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LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 1 Liderança e processos de gestão Apostila LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 2 ÍNDICE APRESENTAÇÃO 6 AULA 1: PENSAMENTO ADMINISTRATIVO 7 INTRODUÇÃO 7 CONTEÚDO 7 EVOLUÇÃO DO PENSAMENTO ADMINISTRATIVO 7 APRENDA MAIS 15 EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO 24 REFERÊNCIAS 25 AULA 2: CULTURA ORGANIZACIONAL 26 INTRODUÇÃO 26 CONTEÚDO 27 CULTURA ORGANIZACIONAL 27 CLIMA 29 PESQUISA DE CULTURA E CLIMA 31 MODELOS E PROCESSOS DE COMUNICAÇÃO 31 APRENDA MAIS 33 EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO 34 REFERÊNCIAS 35 AULA 3: NEGOCIAÇÃO – GESTÃO DE CONFLITOS 36 INTRODUÇÃO 36 CONTEÚDO 36 INTRODUÇÃO 36 VISÃO POSITIVA DO CONFLITO 37 CAUSAS POSSÍVEIS DOS CONFLITOS 37 NÍVEIS DE CONFLITOS 38 TIPOS DE CONFLITOS 39 ORGANIZAÇÕES E CONFLITOS INTERPESSOAIS 40 CONSEQUÊNCIAS DOS CONFLITOS 40 CONFLITOS E NEGOCIAÇÃO 41 LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 3 ETAPAS DA NEGOCIAÇÃO 42 HABILIDADE DO NEGOCIADOR 43 POSSÍVEIS ERROS 43 ESTILOS DE NEGOCIAÇÃO 46 CARACTERÍSTICAS DOS NEGOCIADORES 46 APRENDA MAIS 47 EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO 47 REFERÊNCIAS 49 AULA 4: TRABALHO EM EQUIPE 50 INTRODUÇÃO 50 CONTEÚDO 50 RELAÇÕES PESSOAIS 50 DIFERENÇA ENTRE EQUIPE E GRUPO 52 EQUIPES DE ALTA PERFORMANCE 53 VANTAGENS DAS EQUIPES DE ALTA PERFORMANCE 54 PILARES DO TRABALHO EM EQUIPE 55 CONFLITOS E RELACIONAMENTOS PESSOAIS NA ORGANIZAÇÃO 57 AÇÕES DO GESTOR 58 APRENDA MAIS 62 EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO 62 REFERÊNCIAS 63 AULA 5: LIDERANÇA FORMAL E INFORMAL 64 INTRODUÇÃO 64 CONTEÚDO 64 INTRODUÇÃO 64 CONCEITOS DE LIDERANÇA 66 LIDERANÇA E PODER 67 QUALIDADES BÁSICAS PARA O EXERCÍCIO DA LIDERANÇA E GERENCIAMENTO PARTICIPATIVO 69 LIDERANÇAS FORMAIS E INFORMAIS 71 LIDERANÇA E PROCESSO NO TRABALHO 72 O LÍDER E A DELEGAÇÃO 74 APRENDA MAIS 76 LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 4 EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO 76 REFERÊNCIAS 77 AULA 6: FUNÇÕES DA LIDERANÇA 78 INTRODUÇÃO 78 CONTEÚDO 78 INTRODUÇÃO 78 O MUNDO DO TRABALHO HOJE 80 LIDERANÇA E DESENVOLVIMENTO EMPRESARIAL 81 FUÇÕES DAS LIDERANÇA 83 OS SETE HÁBITOS 84 APRENDA MAIS 85 EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO 85 REFERÊNCIAS 87 AULA 7: ESTILOS DE LIDERANÇA 88 INTRODUÇÃO 88 CONTEÚDO 88 INTRODUÇÃO 88 ESTILOS GERENCIAIS 89 LIDERANÇA SERVIDORA 91 LIDERANÇA SITUACIONAL 95 DIFERENÇAS ENTRE CHEFIA E LIDERANÇA 98 O QUE OS LÍDERES PRECISAM APRENDER 99 APRENDA MAIS 100 EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO 100 REFERÊNCIAS 102 AULA 8: MODELO DE LIDERANÇA COACHING 103 INTRODUÇÃO 103 CONTEÚDO 103 INTRODUÇÃO 103 COACHING 104 TIPOS DE COACHING 107 MENTORING 107 LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 5 O LÍDER-COACH 108 APRENDA MAIS 111 EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO 111 REFERÊNCIAS 112 CHAVES DE RESPOSTA 113 AULA 1 113 EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO 113 AULA 2 113 EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO 113 AULA 3 113 EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO 113 AULA 4 114 EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO 114 AULA 5 114 EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO 114 AULA 6 114 EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO 114 AULA 7 114 EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO 114 AULA 8 114 EXERCÍCIOS DE FIXAÇÃO 114 CONTEUDISTA 116 LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 6 Liderança e processos de gestão - Apostila Apresentação A boa relação do gestor com sua equipe vem sendo o grande diferencial para o sucesso das empresas contemporâneas. Nesse cenário, a retenção de talentos está condicionada ao ambiente proporcionado pela empresa e pelas oportunidades de crescimento nela existentes. Dessa forma, considerado como figura central do referido processo, o gestor assume importância estratégica na condução de sua equipe e deve possuir sólida formação para se transformar em agente de desenvolvimento e estimulador de potencial. Nesta disciplina, discutiremos sobre os estilos de liderança presentes nas empresas e os modelos de comunicação e negociação necessários à gestão de conflitos dentro da cultura organizacional. Sendo assim, esta disciplina tem como objetivos: Identificar estratégias para a negociação e a comunicação nas empresas; Utilizar os estilos de liderança de modo adequado; Gerenciar equipes de alta performance. LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 7 Aula 1: Pensamento administrativo Introdução Nesta aula, você saberá como as correntes de pensamento predominantes em diversas épocas influenciaram a forma de pensar dentro das empresas, gerando mudanças na gestão de pessoas. Todas as organizações possuem processos e precisam entendê-los para aperfeiçoá-los constantemente. Logo, a partir da compreensão dos macroprocessos organizacionais, você terá condições de analisar os processos internos de cada realidade empresarial e de redesenhá-los – quando necessário. Objetivos Reconhecer as fases do pensamento administrativo e sua correlação com a evolução do pensamento da humanidade; Identificar como o pensamento administrativo e a evolução dos modelos de gerenciamento estimularam a valorização das pessoas dentro das empresas; Explicar como os macroprocessos são desenhados e como estão divididos nas organizações. Conteúdo Evolução Todos nós sabemos que a capacidade de evoluir é inerente à condição humana. Isso justifica nossa busca incessante por melhores condições de vida, o que tem provocado grandes alterações no cotidiano de cada indivíduo. LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 8 No ambiente empresarial, não poderia ser diferente: a forma de gerir as pessoas sempre se modifica. Através deste estudo, identificaremos como essas transformações ocorreram simultaneamente aos movimentos que dominaram o pensamento humano em diversas épocas da história. Durante esse percurso, duas características se destacaram no progresso do pensamento administrativo, levando-nos às seguintes conclusões: A evolução não é linear Isso significa que o referido processo evolutivo não aconteceu em uma curva crescente, sempre em direção à melhoria. A evolução apresentou momentos altos e baixos, além de diversas fases de avanços e retrocessos. A partir desse movimento contínuo, experimentamos novos modelos de gestão para, depois, restabelecer os antigos. A evolução não é excludente Essa característica demonstra que podemos admitir a existência simultânea – no mesmo período e local – de modelos administrativos diferentes e, por vezes, contraditórios. Essa é a essência do pensamento dialético1. Em outras palavras, um modelo não precisa eliminar o antecessor para ser válido e provar sua eficácia, pois consegue mostrar sua funcionalidade mesmo quando outros ainda são aplicados. 1 Pensamento dialético Debate de ideias em que um posicionamento é defendido e contradito logo depois, como uma oposição de forças (antítese) que tendem a se dissolver em uma solução (síntese). Esse processo ocorre por meio do diálogo e da discussão. LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 9 Atividade de trabalho Em um período anterior à Revolução Industrial, a sociedade era agrária, e a maioria dos trabalhadores vivia no campo. O local de trabalho era sua própria casa ou a fazenda, o que permitia a convivência muito mais próxima com as famílias. Em muitos casos, inclusive, toda a família trabalhava unida na preparação da terra para o plantio e a colheita. Mas, nessa época,os nobres e o clero não trabalhavam, pois a atividade laboral era considerada de pouco prestígio e sem muito glamour. O conceito de que o trabalho enobrece o homem é muito recente na história do pensamento. Atenção Fazendo uma analogia desse período com a atualidade, podemos comparar tais trabalhadores com os profissionais de hoje: aqueles que praticam home office2, mantendo contato com a empresa para a qual prestam serviços pelo computador. 2 Home office Expressão inglesa que significa trabalho realizado em casa. LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 10 Modelos de gestão: antigos X novos Na fase da história a que nos referimos anteriormente, não havia muita mobilidade social, e era raro uma pessoa conseguir furar esse bloqueio. Havia, dessa forma, certa predestinação em relação ao futuro dos indivíduos no âmbito profissional: filho de artesão era artesão, filho de soldado era soldado e filho de rei era rei. Em um cenário com essas características, que funcionou por milênios, como podemos entender a ferramenta de gestão de pessoas? Evidentemente, não havia necessidade de requinte ou de preocupação com os cuidados a que estamos acostumados hoje em dia. O modelo de gestão da época resumia-se apenas à coerção e era praticamente centralizado na figura do capataz que, de modo geral, não possuía formação alguma para liderar ou compreender aspectos mais subjetivos do ser humano. Atualmente, ainda encontramos muitas situações semelhantes a essa. Você já deve ter assistido a reportagens sobre empregados libertados de trabalhos em que eram tratados como escravos ou em situação de cárcere privado. Esses exemplos comprovam o que afirmamos anteriormente: Os antigos modelos de gestão ainda estão presentes no mundo contemporâneo e convivem com aqueles mais modernos. Revolução Industrial: surgimento das máquinas Com o início da Revolução Industrial, o mundo passou por uma mudança radical: o homem foi substituído pelas máquinas. LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 11 Essa revolução impactou tanto a humanidade que nunca mais fomos os mesmos – as máquinas de hoje, por exemplo, são motivo de empolgação. Com a introdução das máquinas nas fábricas ou empresas, o trabalho de 5 ou 10 homens, agora, era feito por um equipamento que funcionava sem parar, não pedia aumento de salário tampouco faltava por algum motivo. Isso chamou a atenção de muitos gestores, que se entusiasmaram com a possibilidade de otimização do trabalho. Tanto foi assim que, para conseguir um emprego, o homem deveria se igualar à máquina, transformando-se em uma peça da engrenagem. Como consequência disso, vários trabalhadores passaram a adoecer de forma precoce e deixaram de manifestar sua individualidade. Afinal, esse tratamento os reduzia a meros objetos que podiam ser descartados quando não oferecessem o retorno desejado ou substituídos rapidamente quando apresentassem algum defeito. Galeria de vídeos Sem dúvida, o mais emblemático registro dessa situação encontra-se eternizado nestas cenas do filme Tempos Modernos, de Charlie Chaplin LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 12 O período de surgimento das máquinas caracterizou-se por um pensamento administrativo voltado para os seguintes modelos de trabalho: Modelo taylorista Desenvolvido por Taylor 3 , esse modelo foi marcado pelo controle do trabalhador e a repetição mecânica de movimentos minuciosamente estudados. Modelo fordista Para Ford4 , as tarefas deveriam ser simples, a fim de facilitar a linha de produção, ou seja, o trabalhador não precisava pensar muito. Esse indivíduo representava mais a mão de obra do que um ser reflexivo com ideias ou desejos de crescimento profissional. Com esse trabalho fatigante e sem prazer em que se baseavam tais modelos, chegou-se a afirmar que o único objetivo do trabalho era o salário e que nada mais interessaria ao trabalhador. 3 Frederick Taylor Engenheiro norte-americano que revolucionou todo o sistema produtivo no início do século XX ao introduzir o conceito da chamada Administração Científica – base sobre a qual se desenvolveu a atual Teoria Geral da Administração. Preocupado em estudar o tempo das ações humanas nas fábricas, Taylor acreditava na possibilidade de redução dos tempos mortos e dos movimentos desnecessários do operador, o que ampliaria as condições de otimização de qualquer processo de trabalho. http://www.infoescola.com/biografias/frederick-taylor/Adaptado de: . 4 Henry Ford Defensor da ideia de Taylor, Ford era adepto da racionalização do trabalho e foi o responsável pela introdução da linha de montagem: processo que permitia a circulação de peças sobre uma esteira até os postos de trabalho de cada operário, que adotava movimentos reduzidos e precisos na realização da tarefa atribuída a ele. Disso resultou o conceito de automação do trabalho. LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 13 Mas a utilização das máquinas para fins bélicos nas primeira e segunda grandes guerras mundiais fez com que muitos filósofos e pensadores de vários lugares do mundo se questionassem quanto ao uso e à importância dessas invenções. Afinal, o próprio conceito de homem estava ficando em segundo plano. Por isso, era necessário reverter esse quadro. Guardadas as proporções, nossa espécie começou a renascer. Redescoberta do ser humano Após a Revolução Industrial, os estudos sobre a importância do relacionamento humano se multiplicaram e a humanização do trabalho começou a ganhar um corpo teórico. Nessa fase, as pesquisas sobre motivação do trabalhador e os aspectos da liderança se destacaram. Uma dessas pesquisas ocorreu em uma fábrica de Western Electric, situada em Chicago, que contratou uma equipe de pesquisa de Harvard afim de averiguar a influência das condições da luminosidade na produtividade de seus funcionários. Depois de diversas formas de análise a conclusão que pôde extrair foi que não era a luminosidade que influenciava no aumento da produtividade e sim o grau de integração social entre os funcionários que fazia subir o nível de produção, ou seja, a pesquisa demonstrou a importância do fator psicológico na produtividade e como o relacionamento entre os diversos níveis hierárquicos estimula o sentimento de pertença de um grupo e de uma organização. Essa pesquisa ficou conhecida como experiência de Hawthorne. LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 14 Atenção Esse período deixou grandes conquistas para o trabalhador. Conquistas essas que são mantidas até os dias atuais. O combate ao rigor excessivo da liderança, a preocupação com o ambiente físico do trabalho, a organização de treinamentos para o trabalhador (educação para o trabalho), o estímulo à autonomia, e a consciência do prazer e da autorrealização com o seu trabalho são vitórias antigas que respiramos nos ares contemporâneos. A evolução no pensamento administrativo dessa época foi provocada pelos reflexos da organização do trabalhador em classes. As empresas se viram obrigadas a se relacionarem com movimentos organizados que lutavam por interesses coletivos. Sendo assim, novas técnicas foram desenvolvidas para a condução de negociações e para gerenciar conflitos que, não raro, chegavam à paralização total das atividades empresariais. Os direitos trabalhistasadquiridos trouxeram estabilidade aos empregados de muitos países e provocaram ajustes na forma de administração de empresas. Como resultado, a relação capital-trabalho se modificou, o que implicou a aprendizagem constante de ambos os lados. Momento atual Finalmente, considerado como eclético e mais flexível, o pensamento administrativo da atualidade tem como proposta conciliar os dois grandes modelos anteriores. LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 15 Se pudéssemos fazer uma síntese dessa proposta, diríamos que se trata de respeitar as diferenças, admitindo que os desafios ainda são enormes. Mas, apesar das desigualdades e dos problemas diversos ainda presentes no cenário atual, seu foco está em extrair de cada um dos modelos citados o que há de melhor. Em outras palavras, o modelo contemporâneo de gestão propõe utilizar o estado da arte de cada um de seus antecessores. Diante de um cenário constantemente mutável, o pensamento administrativo de hoje deve estar pautado na capacidade de prontidão e de competência do gestor em propor mudanças sempre que necessário. Galeria de vídeos Assista ao vídeo “Empresas modernas têm mudanças no ambiente e nas rotinas de trabalho”. Após assistir ao vídeo sugerido, você deve ter percebido que a capacidade para atuar no mercado de hoje envolve muito mais do que apenas ter uma boa formação. Atualmente, espera-se que o profissional apresente diversas competências, não tendo seu perfil de trabalho totalmente definido. Ele deve ter domínio técnico (competências técnicas) aliado ao lado relacional (competências comportamentais). Ou seja, de nada adianta ter competências técnicas e dominar muito bem determinadas funções se não consegue trabalhar em equipe ou se não é escolhido para formar uma dupla em determinado projeto. LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 16 Além disso, cultura geral, domínio de línguas, capacidade de adaptação e comprometimento com a organização são exigências cada vez mais comuns para profissionais com desejo de carreira profissional. Perfil do gestor moderno Vivemos, atualmente, em um mundo globalizado que ultrapassa barreiras. Com o advento da tecnologia – cujo intuito é eliminar as distâncias –, acabamos nos tornando profissionais mais exigentes em relação à qualidade de vida e às possibilidades de crescimento dentro das organizações. Esse 5recai sobre aqueles que se encontram em posições nível de exigência de liderança. Diante desse cenário, cabe ao gestor moderno preparar-se para fazer frente ao novo perfil que dele se espera, pensando em um futuro incerto. Ter a capacidade para atuar no mercado de hoje envolve muito mais do que apenas possuir uma boa formação. Esse profissional precisa apresentar diversas competências – sejam estas técnicas ou comportamentais –, articulando-as umas com as outras. Até porque de nada adianta dominar muito bem determinadas funções se não é possível trabalhar em equipe. Com a competição cada vez mais acirrada e um consumidor mais crítico e consciente de seus direitos, pequenos detalhes no gerenciamento organizacional podem significar o ganho ou a perda de importantes negócios. 5 Nível de exigência Entre as exigências mais comuns voltadas para profissionais da área de negócios, estão: Cultura geral; Domínio de línguas; Capacidade de adaptação; Comprometimento com a organização. LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 17 Conheça, adiante, os aspectos fundamentais a essa nova prática de gestão de pessoas. Mecanismos de gestão Para atrair e manter profissionais talentosos dentro das empresas, os gestores modernos devem utilizar as mais recentes ferramentas de gestão e liderança. O foco desses mecanismos está no relacionamento do seguinte binômio: Como práticas eficazes para manter a motivação do trabalhador em início de carreira, podemos citar a valorização da inteligência emocional e o 6 . Evidentemente, nada disso acontece em um mundo empowerment perfeito. O nível de estresse nunca atingiu um patamar tão alto – afinal, jamais se exigiu tanta perfeição dentro de prazos cada vez menores. Além disso, muitas pessoas associam suas noções de felicidade ao sucesso profissional. Por essa razão, o gestor precisa transformar-se em um agente de desenvolvimento humano, pautando sua gestão nas estratégias que potencializam performances, sem deixar de lado os PROCESSOS. 6 Empowerment Palavra de língua inglesa que significa empoderar, ou seja, dar poder ao colaborador para que tenha autonomia e se sinta mais comprometido com seu trabalho. LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 18 Processos nas organizações Quando estudamos a forma como as empresas são gerenciadas, entendemos o motivo de tanta atenção aos processos: são eles que garantem a essência de um empreendimento e seu resultado positivo. Os processos organizam as atividades previstas pela empresa e possibilitam que os funcionários visualizem cada etapa da cadeia desenhada para FAZER O NEGÓCIO ACONTECER. Nem sempre, essa segmentação de tarefas é de simples compreensão, o que tem obrigado as organizações a se debruçarem, continuamente, em estudos permanentes de melhoria de processos. Veja, a seguir, em um nível macro, como funcionam os processos empresariais e entenda cada uma de suas etapas dentro de uma sequência sistêmica. Funcionamento dos processos Dentro de uma organização, os processos dividem-se em três grandes dimensões, quais sejam: De forma bem resumida, qualquer empresa é concebida com estas finalidades: ser útil e apresentar soluções que contemplem as necessidades de seus clientes. Muitas dessas soluções, inclusive, são expostas antes mesmo da solicitação dos consumidores. LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 19 Quando ampliamos nosso olhar sobre cada uma dessas dimensões, começamos a depurar suas sutilezas e a entender a importância das relações estabelecidas entre elas. Disso resulta a importância do gerenciamento por processos! Ao utilizar a ferramenta de gerenciamento de processos, não basta às empresas apenas verificar se parte deles funciona muito bem, porque outro segmento pode deixar a desejar. Todos devem estar comprometidos uns com os outros. É por isso que o gestor deve propor a interface entre as atividades da organização e agir como facilitador para os realinhamentos necessários. Subdividindo os processos em elementos mais detalhados, chegamos ao seguinte desenho: 1 - Atenção ao foco do cliente Atualmente, mais do que focar no cliente, devemos atentar para onde ele direciona suas intenções. Essa é uma tendência do gerenciamento moderno que distingue um processo do outro por sua qualidade. LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 20 Esse pequeno detalhe faz a grande diferença: o cliente reconhece que o esforço da empresa está concentrado em entender exatamente sua demanda através de SEU ponto de vista, e não da visão de mercado. Esse rapport 7deve ser franco e natural, de modo que possamos sentir cada situação como verdadeiros consumidores. Quando consegue atingir esse padrão de atendimento, a organização incorpora tal postura como traço de sua cultura. A demanda do cliente deve ser analisada por completo, pois só dessa forma entenderemos exatamente o queele necessita. É possível, por exemplo, sugerir algumas ideias de demandas desconhecidas pelos consumidores. Geralmente, essas soluções causam maior impacto positivo. Portanto, saber ouvir os discursos explícitos ou implícitos do cliente é o ponto central de um bom atendimento. A qualidade desse serviço é representada pela percepção do consumidor quando sente que sua demanda passa a ser, também, NOSSA demanda. 2 - Planejamento O planejamento é a etapa crucial de todo e qualquer processo. Trata-se do momento em que analisamos a conjuntura organizacional, definindo as possibilidades e os caminhos mais viáveis de concretização das atividades. 7 Rapport Palavra francesa que significa acolhimento. LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 21 Muitas vezes, essa fase é negligenciada em empresas cujas culturas são imediatistas. A consequência é o retrabalho e a surpresa com custos não previstos. Poderemos evitar esse quadro se planejarmos as tarefas com riqueza de detalhes, fazendo um levantamento de todos os cenários possíveis com foco no futuro. Um planejamento bem feito inclui as demandas do cliente e a viabilidade de soluções para determinados problemas. Para tal, devemos: Definir metas claras; Verificar quais são os recursos necessários8 para atingi-las; Identificar, previamente, os riscos envolvidos no processo; Considerar a gama de variáveis externas que podem comprometer o acordado com o cliente. Finalmente, essa etapa é concluída com a elaboração do Plano de Ação – quando definimos O QUE, POR QUE, QUANDO, COMO, ONDE será feito e POR QUEM será gerenciado. 3 - Gerenciamento do processo Este é o momento em que o gestor pode – e DEVE – mostrar toda a sua competência, efetivando, de modo empreendedor, aquilo que foi planejado. 8 Recursos necessários Entre os meios necessários para a realização de um projeto, podemos destacar: A quantidade de recursos humanos; Os recursos materiais; O aporte financeiro. Esses dados formam a matéria-prima do orçamento – como, por exemplo, o prazo de entrega e a faixa de preço final para o cliente. LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 22 Sua preparação para gerenciar e executar qualquer projeto dentro de uma organização deve-se basear em uma única palavra: FLEXIBILIDADE. Considerando que as mudanças ocorrem com uma velocidade cada vez maior, muito do que foi planejado e orçado dentro de um contexto específico pode necessitar de novos cálculos e ajustes para garantir sua manutenção. Essas variáveis não controladas9 pela organização podem ser previstas no planejamento, mas isso não impede que o gestor realinhe, com frequência, os processos da empresa. Um gestor bem preparado deve praticar duas ações: Monitorar o andamento do projeto Esta ação pode ser concretizada através de indicadores bem definidos que são analisados por procedimentos frequentes de follow up10. Quando isso acontece, as pequenas variações de rumo são rapidamente detectadas e logo corrigidas. Aplicar o plano B Esta alternativa não é fruto de atitude intempestiva ou de lampejos de sorte. Afinal, algumas situações podem ocorrer sem que todas as variáveis tenham 9 Variáveis não controladas Como exemplos de imprevistos a que as empresas estão sujeitas, podemos citar: A demissão voluntária de profissionais-chave; O atraso por parte de fornecedores na entrega de insumos importantes; A alteração de marcos regulatórios em virtude de mudanças governamentais etc. 10 Follow up Expressão inglesa que significa fazer o acompanhamento. LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 23 sido mapeadas e previstas no planejamento – mesmo quando este é bem elaborado. Nesses casos, o gestor deve ter perspicácia suficiente para agir com velocidade e com a intensidade correta, redirecionando o curso do trabalho. 4 - Entrega de resultados A entrega de resultados representa o coroamento de todo projeto: é quando garantimos a qualidade do que foi encomendado no prazo definido. Trata-se do momento em que a empresa fornecedora tem a chance de encantar o cliente com uma entrega acima de suas expectativas. Essa superação tem produzido a fidelização de consumidores exigentes que, além de aguardarem pelo acordado, esperam algo a mais por parte do fornecedor. Muitas vezes, a entrega ocorre antes do previsto, em um prazo mais curto. Em outras ocasiões, esse serviço diferencial se apresenta em forma de garantia maior do produto ou de assistência técnica estendida. O importante é oferecer ao cliente uma surpresa agradável! 5 - Fator humano Finalmente, chegamos ao fator humano. Toda a linha do processo de trabalho que apresentamos anteriormente só é possível porque existem PESSOAS que lhe dão o suporte necessário. Esses profissionais formam o verdadeiro diferencial para o sucesso de qualquer projeto. LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 24 Ao longo desta disciplina, você entenderá a importância do ser humano dentro das organizações e o motivo pelo qual as empresas estão buscando cada vez mais humanizar o ambiente de trabalho, valorizando os indivíduos que nelas atuam. Aprenda Mais Conheça o Blog Para quem quer passar e leia o post sobre a Natureza e evolução do pensamento administrativo encontrado no link abaixo http://paraquemquerpassar.blogspot.com.br/2011/06/natureza-e-evolucao-do- pensamento.html Exercícios de fixação Questão 1 Analisando a evolução do pensamento administrativo, é INCORRETO afirmar que no período do surgimento das máquinas: a) Foram criadas as teorias sobre motivação. b) A única finalidade do trabalho era o salário. c) A simplificação do trabalho especializava o trabalhador. d) O trabalhador não deveria pensar muito, mas ser alienado. e) Os equipamentos representavam a perfeição, e o homem deveria imitá- los. Questão 2 O mundo atual dos negócios exige que os profissionais possuam condições de alto desempenho no trabalho, além do convívio adequado em equipe. Essas competências são, respectivamente, denominadas: a) Específicas e globais b) Empresariais e sociais LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 25 c) Trabalhistas e emocionais d) Técnicas e comportamentais e) Organizacionais e relacionais Questão 3 Todas as empresas possuem processos desenhados para otimizar seu trabalho. Entre as opções a seguir, assinale aquela que aponta a sequência CORRETA de macroprocessos que devem ser realizados em prol dessa melhoria contínua: a) Identificação da demanda, planejamento e entrega do produto. b) Atenção ao foco do cliente, planejamento e entrega de resultados. c) Planejamento, gerenciamento do processo e entrega de resultados. d) Gerenciamento do processo, elaboração da solução e planejamento. e) Identificação da demanda, elaboração da solução e entrega do produto. Referências CARBONE, Pedro Paulo (org.). Gestão por competência e gestão do conhecimento. 3ª ed. – Rio de Janeiro: Editora FGV, 2009. LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 26 Aula 2: Cultura organizacional Introdução Nesta aula, trataremos da cultura organizacional e de como ela influencia a rotina empresarial. Abordaremos seus elementos e a sua produção (subjetiva e objetiva). Como sabemos, a cultura de uma empresadefine a sua forma de agir e de se apresentar ao mercado. É ela que, muitas vezes, define o interesse de um talento em participar de um processo seletivo. Afinal, quem não desejaria trabalhar numa empresa onde a cultura valorizasse o profissional e estimulasse o desenvolvimento de todos? Dentro da cultura também veremos o clima organizacional e a sua importância para fidelizar talentos e promover a qualidade de vida no trabalho. O clima dentro de uma empresa reflete o prazer de se trabalhar naquele lugar e faz com que o ambiente fique estimulante ao mesmo tempo em que é acolhedor. Vamos discutir a importância da pesquisa para identificar as caraterísticas da cultura e do clima e como devemos aproveitar seus resultados para definirmos ações estratégicas de melhoria. Finalizaremos com a apresentação dos modelos e processos de comunicação destacando a comunicação vertical e horizontal dentro da empresa. Objetivos: Demonstrar como a cultura organizacional se estabelece e influencia todos os processos dentro da empresa; Destacar a importância do clima organizacional como agente de retenção dos colaboradores; Identificar os processos de comunicação e seus elementos. LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 27 Conteúdo Cultura Organizacional Como temos visto, o ser humano tem sido o grande agende de mudança para a sociedade e para as empresas. Portanto, podemos concluir sem receio que o sucesso de um empreendimento está vinculado ao diferencial feito pelas pessoas que o conduzem. São essas pessoas que darão “alma” ao negócio e colocarão em prática aquilo que foi planejado. Ou seja, de nada adianta em excelente desenho para os processos organizacionais se o fator humano não estiver comprometido com ele. Para que possamos entender esse fenômeno devemos analisar em que contexto tudo isso acontece. Uma das formas de se fazer essa análise está no estudo da cultura organizacional. Olhando para sociedades podemos entender a cultura de um povo por sua produção subjetiva e produção objetiva das pessoas que a compõem. Como subjetiva entendemos a produção mental do pensamento humano, tais como crenças, lendas, histórias, leis, ideias, valores, padrões de comportamento etc., que representam a cultura de um povo. Como exemplos da produção objetiva podemos citar a arte, o vestuário, a alimentação, o mobiliário, o artesanato, as instituições, as máquinas, as construções etc. Ao considerarmos a cultura de uma empresa devemos levar em conta que a mesma está inserida numa sociedade e que por ela é influenciada. Portanto, para analisarmos a cultura de uma empresa é comum iniciarmos verificando a sua origem. No caso das multinacionais, vamos considerar qual é o seu país de origem; no caso das nacionais, em qual estado está localizada a sua matriz, LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 28 pois é de lá que partem as orientações gerais. Isso ajuda a entender a forma de como as coisas funcionam e como deve ser a melhor forma de se fazer uma intervenção, quando necessário. O modelo empresarial nos permite olhar para a cultura organizacional e identificar também as duas formas de produção: a subjetiva e a objetiva. A primeira diz respeito às normas e valores que regem a rotina administrativa e possibilita a organização da hierarquia com sua rede de relações. São esses pontos que definem o que é certo e errado, o normal e anormal, quem será digno de promoção – por ter agido dentro dessas normas - ou de punição, quando burlá-la. Esses traços da cultura e devem ser bem entendidos por todos que dela fazem parte da empresa, sob pena de haver grande chance de ruído de comunicação ou frustração pelo não entendimento das normas vigentes. A segunda está relacionada aos instrumentos e processos utilizados para se trabalhar na empresa. Nesse grupo estão incluídas todas as máquinas, equipamentos, o layout (disposição do mobiliário), a forma como se divide o trabalho, os recursos materiais, a linguagem específica (termos técnicos), cronogramas etc. Esse nível também expressa muito de uma cultura e deve ser observado quando queremos entender como a empresa funciona. Isso pode ser percebido pela decoração dos diversos ambientes, modelos de cadeiras para níveis hierárquicos diferentes ou pelas vagas exclusivas no estacionamento da empresa, por exemplo. A cultura organizacional também “importou” os termos dos estudos sobre cultura e passou a utilizá-los na análise da dinâmica empresarial. Assim, os conceitos de ritos, tabus, mitos e crenças podem ser vistos como elementos organizacionais e considerados quando há necessidade de se preparar um diagnóstico. LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 29 Além da cultura interna das empresas, também devemos atentar para a importância das modificações na cultura geral que acontecem nas sociedades e podem influenciar os negócios da corporação. São tendências e modificações de hábitos que devem ser identificados antes que a empresa fique defasada em seus produtos e serviços. O nome do profissional que vem assumindo esse segmento chama-se coolhunter (caçador de tendências) ou de CCO (Chief Culture Officers). Focados nas rápidas modificações de traços na cultura, esses profissionais têm a função de decodificar as tendências na moda, música, cinema e comportamentos de maneira geral para atualizar os traços culturais da empresa: valores e imagem. Tudo isso tem importância tanto para fidelizar clientes quanto para se transformar numa empresa atraente que capte e consiga reter seus talentos. Clima Se a cultura pode ser comparada com a personalidade de uma empresa, o seu clima é a sua emoção. Podemos dizer se uma empresa está feliz ou infeliz pelo seu clima organizacional, pois é através dele as emoções dos trabalhadores aparecem. Quando o clima é bem diagnosticado podemos verificar o nível de motivação dos colaboradores, assim como, o prazer de se fazer parte daquela empresa. Ele fornece um retrato das emoções de cada profissional, mas também de cada segmento que interesse ser investigado. Para uma empresa que esteja preocupada com seu pessoal, identificar se uma determinada filial está com problemas de relacionamento afetando a LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 30 produtividade ou se um grupo de empregados de uma determinada faixa de etária está insatisfeita com os benefícios oferecidos, pode ser a matéria-prima para elaboração de estratégias que evite a perda de talentos ou que a baixa produtividade. A gestão contemporânea conseguiu evoluir do modelo econômico de entendimento do ser humano, onde a recompensa monetária bastava para motivar o profissional para uma visão mais humanista onde o empregado passa a ser visto como sociável e suscetível ao nível de satisfação que encontrava no ambiente de trabalho. Ou seja, a relação da satisfação com a produtividade passou a ser percebida e constatada, fazendo parte, logicamente, do interesse de estudo dos gestores. A identificação do clima (nível de prazer, satisfação) do funcionário deixou de ser um aspecto incompatível com a seriedade do ambiente empresarial e passou a ser estimulada como forma de agir sobre a performance desse trabalhador. A antiga ideia da empresa como o “império” da racionalidade onde o trabalhador devia se anular emocionalmente ao cruzar o portão de entrada respaldou muitas campanhas motivacionais fundamentadas na individualidade que estimulavam a luta pelo poder, o conflito e desunião. Não há clima quesuporte isso nem profissional que não fique saturado. A preocupação com a saúde do seu cliente interno fez com que a empresa começasse a desmontar esse cenário onde todos se viam numa selva e o sucesso era definido pela lei da sobrevivência. Se numa relação bem simples podemos dizer que toda a empresa visa a melhoria do seu desempenho, a melhoria dos seus lucros e a melhoria de sua imagem no mercado, e que tudo isso está relacionado ao bem-estar do trabalhador, como pensar em desenvolvimento sem considerar o clima organizacional como indicador da “felicidade” da empresa. LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 31 Pesquisa de cultura e clima A identificação dos traços de uma cultura ou do clima organizacional deve ter como objetivo a produção de material estratégico para a tomada de decisão. Portanto, qualquer erro nesse diagnóstico pode levar a empresa para uma direção equivocada. A forma de se reduzir esse risco é se valer de uma pesquisa. Com a aplicação de instrumentos bem desenhados e com perguntas bem elaboradas é possível extrair a percepção que os colaboradores possuem da empresa, em todos os níveis. Com esses dados tabulados e interpretados é hora de se montar o plano de ação que ofereça respostas aos empregados. Um dos pontos mais delicados de uma pesquisa desse nível está na prontidão da resposta da empresa ao que foi assinalado pelos colaboradores como ponto de insatisfação. A demora em se por em prática ações que atuem sobre esses pontos pode provocar a perda de credibilidade no processo e aumentar a insatisfação diagnosticada. Nessas pesquisas diversos temas são investigados. Os mais comuns são: ambiente físico, modelos de recompensa e reconhecimento, ambiente psicológico, relação com chefia, satisfação com benefícios, orgulho em fazer parte da empresa, comunicação, divisão de responsabilidade, participação na tomada de decisão, delegação, autonomia no trabalho, exercício da criatividade, entre outros. Modelos e processos de comunicação Os processos de comunicação são bem conhecidos e utilizados há muito tempo dentro das empresas. Entretanto, apesar de toda tecnologia de ponta e muita literatura a respeito, ainda encontramos muitos problemas de comunicação em todos os diagnósticos realizados sobre esse tema. LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 32 O processo de comunicação está constituído pela dinâmica produzida por elementos bem definidos dentro um sistema que, na sua essência, faz a informação chegar para outras pessoas. Inclusive, a palavra comunicação vem do grego “communis” que significa comum. Em outras palavras, seria o fazer comum, ou seja, fazer conhecido por meio de intercâmbios de informações. Seus elementos básicos são definidos pelo emissor (quem emite) e pelo receptor (quem recebe). O conteúdo transmitido é denominado de mensagem e o meio utilizado para essa transmissão é o canal de comunicação. Seus elementos mais específicos são: codificadores (põe a mensagem no código adequado para ser enviada), decodificadores (ao receber a mensagem, traduz o conteúdo do código) e feedback (sinais que retroalimentam quem emitiu a mensagem “informando” se ela foi entendida). Logicamente, esse processo nem sempre acontece de forma linear e eficaz. Em grande parte o que percebemos está “filtrado” por distorções do conteúdo que nos foi comunicado. Essas distorções acontecem pelos “ruídos” de comunicação que são interferências no processo oriundos de fatores externos (outras informações chegando ao mesmo tempo, falhas no canal de comunicação etc.), ou de fatores internos (estados emocionais do receptor, bloqueios por preconceitos, cansaço etc.). Considerando que a percepção do que enviamos nas comunicações está mais concentrada em fatores subjetivos e não verbais (53% está na percepção do nosso corpo e 38% no tom da nossa voz), apenas 7% estão nas palavras ditas. Ou seja, a complexidade da comunicação expõe o cuidado que a empresa e gestores devem ter ao enviar mensagens aos seus colaboradores, pois a chance de ruídos é elevada. Os modelos de comunicação utilizados dentro das empresas devem ser analisados considerando-se suas direções: vertical (ascendente e descendente) e horizontal (comunicação lateral). LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 33 A vertical se configura para comunicação hierárquica, ou seja, quando ela acontece de cima para baixo (gestor – subordinado / diretoria – operacional) e de vale da autoridade para enviar ordens e determinações. Sabendo-se que a mensagem pode ser enviada de várias formas (escrita, oral, não verbal), o que importa nesse caso é como essa mensagem está sendo entendida pelos receptores. A mensagem de baixo para cima caracteriza o quanto de possibilidade tem um colaborador de se fazer ouvir por seus gestores ou pela alta gestão. Nesse caso, cabe ao gestor analisar quais canais são disponibilizados para esse fim e a sua real eficácia. Afinal, quantas mensagens importantes são enviadas pelos trabalhadores, mas não chegam aos níveis mais elevados da empresa ou são distorcidas por profissionais de níveis intermediários. As mensagens horizontais (laterais) são aquelas que acontecem entre pessoas ou equipes do mesmo nível e estão mais livres das comunicações hierarquizadas. Elas podem facilitar o trabalho, mas, também, podem atrapalhar. Ao gestor, nesse caso, cabe atentar para qualquer indício de distorção, estimulando que a comunicação seja instrumento para favorecer a troca de feedback. Ou seja, que se utilizem, prioritariamente, canais que permitam a percepção quase imediata das reações do interlocutor. Aprenda Mais Leia o artigo Cultura Organizacional retirado do site Terra. PUENTE-PALACIOS, K. E. . Abordagens teóricas e dimensões empíricas do conceito de clima organizacional. Revista de Administração (USP), São Paulo, v. 37, n. 3, p. 96-104, 2002. LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 34 Exercícios de fixação Questão 1 Analisando o processo de comunicação, qual das opções abaixo possui um item que NÃO corresponde a um dos seus elementos? a) Emissor e Receptor. b) Receptor e Mensagem. c) Canal de comunicação e Emissor. d) Ruído e Receptor. e) Mensagem feedback. Questão 2 A produção de cultura organizacional segue o mesmo modelo da cultura geral, ou seja, por produção subjetiva e objetiva. Considerando a produção subjetiva, assinale a opção que apresenta exemplos dessa produção? a) Regras e normas. b) Mobiliário e decoração. c) Layout e logo. d) Maquinário e ferramentas. e) Formulários e processos. Questão 3 Ao se aplicar uma pesquisa de clima a empresa deve ter em mente que o principal fator de sucesso está na aplicação de ações correspondentes ao que foi identificado. A demora em se por em prática ações que atuem sobre esses pontos pode provocar diversos problemas. Assinale a opção que descreve esses problemas. a) Necessidade de se preparar um orçamento detalhado. LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 35 b) A perda de credibilidade no processo e aumento da insatisfação diagnosticada. c) Assumir a impossibilidade para executar ações. d) Reconhecer que o colaborador está certo. e) Dificuldade para analisar os resultados. Referências TEIXEIRA, Gilnei Mourão (org.). Gestão estratégica de pessoas. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2006. LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 36 Aula 3: Negociação – gestão de conflitos Introdução Saber dirigir situaçõesde conflito é uma qualidade muito importante essencial para empresas e pessoas. Esta capacidade é propulsora de inovações, à medida em são dos conflitos, o nascimento de soluções e oportunidades antes não vislumbradas, permitindo assim o desenvolvimento de grupos sociais maiores ou menores e o desenvolvimento pessoal e profissional dos indivíduos. Nessa aula vamos discutir e aprender sobre como negociar e gerenciar conflitos entendendo as caraterísticas da negociação e dos negociadores. Objetivos: Identificar a negociação e o conflito nas rotinas das empresariais; Perceber como utilizar a negociação e a gestão de conflitos para potencializar o atingimento de metas; Aprender a gerenciar conflitos entendendo seus tipos e especificidades. Conteúdo Introdução “Um processo de negociação bem conduzido não faz somente um vencedor, mas gera condições de satisfazer todas as pessoas envolvidas com os resultados atingidos.” Kassem Sayed Desde um tempo em que não podemos nos lembrar, os conflitos permeiam a existência humana. O interesse nos gêneros do vizinho, suas armas, sua caverna mais privilegiada, sempre foram motivos de ataques, invasões, saques e muito mais. Com o advento da linguagem e dos processos da civilização, a LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 37 diferença de interesses passou então a ser negociada, levando-se em conta as vantagens para um e outro lado. Não necessariamente, como muitos pensam, o conflito é ruim, negativo ou improdutivo. Conflitos são oportunidades para repensarmos situações, reavaliarmos possibilidades e refazermos planos. Visão positiva do conflito Embora visto como desagradável em muitas circunstâncias, o conflito pode também, apontar para direções positivas. Ele pode ser o responsável por “energizar” uma situação estagnada impeditiva de melhorias, pode ajudar a romper paradigmas, a melhorar rotinas “viciadas” e não producentes, enfim, o conflito é o momento de alçar novos voos em direção à melhorias organizacionais tão sonhadas. A negociação de conflitos é uma ciência, um estudo aprofundado para a busca do equilíbrio entre as partes que o formam. Autores descrevem as técnicas mais variadas de acordo com a natureza e a intensidade do conflito que se apresenta. Causas possíveis dos conflitos Uma boa administração dos conflitos deve levar em conta sua origem e desdobramentos. Em relação às causas dos conflitos, podemos citar: Frustração pessoal com pessoas que compartilham os mesmos ideais e, que em determinado momento, tomam direções diferentes. Temperamentos e personalidades que, se não trabalhadas em seu cotidiano, são fontes de agressões, descontentamentos e competições desnecessárias. Metas diferentes: Num mesmo setor organizacional, por exemplo, pode gerar insatisfação com colegas, superiores e clientes. LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 38 Percepções diferentes: podem gerar conflitos uma vez que percebemos e analisamos o mundo de acordo com nossos modelos mentais que, muitas vezes, são totalmente diferentes dos de outras pessoas. No ambiente de trabalho é fonte de desentendimentos e inimizades. Níveis de conflitos Podemos classificar os conflitos em vários níveis: Discussão: É o início de qualquer conflito, onde as partes lançam ideias diferentes e tentam fundamentá-las. Debate: Há a participação do lado emocional das pessoas e as tentativas de convencer a outra parte tornam-se mais evidentes. Façanhas: As partes começam a desvalorizar os argumentos uma da outra, valorizando em excesso suas posições. Imagens fixas: Argumentos baseados na imagem pré-concebida que as partes tem uma da outra. A emocionalidade neste momento não permite a clara percepção do outro. Loss of face (ficar com a cara no chão): A teimosia domina as partes, fazendo que não aceitem os argumentos uma da outra e, determinando-as a se manter no conflito a qualquer custo em nome do orgulho na maioria das vezes. Estratégias: Há uma clara distorção no processo de comunicação e ameaças e punições aparecem desveladamente. Frieza: Aparecem sentimentos de destruição e nenhuma solidariedade com o outro. LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 39 Perda do controle: O foco é a autopreservação e a preparação instintiva para a “luta” Agressões declaradas: neste nível materializa-se a agressão, podendo causar sérios danos às partes envolvidas. Podemos aplicar a descrição acima a qualquer tipo de conflito. Uma vez que rapidamente sejam reconhecidas as motivações para as desavenças, pode-se transformá-las em conhecimento mútuo e “sublimar” a agressividade em pactos de civilidade. Tipos de conflitos O conflito é muitas vezes importante e inevitável. Faz parte da “humanidade” e devemos aprender a conhecer como manipulá-lo em benefício de todos. A identificação do tipo de conflito pode nos ajudar a administrá-lo e otimizar as relações organizacionais. Latente: muitas vezes nem é percebido. Também não costuma ser declarado; aparece como um pequeno incômodo com o outro, mas facilmente descartado. Percebido: há a percepção do conflito, mas ainda não é falado. As partes o conhecem mas ainda usam ferramentas racionais para lidar com ele. Sentido: a emocionalidade se torna manifesta e é o momento de “parar e conversar” Manifesto: é o conflito aberto e percebido por terceiros, inclusive. É grave e deve ser trabalhado com a máxima urgência em benefício das partes e da organização. LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 40 Organizações e conflitos interpessoais Ocorrem entre dois ou mais membros da equipe. Suas causas são variadas: valores, sexualidade, papéis não aceitos, condição financeira, etc. Hierárquicos: conflitos com a autoridade participante da equipe ou outra pertencente a organização. Dão-se em função da discordância de normas, estilos de liderança, avaliações não reconhecidas, etc. Pessoais: conflitos decorrentes de crenças diferentes, valores, expectativas, apadrinhamentos, competições com colegas de equipe, etc. Consequências dos conflitos Como dissemos anteriormente, os conflitos podem gerar diversas consequências, não necessariamente apenas consequências negativas. Vamos conhecê-las? Podem desviar a atenção das metas reais estabelecidas questionando grupos de trabalhos e mobilizando-os para novas mudanças desejadas. Podem tornar a vida das partes sem valor, especialmente os que costumeiramente perdem nas negociações, o que interfere em suas relações pessoais e profissionais. Podem favorecer a percepção cristalizada dos envolvidos, como é comum nas instituições. Se por um lado existem os estereótipos genéricos referentes às categorias profissionais, dentro de cada organização, além dos tipos que fazem parte de sua cultura individual, como seus heróis, mitos, tipos ideais, começam a surgir seus “perdedores”, “ganhadores”, “culpados” e “inimigos”. Esses aspectos citados muitas vezes são considerados negativos, o que realmente são, mas, ao mesmo tempo, podemos enumerar outras LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 41 consequências dos conflitos, apontando para direções diferentes, vamos vê- las? Podem ser fatores de socialização, quando colocam os novos participantes da equipe envolvidos em causas que nunca participaram antes. Desenvolvem o equilíbrio das relações de poder, uma vez que na resolução de conflitos, ganhadores diferentes se evidenciam. Aformação de alianças é facilitada para uma determinada negociação, mas também fomentam a formação de alianças para proporcionar mais poder em conflitos específicos. Os conflitos sempre são úteis, positivos ou negativos que sejam, pois desempenham um papel importante para a evolução e transformação das organizações e das pessoas. Para se lidar com conflitos é necessário o conhecimento de trabalho com grupos, gerir preconceitos e tentar alinhar as expectativas e desejos das partes. Conflitos e negociação Podemos tratar a negociação como uma arte, que, como tal, deve ser entendida como um aprendizado e aperfeiçoamento. Tal como a arte tem três pilares, criatividade, intuição e sensibilidade, além, naturalmente dos detalhes técnicos também não menos importantes. Os bons negociadores se utilizam da perspicácia no ouvir, no ponderar, no equilibrar vantagens e desvantagens para as partes. O processo de comunicação, está profundamente inserido no contexto de qualquer negociação. Para que ela seja eficiente é importante que os pontos a serem negociados estejam definidos e bem fundamentados em suas reivindicações. Para isto, em todas as negociações, devemos levar em conta: LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 42 Identificação dos pontos em comum; Quais os interesses envolvidos; Foco centrado na busca de soluções; Identificação dos benefícios das partes envolvidas. Etapas da negociação Toda negociação passa por etapas importantes a serem observadas. Entretanto, não devemos entendê-las como rígidas e imutáveis. 1. Definição dos objetivos. O primeiro passo no planejamento de cada negociação é determinar os objetivos. O que queremos e o que o outro quer? Resultados ótimos; Resultados reais Prioridades inegociáveis. 2. Preparação. A boa preparação é fundamental para a negociação de sucesso. Definição de metas, conhecimento das exigências da outra parte, técnicas de negociação e relação pós-negociação. 3. Início Um ambiente favorável reduz tensões desnecessárias, o que facilita a busca do consenso. 4. Desenvolvimento Deve sempre se basear num planejamento pré-existente, para que os argumentos sejam baseados em fatos reais e não em suposições ou emocionalidades. LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 43 5. Selo ou acordo É o momento de “repassar” toda a negociação e listar as exigências de uma e outra parte. Paciência é muito importante neste momento. Resumir o acordo; Benefícios devem ser revistos; Checar mal-entendidos; Documentar os resultados e os compromissos assumidos; Montar o cronograma para próximas etapas, se necessário. 6. Avaliação Verificar pontos favoráveis e desfavoráveis, avaliar técnicas utilizadas, comemorar resultados se pertinente. Habilidade do negociador Quais são, dentre muitas descrições de autores, as habilidades requeridas para o negociador? Foco no lado racional; Ouvir com paciência e análise; Comunicação direta e eficaz, podendo usar de metáforas se necessário; Persuasão com uso da linguagem corporal e gestual; Justiça, responsabilidade, integridade, autodisciplina e confiança; Entender e ter habilidade com as diferenças; Ter interesse no aperfeiçoamento constante. Possíveis erros Negociar com pessoas despreparadas; Não ser flexível nas posições; Descontrolar-se; Não ter argumentos para as proposições da outra parte Não respeitar limites e metas; Não estar suficientemente preparado e se arrepender depois; LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 44 Assumir erros de outros; Valorizar minúcias em detrimento do todo; Não administrar o conflito e fugir dele; Descumprir prazos ou combinações; Desrespeitar diferenças; Falar muito e ouvir pouco; Não usar da empatia; Utilizar linguagem não compreensível facilmente; Desvalorizar os resultados obtidos. DICAS PARA A NEGOCIAÇÃO Ouvir com atenção; Ter argumentos de manobras para as propostas oferecidas; Recusar compromissos caso não concorde com seus termos. ANTES DE COMEÇAR UMA NEGOCIAÇÃO... Com quem vou negociar? Qual sua escolaridade? Qual é o nível intelectual? O que vou falar? Como falar? Qual postura é a mais eficaz? Como entenderão minha comunicação? Como poderei ser interessante para a outra parte? Quais serão e como lidar com as resistências? E AO QUE DEVEMOS PRESTAR MUITA ATENÇÃO? Cuidado com concessões em demasia no começo; Nunca fechar todas as portas; As propostas devem ter reciprocidade de condições; Trabalhar com agenda para otimizar o tempo da reunião; LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 45 Não responder impulsivamente às perguntas; devem ser pensadas e “sentidas”; Nunca desvalorizar a outra parte; Não interromper o interlocutor; Não passar de duas horas sem pausas para um café... NEGOCIAÇÃO E DIFICULDADES Negociações são permeadas por dificuldades muitas das vezes. Estas dificuldades atendem pelo nome de “objeções”, e, são as resistências impostas pela outra parte. Devem ser encaradas como oportunidades para o crescimento profissional do negociador. OBJEÇÕES MAIS COMUNS Objeções ao Produto/Serviço – Quando a outra parte acha que seu produto ou serviço não está de acordo com suas necessidades. Ele fica indeciso em marcar entrevistas. Ex: “Nesse momento não estamos interessados.” Objeções de Adiamento – É a maneira de a outra parte evitar discussão naquele momento. É a objeção mais comum. É necessário superar a objeção, porque, se ele colocar o assunto de lado, é muito provável que ele nunca mais venha a concordar com o que você quer. Ex: “Envie-me mais informações que eu vou pensar sobre o assunto.” Objeções de Preço – A outra parte, neste caso, acha que seu preço é muito alto, embora não encontre nada de errado no seu produto ou serviço. Ex: “Não estamos em condições de arcar com estas despesas.” Objeções Pessoais – A outra parte pode ter passado anteriormente por alguma experiência desagradável com tipo de negócio semelhante ao seu. Ex: “Da última vez que marquei com alguém para este serviço, o indivíduo chegou com um atraso de duas horas.” LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 46 Estilos de negociação Todas as teorias e modelos de negociação são fundamentadas no estudo do comportamento humano, especialmente em situações de conflitos. Desde negociar uma ida ao cinema ao negociador que dialoga o fim de uma guerra, a base da proposição é a mesma; a solução de um conflito e a adequação das necessidades de ambas as partes. As diversas teorias não tentam classificar o ser humano, mas, sim, entender como seus comportamentos podem potencializar os processos de negociação com vistas à resultados satisfatórios. Características dos negociadores Catalisador - é o negociador criativo, cheio de ideias, flexível e empreendedor. Tem o perfil dinâmico e inovador, quase um visionário em determinadas situações. Pode ser considerado por outros como pouco preparado e sonhador, mas tem uma capacidade enorme de persuasão. Apoiador – valoriza muito o ser humano e tenta entender a fundo as necessidades do outro, o que o torna digno de muita confiança para a outra parte. Sua desvantagem é a falta de assertividade e de posicionamento firme. Controlador – rápido nas decisões, assertivo e controlador. Tenta trazer o jogo para seu lado e valoriza em excessosuas condições. Pode ser visto como insensível e desinteressado nos pontos de vista do outro. Analítico – explora ao máximo o interesse e as condições do outro. Analisa em detalhes as proposições, é “matemático” na fala e pode ser visto como excessivamente minucioso e sem visão global do tema tratado. LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 47 Nenhum das características é melhor ou pior que outra. Importante é que o bom negociador as conheça e saiba aplicá-las quando a situação exige comportamentos X ou Y. Desta forma poderá transitar com facilidade em grupos diferentes, com comportamentos e filosofias diferentes das suas, mantendo o foco na busca de resultados e benefícios para ambas as partes. Aprenda Mais Conheça a página so SEBRAE e leia a matéria sobre Como melhorar sua empresa no link abaixo: http://www.sebrae.com.br/momento/quero-melhorar-minha-empresa/comece-por- voce/negociacao Exercícios de fixação Questão 1 Característica que NÃO faz parte de um processo de negociação: a) Existir, pelo menos, duas partes envolvidas. b) As partes envolvidas apresentam conflito de interesses a respeito de um ou mais tópicos. c) Uma das habilidades de negociação é a utilização de critérios subjetivos para a negociação. d) Toda busca de acordo e de consenso requer alguma forma de negociação. Questão 2 As negociações são uma parte crítica da dinâmica do varejo — fazemos um número cada vez maior delas todos os dias, numa velocidade crescente. Cada negociação mexe com os estoques, com a logística e com as margens. Nós nos relacionamos com cerca de 5 000 fornecedores. Por essas razões, nossas negociações precisam ser padronizadas tanto quanto possível. Não podemos LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 48 deixar que cada comprador tenha uma abordagem ou um objetivo diferente, ou que meu estilo pessoal dite o do grupo. Também não podemos abrir mão da ética e da transparência — todas as condições envolvidas precisam ser absolutamente claras. Surgiu daí a decisão de criar um estilo corporativo de negociação, com base no qual estamos treinando nossos profissionais. No treinamento, mostramos que eles devem orientar-se não pelo emocional ou pela força, mas pelo planejamento. Sem planejamento, você não tem tempo para conhecer melhor quem está do outro lado e não consegue partir para a negociação munido de todas as informações necessárias. Mas treinar não significa criar comportamentos mecânicos. Os contextos mudam, e o negociador precisa saber escolher as ferramentas adequadas a cada caso, como se fosse um jogador de golfe selecionando o taco certo para aquela jogada. Considerando as orientações descritas no texto, avalie as afirmações seguintes. I. A criação de um estilo corporativo de negociação, na empresa descrita, pauta-se em estabelecer convicções éticas e promover treinamentos com o objetivo de fazer com que os negociadores optem por decisões racionais baseadas na identificação das questões em pauta na negociação e da priorização delas, na construção de um leque de acordos alternativos e no desenvolvimento de estratégias e táticas. II. A analogia entre o jogador de golfe e o negociador aponta para a ideia de que não existe um padrão ideal para se aplicar ao comportamento do negociador. No entanto, é possível estabelecer estilos que, de certo modo, resultam em encaminhamento da negociação em consonância com os valores e objetivos organizacionais. III. De acordo com o texto, a questão ética, priorizada pela organização descrita, foi um motivo importante para a implementação do treinamento em negociações na referida empresa. No entanto, sabe-se LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 49 que é impossível promover um treinamento em ética, pois a ética de um negociador corresponde à sua ética pessoal. É correto o que se afirma em: a) I, apenas. b) III, apenas. c) I e II, apenas. d) II e III, apenas. e) I, II e III. Questão 3 Qual é o papel de uma negociação conduzida nos princípios éticos? a) Obter as vantagens desejadas, sabendo que a outra parte também obteve o que quis. b) Ceder para conquistar a outra parte e tornar a negociação mais fácil de uma próxima vez. c) Focar seu interesse ao máximo, desqualificando o outro, para obter ganhos para a empresa em que trabalha. d) Desistir da negociação quando o outro sugere ganhos não pensados antes, que beneficiam a ambos, mas por vias duvidosas. e) Utilizar seu poder de persuasão para fazer com que o outro concorde contigo e faça o que você deseja. Referências REIS, Ana Maria Viegas (org.). Desenvolvimento de equipes. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2005. LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 50 Aula 4: Trabalho em equipe Introdução Nesta aula, trataremos da gestão de equipes. Vamos aprender a diagnosticar o seu nível através da análise do seu desempenho técnico e da sua integração interpessoal. Também vamos discutir os conceitos de grupo, equipe e time, entendendo quando podemos perceber uma equipe de alta performance. Relacionaremos a noção de capacitação técnica conjugada à qualidade do aspecto emocional do grupo. Objetivos: Entender os aspectos do relacionamento humano quando em empresas; Compreender as características dos grupos e equipes; Entender como funciona uma equipe de alta performance; Identificar tipos de conflitos nas equipes; Descrever as ações do gestor numa equipe. Conteúdo Relações pessoais A constante competição nas organizações pode gerar por muitas vezes, disputas desnecessárias que tornam seu clima pesado, individualista ao extremo e favorável para o desenvolvimento de comunicações equivocadas, mal elaboradas e fora de contexto. As pessoas podem ser classificadas erroneamente como incompetentes, uma vez que por falta de treinamentos e informações, podem não corresponder às metas almejadas pela organização. Ao mesmo tempo, outras, podem ser ditas competentes, ainda que não o sejam tanto assim, mas por suas “boas relações” e/ou indicações, possam assim parecer. Esta ambiguidade gera um péssimo clima organizacional e disputas entre as equipes, tornando o trabalho desagradável e, até mesmo, insuportável. LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 51 Empresas são formadas por pessoas que se relacionam de uma forma ou outra, participantes de grupos distintos e gerenciadas por chefes em cada um de seus setores. O estilo da gerência vai determinar, neste cargo, o tipo de liderança em exercício naqueles grupos. A palavra em questão é o comprometimento, mas não podemos falar de comprometimento sem falar de consciência. Não existe comprometimento certo ou errado, o que existe é consciência. Podemos classificar em dois grupos os indivíduos que formam os times das empresas: Grupo I - Foco na qualidade de vida e sonhos de futuro. Grupo II - Foco maior na ambição materialista e pressa de “vencer na vida”. Não há certo ou errado nesta classificação. Importante frisarmos a maneira como cada um deles busca seus objetivos. Pode ser através do esforço desmedido, da ética, do comprometimento, de caminhos tortuosos, do egoísmo ou da solidariedade. Não nos cabe aqui fazer uma análise detalhada sobre cada um destes grupos, mas sim, inseri-los num contexto maior, as Relações Pessoais no Trabalho. A raiz para o estudo das relações pessoais são os próprios participantes destas relações, em última instância, o indivíduo. Indivíduo este que carregasua história, seus sonhos, necessidades, forças e fraquezas. Dessa forma, quais seriam os pontos importantes de estudo para compreendermos o desenvolvimento das equipes? Podemos citar três pilares como a base para esta compreensão: LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 52 Valores São que o que acreditamos na vida. A partir de nossa formação de valores escolhemos nossa carreira, nossas companhias, moldamos nossos sonhos, definimos nossos preconceitos e “liberalidades”, elegemos tal indivíduo como importante para nosso trabalho, religião, filosofia de vida e muito mais. Modelos Mentais São os formadores de nossas crenças. Enraízam-se em nós desde a mais tenra infância e reforçam-se muitas vezes na adolescência. Com eles criamos nossos modelos de liderança, de relacionamentos, trabalho, diversão, entendimento político e cultural, etc. Necessidades São nossa “mola impulsionadora” visceral. Vão desde as necessidades fisiológicas até as de auto-realização, como desenvolvidas por Maslow em sua “Pirâmide das Necessidades Humanas”. Diferença entre equipe e grupo Grupo Pode ser considerado um conjunto de pessoas objetivando um mesmo fim, porém, sem interdependência evidente de seus participantes. Por exemplo, um grupo de pessoas esperando atendimento na fila do banco. Vários teóricos, Rivière, Kurt Lewin, Bion, Shutz, dentre outros, conceituaram “grupo” à sua maneira, embora com similaridades entre suas conceituações. Para Shutz, por exemplo, todos os grupos passam por quatro fases a saber: inclusão, controle, abertura e separação. Estes estágios não são rígidos e muitas vezes se permeiam em circunstâncias específicas. Jones nos sugere também quatro fases grupais: Formação do grupo, Conflito, Coesão e Interdependência. LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 53 Equipe Ao contrário do grupo, a equipe, além de ter um mesmo objetivo, possui interdependência de seus membros e, muitas vezes, conta com uma liderança outorgada ou imposta. Segundo Sylvia Vergara, "para que um conjunto de pessoas se torne uma equipe é preciso que haja um elemento de identidade, elemento de natureza simbólica, que una as pessoas, estando elas fisicamente próximas, ou não". De acordo com esta assertiva, uma equipe é mais que uma junção de pessoas meramente no aspecto físico. Existe uma identidade grupal emocional, simbólica ou outra, que os faz agirem em “harmonia” em direção ao objetivo proposto. Assim, podemos resumir as diferenças entre grupo e equipe traçando um paralelo: Grupo Equipe Foco na ação individual Foco na ação coletiva Satisfação própria em 1º lugar Satisfação com a realização dos colegas da equipe Valorizam problemas Valorizam os desafios Duram por apenas um “compromisso” Desejos de continuidade Preferem o conforto Trabalham para superar desafios e conflitos Informações e comunicações fundamentadas em dados, fatos e análises muitas vezes não conectadas Comunicação na equipe também utiliza do afeto como ferramenta Equipes de alta performance Dois fatores são importantes para o bom funcionamento das equipes: LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 54 Empatia Capacidade de observar os fatos com o olhar do outro e, assim, entender como este outro percebe o mundo. Este “mundo” pode ser o momentâneo de uma situação ou, ainda, uma visão de futuro ou interpretação do passado. Simpatia A capacidade de respeitar e aceitar o outro, mesmo com diferenças evidentes. Para que isto aconteça, a palavra “respeito” deve ser a tônica das relações. Seja numa organização empresarial ou organização informal, a constituição das equipes passa necessariamente pelo recrutamento e seleção, especialmente seleção. Tendo em mãos os objetivos, os desafios e as metas a serem alcançadas, devemos analisar o perfil de virtuais candidatos a comporem a equipe. Observamos o perfil intelectual, emocional, social e, em alguns casos, a disposição física. Equipes sem liderança são fadadas ao fracasso. São como um grupo de pessoas desorientadas tentando alcançar um objetivo sem as ferramentas e regras necessárias. O tema da liderança será mais explorado em aulas futuras. Vantagens das equipes de alta performance Equipes convivem com tarefas e desafios, o que torna menos pesado para cada um, individualmente, arcar com todos os desafios propostos. Há muitas vezes um senso de parceria e divisão das responsabilidades, diminuindo assim a competição interna. Ao mesmo tempo, uma otimização do tempo é observada, o que torna a empresa mais competitiva “lá fora”, no mercado. Dessa forma, equipes produtivas são identificadas por algumas caraterísticas: São proativas; LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 55 São criativas e ousadas nas tomadas de decisões; Aceitam as diferenças individuais como fontes de conhecimento e aprendizado para o desenvolvimento de atividades e processos; São regidas por disciplina, mas ao mesmo tempo, são flexíveis e estão constantemente reavaliando seus métodos de trabalho. VALE A PENA TRABALHAR EM EQUIPE? Equipes de alto desempenho certamente responderão a esta pergunta com um sonoro “SIM!”. Fundamentam sua resposta nos seguintes argumentos: A equipe agrega valores aos meus próprios valores; As decisões são mais ricas de resultados pelo pensamento e ação em conjunto; A competitividade é maior frente aos concorrentes com práticas cristalizadas de gestão; Equipes conseguem tornar o ambiente de trabalho prazeroso, leve e motivador para o trabalho. Pilares do trabalho em equipe Compromisso Deve haver um senso de responsabilidade e foco na interdependência entre os membros realizadores dos trabalhos. Confiança Estímulo ao desenvolvimento de cada um, sentimento de reciprocidade, abandono do medo ao se cometer erros. Comunicação Deve ser aberta e clara, sem duplo sentido, documentada, sempre que possível compreensível para quem recebe e objetiva. LIDERANÇA E PROCESSOS DE GESTÃO - APOSTILA 56 Envolvimento Uma “roda” de conhecimentos deve ser acionada, assim como seu compartilhamento, respeito mútuo, análises em conjunto e comemorações quando pertinente. Todas as equipes têm seu próprio ciclo e podem durar mais ou menos tempo em função dos objetivos propostos. Podemos dividir o ciclo de vida de uma equipe em três fases, a saber: Anomia: É o início de quase todas as equipes. Caracteriza-se por uma falta de identidade como equipe, sem os pilares antes citados que a tornam “uma equipe”. Papéis ainda não definidos, metas não tão claras, afetos recolhidos e sentimento de dúvida quanto à sua estruturação. Heteronomia: Começam as diferenciações e a necessidade da formação de uma liderança para a solidificação da identidade da equipe. Afloram as simpatias pessoais e desenvolve-se o “perigo” da formação de panelinhas com filosofias diferentes de trabalho e compreensão dos fatos. Autonomia: Há a maturidade comum às equipes eficientes. Os papéis não são tão rígidos e o conhecimento transita abertamente por entre todos os membros. A falha de uma ação ou processo não é culpa exclusiva de um indivíduo, em muitos casos pode ser compartilhada e colocada no rol dos aprendizados para o futuro. No entanto, mesmo em equipes de alto desempenho acontecem problemas. Cada autor classifica os problemas encontrados pelas equipes à sua própria maneira, ainda assim, podemos apontar três principais problemas redutores de sucesso.
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