Gerenciamento de Projetos Estabelecendo Diferenciais Competitivos Ricardo Vargas (2009, Brasport)

Gerenciamento de Projetos Estabelecendo Diferenciais Competitivos Ricardo Vargas (2009, Brasport)


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O projeto terminou mais rápido?
\u2022 O projeto consumiu menos materiais e pessoas?
\u2022 O cliente foi surpreendido pela qualidade do resultado do projeto?
Na verdade, nenhuma dessas respostas descreve um projeto bem-sucedido SOB A ÓTICA DE PLANEJAMENTO E PROJETO.
Um projeto bem-sucedido é aquele que é realizado conforme o planejado. 
O sucesso é colher o que se plantou. Nem mais nem menos. Muitas vezes a organização avalia como sucesso o fato de um determinado projeto superar o plano, ou seja, consumir menos recursos que o previsto. Isso é um erro de percepção, uma vez que, sob a ótica de gerenciamento de projetos, houve uma falha no planejamento que permitiu que os recursos fossem superestimados, e não uma vitória ou economia. Imagine que uma empresa lance uma campanha publicitária de um novo produto e planeje uma venda de 10.000 unidades do produto em uma semana. Após uma semana, foram solicitadas 1.000.000 de unidades. Isso seria um tremendo sucesso ou um grande problema, uma vez que a empresa não tem estrutura e capacidade para atender a tal demanda?
 
Guss, por meio de uma revisão bibliográfica detalhada da literatura disponível sobre sucesso de projetos, concluiu que menos de 25% dos estudos se propõe a responder à seguinte questão: O que é sucesso de projetos?
Através dos anos, conforme propõe Kerzner, o conceito do sucesso em projeto mudou significativamente. Na década de 60, o sucesso de projeto estava vinculado diretamente a termos técnicos ou ao funcionamento de um produto ou serviço desenvolvido por ele. Atualmente, o sucesso de um projeto pode ser definido através de resultados obtidos no prazo, no custo e na qualidade desejados, sem deixar de atentar para outros parâmetros, que podem até mesmo ser chamados de sucesso organizacional, descritos adiante.
 
Ao se detalharem os quesitos para considerar um projeto como bem sucedido, tem-se a seguinte listagem:
\u2022 ser concluído dentro do tempo previsto;
\u2022 ser concluído dentro do orçamento previsto;
\u2022 ter utilizado os recursos (materiais, equipamentos e pessoas) eficientemente, sem desperdícios;
\u2022 ter atingido a qualidade e o desempenho desejados;
\u2022 ter sido concluído com o mínimo possível de alterações em seu escopo;
\u2022 ter sido aceito sem restrições pelo contratante ou cliente;
\u2022 ter sido empreendido sem que ocorresse interrupção ou prejuízo nas atividades normais da organização;
\u2022 não ter agredido a cultura da organização.
 
 Gerenciamento de Projetos - Estabelecendo Diferenciais Competitivos (Portuguese Edition)
 
 
 
1.3 Estimulando o Sucesso do Projeto
Para estimular o sucesso do projeto, várias ações podem ser tomadas pelo gerente de projeto e seu time nos âmbitos técnico, organizacional e até mesmo comportamental.
 
O sucesso dos projetos também está diretamente relacionado com a capacidade que a organização tem de favorecer o ambiente para os projetos, uma vez que muitas vezes o gerente/coordenador do projeto não dispõe de autoridade suficiente para influenciar o sucesso dos resultados.
Essas ações incluem:
\u2022 selecionar corretamente os membros-chave do time do projeto;
\u2022 desenvolver um senso de comprometimento em toda a equipe;
\u2022 buscar autoridade suficiente para conduzir o projeto;
\u2022 coordenar e manter uma relação de respeito e cordialidade com o cliente, os fornecedores e outros envolvidos;
\u2022 determinar quais processos precisam de melhorias, especialmente os mais importantes;
\u2022 desenvolver estimativas de custos, prazos e qualidade realistas;
\u2022 desenvolver alternativas de backup em antecedência aos problemas;
\u2022 manter as modificações sob controle;
\u2022 dar prioridade a missão ou meta do projeto;
\u2022 evitar o otimismo ou o pessimismo exagerado;
\u2022 desenvolver e manter estreitas linhas de comunicação informal;
\u2022 evitar um número excessivo de relatórios e análises;
\u2022 evitar excessiva pressão sobre o time durante períodos críticos.
Tudo isso torna óbvia a necessidade de um perfeito relacionamento entre o gerente do projeto, sua linha intermediária e os executantes, para que a execução corra em conformidade com o que foi previsto e planejado. Outra característica fundamental é o desenvolvimento da habilidade dos funcionários responsáveis pela execução do projeto para reportar corretamente os fatos acontecidos aos escalões superiores, de forma que esses possam tomar as providências preventivas ou corretivas que se fizerem necessárias.
 
Finalmente, é preciso que se compreenda que o sucesso de um projeto não implica que uma organização está completamente bem sucedida em relação às fronteiras do gerenciamento de projetos. Conforme Kerzner, a excelência em gerenciamento de projetos é definida como um fluxo contínuo de sucessos em projetos.
 
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BENEFÍCIOS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS 
\u201cNenhum empreendimento pode ser considerado tão pequeno que não se beneficie do gerenciamento de projetos.\u201d
Sunny Baker
O gerenciamento de projetos proporciona inúmeras vantagens sobre as demais formas de gerenciamento, tendo se mostrado eficaz em conseguir os resultados desejados dentro do prazo e do orçamento definido pela organização. A principal vantagem do gerenciamento de projetos é que ele não é restrito a projetos gigantescos, de alta complexidade e custo. Ele pode ser aplicado em empreendimentos de qualquer complexidade, orçamento e tamanho, em qualquer linha de negócios.
 
Dentre os principais benefícios, podem-se destacar os seguintes:
\u2022 evita surpresas durante a execução dos trabalhos;
\u2022 permite desenvolver diferenciais competitivos e novas técnicas, uma vez que toda a metodologia está sendo estruturada;
\u2022 antecipa as situações desfavoráveis que poderão ser encontradas, para que ações preventivas e corretivas possam ser tomadas antes que essas situações se consolidem como problemas;
\u2022 adapta os trabalhos ao mercado consumidor e ao cliente;
\u2022 disponibiliza os orçamentos antes do início dos gastos; 
\u2022 agiliza as decisões, já que as informações estão estruturadas e disponibilizadas;
\u2022 aumenta o controle gerencial de todas as fases a serem implementadas devido ao detalhamento ter sido realizado;
\u2022 facilita e orienta as revisões da estrutura do projeto que forem decorrentes de modificações no mercado ou no ambiente competitivo, melhorando a capacidade de adaptação do projeto;
\u2022 otimiza a alocação de pessoas, equipamentos e materiais necessários;
\u2022 documenta e facilita as estimativas para futuros projetos.
 
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PRINCIPAIS CAUSAS DE FRACASSO EM PROJETOS
\u201cExiste muito mais coisa para ser dita sobre o fracasso. Ele é muito mais interessante do que o sucesso.\u201d
Max Beerbohm
Por que os projetos falham? Mesmo com a grande quantidade de benefícios gerados pelos projetos, boa parte deles falha ou não atinge o resultado esperado. Muitas falhas são decorrentes de obstáculos naturais ou externos que estão completamente fora do controle da organização e que, muitas vezes, somente podem ser minimizados ou evitados através de um gerenciamento de riscos eficiente. São eles os seguintes:
\u2022 mudança na estrutura organizacional da empresa;
\u2022 riscos elevados no meio ambiente;
\u2022 mudanças na tecnologia disponível;
\u2022 evolução nos preços e prazos;