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Administração Geral em Teoria e Exercícios Auditor Fiscal do Trabalho Aula 02 – Evolução da Administração, Principais Abordagens e Modelo de Gespública Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO www.pontodosconcursos.com.br | Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO 3 A alternativa está errada porque a Matriz Swot é uma ferramenta típica do Planejamento ESTRATÉGICO. Gabarito: ERRADO 3. (CESPE / TCU / ANALISTA DE CONTROLE EXTERNO – PLANEJAMENTO E GESTÃO/ 2008) Acerca do BSC (Balance Scorecard), julgue os itens subsequentes. O BSC é uma ferramenta que traduz a missão e a estratégia das organizações em um conjunto abrangente de medidas de desempenho que serve de base para um sistema de medição e gestão estratégica. Comentários: O Balance Scorecard (BSC) constitui uma ferramenta administrativa que traduz a estratégia empresarial num conjunto de objetivos e indicadores de desempenho que envolvem perspectivas que devem ser integradas e balanceadas para promover sinergia. Gabarito: CERTO 4. (CESPE / TCU / ANALISTA DE CONTROLE EXTERNO – PLANEJAMENTO E GESTÃO/ 2008) O BSC é similar a todos os outros modelos de gestão, diferenciando-se apenas quanto à quantidade de indicadores utilizados no nível operacional. Comentários: O BSC não é similar a todos os outros modelos de gestão, cada modelo tem sua particularidade. É errado fazer essa comparação. Gabarito: ERRADO 5. (CESPE / TCU / ANALISTA DE CONTROLE EXTERNO – PLANEJAMENTO E GESTÃO/ 2008) A característica que singulariza o BSC é a ênfase nos indicadores financeiros, que propiciarão o controle da organização em todos os níveis. Comentários: Não há ênfase nos indicadores apenas financeiros. O BSC constitui uma ferramenta administrativa que traduz a estratégia empresarial num conjunto de objetivos e indicadores de desempenho tanto financeiros quanto não financeiros. Gabarito: ERRADO Administração Geral em Teoria e Exercícios Auditor Fiscal do Trabalho Aula 02 – Evolução da Administração, Principais Abordagens e Modelo de Gespública Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO www.pontodosconcursos.com.br | Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO 4 6. (CESPE / TCU / ANALISTA DE CONTROLE EXTERNO – PLANEJAMENTO E GESTÃO/ 2008) O BSC é organizado em torno de quatro perspectivas distintas — financeira; dos clientes; dos processos internos; do aprendizado e crescimento —, que são padronizadas, o que permite a mesma utilização em qualquer organização. Comentários: BSC é elaborado de acordo com as quatro perspectivas criadas por Norton e Kaplan: financeira, clientes, processos internos, aprendizado e crescimento. Contudo, essa regra em casos específicos pode ser adaptada às peculiaridades do setor como, por exemplo, no serviço público. Gabarito: ERRADO 7. (CESPE / TCU / ANALISTA DE CONTROLE EXTERNO – PLANEJAMENTO E GESTÃO/ 2008) Segundo a metodologia do BSC, os participantes da organização devem acompanhar e monitorar cada aspecto ligado à estratégia, para que haja sucesso na implementação do plano. Comentários: Sim! É importante uma cooperação entre os funcionários da empresa para que o planejamento estratégico seja efetivamente implementado. São aspectos essenciais no BSC: Fazer da estratégia a tarefa diária de cada pessoa, todos os funcionários precisam compreender a estratégia. Fazer da estratégia um processo contínuo da organização. Mobilizar a mudança através da liderança de executivos. Os executivos deverão motivar a organização a mudar e seguir os objetivos estratégicos. Gabarito: CERTO 8. (CESPE / TCU / ANALISTA DE CONTROLE EXTERNO – PLANEJAMENTO E GESTÃO/ 2008) Uma organização que vise implementar o BSC deve, primeiramente, identificar os indicadores relevantes. Comentários: Inicialmente a organização precisa fazer o diagnóstico estratégico para depois formular as estratégias e posteriormente implantá-las. O autor Djalma de Pinho Rebouças define as seguintes fases básicas para a elaboração e implementação do planejamento estratégico: FASE I – Diagnóstico Estratégico Administração Geral em Teoria e Exercícios Auditor Fiscal do Trabalho Aula 02 – Evolução da Administração, Principais Abordagens e Modelo de Gespública Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO www.pontodosconcursos.com.br | Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO 5 Análise e verificação dos aspectos inerentes à realidade externa e interna da empresa. Subdivide-se nas etapas: FASE II – Missão da Empresa Neste ponto deve ser estabelecida a razão de ser da empresa, bem como seu posicionamento estratégico. FASE III – Instrumentos prescritivos e quantitativos FASE IV – Controle e avaliação Verifica-se como a empresa está indo. É a ação necessária para assegurar a realização dos objetivos, metas, estratégias e projetos estabelecidos. Gabarito: ERRADO 9. (CESPE / TCU / ANALISTA DE CONTROLE EXTERNO – PLANEJAMENTO E GESTÃO/ 2008) No que tange ao foco nos recursos humanos, a adoção do BSC possibilita a utilização da remuneração variável. Comentários: A perspectiva de aprendizado e crescimento identifica qual a capacidade da organização para a melhoria contínua, aprendendo e se desenvolvendo para garantir o crescimento. Considera as pessoas em termos de capacidades, competências, motivação, alinhamento e estrutura organizacional em termos de investimentos no seu futuro. Dessa forma, a adoção do BSC possibilita a concessão de recompensas individuais variáveis como fator de incentivo. Gabarito: CERTO 10. (CESPE / TCU / ANALISTA DE CONTROLE EXTERNO – PLANEJAMENTO E GESTÃO/ 2008) Um mapa estratégico deve contemplar os objetivos estratégicos, que poderão estar desdobrados em todas as perspectivas e temas previstos. Comentários: Montagem do mapa da estratégia significa desdobrar a estratégia nas perspectivas básicas (financeira, cliente, processos internos, inovação). O Balanced Scorecard inclui Mapas Estratégicos, recurso gráfico para ajudar a comunicar uma visão unificada da estratégia. Eles ajudam as pessoas a entenderem a lógica e a inteligência da estratégia e como os diferentes objetivos se relacionam. Os mapas estratégicos fornecem a cada unidade e indivíduo uma visão de como seus objetivos, projetos e realizações contribuem para o sucesso da estratégia global da empresa. Administração Geral em Teoria e Exercícios Auditor Fiscal do Trabalho Aula 02 – Evolução da Administração, Principais Abordagens e Modelo de Gespública Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO www.pontodosconcursos.com.br | Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO 6 Gabarito: CERTO 11. (CESPE / TCU / ANALISTA DE CONTROLE EXTERNO – PLANEJAMENTO E GESTÃO/ 2008) A cadeia de causa e efeito deve permear todas as perspectivas de um BSC, garantindo encadeamento entre os objetivos das perspectivas, de modo a refletir as relações de causa e efeito assumidas na formulação das estratégias. Comentários: Segundo Kaplan & Norton, o sistema de medição deve tornar explícitas as relações entre os objetivos nas várias perspectivas, para que elas possam ser gerenciadas e validadas. A cadeia de causa e efeito deve permear todas as quatro perspectivas de um BSC garantindo um encadeamento entre os objetivos das perspectivas, de modo a refletir as relações de causa e efeito assumidas na formulação das estratégias. Gabarito: CERTO 12. (CESPE / TCU / ANALISTA DE CONTROLE EXTERNO – PLANEJAMENTO E GESTÃO/ 2008) De acordo com a metodologia do BSC, são os temas estratégicos que refletem os únicos grandes e importantes focos de atenção dos gerentes para implementação da estratégia da organização. Os temas estratégicos refletem os grandes e importantes focos de atenção dos gerentes para implementação da estratégia da organização, porém não são os únicos importantes. Comentários:Questão de mera interpretação. Inicialmente afirma que os únicos grandes e importantes focos de atenção dos gerentes são os temas estratégicos e, posteriormente, afirma que os temas estratégicos não são os únicos importantes. Gabarito: ERRADO 13. (CESPE / TCU / ANALISTA DE CONTROLE EXTERNO – PLANEJAMENTO E GESTÃO/ 2008) Pode-se dar como exemplos de temas estratégicos para uma organização pública: na perspectiva de processos internos, a excelência operacional; na perspectiva do aprendizado e crescimento, a capacitação dos funcionários e o clima organizacional para a ação. Comentários: De acordo com as perspectivas a seguir, observamos que os temas estratégicos estão adequados: Administração Geral em Teoria e Exercícios Auditor Fiscal do Trabalho Aula 02 – Evolução da Administração, Principais Abordagens e Modelo de Gespública Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO www.pontodosconcursos.com.br | Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO 7 Perspectiva dos PROCESSOS INTERNOS – busca identificar quais os processos de negócios em que a organização precisa ter EXCELÊNCIA e se os processos e a operação estão alinhados. Exemplo: qualidade, inovação, produtividade, logística, comunicação interna. Perspectiva do APRENDIZADO E CRESCIMENTO – Qual a capacidade da organização para a melhoria contínua, aprendendo e se desenvolvendo para garantir o crescimento. Considera as pessoas em termos de capacidades, competências, motivação, alinhamento e estrutura organizacional em termos de investimentos no seu futuro. Exemplos: índice de renovação de produtos, motivação das pessoas. Gabarito: CERTO 14. (CESPE / TCU / ANALISTA DE CONTROLE EXTERNO – PLANEJAMENTO E GESTÃO/ 2008) Determinada organização pública encontra-se diante do seguinte quadro: Servidores desmotivados para o desenvolvimento das atividades que lhe são atribuídas; Perspectiva de corte do orçamento previsto para suas atividades; Servidores com alto grau de capacitação para o desenvolvimento das atividades previstas em seus cargos; Instalações deficientes; Predisposição de parlamentares a apoiar a mudança da legislação, de modo a conceder maior autonomia à organização. Com referência à análise SWOT e à aplicação dessa análise à situação acima descrita, julgue os itens a seguir: O fato de os servidores estarem desmotivados para o desenvolvimento das atividades que lhe são atribuídas é um exemplo de ameaça à organização. Comentários: Querido aluno, a desmotivação dos servidores é uma variável interna ou externa a organização pública? INTERNA. Portanto, é um exemplo de uma FRAQUEZA da organização pública. Gabarito: ERRADO 15. (CESPE / TCU / ANALISTA DE CONTROLE EXTERNO – PLANEJAMENTO E GESTÃO/ 2008) O fato de os servidores terem alto grau de capacitação para o desenvolvimento das atividades previstas em seus cargos é um exemplo de força da organização. Comentários: Administração Geral em Teoria e Exercícios Auditor Fiscal do Trabalho Aula 02 – Evolução da Administração, Principais Abordagens e Modelo de Gespública Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO www.pontodosconcursos.com.br | Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO 8 O alto grau de capacitação dos servidores é uma variável interna ou externa da organização pública? INTERNA. Portanto, é uma FORÇA. A questão refere-se aos servidores públicos muito capacitados e isso é algo positivo para a organização, ou seja, é uma força. Relembrando: Forças e fraquezas – São variáveis internas que a organização TEM CONTROLE como, por exemplo, recursos financeiros adequados (Força) ou instalações obsoletas (Fraquezas). Quando percebe-se um ponto forte, a organização deve ressaltá-lo e quando há um ponto fraco é necessário corrigi-lo ou pelo menos minimizar seus efeitos. Gabarito: CERTO 16. (CESPE / TCU / ANALISTA DE CONTROLE EXTERNO – PLANEJAMENTO E GESTÃO/ 2008) A predisposição parlamentar de apoio à mudança da legislação constitui um exemplo de força da organização. Comentários: Apoio à mudança na legislação é uma variável EXTERNA porque a organização pública não tem controle sobre essa variável. Como é apoio à mudança, considera- se algo positivo e, por isso, é considerada uma oportunidade. Ameaças e oportunidades – são fatores externos os quais a empresa NÃO PODE CONTROLAR, mas é importante monitorá-los. Entre as ameaças e oportunidades a serem consideras estão os fatores demográficos, econômicos, históricos, políticos, sociais, tecnológicos, sindicais, legais, entre outros. Gabarito: ERRADO 17. (CESPE / TCU / ANALISTA DE CONTROLE EXTERNO – PLANEJAMENTO E GESTÃO/ 2008) A perspectiva de corte do orçamento previsto para o desenvolvimento das atividades da organização constitui exemplo de ameaça à organização. Comentários: Como se trata de organização pública, esta não tem controle sobre seu orçamento. Portanto, o corte do orçamento é considerado uma variável EXTERNA, ou seja, é uma AMEAÇA. Gabarito: CERTO 18. (CESPE / TCU / ANALISTA DE CONTROLE EXTERNO – PLANEJAMENTO E GESTÃO/ 2008) A análise SWOT é obtida a partir da análise interna da organização, realizada ao longo de, no mínimo, um ano. Administração Geral em Teoria e Exercícios Auditor Fiscal do Trabalho Aula 02 – Evolução da Administração, Principais Abordagens e Modelo de Gespública Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO www.pontodosconcursos.com.br | Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO 10 (E) diferenciação dificulta a obtenção de vantagens competitivas, porque cria lealdade do consumidor à marca, o que resulta em maior sensibilidade ao preço. Comentários: Vamos analisar as alternativas. O termo market share significa participação no mercado. A letra A está adequada. Para atingir uma posição de custo total baixo quase sempre exige uma alta parcela de mercado relativa (market share significativo) ou outras posições vantajosas, como, por exemplo, acesso favorável às matérias primas. Uma grande parcela de mercado permite que a empresa compre matéria prima em grande quantidade, o que reduz os custos de produção, além de permitir a venda dos produtos em larga escala. A letra B está errada. A estratégia de diferenciação permite a empresa atingir maiores margens de lucro. Os compradores tornam-se leais à marca o que permite cobrar mais devido à menor sensibilidade ao preço. A letra C está errada. O autor Michael Porter ressalta que a estratégia de diferenciação não permite à empresa ignorar custos, mas eles não são o alvo estratégico primário. A letra D está incorreta. Muita atenção nos detalhes! A estratégia de liderança em custo e a estratégia de diferenciação têm como meta atingir seus objetivos em toda a indústria; por outro lado, a estratégia de enfoque é construída visando a atender um alvo em particular. A letra E está errada porque a diferenciação não dificulta a vantagem competitiva. A diferenciação proporciona muita vantagem competitiva devido à lealdade dos consumidores com relação à marca e isso resulta em menor sensibilidade ao preço. A empresa pode aumentar ou reduzir os preços que os consumidores continuarão comprando os produtos da marca. Gabarito: letra A 21. (CESGRANRIO/ PETROBRÁS/ ADMINISTRADOR/ 2010) A formulação estratégica abrange uma série de atividades que a alta administração deve realizar no sentido de alcançar resultados consistentes. O conjunto de atividades pode ser dividido em alguns passos, como os apresentados a seguir. I - Analisar oportunidades e ameaças do ambiente interno. II - Analisar os pontos fortes e fracos do ambiente externo. III - Estabelecer a missão organizacional e seus objetivos gerais. IV - Formular estratégias a partir da análise dos ambientes interno e externo. Estão corretos APENAS os passos a) I e II. b) I e III.Administração Geral em Teoria e Exercícios Auditor Fiscal do Trabalho Aula 02 – Evolução da Administração, Principais Abordagens e Modelo de Gespública Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO www.pontodosconcursos.com.br | Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO 11 c) I e IV. d) II e III. e) III e IV. Comentários: I – O item está errado visto que as oportunidades e ameaças estão relacionadas ao ambiente externo. II – O item está errado porque os pontos fortes e fracos são fatores controláveis e estão no ambiente interno. III – Item correto. São definidos missão, visão, valores e objetivos da organização. IV – Após o diagnóstico dos ambientes interno e externo, são formuladas as estratégias da organização. Gabarito: letra E 22. (CESGRANRIO/ ELETROBRÁS/ 2010) Na definição de BSC, os mapas estratégicos apresentam os a) objetivos da organização, relacionados por setas, que representam relações de restrição. b) objetivos da organização, relacionados por setas, que representam relações de causa e efeito. c) objetivos da organização, relacionados por setas, que representam relações cronológicas. d) indicadores da organização, relacionados por setas, que representam relações de restrição. e) indicadores da organização, relacionados por setas, que representam relações de similaridade. Comentários: Preste muito atenção nos conceitos. Os mapas estratégicos fornecem uma representação visual das relações de causa e efeito entre os componentes da estratégia de uma organização. É através desta cadeia de relações de causa e efeito que os melhoramentos específicos de uma ação criam os resultados desejados. Proporciona uma linguagem simples e de fácil entendimento para todos, procurando descrever a visão de futuro da organização, permitindo que os colaboradores dessa organização lidem com a incerteza. Gabarito: letra B Administração Geral em Teoria e Exercícios Auditor Fiscal do Trabalho Aula 02 – Evolução da Administração, Principais Abordagens e Modelo de Gespública Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO www.pontodosconcursos.com.br | Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO 12 23. (CESGRANRIO/ BACEN/ ANALISTA – ÁREA 4/ 2010) Para diversos autores, as metas estratégicas da organização, também denominadas metas oficiais, devem ser explicitadas de forma a resguardar a legitimidade de sua atuação frente aos públicos interno e externo, apresentando a racionalidade que será seguida pela organização em sua atuação futura. Sobre metas estratégicas, avalie as características abaixo. I - Representam desafios à organização, mas são realistas. II - Abrangem um período de tempo claramente definido. III - Definem, explicitamente, as responsabilidades pela condução das ações para alcance da meta. IV - Cobrem áreas-chave de resultado. V - Quantificam os recursos necessários à sua realização. Estão corretas APENAS as características (A) II e V. (B) I, II e IV. (C) I, II e V. (D) II, III e IV. (E) III, IV e V. Comentários: Segundo o autor Mintzberg, as metas (ou objetivos) estabelecem o que vai ser atingido e quando os resultados devem ser obtidos, mas não estabelecem como os resultados devem ser atendidos. Dessa forma, os itens III e V estão errados porque as metas não detalham as responsabilidades nem quantificam os recursos necessários à sua realização. Gabarito: letra B 24. (ESAF/ CGU/ ÁREA ADMINSITRATIVA/ 2012) De acordo com o Guia Referencial para Medição do Desempenho da Gestão, de lavra da Secretaria de Gestão do Ministério do Planejamento, indicadores de desempenho devem ser especificados por meio de métricas estatísticas, comumente formadas por porcentagem, média, número bruto, proporção e índice. Isso posto, a grandeza qualitativa ou quantitativa que permite classificar as características, resultados e consequências dos produtos, processos ou sistemas refere-se ao seguinte componente básico de um indicador: a) Medida. b) Fórmula. Administração Geral em Teoria e Exercícios Auditor Fiscal do Trabalho Aula 02 – Evolução da Administração, Principais Abordagens e Modelo de Gespública Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO www.pontodosconcursos.com.br | Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO 13 c) Índice. d) Padrão de comparação. e) Meta. Comentários: Os componentes básicos de um indicador são: MEDIDA: grandeza qualitativa ou quantitativa que permite classificar as características, resultados e consequências dos produtos, processos ou sistemas; Fórmula: padrão matemático que expressa à forma de realização do cálculo; Índice (número): valor de um indicador em determinado momento; Padrão de comparação: índice arbitrário e aceitável para uma avaliação comparativa de padrão de cumprimento; Meta: índice (número) orientado por um indicador em relação a um padrão de comparação a ser alcançado durante certo período. Gabarito: letra A 25. (ESAF/ SUSEP/ ANALISTA TÉCNICO – ADMINISTRAÇÃO E FINANÇAS/ 2010) Concebe-se que um processo de administração estratégica tem como fases principais a Formulação da Estratégia, a Operacionalização da Estratégia e o Acompanhamento e Controle. Na última fase (acompanhamento e controle), podemos afirmar que: a) deve identificar os culpados por possíveis falhas. b) deve fixar metas quantitativas e mensuráveis. c) deve permitir a realimentação necessária à correção de rumos. d) deve ter a imagem de um processo de auditoria, realizado de tempos em tempos. e) deve controlar para que a execução seja rigorosamente de acordo com o planejado. Comentários: A última fase de acompanhamento e controle do processo de administração estratégica procura analisar os desvios dos objetivos previamente estabelecidos e tomar as ações corretivas necessárias a fim de corrigi-los. A função do acompanhamento é verificar a implementação das atividades programadas, comparando o resultado com o previsto, identificando atrasos, insuficiência de meios e desvio de objetivos. Administração Geral em Teoria e Exercícios Auditor Fiscal do Trabalho Aula 02 – Evolução da Administração, Principais Abordagens e Modelo de Gespública Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO www.pontodosconcursos.com.br | Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO 14 Em seguida, na realimentação, são feitas as correções na execução dos planos e modificações de políticas e, quando necessário, nas próprias estratégias. Gabarito: letra C 26. (ESAF/ SUSEP/ ANALISTA TÉCNICO – ADMINISTRAÇÃO E FINANÇAS/ 2010) Segundo Matias-Pereira, o alcance de resultados positivos na implementação de planejamento estratégico, principalmente na administração pública, depende das condições e formas para a sua concretização. Destacam-se as abaixo listadas, com exceção de: a) forma de envolvimento exclusivamente da alta direção, em especial do processo de sensibilização. b) demonstração de vontade política para a implementação. c) a existência de mecanismos que monitoram tanto o plano quanto os elementos contextuais que lhe deram origem. d) capacidade de percepção das condições que sustentam e condicionam a viabilidade das ações planejadas. e) nível de consciência das potencialidades e debilidades que o grupo que planeja possui. Comentários: O erro da questão está na alternativa A, pois na implantação do planejamento estratégico TODA a organização deve compreender e se sensibilizar a fim de alcançar os objetivos organizacionais. A alta direção deverá motivar a organização a mudar e seguir os objetivos estratégicos. IMPLEMENTAÇAO DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO NO SETOR PÚBLICO O alcance de resultados positivos na implementação de planejamento estratégico, principalmente na Administração Pública e no terceiro setor dependemdas condições e formas para a sua concretização. Destacam-se, segundo Matias Pereira: Forma de envolvimento dos atores, em especial do processo de sensibilização. Os atores devem ser mobilizados previamente por preocupações comuns e deve estar dispostos a debater conjuntamente as formas de enfrentamento das situações problemas. Interação e qualidade na relação entre o conjunto de atores que planeja. Nível de consciência das potencialidades e debilidades que o grupo que planeja possui. Administração Geral em Teoria e Exercícios Auditor Fiscal do Trabalho Aula 02 – Evolução da Administração, Principais Abordagens e Modelo de Gespública Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO www.pontodosconcursos.com.br | Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO 15 Capacidade de percepção das condições que sustentam e condicionam a viabilidade das ações planejadas. Demonstração de vontade política para a implementação e a existência de mecanismos que monitoram tanto o plano quanto os elementos contextuais que lhe deram origem. Gabarito: letra A 27. (ESAF/ ANA/ ANALISTA ADMINISTRATIVO – ADMINISTRAÇÃO/ 2009) Considere a seguinte definição: Indicadores são desenvolvidos e utilizados pelos gerentes visando atingir metas organizacionais. Analise as afirmativas que se seguem e selecione a opção que melhor representa o resultado de sua análise: ( ) Uma das razões para que muitas empresas sejam incapazes de gerenciar a sua manutenção é a falta de indicadores de desempenho adequados; ( ) A principal função dos indicadores de desempenho é indicar oportunidades de melhora dentro das organizações; ( ) Medidas de desempenho devem ser utilizadas para apontar pontos fracos dos processos organizacionais. a) C, C, C b) C, C, E c) C, E, E d) E, E, E e) E, C, E Comentários: Todas as alternativas estão corretas. Os indicadores de desempenho são instrumentos de gestão essenciais nas atividades de monitoramento e avaliação das organizações, assim como seus projetos, programas e políticas, pois permitem acompanhar o alcance das metas, identificar avanços, melhorias de qualidade, correção de problemas, necessidades de mudança etc. O indicador de desempenho serve, principalmente, para contribuir na melhoria contínua dos processos organizacionais. Gabarito: letra A 28. (ESAF/ STN/ AFC – DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL/ 2008) Os indicadores de desempenho, como dados ou informações, preferencialmente Administração Geral em Teoria e Exercícios Auditor Fiscal do Trabalho Aula 02 – Evolução da Administração, Principais Abordagens e Modelo de Gespública Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO www.pontodosconcursos.com.br | Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO 16 numéricos, representam um determinado fenômeno e são utilizados para medir um processo ou seus resultados. Aqueles que focam as medidas de satisfação dos clientes e as características do produto/serviço (eficácia), medindo como o produto ou serviço é percebido pelos usuários e a capacidade do processo em atender aos requisitos desses usuários, são chamados: a) Indicadores estratégicos. b) Indicadores de produtividade. c) Indicadores de qualidade. d) Indicadores de capacidade. e) Indicadores operacionais. Comentários: Os indicadores da qualidade representam uma estimativa da percepção dos clientes a respeito do serviço prestado por uma empresa, medem a satisfação dos clientes. Em vista disso, para que tais métricas sejam eficazes é necessário, em primeiro lugar, compreender as necessidades e expectativas dos clientes. Já os indicadores de produtividade analisam o modo de utilizar os recursos, medindo a eficiência do processo. Os indicadores estratégicos são os que acompanham a informação do quanto a organização se encontra na direção da consecução de sua Visão. Os indicadores operacionais refletem o avanço, ou as discrepâncias entre o planejado e o executado, dos processos operacionais, subordinados a determinado macroprocesso. Os indicadores de capacidade medem a capacidade de resposta de um processo por meio da relação entre as saídas produzidas por unidade de tempo. Gabarito: letra C EVOLUÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO: PRINCIPAIS ABORDAGENS DA ADMINISTRAÇÃO. A tarefa da Administração é a de interpretar os objetivos propostos pela organização e transformá-los em ação organizacional por meio do planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos os níveis da organização, a fim de alcançar tais objetivos de maneira Administração Geral em Teoria e Exercícios Auditor Fiscal do Trabalho Aula 02 – Evolução da Administração, Principais Abordagens e Modelo de Gespública Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO www.pontodosconcursos.com.br | Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO 19 3. Os funcionários devem ser alocados em seus postos de trabalho segundo os métodos científicos, juntamente com os recursos para realizar as suas tarefas de forma adequada; 4. Devem ser treinados segundo um método científico para aperfeiçoar suas aptidões e executar as suas tarefas de forma mais eficiente; 5. A Administração deve criar uma atmosfera de íntima e cordial cooperação com os funcionários. É importante compreender que, no primeiro período de seus estudos, Taylor apresentou as técnicas de racionalização do trabalho operário, por meio do Estudo de Tempos e Movimentos. Ele concluiu que se o operário mais produtivo percebe que obtém a mesma remuneração que seu colega menos produtivo, acabava se acomodando, perdendo o interesse e não produzindo de acordo com sua capacidade. Daí a condição de pagar mais ao operário que produz mais. O segundo período é marcado pelo livro Princípios de Administração Científica. Taylor concluiu que a racionalização do trabalho operário deveria ser acompanhada de uma estruturação geral da organização e que tornasse coerente a aplicação dos seus princípios. Ele, então, desenvolveu estudos sobre a Administração Geral, a qual denominou Administração Científica, sem deixar as preocupações com as tarefas operárias. Segundo Taylor, as organizações de sua época sofriam de três enfermidades: 1. Vadiagem sistemática dos funcionários - reduziam a produção para aproximadamente um terço da sua capacidade real, para evitar a redução das tarifas de salários pela gerência. Havia três causas para esta vadiagem sistemática: O falso conceito de que o maior rendimento do homem e da máquina provoca o desemprego; O sistema deficiente de administração que força os operários à ociosidade no trabalho para proteger interesses pessoais. Receio à mudança; Os métodos empíricos ineficientes utilizados nas empresas, com os quais os operários desperdiçam grande parte de seus esforços e tempo. 2. A gerência desconhecia as rotinas de trabalho e do tempo necessário para sua realização; 3. Falta de padrão para as técnicas de métodos de trabalho. Administração Geral em Teoria e Exercícios Auditor Fiscal do Trabalho Aula 02 – Evolução da Administração, Principais Abordagens e Modelo de Gespública Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO www.pontodosconcursos.com.br | Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO 20 Para sanar essas enfermidades, Taylor desenvolveu a administração científica ou racionalização científica do trabalho. Segundo o autor, a organização e a Administração devem ser tratadas cientificamente e não empiricamente. Ou seja, a improvisação deve ceder lugar ao planejamento e o empirismo à ciência. Taylor verificou que os operários aprendiam a maneira de executar as tarefas do trabalho por meio da observação dos companheiros vizinhos. Contudo, Taylor visava àsubstituição desses métodos rudimentares de observação pela análise científica da realização das atividades, por meio do estudo de tempos e movimentos. Essa tentativa de substituir métodos empíricos e rudimentares pelos métodos científicos recebeu o nome de organização racional do trabalho (ORT). A organização racional do trabalho (ORT) se fundamenta em: Análise do trabalho e estudo dos tempos e movimentos – divisão de todos os movimentos necessários à execução de cada operação de uma tarefa. Os movimentos inúteis eram eliminados enquanto os movimentos úteis eram simplificados visando à economia de tempo e esforço, melhorando a eficiência do funcionário e o rendimento da produção. O estudo dos tempos e movimentos permite a racionalização dos métodos de trabalho do operário e a fixação dos tempos padrões na realização das atividades, eliminando todo o desperdício de esforço humano devido a especialização de atividades. Estudo da fadiga humana – racionalizar os movimentos, eliminando os que produzem fadiga (a fadiga gera diminuição da produtividade e qualidade, perda de tempo, doenças, entre outros). Divisão do trabalho e especialização do operário – Cada operário passou a ser especializado na execução de tarefas simples, repetitivas e padronizadas. Desenho dos cargos e tarefas – cada operário ficaria restrito a uma específica tarefa que deveria ser executada cíclica e repetitivamente, para aumentar sua eficiência. Incentivos salariais e prêmio de produção – a maior motivação para as pessoas seria o ganho material. Segundo Taylor, remuneração baseada em tempo não estimula ninguém a trabalhar mais e deve ser substituída por remuneração baseada em produção de cada operário. Assim, ganharia proporcionalmente a sua produção. O prêmio de produção é o estímulo salarial adicional para os operários que ultrapassassem a quantidade produzida no tempo médio. Administração Geral em Teoria e Exercícios Auditor Fiscal do Trabalho Aula 02 – Evolução da Administração, Principais Abordagens e Modelo de Gespública Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO www.pontodosconcursos.com.br | Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO 21 Conceito de Homo Economicus – toda pessoa é influenciada apenas por recompensas salariais, econômicas e materiais. Ou seja, o homem procura trabalho não porque gosta, mas como um meio de ganhar a vida por meio do salário que o trabalho proporciona. Cuidado com as condições do ambiente de trabalho - garantir o bem estar físico do trabalhador (iluminação, conforto) a fim de reduzir a fadiga e aumentar a eficiência. Padronização de métodos e de máquinas – tem o intuito de reduzir a variabilidade no processo produtivo eliminando o desperdício. Supervisão funcional – existência de diversos supervisores, cada qual especializado em determinada área e que tem autoridade funcional sobre os subordinados. É importante destacar que para Taylor, a gerência adquiriu novas atribuições e responsabilidades descritas pelos quatro princípios a seguir: Principio de PLANEJAMENTO - substitui no trabalho o critério individual do operário, a improvisação e a atuação empírica prática, pelos métodos baseados em procedimentos científicos. Substituir a improvisação pela ciência, através do planejamento. Princípio do PREPARO - selecionar cientificamente os trabalhadores de acordo com suas aptidões e prepará-los e treiná- los para produzirem mais e melhor, de acordo com o método planejado. Além do preparo da mão de obra, preparar também as máquinas e equipamentos de produção, bem como o arranjo físico e a disposição racional das ferramentas e materiais. Princípio do CONTROLE - controlar o trabalho para se certificar de que o mesmo está sendo executado de acordo com as normas estabelecidas e segundo o plano previsto. A gerência deve cooperar com os trabalhadores, para que a execução seja a melhor possível. Princípio da EXECUÇÃO - distribuir distintamente as atribuições e as responsabilidades, para que a execução do trabalho seja bem mais disciplinada. Henry Ford foi outro precursor e contribuiu para a ampliação da Administração Científica. Iniciou sua vida como mecânico e, em 1899, fundou sua primeira fábrica de automóveis que logo depois foi fechada. Sem desanimar, fundou, em 1903, a Ford Motor com a ideia de vender o carro, antes destinado a milionários, a preços populares através da produção em massa. Ford observou que os operários perdiam muito tempo fazendo tarefas inúteis, principalmente a procura de peças e ferramentas que estavam em lugares Administração Geral em Teoria e Exercícios Auditor Fiscal do Trabalho Aula 02 – Evolução da Administração, Principais Abordagens e Modelo de Gespública Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO www.pontodosconcursos.com.br | Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO 22 distantes de seus postos de trabalho. Fazendo uma cronometragem, verificou que em média um ciclo de produção, ou seja, o tempo de execução de todas as tarefas chegava a mais de oito horas. Para reduzir esse tempo, Ford introduziu uma linha de montagem móvel e mecanizada. Nessa linha de montagem, os funcionários não se movimentavam para pegar os insumos, mas os insumos chegavam a eles. Com isso, o tempo de ciclo foi reduzido para cerca de uma hora e meia. A racionalização da produção de Henry Ford proporcionou uma grande contribuição à administração científica com o surgimento da linha de montagem, que permite a produção em série. A linha de montagem é o processo de produção em que os componentes do produto a ser fabricado são transportados por meios mecânicos para os locais em que ficam os operários incumbidos de montá-los. Na produção em série ou em massa, o produto é padronizado, bem como o maquinário, material, mão de obra. Esta nova tecnologia reduziu a necessidade de investimentos, aumentou a produção, assim como diminuiu o custo de produção dos carros. Para motivar os funcionários, Ford aumentou os salários dos funcionários. Seguem as principais críticas da Administração Científica: Mecanicismo da Administração Científica. Superespecialização robotizada do operário. Visão microscópica do homem – cada empregado é tomado individualmente, ignorando que o trabalhador é um ser humano e social. Ausência de comprovação científica. Limitação do campo de aplicação – limita-se à fábrica, não considerando os demais aspectos como financeiro, comerciais, etc. Abordagem de Sistema Fechado – visualiza somente aquilo que acontece dentro de uma organização, sem levar em conta o meio ambiente em que está situada. 1.2. TEORIA CLÁSSICA - FAYOL Se por um lado a Administração Científica caracteriza-se pela excessiva ênfase nas tarefas realizadas pelos trabalhadores, por outro lado a Teoria Clássica caracteriza-se pela ênfase na ESTRUTURA e nos processos organizacionais. Administração Geral em Teoria e Exercícios Auditor Fiscal do Trabalho Aula 02 – Evolução da Administração, Principais Abordagens e Modelo de Gespública Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO www.pontodosconcursos.com.br | Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO 25 com a divisão no nível dos órgãos que compõem a organização (departamentos, seções, unidades). A divisão do trabalho, segundo a Teoria Clássica, pode ser realizada: Verticalmente – segundo os níveis de autoridade e responsabilidade, definindo os diferentes escalões de poder da organização. Horizontalmente – especialização segundo os diferentes tipos de atividades 2) Autoridade e responsabilidade - Autoridade é todo direito dos superiores darem ordens que teoricamente serão obedecidas. Responsabilidade é a contrapartida da autoridade.Deve-se levar em conta o direito de dar ordens e exigir obediência, chegando a um bom equilíbrio entre autoridade e responsabilidade. 3) Disciplina - Necessidade de estabelecer regras de conduta e de trabalho válidas para todos os funcionários. A ausência de disciplina gera o caos na organização. 4) Unidade de comando - Um funcionário deve receber ordens de apenas um chefe, evitando contraordens. 5) Unidade de direção - O controle único é possibilitado com a aplicação de um plano para grupo de atividades com os mesmos objetivos. 6) Subordinação dos interesses individuais ao interesse geral - Os interesses gerais da organização devem prevalecer sobre os interesses individuais. 7) Remuneração - Deve ser suficiente para garantir a satisfação dos funcionários e da própria organização. 8) Centralização - As atividades vitais da organização e sua autoridade devem ser centralizadas no topo da hierarquia da organização. 9) Linha de Comando (cadeia escolar) - É a linha de autorizada que vai do escalão mais alto ao mais baixo em função do princípio de comando. 10) Ordem - Deve ser mantida em toda organização, preservando um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar. 11) Equidade - A justiça deve prevalecer em toda organização, justificando a lealdade e a devoção de cada funcionário à empresa. Direitos iguais. 12) Estabilidade dos funcionários - Uma rotatividade alta tem consequências negativas sobre desempenho da empresa e o moral dos funcionários. Administração Geral em Teoria e Exercícios Auditor Fiscal do Trabalho Aula 02 – Evolução da Administração, Principais Abordagens e Modelo de Gespública Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO www.pontodosconcursos.com.br | Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO 28 O desenvolvimento das ciências humanas, principalmente a psicologia. As conclusões da Experiência de Hawthorne – suas conclusões são: o nível de produção não é determinado pela capacidade física ou fisiológica do empregado, mas por normas sociais e expectativas grupais; o comportamento do indivíduo se apoia totalmente no grupo; e o conteúdo e natureza do trabalho têm influência sobre o moral do trabalhador. Trabalhos simples e repetitivos tornaram-se monótonos e maçantes afetando negativamente a atitude do trabalhador, reduzindo a sua satisfação. Além disso, o pagamento e a recompensa salarial, mesmo quando efetuado em base justa, não é o único fator decisivo na satisfação do trabalhador. Os primeiros estudos voltados ao homem nas organizações pelo contexto social foram efetuados pela americana Mary Parker Follet. No início do século XX, em seu livro Administração Dinâmica, Follet apresentou estudos sobre o trabalho em grupo e a responsabilidade individual, baseando-se nas pessoas como componente central das organizações, explorando os conceitos de gestão do conflito e de técnicas de liderança. A partir disso, desenvolveu os primeiros conceitos de gestão participativa e de responsabilização individual. Muitos autores consideram a Experiência de Hawthorne, de Elton Mayo, como o início da abordagem humanística e comportamental. Essa experiência consistiu em uma pesquisa desenvolvida na fábrica da Western Eletric Company, em Hawthorne (Chicago), e o principal objetivo era estabelecer as ligações entre a motivação e o resultado final do trabalho dos empregados, concluindo que fatores humanos influenciam decisivamente no desempenho das tarefas. O autor defende os seguintes pontos de vista: O trabalho é uma atividade tipicamente grupal - o nível de produção é influenciado mais pelas normas do grupo do que pelos incentivos salariais e materiais da produção. O operário não reage como indivíduo isolado, mas como membro de um grupo social. As mudanças tecnológicas tendem a romper os laços informais de camaradagem e de amizade dentro do trabalho e a privar o operário do espírito gregário. A tarefa básica da Administração é formar uma elite capaz de compreender e de comunicar, com chefes democráticos, persuasivos e simpáticos a todo o pessoal. O ser humano é motivado pela necessidade de ser reconhecido, contrapondo à afirmação de Taylor (HOMO ECONOMICUS, lembra o que é? Homo economicus significa que a motivação básica do empregado era salarial). Para Mayo, a organização eficiente, por si só, não leva à maior produção, pois ela é incapaz de elevar a Administração Geral em Teoria e Exercícios Auditor Fiscal do Trabalho Aula 02 – Evolução da Administração, Principais Abordagens e Modelo de Gespública Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO www.pontodosconcursos.com.br | Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO 29 produtividade se as necessidades psicológicas do trabalhador não forem descobertas, localizadas e satisfeitas. O operário encontra na fábrica uma administração compreensiva e paternal, capaz de satisfazer suas necessidades psicológicas e sociais. Com o advento da Teoria das Relações Humanas novos termos passaram a dominar o repertório administrativo. Novas questões começaram a ser discutidas como: motivação, liderança, comunicação, organização informal, dinâmica de grupo. Os princípios clássicos passam a ser duramente contestados. O engenheiro e o técnico cedem lugar ao psicólogo e ao sociólogo. O método e a máquina perdem a primazia em favor da dinâmica de grupo. A felicidade humana passa a ser vista sob um ângulo completamente diferente, pois o Homo Economicus cede lugar ao HOMEM SOCIAL. A ênfase nas tarefas e na estrutura é substituída pela ênfase nas pessoas. A experiência de Hawthorne estabeleceu a definição do Homem Social: Os trabalhadores são criaturas sociais complexas, com diferentes sentimentos, desejos e temores; As pessoas são motivadas por certas necessidades e alcançam suas satisfações primárias por meio dos grupos com os quais interagem; O comportamento dos grupos pode ser manipulado por um adequado estilo de supervisão e liderança; As normas do grupo funcionam como mecanismos reguladores do comportamento dos membros. A compreensão da motivação do comportamento supõe o conhecimento das necessidades humanas. A Teoria das Relações Humanas constatou a existência das necessidades humanas básicas. O homem é considerado um animal dotado de necessidades que se alternam ou se sucedem conjunta ou isoladamente. Satisfeita uma necessidade, surge outra em seu lugar e assim por diante. Os três estágios de motivação correspondem às necessidades fisiológicas, psicológicas e de autorrealização. Administração Geral em Teoria e Exercícios Auditor Fiscal do Trabalho Aula 02 – Evolução da Administração, Principais Abordagens e Modelo de Gespública Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO www.pontodosconcursos.com.br | Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO 31 3. ABORDAGEM NEOCLÁSSICA Segundo Chiavenato, a abordagem neoclássica é considerada a Teoria Clássica atualizada com a contribuição de todas as outras teorias administrativas e baseia-se nos fundamentos: Administração é um processo operacional composto de funções, como PLANEJAMENTO, ORGANIZAÇÃO, DIREÇÃO e CONTROLE. Como a Administração envolve uma variedade de situações organizacionais, ela precisa fundamentar-se em princípios básicos que tenham valor preditivo. A Administração é uma arte que deve se apoiar em princípios universais. Os princípios de administração, a exemplo dos princípios das ciências lógicas e físicas, são verdadeiros. A cultura e o universo físico e biológico afetam o meio ambiente do administrador. Como ciência ou de arte, a teoria da Administração não precisa abarcar todo o conhecimento para poder servir de fundamentação científica dos princípios de Administração. Para iniciaro estudo da teoria, vamos conhecer as principais características da Escola Neoclássica Ênfase na prática da administração - Os neoclássicos procuram desenvolver seus conceitos de forma prática, visando principalmente à ação administrativa e resultados concretos e mensuráveis. Reafirmação dos postulados clássicos - A Teoria Neoclássica é uma reação à influência das ciências do comportamento no campo da Administração, em detrimento dos seus aspectos econômicos e concretos. Retomam conceitos da Teoria Clássica, redimensionando- o e reestruturando-o de acordo com as contingências da época atual e de forma mais ampla e flexível. Ênfase nos princípios gerais de administração - Os princípios gerais: Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar são apresentados como comuns a todo e qualquer tipo de empreendimento humano, e enfatizados como funções do administrador. Ecletismo - A proposta Neoclássica é justamente abrigar diversas correntes do pensamento administrativo, como por exemplo, os conceitos de organização informal, liderança e autoridade; motivação e teoria da decisão. Drucker consegue, com essa postura, alimentar a gerência com o rigor da autocracia, do controle Administração Geral em Teoria e Exercícios Auditor Fiscal do Trabalho Aula 02 – Evolução da Administração, Principais Abordagens e Modelo de Gespública Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO www.pontodosconcursos.com.br | Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO 32 e da racionalidade e ao mesmo tempo, oferecer uma configuração mais maleável aos defensores do humanismo. Pragmatismo - Ênfase nos aspectos práticos da administração. Nenhuma teoria terá sentido ou validade se não trouxer resultados práticos e que realmente sejam operacionalizados pela administração. Ênfase nos resultados e objetivos - A empresa deve definir claramente seus objetivos, assim a organização será dimensionada para produzir resultados práticos. Um dos melhores produtos desta Teoria é o modelo de Administração por Objetivos (APO). Contrapondo a Administração Científica que focava a racionalização do trabalho e a Teoria Clássica que enfatizava os princípios gerais da Administração, a Teoria Neoclássica considera os meios para atingir a eficiência e enfatiza os fins e resultados na busca de eficácia. Segundo autores neoclássicos, a Administração consiste em orientar, dirigir e controlar os esforços de um grupo de indivíduos para um objetivo comum. O bom administrador é, naturalmente, aquele que possibilita ao grupo alcançar seus objetivos com o mínimo dispêndio de recursos e de esforço, e com menos atritos com outras atividades úteis. Observe que as funções da Administração definidas por Fayol eram prever, organizar, comandar, coordenar e controlas. Já na Teoria Neoclássica, as funções básicas do administrador sofreram atualizações e passaram se ser o PLANEJAMENTO, a ORGANIZAÇÃO, a DIREÇÃO e o CONTROLE. Quando consideradas de forma integrada, as funções administrativas formam o processo administrativo. Retornaremos o estudo das funções administrativas no decorrer do nosso curso. A partir da década de 1950, a Teoria Neoclássica deslocou a atenção das chamadas atividades meio para os objetivos ou finalidades da organização. O enfoque no processo e nas atividades (meios) passa para os resultados e objetivos alcançados (fins). A preocupação de como administrar passa à preocupação de por que ou para que administrar. A ADMINISTRAÇÃO POR OBJETIVO (APO) ou administração por resultados surgiu em 1954, quando Peter F. Druker publicou seu livro, caracterizando a Administração por Objetivos. Buscava-se uma forma de equilibrar Administração Geral em Teoria e Exercícios Auditor Fiscal do Trabalho Aula 02 – Evolução da Administração, Principais Abordagens e Modelo de Gespública Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO www.pontodosconcursos.com.br | Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO 34 dar o nome de burocracia aos defeitos do sistema (disfunções) e não ao sistema em si mesmo. Para Max Weber, o conceito de burocracia é exatamente o contrário visto que a burocracia é a organização eficiente por excelência. Para conseguir eficiência, a burocracia explica os mínimos detalhes como as coisas deverão ser feitas. Segundo o autor, a burocracia tem as seguintes características: Caráter legal das normas e regulamentos – burocracia é uma organização ligada por normas e regulamentos previamente estabelecidos. Caráter formal das comunicações – é uma organização ligada por comunicações escritas. Caráter racional e divisão do trabalho – é uma organização que se caracteriza por uma sistemática divisão do trabalho. Impessoalidade nas relações – a distribuição das atividades é feita impessoalmente, ou seja, em termos de cargos e funções e não de pessoas envolvidas. Hierarquia de autoridade – estabelece os cargos segundo o princípio da hierarquia. Cada cargo inferior deve estar sob o controle e supervisão de um posto superior. Rotinas e procedimentos – fixa as regras e normas técnicas para o desempenho de cada cargo. Competência técnica e meritocracia – a escolha das pessoas é baseada no mérito e na competência técnica e não em preferências pessoais. Especialização da administração que é separada da propriedade – os administradores da burocracia não são seus donos, acionistas ou proprietários. Profissionalização dos participantes. A burocracia considera cada funcionário um profissional, pois o funcionário é um especialista, é assalariado, é ocupante de cargo, é nomeado pelo superior hierárquico, possui mandato por tempo indeterminado (não existe uma regra que determine previamente o tempo de permanência), segue carreira dentro da organização, não possui a propriedade dos meios de produção, é fiel ao cargo e o administrador profissional tende a controlar cada vez mais as burocracias. Administração Geral em Teoria e Exercícios Auditor Fiscal do Trabalho Aula 02 – Evolução da Administração, Principais Abordagens e Modelo de Gespública Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO www.pontodosconcursos.com.br | Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO 35 Completa previsibilidade do funcionamento – tudo na burocracia é estabelecido no sentido de prever antecipadamente todas as ocorrências e rotinizar sua execução, para que a máxima eficiência do sistema seja alcançada. Para Max Weber, as consequências desejadas da burocracia se resumem na PREVISIBILIDADE do seu funcionamento, obtendo maior eficiência da organização. Todavia, outro autor conhecido como Robert Merton notou que também há as consequências IMPREVISTAS da burocracia, o que geram ineficiência e imperfeições. Essas consequências imprevistas, também denominadas disfunções da burocracia, são as anomalias de funcionamento responsáveis pelo sentido pejorativo que o termo burocracia adquiriu junto aos leigos no assunto. Vejamos cada uma das disfunções: Internalizarão das regras e apego aos regulamentos – as normas e regulamentos passam a ser absolutos e prioritários e esquece que a flexibilidade é uma das características de qualquer atividade racional. Excesso de formalismo e de papelório – a necessidade de documentar e formalizar todas as comunicações gera excesso de documentação. Resistência às mudanças – como tudo é padronizado, o funcionário se acostuma com a estabilidade e repetição. Quando algo precisa mudar, isso passa a ser indesejável e, na medida do possível, ele passa a resistir a qualquer tipo de mudança. Despersonalização do relacionamento – pouca relação entre as pessoas que são consideradas apenas ocupantes de cargos, com direitos e deveres previamente especificados. Os funcionários passam a conhecer as pessoas não pelos seusnomes pessoais, mas pelos títulos dos cargos. Categorização como fase do processo decisório - existe uma rígida hierarquização da autoridade e quem toma decisões em qualquer situação será aquele que possui a mais elevada categoria hierárquica. Superconformidade às rotinas e aos procedimentos – baseia- se em rotinas e procedimentos a fim de garantir que as pessoas façam exatamente aquilo que delas se espera. Exibição de sinais de autoridade – como a burocracia enfatiza a hierarquia de autoridade, torna-se necessário um sistema capaz de indicar aqueles que detêm o poder. Administração Geral em Teoria e Exercícios Auditor Fiscal do Trabalho Aula 02 – Evolução da Administração, Principais Abordagens e Modelo de Gespública Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO www.pontodosconcursos.com.br | Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO 38 conceito de autoridade formal e à posição rígida e macanística dos autores clássicos. 4. Com a Teoria Comportamental deu-se a incorporação da Sociologia da Burocracia, aplicando o campo da teoria administrativa. Também com relação à Teoria Burocrática, mostra-se muito crítica, principalmente no que se refere ao "modelo de máquina" que aquela adota para representar a organização. 5. Em 1947 surge um livro que marca o início da Teoria Comportamental na administração: O Comportamento Administrativo, de Herbert ª Simon. É um ataque aos princípios da Teoria Clássica e a aceitação – com os devidos reparos e correções - das principais ideias da Teoria das Relações Humanas. É o início da Teoria das Decisões. A Teoria Comportamental surge no final da década de 1940 com uma redefinição total dos conceitos administrativos. Estabelece críticas à teoria clássica e aos princípios gerais por ela estabelecidos, pela sua rigidez e mecanicismo. Ela também critica a teoria da burocracia pelo seu modelo de máquina. Essa escola trouxe um novo direcionamento às teorias da administração, com uma maior valorização do comportamento do indivíduo. Para explicar o comportamento organizacional, como as pessoas se comportam, a Teoria Comportamental estuda a motivação humana. O administrador precisa conhecer as necessidades humanas para entender o comportamento humano e utilizar a motivação humana como poderoso meio para melhorar a qualidade de vida dentro das organizações. A partir disso, surgiram várias teorias importantes como a Hierarquia das Necessidades de Maslow, Teoria dos Dois Fatores de Herzberg, Teoria X e Teoria Y que serão estudadas detalhadamente no decorrer do nosso curso. Uma visão crítica da Teoria Comportamental mostra os seguintes aspectos: Ênfase nas Pessoas - Na Teoria Comportamental é deixada de lado a estrutura organizacional, dando mais importância às pessoas, obtendo uma nova visão, mais democrática e humanista. Abordagem mais descritiva e menos prescritiva - A análise descritiva, (que mostra o que é) e a análise prescritiva (que mostra o que deve ser) são aspectos importantes. Na teoria Comportamental, por adotar uma abordagem mais descritiva, há dificuldade de aplicação devido ao pouco caráter normativo. Administração Geral em Teoria e Exercícios Auditor Fiscal do Trabalho Aula 02 – Evolução da Administração, Principais Abordagens e Modelo de Gespública Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO www.pontodosconcursos.com.br | Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO 39 Profunda reformulação na filosofia administrativa - O novo conceito de organização é estruturado a partir de um sistema democrático (menos hierarquia, mais delegação de poderes), e humano (promoções de cargos, valorização, treinamento). Dimensões bipolares da teoria comportamental - Na Teoria Comportamental, os principais temas são abordados em dimensões bipolares, vejamos: Análise Teórica X Empírica - A organização, em seu curso, precisa de uma equalização eficaz entre esses dois aspectos, pois se complementam. Enquanto a análise teórica (através do estudo de conceitos, proposições acerca das diversidades que envolvem o ambiente organizacional) define como deve ser uma organização; os resultados de pesquisas, experimentos, mostram, o que na prática, concretiza-se dessa teoria; daí a importância, que cabe ao administrador contemporâneo, em conjugar esses dois fatores. Preocupou-se mais, a Teoria Comportamental, com os aspectos empíricos em prejuízo da análise teórica. Análise Macro X Micro - O ambiente organizacional, no estudo do seu comportamento, pode ser enfocado sobre duas perspectivas: macro (foco na visão global da organização) e micro (foco nos indivíduos que a compõem). Para um melhor entendimento sobre os fenômenos humanos e comportamentais que acontecem numa organização, ambas as perspectivas devem ser valoradas. Organização Formal X Informal - Nas organizações existem, concomitantemente, relações formais e informais. Do primeiro aspecto observamos as normas, os regimentos, os tipos de relações previamente definidas; e do segundo, as relações e atividades decorrentes, naturais e espontâneas que ocorrem no ambiente interno ou externo à organização. Assim, nas organizações, os aspectos formal e informal interagem-se mutuamente. Análise Cognitiva X Afetiva - No momento da tomada de decisão, pode o indivíduo comportar-se de dois modos, de acordo com a natureza da situação que o envolve: Comportamento Cognitivo - Constituiu um comportamento racional, lógico e inteligente adotado pelo indivíduo quando este não sofre nenhum tipo de influência externa (pressões, tensões ou ansiedade em função do tempo ou de pessoas). Comportamento Afetivo- Caracteriza-se quando existe a influência de fatores externos que venham a interferir na decisão. Neste momento o comportamento passa a ser orientado pela emoção e afetividade. Administração Geral em Teoria e Exercícios Auditor Fiscal do Trabalho Aula 02 – Evolução da Administração, Principais Abordagens e Modelo de Gespública Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO www.pontodosconcursos.com.br | Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO 41 representam atributos e objetos que muitas vezes só existem no pensamento das pessoas. Há uma complementaridade entre sistemas físicos e sistemas abstratos, pois os sistemas físicos (por exemplo, a máquina) precisam de um sistema abstrato para poder funcionar e desempenhar suas funções. A recíproca também é verdadeira. II. Quanto a sua natureza: Sistemas FECHADOS – são os sistemas que não apresentam intercâmbio com o meio ambiente que os circunda. Não recebem nenhum recurso externo e nada produzem que seja enviado para fora. Sistemas ABERTOS – são os sistemas que apresentam relações de intercâmbio com o ambiente, através de entradas e saídas. Trocam matéria e energia regularmente com o meio ambiente e são adaptativos, isto é, para sobreviver devem reajustar-se constantemente às condições do meio. Segundo Chiavenato, há diferenças fundamentais entre os sistemas abertos (como os sistemas biológicos e sociais, homem, organização, sociedade) e os sistemas fechados (como os sistemas físicos, como as máquinas, relógio): O sistema aberto está em constante interação com o ambiente, influenciando e sendo influenciado pelo ambiente. O sistema fechado não interage. O sistema aberto tem capacidade de crescimento, mudança, adaptação ao ambiente. O sistema fechado não tem essa capacidade. Portanto, o estado atual, final ou futuro do sistema aberto não é, necessária nem rigidamente, condicionado por seu estado original ou inicial, porque o sistema aberto tem reversibilidade. Já o estado atual ou final do sistema fechado será sempre o seu estado original ou inicial. É contingência do sistema aberto competir com outros sistemas, o que não ocorre com o sistemafechado. Seguem os principais CONCEITOS de sistemas: Entrada (Input) – O sistema recebe entradas (inputs) ou insumos para poder operar. A entrada de um sistema é tudo o que o sistema importa ou recebe de seu mundo exterior. Pode ser constituída de informação, energia e materiais. Administração Geral em Teoria e Exercícios Auditor Fiscal do Trabalho Aula 02 – Evolução da Administração, Principais Abordagens e Modelo de Gespública Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO www.pontodosconcursos.com.br | Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO 42 Saída (Output) – É o resultado final da operação de um sistema. Todo sistema produz uma ou várias saídas. Através da saída, o sistema exporta o resultado de suas operações para o meio ambiente. É o caso de organizações que produzem saídas como bens ou serviços e uma infinidade de outras saídas (informações, lucros, pessoas aposentadas ou que se desligam, poluição, etc). Caixa Negra (Black Box) – Refere-se a um sistema cujo interior não pode ser desvendado, cujos elementos internos são desconhecidos e que só pode ser conhecido “por fora”, através de manipulações externas. Utiliza-se conceito de caixa negra em duas circunstâncias: quando o sistema é impenetrável ou inacessível, por alguma razão ou quando o sistema é complexo, de difícil explicação ou detalhamento. Retroação (Feedback) – Mecanismo segundo o qual uma parte da energia de saída de um sistema ou de uma máquina volta à entrada. Também chamada de retroalimentação, é um sistema de comunicação de retorno proporcionado pela saída do sistema à sua entrada, no sentido de alterá-la de alguma maneira. Homeostasia – É o estado de equilíbrio dinâmico, obtido através da autorregularão, ou seja, através do autocontrole, que permite ao sistema manter seu funcionamento estável apesar das flutuações ambientais. É a capacidade que tem o sistema de manter certas variáveis dentro de limites, mesmo quando os estímulos do meio externo forçam essas variáveis a assumirem valores que ultrapassem os limites da normalidade. Todo mecanismo homeostático é um dispositivo de controle para manter certa variável dentro de limites desejados. Informação – É o conjunto de dados com um significado, ou seja, que reduz a incerteza ou que aumenta o conhecimento a respeito de algo. Dado é um registro ou anotação a respeito de um evento ou ocorrência. Comunicação é quando uma informação é transmitida a alguém, sendo, então, compartilhada também por essa pessoa. Para que haja comunicação, é necessário que o destinatário da informação a receba e a compreenda. Redundância – É a repetição da mensagem para que sua recepção correta seja garantida. A redundância introduz no sistema de comunicação uma certa capacidade de eliminar o ruído e prevenir distorções e enganos na recepção da mensagem. Administração Geral em Teoria e Exercícios Auditor Fiscal do Trabalho Aula 02 – Evolução da Administração, Principais Abordagens e Modelo de Gespública Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO www.pontodosconcursos.com.br | Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO 43 Entropia – Refere-se à perda de energia em sistemas isolados, levando-os à degradação, à desintegração e ao desaparecimento. Significa que partes do sistema perdem sua integração e comunicação entre si, fazendo com que o sistema se decomponha, perca energia e informação e degenere. Entropia NEGATIVA – É o processo reativo de obtenção de reservas de energia e de informação. Para sobreviver o sistema precisa abrir-se e reabastecer-se de energia e de informação para manter a sua estrutura. Sinergia – Significa trabalho conjunto. Quando duas ou mais causas produzem, atuando conjuntamente, um efeito maior do que a soma dos efeitos que produziriam atuando individualmente. Morfogênese – É a capacidade de se modificar, de determinar o crescimento e as formas da organização, de se corrigir e de obter novos e melhores resultados. Resiliência – é a capacidade de superar o distúrbio imposto por um fenômeno externo. É a resiliência que determina o grau de defesa ou de vulnerabilidade do sistema a pressões ambientais externas. As organizações, como sistemas abertos, apresentam capacidade de enfrentar e superar perturbações externas provocadas pela sociedade sem que desapareça seu potencial de auto-organização. Equifinalidade – característica do sistema aberto pela qual pode chegar ao mesmo objetivo de maneiras diferentes e partindo de condições iniciais diferentes. A Teoria de Sistemas utiliza o conceito do HOMEM FUNCIONAL. O indivíduo comporta-se em um papel dentro das organizações, inter-relacionando-se com os demais indivíduos como um sistema aberto. Os indivíduos agem desempenhando papéis, mantém expectativas quanto ao papel dos demais participantes e procura enviar aos outros as suas expectativas de papel. 7. ABORDAGEM CONTINGENCIAL Teoria segundo a qual não existe uma única maneira certa de montar a estrutura organizacional, mas sim várias alternativas, e a melhor depende de cada Administração Geral em Teoria e Exercícios Auditor Fiscal do Trabalho Aula 02 – Evolução da Administração, Principais Abordagens e Modelo de Gespública Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO www.pontodosconcursos.com.br | Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO 44 caso. A teoria enfatiza que não há nada de absoluto nas organizações, tudo é relativo. Além disso, as organizações precisam ser sistematicamente ajustadas às condições ambientais. Destacam-se os aspectos básicos da Teoria da Contingência: A organização é de natureza sistêmica, ou seja, é um sistema aberto. As características organizacionais apresentam uma interação entre si e com o ambiente. As características ambientais funcionam como variáveis independentes, já as características organizacionais são variáveis dependentes das características ambientais. CONTINGÊNCIA significa algo que pode ou não acontecer, mas quando acontece passa a influenciar o comportamento da organização. A abordagem contingencial salienta que não se alcança a eficácia organizacional seguindo um único e exclusivo modelo organizacional, ou seja, não existe uma forma única e melhor para organizar no sentido de se alcançar os objetivos variados das organizações dentro de um ambiente também variado. É com a Teoria da Contingência que há o deslocamento da visualização de dentro para fora da organização: a ênfase é colocada no AMBIENTE e nas demandas ambientais sobre a dinâmica organizacional. Para a abordagem contingencial são as características ambientais que condicionam as características organizacionais. É no ambiente que estão as explicações causais das características das organizações. Assim, a forma de se organizar depende das características ambientais relevantes para a organização. A Teoria da Contingência surgiu a partir de várias pesquisas feitas para verificar os modelos de estruturas organizacionais mais eficazes em determinados tipos de empresas. As pesquisas, cada qual isoladamente, verificaram se as organizações mais eficazes seguiam os pressupostos da Teoria Clássica, como divisão do trabalho, amplitude de controle, hierarquia de autoridade, etc. Como resultado, verificaram que não há um único e melhor jeito de organizar. Essas pesquisas foram contingenciais, no sentido em que procuraram compreender e explicar o modo como as empresas funcionavam em diferentes condições que variam de acordo com o ambiente ou contexto que a empresa escolheu como seu domínio de operação. Essas condições externas podem ser consideradas oportunidades e imperativos ou restrições e ameaças que influenciam a estrutura e os processos internos da organização.Administração Geral em Teoria e Exercícios Auditor Fiscal do Trabalho Aula 02 – Evolução da Administração, Principais Abordagens e Modelo de Gespública Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO www.pontodosconcursos.com.br | Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO 45 Segue um breve resumo das PRINCIPAIS PESQUISAS com suas respectivas conclusões: PESQUISA DE CHANDLER sobre estratégia e estrutura organizacional Realizou uma investigação envolvendo o processo histórico de quatro grandes empresas americanas. Chandler concluiu que, na história industrial dos últimos cem anos, a estrutura organizacional das empresas foi sendo gradualmente determinada pela sua estratégia de mercado. A estrutura organizacional corresponde ao desenho da organização, isto é, à forma organizacional que ela assumiu para integrar seus recursos, enquanto a estratégia corresponde ao plano global de alocação dos recursos para atender a uma procura do ambiente. As grandes organizações passaram por um processo histórico envolvendo quatro fases iniciais distintas: 1) Acumulação de recursos Neste momento as empresas preferiram ampliar suas instalações de produção a organizar uma rede de distribuição. A preocupação com as matérias primas favoreceu o crescimento dos órgãos de compra e a aquisição de empresas fornecedoras que detinham o mercado de matérias primas. Daí o controle por integração vertical que permitiu o aparecimento das economias de escala. 2) Racionalização do uso de recursos Os custos precisavam ser contidos por meio da criação de uma estrutura funcional, com clara definição de linhas de autoridade e comunicação. Os lucros dependiam da racionalização da empresa e sua estrutura deveria ser adequada às oscilações do mercado. 3) Continuação do crescimento A reorganização geral das empresas possibilitou um aumento da eficiência nas vendas, compras, produção e distribuição, fazendo a diferença de custo entre as várias empresas diminuírem. Com isso, os lucros baixaram, o mercado foi se tornando saturado, diminuindo as oportunidades de reduzir ainda mais os custos. Daí a decisão para a diversificação e a procura de novos produtos e novos mercados. Administração Geral em Teoria e Exercícios Auditor Fiscal do Trabalho Aula 02 – Evolução da Administração, Principais Abordagens e Modelo de Gespública Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO www.pontodosconcursos.com.br | Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO 46 4) Racionalização do uso dos recursos em expansão A ênfase reside na estratégia de mercado para abranger novas linhas de produtos e novos mercados. Os canais de autoridade e de comunicação da estrutura funcional, inadequados para responder à complexidade crescente de produtos e operações, levaram à nova estrutura divisional departamentalizada. Cada linha principal de produtos passou a ser administrada por uma divisão autónoma e integrada que envolvia todas as funções de staff necessárias. Daí a necessidade de racionalizar a aplicação dos recursos em expansão, a preocupação crescente com o planeamento de longo prazo, a gestão voltada para objetivos e a avaliação do desempenho de cada divisão. CONCLUSÃO: Diferentes ambientes levam as empresas a adotar diferentes estratégias, que exigem diferentes estruturas organizacionais. PESQUISA DE BURNS E STALKER sobre organizações Pesquisaram vinte indústrias inglesas para verificar a relação existente entre as práticas administrativas e o ambiente externo dessas organizações. Classificaram as indústrias pesquisadas em dois tipos: organização “mecanísticas” e “orgânicas”. Verificaram as práticas administrativas e as relações com o ambiente externo das organizações mecanicistas (burocrática, permanente, rígida, definitiva e baseada na hierarquia e no comando) e orgânicas (flexível, mutável, adaptativa, transitória e baseada no conhecimento e na consulta). As organizações MECANÍSTICAS apresentam as seguintes características: Estrutura burocrática organizada a partir de uma minuciosa divisão de trabalho. Cargos ocupados por especialistas nas respectivas tarefas com atribuições fixas, definidas e delimitadas. Cada um executa sua tarefa como se fosse distinta e separada das demais. Centralização das decisões na cúpula da organização. Hierarquia de autoridade rígida baseada no comando único. Sistemas rígido de controle: a informação ascendente sobre através de uma sucessão de filtros e as decisões descem através de uma sucessão de amplificadores. Administração Geral em Teoria e Exercícios Auditor Fiscal do Trabalho Aula 02 – Evolução da Administração, Principais Abordagens e Modelo de Gespública Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO www.pontodosconcursos.com.br | Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO 47 Sistema simples de comunicação: o fluxo de informação quase sempre conduz mais ordens de cima para baixo do que dados e retorno de baixo para cima. Predomínio da interação vertical entre superior e subordinado. Amplitude de controle administrativo mais estreita. Ênfase nas regras e procedimentos formais. Ênfase nos princípios universais da Teoria Clássica. Já as organizações ORGÂNICAS apresentam as seguintes características: Estrutura organizacional flexível e adaptável. Os cargos são continuamente modificados e redefinidos. Descentralização das decisões. Hierarquia flexível, com predomínio da interação lateral sobre a vertical. Amplitude de controle administrativa mais ampla. Maior confiabilidade nas comunicações informais. Ênfase nos princípios do bom relacionamento humano da Teoria das Relações Humanas. CONCLUSÃO: A forma mecanística de organização é apropriada para condições ambientais estáveis, enquanto a forma orgânica é apropriada para condições ambientais de mudança e inovação. Em resumo, há um imperativo ambiental: é o ambiente que determina a estrutura e o funcionamento das organizações. PESQUISA DE LAURENCE E LORSCH sobre o ambiente Preocupados com as características que as empresas devem ter para enfrentar com eficiência as diferentes condições externas, tecnológicas e de mercado, fizeram uma pesquisa sobre a defrontação entre organizações e ambiente, envolvendo dez empresas em três diferentes meios industriais (plásticos, alimentos empacotados e recipientes). Concluíram que os problemas organizacionais básicos são: Diferenciação As organizações apresentam a característica de diferenciação. É a divisão da organização em subsistemas ou departamentos cada qual Administração Geral em Teoria e Exercícios Auditor Fiscal do Trabalho Aula 02 – Evolução da Administração, Principais Abordagens e Modelo de Gespública Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO www.pontodosconcursos.com.br | Prof. LILIAN LIMA QUINTÃO 48 desempenham uma tarefa especializada em um contexto ambiental também especializado. Cada subsistema ou departamento tende a reagir unicamente àquela parte do ambiente que é relevante para a sua própria tarefa especializada. Se houver diferenciação ambiental, aparecerão diferenciações na estrutura organizacional e na abordagem empregada pelos departamentos. Do ambiente geral emergem assim ambientes específicos, a cada qual correspondendo um subsistema ou departamento da organização. Integração Refere-se ao processo oposto, isto é, ao processo gerado por pressões vindas do ambiente global da organização para alcançar unidades de esforços e coordenação entre os vários departamentos. As partes de uma empresa constituem um todo indissolúvel e nenhuma parte pode ser afetada sem afetar as outras partes. Conceito de inregração requerida e de diferenciação requerida A diferenciação e integração
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