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ARQUIVAMENTO E ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS
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Arquivamento e Ordenação de Documentos
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SUMÁRIO
10. ARQUIVAMENTO E ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS ............................... 3
10.1. Modelos de arquivos e tipos de pastas ................................................. 3
10.2. Tipos de arquivamento ...................................................................... 9
10.2.1. Arquivamento vertical ................................................................ 9
10.2.2. Arquivamento horizontal ...........................................................10
10.3. Guia-fora .......................................................................................11
10.4. Métodos de arquivamento ................................................................12
10.4.1. Método alfabético .....................................................................13
10.4.2. Método geográfico ....................................................................26
10.4.3. Método numérico .....................................................................28
10.4.4. Método ideográfico ...................................................................31
10.4.5. Sistemas de arquivamento ........................................................42
10.4.6. Etapas do arquivamento ...........................................................45
10.4.7. Escolha do método a ser adotado ...............................................48
QUESTÕES DE CONCURSO .......................................................................52
GABARITO ............................................................................................190
GABARITO COMENTADO .........................................................................195
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10. ARQUIVAMENTO E ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS
Além de controlar o prazo de guarda dos documentos, sua tramitação, cuidar 
de sua conservação e quem pode acessá-los, outra atribuição do arquivo é, natu-
ralmente, guardar os documentos e mantê-los em ordem, de forma que se possa 
localizá-los quando necessário. 
Garanto que isso não é novidade para você, uma vez que seu arquivo pesso-
al deve ser rigorosamente organizado, certo? Ok, talvez não seja tão organizado 
quanto você gostaria que fosse, mas nesta aula você vai perceber que já usa diver-
sos métodos arquivísticos que são objeto de prova e nem sabia.
Comecemos então pelas embalagens e mobiliários normalmente utilizados nos 
arquivos para a guarda de documentos. 
10.1. Modelos de arquivos e tipos de pastas
Ao contrário das bibliotecas, onde os livros, para facilitar a pesquisa, costumam 
ser armazenados soltos nas estantes, no arquivo é importante utilizar embalagens 
que protejam os documentos durante o período em que estarão guardados e tam-
bém que facilitem a pesquisa. Nesse caso, é comum a utilização de pastas, caixas 
ou envelopes.
ÉLVIS MIRANDA
Bacharel em Arquivologia e em Biblioteconomia pela Universidade de 
Brasília, com pós-graduação em Gerência de Projetos. É Analista Ju-
diciário do TJDFT, na área de Arquivologia, desempenhando também 
a função de Gestor Executivo do Projeto de Modernização de Arquivos 
do TJDFT. Autor de obras voltadas para concursos públicos na área de 
Arquivologia.
Autor
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Os modelos de pastas mais utilizados nos arquivos são:
1) Pastas suspensas
2) Pastas A-Z
3) Pastas em L
4) Pastas sanfonadas
As pastas suspensas são as mais comuns, muito utilizadas nos arquivos corren-
tes. Nelas, são agrupados documentos soltos, como ofícios, memorandos e contra-
tos, que são ordenados dentro de cada pasta e guardados em armários ou arquivos 
de gavetas. O nome pasta suspensa vem justamente do fato de que elas ficam 
suspensas quando armazenadas. Normalmente, contam com uma guia, na qual é 
anotado o nome ou assunto a que se referem os documentos nelas acondicionados 
(lembra dos termos? Documento na embalagem = acondicionado; documento no 
mobiliário = armazenado).
Pastas suspensas
As pastas A-Z são pastas que contam com um gancho central, no qual os do-
cumentos são perfurados e inseridos. Esta pasta é armazenada em pé, geralmente 
em armários e estantes e, ao contrário do que o nome diz, não permite apenas a 
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ordem alfabética, mas também a ordem numérica ou qualquer outra que a em-
presa aplique aos documentos ali depositados. É também bastante utilizada nos 
arquivos correntes, montados nos setores de trabalho.
Pastas A-Z
As pastas em L são utilizadas como divisórias dentro de unidades de acondicio-
namentos maiores. Geralmente coloridas, elas permitem criar subdivisões dentro 
de outras pastas. É provável que você as utilize em seu arquivo pessoal.
Pastas em L
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As pastas sanfonadas são aquelas que apresentam várias divisórias, de modo 
que os documentos podem ser separados de acordo com o assunto, ordem alfabé-
tica ou qualquer outro critério adotado pela instituição. São bastante utilizadas nos 
arquivos pessoais, mas podem ser encontradas também em arquivos institucionais.
Pasta sanfonada
No caso das caixas, geralmente são utilizadas as chamadas caixas box ou cai-
xas de arquivo (indevidamente chamadas de caixas de arquivo morto por pessoas 
não ligadas à área de arquivo). Podem ser de papelão ou de plástico. A bibliografia 
sugere as de papelão como mais adequadas, pois apresentam maior durabilidade 
e menor acidez, conservando melhor os documentos ali depositados. São bastante 
utilizadas nos arquivos intermediários e seu tamanho é próprio para o acondicio-
namento de folhas A4 ou ofício, não havendo a necessidade de dobrá-las quando 
guardadas. 
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Caixa box ou caixa de arquivo
Uma vez apresentadas as pastas, vamos aos modelos de arquivos presentes 
nos arquivos. O mais tradicional é o arquivo de gavetas, em que os documentos são 
armazenados, geralmente,em pastas suspensas. É utilizado, quase sempre, nos 
arquivos correntes e é bastante prático na busca dos documentos.
Arquivo de gavetas
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Outro modelo de arquivo é aquele destinado a guardar documentos em formato 
de ficha, sendo, portanto, chamado de fichário. Com o advento dos sistemas infor-
matizados, os fichários perderam muito do status que possuíam anos atrás, sendo 
hoje bem menos utilizados, mas ainda é possível encontrá-los em instituições que 
se utilizam de fichas em seu dia a dia. Você já deve ter visto esse modelo em aca-
demias, clínicas ou até mesmo em bibliotecas que ainda não foram informatizadas.
Arquivo fichário
Os arquivos deslizantes, por sua vez, são formados por fileiras de estantes 
agrupadas sobre trilhos, de forma que possam deslizar e permitam a abertura na 
estante em que se deseja colocar ou buscar o documento. É uma alternativa para 
otimizar o espaço do ambiente, mas é relativamente cara, tanto na instalação 
quanto na manutenção, o que exige um estudo detalhado para verificar sua apli-
cabilidade. Geralmente é adotada em empresas que não dispõem de outro espaço 
para guardar seus documentos.
Arquivos deslizantes
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Na prática, qual o melhor modelo de pasta ou de arquivo? Depende do material 
a ser arquivado (papel, mídia digital, fitas de vídeo...), do tamanho dos documen-
tos e até mesmo da frequência de uso deles. O responsável pelo arquivamento 
deve analisar todos esses aspectos para definir a melhor embalagem e o melhor 
mobiliário para cada situação. 
10.2. Tipos de arquivamento
Quando acondicionados e armazenados, os documentos podem ser guardados 
em dois tipos de arquivamento, de acordo com a forma como estão posicionados: 
vertical ou horizontal. 
10.2.1. Arquivamento vertical
Neste tipo de arquivamento, os documentos são colocados lado a lado, um atrás 
do outro (na posição vertical, como o nome diz). O arquivamento vertical tem como 
vantagem facilitar a busca ao documento, pois é possível retirar aquele desejado 
sem retirar os outros do arquivo; no entanto, acaba por prejudicar a conservação 
dos documentos, pois o papel tende a amassar quando guardado dessa forma. 
É altamente recomendado para os arquivos correntes, em que a busca dos do-
cumentos é mais frequente; tanto é que as pastas suspensas e as pastas A-Z, mais 
utilizadas nessa idade, adotam este tipo de arquivamento. Também é largamente 
utilizado nos arquivos intermediários, cujas caixas de arquivo são armazenadas 
dessa forma.
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Exemplo de arquivamento vertical
10.2.2. Arquivamento horizontal
Neste tipo de arquivamento, os documentos são colocados uns sobre os outros, 
formando pilhas de documentos. Apesar de conservar melhor os documentos, o ar-
quivamento horizontal acaba por dificultar a busca a eles, uma vez que, para pegar 
qualquer documento, há a necessidade de remover os outros que estão por cima 
dele.
Exemplo de arquivamento horizontal
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Este tipo de arquivamento é recomendado para os arquivos permanentes, em 
que a preservação do documento é extremamente importante, devido ao valor 
histórico da documentação. Também é recomendado para documentos de grandes 
dimensões, como mapas e plantas.
Para variar um pouco, o examinador costuma misturar vantagens e aplicações dos 
dois tipos de arquivamento. Muito cuidado com isso na sua prova. 
Como vimos em aula anterior, o procedimento de colocar os documentos em 
embalagens que ajudam a protegê-los é chamado de acondicionamento. O proce-
dimento de colocar o documento, acondicionado ou não, no mobiliário apropriado, 
de acordo com suas características físicas é chamado de armazenamento. Uma vez 
acondicionado e armazenado, podemos dizer que o documento está devidamente 
arquivado. Ou seja, acondicionamento + armazenamento = arquivamento.
10.3. Guia-fora
Se você achou estranho o nome, não se assuste; é algo bastante comum nos 
arquivos e de fácil entendimento. Guia-fora nada mais é do que um formulário pre-
enchido com os dados do documento desarquivado, colocado no lugar dele, para 
indicar sua localização e facilitar o rearquivamento.
Dessa forma, quando o documento sai do arquivo, fica esta guia no lugar dele: 
daí o nome guia-fora (indicador do que está fora do arquivo). Você já deve ter visto 
esta situação em uma locadora, por exemplo, quando o funcionário coloca dentro 
da capa do filme a via contendo os dados do cliente, para indicar quem está com o 
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filme e o prazo de devolução. Esta guia é importante, principalmente, para arquivos 
que não têm controle informatizado de empréstimo de documentos.
10.4. Métodos de arquivamento
Métodos de arquivamento são as maneiras que podemos utilizar para colocar os 
documentos em ordem dentro do arquivo. Existem diversas formas de ordenação 
aplicadas aos arquivos, e cada uma delas tem uma terminologia técnica e algumas 
regras para a sua utilização. Essas regras são abordadas na bibliografia arquivística 
(mais uma vez pela nossa amiga Marilena Leite Paes, em sua obra Arquivo: teoria 
e prática, na qual dedicou um capítulo para esse assunto).
Na minha experiência como professor de cursinho há mais de uma década, 
percebo que este é um assunto que não costuma agradar aos alunos, devido ao 
grande número de regras. De qualquer forma, é bom ressaltar que é um assunto 
muito cobrado e que, portanto, você deve dar especial atenção a ele, apesar de 
tudo. Tentarei buscar exemplos práticos de cada método de arquivamento, a fim de 
tornar o entendimento o menos cansativo possível.
Para facilitar, vamos começar apresentando um esquema do que iremos traba-
lhar, no qual podemos verificar os métodos de arquivamento aplicados aos arqui-
vos.
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Você percebeu que existem vários métodos básicos de arquivamento. Teremos 
de ver, neste módulo, cada um deles e suas regras. Não se desespere, a coisa não 
é tão complicada. Depois de estudar cada um, você terá um volume bem razoável 
de questões para fixar o assunto. Elas estarão reunidas ao final do módulo, sempre 
ordenadas por assunto, de forma que você pode optar por resolvê-las à medida que 
for concluindo cada método, se achar mais conveniente.
10.4.1. Método alfabético
Como o próprio nome diz, o método alfabético é aquele em que os documentos 
são ordenados por nome (nomes de pessoas, instituições ou eventos, por exem-
plo). É bastante aplicado no dia a dia das instituições. Os arquivos que contêm 
as pastas dos clientes, dos fornecedores ou dos empregados da instituição, por 
exemplo, podem ser ordenados pelo nome dessas pessoas ou instituições, o que 
caracteriza a utilização do método alfabético.
A bibliografia apresenta ainda uma variante do método alfabético, que é o mé-
todo variadex (é isto mesmo: variadex). Nesse método, além de colocar os docu-
mentos em ordem alfabética, ainda há a utilização de cores para indicar as letras 
iniciais, de forma que o arquivamento se torna mais fácil, uma vez que a cor ajuda 
a localizar a posição do documento dentro do arquivo.
Podemos, inclusive, acrescentar essa informação em nosso esquema, acrescen-
tando o método variadex à frente do método alfabético, para não esquecer.
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O método variadex é uma variante do método alfabético, uma vez que, primeira-
mente, ordenam-se os documentos por nome. Não caia na história de que ele pode 
ser utilizado com números. Ele é sempre alfabético. 
Bem, você já sabe que o método alfabético é aquele em que os documentos são 
ordenados por nome e agora já dá para resolver as questões desse assunto, certo? 
Vejamos, então, se você está preparado para esse assunto analisando algumas 
questões aplicadas em provas anteriores.
(FUNCAB/PREF. SÃO MATEUS/ES) Utilizando o método alfabético de arquivamento, 
qual dos nomes descritos nas alternativas seria colocado na frente dos demais? 
a) Rui Alencar.
b) Ricardo Silva.
c) Antônio Pereira.
d) José Carvalho.
e) Hugo Borges.
(CESGRANRIO/BNDES) Quando se organiza um arquivo utilizando-se o método 
numérico simples, a preocupação inicial recai somente na atribuição de números a 
cada novo cliente ou correspondente, obedecendo apenas à ordem de entrada ou 
registro, como apresentado a seguir:
1) Alba Santos Silva;
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2) Bárbara Assunção;
3) Banco Nacional do Desenvolvimento Econômico e Social;
4) Alcedo Costa;
5) Ricardo Alves; e
6) Banco do Brasil
A ordenação alfabética destes documentos terá a seguinte sequência:
a) 1, 2, 3, 4, 5, 6
b) 1, 4, 6, 3, 2, 5
c) 3, 6, 4, 5, 2, 1
d) 5, 2, 6, 3, 4, 1
e) 6, 5, 4, 3, 2, 1
Comentário:
Se você respondeu a alternativa C na primeira questão (Antônio Pereira é o primei-
ro na ordenação dos nomes apresentados alfabeticamente) e a letra B na segunda 
opção (a ordenação seria Alba Santos Silva, Alcedo Costa, Banco do Brasil, Banco 
Nacional do Desenvolvimento Econômico e Social, Bárbara Assunção e Ricardo Al-
ves, em ordem alfabética), você faz parte daqueles que seriam surpreendidos com 
o gabarito destas questões, que, na verdade, é A (Rui Alencar é o primeiro dos 
nomes, em ordem alfabética) e D (sim, Ricardo Alves é o primeiro em ordem alfa-
bética na segunda questão).
Isso porque, para ordenar nomes alfabeticamente, existem algumas regras (que 
inclusive são internacionais) que fundamentam essa operação. O problema é que 
essas regras não “pegaram” no Brasil e quase ninguém utiliza. Na prova, essa apli-
cação é obrigatória e acaba enganando muita gente. Parabéns, você agora passará 
a fazer parte daqueles candidatos preparados para esse tipo de questão. 
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Como eu disse, são regras internacionais, e no Brasil temos inclusive uma nor-
ma da ABNT (norma 6023) que fundamenta este assunto. Não sugiro que você leia 
essa regra, pois os examinadores costumam utilizar como bibliografia o livro da 
Marilena Leite Paes, no qual ela apresenta as regras e exemplos de cada uma. Até 
mesmo esses exemplos utilizados pela autora costumam ser aplicados nas provas, 
às vezes com leves alterações. Por isso, vou transcrever as regras como se apre-
sentam na bibliografia, para que você se acostume com o palavreado das questões, 
e tentarei explicar de forma mais inteligível cada uma. Vamos lá, então?
10.4.1.1. Regras de Alfabetação
O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, que são chamadas de regras 
de alfabetação.
1ª Regra:
“Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.
Exemplo: 
 João Barbosa
 Pedro Álvares Cabral
 Paulo Santos
 Maria Luísa Vasconcelos
Arquivam-se:
 Barbosa, João
 Cabral, Pedro Álvares
 Santos, Paulo
 Vasconcelos, Maria Luísa”
Marilena Leite Paes
Você percebeu que a ordenação não se dá pelo primeiro nome da pessoa, e sim 
pelo último sobrenome dela, que é deslocado para o início, após o qual devemos 
colocar uma vírgula e completar com o primeiro nome (aqui chamado de prenome) 
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e o segundo nome, e os demais, se houver. Dessa forma, a ordenação se dá pelo 
último sobrenome da pessoa, e não pelo primeiro nome dela como fazemos nor-
malmente no Brasil. Não é à toa que as passagens aéreas são emitidas dessa forma 
ou a relação de autores na bibliografia de trabalhos acadêmicos exige essa forma 
de apresentação dos nomes. Ela é feita justamente para permitir a ordenação alfa-
bética no padrão internacional.
Em alguns casos, podemos nos deparar com pessoas que têm o mesmo sobre-
nome no final. Como proceder nessa situação? Nesse caso, considere o prenome, 
pois é o que vem logo após o último sobrenome quando levamos este último para 
o início.
“Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.
Exemplo:
 Aníbal Teixeira
 Marilda Teixeira
 Paulo Teixeira
 Vítor Teixeira
Arquivam-se:
 Teixeira, Aníbal
 Teixeira, Marilda
 Teixeira, Paulo
 Teixeira, Vítor”
Marilena LeitePaes
Esta é a regra básica para ordenação de nomes. O problema é que existem al-
gumas exceções, e são elas que o examinador aplica nas questões para tentar com-
plicar a vida do candidato. É possível que você já tenha aplicado esta regra quando 
organizou autores em sua monografia ou em trabalhos da faculdade ou mesmo do 
ensino médio. Ocorre que, na maioria das faculdades e escolas, os professores só 
conhecem a primeira regra (quando conhecem) e não exigem as exceções. Vamos 
a elas, então, para não ter problemas em sua prova.
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2ª Regra:
“Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se 
separam.
Exemplo: 
 Camilo Castelo Branco
 Paulo Monte Verde
 Heitor Villa-Lobos
Arquivam-se:
 Castelo Branco, Camilo
 Monte Verde, Paulo
 Villa-Lobos, Heitor”
Marilena Leite Paes
Quando nos deparamos com sobrenomes compostos no final do nome da pessoa 
(formados por substantivo e adjetivo ou ligados por hífen), não devemos separar 
as palavras que formam esse sobrenome, pois a regra é levar o último sobrenome 
para o início, e não a última palavra. No primeiro exemplo apresentado, o último 
sobrenome da pessoa é Castelo Branco, e não Branco, e por isso não se deve levar 
só a última palavra para o início (“Branco, Camilo Castelo” estaria errado).
Você percebeu que, na prática, continuamos com a mesma lógica da primeira 
regra, ou seja, ainda estamos organizando pelo último sobrenome da pessoa.
3ª Regra:
“Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos 
sobrenomes formados por um adjetivo ou substantivo.
Exemplo: 
 Waldemar Santa Rita
 Luciano Santo Cristo
 Carlos São Paulo
Arquivam-se:
 Santa Rita, Waldemar
 Santo Cristo, Luciano
 São Paulo, Carlos
 Vasconcelos, Maria Luísa”
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Esta regra também não trouxe novidades, já que sobrenomes de Santos não dei-
xam de ser compostos por substantivo e adjetivo (Santa Clara, Santa Cruz, Santa 
Fé...) e, por isso, seguem a mesma regra anterior.
4ª Regra:
“As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes 
iguais.
Exemplo: 
 J. Vieira
 Jonas Vieira 
 José Vieira
Arquivam-se:
 Vieira, J.
 Vieira, Jonas
 Vieira, José”
Marilena Leite Paes
Esta regra é aplicada quando, no arquivamento, o primeiro nome foi abreviado 
e não se sabe qual é o primeiro nome da pessoa. Você já deve ter percebido que 
não se deve abreviar o último sobrenome, mas os outros podem ser abreviados, 
se houver necessidade (o mais comum é abreviar o sobrenome do meio). Agora 
você sabe por que não se deve abreviar o último sobrenome: porque é ele que será 
utilizado para a ordenação. Quando o primeiro nome está abreviado, coloque-o no 
início da letra a que está vinculado, como a regra sugere.
5ª Regra:
“Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são conside-
rados (ver também regra nº 9).
Exemplo: 
 Pedro de Almeida
 Ricardo d’Andrade
 Lúcia da Câmara
 Arnaldo do Couto
Arquivam-se:
 Almeida, Pedro de
 Andrade, Ricardo d’
 Câmara, Lúcia da
 Couto, Arnaldo do”
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Esse é um caso muito comum no Brasil. Os sobrenomes Silva, Costa, Araújo, 
Oliveira e outros normalmente aparecem antecedidos pelas palavras de, da, do ou 
dos. Quando levamos o último sobrenome para o início, a preposição não é consi-
derada, da mesma forma que a conjunção “e”, como no caso do nome “José Pereira 
e Sousa”, que deve ser ordenado como “Sousa, José Pereira e”.
6ª Regra:
“Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho 
são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na 
ordenação alfabética.
Exemplo: 
 Antonio Almeida Filho
 Paulo Ribeiro Júnior
 Joaquim Vasconcelos Sobrinho
 Henrique Viana Neto
Arquivam-se:
 Almeida Filho, Antonio
 Ribeiro Júnior, Paulo
 Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
 Viana Neto, Henrique”
Marilena Leite Paes
Aqui temos uma regra para tratar de sobrenomes de parentesco, ou seja, casos 
em que a pessoa tem, ao final de seu nome, um sobrenome que indica que herdou 
o nome completo do pai, do tio ou do avô. Você certamente conhece alguém com 
um sobrenome assim. Nesse caso, o sobrenome de parentesco deve ir para o iní-
cio acompanhado do sobrenome anterior, como nos exemplos apresentados. Isso 
acontece porque, formalmente, a pessoa deve ser tratada pelo sobrenome anterior, 
e não pelo sobrenome de parentesco (não existe senhor Júnior, e sim senhor Mo-
reira Júnior, por exemplo). 
O sobrenome de parentesco, de acordo com as regras, não deve ser considerado 
quando os nomes são ordenados, ou seja, no caso do nome “Viana Neto, Henrique”, 
após o Viana, consideramos diretamente o nome Henrique, pulando o sobrenome 
de parentesco Neto, que deve ser ignorado na alfabetação. Ele só será considerado 
em casos em que o nome completo é rigorosamente igual, como destaca Marilena 
Leite Paes: 
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“Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de ele-
mento de distinção.
Exemplo: 
 Jorge de Abreu Sobrinho
 Jorge de Abreu Neto
 Jorge de Abreu Filho
Arquivam-se:
 Abreu Filho, Jorge de
 Abreu Neto, Jorge de
 Abreu Sobrinho, Jorge de”
Marilena Leite Paes
7ª Regra:
“Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, 
entre parênteses.
Exemplo: 
 Ministro Milton Campos
 Professor André Ferreira
 General Paulo Pereira
 Dr. Pedro Teixeira
Arquivam-se:
 Campos, Milton (Ministro)
 Ferreira, André (Professor)
 Pereira, Paulo (General)
 Teixeira, Pedro (Dr.)”
Marilena Leite Paes
Quando a autora afirma que os títulos não são considerados, ela está se referin-
do ao fato de que eles são deslocados para o final, entre parênteses.
Uma questão muito comum, como você verá na coletânea ao final desta aula, é 
dizer que os títulos SÃO considerados na alfabetação. Ou seja, o examinador sim-
plesmente exclui a palavra NÃO da bibliografia para tornar a questão incorreta. 
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8ª Regra:
“Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de 
espanhóis e orientais (ver regras nº 10 e 11).
Exemplo: 
 Georges Aubert
 Winston Churchill
 Paul Müller
 Jorge Schmidt
Arquivam-se:
 Aubert, Georges
 Churchill, Winston
 Müller, Paul
 Schmidt, Jorge”
Marilena Leite Paes
Você deve ter reparado que a regra para nomes estrangeiros é a mesma regra 
geral aplicada aos brasileiros, não? O problema é que existem exceções, e essas 
exceções é que são inseridas nas questões para tentar complicar a vida do candi-
dato. Vamos a elas, então!
9ª Regra:
“As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum 
é considerá-las como parte integrante do último sobrenome quando escritas com letra 
maiúscula.
Exemplo: 
 Giulio di Capri
 Esteban De Penedo
 Charles Du Pont
 John Mac Adam
 Gordon O’Brien
Arquivam-se:
 Capri, Giulio di
 De Penedo, Esteban
 Du Pont, Charles
 Mac Adam, John
 O’Brien, Gordon”
Marilena Leite Paes
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No caso de sobrenomes estrangeiros, é comum que haja uma partícula ante-
cedendo o último sobrenome. O correto é considerar essa partícula quando for 
escrita com letra maiúscula, pois, nesse caso, essa partícula faz parte do último 
sobrenome. Isso é muito comum em sobrenomes italianos (Da Vinci, Di Caprio, 
Di Rossi...), holandeses (Van Gogh, Van Basten, Van Persie), irlandeses (O’Brian, 
O’Neill), escoceses (Mc Donalds, Mc Lane, Mc Cartney) e outros.
Quando essa partícula é minúscula, ela não faz parte do último sobrenome e, 
por isso, não deve ser considerada.
10ª Regra:
“Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao 
sobrenome de família do pai.
Exemplo: 
 Jose de Oviedo Y Baños
 Francisco de Pina de Mello
 Angel del Arco y Molinero
Arquivam-se:
 Arco y Molinero, Angel
 Oviedo Y Baños, Jose de
 Pina de Mello, Francisco de”
Marilena Leite Paes
A autora cita os nomes espanhóis, mas, na prática, a regra vale para qualquer 
país que fale espanhol, ou seja, países hispânicos. Nesse caso, os nomes são or-
denados pelo penúltimo sobrenome, e não pelo último, como manda a regra geral. 
Isso ocorre porque, na tradição espanhola, o sobrenome paterno vem antes do 
materno, e, na prática, as pessoas são tratadas pelo penúltimo sobrenome, que 
representa a família. Lionel Andres Messi Cuccinatti é conhecido como Messi, Die-
go Armando Maradona Franco é conhecido como Maradona, e assim por diante.
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11ª Regra:
“Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se apre-
sentam.
Exemplo: 
 Al Ben-Hur
 Li Yutang
Arquivam-se:
 Al Ben-Hur
 Li Yutang”
Marilena Leite Paes
No caso de nomes orientais e árabes, a regra determina que eles não devem 
sofrer qualquer alteração. Isso ocorre porque, na tradição oriental, o sobrenome da 
pessoa vem no início do nome dela. É isso mesmo: no início. No caso de Mao Tsé 
Tung, por exemplo, o sobrenome é Mao, e já está no início, o que significa que o 
nome não precisa ser alterado para que possa ser ordenado alfabeticamente.
12ª Regra:
“Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser trans-
critos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os 
artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os 
artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome.
Exemplo: 
 Embratel
 Álvaro Ramos & Cia.
 Fundação Getúlio Vargas
 A Colegial
 The Library of Congress
 Companhia Progresso Guanabara
 Barbosa Santos Ltda.
Arquivam-se:
 Álvaro Ramos & Cia.
 Barbosa Santos Ltda.
 Colegial (A)
 Companhia Progresso Guanabara
 Embratel
 Fundação Getúlio Vargas
 Library of Congress (The)”
Marilena Leite Paes
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Para nomes de empresas, basta que o artigo inicial seja deslocado para o final e 
colocado entre parênteses. Se não houver artigo no início, não precisa ser feita ne-
nhuma alteração, bastando que o nome seja organizado como se apresenta. Você 
observou que há um exemplo em inglês na bibliografia, o que faz com que surjam 
exemplos nessa língua nas provas.
13ª Regra:
“Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados os nú-
meros arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre pa-
rênteses.
Exemplo: 
 II Conferência de Pintura Moderna
 Quinto Congresso de Geografia
 3º Congresso de Geologia
Arquivam-se:
 Conferência de Pintura Moderna (II)
 Congresso de Geografia (Quinto)
 Congresso de Geologia (3º)
Marilena Leite Paes
Nos nomes de eventos, basta que o numeral do início seja deslocado para o fi-
nal, entre parênteses. Se não houver numeral no início, não é necessária qualquer 
alteração.
Qualquer questão sobre ordenação alfabética deve ser resolvida utilizando-se as re-
gras de alfabetação, mesmo que a questão não coloque essa informação no enun-
ciado. É um assunto bastante frequente nas provas e que leva muitos candidatos a 
errar questões que, a princípio, julgavam extremamente fáceis.
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10.4.2. Método geográfico
Outra maneira de organizar os documentos no arquivo é separá-los por local ou 
procedência, ou seja, por cidade, estado ou país. Nesse caso, o método utilizado 
é chamado de geográfico. Para o método geográfico, não existem regras interna-
cionais como no alfabético, mas, em sua obra, Marilena Leite Paes sugere algumas 
regras para facilitar a busca dos documentos ordenados por esse método, e essas 
regras viram obrigatoriedade nas questões. Vamos a elas, então!
10.4.2.1. Ordenação por cidade
“Quando o elemento de identificação é a cidade e não o estado, deve-se observar a ri-
gorosa ordem alfabética por cidades, não havendo destaque para as capitais.
Exemplo: 
 Campos (Rio de Janeiro)
 Itacoatiara (Amazonas)
 Lorena (São Paulo)
 Manaus (Amazonas)
 Rio de Janeiro (Rio de Janeiro)
 São Paulo (São Paulo)
É imprescindível que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, por-
que há cidades com o mesmo nome em diferentes estados”.
Marilena Leite Paes
Quando os documentos são ordenados por cidade, a autora sugere que simples-
mente aordenação seja feita de forma alfabética, a partir dos nomes das cidades. 
O detalhe a mais é que, ao final de cada cidade, o estado deve ser destacado entre 
parênteses.
10.4.2.2. Ordenação por estado
 
“Quando se organiza um arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em pri-
meiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabética em relação às demais 
cidades, que deverão estar dispostas após as capitais.
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Exemplo: 
 Pasta do estado do Amazonas
 Manaus
 Itacoatiara
 Pasta do estado do Rio de Janeiro
 Rio de Janeiro
 Campos
 Pasta do estado de São Paulo
 São Paulo 
 Lorena
Nesse caso há necessidade de se utilizar guias divisórias com notações indicativas dos 
nomes dos estados”.
Marilena Leite Paes
Quando os documentos são ordenados por estado, a autora sugere que os es-
tados sejam ordenados alfabeticamente (no exemplo citado acima, primeiro veio 
o estado de Amazonas, depois Rio de Janeiro e depois São Paulo). Dentro de cada 
estado, a regra é começar pela capital, independentemente da ordem alfabética, e 
depois ordenar as demais cidades alfabeticamente, após a capital. A vantagem é 
que a capital, por ser a mais utilizada, estará mais acessível.
10.4.2.3. Ordenação por país
“Quando se trata de correspondência com outros países, alfabeta-se em primeiro lugar 
o país. A primeira cidade dentro de cada país será a capital, seguida das demais cidades, 
ordenadas alfabeticamente.
Exemplo:
 Pasta da França
 Paris
 Lyon
 Pasta de Portugal
 Lisboa
 Coimbra
 Porto”
Marilena Leite Paes
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Quando os documentos são ordenados por país, a autora sugere a mesma regra 
aplicada aos estados, ou seja, que os países sejam ordenados alfabeticamente (no 
exemplo citado acima, primeiro veio a pasta da França e depois a pasta de Por-
tugal). Dentro de cada país, a regra é começar pela capital, independentemente 
da ordem alfabética, e depois ordenar as demais cidades alfabeticamente, após a 
capital. 
O mais comum, nos casos de questões práticas que sugerem a ordenação de locais, 
é a ordenação por estado. A ordenação por cidade é menos frequente e a orde-
nação por país é quase inexistente, como você poderá confirmar na coletânea de 
questões ao final desta unidade.
10.4.3. Método numérico
Como o nome sugere, o método numérico é aquele em que os documentos são 
ordenados por número. A bibliografia adotada na elaboração de questões de pro-
vas sugere três subdivisões para o método numérico, que são: numérico simples, 
numérico cronológico e numérico dígito-terminal.
10.4.3.1. Numérico simples
“O método numérico simples constitui-se na atribuição de um número a cada correspon-
dente ou cliente – pessoa física ou jurídica –, obedecendo-se à ordem de entrada ou de 
registro, sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética.
Exemplo:
 1. Paulo de Castro
 2. Walter Rodrigues
 3. Luiz Carlos Ribeiro
 4. Banco Nacional
 5. Oswaldo Peixoto”
Marilena Leite Paes
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Como o próprio nome indica, o método numérico simples é bastante simples: 
basta numerar os documentos sequencialmente e ordená-los pelo número que re-
ceberam. É isso mesmo. Não é à toa que o nome do método é numérico simples. 
É bastante utilizado, por exemplo, para a ordenação de pastas de funcionários, 
clientes, fornecedores e outras situações em que, para cada pessoa, é atribuído um 
número, como por exemplo o número de matrícula ou cadastro. 
No caso de vagar uma pasta no arquivo, o número pode ser utilizado para um 
novo documento. É importante que haja um índice que possa ser utilizado para 
identificar o número sob o qual o nome procurado foi arquivado (veremos esse de-
talhe quando falarmos em métodos diretos e indiretos).
10.4.3.2. Numérico cronológico
“Neste método, além da ordem numérica, tem-se de observar a data. Esta modalidade 
é adotada em quase todas as repartições públicas”.
Marilena Leite Paes
O método numérico cronológico é aquele em que trabalhamos com data. A au-
tora sugere que pode ser utilizado combinado com o número do documento, porque 
é comum nos órgãos públicos documentos com um número de identificação, acres-
cido de seu ano, como por exemplo: Processo 127/2015, em que 2015 é o ano do 
processo.
Na prática, no entanto, é bastante comum que a ordenação considere apenas a 
data (dia, mês ou ano), o que não deixa de configurar, até com mais propriedade, 
este método. 
10.4.3.3. Numérico dígito-terminal
“Este método surgiu em decorrência da necessidade de serem reduzidos erros de arqui-
vamento de grandes volumes de documentos, cujo elemento principal de identificação 
é o número. 
Os documentos são numerados sequencialmente, mas sua leitura apresenta uma pe-
culiaridade que caracteriza o método: os números, dispostos em grupos de dois dígitos 
cada um, são lidos da direita para a esquerda, formando pares.
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Decompondo-se o número 829.319, tem-se os seguintes grupos: 82-93-19.
O arquivamento dos documentos é feito considerando-se em primeiro lugar os dois 
últimos algarismos, seguindo-se os dois anteriores, se os dois últimos forem iguais, e 
assim sucessivamente.
Quando restar apenas um dígito no primeiro grupo, ele deve ser completado com o nú-
mero 0. Exemplo: 41.567 -> 04-15-67”.
Marilena Leite Paes
Este método é adotado quando há documentos com muitos algarismos, em que 
a ordenação se torna trabalhosa e muito sujeita a erros de arquivamento. Na prá-
tica, os números são dispostos em grupos de dois algarismos, lidos da direita para 
a esquerda, formando pares, e depois o arquivamento é feito pelos dois últimos 
algarismos.
Não entendeu? Vamos a um exemplo prático: 
Se você tivesse que ordenar os números a seguir:
56.212
86.212
94.217
218.703
672.789
972.689 
Observe que os números já estão ordenados de forma crescente (como acon-
tece no método numérico simples). Ao utilizarmos o método dígito-terminal, em 
primeiro momento, temos de separar os algarismos em grupos de dois algarismos, 
lidos da direita para a esquerda, completando o último grupo (que no caso estará 
no início do número) com 0, se sobrar apenas um algarismo. Os números apresen-
tados ficariam assim:
05-62-12
08-62-12
09-42-17
21-87-03
67-27-89
97-26-89
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Após a separação em grupos de dois algarismos, a ordenação é feita conside-
rando-se o último grupo de dois algarismos. Se estes forem iguais, considera-se 
os dois anteriores e assim por diante. A ordenação no exemplo em questão ficaria 
assim:
1º) 21-87-03
2º) 05-62-12
3º) 08-62-12
4º) 97-26-89
5º) 67-27-89
Em questões envolvendo ordenação de números utilizando-se o método dígito-
-terminal, sempre aparecerão documentos terminados nos mesmos dígitos, o que 
exigirá lembrar que deve-se considerar os dois anteriores.
A utilização do método dígito-terminal é aconselhada quando trabalhamos com 
documentos com número de identificação contendo muitos algarismos. Na sua 
obra, Marilena Leite Paes apresenta exemplos em que os números são compostos 
por 6 algarismos, o que resulta na separação em três grupos. Por isso, normalmen-
te as questões de prova apresentam números com essa quantidade de algarismos.
10.4.4. Método ideográfico
O método ideográfico é aquele em que os documentos são ordenados por as-
sunto. É muito utilizado nas instituições e até no nosso arquivo pessoal. É bem pro-
vável que você organize seu material de estudo por matérias ou disciplinas. Nesse 
caso, podemos afirmar que você está utilizando este método de arquivamento. 
Como os documentos são ordenados por assunto ou tema, também encontramos 
na bibliografia arquivística este método chamado de método temático ou simples-
mente método por assunto. Portanto, considere as três formas como corretas.
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Marilena Leite Paes (mais uma vez ela) faz a seguinte observação a respeito da 
ordenação de documentos por assunto:
“O método de arquivamento por assunto não é, porém, de fácil aplicação, pois depende 
da interpretação dos documentos sob análise, além de amplo conhecimento das ativi-
dades institucionais”.
Marilena Leite Paes
O que a autora destaca é que, na ordenação por assunto, o responsável pelo 
arquivamento terá que ler o documento, interpretá-lo e identificar seu assunto, o 
que exige conhecimentos acerca dos assuntos tratados no documento e um amplo 
conhecimento das atividades realizadas pela instituição. Não é, portanto, um mé-
todo de fácil aplicação.
Outro detalhe a ser observado a respeito do método de arquivamento por as-
sunto é que, uma vez criadas as pastas de cada assunto, é importante que elas 
sejam ordenadas de forma que permitam a localização do assunto desejado. Nesse 
caso, podemos utilizar a ordenação alfabética ou numérica para os assuntos. 
10.4.4.1. Método ideográfico alfabético
Neste caso, as pastas dos assuntos são ordenadas alfabeticamente dentro do 
arquivo. Parece simples, não? Só que aqui a bibliografia sugere duas formas dife-
rentes de ordenação alfabética: aquela em que os assuntos são ordenados em um 
único nível, e aquela em que os assuntos são ordenados em diversos níveis hierar-
quizados. Complicou? Não se desespere. Não é tão complicado quanto parece.
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10.4.4.1.1. Método dicionário
No método dicionário, os assuntos são ordenados simplesmente em ordem al-
fabética, como apresentado no esquema a seguir:
 – Aposentadoria
 – Cirurgias
 – Diárias
 – Empréstimos
 – Férias
 – Financiamentos
 – Licenças
 – Transferências
 – Viagens
Você observou que, no exemplo apresentado, os assuntos estão rigorosamente 
em ordem alfabética, sem a separação por área, o que caracteriza a classificação 
ou ordenação em um único nível. Essa forma de ordenação de assuntos caracteriza 
o método dicionário. Ele é chamado dessa forma porque é assim que as palavras 
são ordenadas no dicionário. 
10.4.4.1.2. Método enciclopédico
Após ser apresentado ao método dicionário, sua dúvida passa a ser: como seria 
a ordenação em vários níveis hierarquizados? Essa forma de ordenação dos assun-
tos vai caracterizar o método enciclopédico. Neste método, os assuntos são dis-
tribuídos por áreas, ordenadas alfabeticamente, que por sua vez são subdivididas 
em assuntos mais específicos, criando-se, assim, o segundo nível de ordenação, 
e outros níveis, se for necessário. Cada nível será sempre apresentado em ordem 
alfabética. 
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Ficou difícil de entender? Fica mais fácil quando buscamos um exemplo prático. 
Os mesmos assuntos apresentados anteriormente ficariam assim distribuídos:
FINANÇAS
 Empréstimos
 Financiamentos
 Bancários
 Rurais
PESSOAL
 Aposentadoria
 Diárias
 Férias
 Licenças
 Maternidade
 Paternidade
 Transferências
SAÚDE
 Cirurgias
 Exames
 Exames de sangue
 Exames de urina
Você pode observar que os assuntos foram distribuídos em três níveis hierar-
quizados (poderíamos criar novos níveis, se necessário). Todos os níveis estão 
ordenados alfabeticamente. Os documentos relativos à licença-maternidade serão 
arquivados na pasta de PESSOAL, na subpasta Licenças e na subdivisão Licença-
-maternidade. Se você achou complicado, é só lembrar como você organiza as 
pastas no seu computador. Percebeu? O Windows Explorer utiliza esse mesmo es-
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quema para ordenar as pastas. É o chamado método enciclopédico. Ele tem esse 
nome porque, nas enciclopédias, os volumes são organizados por área e, em cada 
volume, os assuntos são ordenados alfabeticamente.
O método dicionário apresenta os assuntos ordenados alfabeticamente em um úni-
co nível (sem subdivisões) e o método enciclopédico apresenta os assuntos orde-
nados alfabeticamente em diferentes níveis hierarquizados. Ambos estão inseridos 
no método ideográfico, temático ou método de arquivamento por assunto. 
10.4.4.2. Método ideográfico numérico
Em um primeiro momento, parece óbvio que os assuntos sejam ordenados al-
fabeticamente. Ocorre que também podemos organizá-los por número, e eu diria 
que essa ordenação é até mais utilizada nas instituições. Parece estranho? Não é 
tão complicado. Nesse caso, os assuntos são codificados e a ordenação é feita por 
meio dos códigosde assunto.
É a mesma forma que os assuntos são distribuídos, por exemplo, no edital do 
concurso. Imagine o exemplo a seguir:
1. PORTUGUÊS
 1.1. Interpretação de texto
 1.2. Gramática
 1.2.1. Classes de palavras
 1.2.1.1. Substantivo
 1.2.1.2. Adjetivo
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 1.2.1.3. Verbo
 1.2.1.4. Preposição
2. INFORMÁTICA
 2.1. Hardware
 2.2. Software
3. ARQUIVOLOGIA
 3.1. Conceitos Básicos
 3.2. Ciclo vital dos documentos
 3.2.1. Valor dos documentos
 3.2.2. Arquivo corrente
 3.2.3. Arquivo intermediário
 3.2.4. Arquivo permanente
 3.2.5. Tabela de temporalidade
Perceba que os assuntos estão distribuídos de forma hierarquizada, como no 
método enciclopédico que vimos há pouco, mas nesse caso não são ordenados de 
forma alfabética, e sim pelos números que receberam, que representam seus res-
pectivos códigos.
Sua dúvida agora é: como esta forma será aplicada aos documentos dentro do 
arquivo? Vamos analisar o passo a passo desta operação:
1) Codificação dos assuntos da instituição, criando o plano de classificação;
2) Anotação dos códigos de classificação nos documentos;
3) Ordenação do arquivo pelos códigos de classificação.
O primeiro passo seria levantar todos os assuntos trabalhados na instituição, 
criando um esquema hierarquizado em que cada assunto receberá um código. Para 
essa atividade, é imprescindível que o responsável conheça bastante a estrutura e 
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as atividades desenvolvidas pelo órgão, pois deverá abordar todas as atividades de 
forma detalhada. Esse levantamento resultará na criação do Plano de classificação 
da instituição.
Se tiver curiosidade, pesquise no Google o termo plano de classificação e você 
terá como resultado exemplos de planos de diversos órgãos diferentes. Vamos ima-
ginar um plano de classificação bem resumido para entender como ele funciona.
1. PESSOAL
 1.1. Cadastro
 1.1.1. Admissão
 1.1.2. Férias
 1.1.3. Diárias
 1.2. Treinamento
 1.2.1. Estágios
 1.2.2. Cursos
2. FINANÇAS
 2.1. Empréstimos
 2.1.1. Rurais
 2.1.2. Bancários
 2.2. Financiamentos
 2.2.1. Imobiliários
 2.2.2. Comerciais
3. INFORMÁTICA
 3.1. Redes
 3.2. Sistemas
Observe que a lógica é a mesma do método enciclopédico. A diferença é que 
aqui cada assunto recebe um código. Cada instituição desenvolverá seu próprio 
plano de classificação, pois os assuntos e as atividades variam de órgão para órgão.
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O segundo passo é anotar, em cada documento que ingressa na instituição (seja 
documento produzido ou recebido), o seu código de assunto. Essa codificação é 
realizada, normalmente, no setor de protocolo, na atividade de classificação (se-
paração por assunto ou por área). Veja que o plano de classificação auxilia o proto-
colo a identificar a área para a qual o documento será entregue. No nosso exemplo, 
todo documento cujo código inicie com 1 será encaminhado à área de pessoal, 
documentos cujo código comece com 2 será encaminhado à área financeira e que 
comecem com o código 3, para a área de informática.
Anotação do código no documento
Em um último momento, o arquivo será ordenado pelos códigos de classificação. 
Nesse momento, observa-se o código anotado na primeira página do documento 
(ou capa, em se tratando de processo), que identificará a pasta ou o local em que 
o documento será arquivado.
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Organização do arquivo por código
Em resumo: cria-se o plano de classificação com os códigos, anota-se o código 
em cada documento quando de sua entrada e, finalmente, organiza-se o arquivo 
pelos códigos de classificação. Para não ficar só nisso, este método ainda pode ser 
subdivido em dois métodos distintos: decimal e duplex. 
10.4.4.2.1. Método ideográfico numérico decimal
Neste método, os assuntos são distribuídos em, no máximo, 10 áreas. Cada 
área, por sua vez, terá, no máximo, 10 subdivisões, e isso se repete em cada nível 
criado. É por isso que o método é chamado de decimal.
É o método utilizado nas bibliotecas, por exemplo. Pode parecer estranho, mas 
a biblioteca é organizada em 10 áreas, a partir de um plano de classificação que 
a biblioteconomia chama de CDU (Classificação Decimal Universal). Não acredita? 
Pois bem, a CDU divide todo o conhecimento humano em 10 áreas, codificadas de 
0 a 9:
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0 – Generalidades
1 – Filosofia
2 – Religião
3 – Ciências Sociais
4 – Classe vaga
5 – Matemática e ciências naturais
6 – Ciências aplicadas. Medicina. Tecnologia
7 – Arte. Lazer. Jogos. Esportes
8 – Linguagem. Linguística. Literatura
9 – Geografia. História
A partir dessas áreas, temos todos os assuntos devidamente codificados em 
níveis hierarquizados, sendo que cada nível criado é identificado por apenas um 
algarismo (de 0 a 9), o que limita cada nível a 10 opções. No final, podemos ter 
infinitos assuntos e infinitos códigos, mas cada nível criado terá sempre 10 opções. 
Por exemplo, a classe 3, de Ciências Sociais, pode ser subdividida de 30 a 39. 
No caso, 34 identifica a área de Direito. Portanto, todo código relacionado à área de 
Direito começa com 34. A área 34 pode ser subdividida, adivinhe, em no máximo 
10 subclasses: 340 a 349 (Direito Civil, por exemplo, está no código 347). A cada 
três algarismos, é colocado um ponto para facilitar a leitura. Assim, podemos ter 
um livro classificado no código 347.124.569.32. Esse livro trata do assunto 3 (Ci-
ências Sociais), 34 (Direito), 347 (Direito Civil) e assim por diante.
Veja que toda a biblioteca é organizada dessa forma, e cada livro tem seu código 
de assunto anotado em sua lombada, de modo que, no momento em que os livros 
são separados para guarda, basta olhar esses códigos e guardar nos locais corre-
tos. Essa forma de ordenação facilita consideravelmente a vida dos funcionáriosdo 
arquivo, pois não há necessidade de ler os documentos para poder guardá-los.
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Só para efeito de exemplo, no TJDFT adotamos esta metodologia para a orde-
nação de nossa documentação, incluindo os processos judiciais. Um processo re-
ferente a homicídio, por exemplo, é classificado no código 211.1, a partir de nosso 
plano de classificação.
2. Criminal
21. Crimes contra a pessoa
211. Crimes contra a vida
211.1 Homicídio
211.2 Suicídio
211.3 Aborto
211.4 Infanticídio
...
Não se desespere, não há necessidade de decorar os códigos de cada assunto, 
até porque, na Arquivologia, ao contrário da Biblioteconomia, cada instituição cria 
seu próprio plano de classificação. O importante é conhecer a metodologia.
10.4.4.2.2. Método ideográfico numérico duplex
Funciona da mesma forma que o método decimal, ou seja, os assuntos são 
codificados e ordenados hierarquicamente, só que, nesse caso, não há a limitação 
de 10 áreas por nível. Assim, os códigos devem ser criados colocando-se um tra-
ço para identificar o nível. Se adotássemos este método no TJDFT, para o mesmo 
exemplo anterior, teríamos:
2 – Criminal 
2-1 Crimes contra a pessoa
2-1-1 Crimes contra a vida
2-1-1-1 Homicídio
2-1-1-2 Suicídio
2-1-1-3 Aborto
2.1.1.4 Infanticídio
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Parece a mesma coisa? A diferença é que poderíamos, nesse caso, chegar a 
códigos de assunto mais ou menos assim: 2-15-18-21-4, por exemplo. Observe 
que, em alguns níveis, temos códigos que ultrapassam o limite de 10, imposto no 
método decimal, em que cada nível será representado por apenas um código (de 0 
a 9). O traço se torna necessário para podermos identificar cada nível.
Enfim, o método ideográfico é bastante interessante e muito utilizado nas insti-
tuições e devem-se observar todos esses detalhes para que ele possa ser aplicado 
com eficiência.
10.4.5. Sistemas de arquivamento
Todos esses métodos vistos até agora podem ser classificados em dois siste-
mas: diretos ou indiretos. Essa classificação está relacionada à forma como se 
busca os documentos no arquivo, de forma direta ou indireta. Como assim? Bem, 
vamos à explicação.
10.4.5.1. Sistema direto
Sistemas diretos são aqueles que não exigem a adoção de um índice auxiliar 
para localizar os documentos no arquivo, ou seja, a busca é feita diretamente no 
local em que ele está arquivado. Fazem parte deste sistema os métodos alfabético, 
geográfico e ideográficos alfabéticos (tanto o dicionário quanto o enciclopédico). 
Não entendeu? Talvez seja mais fácil entender se você verificar o que são os mé-
todos indiretos. 
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10.4.5.2. Sistema indireto
Sistemas indiretos são aqueles que, para buscar o documento no arquivo, há a 
necessidade de se consultar um índice alfabético que remeta ao número em que o 
documento está arquivado. São classificados neste sistema os métodos numérico 
simples, numérico cronológico, numérico dígito-terminal e os métodos ideográficos 
numéricos (tanto o decimal quanto o duplex).
Todos os métodos que trabalham com letra (alfabético, geográfico e ideográficos 
alfabéticos) são considerados diretos, e todos os métodos que, de alguma forma, 
trabalham com números são classificados como indiretos. A grande maioria das 
questões envolvendo o assunto não exige a interpretação do que é método direto 
ou indireto, apenas cobra exemplos de cada sistema.
Já sabemos que os métodos alfabéticos são diretos e os métodos numéricos 
são indiretos. Agora é importante entender o porquê dessa classificação. Vamos 
a exemplos práticos, então. Imagine que você tenha que resolver algum assunto 
em um órgão público, Detran, INSS, TRE…, ou em uma empresa privada qualquer, 
seja a academia que você frequenta, uma escola em que você já estudou, o hospi-
tal onde você costuma ser atendido etc. Você é capaz de dizer, neste momento, o 
número da sua carteira de habilitação, seu número de PIS/PASEP, o número do seu 
título de eleitor, seu número de matrícula na academia, seu número de matrícula 
em todas as escolas em que você já estudou, o número do seu prontuário nos hos-
pitais em que você já foi atendido? Se a resposta é sim, você não é deste mundo...
Brincadeiras à parte, não se pode esperar que o usuário que chega ao arquivo 
em busca de informações saiba o número do documento que ele procura. Pode até 
acontecer, mas não é comum. O mais natural é que o usuário forneça apenas o 
seu nome, e o profissional do arquivo terá de buscar o documento a partir dessa 
informação.
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Se o arquivo está organizado por nome, problema resolvido. O nome que o 
usuário informou é o suficiente para ir diretamente em busca do documento, por 
isso chamamos de métodos diretos. Ora, se o seu chefe solicita que você busque 
a pasta do Sr. José Pereira Tavares, você já sabe que está na letra T, de Tavares, e 
vai diretamente até ela. Se ele solicita a pasta de Portugal, você vai diretamente 
na letra P e a localiza. Se a solicitação foi pela pasta de férias e os assuntos foram 
ordenados alfabeticamente, você vai até a letra F e localiza a pasta. Fácil, não?
O problema é quando os documentos foram organizados por número ou por 
códigos numéricos. Quando você vai a uma biblioteca, por exemplo, você sabe o 
título do livro, autor ou assunto do livro que você deseja, mas provavelmente não 
sabe o código sob o qual ele está organizado na biblioteca. Para que o usuário bus-
que o livro desejado na estante, é necessário a disponibilização de um sistema, no 
qual ele poderá pesquisar pelo nome do autor ou do livro e o sistema informará o 
código em que ele está arquivado. É, portanto, uma busca indireta, pois exige que 
passemos pelo índice antes de ir para o documento.
Isso acontece em todas as situações em que a ordenação é feita por número. 
Analise, por exemplo, sua agenda telefônica. Provavelmente você não sabe de cor 
o número de todos os seus contatos (ou sabe?). É necessário, portanto, que você 
mantenha um índice (que é a sua agenda) para que você, após consultar esse ín-
dice, obtenha o número desejado e faça sua ligação. É um perfeito exemplo de um 
sistema indireto de busca pelo nome desejado. A busca na agenda é direta, mas se 
chega ao número desejado indiretamente. Viu só? Não é tão difícil.
Esse índicepode ser tanto informatizado, que é o mais comum hoje em dia, 
como pode ser manual, por meio de listas impressas ou fichários, que eram mais 
comuns anos atrás. 
A desvantagem do sistema indireto é que a busca passa a depender desse índi-
ce, e quando o sistema está fora do ar não há como localizar qualquer documento. 
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10.4.6. Etapas do arquivamento
Ao se arquivar os documentos, podemos identificar algumas etapas, que Mari-
lena Leite Paes chama de “operações de arquivamento”. São elas:
 – Inspeção;
 – Estudo;
 – Classificação;
 – Codificação;
 – Ordenação;
 – Guarda dos documentos.
Inspeção
“Nesta primeira etapa, o arquivista examina cada documento para verificar se os mes-
mos se destinam ao arquivamento. Tal verificação se procede mediante a leitura do 
último despacho ou pela observância de uma rotina preestabelecida.”
Marilena Leite Paes
A etapa de inspeção consiste, basicamente, em verificar se o documento que 
chegou para ser arquivado realmente já foi concluído ou foi encaminhado ao arqui-
vo por engano. É importante evitar que documentos que deveriam estar tramitando 
sejam guardados antes de sua conclusão.
Estudo
“Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe de-
verá ser atribuída, a existência de antecedentes, bem como a necessidade de serem 
feitas referências cruzadas.”
Marilena Leite Paes
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Nesta etapa o documento é lido e analisado, de forma a identificar os dados que 
deverão servir de base para a localização posterior do arquivo, ou seja, assunto, 
interessado, origem... É isso que a autora chama de “entrada”. Quando esta etapa 
já tiver sido realizada no protocolo, que é o correto, o serviço do arquivo fica bas-
tante facilitado.
Classificação
“Concluído o estudo do documento, o arquivista passa à etapa de classificação, que con-
siste na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas.
A classificação se fundamenta basicamente na interpretação dos documentos. Para isso, 
é indispensável conhecer o funcionamento e as atividades desenvolvidas pelos órgãos 
que recebem e produzem os documentos remetidos ao arquivo.”
Marilena Leite Paes
Esta etapa representa conclusão da etapa de estudo, em que as informações 
obtidas na leitura do documento passam a identificá-lo no arquivo, possibilitan-
do sua posterior localização. A classificação do documento exige, portanto, que o 
profissional de arquivo conheça as atividades da instituição, a fim de classificar os 
documentos corretamente. Não é à toa que, para essa atividade, podemos utilizar 
o plano de classificação, relação que contará com todos os assuntos da instituição 
e seus respectivos códigos (lembra dos métodos decimal e duplex?), instrumento 
que facilitará bastante a realização desta etapa.
Codificação
“Na etapa de codificação, o arquivista apõe, nos documentos, os símbolos correspon-
dentes ao método de arquivamento adotado: letras, números, letras e números e co-
res.”
Marilena Leite Paes
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Uma vez classificado, atribui-se ao documento um código (se a organização for 
por código), cor (se a ordenação é feita por cores), ou o nome em que ele será ar-
quivado. Esse código ou nome servirá para guardar o documento e, quando ele sair 
do arquivo, será importante para o seu rearquivamento. Lembra do código anotado 
nos livros na biblioteca? 
Ordenação
“É a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação adotadas. 
Nessa operação os documentos podem ser dispostos em pilhas, escaninhos ou classifi-
cadores, enquanto as fichas devem ser separadas por guias”.
Marilena Leite Paes
Ordenação, como o próprio nome diz, significa colocar os documentos em or-
dem, a partir dos códigos recebidos e da classificação adotada (por nome, por 
assunto, por data...). Essa ordenação dos documentos antes de serem arquivados 
facilita a guarda, pois o responsável conseguirá reunir documentos a serem arqui-
vados na mesma pasta antes de levá-los para guarda, evitando assim voltar várias 
vezes ao mesmo local para guardar novos documentos.
Guarda dos documentos (arquivamento propriamente dito)
“É a colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante. Da atenção 
dispensada a esta operação, como também às demais, dependerá o êxito do trabalho. 
Um documento arquivado erradamente pode ficar perdido, embora esteja ´guardado´ 
dentro do móvel.”
Marilena Leite Paes
A guarda seria, portanto, a colocação do documento no local a ele designado. É 
o arquivamento propriamente dito. Deve ser feito com bastante cuidado, a fim de 
que o documento não seja guardado em local errado, o que inviabilizará sua loca-
lização posterior.
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Cuidado com a possibilidade de que o examinador misture os conceitos das etapas 
apresentadas. As etapas são complementares e fáceis de confundir uma com a 
outra, o que acaba por dificultar a vida do candidato. Não é a parte mais cobrada 
deste assunto. As formas de arquivamento (alfabético, geográfico, numérico...) 
aparecem com muito mais frequência em provas de concurso, mas é bom estar 
preparado para este assunto.
10.4.7. Escolha do método a ser adotado
Depois de tantos métodos diferentes, chegou a hora de organizar o seu arquivo 
e você vai se deparar com a seguinte situação: como escolher o método adequado 
para organizar seus documentos? Qual é o melhor método de arquivamento, que 
permitirá uma rápida localização dos documentos quando necessário? Vamos à bi-
bliografia buscar a resposta.
Segundo Marilena Leite Paes, a escolha do método a ser utilizado deve levar em 
consideração a natureza dos documentos e também a estrutura e o funcionamento 
da entidade que está tendo seu arquivo organizado. 
Ou seja, o melhor método de arquivamento depende do que será organizado. 
Depende de qual documento você está organizando e depende de qual instituição 
você está organizando. No arquivo, temos centenas ou milhares de documentos 
diferentes, e cada um deles poderá ser organizado de maneiras distintas. Na sua 
casa, por exemplo, você pode organizar suas contas em ordem cronológica e seus 
diplomas por assunto. Na empresa é a mesma coisa, as folhas de pagamento po-
dem ser ordenadas por mês/ano e as pastas dos servidores