
exercício de suas atividades; 
 Funções naturais do órgão; 
 Criado por uma instituição ou pessoa; 
 Exercício de suas atividades; 
 Preservado para o alcance dos seus objetivos; 
 Têm-se um único exemplar ou limitação de cópias 
 
b) Documento de Biblioteca: 
 
 São impressos (maioria); 
 Dispostos ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta; 
 São comprados, doados ou permutados; 
 Têm-se vários exemplares de um mesmo tipo de documento; 
 
c) Documentos de Museu: 
 
 Contido em instituições de interesse público; 
 Possuem objetivo e valor cultural; 
 Há documentos e objetos 
 
 
3) PRINCÍPIOS DE ARQUIVOLOGIA 
 
a) Princípio da Proveniência: Respeito à origem dos documentos. Não se deve ser misturado os 
fundos. Cada conjunto de documentos de uma instituição é chamado de FUNDO. Esse 
princípio fundamento todos os outros, é o mais importante dentre eles. 
b) Princípio da Organicidade: Os documentos do arquivo tem uma relação com a atividade da 
instituição. 
c) Princípio da Indivisibilidade (ou Integridade): Não tem por que separar os fundos e coloca-los 
em lugares diferentes. 
d) Princípio da Unicidade: Cada documento tem um caráter único no momento da sua criação (se 
perder será uma segunda via). 
e) Princípio da Cumulatividade: No exercício da sua atividade os documentos vão sendo 
acumulados de maneira orgânica, natural. 
 
4) FUNDO 
 Conjunto de documentos provenientes de uma mesma instituição. 
 Pode ser um fundo aberto (podem ser introduzidos mais documentos, pois o organismo 
produtor ainda está em atividade) ou fundo fechado (quando o órgão gerador da documentação 
não produz ou acumula documentos, devido à cessação de suas atividades). 
 
5) CICLO VITAL ARQUIVÍSTICO 
 
a) Arquivo Corrente: A utilização dos documentos é intensiva, é necessário que os documentos 
sejam colocados próximos ao produtor. Possui Valor Primário (valor administrativo, fiscal e 
legal). 
Atividades: Consulta, empréstimo, protocolo (quando recebido, é o registro da entrada), 
arquivamento (armazenamento) e expedição (envio do documentos aos seus destinatários). 
 
b) Arquivo Intermediário: Uso é diminuído, mas documento ainda tem valor administrativo, 
fiscal e legal (Valor Primário). 
 
c) Arquivo Permanente: Possui Valor Secundário (valor histórico, informativo, cultural). 
 
ATENÇÃO: Alguns documentos perdem o Valor Primário (administrativo, fiscal e legal) e não 
adquirem Valor Secundário (histórico, informativo, cultural), daí eles são eliminados. Uma vez que o 
documento chega na fase Permanente, nunca mais ele será eliminado porque nenhum documento 
perde seu valor histórico (se o adquiriu). 
 
 
 
 
CORRENTE INTERMEDIÁRIA PERMANENTE 
 
 
 
 
 
 
Valor 
Primário 
Transferência 
Eliminação 
Valor 
Secundário 
Recolhimento 
Recolhimento 
Eliminação 
SINÔNIMOS 
CORRENTE INTERMEDIÁRIO PERMANENTE 
ativo semiativo inativo 
primária secundária terciário 
 limbo morto 
 purgatório cultural ou histórico 
 
6) TABELA DE TEMPORALIDADE 
 
 É elaborada pela comissão de elaboração de documentos e autorizada e aprovada pela 
autoridade competente. 
 Estabelece o Prazo de Guarda (tempo que o documento fica na fase corrente e na fase 
intermediária) e a Destinação Final (ou ele é eliminado ou ele é recolhido). 
 
ATENÇÃO: Apesar de a fase permanente ser também chamada de arquivo morto, em todas as fases 
os documentos podem ser consultados. 
 
7) GESTÃO DE DOCUMENTOS 
 
 É o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, 
avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua 
eliminação ou recolhimento. 
 
a) Prescrição: Extinção do prazo para a aquisição ou perda de direitos contidos nos documentos. 
 
b) Arranjo: Ordenação dos conjuntos documentais remanescentes das eliminações, obedecendo a 
critérios que respeitem o caráter orgânico dos conjuntos. É a maneira como os documentos 
estão organizados. 
 
Atividades do arranjo: 
1) Intelectuais 
2) Físicas 
Quadro de Arranjo 
1 – Fundo documental 
2 – Grupo documental 
3 – Subgrupo documental 
4 – Série documental 
5 – Subsérie documental 
 
c) Instrumentos de pesquisa (identificam, resumem e localizam) 
 
 Guia 
É orientado para o grande público; 
Contém informações gerais sobre os documentos daquele arquivo; 
Fornece visão do conjunto; 
Permite ao pesquisador saber quais os recursos, natureza e interesse do fundo. 
 
 Inventário 
Descreve o conjunto de documentos ou partes do fundo; 
É uma descrição sumária, mais detalhada 
 
 Catálogo 
Faz descrição por unidade 
Descrição analítica 
 
 Repertório 
É um catálogo, só que é seletivo; 
Descreve relação seletiva de documentos 
 
 Índices 
Aponta nomes, lugares, assuntos, em ordem alfabética; 
Podem complementar os inventários 
 
 
Módulo 3 - Gestão de documentos 
 Organização e Administração de arquivos 
 Fases da gestão de documentos 
 Métodos de arquivamento 
 
1) Lei nº 8.159/1991 
 
Estabelece o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de 
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamentos de documentos em fase corrente e 
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 
 
Avaliação: é o processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de 
guarda (tempo em que o documento ficará na fase corrente + o tempo em que o documento 
ficará nafase intermediária) e destinação final (eliminação ou recolhimento). Essa avaliação 
tem como base o valor administrativo, fiscal e legal daquele documento, funções 
desempenhadas pela instituição, se o documento irá adquirir um valor histórico, cultural ou 
informativo, etc. 
 
2) Objetivos da gestão de documentos 
 
 Assegurar a eficiência na produção, administração de destinação de documentos; 
 Consulta e empréstimo; 
 Uso adequado; 
 Assegurar a eliminação de documentos que perderam o valor primário (Administrativo, Fiscal 
e Legal) e não adquiriram valor secundário (Histórico, Cultural e Informativo); 
 Contribuir para o acesso e a preservação dos documentos que mereçam guarda permanente; 
 Acontece nas fases corrente e intermediária. 
 
 
 
 
 
3) Organização e administração de arquivos 
 
 Plano Arquivístico: Análise (Diagnóstico) / Programas de arquivamento / Implementação e 
Acompanhamento; 
 Centralização (todos os arquivos em um só lugar) X Descentralização (empresas maiores, cada 
setor tem seu próprio arquivo – departamento financeiro, de RH, etc. O arquivo do setor 
existirá apenas na fase corrente. Quando for para a fase intermediária vai para o arquivo geral 
da empresa, órgão) 
 
4) Gestão de documentos correntes 
Fases: 
 Recebimento 
 Registro 
 Distribuição 
 Movimentação 
 Expedição 
Conforme outros autores: 
 Protocolo (recebimento, classificação, registro e movimentação) 
 Expedição 
 Arquivo 
 Empréstimo e consulta 
 Destinação 
 
5) Gestão de documentos intermediários 
ATENÇÃO: A economia de espeço é a razão para a criação de arquivos intermediários. Mesmo 
arquivados em local distinto daquele em que foram criados, os documentos de arquivo intermediário 
continuam sendo propriedade do departamento que os gerou. 
Fases: 
 Produção de documentos dá-se de forma orgânica (natural); 
Gestão de documentos 
Procução 
Elaboração e Criação de 
documentos 
Utilização 
Produção , 
Classificação, 
Organização 
Normas de acesso à 
documentação e à 
recuperação de 
informações 
Destinação 
Análise e avaliação dos 
documentos (valor) 
Definição de quais serão 
objetos de arquivo 
permanente e quais 
serão eliminados 
 Utilização de documentos (atividades de protocolo: recebimento, classificação, registro, 
distribuição e tramitação) 
 Avaliação (elaboração da tabela de temporalidade) e destinação de documentos. 
ATENÇÃO: Não confundir as Fases de Gestão de documentos com a Teoria das 3 idades (corrente, 
intermediária e permanente). 
 
6) Métodos de arquivamento: Conjunto de operações destinadas ao acondicionamento e ao 
armazenamento de documentos. 
Sistemas de Arquivamento 
DIRETO INDIRETO 
É aquele em que a busca é feita diretamente no local 
onde ele se encontra arquivado. 
É aquele que para se localizar um documento, 
necessita-se antes consultar um índice ou um código. 
Ex: Alfabético, Geográfico. Ex: Numérico, Ideográfico (assunto do documento). 
 
a) ALFABÉTICO (13 regras) 
1ª) Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. 
Silvia Barreto Camargo Araújo, Carlos José Soares 
Carlos José Soares Araújo Camargo, Ana Patrícia 
André Luís Teixeira Camargo, Silvia Barreto 
Ana Patrícia Camargo Teixeira, André Luís 
 
2ª) Sobrenomes compostos de um substantivo ou adjetivo ou ligados por hífen, não se separam. 
 
Heitor Villa-Lobos Castelo Branco, Fernando 
Fernando Castelo Branco Monte Verde, Valdemar 
Valdemar Monte Verde Villa-Lobos, Heitor 
 
3ª) Sobrenomes formados com as palavras Santo, Santa, ou São, seguem a mesma regra dos 
sobrenomes compostos. 
Rita Santa Maria Santa Maria, Rita 
João Paulo Santo Cristo Santo Cristo, João Paulo 
Cristiano Araújo São Paulo São Paulo, Cristiano 
 
4ª) As iniciais abreviativas de prenomes têm preferência na classificação de nomes iguais. 
João Paulo Couto Couto, J. Andrade 
Patrícia Maria Ferreira Couto Couto, João Paulo 
J. Andrade Couto Couto, Patrícia Maria Ferreira 
 
5ª) Os artigos e as preposições tais como A, O, DE, DA, D’, DO, não são considerados. 
Carlos Aguiar da Silva Couto, Ana Maria do 
Matheus José Sales de Nóbrega Nóbrega, Matheus José Sales de 
Ana Maria do Couto Silva, Carlos Aguiar da 
 
 
6ª) Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como FILHO, JÚNIOR, NETO, SOBRINHO, 
são tidos como parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação 
alfabética. 
Carlos Alberto Araújo Filho Andrade Neto, Mário 
Mário Andrade Neto Araújo Filho, Carlos Alberto 
Ricardo José Pereira Sales Sobrinho Sales Sobrinho, Ricardo José 
 
7ª) Os títulos não são considerados na alfabetação. 
Professora Lidiane Coutinho Campos, Milton (Doutor Deputado Professor) 
Doutor Deputado Professor Milton Campos Castelo Branco, Raimundo (General) 
General Raimundo Castelo Branco Coutinho, Lidiane (Professora) 
 
8ª) Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes 
espanhóis e orientais. 
9ª) Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome. 
 
10ª) Nomes orientais são arquivados assim como se apresentam. 
Mahamed Ali Li Yang 
Raj Ananda Mahamed Ali 
Li Yang Raj Ananda 
 
11ª) As partículas de nomes estrangeiros podem ou não serem levadas em conta. 
Leonardo Da Vinci Caprio, Leonardo di 
Leonardo di Caprio Da Vinci, Leonardo 
 
12ª) Os nomes de firmas empresas instituições e órgão governamentais devem ser transcritos como se 
apresentam. 
Eu Vou Passar Ana Alves Ltda 
Oi Anatel 
Anatel Eu Vou Passar 
A Única Oi 
Ana Alves Ltda Única (A) 
 
13ª) Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, etc, os números deverão aparecer no fim, entre 
parênteses. Atenção: as partículas (de, p.e.) não são levadas em consideração em nomes de pessoas, 
mas nesse caso o são. 
2º Seminário de Biblioteconomia Congresso de Enfermagem (Décimo Terceiro) 
XX Encontro Nacional de Administração Pública Encontro de Biólogos (9º) 
Décimo Terceiro Congresso de Enfermagem Encontro Nacional de Administração Pública (XX) 
9º Encontro de Biólogos Seminário de Biblioteconomia (2º) 
 
 
 
Alejandra Ocampo Sanchez Garcia Orozzo, José Angel 
Ruth Auxiliadora Ruiz Obregón Ocampo Sanchez, Alejandra 
José Angel Garcia Orozzo Ruiz Obregón, Ruth Auxiliadora 
b) NUMÉRICO 
 
 Simples: Atribui um número ao documento. 
 Cronológico: Considera a hora, a data, ordem de emissão. Ex: senha de fila de banco. 
 Dígito-terminal: ideal quando número do documento for muito grande. É formado por 3 
número de 2 dígitos cada. É lido da direita para a esquerda e em ordem crescente. Ex: 
23 59 88 11 17 22 
48 17 55 48 17 22 
11 57 24 11 57 24 
11 17 22 23 59 88 
c) GEOGRÁFICO 
 
 Cidade-Estado 
Cidade Estado 
Fortaleza CE 
Recife PE 
Baturité CE 
Petrolina PE 
 
Cidade Estado 
Baturité CE 
Fortaleza CE 
Petrolina PE 
Recife PE 
 
 Estado-Cidade (a primeira é a capital do estado) 
Cidade Estado 
Fortaleza CE 
Recife PE 
Baturité CE 
Petrolina PE 
 
Estado Cidade 
CE Fortaleza 
CE Baturité 
PE Recife 
PE Petrolina 
 
 País-Cidade 
País Cidade 
Nicarágua Granada 
Brasil Caucaia 
Brasil Brasília 
Brasil Fortaleza 
Nicarágua Manágua 
 
 
Brasil Brasília 
Brasil Caucaia 
Brasil Fortaleza 
Nicarágua Manágua 
Nicarágua Granada 
 
d) IDEOGRÁFICO (assunto) 
 
 Ideográfico Alfabético Dicionário: 
Direito Administrativo Administração Pública 
Administração Pública Administração Geral 
Gestão de Pessoas Constituição Federal 
Constituição FederalDireito Administrativo 
Direito Penal Direito Penal 
Gestão de Materiais Direito Tributário 
Direito Tributário Gestão de Materiais 
Administração Geral Gestão de Pessoas 
 
 Ideográfico Alfabético Enciclopédico: 
Direito Administrativo 
Administração Pública 
Gestão de Pessoas 
Constituição Federal 
Direito Penal 
Gestão de Materiais 
Direito Tributário 
Administração Geral 
Administração 
Administração Pública 
Administração Geral 
Gestão de Materiais 
Gestão de Pessoas 
Direito 
Constituição Federal 
Direito Administrativo 
Direito Penal 
Direito Tributário 
 
 Ideográfico Numérico 
 
Decimal: Haverá 1 classe geral e 9 classes principais (1.1 a 1.9, depois deverá ser 2.0) 
Exemplo: 
1.0 Conceitos Fundamentais 
1.1 Divergências e Convergências 
1.2 Missão, Visão e Valores 
1.3 Bó bó 
1.4 Abobrinha 
1.5 Vocês 
1.6 Cansei 
1.7 Socorro 
1.8 Afe 
1.9 Pode ir 
2.0 Novo 
 
Duplex: (As subdivisões são ilimitadas). 
Ideográfico 
Alfabético 
Dicionário 
Enciclopédico 
Numérico 
Decimal 
Duplex