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Ficha técnica Coordenador Técnico - Secretaria de Previdência Hélio Carneiro Fernandes Conteudistas - Secretaria de Previdência Diego Alexandre da Silva Helio Carneiro Fernandes Rannye Foster Abrantes Souza Rodrigo Brandão de Araújo Rodrigo Vitorino de Souza Sérgio Aparecido Vieira Mendes Coordenação de Produção Equipe de produção DIEAD/ESAF Módulo 4 – Dimensão – governança corporativa .....................................................4 Introdução ...............................................................................................................4 4.1 Ações ..........................................................................................................................5 4.1.1 Relatório de Governança Corporativa .............................................................6 4.1.2 Planejamento ....................................................................................................8 4.1.3 Relatório de Gestão Atuarial ..........................................................................12 4.1.4 Código de Ética da instituição .......................................................................13 4.1.5 Políticas Previdenciárias de Saúde e Segurança do Servidor .....................15 4.1.6 Política de Investimentos ..............................................................................17 4.1.7 Comitê de Investimentos ...............................................................................20 4.1.8 Transparência .................................................................................................21 4.1.9 Definição de limites de alçadas .....................................................................23 4.1.10 Segregação das atividades .........................................................................24 4.1.11 Ouvidoria .......................................................................................................26 4.1.12 Diretoria Executiva .......................................................................................27 4.1.13 Conselho Fiscal ............................................................................................28 4.1.14 Conselho Deliberativo ..................................................................................30 4.1.15 Mandato, representação e recondução ......................................................32 4.1.16 Gestão de pessoas .......................................................................................33 Encerramento do módulo .......................................................................................35 Anexo I – Código de Ética ......................................................................................36 Sumário 4 Módulo 4 – Dimensão – governança corporativa Introdução A governança corporativa diz respeito ao conjunto de processos, políticas e normas aplicados a uma organização com o objetivo de consolidar boas práticas de gestão e garantir a proteção dos interesses de todos aqueles que com ela se relacionam, interna e externamente, aumentando a confiança de seus investidores e apoiadores. Alguns princípios fundamentais ligados à governança corporativa são a transparên- cia, equidade, prestação de contas (accountability) e responsabilidade. A melhoria da governança do RPPS tem por finalidade assegurar o atingimento de sua missão institucional, com a preservação dos direitos dos segurados, a proteção dos interesses do ente federativo instituidor, a adequada gestão do patrimônio e a conformidade aos requisitos legais estabelecidos pelos órgãos de regulação e supervisão. A governança corporativa liga-se a alguns princípios fundamentais, que em relação aos RPPS, podem ser assim referidos: a) Transparência Criar meios adequados e eficientes de divulgação das informações relevantes para as partes interessadas, além daquelas impostas por leis ou regulamentos. A transparência proporciona confiança, tanto internamente quanto nas relações da organização com terceiros. b) Equidade Tratamento justo e isonômico entre os segurados interessados (servi- dores ativos, aposentados e pensionistas), o ente federativo e os demais agentes, internos ou externos, com os quais se relaciona, como: servi- dores da unidade gestora, prestadores de serviços, agentes financeiros, sociedade em geral e órgãos de supervisão, orientação e fiscalização. 5 c) Prestação de contas Os agentes de governança (administradores, gestores, conselheiros) devem ser responsabilizados por seus atos e suas omissões. A organização deve criar mecanismos para que os membros dos órgãos administrativos ou representativos tenham como rotina prestar contas dos atos administrativos a seus controladores ou representados. d) Responsabilidade corporativa Zelar para que os recursos dos RPPS não sejam alocados a outros fins que não aqueles definidos em lei. Também denota a adoção de um conjunto de iniciativas que revelam preocupações sociais e ambientais, abrangendo desde ações para melhoria da qualidade de vida dos colaboradores até cooperação com ações sociais, mitigação de impactos ambientais, entre outras. Na Dimensão – Governança Coorporativa, vamos conhecer agora quais são as ações que deverão ser implementadas para a busca da certificação no Pró-Gestão RPPS. 4.1 Ações A seguir, serão descritas as ações e os procedimentos relativos à Governança Corporativa, cuja observância deverá ser verificada pela entidade certificadora no processo de obtenção e renovação da certificação institucional. QUADRO 2 – Ações relacionadas à dimensão Governança Corporativa 4.1.1 - Relatório de Governança Corporativa 4.1.2 - Planejamento 4.1.3 - Relatório de Gestão Atuarial 4.1.4 - Código de Ética da Instituição 6 4.1.5 - Políticas Previdenciárias de Saúde e de Segurança do Servidor 4.1.6 - Política de Investimentos 4.1.7 - Comitê de Investimentos 4.1.8 - Transparência 4.1.9 - Definição de Limites de Alçadas 4.1.10 - Segregação das Atividades 4.1.11 - Ouvidoria 4.1.12 - Diretoria Executiva 4.1.13 - Conselho Fiscal 4.1.14 - Conselho Deliberativo 4.1.15 - Mandato, Representação e Recondução 4.1.16 - Gestão de Pessoas 4.1.1 Relatório de Governança Corporativa O Relatório de Governança Corporativa é instrumento de transparência e prestação de contas da gestão que deverá ser previamente submetido à análise e aprovação do Conselho Fiscal e Conselho Deliberativo. A seguir, são especificadas as informações que deverão constar do relatório, observados os requisitos mínimos adiante definidos para cada nível de certificação. a) Dados dos segurados, das receitas e das despesas Quantitativo de servidores ativos, aposentados e pensionistas, resumo das folhas de pagamentos, valor da arrecadação de contribuições e de outras receitas, valor do pagamento de benefícios e de outras despesas. 7 b) Evolução da situação atuarial Custo previdenciário total, evolução quantitativa e qualitativa dos custos por tipo de benefício, evolução do resultado relativo ao equilíbrio financeiro e ao atuarial e do plano de custeio. c) Gestão de investimentos Descrição detalhada dos ativos, dos investimentos, das aplicações financeiras e do fluxo de entradas e saídas de recursos. d) Publicação das atividades dos órgãos colegiados Reuniões e principais decisões do Conselho Deliberativo, do Conselho Fiscal e do Comitê de Investimentos. e) Atividades institucionais Gestão de pessoal, gestão orçamentária e financeira, gerenciamento do custeio e dos contratos, Controles Internos, imagem institucional, cumprimento de decisões judiciais e conformidade, entendida como o atendimento ao conjunto de normas, regras e padrões legais e infralegais estabelecidos. f) Canais de atendimento Estatísticas dos canais de atendimentodisponibilizados aos segurados, tais como ouvidoria própria ou do ente federativo, agências, postos de atendimento, atendimento agendado. 8 Para cada nível de certificação, o Relatório de Governança Corporativa deverá observar: Nível I Periodicidade anual, contemplando pelo menos as informações referidas nas alíneas “a”, “b” e “c”. Nível II Periodicidade anual, contemplando pelo menos as informações referidas nas alíneas “a”, “b”, “c”, “d” e “e”. Nível III Periodicidade semestral, contemplando pelo menos as informações referidas em todas as alíneas. Nível IV Periodicidade trimestral, contemplando pelo menos as informações referidas em todas as alíneas. 4.1.2 Planejamento A unidade gestora do RPPS deve incorporar o planejamento à sua rotina de gestão e desenvolver o Plano de Ação ou Planejamento Estratégico, ao qual deverá ser dada ampla divulgação, contemplando as ações a serem implementadas, as metas para melhoria de cada processo, as responsabilidades e os prazos, bem como o monitoramento qualitativo de seus resultados. Deverá ser dada ampla divulgação às principais diretrizes do Plano de Ação ou Planejamento Estratégico, bem como aos resultados de sua análise qualitativa. Para cada nível de certificação, serão observadas as seguintes exigências: § Nível I: Apresentar Plano de Ação Anual, contendo as metas a serem atingidas no exercício para as áreas de gestão de ativos e passivos, no mínimo quantitativas, possibilitando o acompanhamento dos resultados pretendidos, com ênfase na área de benefícios. 9 Exemplo: PLANO DE AÇÃO OBJETIVOS METAS AÇÕES PERÍODO RESPONSÁVEIS § Nível II: Apresentar Plano de Ação Anual, contendo as metas a serem atingidas no exercício para todas as grandes áreas de atuação do RPPS, referidas no Anexo 7 do Manual do Pró Gestão RPPS, no mínimo quantitativas, possibili- tando o acompanhamento dos resultados pretendidos. Exemplo: PLANO DE AÇÃO ANUAL OBJETIVOS METAS AÇÕES PERÍODO RESPONSÁVEISÁrea de Atuação ADMINISTRATIVA ARRECADAÇÃO ATENDIMENTO ATUARIAL BENEFÍCIOS COMPENSAÇÃO PREVIDENCIÁRIA FINANCEIRA INVESTIMENTOS JURÍDICA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO 10 PLANO DE AÇÃO ANUAL OBJETIVOS METAS AÇÕES PERÍODO RESPONSÁVEISÁrea de Atuação ADMINISTRATIVA ARRECADAÇÃO ATENDIMENTO ATUARIAL BENEFÍCIOS COMPENSAÇÃO PREVIDENCIÁRIA FINANCEIRA INVESTIMENTOS JURÍDICA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO § Nível III: Elaborar e publicar em seu site o Planejamento Estratégico para o período de 5 (cinco) anos, com revisão anual. Exemplo: PLANO ESTRATÉGICO - (ÁREA DE ATUAÇÃO) Forma de Publicação: site ACOMPANHAMENTO ANUAL OBJETIVOS Meta para 5 anos Meta para 5 anos Meta para 5 anos Meta anuais Meta anuais Meta anuais § Nível IV: Elaborar e publicar em seu site o Planejamento Estratégico para o período de 5 (cinco) anos, vinculando-o ao plano orçamentário e ao Plano Plurianual (PPA), com revisão anual. 11 Exemplo: PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO - (ÁREA DE ATUAÇÃO) PLANO ORÇAMENTÁRIO PLANO PLURIANUAL - PPA Metas Metas Metas ACOMPANHAMENTO ANUAL Etapas do Planejamento Estratégico Missão e Visão Análise dos ambientes Situação Atual (Análise Interna) Definição dos Objetivos Definição da Estratégia Desdobramentos da Estratégia Feedback e Controle 12 4.1.3 Relatório de Gestão Atuarial O Relatório de Gestão Atuarial constitui importante ferramenta de monitoramento dos resultados atuariais dos planos de custeio, de benefícios e de gerenciamento do RPPS. Para cada nível de certificação, deverá ser observado: Nível I Elaboração do Relatório de Gestão Atuarial, contemplando a análise dos resultados das avaliações atuariais anuais relativas aos três últimos exercícios, com comparativo entre a evolução das receitas e despesas estimadas e as efetivamente executadas. Nível II Idem ao Nível I. Nível III Elaboração do Relatório de Gestão Atuarial, contemplando, adicionalmente aos requisitos dos níveis I e II, o estudo técnico de aderência das hipóteses biométricas, demográficas, econômicas e financeiras do plano de benefícios dos RPPS, que deverá ser aprovado pelo Conselho Deliberativo e, obrigatoriamente, embasar as hipóteses atuariais adotadas na avaliação atuarial. Nível IV Adicionalmente aos requisitos do Nível III, elaboração, aprovação e comprovação do cumprimento do Plano de Trabalho Atuarial. É importante destacar que o estudo técnico de aderência deverá observar, no mínimo, o conteúdo exigido para as Entidades Fechadas de Previdência Complementar, nos termos da Resolução-CGPC nº 18/2006 e da Instrução Normativa PREVIC nº 7/2013. O estudo técnico terá validade máxima de 3 (três) anos, excetuando-se a seção referente à taxa de juros e ao crescimento salarial, cuja validade máxima será de 1 (um) ano. 13 Deverá conter a data de realização do estudo, data do cadastro, análise e validação da consistência dos dados cadastrais, descrição e justificativa da metodologia e demais informações utilizadas nos testes de aderência e adequação, bem como o parecer conclusivo do atuário acerca do conjunto de hipóteses mais adequado e aderente ao plano de benefícios, além do atestado de validação, expedido pelo gestor de recursos do RPPS, relativo às informações de investimento utilizadas no estudo técnico. Destaca-se, por oportuno, que o Plano de Trabalho Atuarial é o documento no qual devem estar elencadas todas as obrigações atuariais do RPPS, com identificação do processo a ser seguido, os responsáveis por cada etapa, o nível de respon- sabilidade e a participação de cada ator (técnicos e gestores do RPPS, atuário, Conselho Deliberativo, gestor da área de administração de recursos humanos do ente federativo, representante legal do ente federativo, dentre outros) e os prazos a serem cumpridos. Inclui a obtenção e crítica da base de dados, a proposição e a aprovação das hipóteses atuariais, a elaboração dos documentos atuariais exigidos e dos estudos complementares e a aprovação dos resultados da avaliação atuarial pelos órgãos colegiados. Objetiva promover uma gestão mais efetiva das obrigações atuariais do RPPS, com maior tempestividade e qualidade, devendo ser aprovado pelo Conselho Deliberativo no início de cada exercício. 4.1.4 Código de Ética da instituição O Código de Ética é um instrumento no qual são retratados a missão, a visão e os princípios de uma determinada organização, devendo ser difundido entre seus colaboradores, para que estes tenham ciência de suas responsabilidades. Por meio dele, é possível conhecer os valores cultivados pela instituição e a função que ela exerce na sociedade. A unidade gestora do RPPS deverá elaborar o Código de Ética, disponibilizá-lo em seu site e levá-lo ao conhecimento dos seus servidores, dos segurados e de partes relacionadas, reafirmando assim o compromisso dos gestores do RPPS com uma atuação responsável, transparente e sustentável. 14 Para cada nível de certificação almejado, deverá ser observado: Nível I Elaboração do Código de Ética e sua divulgação aos servidores do RPPS, aos segurados (servidores ativos, aposentados e pensionistas), aos membros dos órgãos colegiados e às partes relacionadas (fornecedores, prestadores de serviço, agentes financeiros e outros). Nível II Adicionalmente aos requisitos do Nível I, efetuar revisões anuais do Código de Ética. Nível III Adicionalmente aos requisitos dos Níveis I e II, promover ações de capacitação relativas ao Código de Ética com os servidores do RPPS, segurados (servidores ativos, aposentados e pensionistas) e membros dos órgãos colegiados. Nível IV Adicionalmente aos requisitos do Nível III, constituir Comissão de Ética e elaborar relatório de ocorrências por ela tratadas e de eventuaispropostas de revisão ou atualização do Código de Ética. Por Exemplo Acesse o Anexo I - Código de Ética. 15 4.1.5 Políticas Previdenciárias de Saúde e Segurança do Servidor Sem prejuízo ao cumprimento das obrigações legais cabíveis, a unidade gestora do RPPS e o ente federativo devem atuar de forma coordenada com o objetivo de adotar medidas preventivas, que visem à redução dos riscos inerentes ao ambiente de trabalho e das situações que provocam o adoecimento e a incapacidade laborativa dos servidores. Devem ser implantados os controles e documentos obrigatórios exigidos para a concessão de aposentadoria especial por exposição a agentes nocivos, sempre que possível, buscando adotar medidas protetivas que eliminem ou minimizem as situações de risco que geram o direito à concessão desse benefício. As exigências para cada nível de certificação são as seguintes: Nível I Implantar ações isoladas em saúde do servidor, que contemplem: a) Realizar exames médicos admissionais dos aprovados em concurso público, como requisito para posse e nomeação. b) Manter serviço de perícia médica na unidade gestora do RPPS ou no ente federativo, por servidores do quadro efetivo ou contratados por meio de terceirização. c) Realizar ações educativas para redução dos acidentes de trabalho. Nível II Adicionalmente aos requisitos do Nível I, implantar ações preparatórias em saúde do servidor, que contemplem: a) Elaborar Laudo Técnico de Condições Ambientais do Trabalho (LTCAT). 16 b) Elaborar e fornecer o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) atualizado aos servidores que trabalhem em ambientes com exposição a agentes nocivos. Nível III Adicionalmente aos requisitos do Nível II, implantar ações preparató- rias em saúde do servidor, que contemplem: a) Manter serviço de perícia oficial em saúde na unidade gestora do RPPS ou no ente federativo, por servidores do quadro efetivo ou contratados por meio de terceirização, com equipe multidisciplinar. b) Elaborar estudo epidemiológico, contendo as potencialidades e desafios da atenção à saúde e segurança do servidor. c) Publicar lei ou decreto estabelecendo a Política de Atenção à Segurança e à Saúde do Servidor. Nível IV Adicionalmente aos requisitos do Nível III, institucionalizar o Sistema de Gestão de Saúde do Servidor, contemplando: a) Realizar ações em saúde do servidor com base nas necessida- des levantadas em estudo epidemiológico. b) Apresentar relatório anual de execução das ações em saúde do servidor. c) Realizar exames periódicos de saúde do servidor, no mínimo a cada 3 (três) anos. 17 Considerando a complexidade para a implantação desses procedimentos em muitos entes federativos, essa ação somente será verificada para fins de concessão da certificação institucional a partir de 2019, em relação aos requisitos relacionados para os Níveis I e II, e de 2020, para os requisitos adicionais dos Níveis III e IV. No entanto, o RPPS deverá elaborar Plano de Ação que descreva os prazos previstos para implantação dos procedimentos necessários ao cumprimento dos requisitos exigidos para o nível de certificação desejado. 4.1.6 Política de Investimentos A Política de Investimentos é um dos processos estratégicos do RPPS, pois a adequada administração dos ativos é fundamental para que se assegure a sua sustentabilidade. Sua formulação encontra-se prevista nos arts. 4º e 5º da Resolução-CMN nº 3.922/2010, alterada pela Resolução nº 4.604/2017, e representa instrumento para a observância dos princípios de segurança, rentabilidade, solvência, liquidez, diversificação, adequação à natureza de suas obrigações e de transparência na aplicação dos recursos e na avaliação de seus riscos. Seu conteúdo deve ser disponibilizado anualmente à Secretaria de Previdência do Ministério da Fazenda, por meio do Demonstrativo da Política de Investimentos (DPIN), conforme art. 1º da Portaria MPS nº 519/2011, art. 22 da Portaria MPS nº 402/2008 e art. 5º, XVI, g da Portaria MPS nº 204/2008. A Política de Investimentos (ou Plano Anual de Investimentos) não se limita à obri- gatoriedade de elaboração de um documento anual, mas se constitui em importante instrumento de planejamento, por definir o índice referencial de rentabilidade a ser buscado pelos gestores no exercício seguinte, estabelecer estratégias de alocação, diretrizes e metas de investimentos, bem como permitir monitorar ao longo do ano, por meio de relatórios de acompanhamento, os resultados que forem sendo alcança- dos durante a sua execução. 18 São elementos mínimos da Política de Investimentos: a) Análise da conjuntura econômica, dos cenários e das perspectivas do mercado financeiro; objetivos e diretrizes que orientam a gestão do fundo para o ano seguinte; cenários que pautam as projeções financeiras, tendo em vista os limites de enquadramento para aplicação por segmento e modalidade, defini- dos na Resolução-CMN nº 3.922/2010, alterada pela Resolução nº 4.604/2017. b) Definição das estratégias de alocação; resultados esperados das projeções financeiras; limites mínimos e máximos de enquadramento e estratégias de investimento para cada segmento de aplicação financeira. c) Gestão de investimentos, considerando sua estrutura, propostas de aprimoramento, critérios de credenciamento para escolha das instituições financeiras e dos produtos financeiros onde os recursos do RPPS serão aplicados. Dada a sua relevância, a Política de Investimentos e os relatórios de acompanha- mento dos resultados deverão ser disponibilizados no site do RPPS, a fim de conferir maior transparência ao processo, permitindo a consulta por qualquer interessado. Na elaboração e execução da Política de Investimentos, deverão ser observadas cautelas que mitiguem riscos por situações de conflitos de interesses. Além dessas orientações gerais, deverá ser observado, para cada nível de certifi- cação: Nível I Elaboração de relatórios mensais, acompanhados de parecer do Comi- tê de Investimentos e aprovação do Conselho Fiscal, de acompanha- mento da rentabilidade e dos riscos das diversas modalidades de ope- rações realizadas na aplicação dos recursos do RPPS e da aderência das alocações e dos processos decisórios de investimento na Política de Investimentos. 19 Nível II Adicionalmente aos requisitos do Nível I: elaboração de plano de ação mensal com o cronograma das atividades a serem desempenhadas relativas à gestão dos recursos; elaboração de relatórios mensais de diligências de verificação dos lastros relativos aos títulos ou a papéis incluídos em operações estruturadas adquiridas por meio de veículos de investimento, e de acompanhamento sistemático da situação patrimonial, fiscal, comercial e jurídica das instituições investidas e do desempenho dos papéis por elas emitidos. Nível III Adicionalmente aos requisitos do Nível II: elaboração de estudos de gerenciamento de ativos e passivos, a partir de modelos matemáti- cos de gestão do ativo e das taxas de juros do passivo (asset liability management – ALM), visando à otimização das carteiras de investi- mento; elaboração de relatório de acompanhamento da implementa- ção das estratégias de carteiras específicas para os compromissos do plano com seus segurados e beneficiários. Nível IV Adicionalmente aos requisitos do Nível III: criação, dentro da estrutu- ra do RPPS, de área com a função específica de acompanhamento e monitoramento contínuo dos riscos de todas as posições dos recursos investidos, do cumprimento dos indicadores definidos por segmento de alocação e produto, de análise diária do comportamento do merca- do, incluindo a performance de produtos e de instituições gestoras de carteiras. 20 4.1.7 Comitê de Investimentos O Comitê de Investimentos é o órgão colegiado do RPPS que tempor atribuição específica participar do processo decisório de formulação e execução da Política de Investimentos, tendo seus requisitos básicos de instituição e funcionamento estabelecidos no art. 3º-A da Portaria MPS nº 519/2011. Sua atuação deve ser disciplinada em regimento interno, aprovado pelo Conselho Deliberativo, e seus membros devem atender aos requisitos de qualificação, de padrões éticos de conduta e de autonomia nas decisões. O Comitê de Investimentos deve se reunir com periodicidade mínima mensal, para deliberar sobre as alocações dos recursos financeiros, observados os limites estabelecidos na Resolução-CMN nº 3.922/2010, alterada pela Resolução nº 4.604/2017, e na Política de Investimentos e, para apresentação dos resultados financeiros, avaliação da conjuntura econômica e do desempenho da carteira de investimentos. Em suas reuniões, o Comitê de Investimentos deverá avaliar e tomar suas decisões embasadas nos seguintes aspectos: a) Cenário macroeconômico. b) Evolução da execução do orçamento do RPPS. c) Dados atualizados dos fluxos de caixa e dos investimentos, com visão de curto e longo prazo. d) Propostas de investimentos e respectivas análises técnicas, que deverão identificar e avaliar os riscos de cada proposta, incluídos os riscos de crédito, de mercado, de liquidez, operacional, jurídico e sistêmico. O Comitê de Investimentos deverá contar com a seguinte composição, conforme o nível de certificação: 21 Nível I Mínimo de 3 (três) membros, que mantenham vínculo funcional com o ente federativo ou com a unidade gestora do RPPS. Nível II Idem ao Nível I. Nível III Mínimo de 5 (cinco) membros, que mantenham vínculo funcional com o ente federativo ou com a unidade gestora do RPPS. Nível IV Mínimo de 5 (cinco) membros, que mantenham vínculo funcional com o ente federativo ou com a unidade gestora do RPPS, sendo a maioria servidores efetivos e segurados do RPPS. 4.1.8 Transparência A transparência nas organizações diz respeito à exis- tência de políticas e procedimentos continuados e per- manentes que permitam fornecer informações aos diversos interessados segundo critérios gerais de aces- so, uso e entendimento. Estudos internacionais demonstram que maiores níveis de transparência estão diretamente ligados ao fortalecimento do controle social e à redução dos desvios e da corrupção. Na Administração Pública, a transparência é desdobramento do princípio da publicidade e tem sido gradualmente fortalecida por novos diplomas legislativos, dentre os quais pode ser citada a Lei nº 12.527/2011 – Lei de Acesso à Informação 22 (LAI) –, que estabeleceu importantes diretrizes, como: a) a observância da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceção; b) a divulgação de informações de interesse público, independentemente de soli- citação; c) a utilização de meios de comunicação viabilizados pela tecnologia da informa- ção; d) o fomento a uma cultura de transparência; o desenvolvimento do controle so- cial. Os documentos e informações mínimas a serem divulgados pelo RPPS em seu site estão a seguir relacionados, sendo em regra obrigatórios para os níveis I a IV, exceto quando expressamente ressalvado: a) Regimentos internos e atas dos órgãos colegiados (Conselho Deliberativo, Conselho Fiscal e Comitê de Investimentos). b) Certidões negativas de tributos: Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União e Certidão de Regularidade do FGTS. c) Certificado de Regularidade Previdenciária (CRP) e links para acesso, no endereço eletrônico da Previdência Social na internet, ao Extrato Previdenciário e aos demonstrativos obrigatórios previstos no art. 5º, XVI da Portaria MPS nº 204/2008 d) Composição mensal da carteira de investimentos, por segmento e ativo. e) Cronograma de ações de educação previdenciária. f) Cronograma das reuniões dos órgãos colegiados (Conselho Deliberativo, Conselho Fiscal e Comitê de Investimentos). g) Código de Ética. h) Demonstrações financeiras e contábeis (periodicidade: níveis I e II: semestral; Nível III: trimestral; Nível IV: mensal). i) Avaliação atuarial anual. 23 j) Informações relativas a procedimentos licitatórios e contratos administrativos. k) Relatório de avaliação do passivo judicial (apenas níveis III e IV). l) Plano de Ação Anual (níveis I e II) ou Planejamento Estratégico (níveis III e IV). m) Política de Investimentos. n) Relatórios de Controle Interno (níveis I e II: semestral; Nível III: trimestral; Nível IV: mensal). o) Relação das entidades escolhidas para receber investimentos por meio de credenciamento. p) Relatórios mensais e anuais de investimentos. q) Acórdãos das decisões do Tribunal de Contas sobre as contas anuais do RPPS. No que tange aos relatórios mensais de investimentos, estes devem ser divulgados na internet, contendo a posição da carteira por segmentos e ativos, por tipo de risco, por instituição financeira e por limites da Resolução-CMN nº 3.922/2010 e da Política de Investimentos. Também deve ser divulgado relatório anual de investimentos, com a consolidação de todas as informações relativas ao ano anterior, incluindo a conjuntura econômica, os resultados alcançados em relação às metas estabelecidas, o comportamento do fluxo de caixa e das aplicações financeiras, a composição do ativo, a evolução do orçamento e a composição da carteira de imóveis, se houver. 4.1.9 Definição de limites de alçadas Por meio da definição de alçadas, são estabelecidos critérios e limites para a tomada de decisões relativas a atos administrativos que envolvam recursos orçamentários ou financeiros do RPPS, possibilitando o compartilhamento de responsabilidades entre seus dirigentes. No que se refere aos investimentos, a legislação do ente federativo deve disciplinar as esferas de atuação do Conselho Deliberativo e do Comitê de Investimentos e estabelecer limites de alçada para aprovação de alocações e de investimentos, 24 cabendo ao Conselho Deliberativo referendar decisões do Comitê, caso este possua essa atribuição. A definição de limites de alçadas deverá ser publicada no site do RPPS e observar como requisitos mínimos para cada nível de certificação: Nível I Obrigatoriedade de, no mínimo, 2 (dois) responsáveis assinarem em conjunto todos os atos relativos a investimentos. Nível II Idem ao Nível I. Nível III Obrigatoriedade de, no mínimo, 2 (dois) responsáveis assinarem em conjunto todos os atos relativos à gestão de ativos e passivos e às atividades administrativas que envolvam concessões de benefícios, contratações e dispêndios de recursos, conforme limites de alçada definidos em ato normativo editado pela unidade gestora do RPPS. Nível IV Adicionalmente aos requisitos do Nível III, elaborar e divulgar relatórios de exceção que registrem os casos em que os limites de alçada não tenham sido observados, com a devida justificativa. 4.1.10 Segregação das atividades A segregação de atividades ou funções em diferentes setores e responsáveis tem por objetivo evitar que um único agente tenha autoridade completa sobre parcela significativa de uma determinada transação (aprovação da operação, execução e controle), reduzindo, assim, o risco operacional e favorecendo a Governança Corporativa e os Controles Internos. 25 Assim, por exemplo, em uma unidade gestora de RPPS, enquanto a área de investimentos mantém o foco no acompanhamento do mercado para melhor tomada de decisão, a área administrativo-financeira executa as atividades operacionais de orçamento, pagamentos, controles de recebimentos e registros contábeis. De igual forma, na gestão de benefícios, uma determinada área cuida da análise dos requerimentos para habilitação e concessão, enquanto outra fica responsável pelaimplantação, pela manutenção e pelo pagamento dos benefícios. Para cada nível de certificação, deverão ser atendidos os seguintes requisitos mí- nimos de segregação de atividades, que poderá se dar entre setores ou pessoas, a depender do porte do RPPS: Nível I Segregação das atividades de habilitação e concessão de benefícios das atividades de implantação, manutenção e pagamento de benefí- cios. Nível II Idem ao Nível I. Nível III Segregação das atividades de habilitação/concessão de benefícios das atividades de implantação, manutenção e pagamento de benefí- cios; e segregação das atividades de investimentos das atividades ad- ministrativo-financeiras. Nível IV Idem ao Nível III. 26 4.1.11 Ouvidoria A Ouvidoria é um serviço institucional para consultas, dúvidas, reclamações, denúncias, elogios e solicitações, que proporciona uma via de comunicação permanente entre a instituição e as pessoas ou grupos que nela possuem participação, investimentos ou outros interesses. Seu funcionamento deverá observar os requisitos a seguir, cabendo ao Conselho Deliberativo avaliar periodicamente a qualidade dos resultados de sua atuação: a) Os gestores deverão utilizar os relatórios por ela produzidos para aprimorar os serviços e a administração do RPPS, analisando as sugestões, os elogios, as críticas, as reclamações e as denúncias recebidas, e acolhendo aquelas que forem pertinentes. b) Assegurar a confidencialidade e o sigilo dos registros. c) Encaminhar as demandas aos setores responsáveis e tomar as providências necessárias. d) Prover as informações necessárias aos demandantes sobre suas solicitações. e) Promover avaliação sobre o grau de satisfação dos segurados quanto ao atendimento. f) Acompanhar as providências tomadas pelos gestores e os prazos para cumprimento. A Ouvidoria deverá ser implantada em parceria com o ente federativo ou pela própria unidade gestora do RPPS, de acordo com o nível de certificação pretendido: 27 Nível I Disponibilização no site do ente federativo ou do RPPS de um canal de comunicação no modelo “fale conosco”. Nível II Adicionalmente aos requisitos do Nível I, no mínimo 1 (um) servidor exercendo a função de Ouvidor na estrutura do ente federativo ou da unidade gestora do RPPS. Nível III Adicionalmente aos requisitos do Nível I, no mínimo 1 (um) servidor efetivo exercendo a função de Ouvidor na estrutura do ente federativo ou da unidade gestora do RPPS. Nível IV Adicionalmente aos requisitos do Nível I, no mínimo 1 (um) servidor efetivo exercendo a função de Ouvidor na estrutura da unidade gestora do RPPS, com certificação de Ouvidor e com procedimentos de atua- ção devidamente definidos em ato específico. 4.1.12 Diretoria Executiva A Diretoria Executiva do RPPS deverá ser disciplinada pela legislação local e seus membros deverão ter formação educacional de nível superior, observadas as especificações a seguir, de acordo com o nível de certificação. 28 Nível I Nível superior para todos que compõem a Diretoria Executiva. Nível II Nível superior para todos que compõem a Diretoria Executiva. Pelo menos 1 (um) membro deverá ser segurado do RPPS. Nível III Nível superior para todos que compõem a Diretoria Executiva, com formação ou especialização em área compatível com a atribuição exercida. Pelo menos 1 (um) membro deverá ser segurado do RPPS. Nível IV Nível superior para todos que compõem a Diretoria Executiva, com formação ou especialização em área compatível com a atribuição exercida e certificação em gestão previdenciária, por exame ou experiência. Pelo menos 1 (um) membro deverá ser segurado do RPPS. 4.1.13 Conselho Fiscal O RPPS deverá obrigatoriamente manter Conselho Fiscal, cuja periodicidade das reuniões e do funcionamento sejam disciplinados pela legislação local, contemplando pelo menos as seguintes atribuições: a) Zelar pela gestão econômico-financeira. b) Examinar o balanço anual, os balancetes e demais atos de gestão. c) Verificar a coerência das premissas e dos resultados da avaliação atuarial. 29 d) Acompanhar o cumprimento do plano de custeio, em relação ao repasse das contribuições e dos aportes previstos. e) Examinar, a qualquer tempo, livros e documentos. f) Emitir parecer sobre a prestação de contas anual da unidade gestora do RPPS, nos prazos legais estabelecidos. g) Relatar as discordâncias eventualmente apuradas, sugerindo medidas saneadoras. O Conselho Fiscal deverá atuar com independência e autonomia em relação à Diretoria Executiva e ao Conselho Deliberativo, e sua estrutura observará os seguin- tes requisitos mínimos, de acordo com o nível de certificação: Nível I Pelo menos 1 (um) representante dos segurados. Nível II Idem ao Nível I. Nível III Composição paritária entre os representantes dos segurados e do ente federativo, tendo a maioria dos membros formação de nível superior, com a presidência do Conselho Fiscal sendo exercida por um dos representantes dos segurados, que terá o voto de qualidade. O Conselho Fiscal deverá adotar as seguintes práticas: a) Elaboração, publicação e controle sobre a efetivação de plano de trabalho anual, estabelecendo os procedimentos, o cronograma de reuniões, o escopo a ser trabalhado e os resultados obtidos. 30 b) Elaboração de parecer ao relatório de prestação de contas, no qual devem constar os itens ressalvados com as motivações, recomendações para melhoria e áreas analisadas. Nível IV Composição paritária entre os representantes dos segurados e do ente federativo, todos com formação superior ou especialização em área compatível, com a presidência do Conselho Fiscal sendo exercida por um dos representantes dos segurados, que terá o voto de qualidade. O Conselho Fiscal deverá adotar as práticas referidas para o Nível III. 4.1.14 Conselho Deliberativo O RPPS deverá obrigatoriamente manter Conselho Deliberati- vo, cuja periodicidade das reuniões e do funcionamento sejam disciplinados pela legislação local, contemplando pelo menos as seguintes atribuições: a) Aprovar o Plano de Ação Anual ou Planejamento Estra- tégico. b) Aprovar e definir as políticas relativas à gestão atuarial, patrimonial, financeira, orçamentária, jurídica e à execução do plano de benefícios do RPPS. c) Aprovar o Código de Ética do RPPS. d) Acompanhar as metas financeiras e atuariais e os indicadores de gestão definidos nos planos de ação. e) Analisar e homologar as propostas de atos normativos relativos ao RPPS e ao funcionamento dos órgãos e instâncias consultivas e deliberativas. f) Ter acesso aos resultados das auditorias dos órgãos de controle e supervisão e acompanhar as providências adotadas. 31 g) Atuar como última instância de alçada das decisões relativas à gestão do RPPS. O Conselho Deliberativo e a Diretoria Executiva possuem atribuições que se inter- relacionam, mas não se confundem: enquanto o Conselho “delibera” sobre as políticas e diretrizes estratégicas do RPPS, a Diretoria “executa”, ou seja, pratica os atos de gestão que permitirão a implementação das políticas. A estrutura do Conselho Deliberativo observará os seguintes requisitos mínimos, de acordo com o nível de certificação: Nível I Pelo menos 1 (um) representante dos segurados. Nível II Idem ao Nível I. Nível III Composição paritária entre os representantes dos segurados e do ente federativo, tendo a maioria dos membros formação de nível superior, com a presidência do Conselho Deliberativo sendo exercida por um dos representantes do ente federativo, que terá o voto de qualidade. O Conselho Deliberativo deverá adotar as seguintes práticas: a) Elaboração, publicação e controle da efetivação de plano de trabalho anual, estabelecendo os procedimentos, o cronograma de reuniões, oescopo a ser trabalhado e os resultados obtidos. b) Elaboração de relatório de prestação de contas que sintetize os trabalhos realizados e apresente as considerações que subsidiaram o Conselho Deliberativo a apresentar seu relatório de prestação de contas. 32 Nível IV Composição paritária entre os representantes dos segurados e do ente federativo, todos com formação superior ou especialização em área compatível, com a presidência do Conselho Deliberativo sendo exercida por um dos representantes do ente federativo, que terá o voto de qualidade. O Conselho Deliberativo deverá adotar as práticas referidas para o Nível III. 4.1.15 Mandato, representação e recondução Caberá à legislação local disciplinar o processo de escolha dos membros da Diretoria Executiva, do Conselho Deliberativo e do Conselho Fiscal, observadas as seguintes diretrizes, comuns a todos os níveis de certificação: a) Os membros do Conselho Deliberativo e do Conselho Fiscal terão mandato, com duração mínima de 1 (um) e máxima de 3 (três) anos, conforme definido na legislação local, somente podendo ser substituídos nas situações definidas na legislação. b) Será admitida a recondução, limitada ao máximo de três mandatos consecu- tivos para o mesmo Conselho, como forma de assegurar sua renovação perió- dica. c) Para se preservar o conhecimento acumulado, os mandatos dos membros dos Conselhos não serão coincidentes, permitindo que a renovação da composição ocorra de forma intercalada, e não integral. d) Quando a legislação local estabelecer que a escolha de membros da Diretoria Executiva, do Conselho Deliberativo ou do Conselho Fiscal ocorrerá por meio de processo eleitoral, deverão ser proporcionados os meios para que haja ampla participação dos segurados e para que estes tenham acesso às propostas de atuação dos candidatos. 33 Além das diretrizes anteriores e dos requisitos mínimos previstos nas seções 4.1.12, 4.1.13 e 4.1.14 deste módulo, cada nível de certificação deverá contemplar: Nível I Definir na legislação o processo de escolha para composição da Diretoria Executiva, do Conselho Deliberativo e do Conselho Fiscal. Nível II Idem ao Nível I. Nível III Adicionalmente aos requisitos dos Níveis I e II, os membros da Diretoria Executiva terão mandato, somente podendo ser substituídos nas situações definidas em lei, e deverão apresentar anualmente prestação de contas ao Conselho Deliberativo. Nível IV Adicionalmente aos requisitos do Nível III, os membros da Diretoria Executiva se submeterão a contrato de gestão, devendo anualmente ser dada publicidade aos resultados relativos ao seu cumprimento. 4.1.16 Gestão de pessoas Caberá à legislação local definir o quadro de pessoal do RPPS, de acordo com o seu porte, e estabelecer objetivos de gestão de pessoal, qualificação e treinamento. Deverão ser observados os seguintes requisitos mínimos de composição do quadro de pessoal, para cada nível de certificação: 34 Nível I A unidade gestora do RPPS deverá possuir pelo menos 1 (um) servidor efetivo com dedicação exclusiva, ainda que cedido pelo ente federativo. Nível II A unidade gestora do RPPS deverá possuir quadro próprio, ocupado por servidores efetivos (pelo menos 1 – (um), comissionados ou cedidos pelo ente federativo. Nível III A unidade gestora do RPPS deverá possuir quadro próprio, ocupado por servidores efetivos (pelo menos 50% do quadro), comissionados ou cedidos pelo ente federativo. Nível IV Adicionalmente aos requisitos do Nível III, deverá contar em seu quadro de pessoal com 1 (um) servidor ocupante do cargo de atuário e 1 (um) servidor efetivo com dedicação exclusiva na área de investimentos. 35 Encerramento do módulo Como vimos neste módulo, a Dimensão – Governança Corporativa é aquela que possui mais ações que serão avaliadas pelas entidades certificadoras, exigindo do Ente um maior acompanhamento na implementação de cada ação. No módulo seguinte, vamos estudar a Dimensão – Educação Previdenciária, que possui apenas 2 (duas) ações que deverão ser implementadas e monitoradas. 36 Anexo I – Código de Ética SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E GESTÃO FUNDO ÚNICO DE PREVIDÊNCIA SOCIAL DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO PORTARIA RIOPREVIDÊNCIA/PRE Nº. 202 DE 23 DE JANEIRO DE 2012. ALTERA O CÓDIGO DE ÉTICA DO FUNDO ÚNICO DE PREVIDÊNCIA SOCIAL DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO – RIOPREVIDÊNCIA O DIRETOR-PRESIDENTE DO FUNDO ÚNICO DE PREVIDÊNCIA SOCIAL DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO – RIOPREVIDÊNCIA, no uso das suas atribuições legais, CONSIDERANDO o disposto no caput do artigo 37 da Constituição da República e no caput do artigo 77 da Constituição do Estado do Rio de Janeiro, que consagram, entre outros, os princípios constitucionais da publicidade, da moralidade e da eficiência administrativas; CONSIDERANDO o disposto nos artigos 38 a 63 do Decreto-Lei N.º220, de 18 de julho de 1975, e nos artigos 271 a 319 do Regulamento do Estatuto dos Funcionários Públicos Civis do Estado, aprovado pelo Decreto n.º 2.479, de 08 de março de 1979; e CONSIDERANDO a necessidade de manutenção de altos padrões de conduta profissional na gestão do regime próprio de previdência social dos servidores públicos do Estado do Rio de Janeiro, e RESOLVE: Art. 1.º O Código de Ética do Fundo Único de Previdência Social do Estado do Rio de Janeiro – RIOPREVIDÊNCIA, aprovado no Anexo Único da Portaria Rioprevidência/PRE n.º 145/2009 passa a vigorar com os acréscimos e alterações que seguem no anexo à presente Portaria. Art. 2.º Os servidores em exercício no RIOPREVIDÊNCIA receberão cópia do Código de Ética de que trata o artigo 1.º, mediante a assinatura de protocolo de recebimento próprio, no prazo de 5 (cinco) dias úteis, contados da data de publicação desta Portaria. Art. 3.º Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação. Rio de Janeiro, 23 de janeiro de 2012. GUSTAVO DE OLIVEIRA BARBOSA Diretor-Presidente 37 ANEXO ÚNICO ALTERADO PELA PORTARIA RIOPREVIDÊNCIA/PRE N.º202 DE 23 DE JANEIRO DE 2012. CÓDIGO DE ÉTICA 1. INTRODUÇÃO O Código de Ética expressa a missão, os valores e a cultura do RIOPREVIDÊNCIA e define as ações que norteiam a conduta ética e profissional de seus servidores, para garantir a eficiência dos serviços que presta. Reafirma seu compromisso com uma atuação responsável, transparente e sustentável, tendo como principal pilar a credibilidade. A responsabilidade pela criação e manutenção da credibilidade decorre, principalmente, da integridade pessoal de todos, pré-requisito indispensável às nossas atividades. Tudo o que fazemos deve se dar em estrita observância com as leis que regem a Autarquia, nossas normas e princípios éticos. Este Código aplica-se a todo corpo funcional e a todos que tenham relações diretas ou indiretas com a autarquia. Sua leitura e plena compreensão devem ser encaradas como uma tarefa essencial para a prestação dos serviços e execução de todas as atividades do RIOPREVIDÊNCIA. O desconhecimento do mesmo não será considerado como justificativa para desvios éticos e de conduta. Todo servidor tem a obrigação de reportar as Diretorias e ou as Assessorias qualquer ato suspeito, ilícito ou que viole os preceitos contidos neste Código em ambiente de trabalho ou fora da empresa. É impossível prever todas as situações em que funcionários do RIOPREVIDÊNCIA possam ser confrontados com questões éticas. Assim você também é responsável por este risco, devendo agir sempre de modo pró ativo e íntegro. Este código constitui fator de segurança tanto do administrador público, quanto dos servidores, norteando-os no seu comportamento enquanto no cargo e protegendo-os de acusações infundadas.2. MISSÃO, VISÃO E VALORES DO RIOPREVIDÊNCIA. I. MISSÃO Prestar serviços com excelência aos nossos clientes (servidores ativos, inativos, pensionistas e dependentes), com eficiência de atendimento, credibilidade, respeito e responsabilidade social, com administração transparente e eficaz do patrimônio, para o cumprimento das obrigações previdenciárias atuais e futuras e contribuir para a gestão fiscal responsável do Estado. 38 II. VISÃO Ser a melhor gestora de Regimes Próprios de Previdência Social do Brasil, com excelência comprovada, tendo como diretrizes: - Satisfação na prestação de serviços aos seus clientes - Boas práticas de gestão de ativos e passivos - Governança, transparência e conformidade na gestão do negócio. III. VALORES E PRINCÍPIOS - Satisfação do cliente; - Parceria com independência da patrocinadora; - Responsabilidade social; - Credibilidade; - Transparência; - Governança; - Conformidade; - Ética; - Eficiência e eficácia; - Respeito. 3. RESPONSABILIDADES DO CORPO FUNCIONAL 3.1. CONDUTA PESSOAL 3.1.1 - DO SERVIDOR O servidor, no que concerne a sua conduta pessoal, deve respeitar os mais elevados padrões comportamentais de um profissional. Este deve sempre estar atento às suas relações pessoais e profissionais, com o objetivo de manter os padrões referenciais de imagem do RIOPREVIDÊNCIA e de evitar desgastes de sua própria reputação. São deveres do servidor: -pautar-se pelos princípios da legalidade, impessoalidade, publicidade, eficiência, moralidade e probidade; -manter clareza de posições e decoro, com vistas a motivar respeito e confiança do público em geral; -exercer com zelo e dedicação a sua atividade e manter respeito à hierarquia, bem como dispensar atenção, presteza e urbanidade às pessoas em geral; -aspirar à liderança em atividades e resultados, de forma ética, realizando seu trabalho com responsabilidade, honestidade e lealdade; 39 -trabalhar em equipe, com visão integrada dos serviços prestados pelo RIOPREVIDÊNCIA, para oferecer o melhor atendimento aos nossos clientes; -atuar de modo a assegurar a exatidão e a qualidade na realização do trabalho sob sua responsabilidade profissional; -assumir claramente a responsabilidade pela execução do seu trabalho e pelos pareceres e opiniões profissionais de sua autoria; -observar os princípios de lisura e probidade, inclusive no que concerne à relação entre suas atividades públicas e particulares, comportando-se sempre, de forma a manter o decoro inerente ao exercício de sua função; -zelar pela proteção do patrimônio público, com a adequada utilização das informações, dos bens, equipamentos e demais recursos colocados à disposição para a gestão eficaz dos serviços prestados pelo RIOPREVIDÊNCIA; -prevenir e evitar conflitos de interesse de qualquer natureza; -respeitar e praticar o Código de Ética; -ouvir nosso público com atenção e respeito e encaminhar suas solicitações e reclamações às áreas responsáveis, garantindo sempre retorno rápido e eficiente; -manter com nossos clientes relacionamento de confiança, integridade, transparência e respeito; -conhecer as normas legais ou regulamentares que regem o exercício de suas atividades profissionais emanadas pelas entidades governamentais, bem como políticas e diretrizes internas e externas aplicáveis à sua função e aos objetivos do RIOPREVIDÊNCIA; -evitar situações que gerem conflitos de interesse ou que apenas aparentem a existência destes; -respeitar sempre a confidencialidade das informações sobre os negócios da empresa, assim como de quaisquer pessoas, físicas ou jurídicas, ligadas, direta ou indiretamente, ao RIOPREVIDÊNCIA e ao seu público alvo; -cumprir os compromissos assumidos com a gestão e com o público alvo interno e externo; - ser objetivo, positivo e transparente; - questionar e buscar soluções para fazer sempre o melhor; - ser parceiro e estar disposto para ouvir e entender o outro. Ao participar de encontros profissionais com pessoas ou instituições que tenham interesses junto ao RIOPREVIDÊNCIA, bem como nas hipóteses de convites para a participação em almoço ou jantares de negócios, reuniões, solenidades, seminários em quaisquer outros encontros, os servidores devem comunicar previamente ao superior hierárquico, que analisará a conveniência e oportunidade da participação do funcionário convidado, podendo autorizá-la ou não, inclusive indicando outro funcionário da área para participar. 40 3.1.2. DO GESTOR Adicionalmente às obrigações do servidor, o gestor deve ter ciência de se todos os seus subordinados estão agindo conforme os padrões éticos estabelecidos neste Código. 3.1.3. DA DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO E FINANÇAS/COORDENADORIA DE RECURSOSHUMANOS Cabe a Diretoria de Administração e Finanças o comprometimento com o cumprimento deste Código, sendo a Coordenadoria de Recursos Humanos a responsável pelo acompanhamento psicológico (caso necessário), monitoramento pelo respeito ao vestuário, levantamento da necessidade de treinamento ou aconselhamento a todo o corpo funcional. Da mesma forma a atualização deste código, com a anuência da Gerência de Controle Interno e auditoria, e monitoramento de seu cumprimento. 3.1.4. DA DIRETORIA Os membros da Diretoria são responsáveis por reforçar a importância e definir as premissas comportamentais contidas neste Código, além de sua necessidade de atualização. As audiências com pessoas físicas ou jurídicas, não pertencentes à Administração Pública direta e indireta de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios ou de organismo internacional do qual o Brasil participe, interessada em decisão de alçada do agente público, serão: -solicitadas formalmente pelo próprio interessado, com especificação do tema a ser tratado e a identificação dos participantes; -objeto de registros específicos, que deverão ser mantidos para eventual consulta; -acompanhadas de pelo menos um outro servidor público. A inobservância das normas estipuladas no Código de Conduta da Alta Administração Estadual (criado pelo Decreto nº 43.057/2011) acarretará para o agente público, sem prejuízo de outras sanções legais, as seguintes conseqüências: -censura ética, a ser aplicada pela CEAA (Comissão de Ética da Alta Administração); -exoneração do cargo em comissão ou dispensa da função de confiança; -restituição à empresa contratada para a prestação de serviço. -caso a CEAA tome conhecimento de que a conduta do agente público tenha configurado transgressão a norma legal específica, a matéria será por ela encaminhada à entidade ou ao órgão público com responsabilidade pela apuração, sem prejuízo do seu exame e deliberação. Após deixar o cargo, o agente público não poderá, pelo prazo de quatro meses: -atuar em benefício ou em nome de pessoa física ou jurídica, inclusive sindicato ou associação de classe, em processo ou negócio do qual tenha participado em razão do cargo ou função que ocupava; 41 -prestar consultoria a pessoa física ou jurídica, inclusive sindicato ou associação de classe, valendo-se de informações não divulgadas publicamente a respeito de programas ou políticas governamentais. 4. CONDUTA CORPORATIVA O RIOPREVIDÊNCIA: -não promove nem tolera qualquer violação de lei ou regulamento na condução de suas atividades e na prestação de serviços. -coopera integralmente com órgãos reguladores e auditores independentes. -mantém e apóia normas e procedimentos designados a salvaguardar a confidencialidade legítima das informações pertencentes aos seus servidores e público-alvo. -conduz seu negócio observando rigorosamente determinação legal específica. 5. LEGISLAÇÃO, NORMASE OUTRAS DIRETRIZES Existem diversas leis federais, estaduais e normas regulamentares aplicáveis ao campo de atividades do RIOPREVIDÊNCIA. Todas têm ampla divulgação tanto externamente, quanto internamente, sendo responsabilidade de todo o corpo funcional atualizar e conduzir suas atividades de acordo com o determinado. Em caso de dúvidas quanto ao cumprimento destas normas, as mesmas devem ser esclarecidas junto à Diretoria competente. Existem ainda regulamentos internos e manuais corporativos aprovados pelas Diretorias e que devem ser respeitados. 5.1. UTILIZAÇÃO DE ATIVOS E RECURSOS O uso adequado de ativos, o registro apropriado e a completa documentação de tal uso são práticas essenciais para a solidez financeira e integridade da imagem da autarquia. Sendo assim, é essencial que todos os servidores observem as normas e diretrizes dispostas na legislação específica. 5.2. EQUIDADE DE TRATAMENTO PESSOAL E PROFISSIONAL É proibido discriminar colegas, subordinados, clientes ou prestadores de serviço por motivo político, ideológico ou partidário, bem como em razão de origem étnica, sexo, idade ou deficiência física. Incluem-se ainda como atos proibidos: assédio sexual e assédio moral. Em caso de esclarecimentos quanto ao tratamento e oportunidades equânimes a Coordenadoria de Recursos Humanos da Diretoria de Administração e Finanças deverá ser consultada. É proibido opinar publicamente sobre a honorabilidade e o desempenho funcional de outro (a) servidor (a), superior hierárquico ou autoridade pública de quaisquer dos três Poderes, sejam eles da esfera Federal, Estadual ou Municipal, da administração direta ou indireta. 42 6. CONFIDENCIALIDADE DAS INFORMAÇÕES. Confidencialidade é um princípio fundamental, particularmente aplicável a quaisquer informações não públicas, no que diz respeito ao RIOPREVIDÊNCIA e às informações recebidas para um propósito comercial expresso. 6.1. INFORMAÇÕES SOBRE O RIOPREVIDÊNCIA Devem ser transmitidas apenas se vierem a favorecer a um fim legítimo do RIOPREVIDÊNCIA. A transmissão destas informações deve ser feita com o entendimento expresso de que as mesmas são confidenciais e devem ser utilizadas exclusivamente para o objeto restrito para o qual foram recebidas ou concedidas. Salvo instrução legal e ou administrativa em contrário, informação confidencial só pode ser usada para fins profissionais. Sob nenhuma hipótese deve ser utilizada para obtenção de quaisquer vantagens pessoais. Adicionalmente, é proibida a divulgação desse tipo de informação para terceiros ou profissionais não envolvidos e/ou autorizados a recebê-la. Todos são responsáveis pela guarda de documentos relativos às suas atividades, devendo, portanto, assegurar que informações confidenciais não sejam expostas a outros profissionais ou a terceiros em trânsito no RIOPREVIDÊNCIA em períodos de ausência de seu local físico de trabalho. 6.2. INFORMAÇÕES CONFIDENCIAIS O RIOPREVIDÊNCIA adota normas de proteção para informações confidenciais e reconhece como sendo sua obrigação e responsabilidade mantê-las em sigilo e segurança. É política do RIOPREVIDÊNCIA o fornecimento de informações apenas se legalmente exigidas. 6.3. INFORMAÇÕES PARA A MÍDIA. O relacionamento com a imprensa deve ser pautado pelo respeito e com base em fatos e fontes fidedignos. Apenas fontes autorizadas podem falar com a imprensa em nome do RIOPREVIDÊNCIA. Caso você seja procurado por algum jornalista, entre em contato com a Assessoria de Governança Corporativa. A Assessoria de Governança Corporativa é a área responsável por preparar e intermediar o relacionamento entre os colaboradores e a mídia, mediante autorização prévia do Diretor-Presidente; Qualquer informação incorreta na imprensa, independentemente de sua origem, deve ser informada à Assessoria de Governança Corporativa. O mesmo vale para ocasiões em que a imprensa divulgue informações negativas sobre o RIOPREVIDÊNCIA. 6.4. INFORMAÇÕES FINANCEIRAS Toda e qualquer informação financeira que diz respeito ao RIOPREVIDÊNCIA é confidencial, a não ser que tenha sido objeto de divulgação através de relatórios publicados em jornais ou outros veículos de comunicação. Excetua-se ao caso acima quando este tipo de informação é requisitado por órgão regulador, por decisão judicial e/ou com prévia aprovação da Diretoria. 43 6.5. RELATÓRIOS OFICIAIS O RIOPREVIDÊNCIA está sujeito à fiscalização, auditoria ou inspeções de órgãos reguladores e fiscalizadores. Estes relatórios são estritamente confidenciais e a divulgação dos mesmos, integral ou parcialmente, constitui-se em ato ilegal, ressalvadas as hipóteses de determinação judicial expressa e requisição pelos órgãos reguladores e fiscalizadores. 6.6. DOCUMENTAÇÃO OFICIAL É proibido o uso do papel timbrado, da marca e de qualquer documentação oficial do RIOPREVIDÊNCIA, bem como usar o nome da autarquia para qualquer finalidade pessoal e não oficial, pois sugere uma concordância da autarquia, para o uso. 6.7. INFORMAÇÕES ELETRÔNICAS OU POR TELEFONIA E-mail, fax, telefones e quaisquer outras modalidades de sistemas de comunicação devem ser utilizados somente para os negócios e serviços do RIOPREVIDÊNCIA. 6.8. INFORMAÇÕES PRIVILEGIADAS Existem leis que proíbem a realização de operações financeiras utilizando conhecimento privilegiado de informações, que não sejam de domínio público. Essas leis também proíbem a revelação dessas informações a terceiros que possam lucrar com tais operações. As conseqüências de utilização de “informações privilegiadas” podem ser graves tanto para o servidor quanto para o RIOPREVIDÊNCIA. Ao realizar qualquer atendimento a terceiros, o servidor que detém informações privilegiadas deve fazê-lo sempre acompanhado. Em ocasião de almoço de negócios, o servidor que detém informações privilegiadas deve fazê-lo sempre acompanhado. O servidor que possui conhecimento privilegiado de operações financeiras não deverá realizar aplicações pessoais nos mesmos fundos de investimentos em que a autarquia investe. O servidor não poderá efetuar ou receber ligações através de celular quando no em áreas de utilização de informações privilegiadas como o da mesa de operações. Todo o corpo funcional deve garantir o sigilo de qualquer informação à qual tenha acesso e que ainda não tenha sido divulgada ao público. Fica ressalvada a revelação da informação quando necessária à condução dos negócios e serviços da autarquia e, ainda, somente caso não haja motivos ou indícios para presumir que o receptor da informação a utilizará erroneamente. Cabe aos gestores zelar para que subordinados e terceiros de sua confiança também cumpram a norma, respondendo solidariamente na hipótese de descumprimento do dever de sigilo. É vedada a divulgação ou uso de informação privilegiada por qualquer profissional ligado ao RIOPREVIDÊNCIA, seja por atuação em benefício próprio ou de terceiros, ainda que após seu desligamento do cargo ou função. As violações às exigências relacionadas ao uso de informações privilegiadas estão sujeitas às penalidades administrativas e criminais. 44 6.9. SEGURANÇA DAS INFORMAÇÕES Todos os que tenham acesso aos sistemas de informação do RIOPREVIDÊNCIA são responsáveis pelas precauções necessárias ao acesso não autorizado às mesmas. Todos devem salvaguardar as senhas e outros meios de acesso a sistemas e documentações. As senhas são de uso individual e não devem ser divulgadas ou compartilhadas com outras pessoas sob nenhuma hipótese, sendo de inteira responsabilidade do detentor o zelo pela guarda e uso correto da mesma. Casos as senhas necessitem ser destinadas a uma gerência ou grupo de pessoas, tal iniciativa se dará apenas com expressa autorização da Diretoriacompetente. As estações de trabalho devem ser obrigatoriamente bloqueadas (CTRL + ALT + DEL) sempre que os servidores se ausentarem do local físico de trabalho, independentemente do intervalo de tempo. Deve ser evitada a exposição de documentos de clientes ou de caráter confidencial. Todos os documentos devem permanecer trancados em local seguro, quando não estiverem sendo manuseados. É proibido o uso de softwares não licenciados ou não autorizados pela instituição. Todas as chaves de locais de guarda de documentos e materiais devem permanecer sob a posse de, no mínimo, 2 (dois) responsáveis. Todos os documentos com informações importantes ou confidenciais, em papel ou mídia eletrônica, devem ser descartados utilizando-se de dispositivos apropriados que impossibilitem a leitura por outras pessoas. 7. DIREITO DE PROPRIEDADE O RIOPREVIDÊNCIA é detentor dos direitos de propriedade de quaisquer materiais, produtos ou serviços que sejam criados durante a jornada regular de trabalho e/ou que tenham sido produzidos fazendo-se o uso de ativos ou recursos da empresa. Qualquer pessoa que voluntariamente malversar roubar, ou se apropriar de maneira fraudulenta de qualquer, recurso financeiro ou ativo de valor pertencente ao RIOPREVIDÊNCIA, ficará sujeita, além das sanções disciplinares, aos rigores da legislação aplicável. 8. QUESTÕES COMPORTAMENTAIS Em uma autarquia como o RIOPREVIDÊNCIA, uma das principais preocupações diz respeito à sua própria imagem, bem como a de todos os seus profissionais. O servidor em exercício no início da vigência deste Código deverá atestar o recebimento, por escrito, mediante assinatura do Protocolo de Recebimento, em anexo. 8.1. TELEFONIA 8.1.1 LIGAÇÕES EXTERNAS 45 Ao receber quaisquer ligações externas, todos devem seguir, obrigatoriamente, a seguinte forma de atendimento: Mencionar “RIOPREVIDÊNCIA” o próprio nome e saudação (esta, obrigatória apenas para as áreas de relacionamento com clientes). Entende-se por ligações externas aquelas de pessoas que não façam parte do corpo funcional do RIOPREVIDÊNCIA. 8.1.2 LIGAÇÕES INTERNAS Quanto às ligações internas, é permitida a informalidade no atendimento, porém, não serão tolerados tratamentos hostis ou desrespeitosos. Estes tipos de atitude serão observados pela Coordenadoria de Recursos Humanos da Diretoria de Administração e Finanças devem ser imediatamente comunicadas no caso de ocorrências. Cabe-nos ressaltar que as transferências de ligações devem ser efetuadas da seguinte forma: É obrigatório que, ao transferir a ligação, se identifique ao receptor quem está aguardando o atendimento da chamada. Com isso, objetivamos evitar situações vexatórias ou desconfortáveis com terceiros. 8.2. BEBIDAS ALCOÓLICAS, TABAGISMO E SUBSTÂNCIAS TÓXICAS. São considerados como atos proibidos: -Embriaguez habitual durante a jornada regular de trabalho; -Prática do tabagismo nas dependências da autarquia; -Trabalhar sobre o efeito de substâncias tóxicas. 8.3. VESTUÁRIO Refere-se aos requisitos mínimos e aceitáveis de vestuário (roupas e acessórios) que todos devem seguir para que seja preservada a imagem de uma empresa. É proibido o uso de vestuário do tipo: -camisetas regatas; -bermuda (tanto masculina quanto feminina); -outros tipos de vestuário considerados impróprios para o ambiente de trabalho. A Diretoria espera bom senso de seu corpo funcional no que se refere ao modo de se vestir, tendo em vista que sua aparência pessoal reflete a imagem do RIOPREVIDÊNCIA. A Coordenadoria de Recursos Humanos da Diretoria de Administração e Finanças é a responsável pelo monitoramento quanto ao cumprimento das normas do vestuário. 8.4. ATENDIMENTOS PERMANENTES NAS ÁREAS É obrigatória a permanência de, ao menos, 1 (um) profissional nas diversas áreas do RIOPREVIDÊNCIA em todo o período regular de trabalho, inclusive, no horário de almoço. As únicas hipóteses em que a ausência total será considerada aceitável serão 46 em caso de reuniões que envolvam todas as áreas; e com a devida ciência do Diretor responsável. Esta regra visa à manutenção da qualidade de atendimento ao nosso público. 8.5. REGRAS DE IMAGEM INSTITUCIONAL É de extrema importância que todos os servidores zelem pela imagem do RIOPREVIDÊNCIA e sigam determinadas instruções referentes a quaisquer materiais desenvolvidos que envolvam a marca ou nome do RIOPREVIDÊNCIA. Todo o material publicado em meio impresso ou eletrônico deve, obrigatoriamente, ser validado pela Assessoria Especial/Assessoria de Governança Corporativa. A Governança Corporativa, através de testes periódicos, fará um monitoramento para garantir a respeitabilidade de tais regras e reportará para as Diretorias quaisquer desvios detectados. 9. ACÚMULO DE FUNÇÕES CONFLITANTES O RIOPREVIDÊNCIA tem como uma de suas diretrizes reprimir o acúmulo de funções conflitantes. Tal iniciativa visa minimizar os riscos operacionais a que estamos expostos. É proibido ao servidor: -Executar dois atos durante a prática de quaisquer atividades, ou seja, o executor de uma tarefa não deve ser o responsável também pela revisão, controle ou aprovação da mesma. -Ter acesso a informações privilegiadas e influenciar o mercado; -Ter negócios particulares que interfiram na atividade executada e no horário de trabalho. 10. CONFLITO DE INTERESSES Espera-se que todos avaliem, cuidadosamente, qualquer situação que caracterize, ou que possa vir a acarretar, situações de conflitos de interesse. Podemos definir o conceito de conflito de interesses como uma ação ou participação, direta ou indireta, de qualquer profissional ligado ao RIOPREVIDÊNCIA em situação que: -Influencie ou prejudique a condução das tarefas profissionais; -Cause prejuízos à reputação profissional ou à imagem do RIOPREVIDÊNCIA; -Propicie benefícios próprios e exclusivos às expensas do RIOPREVIDÊNCIA. 10.1. PRESENTES OU GRATIFICAÇÕES É vedado solicitar ou aceitar para si próprio ou terceiros quaisquer presentes, transporte, hospedagem, compensação ou quaisquer favores,gratificações ou itens de valor. Consideramos como itens de valor os abaixo mencionados: -dinheiro ou outras formas de remuneração; -títulos; 47 -oportunidades de negócios; -mercadorias e serviços. Ficam excluídos da vedação os brindes que não tenham valor comercial ou sejam distribuídos por entidades de qualquer natureza a título de cortesia, propaganda, divulgação habitual ou por ocasião de eventos especiais ou datas comemorativas, desde que não ultrapassem o valor de R$ 400,00 (quatrocentos reais) Decreto nº 43.057/2011, Art.10§ 1º, II. 10.2. OMISSÃO OU OCULTAÇÃO DE ERROS A conduta esperada pela Diretoria é que, em caso de erros ou falhas humanas, estes sejam reconhecidos honestamente e prontamente comunicados ao Gestor e a Diretoria competente. Nenhum tipo de erro ou falha deve ser ocultado ou omitido para que sejam evitados problemas maiores para o RIOPREVIDÊNCIA e para o próprio colaborador. 10.3. DAR OU ACATAR ORDENS CONTRÁRIAS AOS VALORES DO RIOPREVIDÊNCIA É dever do servidor: Abster-se de executar ordens ou instruções contrárias às normas vigentes e, nesse caso, dar imediato conhecimento aos seus superiores hierárquicos. Obs.: É importante ressaltar que quaisquer denúncias serão mantidas em sigilo para a efetiva apuração dos fatos. 11. PENALIDADES O descumprimento das normas constantes deste Código de Ética sujeitará os servidores lotados no RIOPREVIDÊNCIA às penalidades previstas no Decreto-Lei nº. 220, de 18 de julho de 1975 (Estatuto dos Funcionários Públicos Civis do Estado) e no Regulamento do Estatuto dos Funcionários Públicos Civis do Estado, aprovado pelo Decreto n.º 2.479, de 8 de marçode 1979, mediante apuração realizada nos moldes dos referidos atos normativos e no Manual do Sindicante, aprovado pelo Decreto n.º 7.526, de 6 de setembro de 1984. Fica assegurada ao servidor a observância do contraditório e da ampla defesa. 12. CONSIDERAÇÕES FINAIS Em caso de dúvidas ou esclarecimentos sobre o conteúdo deste Código ou sobre a aplicação do mesmo em relação a algum assunto específico, entrar em contato com a Coordenadoria de Recursos Humanos da Diretoria de Administração e Finanças. Módulo 4 – Dimensão – governança corporativa Introdução 4.1 Ações 4.1.1 Relatório de Governança Corporativa 4.1.2 Planejamento 4.1.3 Relatório de Gestão Atuarial 4.1.4 Código de Ética da instituição 4.1.5 Políticas Previdenciárias de Saúde e Segurança do Servidor 4.1.6 Política de Investimentos 4.1.7 Comitê de Investimentos 4.1.8 Transparência 4.1.9 Definição de limites de alçadas 4.1.10 Segregação das atividades 4.1.11 Ouvidoria 4.1.12 Diretoria Executiva 4.1.13 Conselho Fiscal 4.1.14 Conselho Deliberativo 4.1.15 Mandato, representação e recondução 4.1.16 Gestão de pessoas Encerramento do módulo Anexo I – Código de Ética
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