Gerenciamento de Projetos Estabelecendo Diferenciais Competitivos Ricardo Vargas (2009, Brasport)

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certo e de uma maneira economicamente viável. O gerente de projeto utiliza-se da comunicação para assegurar que o time do projeto trabalhe de maneira integrada para resolver os problemas do projeto e aproveitar suas oportunidades.
 
Cleland define a comunicação como um processo pelo qual a informação é transferida entre os indivíduos através de símbolos, sinais e outros. Além disso, a comunicação é um processo de duas vias, onde participam ativamente o emissor e o receptor da informação, com os envolvidos atuando, na maioria das vezes, como emissores e receptores simultaneamente.
Figura 10.1 \u2013 Processo de comunicação em duas vias
As responsabilidades entre o emissor e o receptor podem ser assim distribuídas:
 
Emissor \u2013 Responsável por produzir uma informação clara, de modo que o recebedor possa entendê-la com facilidade.
Receptor \u2013 Responsável por tornar claro que a informação foi recebida e completamente compreendida.
 
Além disso, é importante que também sejam avaliadas as barreiras no processo de comunicação, devido à percepção individual de cada um, bem como sua personalidade, atitudes, emoções, etc. A figura a seguir mostra o processo completo de comunicação, incluindo esses anteparos.
Figura 10.2 \u2013 Processo de comunicação completo com anteparos, proposto por Kerzner e Cleland
Com base nos trabalhos de Mintzberg sobre as estruturas das organizações, podem ser estabelecidos alguns fluxos no processo de trabalho provocados por diferentes mecanismos de comunicação entre as pessoas dentro de uma organização. São eles:
 
Fluxo da Autoridade Formal - Onde a informação flui segundo uma hierarquia instituída dentro da organização ou projeto, realçando o fluxo do poder formal.
Fluxo da Atividade Regulamentada \u2013 Onde a informação flui segundo um mecanismo padronizado de informação independente da hierarquia dos envolvidos. O foco desse fluxo é a padronização do processo de comunicação.
 
Fluxo das Comunicações Informais \u2013 Onde o processo de comunicação se dá sem a presença de nenhuma estrutura reguladora. As pessoas se agregam em grupos sociais ou de relacionamento e neles não existe hierarquia ou padronização. É o mais veloz e o mais arriscado mecanismo de comunicação.
Conjunto das Constelações de Trabalho \u2013 Onde o processo de comunicação se dá através de objetivos claros e adequados a cada nível hierárquico da estrutura. Normalmente, as constelações de trabalho são os melhores modelos para o desenvolvimento do processo de comunicação em projetos.
 
Fluxo do Processo Decisório Específico \u2013 Onde o processo de comunicação é necessário para decisões específicas, partindo da geração do problema até chegar à decisão específica a ser tomada.
 
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 1.43 Mindmap dos Processos de Gerenciamento das Comunicações
Os processos de gerenciamento das comunicações se decompõem conforme o mapa mental a seguir.
Figura 10.3 \u2013 Mapa mental do Gerenciamento das Comunicações
 
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 1.44 Processos de Gerenciamento das Comunicações
O PMBOK subdivide o gerenciamento das comunicações em cinco processos:
\u2022 Identificar as partes interessadas (10.1);
\u2022 Planejar as comunicações (10.2);
\u2022 Distribuir as informações (10.3);
\u2022 Gerenciar as expectativas das partes interessadas (10.4);
\u2022 Reportar o desempenho (10.5).
Figura 10.4 \u2013 Processos de Gerenciamento das Comunicações distribuídos ao longo das fases do projeto
Identificar as partes interessadas - É o processo de identificar todas as pessoas ou organizações que podem ser afetadas pelo projeto e de documentar as informações relevantes relacionadas aos seus interesses, envolvimento e impacto no sucesso do projeto.
Figura 10.5 \u2013 Mapa mental do processo Identificar as partes interessadas
Planejar as comunicações - Planejar as comunicações é o processo de determinar as necessidades de informação das partes interessadas no projeto e definir uma abordagem de comunicação.
Figura 10.6 \u2013 Mapa mental do processo Planejar as comunicações
Distribuir as informações - É o processo de colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto, conforme planejado.
Figura 10.7 \u2013 Mapa mental do processo Distribuir as informações
Gerenciar as expectativas das partes interessadas - Gerenciar as expectativas das partes interessadas é o processo de comunicação e interação com as partes interessadas para atender às suas necessidades e solucionar as questões à medida que ocorrerem.
Figura 10.8 \u2013 Mapa mental do processo Gerenciar as expectativas das partes interessadas
Reportar o desempenho - Reportar o desempenho é o processo de coleta e distribuição de informações sobre o desempenho, inclusive relatórios de andamento, medições do progresso e previsões.
Figura 10.9 \u2013 Mapa mental do processo Reportar o desempenho
No gerenciamento das comunicações, é importante que se atente para os aspectos a seguir:
\u2022 As pessoas dão o melhor de si quando compreendem completamente as decisões que as afetam e suas razões. Elas precisam perceber o que têm de fazer e o porquê, o seu desempenho em relação ao esperado e a sua situação profissional;
\u2022 se a base do gerenciamento de projetos é a formalização de processos para alcançar melhor desempenho, a informação e a comunicação não podem ser relegadas ao improviso e à intuição;
\u2022 a decisão sobre o que comunicar, para quem e como deve ser incorporada a todas as fases do planejamento;
\u2022 os diferentes veículos de comunicação se complementam, combinando mensagens gerais e específicas para atingir diversos públicos;
\u2022 informe sempre, em ocasiões regulares e com honestidade. Isso cria credibilidade para o processo;
\u2022 nas situações de crise, seja ágil. Informe a posição atual, ainda que não seja a definitiva. Ninguém gosta de saber por último, e a falta de informações é fonte para boatos, criando instabilidade no projeto;
\u2022 as pessoas não têm de concordar para cooperar com uma decisão, mas têm de compreender como e por que ela foi tomada. 
 
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 1.45 Plano de Gerenciamento das Comunicações
O Plano de Gerenciamento das Comunicações é o documento formal que descreve os procedimentos que serão utilizados para gerenciar todo o processo de comunicação no projeto.
 
No plano, devem estar documentados:
\u2022 título do projeto;
\u2022 nome da pessoa que elaborou o documento;
\u2022 descritivo dos processos de gerenciamento das comunicações;
\u2022 eventos de comunicação (reuniões e apresentações);
\u2022 cronograma dos eventos de comunicação;
\u2022 atas de reunião;
\u2022 exemplo de relatórios do projeto;
\u2022 ambiente técnico e estrutura de armazenamento e distribuição da informação;
\u2022 alocação financeira para o gerenciamento das comunicações;
\u2022 nome do responsável pelo plano;
\u2022 frequência de atualização do plano de gerenciamento das comunicações;
\u2022 outros assuntos relacionados ao gerenciamento das comunicações não previstos no plano;
\u2022 registro de alterações no documento;
\u2022 aprovações.
 
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