Apostila gestao de documentos 2017

Prévia do material em texto

APOSTILA DO CURSO GESTÃO DE DOCUMENTOS APLICADA À UNB 
Cristiane Rodrigues da Silva
Universidade de Brasília (UnB)Decanato de Gestão de Pessoas (DGP)Diretoria de Capacitação, Desenvolvimento e Educação (DCADE)Coordenadoria de Capacitação e Desenvolvimento (PROCAP)Arquivo Central (ACE)
Figura 1: assinatura digital 
Fonte:www.extrajud.com.br
Brasília/DF
Julho/2017
Universidade de BrasíliaDecanato de Gestão de Pessoas
2
SUMÁRIO
 
 
 Introdução ................................................................................................................................ 4
Unidade I - Conceitos fundamentais e legislação arquivística ................................................. 5
Objetivos Específicos ............................................................................................................... 5
Apresentação da Unidade ........................................................................................................ 5
Fundação Universidade de Brasília (FUB) - histórico ............................................................... 6
Conceitos Fundamentais .......................................................................................................... 7
Legislação Arquivística ............................................................................................................13
Recapitulando a unidade i ....................................................................................................... 18
Referências da Unidade I .........................................................................................................19
Unidade II -Noções gerais de protocolo .................................................................................. 20
Objetivos específicos .............................................................................................................. 20
Apresentação da Unidade ...................................................................................................... 20
Conceitos fundamentais ........................................................................................................ 22
Fundamentação legal ............................................................................................................. 23
Processos administrativos em suporte papel (não digitais) ................................................... 26
Processos administrativos eletrônicos ................................................................................... 30
Recapitulando a unidade II .................................................................................................... 36
Referências da Unidade II ....................................................................................................... 37
Unidade III - Classificação e ordenação de documentos ....................................................... 38 
Objetivos Específicos ............................................................................................................. 38
Apresentação da Unidade ...................................................................................................... 39
Classificação ......................................................................................................................... 39
Classificação de Documentos Usando o Código de Classificação da Atividade Meio (Resolução 14 do Conarq) e Atividade Fim (Resolução Nº 92 do AN) .....................................41
Tabela de temporalidade de documentos .............................................................................. 44
Ordenação de documentos de arquivo .................................................................................. 44
Recapitulando a Unidade III.................................................................................................... 48
Referências da Unidade III ...................................................................................................... 48
Unidade IV - Procedimentos de arquivo .................................................................................. 49
Objetivos específicos .............................................................................................................. 49
Apresentação da Unidade ...................................................................................................... 49
Transferência ......................................................................................................................... 50
Recolhimento ...........................................................................................................................51
3
Eliminação .............................................................................................................................. 53
Recapitulando a Unidade IV .................................................................................................. 54
Referências da Unidade IV ..................................................................................................... 54
Considerações Finais ............................................................................................................. 54
Referências Bibliográficas ...................................................................................................... 55
4
GESTÃO DE DOCUMENTOS APLICADA À UnB 
INTRODUÇÃO
Olá! É com muita satisfação que recebemos você nesta jornada de aprendizagem sobre a Gestão de 
Documentos aplicada à Universidade de Brasília (UnB). 
Este curso objetiva apresentar aos servidores da UnB os conceitos fundamentais, normas e procedi-
mentos relacionados à área de Gestão de Documentos, no intuito de contribuir para aprimorar o desempe-
nho das rotinas administrativas.
Utilizando uma linguagem clara e acessível, o conteúdo foi dividido em quatro unidades. A Unidade 
I trata dos conceitos fundamentais relacionados aos arquivos e destaca as principais leis e normas que 
devemos considerar ao tratar de documentos de arquivo, principalmente em instituições públicas. 
Na unidade II, veremos as normas e procedimentos relativos às atividades de protocolo, o que inclui: 
o controle da tramitação, a formação dos processos físicos e digitais, o uso do Sistema Eletrônico de Infor-
mações (SEI), entre outras especificidades. 
A Unidade III apresenta os instrumentos técnicos de gestão, utilizados na Universidade, que auxiliam 
na organização, busca e recuperação da informação.
A Unidade IV, finalmente, traz os procedimentos para a transferência, o recolhimento e a eliminação 
de documentos de arquivo.
Para atingirmos as metas de aprendizagem, unimos a teoria às práticas vivenciadas na universidade, 
utilizando, além das leituras, recursos como: fóruns de discussões, com relatos críticos da situação dos 
arquivos setoriais; e tarefas, na modalidade de questionário, que abordarão o conteúdo estudado. 
Teremos, ainda, dois encontros presencias a partir da Unidade II para fixação do conteúdo por meio 
de atividades práticas.
Contamos com sua dedicação e empenho para o sucesso deste curso. Em caso de dúvidas, não deixe 
de contatar seu tutor e participar dos fóruns que serão disponibilizados nas unidades, interagindo com 
seus colegas.
Sejam bem-vindos!!
5
UNIDADE I - CONCEITOS FUNDAMENTAIS
UNIDADE I1 
CONCEITOS FUNDAMENTAIS 
E LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA
Figura 2: arquivo deslizante 
Fonte: http://www.ofcarquivos.com/
Objetivos Específicos
 y Compreender o contexto histórico institucional da Fundação Universidade de Brasília;
 y Conhecer os conceitos gerais relacionados aos arquivos de instituições públicas;
 y Conhecer a legislação e os marcos legais que envolvem as questões dos documentos de 
arquivo na UnB.
Apresentação da Unidade
Começamos esta unidade apresentando o histórico da FUB e um breve relato da situação dos arqui-
vos na Universidade de Brasília, comênfase nas características da gestão de documentos. Em seguida, 
1 Essa unidade foi adaptada da Apostila do Curso Conceitos Fundamentais e Legislação Arquivística, da autoria de Claudio Martins 
Gonçalves,Procap, 2014.
6
GESTÃO DE DOCUMENTOS APLICADA À UnB 
apresentamos os principais conceitos e princípios da Arquivologia, “disciplina que estuda as funções dos 
arquivos e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e 
utilização dos documentos” (DTA, 1996, p.5). Finalizamos a unidade com a apresentação das principais leis 
e normas que embasam o tratamento dos documentos de arquivo.
Fundação Universidade de Brasília (FUB) - histórico 
A Fundação Universidade de Brasília (FUB) foi criada pela Lei nº 3.998, de 15 de dezembro de 1961, 
e inaugurada em 21 de abril de 1962. O Poder Executivo autorizou a criação da FUB por meio do Decreto 
nº 500, de 15 de janeiro de 1962, com a finalidade de manter a Universidade de Brasília (UnB), instituição 
pública criada com o objetivo de atender a demanda por ensino superior no Distrito Federal (DF). 
A criação simultânea da universidade e de sua mantenedora (FUB) deu à UnB características legais e 
organizacionais únicas, que se refletiram tanto em sua estrutura inicial quanto em seu processo de gestão 
e desenvolvimento posteriores.
Segundo sua proposta original, a FUB foi dotada de patrimônio próprio, que deveria gerar os recursos 
necessários à redução da dependência da UnB dos recursos transferidos pela Administração Federal. A 
FUB é, também, a empregadora dos servidores docentes e técnico-administrativos que atuam na Univer-
sidade de Brasília.
A UnB hoje vive uma realidade multicampi, isto é, além do campus Darcy Ribeiro, localizado na Asa Norte, 
onde também está sediado o Hospital Universitário (HUB), há, ainda, os campi de Planaltina, Ceilândia e Gama.
A Universidade de Brasília integra a administração indireta do Poder Executivo Federal, vinculada ao Mi-
nistério da Educação (MEC). Ela faz parte do grupo das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES), criadas 
ou incorporadas e mantidas pela União, constituindo o Sistema de Ensino Superior e a Rede Pública de Ensino.
O artigo 3º do Estatuto da Universidade, de 14 de dezembro de 2006, considera que as finalidades 
essenciais da Universidade de Brasília são o ensino, a pesquisa e a extensão, integrados na formação de 
cidadãos qualificados para o exercício profissional e empenhados na busca de soluções democráticas para 
os problemas nacionais.
As regras, a estrutura e a concepção da Universidade foram definidas pelo Plano Orientador, uma 
espécie de Carta Magna, datada de 1962, e em vigor até hoje. O plano foi a primeira publicação da Editora 
UnB (EDU) e revela o espírito inovador da instituição.
Na UnB, as atividades relacionadas à criação, uso e preservação de documentos de arquivo foram 
distribuídas ao longo do tempo por diversas unidades, dentre elas, o Centro de Documentação (CEDOC), 
que desenvolveu essas atividades por quase 27 anos. 
7
UNIDADE I - CONCEITOS FUNDAMENTAIS
Apesar do importante trabalho dessa unidade, por diversos motivos, a prática da gestão de documen-
tos não se consolidou no contexto organizacional da UnB. Assim, em 19 de Fevereiro de 2014, foi extinto o 
CEDOC e, em seu lugar, criado o Arquivo Central (ACE). 
O Arquivo Central surge com a proposta de fomentar a criação e implantação da política arquivística 
da FUB e de coordenar o Sistema de Arquivos da UnB (SAUnB), tendo como preceitos as diretrizes do Con-
selho Nacional de Arquivos (CONARQ) e a legislação específica. 
Falaremos melhor sobre o Arquivo Central na parte que trata sobre legislação!
Conceitos Fundamentais
Informação: elemento referencial, noção, ideia ou mensagem contida em um documento.
Suporte: base física sobre a qual as informações são registradas. Ex.: papel, cd, tecido, madeira etc. 
Documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato. 
Resumindo: qualquer informação registrada em um suporte é um documento, então 
 Documento = Suporte + Informação
A partir dessa definição, há vários tipos de documento, como os encontrados em museus (quadros, 
esculturas, etc.), bibliotecas (enciclopédias, dicionários, manuais, etc.) e também nos arquivos (memoran-
dos, relatórios, ofícios, atas de reunião, etc.).
 
DOCUMENTO DE MUSEU DOCUMENTO DE BIBLIOTECA DOCUMENTO DE ARQUIVO
Figura 3: Tipos de documentos 
Fonte: https://www.google.com.br/imagens/diploma/livros/objetodemuseu
8
GESTÃO DE DOCUMENTOS APLICADA À UnB 
Então, como saber quando se trata de um documento de arquivo?
Documento de arquivo é todo documento produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou jurídica, 
no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade. 
O que diferencia, principalmente, um documento de arquivo dos demais documentos é a sua caracte-
rística orgânica, ou seja, a relação que ele guarda com outros documentos e com a missão-função-ativi-
dade que os produziram. 
Os documentos de arquivo servem como prova das atividades das instituições públicas ou privadas 
que os produziram, pois é a partir deles que se comprovam as situações jurídicas e administrativas, bem 
como, a constituição de direitos e deveres.
Abaixo, outras características dos documentos de arquivo:
NATURALIDADE O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica. 
ORGANICIDADE
É a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, as 
funções e as atividades da pessoa ou instituição que o produziu em 
suas relações internas e externas. 
AUTENTICIDADE
A autenticidade está ligada a criação, manutenção e conservação 
dos documentos sob custódia, de acordo com procedimentos regu-
lares que podem ser comprovados.
UNICIDADE Os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em fun-ção do contexto em que foram produzidos.
IMPARCIALIDADE Os documentos são inerentemente verdadeiros, isto é, as razões de sua produção e as circunstâncias de sua criação (rotinas pro-
cessuais) asseguram o caráter de prova e de fidedignidade aos fa-
tos e ações. 
Fonte: elaboração própria
Os documentos de arquivo, diferentemente dos de biblioteca e museu, NÃO SÃO objetos de COLEÇÃO 
(organização artificial dos documentos),mas sim da acumulação natural, no decurso de atividades admi-
nistrativas. 
9
UNIDADE I - CONCEITOS FUNDAMENTAIS
Princípio da proveniência ou respeito aos fundos:
O princípio da proveniência diz que os documentos pertencentes a uma entidade coletiva, pessoa ou 
família não devem ser misturados ao de outra entidade produtora.
SAIBA MAIS!
Conheça mais sobre as características dos documentos de arquivo e prin-
cípio da proveniência na obra: BELLOTO, Heloísa Liberalli. Arquivos Perma-
nentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2007.320p.
Ciclo de vida dos documentos de arquivo:
Esse conceito representa uma “sucessão de fases pelas quais passam os documentos de arquivo, 
desde o momento em que são criados até a sua destinação final” (DTA,1996). Assim, podemos dividir o 
ciclo de vida dos documentos de arquivo em três fases: arquivo corrente, arquivo intermediário e arquivo 
permanente. 
Figura 4:Teoria das três idades 
Fonte: http://terminologiaarquivistica.blogspot.com.br/
Arquivos correntes ou de primeira idade:
São constituídos de documentos em curso e/ou frequentemente consultados. Devem ser conservados 
junto ao seu produtor, a fim de facilitar a rápida recuperação da informação.
Após o cumprimento da sua finalidade administrativa, esses documentos podem ser eliminados ou 
transferidos para o arquivo intermediário, conforme disposto na tabela de temporalidade de documentos 
de arquivo da instituição. 
10
GESTÃO DE DOCUMENTOS APLICADA À UnB 
 
A passagem do documento da fase corrente para a fase intermediáriaé 
denominada = transferência.
Arquivos intermediários ou de segunda idade:
São formados por documentos oriundos do arquivo corrente que deixaram de ser frequentemente con-
sultados, mas que, todavia precisam ser conservados para fins precaucionais ou legais.
Os documentos do arquivo intermediário só podem ser acessados (consultados e/ou emprestados) por 
seu próprio produtor, podendo sua consulta e utilização ser facultada a outros, desde que expressamente 
autorizados pelo produtor.
Após o cumprimento do prazo no arquivo intermediário, o documento pode ser eliminado ou recolhido 
ao arquivo permanente, conforme sua destinação final.
 
A passagem do documento da fase intermediária para a fase permanente 
é denominada = recolhimento. 
Arquivos permanentes ou de terceira idade:
São documentos custodiados em caráter definitivo. O documento do arquivo permanente perdeu o 
seu valor administrativo, mas em função de seu valor histórico, probatório e informativo, sua consulta é 
franqueada ao público em geral. 
O arquivo permanente da Universidade de Brasília é considerado imprescritível e inalienável e consti-
tui parte do patrimônio documental arquivístico brasileiro. 
Gestão de Documentos:
É o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, 
avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento 
para guarda permanente (L 8159/1991, grifo nosso).
Os documentos em suas fases iniciais (corrente e intermediária) são produzidos e mantidos para o 
necessário desenvolvimento das atividades de rotina de uma instituição e, por consequência, os procedi-
11
UNIDADE I - CONCEITOS FUNDAMENTAIS
mentos realizados para a sua classificação, registro, autuação, controle da tramitação, expedição e arqui-
vamento tem por objetivo facilitar o acesso às informações neles contidas e embasar a tomada de decisão. 
Esse conjunto de operações técnicas caracteriza as ações da gestão de documentos.
 As finalidades da gestão de documentos são:
 y garantir economia, eficiência e eficácia na administração pública ou privada;
 y assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação dos do-
cumentos de arquivo;
 y garantir que a informação arquivística esteja disponível quando e onde seja necessária ao 
governo e aos cidadãos;
 y agilizar o processo decisório;
 y controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos;
 y assegurar o uso adequado das técnicas e tecnologias de gestão da informação arquivísti-
ca, incluindo o processamento automatizado de dados, a microfilmagem a digitalização, entre 
outras.
Fases da Gestão de Documentos:
1ª FASE - Produção de documentos: refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades 
específicas de um órgão ou setor. Nesta fase, deve-se otimizar a criação de documentos, evitando a produ-
ção daqueles não essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, 
garantindo, assim, o uso adequado dos recursos de reprografia e de automação.
Esta fase é composta pelas seguintes etapas: elaboração e gestão de formulários e correspondências; 
produção e difusão de documentos de caráter normativo; utilização de processadores de palavras e textos 
padronizados.
2ª FASE - Utilização de documentos: refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao 
cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite.
Esta fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específi-
cas para classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação. Desen-
volve-se, também, a gestão de arquivos correntes e intermediários e a implantação de sistemas de arquivo 
e de recuperação da informação.
12
GESTÃO DE DOCUMENTOS APLICADA À UnB 
3ª FASE - Destinação de documentos: envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos 
de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão 
preservados permanentemente. Nesta etapa são produzidas e aplicadas as tabelas de temporalidade dos 
documentos.
Documentos eletrônicos e digitais: 
A Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE), grupo de trabalho do Conselho Nacional de 
Arquivos (CONARQ) apresenta a diferença:
Documento eletrônico
É o documento codificado em forma 
analógica ou em dígitos binários, acessível por 
meio de um equipamento eletrônico.
Documento digital 
É o documento codificado em 
dígitos binários, interpretável por 
meio de sistema computacional.
Figura 5: Diferença entre documento eletrônico e digital 
Fonte: elaboração própria
A diferença entre documento eletrônico e digital é que o documento eletrônico é acessível e interpre-
tável por meio de equipamento eletrônico (aparelho de videocassete, filmadora, computador), podendo ser 
registrado e codificado em forma analógica ou em dígitos binários. Enquanto que o documento digital é um 
documento eletrônico caracterizado pela codificação em dígitos binários e acessado somente por meio de 
sistema computacional. Assim, todo documento digital é eletrônico, mas nem todo documento eletrônico 
é digital.
Os documentos digitais têm duas origens distintas: os que já nascem digitais e os que são gerados a 
partir de digitalização. Ambos são codificados em dígitos binários, acessíveis e interpretáveis por meio de 
um sistema computacional. 
13
UNIDADE I - CONCEITOS FUNDAMENTAIS
Os documentos digitalizados são aqueles decorrentes do processo de conversão de documentos pro-
duzidos originalmente em suportes tradicionais (papel, filme, fotografia, fita magnética) para o formato di-
gital, por meio de dispositivo apropriado – geralmente scaner. (ARQUIVO NACIONAL, 2005). A partir desse 
processo, gera-se uma cópia do documento digitalizado.
Muito utilizada para agilizar o acesso às informações, a digitalização é tida como uma solução de des-
burocratização dos processos e procedimentos da administração pública. 
No entanto, é preciso avaliar a real necessidade de implantação dessa tecnologia nos locais de tra-
balho, principalmente no âmbito governamental, pois o risco de substituição dos suportes tradicionais de 
forma indiscriminada representa um risco aos arquivos públicos. 
A digitalização deve ser realizada de acordo com os parâmetros da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, 
que regula a digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução de 
documentos públicos e privados. Para ser bem sucedida, também, devem ser observados os princípios e 
técnicas da gestão de documentos.
Ela é uma simples duplicação do documento original (como uma fotocópia), por isso, o mais adequado 
para fins de redução do uso do papel é a produção de documentos nato-digitais, ou seja, documentos cria-
dos e gerenciados em meio digital, o que vem sendo favorecido com a implantação do Sistema Eletrônico 
de Informações- SEI, que será abordado na unidade II. 
 
SAIBA MAIS!
Sugere-se a leitura da Resolução nº 31, de 28 de abril de 2010, do Conse-
lho Nacional de Arquivos (CONARQ), que dispões sobre as Recomenda-
ções para a Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes. 
Legislação Arquivística
Constituição Federal de 1988
A fundamentação legal dos procedimentos de gestão de documentos inicia-se na Constituição Federal 
de 1988 em seu Artigo 5° inciso XXXII: 
Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de 
interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, 
ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.
14
GESTÃO DE DOCUMENTOS APLICADA À UnB 
Outro artigo importante é o Art. 23, III, que indica a competência comum da União,dos Estados, do 
Distrito Federal e dos Municípios para proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histórico, 
artístico e cultural, os monumentos, as paisagens naturais notáveis e os sítios arqueológicos;
O Art. 37, § 3º, II estabelece que a lei disciplinará as formas de participação do usuário na adminis-
tração pública direta e indireta quanto ao acesso dos usuários a registros administrativos e a informações 
sobre atos de governo, observado o disposto no art. 5º, X e XXXIII .
A Constituição Federal estabelece, ainda, em seu Art. 216 dois importantes deveres para a adminis-
tração pública em relação aos seus arquivos, quais sejam:
 y de gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a 
quantos dela necessitem (art.216 §2º);
 y de promoção e proteção do patrimônio cultural brasileiro, por diversas formas de acautela-
mento e preservação (art.216 §1º).
Leis 8.159/91; 5.433/68; 12.682/2012; 9.605/98; e 12.527/2011
Conhecida como a “Lei dos arquivos”, a Lei 8.159/1991 dispõe sobre a política nacional de arquivos 
públicos e privados e dá outras providências. Essa lei figura como uma das principais, quando se trata de 
arquivos, pois, a partir dela, se torna mais clara a missão do Estado em relação à gestão e proteção de 
seus documentos.
Nessa lei, é, também, criado o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão vinculado ao Arquivo 
Nacional, responsável por definir a política nacional de arquivos. É desse Conselho que provêm a maioria 
dos normativos que a UnB tem que seguir. 
Além da Lei dos Arquivos, temos outras bem importantes, como a Lei n° 5.433/1968 que regula a mi-
crofilmagem de documentos de arquivo.
Figura 6: rolo de microfilme 
Fonte: http://ximker.com.br/microfilmagem.htm
15
UNIDADE I - CONCEITOS FUNDAMENTAIS
Essa lei trouxe avanços no que tange ao uso de tecnologias na gestão dos arquivos, pois permitiu que 
documentos microfilmados fossem eliminados, desde que a microfilmagem fosse realizada dentro dos pa-
râmetros da lei e do decreto que a regulamenta (Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996).
No entanto, a lei é muito clara ao dizer que, mesmo microfilmados, os documentos de valor histórico 
não deverão ser eliminados.
Na UnB, a microfilmagem de documentos de arquivo é realizada pelo Arquivo Central. Atualmente, 
apenas dois grandes conjuntos documentais são microfilmados: os dossiês dos alunos de graduação e as 
folhas de frequência dos servidores da UnB.
A Lei 12.682/2012 dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromag-
néticos. Havia certa expectativa sobre os avanços que essa lei traria, no entanto boa parte de seus dispo-
sitivos foi vetada.
De acordo com essa lei, a digitalização é a conversão da fiel imagem de um documento para código 
digital. E o processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade 
e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido 
no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil. 
Os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preser-
vados, de acordo com o disposto na legislação pertinente (art. 6º).
Reforçando o dever constitucional de proteção ao patrimônio cultural brasileiro, foi editada a Lei nº 
9.605/1998, que prevê sanções penais e administrativas aplicáveis em caso de destruição, inutilização ou 
deterioração de arquivos e registros protegidos por lei, ato administrativo ou decisão judicial.
Recentemente, foi criada a Lei nº 12.527/2011, que regulamenta o direito constitucional de aces-
so às informações públicas. Essa lei passou a vigorar em 16 de maio de 2012 e criou mecanismos que 
possibilitam, a qualquer pessoa, física ou jurídica, sem necessidade de apresentar motivo, o recebimento 
de informações públicas dos órgãos e entidades do Estado.
Conhecida como Lei de Acesso a Informação (LAI), a edição dessa norma trouxe um aspecto im-
portante: com ela o acesso é a regra, o sigilo a exceção. Outro ponto que merece destaque é o estímulo 
à transparência ativa, que é a divulgação proativa de informações de interesse coletivo sem que sejam 
solicitadas.
16
GESTÃO DE DOCUMENTOS APLICADA À UnB 
Para o cumprimento dos objetivos dessa lei, é de fundamental importância a gestão de documentos, 
pois sem ela não é possível atingir sua principal meta:o acesso a informação.
Resoluções do Conselho Universitário (CONSUNI) Nºs 39/2014 e 19/2015
Sem dúvida, quando falamos em marco legal em relação à gestão de documentos no âmbito da Uni-
versidade de Brasília podemos citar a criação de seu Sistema de Arquivos e do Arquivo Central, responsá-
vel pela sua coordenação.
A ideia e, até mesmo, a prática, em alguns casos, da gestão documental na UnB não é nova, contudo, 
não havia um órgão legalmente investido para o seu planejamento e implementação dentro na universida-
de, até agora.
Criado pela Resolução do CONSUNI 39/2014, o Sistema de Arquivos da UnB (SaUnB) é o conjunto de 
inter-relações de funções e serviços, no âmbito do qual é implementada a política arquivística institucio-
nal. Integram o Sistema de Arquivos da UnB: o Arquivo Central, a Comissão Permanente de Avaliação de 
Documentos (CPAD) e todos os arquivos setoriais da UnB.
O Arquivo Central, conforme seu regimento interno, aprovado pela resolução do CONSUNI 19/2015, é 
o órgão complementar responsável pela coordenação do Sistema de Arquivos e pela elaboração e imple-
mentação da política arquivística da FUB. Constitui-se como órgão de apoio à administração, à memória 
institucional e ao desenvolvimento científico e tecnológico.
E o que vem a ser essa política arquivística?
Política arquivística é o conjunto de premissas, decisões e ações produzidas com o objetivo de favore-
cer a gestão de documentos e a democratização do acesso à informação na UnB. 
Para o cumprimento de suas atribuições, o Arquivo Central conta com a seguinte estrutura: Conselho 
Consultivo; Direção; Apoio Administrativo; Coordenação de Protocolo (COP); Coordenação de Gestão de 
Documentos (COGED); e Coordenação de Arquivo Permanente (COAP).
17
UNIDADE I - CONCEITOS FUNDAMENTAIS
Indicação de leitura complementar: 
 y Resoluções do Conselho Nacional de Arquivos
 y Resolução do CONSUNI nº 39/2014
 y Resolução do CONSUNI nº 19/2015
18
GESTÃO DE DOCUMENTOS APLICADA À UnB 
Recapitulando a unidade I
Nesta unidade, foram apresentados o contexto histórico da Universidade de Brasília e os conceitos 
fundamentais atinentes à área de gestão de documentos, como: documento de arquivo e suas caracterís-
ticas; fases da gestão de documentos; diferença entre documento eletrônico e digital. Esses conceitos são 
fundamentais para o conhecimento e aplicação da gestão de documentos no setor público.
Além disso, foram apresentadas as principais leis que embasam o tratamento dos documentos públi-
cos, bem como as resoluções que criaram, no âmbito da universidade, o Sistema de Arquivos da UnB e o 
Arquivo Central.
 A Universidade de Brasília como parte da administração pública brasileira tem o dever de seguir a 
legislação e nossa proposta foi mostrar, além dos conceitos, os principais instrumentos legais que os ser-
vidores devem conhecer para atuar nesta instituição.
19
UNIDADE I - CONCEITOS FUNDAMENTAIS
Referências da Unidade I
ARQUIVO NACIONAL. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 
2005. Disponível em: <http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf>. Acesso 
em: 06 de abr. 2016.
BELLOTO, Heloísa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: Editora FGV, 
2007.320p
BRASIL. Decreto nº 1.799 de 30 de janeiro de 1996. Regulamenta a Lei n° 5.433 que regula a microfilmagem 
de documentos oficiais.Diário Oficialda República Federativa do Brasil, Brasília, 31 jan. 1996. Disponível 
em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/Antigos/D1799.htm>. Acesso em: 06 abr. 2016.
BRASIL. Lei n° 5.433 de 08 de maio de 1968. Regula a microfilmagem de documentos de arquivo.Diário 
Oficial da República Federativa do Brasil, Brasília,10 mai. 1968. Disponível em: <http://www.planalto.gov.
br/ccivil_03/leis/l5433.htm>. Acesso em: 06 abr. 2016.
BRASIL. Lei nº 8.159 de 08 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e priva-
dos e dá outras providências.Diário Oficial da República Federativa do Brasil, Brasília, 9 jan. 1991. Disponí-
vel em:<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm>. Acesso em: 06 abr. 2016.
BRASIL. Lei nº 9.605 de 12 de fevereiro de 1998. Tipifica a destruição de arquivos como crime contra o patri-
mônio cultural. Diário Oficial da República Federativa do Brasil, Brasília, 13 fev. 1998. Disponível em:<http://
www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L9605.htm>. Acesso em: 06 abr. 2016.
BRASIL. Lei nº 12.527 de 18 de novembro de 2011. Regula o acesso a informações e dá outras providências. 
Diário Oficial da República Federativa do Brasil, Brasília, 18 nov. 2011. Disponível em: <http://www.planalto.
gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.htm>. Acesso em: 06 abr. 2016.
DURANTI, Luciana. Registros documentais contemporâneos como provas de ação. In:Estudos históricos, 
Rio de Janeiro, v.7, nº 13, 1994, pp 49-64.
FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE DE BRASÍLIA. Estatuto e Regimento Geral. Brasília: [FUB], 2008, 56 p.
GONÇALVES, Claudio Martins. Conceitos Fundamentais e Legislação Arquivística.Procap. 2014. (Apostila 
do Curso Conceitos Fundamentais e Legislação Arquivística- Universidade de Brasília).
20
GESTÃO DE DOCUMENTOS APLICADA À UnB 
UNIDADE II2
NOÇÕES GERAIS DE PROTOCOLO
Figura 7: Prédio da Reitoria da UnB 
Fonte: www.unb.br
Objetivos específicos
 y Conhecer a legislação que trata dos serviços de protocolo aplicáveis à UnB;
 y Exercitar, no contexto da UnB, a aplicação das regras e procedimentos do serviço de protocolo;
 y Aprender a realizar as principais funções do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) relativas 
à gestão de documentos e ao protocolo.
Apresentação da Unidade
Esta unidade apresenta os conceitos fundamentais e regras que envolvem o serviço de protocolo no 
âmbito do Executivo Federal previstos, principalmente, na Portaria Interministerial n° 1.677, de 07 de ou-
2 Essa unidade foi adaptada da Apostila do Curso Protocolo no Executivo Federal, da autoria de Domingos da Costa Rodrigues, Pro-
cap, 2014.
21
UNIDADE II - NOÇÕES GERAIS DE PROTOCOLO
tubro de 2015, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão – MP em conjunto com o Ministério da 
Justiça- MJ. 
Em seguida, são apresentadas as regras para formação e continuidade dos processos físicos e digi-
tais, e as mudanças trazidas com a implantação do SEI na universidade. 
Figura 8: fluxo documental 
Fonte: http://fortaleza.tudotemos.com/
Entendendo o serviço de protocolo
 Podemos associar a palavra protocolo a controle, ou seja, a função primordial de um serviço de 
protocolo é o registro e controle da tramitação dos documentos de arquivo dentro das instituições. Esse 
controle se efetiva por meio do acompanhamento dos documentos, desde o momento em que eles são 
produzidos ou recebidos pelos setores de trabalho, passando pela movimentação dentro das diversas uni-
dades até a sua destinação final que pode ser o recolhimento ao arquivo permanente ou a eliminação.
Com o desenvolvimento das tecnologias da informação e a banalização dos recursos de informática 
nas instituições públicas e privadas, os setores de protocolo se ampliam e mudam a forma de atuação. O 
que antes era um setor de protocolo passa a ser um serviço de protocolo, isto é, a função que era exclusiva 
de uma seção administrativa (denominada protocolo) passa a ser tarefa de todas as unidades do órgão. 
Com isso, o setor de protocolo assume a função de gerenciar o serviço de protocolo. 
Em poucas palavras, podemos caracterizar o protocolo como sendo o serviço encarregado da identifi-
cação, recebimento, registro, classificação, distribuição, localização, controle da tramitação, expedição e 
autuação de documentos de arquivo dentro de um órgão ou instituição.
22
GESTÃO DE DOCUMENTOS APLICADA À UnB 
Conceitos fundamentais
Autuação: procedimentos pelo qual um documento avulso passa a se constituir processo.
Atribuição: é o ato de atribuir um processo para um usuário específico dentro do mesmo setor (conhe-
cido como distribuir na universidade).
Documento Avulso: informação registrada, qualquer que seja o suporte ou formato, que não está 
reunida e ordenada em processo(Portaria Interministerial nº 1.677/2015). Exemplo: memorandos, circula-
res, relatórios, tabelas, contratos, entre outros.
Expedição: é o ato de encaminhar, fisicamente e/ou virtualmente, o documento para outra instituição. 
Processo: conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no decurso de uma 
ação administrativa, que constitui uma unidade de arquivamento (Portaria Interministerial nº 1.677/2015).
Processo Híbrido: processo constituído de documentos digitais e não digitais reunidos oficialmente 
no decurso de uma ação administrativa e que formam uma unidade conceitualmente indivisível.
Recebimento: é o ato de receber o documento, tanto fisicamente quanto virtualmente.
Processo Administrativo Eletrônico: aquele em que os atos processuais são registrados e disponibi-
lizados em meio eletrônico (Decreto nº 8.539/2015).
Recuperação da Informação: Identificação ou localização da informação desejada onde e quando 
necessário, para subsidiar a tomada de decisão nas instituições de forma eficiente.
Registro: cadastramento das informações com o objetivo de controlar a tramitação dos documen-
tos, avulsos ou processos, produzidos e recebidos em um órgão ou entidade (Portaria Interministerial nº 
1.677/2015).
Sistema Informatizado: ambiente digital que processa eletronicamente um conjunto de elementos/
dados intelectualmente organizados (Portaria Interministerial nº 1.677/2015).
Tramitação: é o ato de encaminhar documentos fisicamente e/ou virtualmente para outro setor da 
instituição. No caso dos documentos eletrônicos, o envio e o recebimento é somente virtual. 
O sistema informatizado utilizado para criar e gerir documentos de arquivo 
na Universidade de Brasília é o Sistema Eletrônico de Informações- SEI.
23
UNIDADE II - NOÇÕES GERAIS DE PROTOCOLO
Fundamentação legal
Figura 9: fundamento legal 
Fonte: http://gledsonpimentaibm.blogspot.com.br/
No âmbito do Poder Executivo Federal, a norma que determina os procedimentos de protocolo e autu-
ação de processos é a Portaria Interministerial n° 1.677, de 07 de outubro de 2015, emitida pelo Ministério 
do Planejamento, Orçamento e Gestão(MPOG), em conjunto com o Ministério da Justiça(MJ). 
A Portaria Interministerial nº 1.677/2015 define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das 
atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal. 
Isso significa que os órgãos integrantes do poder Executivo Federal, pertencentes à administração di-
reta (ministérios) e indireta (autarquias, fundações), são obrigados a seguir as diretrizes dessa normativa.
 Outra norma importante para o entendimento dos procedimentos de protocolo é a Portaria Norma-
tiva n° 03, de 16 de maio de 2003, da SLTI/MPOG, que é destinada a orientar os órgãos da Presidência da 
República, ministérios, autarquias e fundações integrantes do Sistema de Serviços Gerais (SISG), quanto 
aos procedimentos relativos às atividades de comunicações administrativas, para utilização do Número 
Único de Processos e Documentos. 
De acordo com essa portaria, cada órgão obedecerá a faixas numéricas de codificação de unidadesprotocolizadoras. Elas servirão, grosso modo, para padronizar o número de protocolo atribuído aos docu-
mentos nos órgãos e entidades da Administração Pública Federal. Atualmente, na UnB, apenas os proces-
sos administrativos recebem a numeração correspondente a essas faixas numéricas.
 A faixa numérica pertencente ao Ministério da Educação (MEC) vai de 23000 até 23999. Esta faixa 
deve ser distribuída tanto ao MEC quanto às instituições subordinadas e/ou vinculadas ao órgão.
24
GESTÃO DE DOCUMENTOS APLICADA À UnB 
Devido à vinculação da UnB ao MEC, ficou estabelecido que a faixa que identificaria a UnB seria 
“23106”. Assim, a numeração dos processos autuados na Universidade, iniciam todas por 23106. 
Na UnB, os procedimentos para a produção de expedientes (documentos avulsos) estão previstos no 
documento Normas para Padronização de Documentos da Universidade de Brasília – 1a Edição/2011, apro-
vado pelo Ato da Reitoria nº 1.484 de 16 de dezembro de 2011. 
A Lei 9.784/1999, que regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal, 
também, merece atenção, em especial, nos seus seguintes dispositivos:
Art. 5o O processo administrativo pode iniciar-se de ofício ou a pedido de interessado.
Art. 6o O requerimento inicial do interessado, salvo casos em que for admitida solicitação oral, deve 
ser formulado por escrito e conter os seguintes dados:
I - órgão ou autoridade administrativa a que se dirige;
II - identificação do interessado ou de quem o represente;
III - domicílio do requerente ou local para recebimento de comunicações;
IV - formulação do pedido, com exposição dos fatos e de seus fundamentos;
V - data e assinatura do requerente ou de seu representante.
Parágrafo único. É vedada à Administração a recusa imotivada de recebimento de documentos, de-
vendo o servidor orientar o interessado quanto ao suprimento de eventuais falhas.
Art. 7o Os órgãos e entidades administrativas deverão elaborar modelos ou formulários padronizados 
para assuntos que importem pretensões equivalentes.
Art. 8o Quando os pedidos de uma pluralidade de interessados tiverem conteúdo e fundamentos idên-
ticos, poderão ser formulados em um único requerimento, salvo preceito legal em contrário.
Na atual conjuntura da UnB, destaca-se o Decreto 8.539/2015, pois “dispõe sobre o uso do meio eletrô-
nico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração 
pública federal direta, autárquica e fundacional”, realidade esta que estamos vivenciando com a implanta-
ção do Sistema Eletrônico de Informações(SEI). 
Formação do Processo
Como dissemos anteriormente, a formação dos processos no Executivo Federal é definida pela Porta-
ria interministerial nº 1.677/2015, e se efetiva por meio dos procedimentos de AUTUAÇÃO.
25
UNIDADE II - NOÇÕES GERAIS DE PROTOCOLO
Os processos administrativos são formados por um conjunto de documentos avulsos, oficialmente 
reunidos e ordenados no decurso de uma ação administrativa. 
Os processos que tramitam no âmbito da Administração Públi-
ca Federal, direta ou indireta, no desempenho de suas funções 
administrativas, são denominados processos administrativos. 
Já o processo judicial tem o objetivo de dirimir conflitos e fazer 
justiça por meio da aplicação da lei ao caso concreto.
Antes da implantação do SEI, a autuação era centralizada, geralmente na Coordenação de Protocolo, 
vinculada ao Arquivo Central. Mas com a utilização desse sistema, essa atividade passou a ser descentra-
lizada. Isso significa que cada unidade criará seus processos administrativos e em meio eletrônico.
Durante algum tempo, na universidade, conviveremos com uma realidade híbrida: documentos não 
digitais (maioria em suporte papel) e documentos digitais, por isso, faz-se necessário conhecer os proce-
dimentos de gestão de documentos e protocolo tanto para os processos digitais quanto para os processos 
em suporte papel. 
A seguir, falaremos mais detalhadamente sobre o tratamento de processos administrativos em supor-
te papel.
Processos administrativos em suporte papel (não digitais)
Constituição do Processo 
O processo será constituído por:
1. Capa
2. Documentos iniciais
3. Despachos
4. Anexos
LEMBRE-
SE
26
GESTÃO DE DOCUMENTOS APLICADA À UnB 
Conceitos importantes sobre processos
CONCEITO DEFINIÇÃO
Folha do processo São as duas faces da folha.
Página do processo É cada uma das faces de uma folha.
Peça do processo É o documento que, sob diversas formas, integra o processo.
Número Único de Protocolo 
(NUP)
É o número colocado no canto superior direito da capa 
e da primeira folha do processo no momento da autuação. 
Esse número é formado a partir das orientações da Porta-
ria Normativa nº 03/2003 da SLTI/MPOG.
Primeira peça do processo ou 
documento gerador É o documento que inicia o processo.
Fonte: elaboração própria
OBSERVAÇÃO: A primeira peça do processo nunca deverá ser retirada do processo.
27
UNIDADE II - NOÇÕES GERAIS DE PROTOCOLO
Numeração de folha do processo
As folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser utilizado 
carimbo próprio para colocação do número (conforme modelo abaixo), que será aposto no canto superior 
direito da folha, recebendo, a primeira folha, o número 1.
Figura 10: Modelo de carimbo específico para numeração de folhas do processo
Fonte: Portaria Interministerial nº 1.677/2015 
As peças iniciais serão numeradas pela unidade autuadora. As peças subsequentes serão numeradas 
e rubricadas pelas unidades que as adicionarem, em ordem crescente. 
Não se admite a numeração repetida de folhas, diferenciação por meio de letras ou quaisquer outros 
artifícios, nem rasuras. Ex.: 1-A, B-1, etc. 
OBSERVAÇÃO: no carimbo de numeração, deverá constar a sigla da unidade protocolizadora/ unida-
de administrativa e o nome do órgão ou entidade.
Quando houver páginas que não contenham informações, deve-se apor o carimbo “EM BRANCO”.
Figura 11: Modelo de carimbo específico para páginas em branco 
Fonte: Portaria Interministerial nº 1.677/2015
Renumeração de folha do processo 
Quando for constatada a necessidade de correção da numeração de qualquer folha do processo, de-
ve-se inutilizá-la, fazendo-se um “X” sobre o carimbo, sem rasuras. 
28
GESTÃO DE DOCUMENTOS APLICADA À UnB 
 Deve-se apor, novamente, o carimbo de numeração no canto superior direito de cada folha, inserir 
o número correto e rubricar. 
O procedimento de renumeração deve ser registrado no processo por meio de despacho, logo após o 
último despacho proferido noprocesso.
Figura 12:Modelo de carimbo quando necessária a correção da numeração
Fonte: Portaria Interministerial nº 1.677/2015
Encerramento de volume do processo
Cada volume do processo deve conter, no máximo, 200 (duzentas) folhas, conforme determina a Por-
taria Interministerial nº 1677/2015. 
Quando a peça processual contiver número de folhas excedentes ao limite fixado na norma, a partir 
do próximo número, formar-se-ão outros volumes. Se ocorrer a inclusão de um documento que exceda as 
200 folhas, deverá ser aberto um novo volume. 
Para o encerramento de um volume, deverá ser incluído, na última folha, devidamente numerada, o 
“Termo de Encerramento de Volume”. Segue o modelo:
29
UNIDADE II - NOÇÕES GERAIS DE PROTOCOLO
Universidade de Brasília
Nome da unidade protocolizadora
TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME
Ao(s) ......... dia(s) do mês de ............................................. do ano de................, procedemos ao encer-
ramento do volume nº.............. do processo nº......................................, das folhas .......... a ......, abrindo-se 
em seguida o volume nº.............
Assinatura do servidor: .......................................
Matrícula: ...................................................Figura 13:Modelo de termo de encerramento de volume 
Fonte: Portaria Interministerial nº 1.677/2015
Abertura de volume do processo
Ao se proceder a abertura de novo volume de processo, deve-se incluir, em folha suplementar, logo 
após a capa, o “Termo de Abertura de Volume”, devidamente numerado, obedecendo a sequência numé-
rica do volume anterior.
A abertura de um novo volume será executada pelas unidades,que deverão colocar etiqueta e a capa 
de processo, certificando a abertura do volume. 
Universidade de Brasília
Nome da unidade protocolizadora
TERMO DE ABERTURA DE VOLUME
Ao(s) ........ dia(s) do mês de.......................................... do ano de.........., procede-
mos a abertura do volume nº...................do processo nº........................................, que 
se inicia com a folha nº.............
Assinatura do servidor:..................................................
Matrícula: ......................................................................
 
Figura 14: Modelo de termo de abertura de volume 
Fonte: Portaria Interministerial nº 1.677/2015
30
GESTÃO DE DOCUMENTOS APLICADA À UnB 
Lembrando que cada volume do processo não deverá exceder a 200 folhas.
Você deve estar se perguntando: para que saber como tratar 
o processo em suporte papel, se a partir de agora será produ-
zido em meio digital? 
A resposta é simples. Independentemente do suporte, devemos observar as normas para formação e 
continuidade do processo administrativo, presentes na portaria MP/MJ 1.677/2015. Além disso, inicialmen-
te, os processos a serem digitalizados para inserção no SEI, devem estar organizados e numerados a fim de 
dar credibilidade às informações contidas no sistema. E, também, para posterior envio ao Arquivo Central, 
atendendo aos requisitos legais.
Processos administrativos eletrônicos
O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é uma ferramenta eletrônica para produzir, editar, assinar e 
tramitar processos e documentos. Foi criado pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e é dispo-
nibilizado para a administração pública por meio de acordo com o Ministério do Planejamento.
O SEI foi escolhido para ser a base do Processo Eletrônico Nacional (PEN), que é uma iniciativa do governo 
federal, coordenada pelo Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MP), que reúne órgãos e enti-
dades de diversas esferas para a construção de uma infraestrutura pública de processo administrativo eletrônico. 
Na UnB, o SEI foi implantado por meio do projeto UnBDigital, que visa à modernização da gestão de 
documentos. Regulamentado pela Instrução da Reitoria Nº 003/2016, ele passou a ser o sistema oficial 
para produção e tramitação de documentos desde 16 de maio de 2016.
E o UnBDoc?
O SEI substituiu o UnBDoc, contudo este continua disponível para consulta dos registros nele inseri-
dos. Em relação à tramitação, é possível registrar trâmites somente para as unidades de protocolo. 
Portanto, a criação de novos processos administrativos na UnB, a partir de 16 de maio de 2016, passou 
a ocorrer em meio eletrônico, com a utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI).
31
UNIDADE II - NOÇÕES GERAIS DE PROTOCOLO
Cada unidade identificará a necessidade de criação de um novo processo e o autuará, sem a neces-
sidade de envio à unidade de Protocolo para efetivar essa ação. Outra mudança substancial com a utili-
zação do SEI é que não temos mais a produção de documentos avulsos. O SEI permite apenas a criação e 
tramitação de processos. Documentos, como memorandos, ofícios, circulares, dentre outros, só existirão 
atrelados a um processo.
Para acessar o SEI, o usuário deve utilizar seu login e senha do e-mail institucional, conforme mostra 
a figura a seguir:
Figura 15:Tela de login do SEI 
Fonte: SEI UnB
Principais funcionalidades do SEI, relacionadas à gestão de documentos 
e ao Protocolo
ITEM DESCRIÇÃO
Iniciar Processo Permite a criação de um novo processo. Essa funcionalidade está dis-ponível no menu principal do sistema.
“Consultar/ alterar processo”: utilizado para consultar ou alterar os 
dados de cadastro do processo, tais como: descrição, interessado, 
destinatário e nível de acesso. 
32
GESTÃO DE DOCUMENTOS APLICADA À UnB 
 “Pesquisa”: possibilita uma busca rápida com diversos parâmetros 
sobre o processo ou documento. Para realizar uma pesquisa mais es-
truturada utilize o botão no menu principal.
“Incluir Documento”: utilizado para criar um novo documento ou inse-
rir (arquivos definidos como: “externos”) no processo.
“Editar Conteúdo”: permite ao usuário realizar alterações no conteúdo 
de documentos gerados na unidade.
“Excluir”: permite ao usuário excluir um documento criado na unidade 
que seja desnecessário ao processo, antes do trâmite ou visualização 
por outra unidade. Ou ainda, excluir um processo criado na unidade, 
desde que ele não tenha sido enviado a outras unidades.
“Assinar Documento”: permite ao usuário assinar eletronicamente os 
documentos gerados no SEI.
“Incluir em Bloco de Assinatura”: permite que mais de um usuário, de 
qualquer unidade, possam assinar um documento produzido no SEI.
“Anotações”: utilizado para inserir informações adicionais que não de-
vem constar dos autos do processo, geralmente orientações internas 
de trabalho da equipe.
33
UNIDADE II - NOÇÕES GERAIS DE PROTOCOLO
 
“Enviar Processo”: utilizado para tramitar processos para outra unida-
de. Conclui o processo na unidade remetente, a menos que, no mo-
mento do envio, seja marcada a opção “Manter processo aberto na 
unidade atual”. O processo desaparecerá da tela do Controle de Pro-
cessos, mas poderá ser recuperado na Pesquisa ou Acompanhamento 
Especial.
“Atualizar Andamento”: utilizado para incluir uma informação/despa-
cho de andamento ao(s) processo(s) selecionado(s). Serve para regis-
tros meramente interlocutórios e explicações de situações.
“Ciência”: utilizado principalmente para que as unidades informem ao 
remetente que tiveram ciência do processo, dispensando a necessida-
de de se criar um novo documento para este fim.
“Concluir Processo nesta Unidade”: utilizado para fechar o processo na 
unidade, quando não há mais nenhuma ação a ser tomada pela unidade. 
O processo desaparecerá da tela do Controle de Processos, mas po-
derá ser recuperado na pesquisa.
“Atribuição de Processos”: utilizado para distribuir os processos. In-
forma que o processo está sob a responsabilidade de um usuário da 
unidade.
“Enviar Correspondência Eletrônica”: permite enviar e-mail relaciona-
do ao processo, com ou sem anexos.
“Sobrestar Processo”: utilizado quando o processo precisa aguardar 
alguma providência antes de ter prosseguimento.
34
GESTÃO DE DOCUMENTOS APLICADA À UnB 
“Relacionar processos”: permite vincular virtualmente um processo a 
outro.
“Anexar Processo”: utilizado para anexar um processo a outro de forma 
permanente, desde que tenham mesmo tipo, interessado e objetivo.
SAIBA MAIS!
Para saber mais sobre as funcionalidades do SEI e como operá-las, consulte 
o Guia Prático do SEI na UnB; e assista ao vídeo “Introdução ao SEI”, dispo-
nibilizado pelo TRF4no endereço https://www.youtube.com/watch?v=ryN-
-fPLytQM.
Para fixação do conteúdo desta unidade, teremos, também, uma aula práti-
ca, onde serão abordadas as principais dificuldades relacionadas às funcio-
nalidades do SEI atreladas à gestão documental, bem como ao procedimen-
to de digitalização de documentos para inserção no sistema.
Restrição de acesso
Com a utilização de um sistema eletrônico para produzir e tramitar os processos administrativos, faz-
-se necessária uma reflexão a respeito do acesso que pode ser dado a esses documentos.
Ao se criar um processo ou documento no SEI, o usuário deverá indicar o nível de acesso. Há três níveis 
de acesso possíveis no sistema:sigiloso, restrito e público. Os níveis de restrição de acesso permitidos são 
configurados durante o cadastro do tipo de processo. Significa que só é possível abrir um processo sigiloso 
se essa opção estiver configurada como permitida para o tipo de processo escolhido.
Ordinariamente, os documentos deverão ter nível de acesso público. Em alguns casos específicos, 
deverão ser utilizados os níveis de acesso restrito e sigiloso, conforme legislação específica. 
Devido à incompatibilidade com a Lei de Acesso à Informação, o uso da opção Sigiloso, não tem sido 
indicada. Nos casos em que essa opção se fizer necessária, deve-se entrar em contato com a Coordenação 
35
UNIDADE II - NOÇÕES GERAIS DE PROTOCOLO
de Gestão de Documentos- COGED no Arquivo Central, para orientações específicas.
Em relação ao nível de acesso restrito, cabe ressaltar que, ao utilizá-lo num processo, este ficará dis-
ponível apenas para unidade que o criou e para as quais ele for tramitado.
Temos vários tipos de restrição de acesso: fiscal, contábil, informação pessoal ou relacionada a pes-
quisas. Os servidores devem estar atentos às leis que regem suas atividades, para que não tornem públi-
cas informações indevidas e nem venham a restringir demais o acesso por medo, prejudicando a transpa-
rência das informações sobre a administração pública.
 
IMPORTANTE:
A Controladoria Geral da União (CGU), em seu guia Aplicação da Lei de Acesso 
a Informação em recursos à CGU, traz um rol exemplificativo sobre as infor-
mações pessoais que podem ser consideradas sensíveis: “data de nascimento; 
endereço pessoal ou comercial do requisitante; endereço eletrônico (e-mail) 
pessoal; número de telefone pessoal (fixo ou móvel); informações financeiras 
e patrimoniais; informações referentes a alimentandos, dependentes ou pen-
sões; informações médicas; origem racial ou étnica, orientação sexual, convic-
ções religiosas, filosóficas ou morais”.
Orientações para a digitalização
A digitalização visa facilitar a busca e o armazenamento, além de dar celeridade no processamento da 
documentação. Deve garantir a qualidade do arquivo digital gerado, levando em consideração suas carac-
terísticas físicas, estado de conservação e finalidade de uso do arquivo digital.
A digitalização na Universidade será realizada por demanda, o que significa que somente aquele do-
cumento que necessita de análise e tramitação deverá ser digitalizado. Aqueles documentos que estão 
arquivados nas unidades não devem ser inseridos no SEI.
Quem pode digitalizar?
Em regra, a digitalização deve ser feita na porta de entrada do documento, ou seja, na unidade que 
o recebeu. Nos casos dos documentos produzidos antes da implantação do SEI, a unidade que detiver a 
posse daquele documento e necessitar tramitá-lo deverá realizar a digitalização e inserir no SEI, para que, 
a partir daí, o documento continue em meio digital. 
36
GESTÃO DE DOCUMENTOS APLICADA À UnB 
As unidades do Campus Darcy Ribeiro que não tiverem estrutura suficiente para digitalizarem seus do-
cumentos, poderão encaminha-los para digitalização na Coordenação de Protocolo- COP do Arquivo Cen-
tral, que realizará essa atividade e devolverá o documento para a unidade demandante já em meio digital.
Ao realizar a digitalização de documentos avulsos, faz-se necessário informar no documento físico 
sobre a digitalização, informando o número do processo correspondente a ele no sistema.
Quando se tratar da digitalização de processos administrativos anteriores ao SEI, esses devem estar 
organizados de acordo com os critérios estabelecidos na Portaria Interministerial MP/MJ nº 1.677/2015 
(páginas numeradas, volumes com no máximo 200 páginas). Ao inseri-los no SEI, deve- se, logo em se-
guida, inserir o “Termo de encerramento de trâmite físico e abertura de processo eletrônico” disponível no 
sistema. 
Durante a digitalização, o documento deve ser submetido ao OCR (Optical Character Recognition), 
tecnologia que permite converter tipos diferentes de documentos, como uma folha de texto impresso digi-
talizada, arquivos em PDF e imagens capturadas com câmera digital, em um documento com dados pes-
quisáveis e editáveis. Esse procedimento é necessário para a recuperação das informações.
Com o fim de permitir que documentos em formato PDF possam ter o conteúdo pesquisável ao serem 
inseridos no sistema, e, também, para garantir melhor desempenho do SEI ao longo do tempo, é importante 
que o processo de digitalização siga certos parâmetros, como por exemplo:
a) cor: monocromático;
b) resolução: 300 dpi;
c) opção de reconhecimento de texto (OCR): ativa.
A qualidade de conversão em OCR depende da qualidade do documento original e dos parâmetros de 
digitalização. Não são recomendados para o reconhecimento de texto os documentos com layout comple-
xo, constituídos por diagramas, tabelas e textos (como folhetos, revistas e jornais); documentos contendo 
tabelas sem linhas de borda, tabelas com formatos de células complexas; tabelas complexas com subta-
belas, diagramas, gráficos; entre outros. 
SAIBA MAIS!
Para saber mais sobre digitalização de documentos na UnB, acesse a Carti-
lha de Orientação para Digitalização de Documentos na UnB.
37
UNIDADE II - NOÇÕES GERAIS DE PROTOCOLO
Recapitulando a unidade II 
 Nesta unidade, vimos os conceitos essenciais para a compreensão do serviço de protocolo, co-
nhecemos as normativas que o regem e aprendemos a executar os principais procedimentos referentes à 
formação e continuidade de processos, tanto físicos quanto digitais.
Os procedimentos voltados à formação e à continuidade dos processos administrativos são de funda-
mental importância na execução das rotinas de trabalho, a fim de dar maior clareza às ações do Estado. 
Como a UnB faz parte da administração pública, devemos estar atentos ao cumprimento das normas que 
regem tais procedimentos.
Referências da Unidade II
ARQUIVO NACIONAL. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 
2005. 232p. Disponível em: <http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf>.
BRASIL. nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999, que regula o processo administrativo no âmbito da Adminis-
tração Pública Federal.Diário Oficial da República Federativa do Brasil, Brasília, 1º fev. 1999. Disponível em: 
<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L9784.htm>. Acesso em: 06 abr. 2016.
BRASIL. Decreto nº 8539 de 08 de outubro de 2015. Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização 
do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, 
autárquica e fundacional..Diário Oficial da República Federativa do Brasil, Brasília, 09 out. 2015. Disponível 
em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2015-2018/2015/Decreto/D8539.htm>. Acesso em: 07 abr. 
2016.
MANUAL DO USUÁRIO SEI. Disponível em: https://softwarepublico.gov.br/social/sei/manuais/manual-do-
-usuario/sumario. Acesso em: 07 abr. 2016
MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO, ORÇAMENTOE GESTÃO (Brasil). Portaria Normativan° 03, de 16 de Maio 
de 2003. Destinada a orientar os órgãos da Presidência da República, Ministérios, autarquias e fundações 
integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG, quanto aos procedimentos relativos às atividades de 
Comunicações Administrativas, para utilização do número único de processos e documentos.
MINISTÉRIO DA JUSTIÇA. MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO (Brasil). Portaria 
Interministerial nº 1677, de 07 de outubro de 2015. Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento 
das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal. 
RODRIGUES, Domingos da Costa. Protocolo no Executivo Federal. Procap. 2014. (Apostila do Curso Proto-
colo no Executivo Federal- Universidade de Brasília).
38
GESTÃO DE DOCUMENTOS APLICADA À UnB 
UNIDADEIII
CLASSIFICAÇÃO E ORDENAÇÃO 
DE DOCUMENTOS
 
Figura 16: pastas suspensas 
Fonte: http://bbel.uol.com.br/
Objetivos Específicos
 y Possibilitar ao aluno o conhecimento de técnicas que irão proporcionar o controle e a rápida 
recuperação da informação;
 y Apresentar os instrumentos de gestão de documentos adotados pela UnB e como aplicá-los;
 y Orientar sobre os vários métodos de ordenação de documentos de arquivo.
39
UNIDADE III - CLASSIFICAÇÃO E ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS
Apresentação da Unidade
Chegamos a um ponto crucial do nosso curso, em que serão apresentados os instrumentos técnicos 
de gestão de documentos aplicados na UnB, quais sejam: os códigos de classificação de documentos das 
atividades meio e fim, e as tabelas de temporalidade de documentos de arquivo.
Também falaremos sobre a ordenação de documentos de arquivo, que junto com a aplicação dos ins-
trumentos técnicos de gestão, servem para dar maior organização aos documentos. 
Classificação 
Classificar na Lógica significa distribuir indivíduos em grupos distintos, de acordo com caracteres co-
muns e caracteres diferenciadores (Sousa, 2009).
Na área de arquivo, há dois tipos de classificação: 
 y a que atribui grau de sigilo para restringir o acesso às informações contidas nos documentos; e
 y a que atribui, por meio da análise e identificação do conteúdo do documento, categorias de 
assunto (geralmente codificadas), sob a qual ele possa ser facilmente recuperado. Essa é a 
classificação objeto desta unidade.
SAIBA MAIS!
Para saber mais sobre atribuição de grau de sigilo aos documentos, reco-
menda-se a leitura da Lei de Acesso a Informação (Lei nº 12527/2011).
A classificação é uma das principais funções do processo de gestão de documentos. Seu entendi-
mento e aplicação são de fundamental importância para a organização dos documentos de arquivo da 
universidade, e para que as demais atividades relacionadas ao tratamento documental possam ser con-
cretizadas de forma integrada e sistêmica.
Todo documento produzido e/ou recebido pela UnB deve ser classificado de acordo com os códigos de 
classificação e tabelas de temporalidade e destinação de documentos de arquivo das atividades meio e fim.
O Código de Classificação consiste em agrupar, em classes e subclasses, os documentos provenien-
tes das mesmas atividades e que possuam relação de conteúdo informacional semelhante, as quais serão 
representadas por um código numérico.
40
GESTÃO DE DOCUMENTOS APLICADA À UnB 
Código de Classificação de Documentos de Arquivo
O Código de Classificação de documentos de arquivo é um instrumento técnico de gestão utilizado na 
organização dos documentos, elaborado a partir da análise das funções e atividades da instituição que o 
gerou. 
Esse código visa agrupar os documentos de acordo com as funções e atividades do órgão, em classes, 
subclasses, grupos e subgrupos, em uma ordem hierárquica do geral para o particular. 
A UnB utiliza dois códigos de classificação, que se complementam: o Código de Classificação de 
Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, aprovado pela Resolução 
nº14, de 24 de outubro de 2001, do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), e o Código de Classificação 
de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições de Ensino Superior (IFES), 
aprovado pela Portaria nº092, de 23 de setembro de 2011, do Ministério da Justiça/Arquivo Nacional (MJ/
AN). 
Atividade meio e atividade fim de uma organização
Para utilizarmos o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos, é de funda-
mental importância entender o que é atividade meio e o que é atividade fim de uma organização. 
Atividade meio
Atividade que dá apoio à consecução das atividades-fim de uma instituição. Exemplos: compra de 
equipamentos; contratação de pessoal; pedido de materiais ao almoxarifado; manutenção do ar condicio-
nado; conserto de móveis; pagamento de conta de telefone, entre outras.
No caso da UnB, as atividades-meio que viabilizam a realização das atividades-fim são desenvolvidas 
pelo Decanato de Gestão de Pessoas(DGP), Decanato de Planejamento e Orçamento(DPO) e Decanato de 
Administração, por exemplo.
Atividade fim
Atividade desenvolvida em decorrência da finalidade de uma instituição, também chamada atividade 
finalística. No caso da Universidade de Brasília, elas são: o ensino, a pesquisa e a extensão, que podem 
ser representados pelas atividades de registro de alunos; seleção de mestrado; lista de menção; projeto de 
curso de extensão; emissão de diplomas, entre outras.
41
UNIDADE III - CLASSIFICAÇÃO E ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS
Classificação de documentos usando o código de classificação da ativi-
dade meio (Resolução nº 14 do conarq) e atividade fim (Resolução nº 92 
Arquivo Nacional)
Os principais objetivos da utilização desses instrumentos técnicos de gestão (código de classificação 
da atividade meio e fim) são: agrupar os documentos de forma lógica, a fim de representar o contexto de 
produção; garantir o acesso aos documentos de forma rápida, ágil e precisa; facilitar os procedimentos de 
arquivo, como a transferência, o recolhimento e a eliminação; auxiliar na atividade de arquivamento.
Esses instrumentos são complementares!
Entendendo a estrutura dos códigos de classificação
Na elaboração dos códigos de classificação, tanto da atividade fim quanto da meio, adotou-se o mo-
delo de código de classificação decimal.
 Como o próprio nome indica, o sistema decimal de classificação por assuntos constitui-se num código 
numérico dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez subclasses e assim sucessivamente. As dez 
classes principais são representadas por um número inteiro, composto de três algarismos, como se segue:
CÓDIGO CLASSE ATIVIDADE CÓDIGO A UTILIZAR
000 Administração Geral Meio Resol. 14 do Conarq
100 Ensino Superior Fim Resol. 92 do AN
200 Pesquisa Fim Resol. 92 do AN
300 Extensão Fim Resol. 92 do AN
500 Assistência Estudantil Fim Resol. 92 do AN
600 (Vaga) -
700 (Vaga) -
800 (Vaga) -
900 Assuntos Diversos Meio Resol. 14 do Conarq
A classe 900 deve ser utilizada com bastante cuidado e atenção!
Os documentos produzidos ou recebidos pela UnB a partir de suas atividades meio, quaisquer que 
sejam o suporte ou a natureza dos documentos, deverão ser classificados de acordo com o Código de 
LEMBRE-
SE
42
GESTÃO DE DOCUMENTOS APLICADA À UnB 
Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades – Meio, Resolu-
ção nº 14 do Conarq.
Como vimos na tabela anterior, suas classes correspondem a: 000 Administração Geral e 900 Assun-
tos Diversos, estas se dividem em subclasses, grupos e subgrupos. Vejamos agora as principais subclas-
ses da área meio:
CÓDIGO SUBCLASSE
010 Organização e Funcionamento
020 Pessoal
030 Material
040 Patrimônio
050 Orçamento e finanças
060 Documentação e informação
070 Comunicação
080 Pessoal Militar
090 Outros assuntos referentes à administração geral
Já em relação aos documentos produzidos e/ou recebidos pela UnB, em decorrência do exercício de 
suas atividades-fim, quaisquer que sejam o suporte ou a natureza dos documentos, deverão ser classifica-
dos de acordo com o Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim 
das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES), Resolução nº 92 do MJ/AN. 
Formado pelas classes de 100 a 500, encontramos também várias subdivisões para suas classes prin-
cipais, como as exemplificadas abaixo:
Classe 100 – ENSINO SUPERIOR
CÓDIGO SUBCLASSE
110 Normatização. Regulamentação
120 Cursos de graduação (inclusive na modalidade à distância)
130 Cursos de pós-graduação stricto sensu (inclusive na modalidade à distância)
140 Cursos de pós-graduação lato sensu (inclusive na modalidade à distância)
150 (vaga)
160 (vaga)
170(vaga)
180 (vaga)
190 Outros assuntos referentes ao ensino superior
43
UNIDADE III - CLASSIFICAÇÃO E ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS
Classe 200 – PESQUISA
CÓDIGO SUBCLASSE
210 Normatização. Regulamentação
220 Programas de pesquisa
230 Projetos de pesquisa
240 Iniciação científica
250 Transferência e inovação tecnológica
260 Ética em pesquisa
270 (vaga)
280 (vaga)
290 Outros assuntos referentes à pesquisa
Classe 300 – EXTENSÃO
CÓDIGO SUBCLASSE
310 Normatização. Regulamentação
320 Programas de extensão
330 Projetos de extensão
340 Cursos de extensão
350 Eventos de extensão
360 Prestação de serviço
370 Difusão e divulgação da produção acadêmica
380 Programa institucional de bolsas de extensão
390 Outros assuntos referentes à extensão
Rotina para a classificação de documentos
1. Ler o documento, identificando o assunto principal de acordo com a função para a qual foi 
criado;
2. Localizar o assunto no Código de Classificação de documentos de arquivo;
3. Anotar, a lápis, no canto superior direito da primeira folha do documento, o código atribuído.
Tabela de temporalidade de documentos
A tabela de temporalidade de documentos de arquivo é a representação gráfica dos planos de classifi-
cação de documentos das atividades meio e fim, onde constam os prazos estabelecidos para a guarda de 
documentos no arquivo corrente, intermediário e a respectiva destinação final dos documentos – elimina-
ção ou guarda permanente.
44
GESTÃO DE DOCUMENTOS APLICADA À UnB 
Figura 17: Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da Atividade-Meio 
Fonte: Resolução do Conarq, deº14, de 24 de outubro de 2001.
A Portaria nº 1.261/2013, do Ministério da Educação(MEC), determina que o uso do Código de Classifi-
cação e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades Fim 
das IFES são obrigatórios.
Ordenação de documentos de arquivo
O objetivo primordial da ordenação é tornar mais rápida e fácil a recuperação da informação. A orde-
nação e a classificação se complementam na busca pela organização dos documentos. 
É de fundamental importância a adoção de um critério de ordenação (ou até mais critérios combinados 
entre si), pois isso evitará que, para se encontrar um documento, seja necessário consultar vários outros. 
Há vários tipos de ordenação: numérica, alfabética, alfanumérica, cronológica. O importante, na hora 
de se adotar um determinado tipo de ordenação, é levar em consideração como as consultas são realiza-
das no arquivo, quais as informações que tornam a recuperação do documento mais fácil: nome do inte-
ressado, nº do processo, data, entre outras. 
45
UNIDADE III - CLASSIFICAÇÃO E ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS
Atividade prática
 Para entender melhor vamos classificar dois documentos como exemplo. O importante, neste exer-
cício, é compreender que, ao classificar o documento, estamos codificando a informação e o papel que ela 
desempenha na instituição.
Exemplo I
Análise do exemplo I: após a leitura do documento para identificação do assunto tratado, verificamos 
a qual atividade ele se refere (meio ou fim). No caso, trata-se de um documento referente à atividade-meio: 
pessoal. Em seguida, procuramos no Código de Classificação (Resolução nº 14 do Conarq) a classe que 
trata do assunto, conforme abaixo:
 
Observe que o código de classificação dessa informação é o 026.12. Esse código deve ser colocado 
a lápis no canto superior direito do documento. Assim, devemos agrupar um conjunto de documentos de 
mesma classificação dentro do ano (uma série documental, no caso a série 026.12) e ordená-los de manei-
ra que possam ser encontrados facilmente. 
46
GESTÃO DE DOCUMENTOS APLICADA À UnB 
Após a ordenação, os documentos devem ser arquivados -em caixas arquivo ou pastas suspensas- 
para aguardar o cumprimento do prazo estipulado na Tabela de Temporalidade, que se encontra ao final 
dos Códigos de Classificação, tanto da atividade meio quanto da atividade fim. 
Exemplo II
Análise do exemplo II: após a leitura do documento, para identificação do assunto tratado, verificamos 
a qual atividade ele se refere (meio ou fim). No caso, trata-se de um documento referente à atividade-fim: 
Ensino Superior. Em seguida, procuramos no Código de Classificação (Resolução nº 092 do AN) a classe 
que trata do assunto, conforme abaixo:
Classe:100- Ensino Superior
 Sub-classe: 130- Cursos de Pós-Graduação Stricto Sensu
 Grupo: 134- Vida Acadêmica dos Alunos dos Cursos de Pós- Graduação Stricto Sensu
 Sub-grupo: 134.3 Avaliação Acadêmica
 134.33 Defesa e Dissertação de Tese
 134.334 Dissertação e Tese 
Observe que o código de classificação dessa informação é o 134.334, pois se trata de uma dissertação 
de mestrado. Esta é uma atividade típica da área fim e, por isso, foi classificada conforme a Resolução nº 
092 do NA.
47
UNIDADE III - CLASSIFICAÇÃO E ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS
E a classificação no SEI como funciona?
No SEI, a classificação é realizada na origem, no momento da criação do processo. Ao selecionar o 
“Tipo de Processo”, o usuário já está automaticamente classificando o processo.
Figura 18: tela“Escolha o Tipo do processo” 
Fonte: SEI - UnB
Ex. Ao escolher o “Tipo de Processo” “Acesso à Informação: Demanda do e-SIC”, o sistema abrirá a 
tela para cadastro das informações do processo, já com os campos “Tipo de Processo” (escolhido na tela 
anterior) e “Classificação por Assuntos” preenchidos, que, nesse caso, é 019.01 Informações sobre o órgão 
(inclusive, pedidos de informações sobre as funções e atividades do órgão e os serviços que presta).
Figura 19: tela“Iniciar Processo” 
Fonte: SEI- UnB
48
GESTÃO DE DOCUMENTOS APLICADA À UnB 
Recapitulando a Unidade III
Nesta unidade, vimos os tipos de classificação, os códigos de classificação das atividades meio e fim, 
a estrutura e como aplicá-los. Vimos, ainda, os conceitos de atividade meio e fim de uma organização, as 
tabelas de temporalidade de documentos e a ordenação de documentos de arquivo.
Referências da Unidade III
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Portaria nº 92, de 23 de setembro de 2011. Aprova o Código de Classificação 
e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Ins-
tituições Federais de Ensino Superior (IFES).
CAMARGO, Ana Maria de Almeida; BELLOTTO, Heloísa Liberalli (Coord.). Dicionário de terminologia arqui-
vística. São Paulo: Associação dos Arquivistas Brasileiros, Núcleo Regional de São Paulo; Secretaria de 
Estado da Cultura, 1996. 142 p. 
CONARQ (Brasil). Resolução nº14, de 24 de outubro de 2001. Dispõe sobre o Código de Classificação de 
Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para 
os arquivos correntes dos órgãos e das entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e 
sobre os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalida-
de e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública.
GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, 
1998. 37 p. Projeto como fazer;v.2
INNARELLI, Humberto Celeste. Preservação digital e seus dez mandamentos. In: SANTOS, Vanderlei Ba-
tista dos; INNARELLI, Humberto Celeste; SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de. (Orgs.). Arquivística: temas 
contemporâneos – classificação, preservação digital e gestão do conhecimento. Brasília: SENAC, 2007, p. 
21-75.
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO (Brasil). Portaria nº 1.261, de 23 de dezembro de 2013. Determina que o Có-
digo de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às 
Atividades Fim das Instituições Federais de Ensino Superior - IFES, aprovado pela Portaria n 92, de 23 de 
setembro de 2011, do Diretor-Geral do Arquivo Nacional, é de uso