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Fluxogramas

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FLUXOGRAMAS
FLUXOGRAMA
Descrever o fluxo, seja manual ou mecanizado.
Especificar os suportes (documentos, papel, disco, formulário ou qualquer outro) que sejam usados para os dados e as informações.
FLUXOGRAMA
Diagrama que retrata detalhadamente todos os passos que compõem uma específica atividade.
Usa símbolos convencionados, permitindo poucas variações.
É claro e objetivo e de todas as ferramentas de OS&M é a mais utilizada embora poucos profissionais a empreguem de forma pura.
Tipos de Fluxograma
FLUXOGRAMA VERTICAL
Mais adequado para descrever pequenas atividades (até 30 passos), compostas de poucos passos e que requerem uma simbologia restrita, apresentam poucos eventos ocorrendo e podem ser tratados como seqüências.
FLUXOGRAMA HORIZONTAL
Mais complexos, envolvendo do início até o fim uma grande quantidade de ações, decisões, funções e áreas (mais de 30 passos).
1. Fluxograma Vertical
aprovar, inspecionar, controlar, assinar, verificar, examinar, analisar, conferir etc.
Controle
esperar, aguardar, demorar, receber etc.
Espera
arquivar, guardar, armazenar, encerrar, ordenar, estocar, terminar, desarquivar etc.
Arquivo
remeter, transportar, conduzir, enviar, deslocar, encaminhar, trocar, destinar, movimentar etc.
Transporte
executar, criar, produzir, divulgar, copiar, publicar, inserir, incluir, datilografar, copiar, emitir, pôr, colocar, calcular, providenciar, elaborar, remover, apanhar, processar, coletar, perfurar, preencher, classificar, redigir, retirar, eliminar, preparar etc.
Operação
Verbos mais usados
Significado
Símbolo
Símbolos usados
1. Fluxograma Vertical
Também chamado esqueleto, integrado, documentos, Hymans.
Usa poucos símbolos, que admitem poucas variações.
Usa formulário padronizado.
Chama-se vertical porque as atividades são listadas nesse sentido.
APLICAÇÃO
1. Levantar atividades desenvolvidas.
2. Preencher o formulário padrão.
3. Verificar inconsistências.
4. Propor novo fluxograma.
5. Estabelecer variações e economias.
Formulário Padronizado
2. Fluxograma Horizontal
Símbolos usados
Para confeccioná-lo usam-se gabaritos padronizados, disponíveis no mercado, conforme modelos apresentados nos mais diversos tamanhos.
É denominado horizontal porque as áreas envolvidas na tarefa descrita são colocadas nesse sentido.
Apresenta grande quantidade de símbolos que aceitam muitas variações.
SÍMBOLOS COMUNS
PROCESSO
MANUAL
DECISÃO ?
ENTRADA
PROCESSO
Grupo de instruções que executam uma função de processamento.
ENTRADA / SAÍDA
Indica qualquer operação de entrada ou saída.
DECISÃO
Indica uma decisão, sim / não, que é tomada naquele momento.
MANUAL
Indica uma operação manual fora de linha sem intervenção do equipamento.
TERMINAL
TERMINAL
Indica o ponto de início ou término do fluxograma.
Alguns dos símbolos padronizados são iguais aos do diagrama de blocos.
DOCUMENTO
DOCUMENTOS NO FLUXOGRAMA
DOCUMENTO
Identifica qualquer tipo de documento que entra no fluxo.
TÍTULO
Identificar sempre o nome que o documento recebe oficialmente.
TARJA
Indica documento original ou emitido naquele momento ou que surge no fluxo pela primeira vez. A tarja pode ser colocada em qualquer um dos cantos.
CRUZAMENTO
Indica destruição do documento naquele momento.
RECIBO
RECIBO
RECIBO
RECIBO
RECIBO
3
4
RECIBO
2
RECIBO
1
VIAS DE DOCUMENTO
Indica a quantidade de vias ou cópias em que o documento é emitido. As cópias devem ser identificadas. Sua apresentação pode ocorrer em qualquer uma das quatro direções.
ARQUIVOS NO FLUXOGRAMA
ARQUIVO
N.F.
Série B
PEDIDOS
PEDIDOS
ARQUIVO
Possui o mesmo significado que no fluxograma vertical.
ARQUIVO ESTÁTICO
Quando assentado sobre sua base indica arquivo definitivo, permanente.
ARQUIVO PROVISÓRIO
Quando em equilíbrio sobre seu ápice, indica arquivo eventual, temporário.
REGISTRO OFF LINE
Indica que o registro de sistema computacional ocorre fora de linha, independentemente do meio de registro usado.
CLASSIFICAÇÃO
Indica arranjo de um conjunto de itens em uma seqüência determinada.
INTERCALAÇÃO
União de dois arquivos com extração dos conjuntos de um novo conjunto.
Costuma-se colocar dentro do símbolo a ordem obedecida, pode ser: A, para alfabético; N, para numérico; C, para cronológico.
SÍMBOLOS AUXILIARES
MODIFICAÇÃO
Uma instrução ou grupo de instruções que modificam fluxograma.
PROCESSO PREDEFINIDO
Grupo de operações não incluídas no fluxograma, uma rotina padrão.
CONEXÃO DE LINHA
Entrada ou saída de uma ou para outra parte do fluxograma.
CONEXÃO DE PÁGINA
Entrada ou saída de ou para outra página do fluxograma.
SETAS
Indicam a direção de leitura do fluxograma.
MODIFICAÇÃO
PROCESSO
A
P. 5
CONECTORES DO FLUXOGRAMA
CONECTOR
ÁREA DE ORIGEM
Nr. folha
de origem
Nr. do
conector
ÁREA DE DESTINO
Nr. folha
de destino
Nr. do
conector
CONECTOR DE ÁREA
Usado para unir partes do fluxograma de uma área para outra, para evitar cruzamentos. As notações internas dizem respeito à origem e ao destino. Pode usar-se para conectar páginas.
P. 5
CONEXÃO DE PÁGINA
Entrada ou saída do fluxograma de ou para outra página. Usam-se algarismos arábicos.
P. 5
Entrada na página
P. 5
Saída da página
A
CONEXÃO DE LINHA
Específico para indicar a continuidade da linha na mesma folha. Usam-se letras maiúsculas.
A
A
Saída do fluxo
Entrada no fluxo
ANEXAR / DESANEXAR
ANEXAR / DESANEXAR
Indica que vários documentos unidos são separados; ou que diversos documentos provenientes de origens diversas são unidos.
Fatura
Nota Fiscal
Ficha
Cadastral
APROVAÇÃO DE
CRÉDITO
A
D
Recibos emitidos
Recebimentos
Duplicatas a receber
Nota Fiscal série A
Contabilidade
Caixa
Bancos
C
Movimento diário da loja
Lógica de Elaboração
Fazer um rascunho com a visão global do sistema.
Passar a limpo o primeiro rascunho quando completo e verificar a visão global.
Submeter o fluxograma à crítica e análise de outros analistas e do(s) usuário(s).
Verificar a necessidade de alterações e incluí-las quando for o caso.
Elaborar o desenho final.
Cuidados Especiais
O sentido do fluxo de seguir a direção natural de leitura, de cima para baixo e da esquerda para a direita.
Evitar o uso de linhas de conexão muito longas.
Preferir linhas de horizontais ou verticais de conexão.
Dividir os segmentos do fluxograma de forma clara e nítida.
Quando se detecta um ponto falho no fluxograma deve ser assinalado imediatamente.
Alternativas de finalização do fluxograma:
símbolo de terminal de encerramento;
destruição de um documento;
arquivo temporário ou definitivo;
conexão com outro fluxo
Conexão de Linhas
Quando há necessidade de cruzar as linhas de comunicação, deve-se usar o pequeno arco para esclarecer que as linhas não se tocam, além de indicarem a ordem de ocorrência: primeiro a linha inferior, depois a superior.
Primeira direção
Segunda direção
Identificando Áreas ou Setores
Dividir a folha do fluxograma em segmentos verticais.
Colocar na horizontal a ordem de aparecimento das áreas envolvidas no sistema.
Departamento 1
Departamento 2
Departamento 3
Identificando Freqüência
Verificar se há necessidade de maior detalhamento dentro de uma mesma área e fazer as devidas divisões.
Diariamente
Semanalmente
Mensalmente
Departamento 1
Identificando Cargos ou Funções
As divisões adotadas internamente devem ser as adequadas para o melhor nível de detalhamento no fluxograma.
Atendente
Supervisor
Gerente
Departamento 1
Apontando Inconsistências
Quando se detectar um ponto falho no fluxograma, deve-se fazer uma hachura ao longo do processo para chamar a atenção de que aquela tarefa necessita ser revista.
O documento é destruído assim que arquivado; verificar se podem ser eliminadas as duas vias.
PONTOS POSITIVOS
Descreve qualquer tipo de rotina, de qualquer nível de complexidade.
Adequado para descrever relações complexas.
Permite a visão global do universo em estudo.
Descreve como funciona o sistema nos componentes nele envolvidos.
Auxilia na localização