Gestão de Processos - Aula 6 - 2015.1

Prévia do material em texto

GST0013 
Aula 06 
Modelagem de Processos. 
Fluxogramas 
1 
 Ferramentas de Modelagem de Processos; 
 
◦ São extremamente importantes como instrumentos de 
ações da Engenharia de Processos de grande complexidade. 
Em função do volume de informações levantadas, do 
método e do propósito da modelagem de processos, a 
organização deve escolher entre as ferramentas de 
modelagem, que são de vários tipos, disponíveis no 
mercado. 
2 
 Ferramentas de Modelagem de Processos; 
◦ Importância da Modelagem e entendimento da 
solicitação para a gestão de processos: 
 
3 
 Ferramentas de Modelagem de Processos; 
◦ O grupo das ferramentas de auxílio gráfico cumpre 
o objetivo de representação da realidade, contudo 
não contribui para a sua análise. A ausência de 
método de modelagem na ferramenta torna o 
processo mais aberto e permite que o usuário crie 
qualquer tipo de modelo ou objeto. Um segundo 
grupo envolve as ferramentas com bases de dados, 
isto é, com registro estruturado em um banco de 
dados. 
 
4 
 Ferramentas de Modelagem de Processos; 
◦ Fluxograma; 
 Representa uma seqüências de um trabalho qualquer, 
de forma detalhada (pode ser também sintética), onde 
as operações ou os responsáveis e os departamentos 
envolvidos são visualizados nos processo. É conhecido 
também com os nomes de flowchart, carta de fluxo do 
processo, gráfico de seqüência, gráfico de 
processamento dentre outros, uma padronização na 
representação dos métodos e os procedimentos 
administrativos; 
 
5 
 Ferramentas de Modelagem de Processos; 
◦ Fluxograma; 
 Pode-se descrever com maior rapidez os métodos 
administrativos; 
 Pode facilitar a leitura e o entendimento das rotinas 
administrativas; 
 Pode-se identificar os pontos mais importantes das 
atividades visualizadas; 
 Permite uma maior flexibilização e um melhor grau de 
análise. 
 
 
6 
 Ferramentas de Modelagem de Processos; 
◦ Nunca devemos esquecer antes de desenharmos 
um fluxograma; 
 Identifique no início que técnica de fluxograma irá 
usar; 
 Simplificar processos não é somente eliminar passos; 
 Seja detalhista no levantamento (cuide para não omitir 
nada). 
 Os processos não são isolados, identifique os reflexos; 
 Manuais são decorrência da análise de processos; 
 
 
 
7 
 Ferramentas de Modelagem de Processos; 
◦ Questionamentos para auxiliar na elaboração do 
Fluxograma: 
 
 
 
 
8 
 Ferramentas de Modelagem de Processos; 
◦ Fluxograma; 
 
 
9 
O fluxograma visa o melhor entendimento de 
determinadas rotinas administrativas, através da 
demonstração gráfica. (Existem estudos que 
comprovam que o ser humano consegue gravar 
melhor uma mensagem quando esta é 
acompanhada de imagens.) 
O fluxograma horizontal tem a vantagem de nos 
permitir visualizar a relação entre as diferentes 
partes de um sistema integrado. Os pontos 
positivos ou negativos do controle interno, 
originados da maneira pela qual as funções 
foram divididas entre os funcionários da 
empresa, podem ser imediatamente observados 
nos fluxogramas. 
 Ferramentas de Modelagem de Processos; 
◦ Fluxograma; 
 Etapas de Criação: 
 Escolher a rotina a ser trabalhada; 
 Coletar os dados; 
 Desenhar a rotina; 
 Todo fluxo deve ter início e fim. Nenhuma simbologia 
pode ficar solta, sem indicação da continuidade do 
processo ou com a simbologia de fim; 
 Nunca esquecer das setas no fluxograma e do 
processo; 
 
 
 
 
 
10 
 Ferramentas de Modelagem de Processos; 
◦ Fluxograma; 
 Etapas de Criação: 
 Sempre que se for enviar um documento, utilizar a 
simbologia de "documento“; 
 Antes do "arquivo", obrigatoriamente tem que haver a 
simbologia de "documento", já que só se arquivam 
documentos; 
 
 
 
 
 
11 
 Ferramentas de Modelagem de Processos; 
◦ Fluxograma; 
 Etapas de Criação: 
 Use técnicas para orientar a direção do fluxo. 
 De cima para baixo (Top-down) 
 Da esquerda para a direita. 
 Desenhando como se fosse um pintor, usando: 
 Símbolos apropriados de acordo com a representação do 
evento; 
 Símbolos diferentes para fluxos distintos; 
 Cores diferentes para distinguir procedimentos. 
 * Verde para as atividades manuais; 
 * Azul para interação sistêmica; 
 * Vermelha para automatização. 
 
 
 
 
12 
 Ferramentas de Modelagem de Processos; 
◦ Fluxograma; 
 Simbologia dos Fluxogramas; 
 Os símbolos utilizados nos fluxogramas têm por 
objetivo evidenciar a origem, processo e destino da 
informação escrita ou verbal componente de um 
sistema. 
 Existe uma tendência cada vez mais generalizada para 
a padronização dos símbolos convencionais que 
representam elementos ou situações correntes. A 
utilização desses símbolos ampliou-se de tal forma 
que chegou a constituir uma linguagem corrente entre 
os usuários. 
 
 
 
 
13 
 Ferramentas de Modelagem de Processos; 
◦ Fluxograma; 
 Simbologia dos Fluxogramas; 
 É possível utilizar símbolos diferentes dos convencionais 
desde que não ofereçam dificuldade de compreensão para 
o leitor e desde que sejam definidos previamente. Esta 
situação é decorrente de características específicas de 
alguns sistemas que exigem essa flexibilidade. 
 Para elaborar um fluxograma, existem alguns softwares 
indicados, tais como: Aris; Visio; Flow Charting; Word; 
Excel; Power Point. 
 
 Ferramenta free para construção de Fluxogramas; 
 http://www.ariscommunity.com/aris-express/download 
 
 
 
14 
 Ferramentas de Modelagem de Processos; 
◦ Fluxograma; 
 Simbologia Utilizada para a construção de fluxogramas. 
 Terminal: é utilizado para representar o início ou o fim de 
um processo ou para referir-se a outro processo que não 
seja objeto de estudo. 
 
 
 Operação: representa qualquer ação para criar, 
transformar, conferir ou analisar uma operação ou 
procedimento. Dentro do símbolo, descreve-se o objeto 
da ação. 
 
 
 
15 
 Ferramentas de Modelagem de Processos; 
◦ Fluxograma; 
 Simbologia Utilizada para a construção de fluxogramas. 
 Decisão: indica um ponto no processo que apresenta ações 
condicionantes, onde há caminhos alternativos, se 
acontecerem determinado evento (sim ou não). 
 
 
 
 
 Conector: indica onde continua a seqüência do fluxo 
(quando não há espaço suficiente para a continuação do 
desenho). 
 
 
 
 
16 
 Ferramentas de Modelagem de Processos; 
◦ Fluxograma; 
 Simbologia Utilizada para a construção de fluxogramas. 
 Área/Cargo: indica o nome do cargo ou da área que 
executará determinada atividade (Conexão). 
 
 
 
 Documento: representa qualquer documento ou formulário. 
 
 
 
 
 
 
 
 
17 
 Ferramentas de Modelagem de Processos; 
◦ Fluxograma; 
 Simbologia Utilizada para a construção de fluxogramas. 
 Arquivo: representa o arquivamento da documentação 
inerente ao processo. 
 
 
 
 Setas: indicam o sentido do fluxo. 
 
 
 
 
 
 
 
 
18 
 Ferramentas de Modelagem de Processos; 
◦ Fluxograma; 
 Outras simbologias: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
19 
 Ferramentas de Modelagem de Processos; 
◦ Fluxograma; 
 Vantagens do uso de fluxogramas: 
 Visão de conjunto e integrada de todo o processo; 
 Visualização dos detalhes críticos do processo; 
 Identificação dos pontos de controle potenciais; 
 Verificação e aprimoramento do processo decisório; 
 Identificação das inconsistências e pontos frágeis (Falhas 
processuais), 
 Visualização de problemas de comunicação e retrabalho; 
 Verificaçãode etapas burocratizadas em excesso; 
 Detecção da utilização incorreta de recursos; 
 
 
 
 
20 
 Ferramentas de Modelagem de Processos; 
◦ Fluxograma; 
 Vantagens do uso de fluxogramas: 
 Inserção de metodologia para melhoria contínua nos 
processos; 
 Integração dos objetivos da organização com os objetivos 
individuais de cada área; 
 Desenvolvimento de sistemas informatizados para 
integração de todas as áreas da empresa; 
 Representam, ainda, um eficaz sistema de Gestão de 
Documentação, de fácil utilização e necessário à 
Certificação ISO e de Sistemas de Gestão da Qualidade 
 
 
 
 
 
21 
 Ferramentas de Modelagem de Processos; 
◦ Fluxograma; 
 Fluxograma dentro de uma organização: 
 Demonstração de um fluxograma construído para um 
processo da Carteira de Empréstimos Pessoais de um 
fundo de Pensão. O Objetivo do estudo era demonstrar 
como deveria ser construído o sistema informatizado para 
o processo de empréstimos pessoais para aponsentados, 
com desconto em folha de pagamento. 
 
 
 
 
 
 
 
 
22 
 Ferramentas de Modelagem de Processos; 
◦ Fluxograma; 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
23 
 Ferramentas de Modelagem de Processos; 
◦ Tipos de Fluxogramas; 
 Fluxograma Sintético; 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
24 
 Ferramentas de Modelagem de Processos; 
◦ Tipos de Fluxogramas; 
 Fluxograma de Blocos; 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
25 
 Ferramentas de Modelagem de Processos; 
◦ Tipos de Fluxogramas; 
 Fluxograma Esqueleto: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
26 
 Ferramentas de Modelagem de Processos; 
◦ Tipos de Fluxogramas; 
 Fluxograma de Procedimentos: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
27 
 Objetivos: 
◦ Padronizar a representação de métodos administrativos 
◦ Permitir maior rapidez da descrição de métodos 
administrativos 
◦ Facilitar leitura e entendimento 
◦ Melhorar a análise 
◦ Facilitar localização e identificação dos pontos mais 
importantes 
 Vantagens: 
◦ Levantamento e análise de qualquer método administrativo 
◦ Apresentação real do funcionamento 
◦ Visualização integrada de um método administrativo 
 Repercussões 
◦ Uso de convenções e símbolos (facilita a leitura) 
 Algumas perguntas que permitem analisar o 
processo: 
◦ Por que esta fase é necessária? 
Tem influência no resultado final da rotina analisada? 
◦ O que é feito nesta fase? 
Para que serve esta fase? 
◦ Onde esta fase deve ser feita? 
Uma mudança de/no local permitiria maior simplificação? 
◦ Quando esta fase deve ser feita? 
A seqüência está na ordem correta? 
◦ Quanto tempo dura a execução desta fase? 
◦ Quem deve executar esta fase? 
Há alguém mais bem qualificado para executá-la? 
Seria mais lógico que outra pessoa a executasse? 
◦ Como esta fase está sendo executada? 
 Regra geral: 
◦ De cima para baixo, da esquerda para 
direita 
◦ Observar o cruzamento das linhas de fluxo 
◦ Recomendável o papel quadriculado 
◦ As operações podem ser numeradas de 
forma seqüencial, para permitir referências 
ou comentários 
 Existem diversos tipos de 
fluxogramas: 
◦ Fluxograma Vertical 
◦ Fluxograma Sintético 
◦ Fluxograma de Blocos 
◦ Fluxograma Esqueleto 
◦ Fluxograma de Procedimentos 
1. Início 
2. Processo 
3. Decisão 4 
5 
 Também chamado de: 
◦ Folha de Análise 
◦ Folha de Simplificação do Trabalho 
◦ Diagrama de Processo 
 É padronizado, pode ser usado formulário pré-
impresso 
◦ ASME (American Society of Mechanical Engineers) 
 Preenchimento simplificado (não exige desenhos) 
◦ Facilita o entendimento 
◦ Mais utilizado em levantamentos de processos 
 Dificuldade em identificar fluxos alternativos (outra 
cor) 
 Pode apresentar colunas extras com informações 
adicionais (distância, tempo decorrido, etc.) 
(C
R
U
Z
, 
T
a
d
e
u
 -
 2
0
0
2
) 
 Representação da seqüência dos vários passos (ou 
grupos de passos) de um determinado processo 
 Representa genericamente o processo 
 Não há preocupação em identificar cargos, 
unidades ou localização de cada atividade 
 Indicado quando: 
◦ É necessário o esboço do processo a ser estudado 
◦ É necessário apresentar o processo a pessoas pouco 
acostumadas com fluxogramas 
◦ O propósito é fazer apenas uma análise superficial do 
processo 
 Para decidir se vale a pena detalhá-lo 
 Para apresentar a pessoas que não o conhecem profundamente 
Processo de Recebimento de Matéria-prima 
Recebe 
Transportadora 
Testes de 
Qualidade no 
Laboratório 
Devolve lote ao 
Fornecedor 
Envia lote ao 
Depósito 
Consulta Pedido de 
Compra 
Processo de Adiantamento de Salário 
Funcionário 
preenche a SAS 
Verifica data-
limite da SAS (dia 
20) 
Recusa SAS 
Registra valor 
solicitado 
Efetua pagamento 
Envia SAS ao Setor 
de Pagamento 
Legenda: 
SAS – Solicitação de Adiantamento de Salário 
 Parecido com o Fluxograma Sintético, permite 
maior detalhamento: 
◦ É capaz de exibir os fluxos alternativos 
◦ Permite estabelecer se o processo é positivo ou 
negativo 
◦ Possui uma maior variedade de símbolos (mais 
versátil) 
 É o mais utilizado pelas empresas 
◦ Usado no levantamento de processos existentes 
◦ Usado na descrição de novos processos 
(OLIVEIRA, Djalma P. R. - 2002) 
Processo de Recebimento de Matéria-prima 
Início 
Recebe Notas 
Fiscais 
Confere 
com o 
Pedido de 
Compra 
O
K? 
Envia amostras 
para o 
Laboratório 
Efetua 
Testes de 
Qualidade 
Devolve lote ao 
Fornecedor 
Envia lote ao 
Depósito 
Aguarda novas 
entregas 
O
K? 
Sim Si
m 
Não Não 
Processo de Adiantamento de Salário 
Verifica 
data da 
SAS 
2 
an
os 
Ante
s do 
dia 
20? 
2 
SAS 
1 
Sim 
Não 
SAS 
1 
SAS 
2 
2 
SAS 
1 
SAS 
1 
Registra 
valor 
solicitado 
SAS 
1 
2 
an
os 
Cheque 
2 
Solicitação de 
Adiantamento 
(SAS) 
1 
SAS 
2 
SAS 
1 
Cheque 
Fim 
Início 
Funcionário Depto. Pessoal Depto. Financeiro 
 Identifique, no início, que técnica de fluxograma irá 
utilizar 
 Simplificar processos não é somente eliminar passos 
 Seja detalhista no levantamento (cuide para não omitir 
nada) 
 Os processos não são isolados, identifique os reflexos 
 É útil vincular a Análise de Processos ao Estudo de 
Layout 
 Manuais são decorrência da Análise de Processos 
 Existem softwares que auxiliam no desenho de 
fluxogramas 
◦ MS-Windows 
 Visio, Edge Diagrammer, SmartDraw, Harvard Graphics, MS-Office 
◦ Linux 
 Kivio, DIA, OpenOffice.Org 
 Ferramentas de Modelagem de Processos; 
◦ Exercícios; 
 Elabore um fluxograma do seu processo desde 
acordar, preparar-se, tomar café e ir para o trabalho; 
 
 Você é o responsável pelo churrasco da turma. Como 
você não quer que nada dê errado, resolveu elaborar 
um fluxograma para esse processo. Não se importe 
com tamanho do local para acomodar as pessoas, 
quantidade de bebidas ou de alimento. Pense nos 
processos que envolveriam a organização de tal 
evento. 
 
 
 
 
42 
 Ferramentas de Modelagem de Processos; 
◦ Exercícios (Modele o seguinte processo); 
 A empresa não tinha um estoque informatizado e o os 
pedidos ao estoque ocorriam da seguinte forma: 
 O estoquista ao receber uma solicitação de peça, verifica na 
listagem do estoque a disponibilidade da mesma. Caso esteja 
disponível, a peça é entregue ao solicitante e em seguida, é 
efetuada a baixa no estoque. Caso apeça não esteja 
disponível, verifica-se junto aos fornecedores de peças*, o 
tempo de entrega. Informa-se o tempo necessário ao 
solicitante. Caso este (solicitante) ainda deseje a peça, o 
pedido ao fornecedor é efetuado imediatamente. Aguarda-se 
a chegada da peça e a sua entrada no estoque. Em seguida 
ela é entregue ao solicitante e é efetuada a baixa no estoque. 
 
 Obs.:considere que o fornecedor sempre tem a peça 
solicitada disponível para entrega. 
 
 
 
 
43