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Apostila 1   Tecnicas e Práticas em Secretariado

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Introdução 
Unidde I – A Profisssão 
1. A origem 
2. História da profissão 
Unidade II – Perfil do profissional 
3. Competências 
4. Liderança 
5. Empreendedorismo 
6. Comportamento empreendedor 
7. Inteligência Emocional 
7.1 Lógcio-matemática 
7.2 Musical 
7.3 Linguística 
7.4 Espacial 
7.5 Cinestésica 
7.6 Pictórica 
7.7 Interpessoal 
8. Eficiência e Eficácia 
9. Ética e moral 
10. Por que se fala em ética hoje? 
Unidade III – Organização do Trabalho 
11. Organização do trabalho 
11.1 Organização da mesa de trabalho 
11.2 O telefone 
12. Atendimento ao cliente 
12.1 Cliente interno 
12.2 Cliente externo 
12.3 Solucionando problemas 
13. Noções de organização de eventos 
13.1 Evento institucional 
13.2 Evento promocional 
13.3 Evento permanente 
13.4 Evento esporádico 
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13.5 Evendo de massa 
13.6 Evento de nicho 
14. Preparação de eventos 
15. Viagens 
15.1 O que é overbooking 
15.2 Alfabeto fonético 
16. Reunião 
16.1 Fases da reunião 
16.2 Tipos de Reuniões 
A bibliografia encontra-se no final da apostila 4 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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1. Introdução 
A busca incessante de novos conhecimentos, a observação permanente no 
laboratório dos escritórios, o espírito de pesquisa e o interesse pelas 
descobertas tecnológicas modernas podem determinar o sucesso 
profissional dos (as) secretários (as), através de muito empenho, estudo, 
dedicação e com a experiência vivida no dia-a-dia nos escritórios. 
Hoje, o mercado de trabalho exige que estes profissionais sejam criativos, 
dinâmicos, práticos, ágeis, atentos, que assumam responsabilidades, que 
tenham iniciativa e que sejam capazes de assessorar com segurança e 
determinação. 
Devem ter como princípio a dedicação, a eficiência e a eficácia, a moral e 
a ética, saber trabalhar em equipe e dividir tarefas, paciência, tolerância, 
inteligência emocional e racional para tomar as decisões necessárias e 
coerentes. 
Não deixar que o desinteresse pelo estudo, pela leitura, a acomodação e o 
modo trivial de executar o serviço, permaneçam em mente, pois o 
desinteresse e a acomodação são os principais inimigos do sucesso. 
O sucesso profissional depende do empenho, dedicação, competência, que 
se adquire com muito estudo e seriedade. 
Há título de curiosidade: o termo secretariado vem do latim secretarium 
que significa lugar retirado, conselho privado. O secretariado e 
representado pela imagem de uma pena sobre um livro e uma serpente 
enrolada em um bastão. A pena representa a história da secretária, cuja 
atuação sempre esteve vinculada ao ato de escrever. A serpente enrolada 
ao bastão, representando o Oriente, está relacionada com a sabedoria que 
pode ser usada tanto para construir como para destruir. 
 
 
 
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Unidade I – A Profissão 
1. Origem 
Os primeiros registros da profissão de secretária datam dos tempos dos 
faraós, sendo exercida pelo sexo masculino, na figura dos escribas. 
Com a Revolução Industrial, volta aparecer a função e após as duas 
guerras mundiais, por falta de mão de obra masculina, observou-se o 
surgimento da figura feminina bastante atuante na Europa e nos Estados 
Unidos. No Brasil, a mulher surge como secretária na década de 50. Nessa 
mesma época houve a implantação de cursos voltados para a área como, 
por exemplo, datilografia e técnico em secretariado. 
Nas décadas de 60 e 70 tivemos a expansão da profissão, mas somente a 
partir dos anos 80 a categoria conseguiu, por meio de muita luta a 
regulamentação da profissão, com a assinatura da Lei Federal nº 7.3771, 
de 30/09/1985, pelo Presidente José Sarney. Em 07/07/89 foi publicado, 
no Diário Oficial da União, o Código de Ética para o profissional de 
Secretariado. 
Esta lei dividiu a profissão em duas categorias: Secretário Executivo (3º 
grau) e Técnico em Secretariado (2º grau). Em 10 de janeiro de 1996, o 
então Presidente da República, Fernando Henrique Cardoso assinou a Lei 
9.261, que alterou a Lei 7.377/85. 
Com a regulamentação, a classe ganha força, e cria a FENASSEC – 
Federação Nacional dos (as) secretários (as) em Curitiba, Paraná. Na 
maioria dos estados brasileiros existe um sindicato dos (as) secretários 
(as) e Secretárias para defender os direitos da categoria no âmbito 
regional. 
 
 
 
 
 
1 Consta no final desta apostila. 
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2. A profissão no Brasil 
Nos anos 50 as mulheres desempenhavam funções menos significativas. 
Porém em meados da década de 60 surge o "Clube das Secretárias" que 
impulsionou a profissão, que em mais alguns anos se transformaria na 
"Associação das Secretárias do Rio de Janeiro", exatamente a 15 de 
dezembro de 1970. Foi a primeira Associação civil surgida com o objetivo 
de reunir e agrupar a classe, visando à conscientização e ao 
aprimoramento profissional. Em 7 de setembro de 1976, foi criada, então, 
a ABES — Associação Brasileira de Entidades de Secretárias, participando 
do ato as associações dos seguintes Estados: Bahia, Ceará, Espírito Santo, 
Maranhão, Pará. Paraná, Rio de Janeiro e Sergipe. Mais tarde se uniram a 
essas as Associações dos demais Estados brasileiros, à exceção do Acre e 
Goiás, que até hoje ainda não têm a sua Associação, como não tem 
Fernando de Noronha, por suas peculiaridades. 
O movimento secretarial fortalecia-se cada vez mais, e em 20 de 
setembro de 1977 obtinha a Lei n° 1421/77, que instituiu a data de 30 de 
setembro como o DIA NACIONAL DA SECRETÁRIA. A data possui 
fundamento histórico, significando o aniversário de Lilliam Scholles, filha 
do inventor da máquina de escrever, Charles Scholles. Ela foi a primeira 
mulher a datilografar em público, em 1873, numa demonstração do 
invento do pai. 
A evolução da profissão, com as transformações que isto acarretou, é um 
fato, como é também para as alterações que ocorreram em todas as 
profissões. Muitas atividades que faziam parte do cotidiano das empresas 
simplesmente desapareceram, em virtude, sobretudo, da introdução, em 
larga escala, dos computadores; outras atividades evoluíram, ganhando 
novas características. Como por exemplo: a máquina de datilografia foi 
literalmente substituída pelo computador, os documentos deixaram de ser 
simples e se tornaram mais técnicos, como o ofício, a circular, etc. 
Hoje, o profissional deve se preparar para exercer diversas tarefas numa 
empresa, pois se não o fizer poderá perder o seu espaço no mercado de 
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trabalho. Palavras como atualização, conhecimento, pesquisa, trabalho 
em equipe, autonomia, criatividade, dinamismo e iniciativa passam a 
fazer parte da bagagem do profissional, que cada vez mais deve buscar o 
seu aprimoramento. 
No Brasil, são antigos os cursos de formação de técnicos em secretariado. 
Com a chegada, principalmente das multinacionais e a modernização da 
tecnologia, foi necessário dar um treinamento mais profundo e específico. 
As secretárias conquistaram, a partir da década de 70, os primeiros cursos 
de 3º grau de secretariado. 
 
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Unidade II – Perfil do Profissional 
 
3. Competências 
Muitos (as) secretários