ARQUIVOLOGIA 02

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Aula 01
Noções de Arquivologia p/ STM (Técnico Judiciário - Área Administrativa) Pós-Edital
Professor: Ronaldo Fonseca
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1.Seja bem-vindo
Olá, amigo(a) do Estratégia Concursos, que bom que você se matriculou em
nosso curso para o STM!
Agora vamos começar a entrar na matéria e colocar você dentro da prova. Já
vai se imaginando na Sede, fazendo o seu treinamento!
Agradeço sua confiança em nosso trabalho e lembre-se de utilizar o Fórum de
Dúvidas como mais uma ferramenta para engrandecer os seus estudos. A
Serenna está disponível para ajudá-los nesse processo. -
2.Dica de Coach ± Como marcar seu material de forma eficiente
Um dos erros mais comuns quando se estuda para concursos é sobre marcações
do material. É normal que o aluno leia o material pela primeira vez e já comece
D�TXHUHU�ID]HU�UHVXPRV��DQRWDo}HV��PDSDV�PHQWDLV�RX�³SLQWDU´�R�PDWHULDO�WRGR�
com a caneta marca texto.
Porém, esse não é o melhor momento para fazer nada disso. Em uma primeira
leitura você ainda não tem a real noção do que é mais importante (o que mais
cai na prova) ou dos tópicos em que terá mais dificuldades para estudar.
Note que nessa aula eu falarei sobre a Teoria das 3 idades. Pode ser que em
uma primeira leitura você já aprenda bem sobre os principais pontos. E a sua
marcação deverá refletir isso. Mas será uma marcação temporária, usando um
lápis. Com ele você pode sublinhar, fazer setas, desenhos ou o que achar que
chama mais sua atenção. E a razão de não usar o marca-texto, ainda, é simples.
Vou usar um exemplo: imagine uma disciplina que você já tenha estudado. Eu
costumo usar um exemplo de Direito Administrativo. Se você já estudou os
princípios da Administração Pública talvez hoje não tenha dificuldade em saber
o que é o LIMPE (Legalidade, Impessoalidade, Moralidade, Publicidade e
Eficiência). Mas da primeira vez que você leu a aula sobre esse tema (ou outro)
já deve ter sentido uma vontade maluca de sair passando aquela caneta verde
em tudo. Porém, se você analisar mais friamente, hoje já estaria dominando o
LIMPE e nem precisaria revisá-lo com tanta frequência. E a função primordial
das marcações é justamente facilitar suas revisões, poupando o seu
tempo.
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Ou seja, se você esperar a hora certa para usar sua caneta marca texto ou fazer
um resumo, terá muito menos assuntos para revisar e só vai reestudar o que
realmente é importante para VOCÊ!
&RPR� DVVLP� R� TXH� p� LPSRUWDQWH� ³SDUD� PLP´�� 5RQDOGR" Bom, eu posso ter
dificuldades em decorar o Princípio da Proveniência e você não. Talvez você já o
conhecesse, logo, por que deveria marcá-lo ou fazer um resumo de algo que já
foi para sua memória de longo prazo?
- Opa, como vou saber se algo foi para minha memória de longo prazo? Bom,
TXDQGR�YRFr�FRPHoD�D�DFKDU�XP�WHPD�PXLWR�VLPSOHV��RX�PHOKRU��³ULGtFXOR´�H�Mi�
consegue acertar muitas questões do assunto, é porque provavelmente o tema
já foi para sua memória de longo prazo. Mas para isso acontecer, é necessário
que você tenha um bom intervalo de revisões. E isso explicarei na próxima aula
;).
Bom, para fecharmos, lembre-se de:
1. Não usar marca textos durante a primeira leitura do material
2. Não fazer resumos ou mapas mentais no primeiro contato com o tema
3. Usar lápis para sinalizar os pontos mais importantes e que merecem
revisão.
4. Fazer a revisão APENAS desses pontos que você marcou 24 horas depois
do estudo inicial
5. Reler o mesmo trecho marcado 7 dias depois.
6. Usar uma agenda para marcar os trechos estudados da aula
Antes de começarmos, um aviso importante:
Este curso é protegido por direitos autorais (copyright), nos termos da Lei
9.610/98, que altera, atualiza e consolida a legislação sobre direitos autorais e
dá outras providências. Grupos de rateio e pirataria são clandestinos, violam a
lei e prejudicam os professores que elaboram os cursos. Valorize o trabalho de
nossa equipe adquirindo os cursos honestamente através do site Estratégia
Concursos ;-)
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3.Panorama da Aula
Nessa aula vou elencar diversos conceitos que darão início ao nosso MDA, ou
seja, Minidicionário de Arquivologia. Nós estamos criando esse MDA juntos,
portanto, caso surja outra palavra que você julgue importante para seu
aprendizado, inclua no seu MDA (seu mini resumo). E se quiser, pode me enviar
por e-mail. Talvez eu inclua sua sugestão no MDA da aula ;).
Além de inserir termos no nosso MDA durante a aula, vamos estudar temas
importantes:
x Teoria das 3 Idades, também conhecida como Ciclo Vital dos Documentos
ou Estágio de Evolução dos Arquivos e que é essencial para que você
entenda as nuances da gestão de documentos;
x Gestão de Documentos;
x A classificação dos arquivos e dos documentos;
x Protocolo;
x Avaliação e destinação de documentos e, consequentemente a tabela de
temporalidade.
4. Sobre a Terminologia
Bom, se você nunca estudou a disciplina, pode estranhar alguns termos que
parecem similares, mas que têm conceitos bem diferentes, como documentos e
arquivos, dossiês e acervos, dentre outros. Além de montarmos nosso MDF eu
poderia passar uma dica: que tal estudar o Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística? Ele tem mais de 230 páginas! Bem grandinho, não é? Eu não vou
reproduzi-lo aqui mas trarei os termos mais importantes (no nosso MDA), para
a compreensão das aulas e para a resolução das questões mais recorrentes. Se
você tiver muito tempo sobrando, pode ler o dicionário de forma leve e
descompromissada. Isso vai aumentar o seu conhecimento na matéria, mas,
repito, sejamos objetivos, Arquivologia é uma das matérias a ser estudada, logo,
ainda não é hora de se tornar um especialista. Sejamos cirúrgicos e vamos ao
que interessa e naquilo que as bancas adoram. E é para isso que estou aqui -.
4.1. Minidicionário de Arquivologia (MDA)
$QWHV�GH�LQLFLDUPRV��JRVWDULD�GH�DGLFLRQDU�WHUPRV�DR�QRVVR�³0'$´�
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Cuidado: a banca CESPE, por exemplo, usa essas definições para Apensação e
Anexação. São definições do DBTA (Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística). Por mais que haja outras definições e, no dia a dia elas não
correspondam tanto à realidade, usem esses conceitos.
Observe que esses termos deverão ser compreendidos e decorados por você.
Vou encadeá-los de forma que o seu estudo seja facilitado, equalizando quem
já conhece a matéria e vai revisar com aqueles que estão entrando nesse mundo
agora.
Note que sempre aparecer uma terminologia nova, irei destacá-la no texto e
explicar em seguida.
5. Teoria das 3 idades (Ciclo Vital dos Documentos)
Está distraído? Concentre-se. É agora que a brincadeira vai
começar! Esse é o assunto mais importante da sua aula. E sabe por que é mais
importante? Porque as bancas adoram, amam, são apaixonadas pelo tema.
Portanto, apaixone-se também ;).
As atividades clássicas da administração não se efetivam sem documentos que
embasem as decisões. Quanto mais informados os administradores estiverem
sobre determinado assunto, melhores poderão ser suas escolhas e decisões.
Bom, nossa disciplina trata de arquivos. E as empresas/órgãos/instituições
produzem muitos documentos. Todos os dias. Tanto faz se é uma empresa
privada ou pública. O volume de informações é cada vez maior. Independente
do suporte (papel, DVD, CD, HD...). E de que adiantam tantos dados ou
informações sem que gerem conhecimento efetivo? Sem que os usuários e
interessadosconsigam acesso a esses documentos? Não serviria de nada, certo?
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Mas, como tudo na vida, há fases na vida e cada uma delas tem sua importância.
Quando uma menina acha que encontrou seu príncipe encantado, liga para ele
todo dia, grava seu telefone e está sempre correndo para estar com ele. É a fase
do conhecimento entre os dois, de um primeiro momento em que a menina quer
o príncipe sempre por perto. Se ela pudesse, o amarraria em uma corrente
para que o lindão nunca mais saísse do palácio. Essa é a primeira fase do
relacionamento. Você quer estar sempre perto! Ou na mesma casa, ou o mais
perto possível. Essa é a primeira fase do relacionamento.
Na segunda fase, o príncipe já começa a arrotar depois do almoço, falar alto e
liberar gases mortais. É a hora em que o desejo de ficar perto ainda existe, mas
não é mais daquele mesmo jeito. Às vezes cria-se um vínculo para toda a vida,
como um pequeno sapo, fruto do amor dos dois pombinhos. É uma fase
intermediária da relação.
Na terceira fase, o príncipe já não engana mais ninguém (a sogra sempre
desconfiou), mas em função do pequeno Sapinho, fruto do amor, esse vínculo
existirá para toda a vida, será permanente, mesmo que a relação tenha
WHUPLQDGR�H�YLUDGR�³KLVWyULD´�
Veja que são fases complementares e da mesma forma funciona com nossos
Arquivos. As 3 idades dos arquivos foram definidas em 1973 por Jean-Jacques
Valette. E são essas aqui:
1. Corrente (ou arquivo de primeira idade)
2. Intermediária (ou arquivo de segunda idade)
3. Permanente (ou arquivo de terceira idade)
Em breve ficará fácil o entendimento, mas talvez no início você confunda as
etapas, portanto, guarde a sigla C I P. Ela já está na ordem das fases.
Depois do macete e da história, triste, da princesa, vamos às definições!
Lembre-se das fases de um relacionamento (fracassado) e faça associações com
nossa matéria ;).
Para explicar as 3 idades, usarei o mesmo exemplo: o de uma pequena empresa
que precisa guardar alguns documentos fiscais (relacionados à tributação que a
empresa deve pagar). Você só precisa saber, no meu exemplo, que a empresa
precisa ter os documentos à disposição do Fisco (Receita Federal, por exemplo)
por 20 anos. Tomemos como exemplo a empresa SÓ NEGAÇÃO LTDA.
3
ID
A
D
E
S
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Note que os prazos citados são fictícios e visam seu aprendizado em
Arquivologia. Nesse momento, estou fechando os olhos ao Direito Tributário e a
Tabela de Temporalidade, que estudaremos em outro momento -.
Arquivos Correntes ou de Primeira Idade:
São aqueles consultados frequentemente e que são conservados nos escritórios
ou nas repartições que os receberam ou os produziram ou em locais próximos e
de fácil acesso. São necessários ao dia a dia. Em regra, sua utilização está ligada
às razões pelas quais foram criados. Um escritório de advocacia que está
defendendo uma empresa produz muitos documentos que precisam estar
acessíveis rapidamente. O tempo inteiro e de forma organizada. Uma empresa
de advocacia existe para defender clientes, a grosso modo, e dizemos que esses
documentos produzidos para a defesa deles, tem valor primário, pois são
fundamentais para atingir seu objetivo: salvar a pele do cliente. Note que estou
me referindo aqui aos documentos produzidos ou recebidos pelo escritório. A lei
���������/HL�GRV�$UTXLYRV���GHILQH�TXH�RV�GRFXPHQWRV�FRUUHQWHV�VmR�³DTXHOHV�
em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas
IUHTXHQWHV´��
A empresa SÓ NEGAÇÃO LTDA emite muitas (não todas /) as notas fiscais de
vendas e precisa ter alguns livros sempre em dia para mostrar ao Fiscal, caso
ele apareça. Veja que são documentos importantíssimos e precisam de fácil
acesso. Nesse caso, a empresa pode optar por deixar todos os documentos dos
últimos meses no próprio estabelecimento. Imagina deixar o fiscal esperando
por horas enquanto ele vasculha tudo :). E além disso, a empresa precisará
desses comprovantes e notas para fazer sua declaração de imposto de renda,
por exemplo. Ou para fazer seu recolhimento/declaração mensal de tributos.
Sempre imagine que nessa idade, os arquivos correntes estão bem próximos do
órgão que os recebeu ou produziu.
Arquivos Intermediários ou de Segunda Idade:
Esse tipo de arquivo é formado por documentos que deixaram de ser úteis no
GLD� D� GLD�� 1mR� SUHFLVDP� ³HVWDU� D� PmR´�� mas continuam necessários e
eventualmente podem ser acessados. Os órgãos que os produziram ou
receberam podem solicitá-los e eles não precisam estar próximos dos
escritórios. Marilena Leite Paes ressalta que a permanência dos documentos
nesses arquivos é transitória. O termo transitório vai ficar mais claro ao
estudarmos a Terceira Idade (Permanente). Repare que os documentos
Intermediários (ou de segunda idade) ainda precisam estar disponíveis para
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consulta. Por essa razão, também se diz que possuem valor Primário (igual aos
arquivos correntes).
Voltando à empresa malvadona, a SÓ NEGAÇÃO LTDA, imagine que ela guarde
os documentos dos últimos 4 anos. Lembre que ela é obrigada pelo Fisco a ter
tudo bem organizado. Mas como os dados são de 4 anos atrás, a empresa não
precisa mostrar na mesma hora ao Fiscal. Certamente, bonzinho que é, vai dar
um prazo de alguns dias para que os documentos sejam apresentados. Assim,
o responsável pela empresa poderá pedir todos os documentos à área
responsável ou até mesmo a uma empresa que guarda todos os seus
comprovantes e livros fiscais. Veja, apesar de importantes, esses documentos
estão em uma fase em que não há tanta recorrência para usá-los. O Fiscal pode
pedir alguma explicação ou pode nunca nem passar na porta da empresa. Esses
são os arquivos Intermediários.
Veja a interessante observação de Paes:
O arquivo intermediário deverá ser subordinado técnica e
administrativamente ao arquivo permanente, a fim de evitar a
proliferação de depósitos e manter uniforme a política arquivística. Para
isso deve ser dirigido por profissionais de arquivo de alto nível,
conhecedores dos métodos tradicionais de classificação e elaboração de
instrumentos de pesquisa.
Imagine um escritório de advocacia instalada em um dos metros quadrados mais
caros de SP. Digamos que na Vila Olímpia. Esse escritório produz e recebe
(acumulação, lembra?) muitos documentos. Imagine se ela decidisse armazenar
todos os arquivos intermediários nesse local? Seria um custo enorme e
desnecessário. Há uma questão econômica envolvida nessa escolha, percebe?
Isso quer dizer que os arquivos intermediários foram pensados para manter os
documentos em locais onde o custo de armazenamento é menor do que se
fossem armazenados nas unidades operacionais da instituição (geralmente as
empresas ficam em locais caros e com pouco espaço ± como na Vila Olímpia). O
que você tem que ter em mente é que eles podem e devem ficar longe da
instituição produtora, porque não são frequentemente usados e porque o custo
é menor.
Voltando para a teoria, nossa Lei 8.159/91 ± recomendo a leitura ± informa que
RV�³GRFXPHQWRV�intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos
órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
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Vamos precisar incrementar nosso MDA (Mini Dicionário de Arquivologia).
Recolhimento: Operação pela qual um conjunto de documentos passa do
arquivo intermediário para o arquivo permanente.³1R�SRSXODU´�� RV� DUTXLYRV� LQWHUPHGLiULRV� DLQGD�QmR� VDEHP�R�TXH�TXHUHP�GD�
vida... rs. Dependendo de seu valor, podem ir para o lixo, ou podem ir para o
arquivo permanente. Simples assim.
Arquivos Permanentes ou de Terceira Idade:
Os arquivos permanentes já perderam o valor de natureza administrativa. São
conservados por fatores históricos ou documentais e acabam sendo utilizados
para o conhecimento do passado e sua evolução.
-i�RXYLX�D�PDUFKLQKD�GH�FDUQDYDO��³$�SLSD�GR�YRY{�QmR�VREH�PDLV´"
(QWmR��D�³SLSD´�GR�YRY{�HVWi�Oi��WHP�YDORU�GRFXPHQWDO��PDV�SDUD�R�³GLD�D�GLD´��
não serve para mais nada. Ele pode até contar suas histórias e tudo o que já fez
FRP�VXD�³SLSD´��0DV�DJRUD�HOD�HVWi�LPyYHO��permanentemente inerte.
Note que o arquivo surge e fica ali perto de quem o recebeu ou o produziu
(arquivo corrente). Em seguida, ele é transferido para um arquivo intermediário
que é considerado transitório, pois é um estágio que fica entre o primeiro
(corrente) e o último (permanente). Aos poucos vai ficar mais claro, mas já vá
pensando nessas etapas.
E para exemplificar com a SÓ NEGAÇÃO LTDA, imagine que o prazo de 5 anos
se passou e que a o Fiscal tenha dormido no ponto e não tenha pedido as
informações fiscais à empresa dentro do prazo de 5 anos. Nesse caso, todos os
documentos da SÓ NEGAÇÃO LTDA perderam o valor legal. Agora ela não
precisa mais se preocupar com o fisco ou em acessar os dados com frequência.
Mas como ela sabe que é importante aprender com seu passado e as
informações podem ter valor no futuro, ela decide guardar tudo em um arquivo
permanente. O arquivo permanente (ou de terceira idade) é o conjunto
de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu
valor.
A nossa Lei dos Arquivos (8.159/91) ressalta que os documentos de valor
permanente são inalienáveis e imprescritíveis.
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(P�SURYDV�YRFr�SRGH�YHU� R� WHUPR� ³DUTXLYR�PRUWR´�� e�R�PHVPR�TXH�DUTXLYR�
permanente. Os autores já determinaram a morte do termo, mas se a banca
gosta, quem somos nós para questionar! Queremos A vaga, certo ;)?
Portanto arquivo morto = arquivo permanente = terceira idade
5RQDOGR��HX�HQWHQGL�WXGR�VREUH�DV�LGDGHV´�PDV�WHQKR�UHFHLR�GH�HVTXHFHU�TXDO�
deles é relacionado à primeira idade, por exemplo....
%RP��VH�YRFr�OHPEUDU�GD�RUGHP�GHOHV��Mi�UHVROYH��6H�QRWDU��D�RUGHP�³UHVSHLWD´�
o alfabeto. Primeiro, o C, depois o I e depois o P. Mas resolvendo exercícios
você notará que tudo ficará mais claro.
1. Corrente (ou arquivo de primeira idade)
2. Intermediária (ou arquivo de segunda idade)
3. Permanente (ou arquivo de terceira idade)
Informações importantes sobre a Teoria das 3 Idades
Repare que os documentos Intermediários (ou de segunda idade) ainda
precisam estar disponíveis para consulta. Da mesma forma, naturalmente os
arquivos Correntes também precisam ser, ainda mais, acessíveis.
Por essa razão, dizemos que os documentos dos arquivos correntes e
intermediários possuem valor Primário, ou seja, valor:
x Administrativo
x Fiscal
x Legal
E em ambos os casos os documentos estão diretamente relacionados aos fins
da organização. Lembra do exemplo da empresa de advocacia?
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Já os arquivos Permanentes (terceira idade) possuem valor secundário, ou
seja, valor:
x Histórico;
x Cultural;
x Probatório;
x Informativo.
Os arquivos correntes podem ser eliminados mas também podem passar
diretamente para a última fase, a Permanente, sendo diretamente recolhidos
para o arquivo Permanente, quando não poderão ser eliminados. Tudo depende
de seu valor para aquela instituição.
Vamos voltar ao ³MDA´ com definições importantes!!
Transferência: Operação pela qual um conjunto de documentos passa do
arquivo corrente para o arquivo intermediário.
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Recolhimento: Operação pela qual um conjunto de documentos passa do
arquivo intermediário par o arquivo permanente.
Como você pode ver na figura, a Transferência só acontece quando se está na
fase Corrente e há migração para a a fase Intermediária.
Já o recolhimento pode acontecer de duas formas: da idade intermediária para
a idade permanente, ou ainda, da fase corrente diretamente para a fase
permanente.
PRAZOS DE GUARDA
Os documentos de arquivo não cumprem um prazo de guarda único, este
período de retenção varia de acordo com o documento e de acordo com
a respectiva tabela de temporalidade. Por isso, não se pode afirmar que
todos os documentos de arquivo ficam X anos na fase corrente, ou que
se tornarão de guarda permanente após Y anos de sua produção. Os
prazos vão variar de instituição para instituição. É só pensar que cada
uma exerce um tipo de atividade, mais ou menos importantes e, claro,
os prazos de guarda e a destinação final (eliminação ou guarda
permanente) terão que refletir essas diferenças.
Entretanto, a doutrina passa algumas referências sobre os prazos
(APROXIMADOS) para guarda dos documentos nos arquivos. Mas não cabe
falarmos sobre eles porque não caem em prova e o que você tem que ter em
mente é que os prazos vão variar de acordo com a instituição, com as atividades
que desenvolvem com os documentos que produzem e com as diversas
peculiaridades que cada instituição possui. Fique tranquilo: a banca não cobrará
os prazos de vigência dos documentos (a menos que o edital fale para você
estudar a tabela de temporalidade específica do órgão ± o que não acontece em
provas para nível médio ou nível superior para áreas que não sejam de
arquivistas).
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i. PROTOCOLO
ii. EXPEDIÇÃO
iii. ARQUIVAMENTO
iv. EMPRÉSTIMO
v. CONSULTA
vi. DESTINAÇÃO
ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS (aprofundando):
Os arquivos intermediários são fruto da transferência dos documentos da fase
corrente para a intermediária. Também pode aparecer em sua prova como fase
intermediária ou semi-ativa. O VALOR desse tipo de documento é sempre
PRIMÁRIO.
Geralmente, as razões mais relevantes para a fase intermediária são em função
do espaço e para evitar a movimentação precoce (recolhimento) para a fase
permanente. Mas, de todas as razões, a mais importante tende a ser a
ECONOMIA que decorre desse processo.
O acesso aos documentos dessa fase é RESTRITO aos produtores mas outras
pessoas interessadas podem conseguir autorização para acesso e a FREQUÊNCIA
de uso é BAIXA. Geralmente a LOCALIZAÇÃO não é no mesmo local de quem
produziu os documentos e costuma ficar em um ARQUIVO CENTRAL.
Outro ponto importante é que os documento dos arquivos intermediários
possuem valor primário DECRESCENTE, ou seja, eles nascem com valor primário
alto e quando finalmente cumprem os objetivos pelos quais foram criados, vão
para o arquivo intermediário e o seu valor primário diminui até que ele adquira
valor permanente ou seja eliminado.
ARQUIVOS PERMANENTES (aprofundando):
Os arquivos permanentes também podem ser chamados de terceira idade ou
fase inativa.
Ao contrário das outras duas idades, o VALOR de um documento permanente é
SECUNDÁRIO e o ACESSO é LIVRE. A não ser que o documento seja protegido
por sigilo definido na Lei de Acesso à Informação.
Se você tem documentos que já nascem com características específicas, como
por exemplo, o regimento interno de um Tribunal de Justiça, ele poderá ser
classificado na fase permanente. Mas, naturalmente, sempre nascerá na fase
corrente. Esses aqui serão sempre considerados de guarda permanente. Todos
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relacionados à organização de uma instituição, como ORIGEM/CRIAÇÃO,
FUNCIONAMENTO/ORGANIZAÇÃO, OBJETIVOS e EVOLUÇÃO DA INSTITUIÇÃO
E agora, veja as principais ATVIDADES dos arquivos permanentes:
I. ARRANJO
II. DESCRIÇÃO/PUBLICAÇÃO
III. REFERÊNCIA
IV. CONSERVAÇÃO
QUESTÕES DE FIXAÇÃO
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO
Os documentos públicos podem ser identificados como:
a) inativos, permanentes e elimináveis.
b) correntes, de gestão e ativos.
c) intermediários, de pré-arquivo e semi-ativo.
d) correntes, intermediários e permanentes.
e) inativos, permanente e arquivo.
Comentários:
Como já estudamos, há 3 idades para os documentos públicos:
Corrente (ou arquivo de primeira idade)
Intermediária (ou arquivo de segunda idade)
Permanente (ou arquivo de terceira idade)
É interessante saber que algumas bancas gostam de dar outros nomes às fases
do Ciclo Vital dos Documentos. É comum você encontrar os seguintes sinônimos:
Idade Corrente: arquivos ativos
Idade Intermediária: arquivos semi-ativos
Idade Permanente: Idade Inativa
3RUWDQWR��D�OHWUD�$�FLWD�R�WHUPR�³HOLPLQiYHLV´��,VVR�QmR�H[LVWH��(�UHSHWH�
sinônimos como inativos e permanentes.
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$�OHWUD�%�FLWD�R�WHUPR�³JHVWmR´��e�YLDJHP��(�UHSHWH�VLQ{QLPRV�FRPR�FRUUHQWHV�
e ativos.
A letra C repete sinônimos como intermediários e semi-DWLYRV�H�FLWD�³SUp-
DUTXLYR´��TXH�QmR�WHP�QHQKXPD�UHODomR�FRP�7HRULD�GDV���,GDGHV�
A letra E, fala em arquivo, que não é uma idade documental e mais uma vez
usa dois sinônimos (inativos e permanentes).
Assim, a única alternativa que traz as 3 idades documentais é a letra D.
Gabarito: D
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO
Os documentos podem passar pelas três idades documentais, mas,
obrigatoriamente, apenas pelos arquivos correntes.
As 3 idades (corrente, intermediária e permanente) não são obrigatórias. Não é
porque existem 3 idades que os documentos terão que passar por todas elas.
Você pode produzir algum documento hoje e decidir que ele não terá serventia
no futuro, portanto, não faria sentido transferi-lo da fase corrente para a
intermediária, concorda? O movimento de um arquivo da fase corrente para a
fase intermediária é chamado de transferência.
Reforçando: o documento pode nascer e no mesmo dia e ser eliminado. Ou seja,
foi produzido (primeira idade ou corrente), mas foi descartado. Nem foi para a
fase intermediária (segunda idade). De forma similar, um documento pode
migrar da primeira idade diretamente para a terceira fase (permanente). Essa
³PLJUDomR´�p�Fhamada de recolhimento.
O que não muda, e que é impossível um documento não passar pela primeira
idade (fase corrente).
Gabarito: Certo.
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO
A ênfase ao valor primário é característica marcante dos documentos de
um arquivo corrente, condição não verificada nas outras idades
documentais.
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Comentários:
Há duas idades em que há primazia do valor
primário. A primeira e segunda fases, ou seja,
os arquivos correntes e intermediários.
Gabarito: Errada
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO
O ciclo de vida dos documentos divide-se em duas idades: a primeira
delas, denominada arquivo de gestão, abrange a fase de produção e uso
do documento, até o encerramento do fato que motivou a sua criação; a
segunda idade, chamada de arquivo morto, compreende a fase de
guarda dos documentos que contêm informações sobre a história da
instituição.
Comentários:
Como já vimos, a Teoria das três idades divide-se em 3 fases. Daí você já poderia
cravar o gabarito. Não se esqueça do CIP. A primeira idade é a corrente. A
segunda, Intermediária. E arquivo morto poderia estar relacionado à terceira
idade (permanente) e não à segunda idade. Não é aconselhável usar o termo
arquivo morto. Mas ainda aparece em provas. Se aparecer arquivo morto,
associe à terceira idade.
Gabarito: Errada
Agora que já aprendemos alguns conceitos e estudamos a Teoria das Três
idades estamos prontos para avançar. ³Ah, professor, mas eu estou com
SUHJXLoD�´�1HVVH�PRPHQWR�HX�GLJR�SDUD�YRFr�ROKDU�SDUD�D�VXD�FDUWHLUD��
abestado! Vamos embora! Força!
6. Gestão de Documentos
Vamos começar a falar do assunto relembrando a definição de Documento, para
então, estudarmos a Gestão deles.
Documento: Registro de uma informação independentemente da natureza do
suporte que a contém.
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Avaliação e Destinação de Documentos (Terceira fase):
Costuma ser considerada a fase mais complexa, pois depende de capacidade
analítica, já que é necessária a avaliação e análise dos documentos acumulados
nos arquivos, com fins de determinar seus prazos de guarda, em razão de seus
valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico e definindo:
x Quais documentos serão arquivados permanentemente
x Quais documentos devem ser eliminados por terem perdido valor de prova
e de informação para a instituição.
Segundo o DBTA (Dicionário), Avaliação é o processo de análise de documentos
de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com
os valores que lhes são atribuídos. E por isso, está diretamente ligada à Tabela
de Temporalidade (a ser estudada).
MDA (Mini-dicionário) Æ Destinação é a decisão, com base na avaliação,
quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte
ou eliminação.
Se você vir na prova algo que se refira às fases da Gestão de Documentos,
busque decorar essas etapas. Use o mnemônico PUAD. Nele, você vê as 3 fases
com facilidade
Produção
Utilização
Avaliação
Destinação
Veja as 3 fases e sua sequência, de forma resumida.
8
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QUESTÃO PARA FIXAÇÃO
Acerca da gestão de documentos, julgue o item que se
segue.
O desenvolvimento do programa de gestão de documentos
na ANATEL passa pela implantação de três fases: a fase
ativa, a fase de desenvolvimento e a fase de destinação.
Comentários:
Uma questão direta e objetiva sobre Gestão de Documentos e que não traz as 3
fases corretas da Gestão de Documentos. Lembre-se do PUAD e você será feliz.
Lembre-se do artigo 3º da Lei 8.159 e você será feliz -.
As fases são:
As 3 fases são: Produção, Utilização, Avaliação e Destinação (juntas). A
queVWmR�Vy�DFHUWRX�QD�³'HVWLQDomR´��
Se viesse apenas: Produção, Utilização e Destinação, estaria correta. Lembra do
PUD?
Anota aí: PUD/PUAD!
5HOHLD�D�OHL��p�DVVLP�TXH�VH�GHFRUD��1mR�SHQVH�DVVLP��³Mi�OL�HVVD�OHL�DTXL�QD�DXOD��
YRX�SXODU´��1mR�SXOH��/HLD�atentamente todas as vezes que se deparar com ela.
É assim que se memoriza ;).
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente.
Produção / Utilização / Tramitação/Avaliação/Arquivamento (programa
completo de gestão de documentos)
Gabarito: Errado
1
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QUESTÃO PARA FIXAÇÃO
No que diz respeito à gestão de documentos, julgue o
próximo item.
O acesso à informação independe, para sua eficácia, da
aplicação do programa de gestão de documentos.
Comentários:
É exatamente o oposto. Imagine que na terceira faseda gestão de
documentos, que depende de muita sensibilidade do arquivista, ele
decida errado. É nessa fase que ele definirá se o documento deve se
PDQWHU�³YLYR´�RX�QmR��9DL�TXH�HOH�LPDJLQD�TXH�DOJR�GH�HOHYDGR�YDORU�
científico não é importante e o destina à eliminação?!
Já pensou? Como as pessoas teriam acesso a essa informação se ela
fosse eliminada?
Logo, o acesso à informação DEPENDE, para sua eficácia, da
aplicação do programa de gestão de documentos.
Gabarito: Errada
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO
Um campo da gestão responsável pelo controle eficiente e
sistemático da produção, recepção, manutenção, uso e
eliminação de documentos, incluindo os processos de
captação e manutenção de provas e informações sobre as
atividades de negócios e transações em forma de
documentos, é uma definição apresentada pela norma ISO
15.489-1 a respeito de qual aspecto da gestão das
organizações?
a) Gestão da informação.
b) Gestão documental.
c) Gestão de arquivos.
d) Gestão da comunicação.
e) Gestão operacional.
Comentários:
a
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Você nem precisa se preocupar com a norma ISO citada se entendeu bem a
Gestão de Documentos. Você vê que o enunciado traz suas fases (a PUAD ±
Produção, Utilização, Avaliação e Destinação). Em outras palavras, o enunciado
trouxe a definição do que já estudamos até aqui. Veja:
³R� FDPSR�GD� JHVWmR� UHVSRQViYHO� SHOR� controle eficiente e sistemático da
produção, recepção, manutenção, uso e eliminação de documentos,
incluindo os processos de captação e manutenção de provas e informações sobre
as atividades dH�QHJyFLRV�H�WUDQVDo}HV�HP�IRUPD�GH�GRFXPHQWRV´
Mas, vamos lá, o que é essa norma ISO? Ah, ISO é uma Organização
Internacional de Normatização. Quem já trabalho em indústrias certamente já
ouviu falar do termo. Mas o que importa é que essa norma ISO citada na questão
é mais focada em provas para Arquivistas. Não se preocupe. E note que era
possível acertar a questão sem ser um arquivista ;).
O que importa é você decorar esse artigo 3º da Lei 8.159.
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
Gabarito: B
7.Classificação dos Arquivos e dos Documentos1
Nesse momento iremos estudar diversos conceitos importantes e que nos farão
conhecer os documentos arquivísticos em sua essência. Fique atento (a)!
Podemos classificar os arquivos em função de:
x Entidades mantenedoras
x Estágios de sua evolução (são as 3 idades)
x Extensão de sua atuação (abrangência)
x Natureza dos documentos
Detalhe importante e cobrado em provas Æ De acordo com a entidade
produtora, os arquivos são classificados em:
x Públicos
1 Esse tema pode aparecer com o nome de Tipologia Documental.
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x Privados.
É só lembrar que quem PRODUZ um arquivo, pode ser XP�³SURGXWRU´�S~EOLFR�RX�
privado.
Um exemplo de arquivo público é o Arquivo Nacional (o mais citado em
provas).
Exemplos de arquivos privados são ainda mais fáceis, pois uma empresa privada
pode ter um arquivo, pessoas físicas podem possuir arquivos, universidades,
entre outros.
7.1 Entidades Mantenedoras
As instituições possuem características próprias. A Petrobras é bem diferente da
Coca-Cola, por exemplo. E isso se reflete nos arquivos. E em função dessas
características individuais, seus arquivos gerados podem ser:
x Públicos (federal, estadual, municipal)
x Institucionais (igrejas, escolas...)
x Comerciais (empresas, firmas)
x Familiares ou pessoais
7.2Abrangência (Extensão de sua atuação)
O mais importante aqui é que saiba que existem arquivos centralizados e
descentralizados.
Os arquivos descentralizados realizam suas atividades de forma distribuída
nos setores de trabalho, ou seja, cada setor é responsável por sua
documentação corrente.
Esses arquivos podem até descartar documentos sem valor administrativo ou
jurídico.
Um exemplo é o arquivo setorial.
Os arquivos Centralizados (centrais ou gerais) centralizam as atividades dos
arquivos correntes. Eles recebem a produção de várias áreas dentro de uma
organização.
Exemplo: arquivo central ou arquivo intermediário.
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Aqui você vê o diapositivo. Uma
HVSpFLH� GH� ³6OLGH� GR� SRZHUSRLQW´�
do passado. Não se preocupe com
sua história ou funcionamento. As
bancas, quando o citam, não
entram em detalhes, mas querem
saber se você identifica que o
diapositivo está classificado quanto
ao gênero (sim) e se é um exemplo
de documento iconográfico (sim).
Bingo! Mais um ponto na prova. Lembre-se: estamos estudando a
classificação quanto ao gênero dos documentos. Não perca isso de vista.
o Filmográficos: Filmes e fitas videomagnéticas ± são documentos em
películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (tapes),
conjugados ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis,
contendo imagens em movimento. Esse é bem fácil de visualizar.
o Sonoros: discos e fitas áudio magnéticas ± são documentos com
dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos. Observe
que fono está relacionado a som e você não terá problemas.
o Micrográficos: Rolo, microficha, jaqueta, cartão-janela ± são
documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de
LPDJHQV�� PHGLDQWH� XWLOL]DomR� GH� WpFQLFDV� HVSHFtILFDV�� 5RQDOGR�� ³SHUDt´��
Jaqueta? Jaqueta nada mais é do que um material de plástico ou similar
que envolve as microformas. Não se preocupe tanto com o
aprofundamento desses termos. Veja as questões, note como o tema é
cobrado e você saberá exatamente o que deve priorizar. É assim que
devemos estudar ;).
o Informáticos: esse aqui é que você mais conhece! São documentos
produzidos, tratados ou armazenados em computador: disquete, disco
rígido, memória flash ou disco ótico (CD, DVD), por exemplo.
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Principais Aspectos da LAI, extraídas da CGU2:
‡ Acesso é a regra, o sigilo, a exceção (divulgação máxima)
‡ Requerente não precisa dizer por que e para que deseja a
informação (não exigência de motivação)
‡ Hipóteses de sigilo são limitadas e legalmente estabelecidas (limitação
de exceções)
‡ Fornecimento gratuito de informação, salvo custo de reprodução
(gratuidade da informação)
‡ Divulgação proativa de informações de interesse coletivo e geral
(transparência ativa)
‡ Criação de procedimentos e prazos que facilitam o acesso à
informação (transparência passiva)
A informação em poder dos órgãos e entidades públicas poderá ser classificada
como ultrassecreta, secreta e reservada, com os seguintes prazos máximos
de restrição abaixo:
‡8OWUDVVHFUHWD� prazo de segredo - 25 anos (renovável uma única vez)
‡Secreta: prazo de segredo - 15 anos
‡ Reservada: prazo de segredo - 5 anos
Note que apenas os documentos classificados no grau ultrassecreto podem ser
prorrogados. E apenas UMA única vez (25 anos + 25 anos, logo, prazo máximo
de 50 anos)
ATENÇÃO!!!
Os prazos determinados pelo artigo 24 § 1º da LAI (12.527/2011) podem ser
menores do que os estabelecidos. Cuidado com esse detalhe.
Saiba que um documento classificado como ultrassecreto pode ter um prazo
menor do que os 25 anos, de acordo com a própria LAI (12.527/2011).
Base legal:
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas,
observado o seuteor e em razão de sua imprescindibilidade à
segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como
ultrassecreta, secreta ou reservada.
§ 1º Os prazos máximos de restrição de acesso à informação,
2 Controladoria Geral da União.
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Ah, Ronaldo! Isso é fácil, já peguei esse bizu na internet! Se tiver uma palavra
é Espécie e se forem duas, Tipo, certo? NÃO!!!
Cuidado com isso! Você vai logo abaixo que existe uma Classificação dos
Documentos quanto à Espécie (continuação do que começamos a ver). Pois bem
existem os atos de assentamento (registro de fatos). E um dos exemplos de ato
de assentamento é o auto de infração��6H�YRFr�IRVVH�XVDU�HVVH�³EL]X�IXUDGR´�
na prova, iria errar. Auto de infração, apesar de ter duas palavras é exemplo de
Espécie e não de Tipo!
6DEHQGR�TXH�R�³EL]X´�p�PDUPHODGD�H�SDUD�TXH�YRFr�UHDOPHQWH�HQWHQGD�HVVD�
questão do tipo documental e da espécie, vamos ao golpe de misericórdia:
O tipo documental é a união da espécie + função do documento. Vamos fazer
igual ao Bart Simpson?
Se você não entendeu a piada, tem que assistir Os Simpsons urgentemente. Mas
só depois de terminar de estudar, ok? -
Vamos aplicar a lição do Bart em alguns exemplos para que fique bem
consolidado:
Ata de abertura
Ata (espécie) de abertura (função) = tipo documental
Termo de posse
C
U
ID
A
D
O
!
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Termo (espécie) de posse (função) = tipo documental
Edital de abertura
Edital (espécie) de abertura (função) = tipo documental
(�ROKD�FRPR�R�³EL]X´�QmR�IXQFLRQD��ofício recebido é uma espécie documental
e possui duas palavras! Cadê a função para que possamos chamar de tipo? Não
está aí, correto? Então não é Tipo documental porque tipo é espécie + função.
Certinho? Vamos seguindo!
7.5 Classificação dos
Documentos Públicos -
Schellenberg
Antes de avançarmos,é importante anotar que, de acordo com Schellenberg,
os documentos públicos podem ser classificados em três tipos:
x Funcional: classificação segundo as atividades desenvolvidas na
instituição.
x Organizacional: classificação segundo a estrutura da instituição.
Por assuntos: classificação segundo assuntos que se originam de determinado
campo do conhecimento.
QUESTÕES DE FIXAÇÃO
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO
A anexação e a apensação dizem respeito à juntada de
documento ou processo a outro processo. Aquela se dá em
caráter definitivo e esta, em caráter temporário.
Comentários:
Vamos relembrar esses conceitos, pois como você vê, caem em
prova!
Direto ao assunto? Anexação tem caráter definitivo e Apensação,
caráter temporário. Agora sim, os conceitos para fixação:
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QUESTÕES DE FIXAÇÃO
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO
Além dos documentos textuais, os arquivos ocupam-se do
gerenciamento e arquivamento de documentos
pertencentes ao gênero iconográfico, filmográfico e sonoro.
Comentários:
Sim, isso mesmo. Mas a questão não trouxe todas as classificações,
Ronaldo? E precisa? Não. Precisaria se ela restringisse isso no
enunciado. Não foi o caso. É legal você tentar identificar onde se
encaixam esses exemplos. Estamos vendo exemplos da classificação
de documentos quanto ao Gênero.
Faltaram ainda o cartográfico, micrográfico e informático.
Gabarito: Certa
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO
Documentos cartográficos, filmográficos, textuais e
informáticos são exemplos de classificação de documentos
quanto ao gênero.
Comentários:
Quer uma dica? Note que a maior parte dos documentos classificados
TXDQWR� DR� *rQHUR� SRVVXHP� D� OHWUD� ³*´�� GD� PHVPD� IRUPD� TXH� D�
SDODYUD�³*rQHUR´�
Veja:
CartoGráfico
IconoGráfico
MicroGráfico
FilmoGráfico
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Sobram esses três para você decorar:
Informático ± QmR�WHP�³*´��PDV�D�VRQRULGDGH�p�SDUHFLGD�
Escrito (textual)
Sonoro
Gabarito: Certa
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO (adaptada)
Dado o item abaixo que se referem à classificação dos
documentos, classifique como certo ou errado.
Quanto à natureza dos assuntos, os documentos podem ser
sonoros, iconográficos, informáticos, escritos, cartográficos,
filmográficos e micrográficos.
Comentários:
Na verdade, quase tudo está certo, mas essa classificação dos
documentos é quanto ao Gênero e não quanto à Natureza do
Assunto. Quanto à natureza do assunto teríamos os documentos
ostensivos ou sigilosos.
Gabarito: Errada
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO (adaptada)
As jaquetas são exemplo de gênero documental
micrográfico.
Comentários:
Lembra que eu falei que é importante saber alguns dos exemplos?
Pois bem, esse é um estudo importante. Entender os exemplos de
cada uma das classificações. Na verdade, não é entender. Nesse
caso, é DECORAR!
Gabarito: Certa
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QUESTÃO PARA FIXAÇÃO
Os documentos apresentados em suportes sintéticos, em
papel emulsionado ou não, contendo fotografias,
diapositivos, desenhos e gravuras denominam-se:
a) cartográficos.
b) iconográficos.
c) micrográficos.
d) informáticos.
e) filmográficos.
Comentários:
Bom, primeira etapa é conseguir identificar características que
aparecem muito em provas quando se ouve o termo iconográfico.
1) associe à Gênero
2) suporte sintético
3) Papel emulsionado (usado, por exemplo para fotografia) ou não
emulsionado, ou seja, qualquer papel, como por exemplo uma folha
A4.
4) deve conter desenhos ou gravuras. O desenho que minha filha faz
para brincar e que nós guardamos em nosso arquivo pessoal, é um
documento classificado quanto ao gênero iconográfico.
Gabarito: Certa
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO
Os documentos são classificados segundo o gênero.
Diz-se de um documento filmográfico:
a) documento em formato e dimensões variáveis, contendo
representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.
b) documento em suporte fílmico resultante da microrreprodução
de imagens, mediante utilização de técnicas específicas.
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c) documentos em suporte sintético, em papel emulsionado ou
não, contendo imagens estáticas.
d) documento em película cinematográfica e fitas magnéticas de
imagem (tapes), conjugados ou não a trilhas sonoras, com bitola e
dimensões variáveis, contendo imagem em movimento.
e) documento produzido, tratado ou armazenado em computador.
Comentários:
Todas as alternativas trazem exemplos corretos, mas pecam na
classificação documental.
a) Cartográfico - documento em formato e dimensões variáveis,
contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.
b) Micrográfico - documento em suporte fílmico resultante da
microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas
específicas.
c) Iconográfico - documentos em suporte sintético, em papel
emulsionado ou não, contendo imagens estáticas.
d) Filmográfico ± FXLGDGR�FRP�HVVD�SDUWH�TXH�IDOD�VREUH�³FRQMXJDGRV�
RX�QmR�D�WULOKDV�VRQRUDV´��,VVR�TXHU�GL]HU�TXH�SRGH�VHU�XP�ILOPH�FRP�RX�
sem som? Os antigos filmes mudos de Charles Chaplin são documentos
filmográficos. Esse é nosso gabarito
e) Informático - documento produzido, tratado ou armazenado em
computador.
Gabarito: D
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO
Documentos filmográficos, pareceres e planos de ação são,
respectivamente, exemplosde:
a) espécie documental, gênero documental e tipologia
documental;
b) gênero documental, espécie documental e tipologia
documental;
c) tipologia documental, gênero documental e espécie documental;
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d) gênero documental, tipologia documental e espécie
documental;
e) tipologia documental, espécie documental e gênero documental.
Comentários:
Essa é uma questão mais abrangente H�PDLV�³FKDWLQKD´��9RFr�SUHFLVD�
ter fixado bem a diferença entre espécie e tipo (tipologia) e conseguir
entender bem como é a Classificação dos documentos
(Gênero/Espécie/Natureza)
Vamos simular a prova? Vamos resolver da mesma forma como
você terá que fa]HU�QR�³GLD�GD�YHUGDGH´�
Documentos filmográficos ± 1RWRX�R�³*´��Mi�SRGH�FRPHoDU�D�
desconfiar de que estamos falando de uma classificação dos
documentos quanto ao gênero.
Daí já eliminamos as opções A, C, E. Sobram apenas 2! B ou D.
Pareceres ± é necessário lembrar que um parecer é classificado como
um ato enunciativo/opinativo e serve para esclarecer algo. Além
disso, está na classificação dos documentos quanto à espécie.
Já daria para marcar o gabarito!
Planos de ação ± Ronaldo, seu *%#@, não vi esse exemplo na aula!!
Sim, foi intencional! Você vai se deparar com situação similar na
prova. Seja em arquivologia ou em outra disciplina. Bom, esquece o
³PDFHWH´�GH�GXDV�SDODYUDV�TXH�UROD�SHOD�LQWHUQHW��1RWH�TXH�3ODQR��
pode ser: plano de ação, plano de investimento, plano de
intenções...enfim. Você pode perceber que o Plano de Ação é um
detalhamento de um Plano. E se é um detalhamento, é chamado de
7LSR�RX�7LSRORJLD��(�R�³3ODQR´��PDLV�JHQpULFR��p�D�HVSpFLH�
Lembre-se do Bart escrevendo no quadro: Tipo documental: união
da espécie com a função do documento; Tipo documental: união da
espécie com a função do documento; Tipo documental: união da
espécie com a função do documento (...) não, não pare de ler!
Vamos mais uma vez: Tipo documental: união da espécie com a
função do documento! Pronto, está liberado(a)!
Gabarito: B
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Cuidado com pegadinhas, pois as correspondências destinadas a particulares
não são registradas, apesar de serem distribuídas a seus destinatários.
A Autuação é mais usada em processos e também é conhecida como
protocolização. A autuação também pode ocorrer quando documentos internos
viram processos administrativos. Lá no meu trabalho na Secretaria da Fazenda
de SP, sabemos que um trabalho é mais importante que outro quando ele ganha
D�³FDSD�YHUGH´��6LJQLILFD�TXH�HOH�VRIUHX�XPD�³DXWXDomR´�XP�H[SHGLHQte normal,
regular, virou um processo.
o Classificação
É quando o Protocolo analisa o documento para saber seu assunto. Isso é feito
para que haja a correta classificação dos documentos de acordo com o plano de
classificação da instituição. Mas como saber o assunto de um documento? Só
abrindo, não é verdade?! É! Isso mesmo! A correspondência será aberta pelo
Setor de Protocolo. Mas fiquem calmos! Se for um documento sigiloso ou
particular, ninguém vai abrir nada. Os documentos confidenciais,
naturalmente, só podem ser abertos por seus destinatários. Imagine um
funcionário do Protocolo abrindo um documento com dados estratégicos dirigido
ao Presidente da Petrobras. Não faria sentido.
Se houver expressões como: RESERVADO, PARTICULAR, CONFIDENCIAL ou
semelhantes, o setor de protocolo não deve abrir a correspondência.
o Expedição/Distribuição
Essa é fácil e o nome diz quase tudo. Trata-se de enviar o documento ao seu
destinatário. Só fiquem atentos a uma diferença que as bancas adoram.
Distribuição ± quando é INTERNA.
Expedição ± quando é EXTERNA
Veja que não há como errar! Se reparar no início de Expedição e no início de
Externa, vai saber essa e vai lembrar que Distribuição está relacionada à
distribuição Interna, por exceção. Ou vai lembrar por observar que a palavra
³GLVWULEXLomR´�SRVVXL�XP�PRQWH�GH�³,´����QR�WRWDO���*RVWRX�GR�EL]X"�-
o Controle da
Tramitação/Movimentação
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Para a definição de Tramitação, vamos pegar uma cola do DBTA (Dicionário de
Arquivologia):
Tramitação/Movimentação: curso do documento desde a sua produção ou
recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Também chamado
de movimentação ou trâmite.
O controle da tramitação/movimentação dos documentos é de responsabilidade
do Protocolo, seja por sistema manual ou de informático. O obMHWLYR�p�³UDVWUHDU´��
saber por quais departamentos os documentos passam. Isso é fundamental para
que se saiba com quem e em que setor o documento está. Principalmente
quando ele some...rs. Ou quando se deseja saber o andamento do pedido de um
concurso, por exemplo. Há concurseiros que conhecem bem essa etapa ;).
Principalmente para saber como está o andamento dos pedidos de autorização
para certames federais no MPOG (Ministério do Planejamento), responsável pelo
³FRIUH´�QR�PXQGR�GRV�FRQFXUVRV��
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO
Acerca da gestão de documentos, julgue os itens que se seguem.
As atividades de recebimento, classificação, registro, distribuição
e tramitação são de responsabilidade do arquivo permanente.
Comentários:
Essas são atividades típicas do Protocolo. E o Protocolo, é responsável por
Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição, Tramitação, Expedição,
organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária.
Logo, não tem relação com o arquivo permanente.
Gabarito: Errada
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO
No que se refere a conceitos e procedimentos aplicados à gestão
de documentos, julgue o seguinte item.
A distribuição da correspondência de cunho particular é atribuição
do protocolo.
Comentários:
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É isso mesmo. Imagine o protocolo devolvendo as cartas particulares dos servidores.
Observe que a distribuição é atribuição do Protocolo, mas a atividade de Registro de
cartas particulares não é!
Gabarito: Certa
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO
Julgue o item a seguir, a respeito de protocolo.
A atividade de protocolo é desenvolvida no âmbito do
arquivo corrente.
Comentários:
A atividade do Protocolo (Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição,
Tramitação), de Expedição e de organização e arquivamento de documentos em
fase corrente e intermediária.
Isso torna a alternativa correta, pois é desenvolvida no âmbito do arquivo corrente. Mas
Ronaldo, e a fase intermediária? A assertiva não citou! Tudo bem Veja que não há
QHQKXPD�DILUPDomR�HQIiWLFD�FRPR�³H[FOXVLYDPHQWH´��³VRPHQWH´�RX�³DSHQDV´��
Gabarito: Certa
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO
Julgue o item a seguir, a respeito de protocolo.
A atividade de tramitação corresponde exclusivamente
à movimentação de documentos entre unidades internas
do órgão.
Comentários:
(VVH�³H[FOXVLYDPHQWH´�Mi�GHYH�OLJDU�VHX�DOHUWD��)LTXH�DWHQWR��
A tramitação trata do curso do documento desde a sua produção ou recepção até o
cumprimento de sua função administrativa. Também é chamado de movimentação ou
trâmite.
Notou? Até o cumprimento de sua função administrativa. Muitas vezes um documento
precisa ir para fora de um órgão. Por exemplo: um pedido para autorização do concurso
do BACEN precisa sair do BACEN para o MPOG, por exemplo. E para isso, é necessário
usar mais uma atividade do Protocolo, a Expedição/Distribuição. Trata-se de enviar o
documento ao seu destinatário. Não esqueça da diferença que as bancas adoram.
Distribuição ± quando é INTERNA.
Expedição ± quando é EXTERNAAula 01 ʹ Noções de Arquivologia p/ STM ʹ (TJAA)
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Logo, está errado dizer atividade de tramitação corresponde exclusivamente
à movimentação de documentos entre unidades internas do órgão.
Gabarito: Errada
9. Avaliação e Destinação de Documentos
Já sabemos que alguns documentos possuem valor temporário e outros, valor
permanente (esses não podem ser eliminados). De acordo com (Paes, 1997):
Há documentos que frequentemente são usados como referência, há
outros aos quais se faz referência com menos frequência ou quase não são
usados e ainda existem aqueles que, após a conclusão do assunto, não
sofrem nenhum uso ou referência.
E por causa das diferenças citadas por Paes, em função do valor e frequência é
que deve haver um cuidado estudo da avaliação, seleção e eliminação de
documentos.
9.1. Análise, Avaliação, Seleção e Eliminação
Essa sequência de operações (análise, avaliação, seleção e eliminação) consiste
no estabelecimento de do prazo de vida dos documentos, afinal, não faz sentido
TXH�XPD�RUJDQL]DomR�PDQWHQKD�WRGRV�RV�GRFXPHQWRV�TXH�SURGX]�SDUD�³WRGD�D�
HWHUQLGDGH´��FRQFRUGD"�$OJXQV�GHYHUmR�LU�SDUD�R�OL[R��SRU�H[HPSOR��
O valor de um documento é medido pelas possibilidades e finalidades que ele
pode trazer e também pelo tempo de duração (vigência) dessas finalidades. Em
relação ao valor, os documentos podem ser:
Permanentes Vitais: devem ser conservados indefinidamente por serem vitais
para a instituição.
Permanentes: Devem ser conservados indefinidamente devido às informações
que contêm.
Temporários: quando existe uma data limite que dá fim ao valor do documento.
A eliminação não pode ser feita de qualquer forma e nem pode se limitar a datas
rígidas. Os prazos são importantes como um parâmetro, mas há que se observar
os valores que são atribuídos aos documentos, em função de seu conteúdo e as
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informações que ele carrega. Nunca serão importantes para essa tomada de
decisão, a apresentação física ou a espécie documental a que ele pertença.
9.2 Instrumentos de Destinação (Tabela de Temporalidade e Lista de
Eliminação)
Os instrumentos de Destinação são os atos normativos elaborados pelas
comissões de análise, nos quais são fixadas as diretrizes quanto ao tempo e
local de guarda dos documentos. Vamos ver os dois instrumentos agora,
começando pela Tabela de Temporalidade.
Tabela de Temporalidade
Uma definição bem objetiva é a do DBTA (Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística):
A tabela de temporalidade é um instrumento de destinação aprovado por
autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda, tendo em
vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.
Mas vamos um pouco além. Os prazos e condições estão relacionados aos
arquivos correntes e/ou intermediários recolhidos aos arquivos permanentes e
definindo os critérios para microfilmagem e eliminação.
A tabela de temporalidade só pode ser utilizada depois que for aprovada pela
autoridade competente. Essa aprovação deve trazer as descrições claras dos
documentos para se evitar a eliminação ou classificação indevida.
Mas quem elabora a tabela de temporalidade, Ronaldo? Quem elabora é a
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, mais conhecida como
CPAD. Cada órgão e entidade deve possuir uma. Olha o que diz o Decreto nº
4.073/2002:
Art. 18 Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será
constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a
responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação
e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de
atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda
permanente e a eliminação dos destituídos de valor
$LQGD�VREUH�DV�&3$'¶V�
x As instituições só poderão eliminar documentos caso exista uma CPAD porque é
ela quem autoriza a eliminação, além da autoridade arquivística competente;
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x É uma comissão multidisciplinar, ou seja, é constituída de representantes de
várias áreas, dependendo da instituição e de suas atividades;
x Também é responsável pela confecção do Plano de Classificação;
x Deve ter conhecimento profundo sobre as atividades desenvolvidas na instituição
e sua estrutura.
Voltando à Tabela de Temporalidade de Documentos...
É interessante saber que a tabela de temporalidade é um instrumento
arquivístico resultante da avaliação, que tem como objetivos definir prazos de
guarda e destinação de documentos, com o objetivo de garantir o acesso à
informação a quem necessitar dela. De acordo com o CONARQ3:
Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos
documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de
suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária,
a destinação final ± eliminação ou guarda permanente ±, além de um
campo para observações necessárias DɌ sua compreensão e aplicação.
Vejamos o exemplo de parte da Tabela de Temporalidade de Documentos do
Conarq, elaborada para a área meio da administração pública:
3 http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes/cctt_meio.pdf
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Figura 1: Tabela de Temporalidade de Documentos - Área Meio - Conarq
Como você pode observar, a tabela atribui prazos nas fases corrente e
intermediária (2ª e 3ª coluna), além de estabelecer a sua destinação final (4ª
FROXQD���e�LPSRUWDQWH�TXH�YRFr�SHUFHED�D�H[LVWrQFLD�GR�FDPSR�³2EVHUYDo}HV´��
Nesse campo serão disponibilizadas informações adicionais do que fazer com
esses documentos.
Ah, outra coisa muito importante: existem dois tipos de tabelas de
temporalidade. Tabelas elaboradas para as atividades de área-meio e tabelas
elaboradas para as atividades de área-fim. A de área-meio pode ser utilizada
por várias instituições, como é o caso da do Conarq que apresentei. Já a tabela
de área-fim deve ser elaborada de acordo com as atividades finalísticas da
instituição, ou seja, cada um com a sua. Mas se as instituições compartilharem
atividades, como é o caso da Institutos Federais de Ensino, a tabela da área-fim
WDPEpP�SRGH�VHU�FRPSDUWLOKDGD��'i�XPD�³JRRJODGD´�H�REVHUYH�D�WDEHOD�ILP�GDV�
,)(¶V�
Bacana, não é? Pois é! Se você tiver a oportunidade, procure outras tabelas de
temporalidade das instituições. Ajuda a gravar quando temos a oportunidade de
observar e comparar vários exemplos.
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Lista de Eliminação, Edital de Ciência de Eliminação e Termo de
Eliminação
Lista de Eliminação: é uma relação específica de documentos a serem eliminados
em uma única operação e que necessita ser autorizada pela autoridade
FRPSHWHQWH��(VWRX�RXYLQGR�YRFr�IDODU�GDt��³7i�RN��5RQDGR��LVVR�HX�HQWHQGL��0DV�
IDOD�PDLV�VREUH�HVVD�WDO�/LVWD�GH�(OLPLQDomR"´�6HX�GHVHMR�p�XPD�RUGHP�
Bom, e quem aprova essa tal Lista de Eliminação? A CPAD, as autoridades dos
órgãos e entidades a quem compete aprovar. E quem autoriza a eliminação? A
instituição arquivística pública na respectiva esfera de competência.
Repare que essa lista é feita antes da eliminação acontecer, assim como o Edital
de Eliminação mas o Termo de Eliminação é feito depois que os documentos já
foram eliminados. Vamos conhece-los?
Edital de ciência de eliminação: quando a Lista de Eliminação recebe autorização
para eliminar os documentos, um edital é elaborado e publicado,em periódico
oficial. Esse procedimento serve para dar ciência aos interessados de que tais e
tais documentos serão eliminados. Vai que alguém tem interesse neles!
Imagina! Dá tempo de salvar!
Bom, a Lista de Eliminação foi feita e autorizada, o Edital de ciência de
eliminação foi publicado e ninguém se interessou pelos documentos. Acabou?
Não! Ainda resta o Termo de Eliminação de Documentos. Olha só:
Termo de Eliminação de Documentos: serve para registrar as informações
UHODWLYDV� DR� DWR� GH� HOLPLQDomR�� e� FRPR� VH� IRVVH� XP� ³IHFKDPHQWR� GR�
procedimentR´�SDUD�GL]HU�TXH�RV�GRFXPHQWRV�IRUDP�HOLPLQDGRV��
Os documentos podem ser eliminados
quando:
o os seus textos estiverem reproduzidos em outros ou que tenham sido
impressos em sua totalidade
o os originais estão conservados, suas cópias podem ser eliminadas.
o São apenas formais, como convites;
o Documentos obsoletos e que não tenham mais importância para a
administração.
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A eiminacão, segundo (Paes, 1997.0p. 109) deve ser racional. Os processos
mais indicados são: a fragmentação (manual ou mecânica), a pulverização, a
desmagnetização e a reformatação.Paes informa que incineração não deve ser
mais utilizada, por não permitir a reciclagem dos papéis e por causa da poluição
gerada.
$�5HVROXomR�Qž����GH������GR�&RQDUT��HP�VHX�DUWLJR��ž��†��ƒ�GL]�TXH�³$�HVFROKD�
do procedimento a ser adotado para a descaracterização dos documentos deverá
observar as normas legais em vigor em relação à preservação do meio ambiente
H�GD�VXVWHQWDELOLGDGH�´
9.3 Código de Classificação
De acordo com o Arquivo Nacional, o código de classificação de documentos
de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar quaisquer
documentos produzidos ou recebidos por uma instituição no exercício de suas
atividades e funções.
Veja como a banca CESPE define esse tema:
A atividade arquivística de classificação atribui ao documento um
código representativo do seu conteúdo informativo.
A classificação por assuntos serve para agrupar documentos sob um mesmo
tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas
relativas à:
x Avaliação
x Seleção
x Eliminação
x Transferência
x Recolhimento e Acesso
É importante saber que a classificação dos documentos define a organização
física dos documentos arquivados, constituindo-se em um referencial básico
para sua posterior recuperação.
Plano de Classificação
O Plano de Classificação, de acordo com o DBTA é o esquema de distribuição
de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamentos
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específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma
instituição e análise do arquivo por ela produzido.
9.4 Transferência e Recolhimento
Nesse ponto vamos sistematizar o funcionamento da Teoria das Três idades. A
primeira grande seleção de papéis deve ocorrer no arquivo corrente, no
momento de sua transferência para o arquivo intermediário ou recolhimento
para o arquivo permanente. A eliminação deve ser feita com muito cuidado.
É muito importante relembrar que os os documentos que estão no arquivo
intermediário ou permanente ainda possuem valor, afinal, se não o tivessem, já
teriam sido eliminados, destruídos, vendidos...
A transferência (passagem dos documentos dos arquivos correntes para os
intermediários) e o recolhimento (transferência para os arquivos permanentes)
são realizados em função da frequência de uso e não pelo valor que o documento
possui!
A transferência dos documentos do arquivo corrente para o intermediário e o
recolhimento para o permanente visam a racionalização do trabalho, facilitar o
trabalho e a localização de documentos, pois libera espaço e economiza recursos
materiais.
É importante ressaltar que é possível um documento passar diretamente da fase
corrente (1° idade) para a fase permanente (3° idade). Fique ligado (a) ;).
Também não podemos esquecer que os documentos podem ser produzidos,
cumprir as razões pelas quais foram criados na fase corrente e, sem passar pela
fase intermediário, já serem eliminados na sua origem (de acordo com os
procedimentos previstos na legislação, é claro!).
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10. Questões Comentadas
1. (CESPE ± 2017 ± SECRETARIA DE EDUCAÇÃO DO DF)
De Acordo com a teoria das três idades, arquivos podem ser correntes,
intermediários ou permanentes.
Comentários:
Questão direta, objetiva e simples. Basta lembrar do CIP (Corrente
Intermediária e Permanente). É o que representa as 3 idades do ciclo
documental.
Gabarito: Certa
2. (CESPE ± 2017 ± SECRETARIA DE EDUCAÇÃO DO DF)
Todo documento que tenha esgotado seu valor primário pode ser
eliminado.
Comentários:
Todos os documentos nascem com valor primário
(correntes) e podem continuar com esse valor ao
serem transferidos para arquivos intermediários. Se
um documento perder valor primário e não tiver valor
secundário (histórico, cultural, informativo), deverá
ser eliminado, descartado. Mas não se pode dizer que
todo documento que perde o valor primário será
eliminado. E se ele perder o valor primário e adquirir valor permanente, por
questões, por exemplo, históricas? Essa generalização é o erro da questão.
Gabarito: Errada
3. (ANVISA ± 2016 ± CESPE ± TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
Em uma agência reguladora, como a ANVISA, por exemplo, os
documentos que compõem o arquivo do setor de trabalho são aqueles
produzidos e(ou) recebidos no desenvolvimento de atividades
administrativas da agência.
Comentários:
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A questão está falando dos arquivos correntes, que possuem valor primário e
TXH�p�UHSUHVHQWDGR�QD�TXHVWmR�SHOD�H[SUHVVmR�³GHVHQYROYLPHQWR�GDV�DWLYLGDGHV�
DGPLQLVWUDWLYDV´�
4XHP� HVWi� PDLV� DYDQoDGR� SRGH� WHU� ILFDGR� FRP� UHFHLR� GHVVH� ³H�RX�´� GR�
enunciado. Veja a lei 8.159/91 em seu artigo 2°:
Art. 2º ± Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os
conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos
públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em
decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por
pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a
natureza dos documentos.
Por que eu destaquei isso? A banca poderia complicar, justamente por causa
do produzidos e (ou) recebidos? Em minha opinião: não. Ela já usou esse termo
³H�RX�´�HP�SHOR�PHQRV�XPD�RXWUD�TXHstão. Se ela encrencar com isso, o recurso
fica fácil.
Gabarito: Certa
4. (CESPE ± 2016 ± PREF. SP ± ASSISTENTE DE GESTÃO DE
POLÍTICAS PÚBLICAS)
No arquivo intermediário, considerado uma extensão do arquivo
corrente, predomina o valor:
a) probatório.
b) histórico.
c) cultural.
d) informativo.
e) primário.
Comentários: Os arquivos correntes e intermediários estão relacionados ao
valor primário e tem valor administrativo, fiscal ou legal.
Já os arquivos permanentes possuem valor histórico, cultural, probatório ou
informativo.
Gabarito: E
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5. (CESPE ± 2014 ± AGENTE ADMINISTRATIVO DA POLÍCIA FEDERAL)
Acerca dos conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os seguintes
itens.
Os documentos de arquivo são colecionados com finalidades culturais e
sociais.
A cumulação de arquivos ocorre por razão funcional. E ela acontece em função
da produção e/ou recebimento de documentos.Quando você vir a palavra
³FROHomR´�RX�³FROHFLRQDGR´��Gificilmente estará se referindo a arquivo. Em regra,
essa é uma característica de museus ou bibliotecas.
Gabarito: Errada
6. (CESPE ± 2014 ± AGENTE ADMINISTRATIVO DA POLÍCIA FEDERAL)
Um conjunto de documentos em suporte papel produzidos e(ou)
recebidos por determinado órgão, durante o desenvolvimento de suas
atividades específicas ou atividades de suporte, consiste em um
arquivo.
Veja a definição da Lei 8.159/91, conhecida como Lei dos Arquivos.
Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos
de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos,
instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do
exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer
que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Note que são arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, ou
seja, aqueles gerados pela própria instituição, órgão, entidade ou organismo
e os recebidos por ela. Se há produção e recebimento de documentos, logo vai
ocorrer a ACUMULAÇÃO. Como diz a autora Heloísa Bellotto, o documento de
arquivo só tem sentido se relacionado ao meio que o produziu.
Gabarito: CERTA
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7. (CESPE ± 2014 ± AGENTE ADMINISTRATIVO DA POLÍCIA FEDERAL)
Os documentos frequentemente utilizados devem compor o arquivo
intermediário.
Comentários:
A banca quis testar seus conhecimentos sobre a Teoria das 3 Idades. É um tema
muito cobrado em provas de Arquivologia.
As 3 idades dos arquivos foram definidas em 1973 por Jean-Jacques Valette:
1. Corrente (ou arquivo de primeira idade)
2. Intermediária (ou arquivo de segunda idade)
3. Permanente (ou arquivo de terceira idade)
Já decore as etapas. Para isso, guarde a sigla C I P. Ela já está na ordem das
fases (Corrente, Intermediária e Permanente).
E o que é arquivo Intermediário? Antes vamos ver a definição de Arquivos
Correntes...
Arquivos Correntes são aqueles consultados mais frequentemente e que são
conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam ou os
produziram ou em locais próximos e de fácil acesso. São necessários ao dia a
dia.
Por essa razão, você já identifica que a questão está errada! Mas vejamos o
Arquivo Intermediário para tirar isso a limpo.
O Arquivo Intermediário é formado por documentos que deixaram de ser úteis
QR� GLD� D� GLD�� 1mR� SUHFLVDP� ³HVWDU� D� PmR´�� mas continuam necessários e
eventualmente podem ser acessados. Os órgãos que os produziram ou
receberam podem solicitá-los e eles não precisam estar próximos dos
escritórios.
Ou seja, os documentos frequentemente utilizados devem compor o arquivo
corrente e não o intermediário!
Gabarito: Errada
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8. (CESPE ± 2014 ± AGENTE ADMINISTRATIVO DA POLÍCIA FEDERAL)
A função de prova do documento de arquivo evidencia-se não só pelo
fato de o documento poder ser levado a juízo para comprovar
determinada informação, mas, também, pela capacidade desse material
de testemunhar as atividades que lhe deram origem.
Documentos possuem valor de prova legal, ou seja, podem ser levados à juízo.
Mas essa não é sua única função. Até mesmo um e-mail pode servir como prova
LQWHUQD�GHQWUR�GH�XPD�RUJDQL]DomR�SDUD�³SURYDU´�TXH�D�iUHD�;�QmR�UHDOL]RX�DV�
atividades que eram de sua competência.
Aprofundando: qualquer informação registrada em um suporte material que
possibilite consultas, provas, estudos ou pesquisa é um documento, pois
comprova fatos, fenômenos e pensamentos do homem em determinado
momento histórico.
Gabarito: Certa
9. (CESPE ± 2014 ± AGENTE ADMINISTRATIVO DA POLÍCIA FEDERAL)
No que se refere ao gerenciamento da informaFࡤDͻo e DɌ gestDͻo de
documentos, julgue os itens subsecutivos.
A transferência dos documentos dos arquivos correntes para os
arquivos intermediários justifica-se pela diminuição do valor primário
dos documentos.
Comentários:
Os documentos Intermediários (ou de segunda idade) ainda precisam estar
disponíveis para consulta. Tanto os arquivos correntes quanto os arquivos
Intermediários possuem valor primário. Por essa razão, também se diz que
possuem valor Primário (igual aos arquivos correntes).
Mas o que significa valor primário? É o valor atribuído aos documentos em função
do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, levando-se em
conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. Ora, um arquivo
corrente precisa ser acessado com muita frequência e o intermediário, com mito
menos frequência. E os dois possuem valor primário! E agora? Agora, quando
um documento é transferido dos arquivos correntes para o intermediário é
porque sua utilidade diminuiu. Ele continua importante e última, mas com valor
primário menor (porque você vai precisar acessá-lo menos). Por isso dizemos
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que os documentos intermediários possuem valor primário decrescente e que,
podem adquirir ou não, valor secundário.
Gabarito: Certa
10. (CESPE ± 2014 ± AGENTE ADMINISTRATIVO DA POLÍCIA FEDERAL)
Os documentos do arquivo permanente têm valor probatório e (ou)
informativo.
Comentários:
Os documentos de arquivo permanente possuem valor secundário (ao
contrário dos arquivos correntes e intermediários). E valor secundário significa
ter valor probatório, cultural ou informativo.
Gabarito: Certa
11. (CESPE ± 2014 ± MTE ± AGENTE ADMINISTRATIVO)
Para a separação dos documentos, como os do MTE, daqueles
acumulados por outros órgãos, é indicada a teoria das três idades
documentais.
Comentários:
Bom, a teoria das 3 idades existe e serve para classificar os documentos de
acordo com o estágio de evolução de cada um dos arquivos. É o nosso CIP:
1. Corrente (ou arquivo de primeira idade)
2. Intermediária (ou arquivo de segunda idade)
3. Permanente (ou arquivo de terceira idade)
Mas a separação dos documentos daqueles gerados por outros órgãos refere-se
ao nosso famoso Princípio da Proveniência, ou princípio do respeito aos fundos,
que consiste em manter os arquivos agrupados, sem misturá-los aos outros
provenientes de uma administração, instituição ou de uma pessoa física ou
jurídica. É fundamental o respeito à origem dos documentos. Portanto, item
Errado.
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12. (CESPE ± 2009 ± ANAC ± TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
A teoria das três idades considera o valor secundário dos documentos
como principal elemento para a definição das idades documentais.
Comentários: A teoria das 3 idades considera o valor primário (correntes e
intermediários) e o valor secundário (permanentes).
Gabarito: Errada.
13. (CESPE ± 2008 ± INSS ± ANALISTA ± ARQUIVOLOGIA)
Os documentos podem passar pelas três idades documentais, mas,
obrigatoriamente, apenas pelos arquivos correntes.
As 3 idades (corrente, intermediária e permanente) não são obrigatórias.
O documento pode nascer e no mesmo dia e ser elimiado Ou seja, foi produzido
(primeira idade ou corrente), mas foi descartado. Nem foi para a fase
intermediária (segunda idade). De forma similar, um documento pode migrar da
primeira idade diretamente para a terceira fase (permanente).
O que não muda, é que é impossível um documento não passar pela primeira
idade (fase corrente).
Gabarito: Certo.
14. (CESPE 2011 ± STM ± ANALISTA JUDICIÁRIO ± ARQUIVOLOGIA)
A teoria das três idades refere-se à sistematização do ciclo de vida dos
documentos arquivísticos.
As 3 idades